Praca i Ubezpieczenia Praca i Ubezpieczenia
Praca i Ubezpieczenia Praca i Ubezpieczenia
e-Poradnik
e
Jak rozliczać
firmowe
świadczenia
pracowników
Popularne świadczenia pozapłacowe
Odpowiedzialność płatnika
Przychody z podatku
Składki na ZUS od świadczeń
pracowniczych
Imprezy okolicznościowe, integracyjne
Najczęściej zadawane pytania
Adres redakcji: 01-042 Warszawa, ul. Okopowa 58/72
tel. [phone]; www.gazetaprawna.pl
Autor: Joanna Nowicka
Projekt okładki i makieta: Kinga Pisarczyk
Redakcja: Ewa Ciechanowska
DTP: Joanna Archacka
Biuro Obsługi Klienta: 05-270 Marki, ul. Okólna 40
tel. [phone]; e-mail: [e-mail]
© Copyright by INFOR Biznes Sp. z o.o.
ISBN 978-83-63360-95-5
Wydanie luty 2013 r.
Spis treści
Wstęp ..................................................................................................................................5
Rozdział 1. Ogólne zasady opodatkowania .......................................................... 7
Odpowiedzialność płatnika ................................................................................ 7
Kwalifikacja przychodów .....................................................................................8
Åšwiadczenia w naturze ........................................................................................9
Nieodpłatne i częściowo odpłatne świadczenia .........................................11
Dochód z pracy ...................................................................................................... 13
Moment otrzymania należności ..................................................................... 13
Przychody bez podatku ..................................................................................... 14
Składki na ZUS od świadczeń pracowniczych ........................................... 15
Tabela. Åšwiadczenia wolne od podatku .............................................16
Rozdział 2. Popularne świadczenia pozapłacowe ...........................................23
Dofinansowanie do wypoczynku pracowników i ich rodzin ..........................23
Działalność socjalna z ZFŚS...............................................................................23
Osoby uprawnione ..............................................................................................24
Dopłaty dla dorosłych  z podatkiem powyżej 380 zł rocznie ..............25
Wypoczynek dzieci i młodzieży do lat 18  bez podatku .........................26
Wniosek o dofinansowanie wypoczynku dzieci ........................................28
Wczasy a wycieczka ............................................................................................29
Dofinansowanie z ZFŚS do  wczasów pod gruszą .............................................. 31
Z podatkiem powyżej 380 zł rocznie, ale bez składek ............................... 31
Dzieci pracownika ..............................................................................................32
Byli pracownicy  emeryci i renciści .............................................................32
Deklaracje i informacje podatkowe ................................................................ 33
Pracownicy (małoletnie dzieci pracowników) .................................. 33
Emeryci i renciści (byli pracownicy) .................................................... 33
Świadczenia pieniężne i rzeczowe z ZFŚS (w tym  zapomogi) ......................34
Paczki, bony i talony ...........................................................................................34
Tabela. Finansowanie bonów towarówych i paczek
okolicznościowych ....................................................................................36
Zapomogi .....................................................................................................38
Przesłanki udzielenia zapomogi ..........................................................38
Tabela. Opodatkowanie i oskładkowanie świadczeń z ZFŚS ....... 41
Szkolenia i kursy językowe ..........................................................................................48
Szkolenia własne ...........................................................................................................50
Dojazdy do pracy ............................................................................................................ 51
Zwrot kosztów  przychodem .........................................................................53
Ustalenie przychodu pracownika ..................................................................54
WyjÄ…tek od zasady................................................................................................56
Kiedy nie można ustalić przychodu .............................................................. 57
Wynajem lokali mieszkalnych ..................................................................................58
Składki na ZUS ............................................................................................59
Hotel, kwatera, mieszkanie ........................................................................... 60
Warunki zwolnienia .......................................................................................... 60
