Podział planów ze względu na ramy
czasowe
Plany długotrwałe
Plany wieloletnie
Plany średniookresowe od 1r do 5 lat, a w niektórych organizacjach są wręcz centralnym planem działania
Plany krótkookresowe to jest rok lub mniej. Występują one w dwóch formach:
plan działania - służący do wprowadzenia w użycie wszystkich innych planów.
Plany reakcji - służy przedsiębiorstwu do reagowania na nieprzewidziane sytuacje działalności, określenie możliwych alternatyw. Kierowników działania, które trzeba podjąć gdy dotychczasowe działania zostały nieoczekiwanie zakłócone zdezaktualizowane.
Planowanie w toku - planowanie awaryjne
Proces planowania w toku
Pkt. 1.
Opracowanie planów uwzględniających nieoczekiwanych wydarzeń rozważając różne warianty sytuacji.
Pkt. 2.
Wybrany plan działania wdziałamy do organizacji formalnie określany nieoczekiwane wydarzenia, ale prawdopodobnie to takie, które mogą powodować istotne skutki dla organizacji
Pkt. 3.
Określić wskaźniki bądź sygnały, że nieoczekiwana sytuacja może wystąpić. Np. że będzie spadek stopy o 2pkt. To trzeba będzie przyjąć wskaźniki o 0,5pkt. W ciągu dwóch miesięcy, przygotować plan na kilka ewentualności Np. Opóźnienie budowy przedsiębiorstwa, obniżki cen
Pkt. 4.
W razie potrzeby realizować plan podstawowy lub awaryjny.
W planowaniu należy przestrzegać następujących zasad.
Zasady celowości - które mówią o tym, że plan przewiduje to jakie działania prowadzą do zamierzonego celu i jakie od niego oddalają, jakie działania mogą ze sobą kolidować a jakie są nie istotne.
Zasada prymatu planowania - mówi o tym, że planowane jest podstawą pozostałych funkcji zarządzania, szczególnie istotne jest planowanie dla kontroli, dlatego że bez dobrego i wiarygodnego planu, bank nie zaryzykuje ryzykownego przedsięwzięcia.
Zasada kompletności - mówi o tym, że trzeba planować nie tylko budżet przedsiębiorstwa ale także płace, odsetki, dodatkowe nakłady inwestycyjne, wzrost płac pracowników.
Zasada skuteczności we drążeniu - mówi o tym że plan staje się skuteczny, gdy realizując go osiągamy założone cele, przy minimalnych nie pożądanych konsekwencji i przy wynikach przewyższających nakłady. Dążenie do zapewnienia skuteczności planowania determinuje wybór horyzontu czasowego. Np. zbyt długi może powodować, że znajdzie się poza kontrolą.
Jednym z narzędzi planowania jest biznes plan - jest formalnym dokumentem, w których rozmaite dane, informacje muszą być realne oraz tak podane, by wzajemnie uzupełniały się. Jest to zwięzły program finansowo-marketingowy nowych lub rozwijających się zamierzeń.
Każdy plan w tym biznes plan winny spełniać 2 funkcje:
Zewnętrzna - koncentruje się na zachęcaniu partnera do udziału w finansowaniu danej idei czy może fuzji dwóch firm, czy stworzenia wspólnego przedsięwzięcia.
Wewnętrzna - ukazująca kierownictwu przedsiębiorstwa skalę zadań ich słabe i mocne strony oraz szanse i zagrożenia
Poza tymi dwoma funkcjami istotne też jest taka funkcja, jak szczególne określenie niezbędnych zasobów, które mają być wykorzystane w dalszym działaniu przedsiębiorstwa oraz dostosowania możliwości tych czynników do otoczenia w których ma funkcjonować przedsiębiorstwo poza tym ma obejmować kompleksowy proces planowania - jest sekwencyjny i obejmuje prognozowanie, które polega na merytorycznym przewidywaniu przyszłych zjawisk i procesów.
Plan jako zbiór decyzji zakłada aktywne kształtowanie rozwoju przedsiębiorstwa i oddziaływanie na rozwój w pożądanych kierunkach . Drugie obejmuje prognozowanie - zespół czynności zmierzających do ustalenia sformalizowanego opisu celów działalności oraz określenia optymalnych środków czy zasobów ich realizacji. Np. Określamy środki potrzebne do wdrążenia planów. Na tym etapie trzeba opracować kilka wariantów zawierających kierunki do których będziemy zamierzać i sposoby realizacji.
Tworzenie planu jako zbioru decyzji i dokonywanie wyboru ze względu na przedmiot, podmiot czy inne specyficzne elementy planu. Planowanie jako złożony i wielo aspektywny proces wymaga uwzględnienia kilku wymiarów:
- Przedmiot planu, który obejmuje produkcję, badania, rozwój, finanse, marketing, rekrutowanie pracowników ich szkolenie i rozwój, oraz wyposażenie i prognozę sprzedaży.
elementy planu - obejmują one projekt statutu przedsiębiorstwa, ogólne zasady jego funkcjonowania określenie celu głównego i celu początkowego oraz celów cząstkowych działania firmy, a także elementy działań strategicznych. Np. Ocena konkurencji, określenia zagrożeń ze strony konkurencji, analiza szans w otoczeniu na działania firm, określenie mocnych i słabych stron przedsiębiorstwa programy i etapy wdrażania planu, budżet wydatków i korzyści z pozyskiwania niezbędnych zasobów do realizacji zamierzeń procedury i zasady działania.
układ organizacyjny - to plany całej firmy, jej oddziałów, filli, komórek organizacyjnych, wydziałów, departamentów czy także jednostronnych produktów.