Nadwyżka ponad limit 500 zł  opodatkowana ....................................... 60
Usługi medyczne ............................................................................................................ 61
Zakres umowy, opłata .........................................................................................63
Z przychodem lub bez ........................................................................................64
Stanowiska oficjalne, orzecznictwo ..............................................................64
Tabela. Opodatkowanie świadczeń medycznych ............................65
Rozgraniczenie usług ........................................................................................66
Przekazanie towaru pracownikowi ..........................................................................67
Towar wynagrodzeniem ....................................................................................67
Darowizna towaru ...............................................................................................67
Prywatne narzędzia używane do pracy ............................................................... 68
Jak ustalić kwotę ekwiwalentu ...................................................................... 68
Telefon komórkowy ......................................................................................................69
Rozdział 3. Imprezy okolicznościowe, integracyjne ........................................... 73
y
ródła finansowania imprezy ......................................................................... 73
Spotkanie  z okazji ........................................................................................... 73
Z jakich środków korzystniej ...........................................................................74
Kiedy powstanie przychód u pracownika ....................................................74
Impreza  otwarta .............................................................................................. 75
Impreza  zamknięta .......................................................................................... 77
Podejście restrykcyjne .......................................................................................78
Furtka dla podatników ......................................................................................82
Przyporządkowanie świadczeń pracownikowi ..........................................83
Imienne adresowanie świadczeń z ZFŚS ....................................................85
Tabela. Opodatkowanie i oskładkowanie imprezy firmowej ...... 86
Rozdział 4. Najczęściej zadawane pytania ........................................................ 89
Wstęp
Różnego rodzaju świadczenia pozapłacowe, przyznawane pracowni-
kom, mają ich motywować do jeszcze wydajniejszej pracy. W niektórych
firmach służą głównie podniesieniu prestiżu zajmowanego stanowiska,
w innych zaś takie świadczenia są powszechne i przyznawane wszyst-
kim pracownikom. Przeważnie są one ściśle związane z wykonywany-
mi przez pracownika zadaniami służbowymi. W dzisiejszej praktyce go-
spodarczej takie świadczenia stają się coraz popularniejsze, należą do
nich m.in. ponoszone przez pracodawcę koszty dokształcania pracow-
nika czy dodatkowej opieki medycznej, dofinansowanie do wypoczynku
dzieci pracowników, wyposażania pracowników w podstawowe narzę-
dzia pracy, jak laptop, tablet czy telefon (iPhone) służbowy. Pracodawcy
oferują także swoim pracownikom z różnych okazji m.in. bony towaro-
we, dopłacają do wycieczek i organizują imprezy integracyjne, zdarza
się też, że opłacają abonament za internet, z którego pracownik korzy-
sta w domu.
Dla pracodawcy istotne jest to, od jakich świadczeń pozapłacowych ma
obowiązek, jako płatnik, pobrać i odprowadzić zaliczki na podatek docho-
dowy (oraz, ewentualnie, składki na ubezpieczenia społeczne). Dla pracow-
ników natomiast  wiedza o tym, które z tych świadczeń stanowią dla nich
przychód podlegający opodatkowaniu, a tym samym zwiększający ich rocz-
ne dochody.
Zasadniczo wszystkie świadczenia otrzymywane przez pracownika z za-
kładu pracy w związku z wykonywaną pracą stanowią jego przychód ze sto-
sunku pracy. Jednak ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j.
Dz.U. z 2012 r., poz. 361 z póz
n. zm.); dalej: ustawa o PIT, przewiduje wyjÄ…tki
od tej zasady, zwalniając od podatku m.in. określone przychody pracowni-
cze. Z kolei od przychodów zwolnionych z PIT nie pobiera się zaliczek na po-
datek, aczkolwiek czasami podlegają one oskładkowaniu. Istotne jest także
to, że niektóre świadczenia są w całości zwolnione z podatku, niektóre zaś
korzystają ze zwolnienia jedynie do określonych w ustawie o PIT limitów,
po przekroczeniu których nadwyżka świadczenia ponad kwotę wolną pod-
lega opodatkowaniu.
Podkreślić należy, że nie sposób omówić tutaj wszystkich świadczeń po-
zapłacowych, które może otrzymywać pracownik w związku z zadaniami
zleconymi przez pracodawcę. Przykładowo, odrębnego omówienia wymaga-
ją m.in. zasady korzystania z samochodów służbowych, używanie samocho-
dów prywatnych do celów pracodawcy czy też świadczenia związane z po-
dróżami służbowymi.