Cechy, na które składają się: złożoność planu, ogólności, znaczenie, jawność, formalne lub nieformalne, łatwość wdrożenia, racjonalność i elastyczność.
Bariery w ustalaniu celów oraz przeznaczenia i przezwyciężaniu karier . Na drodze do skutecznego planowania może pojawić się wiele barier, do najpoważniejszych barier zalicza się:
Niewłaściwe cele, które mogą wystąpić w różnych formach, takich jak nietrafne, czego wypłacenie funkcjonariuszom dywidendy gdy jest to kosztem rozwoju produktu ; nieosiągalne cele, dołożenie zbyt dokładnego nacisku na ilościowe bądź na jakościowe mierniki. Np. Zadowolenie pracowników.
Referowanie jednego typu celów a zaniedbywanie innych
Nieodpowiedni sposób nagradzania, przejawiający się w nagradzaniu za mało stosowanych celów, przejawiających się w nagradzaniu za sprawne wypełnienie celów, a nawet karanie za sprawne wypełnienie celów i kładzenie nacisku za krótkookresowe wyniki co nadmierne pomijanie długookresowych problemów.
Dynamiczne i założenie otoczenie, a w szczególności szybkie zmiany techniczne i innowacje, intensywna konkurencja.
Niechęć do ustalenia celów przez niektórych menadżerów dla siebie i podległych jednostek. Może to wynikać z braku wiary w sukces, z obawy przed niepowodzeniem.
Opór wobec zmian, Np. Konieczność redukcji dywidendy gdy spadają zyski.
Ograniczenie swobody działania, takie jak : niedobór zysków, restrykcja polityki rządu, silna konkurencja, czas.
Przezwyciężanie barier może być dokonywane poprzez zrozumienie znaczenia celów i planowanie. Planowanie nie jest procesem który rozwiąże problem organizacyjnym, nie jest też zestawem procedur, które trzeba przestrzegać za wszelką cenę , a zatem trzeba liczyć się z poprawkami.
Poprzez komunikację i uczestnictwo czyli wszyscy uczestnicy procesu planowania winni wiedzieć na czym polega nadrzędna strategia organizacji, różne strategie funkcjonalne i w jaki sposób te strategie będą integrowane i koordynowane, czyli pracownicy odpowiadają za realizację celów i planów winni od początku uczestniczyć w ich opracowywaniu.
Poprzez spójność, przegląd i aktualizację, a to wiąże się z zapewnieniem spójności poziomej, która oznacza potrzebę ustalenia nie sprzecznych celów przekroju całej organizacji.
Zapewnienie spójności pionowej, która oznacza konieczność dokonywania uzgodnień celów na różnych szczeblach organizacyjnych.
Poprzez dbanie o skuteczny system wynagrodzeń, zarówno za skuteczne stawianie celów i planowanie, za pomyślną realizację.
Zarządzanie przez cele zostało zaproponowane po raz pierwszy przez Di Petera Druckera. Zarządzanie poprzez cele obejmuje sformalizowane procedury rozpoczynając od ustalenia celów i prowadząc do ostatecznej oceny ich realizacji.
Najważniejszymi za cele, w których wymienia się cele, niezbędne do realizacji funkcjonalnej strategii funkconalnej jednostki i do realizacji rocznych zadań.
Przy ustalaniu celów winni współpracować kierownicy i podwładni z zakresu ich odpowiedzialności winni być wyraźnie skreślony w postaci wymiernych oczekiwanych wyników, czyli jakby celów, którymi posługują się pracownicy przy wypełnianiu swej pracy, następnie wspólnie z kierownikami dokonuje się okresowych przeglądów efektywności.
Zarządzanie poprzez cele jest sposobem integrowania i nakierowania działań wszystkich pracowników na osiągnięcie celów zgodnie z nadrzędną strategią przedsiębiorstwa
Skuteczne systemy zarządzania przez cele zawierają 6 elementów:
zaangażowanie, które wymaga zaangażowania menadżerów w osiągania osobistych celów, organizacyjnych oraz w proces zarządzania poprzez cele na każdym szczeblu organizacji. Wymaga też spotykania się z pracownikami, by ustalić cele i by ocenić postęp ich realizacji.
ustalenie celów na najwyższym szczeblu zarządzania, czego dokonuje kierownictwo określając strategię i wstępne cele pod względem treści i terminów i ta procedura winna zapewnić menadżerom i pracownikom obraz tego co naczelne kierownictwo chce osiągnąć
cele indywidualne czyli, zarządzanie poprzez cele wymaga wyraźnego określenia celów i zakresów odpowiednich na poszczególnych szeregach i takiego ich sformułowania by były jednoznacznie rozumiane.
skuteczny program zarządzania poprzez cele, który wymaga współuczestnictwa w ustaleniu celów
samodzielność w wykonywaniu planów, obejmujące swobodę wyboru i sposoby realizacji bez utrącania się kierowników wyższych szczebli przeglądy efektywności, pracownicy spotykają się systematycznie by ustalić trudności, jak je pokonywać i jak dalej działać