Rozdział 1
Ogólne zasady opodatkowania
Odpowiedzialność płatnika
Pracodawca (w tym  wyspecjalizowane służby w firmie) powinien posia-
dać dogłębną wiedzę na temat opodatkowania poszczególnych świadczeń
pozapłacowych, przyznawanych pracownikom. Jest to o tyle ważne, że to
właśnie pracodawca jako płatnik ponosi odpowiedzialność z tytułu zani-
żenia lub nieujawnienia podstawy opodatkowania czynności pracownika,
o których mowa w art. 12 ustawy o PIT (dotyczy przychodów ze stosunku
pracy), art. 13 ustawy o PIT (dotyczy przychodów z działalności wykonywa-
nej osobiście) oraz art. 18 ustawy o PIT (dotyczy przychodów z praw mająt-
kowych)  do wysokości zaliczki, do której pobrania jest obowiązany. Tak
bowiem stanowi art. 26a Ordynacji podatkowej (t.j. Dz.U. z 2012 r., poz. 749
z póz
n. zm.).
To pracodawca jako płatnik odpowiada całym swoim majątkiem za poda-
tek niepobrany lub podatek pobrany, a niewpłacony, chyba że podatek nie
został pobrany z winy podatnika/pracownika (art. 30 ż 1, ż 3 i ż 5 Ordynacji
podatkowej).
Przy czym, jak stwierdził NSA w wyroku z 11 lipca 2012 r. (sygn. akt II FSK
25/11), odpowiedzialność płatnika nie jest odpowiedzialnością za zobowią-
zanie podatkowe ciążące na podatniku. Odpowiada on za własne działa-
nie (bÄ…dz
zaniechania działania) związane z wykonywaniem przez niego
ustawowych obowiązków płatnika, a nie za zobowiązanie osoby trzeciej
(podatnika).
Orzecznictwo
Płatnik ponosi wyłączną odpowiedzialność za zaniżenie lub niepobranie zaliczek z tytu-
Å‚u z
ródła przychodu wymienionego m.in. w art. 12 ustawy o PIT. Stanowcze sformuło-
wanie, że podatnik nie ponosi odpowiedzialności z tytułu zaniżenia lub nieujawnienia
przez płatnika podstawy opodatkowania  do wysokości zaliczki, do której pobrania
zobowiązany był podatnik, oznacza, że płatnik ponosi wyłączną odpowiedzialność
w tym zakresie. Wyjątkowe rozwiązania legislacyjne, wprowadzające istotne odstęp-
stwo od ogólnych zasad opodatkowania, dotyczy stanów faktycznych, kształtowa-
nych przy znacznym udziale płatnika (wyrok WSA w Gdańsku z 24 sierpnia 2011 r.,
sygn. akt I SA/Gd 651/11).
e-Biblioteka Gazety Prawnej
8
Kwalifikacja przychodów
Przychodami sÄ… zasadniczo otrzymane lub postawione do dyspozycji
podatnika w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz
wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych
świadczeń (art. 11 ust. 1 ustawy o PIT).
W rozliczeniach podatkowych świadczeń pozapłacowych, punk-
tem wyjścia jest definicja przychodów ze stosunku pracy, czyli odpo-
wiedz
na pytanie, kto może takie przychody otrzymywać i jaki jest ich
zakres.
W znaczeniu podatkowym, pracownikiem jest osoba pozostajÄ…ca w sto-
sunku służbowym, stosunku pracy, stosunku pracy nakładczej lub spół-
dzielczym stosunku pracy (art. 12 ust. 4 ustawy o PIT).
Przychodami ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy
nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy są wszelkiego rodzaju
wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężna świadczeń w naturze bądz

ich ekwiwalenty, bez względu na z
ródło finansowania tych wypłat
i świadczeń.
Dotyczy to w szczególności: wynagrodzenia zasadniczego, wynagro-
dzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatków, nagród, ekwi-
walentów za niewykorzystany urlop i wszelkich innych kwot niezależnie
od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczeń
pieniężnych ponoszonych za pracownika, jak również wartości innych
nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych (art. 12
ust. 1 ustawy o PIT).
Orzecznictwo
Przychodami ze stosunku pracy lub stosunków pokrewnych są wszystkie świadczenia, któ-
re konkretny pracownik otrzymuje ze środków pracodawcy w związku z pozostawaniem
w stosunku pracy lub pokrewnym, przy czym nie jest istotne, czy pracodawca pokrywa
wypłatę tych świadczeń ze środków własnych, czy też pośrednio poprzez zapewnienie wy-
płaty tych świadczeń ze z
ródeł bezpośrednio z pracodawcą niezwiązanych (wyrok NSA
z 31 maja 2012 r., sygn. akt II FSK 2282/10).
Jeżeli uczestnicząc w określonym stosunku pracy osoba fizyczna osiągnie przychód pozo-
stajÄ…cy w jakimÅ› zwiÄ…zku faktycznym z wykonywaniem pracy, ale niestanowiÄ…cy przy-
chodu ze stosunku prawnego w postaci stosunku pracy, nie będzie to przychód, o którym
mowa w art. 12 ust. 1 ustawy o PIT (wyrok WSA w Warszawie z 29 sierpnia 2011 r.,
sygn. akt III SA/Wa 522/11).
Jak rozliczać firmowe świadczenia dla pracowników
9
PRZYKÅ‚AD
Pracownik firmy wystąpił o wypłatę zaliczki na poczet przyszłego wynagro-
dzenia. Jak zakwalifikować taką wypłatę, czy należy od niej pobrać zaliczkę na
podatek dochodowy? Jakie obowiązki ciążą z tego tytułu na pracodawcy?
Zaliczka wypłacona na poczet przyszłego wynagrodzenia jest dla pracownika przychodem ze
stosunku pracy. Z tego względu, od wypłaconej kwoty należy odprowadzić zaliczkę na poda-
tek dochodowy.
W znaczeniu językowym pojęcie zaliczka oznacza część należności wpłacanej lub wypłacanej
z góry na poczet tej należności. Zgodnie z tą definicją, wypłacona pracownikowi w danym
miesiącu zaliczka stanowi część należności (wynagrodzenia ze stosunku pracy), otrzymanej
przez niego na poczet tej należności (tj. przyszłego wynagrodzenia).
Taka zaliczka na poczet przyszłego wynagrodzenia, mimo że nie jest wprost wymieniona w art. 12
ust. 1 ustawy o PIT, stanowi przychód ze stosunku pracy. Staje się przychodem z chwilą jej otrzyma-
nia lub postawienia do dyspozycji podatnika/pracownika, zgodnie z art. 11 ust. 1 ustawy o PIT.
Od zaliczki na poczet przyszłego wynagrodzenia pracodawca jako płatnik ma obowiązek ob-
liczyć, pobrać i odprowadzić zaliczkę na podatek dochodowy (art. 31 i art. 38 ust. 1 ustawy
o PIT). Przy czym pobór zaliczki następuje od sumy wypłat pieniężnych w danym miesiącu.
Åšwiadczenia w naturze
Pracownicy otrzymują często od pracodawcy narzędzia pracy, takie jak
np. telefon komórkowy, iPhone, tablet, laptop, netbook lub palmtop. Takie
przychody o charakterze rzeczowym, jeżeli staną się własnością pracowni-
ka, są tzw. przychodami w naturze i są zaliczane do przychodów ze stosun-
ku pracy na podstawie art. 12 ust. 1 ustawy o PIT.
Wartość pieniężną świadczeń w naturze określa się zasadniczo na podstawie
cen rynkowych, stosowanych w obrocie rzeczami lub prawami tego samego ro-
dzaju i gatunku, z uwzględnieniem w szczególności ich stanu i stopnia zużycia
oraz czasu i miejsca ich uzyskania (art. 11 ust. 2 ustawy o PIT).
W praktyce najczęściej pracodawca udostępnia tego typu urządzenia, jed-
nak pozostają one własnością firmy. Przychód z tego tytułu u pracownika
nie powstaje, dopóki narzędzia te są używane wyłącznie do celów służbo-
wych.
PRZYKÅ‚AD
Firma zamierza zawrzeć ubezpieczenie zbiorowe dla swoich pracowników.
Czy takie świadczenie podlega opodatkowaniu?
Odpowiedz
na to pytanie zależy od określonego stanu faktycznego. W przypadku usług zaku-
pionych przez pracodawcę, wartość pieniężną tych świadczeń dla celów podatkowych ustala
e-Biblioteka Gazety Prawnej
10
się według cen zakupu. Pracodawca jest obowiązany doliczyć do przychodu pracownika war-
tości faktycznie otrzymanych przez pracownika świadczeń, stosując ceny zakupu usług.
Jeżeli pracodawca zbiorowo ubezpiecza pracowników i wykupuje polisę ubezpieczeniową
dla kilku pracowników, a opłata za tę polisę jest zryczałtowana, niezbędne jest wykazanie, że
możliwa jest identyfikacja ceny konkretnej usługi ponoszonej na rzecz konkretnego pracow-
nika. Momentem powstania przychodu dla konkretnego pracownika jest moment wykupie-
nia przez pracodawcę usługi u ubezpieczyciela, jeżeli możliwe byłoby określenie składki ubez-
pieczenia odrębnie dla każdego pracownika. Tym samym, przychód po stronie pracowników
nie powstanie  dopiero w przypadku zajścia zdarzenia i wypłaty z jego tytułu kwoty ubezpie-
czenia (por. wyrok WSA w Warszawie z 10 grudnia 2007 r., sygn. akt III SA/Wa 1302/07).
Z kolei NSA w kwestii tej wypowiada siÄ™ jednoznacznie. W wyroku z 23 marca 2012 r. (sygn.
akt II FSK 1845/10) sąd stwierdził, że objęcie ochroną ubezpieczeniową członków zarządu
i prokurentów spółki związane z uiszczeniem za tę ochronę składki ubezpieczeniowej przez
spółkę ma konkretny wymiar finansowy i jest korzyścią majątkową otrzymaną przez te osoby
jako nieodpłatne świadczenie w rozumieniu art. 11 ust. 1 i art. 12 ust. 1 ustawy o PIT. Zdaniem
sÄ…du, ubezpieczenie cudzego interesu ubezpieczeniowego, majÄ…cego swe z
ródło w art. 808
ż 1 kodeksu cywilnego i stosunku łączącym ubezpieczającego z ubezpieczonym, którym jest
stosunek pracy zgodnie z art. 12 ust. 1 ustawy o PIT oraz opłacenie przez ubezpieczającego
składki, jest nieodpłatnym świadczeniem w rozumieniu art. 11 ust. 1 ustawy o PIT.
Orzecznictwo
Nie do przyjęcia jest pogląd, jakoby o otrzymaniu świadczenia w naturze, a więc pod ty-
tułem darmym (nieodpłatnego) świadczyła sama różnica między ceną zakupu rzeczy a jej
wartością rynkową (wyrok NSA z 14 lutego 2012 r., sygn. akt II FSK 1477/10).
Tylko wtedy świadczenie w naturze może powodować uzyskanie przez pracownika przy-
chodu, gdy w konkretnym, mierzalnym zakresie daje się przypisać określonemu pracowni-
kowi (wyrok WSA we Wrocławiu z 15 listopada 2011 r., sygn. akt I SA/Wr 1339/11).
Dla uznania za przychód określonych wartości pieniężnych wystarczające jest ich przeka-
zanie lub postawienie do dyspozycji podatnika. W odniesieniu do świadczeń w naturze
i innych nieodpłatnych świadczeń konieczne jest ich otrzymanie przez podatnika. W przy-
padku świadczeń nieodpłatnych opodatkowaniu może podlegać tylko przychód rzeczy-
wiście otrzymany, a nie możliwy do otrzymania (wartość otrzymanego świadczenia, a nie
możliwość skorzystania ze świadczenia). Opodatkowaniu w przypadku nieodpłatnych
świadczeń nie podlega bowiem sama potencjalna możliwość skorzystania ze świadczenia,
ale świadczenie faktycznie otrzymane. Zatem o przychodzie pracownika można by mówić,
gdyby skorzystał z postawionych do dyspozycji świadczeń (wyrok WSA w Warszawie
z 24 paz
dziernika 2011 r., sygn. akt III SA/Wa 555/11).