Zmienione zasady ochrony informacji niejawnych

Tomasz Błotnicki

Samorzad.infor.pl

2010-10-20

W dniu 5 sierpnia 2010 roku, zmieniono ustawę dotyczącą ochrony informacji niejawnych. Ustawa określa zasady ochrony informacji, które wymagają zabezpieczenia przed nieuprawnionym ujawnieniem - czyli „informacji niejawnych”, niezależnie od formy i sposobu ich wyrażania, także w trakcie ich opracowywania.

Ochrona obejmuje w szczególności: organizowanie ochrony, klasyfikowanie, przetwarzanie informacji niejawnych, jak również postępowanie sprawdzające, w celu ustalenia, czy osoba nim objęta daje rękojmię zachowania tajemnicy.

Klauzule tajności

Art. 5 w/w ustawy zawiera nowe definicje informacji niejawnych oznaczonych poszczególnymi klauzulami, które będą obowiązywały w miejsce dotychczasowych, bardzo ogólnych definicji tajemnicy państwowej i służbowej, nieprecyzyjnych definicji poszczególnych klauzul oraz wykazów informacji niejawnych.

I tak oznaczenia klauzulą „ściśle tajne” zostanie ograniczona do bardzo nielicznych informacji, których ujawnienie spowodowałoby wyjątkowo duże szkody dla Polski, a które dotyczą polityki międzynarodowej i obronności państwa, czynności operacyjno - rozpoznawczych służb wywiadu i kontrwywiadu, bądź też mają bezpośrednie znaczenie dla niepodległości i porządku konstytucyjnego RP.

Nowelizacja określa zasady znoszenia lub zmiany klauzuli tajności. W tym zakresie nastąpiło odejście od zdefiniowanych z góry okresów obowiązywania klauzul na rzecz możliwości zniesienia lub zmiany klauzuli w przypadku ustania, lub zmiany ustawowych przesłanek ochrony.

Na większą elastyczność obowiązującego systemu będzie też miała wpływ możliwość określenia z góry (niezależnie od klauzuli) daty lub wydarzenia, po którym nastąpi zniesienie lub zmiana klauzuli tajności, a także możliwość odrębnego klauzulowania poszczególnych części dokumentu.

Ważnym punktem ustawy jest art. 9 który wprowadza możliwość „odwołania się” od decyzji wytwórcy dotyczącej nadania klauzuli tajności do Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego (ABW) lub Służby Kontrwywiadu Wojskowego (SKW), a w przypadku sporu z jedną z tych służb - do Prezesa Rady Ministrów. W dotychczasowym systemie odbiorca mógł tylko apelować do wytwórcy o zmianę nieprawidłowej klauzuli.

Organizacja ochrony informacji

Rozdział 3 ustawy organizuje ochronę informacji niejawnych określając zadania ABW, SKW, kierowników jednostek organizacyjnych oraz pełnomocników i pionów ochrony. Do nowelizacji wprowadzono model funkcjonujący w większości krajów NATO i UE, który ,,prawdopodobnie” skutecznie likwiduje mankamenty rozwiązania polegającego na równoległym pełnieniu funkcji krajowej władzy bezpieczeństwa przez szefów ABW i SKW.

Ponadto uzupełniono zakres kontroli o możliwość żądania udostępnienia systemów teleinformatycznych nieposiadających akredytacji (czyli nie przeznaczonych do przetwarzania informacji niejawnych), ale wyłącznie w przypadku uprzedniego ustalenia okoliczności wskazujących na przetwarzania w tych systemach informacji niejawnych.

Czytaj także: Udostępnianie informacji o radnych>>

Nowym rozwiązaniem jest znaczne rozszerzenie kontroli prawidłowości postępowań sprawdzających. Do tej pory takiej kontroli podlegały wyłącznie postępowania prowadzone przez pełnomocników ochrony. Z kontroli postępowań sprawdzających pozostaną wyłączone postępowania prowadzone przez pełnomocników ochrony w Agencji Wywiadu i Służbie Wywiadu Wojskowego.

Wprowadza się również obowiązek dla ABW i SKW prowadzenia szkoleń kierowników jednostek organizacyjnych. Szkolenia takie będą prowadzone przez służby wspólnie z pełnomocnikami ochrony. Wszystkie osoby mające dostęp do informacji niejawnych będą szkolone w zakresie ochrony tych informacji nie rzadziej niż co 5 lat. Do tej pory ustawa przewidywała cykliczność szkoleń wyłącznie w przypadku pełnomocników ochrony i ich zastępców.

Nowelizacja znosi istniejący do tej pory obowiązek prowadzenia postępowań sprawdzających wobec osób, które mają uzyskać dostęp do informacji niejawnych o klauzuli „zastrzeżone”. Dostęp do informacji niejawnych o klauzuli „zastrzeżone” będzie możliwy na podstawie pisemnego upoważnienia kierownika jednostki organizacyjnej po odbyciu stosownego przeszkolenia.

Dostęp do informacji

Ustawa precyzuje, że nie przeprowadza się postępowania sprawdzającego wobec osób legitymujących się ważnym poświadczeniem bezpieczeństwa do danej klauzuli, z wyjątkiem poświadczeń wydanych przez Agencję Wywiadu (AW) i Służbę Wywiadu Wojskowego (SWW), ponieważ postępowania sprawdzające w tych służbach zostały wyłączone spod kontroli prawidłowości postępowań sprawdzających. Do katalogu osób mających dostęp do informacji niejawnych bez postępowania sprawdzającego została dopisana osoba wybrana na urząd Prezydenta RP ze względu na szczególną pozycję takiej osoby w systemie władzy państwowej.

Akt wprowadza tylko dwa rodzaje postępowań sprawdzających w miejsce dotychczasowych trzech. Zwykłe postępowania sprawdzające będą prowadzone przez pełnomocników ochrony wobec osób ubiegających się o dostęp do informacji niejawnych o klauzuli „poufne”. Poszerzone postępowania sprawdzające będą prowadzone przez ABW lub SKW wobec osób ubiegających o dostęp do informacji niejawnych o klauzuli „tajne” i „ściśle tajne”, a w niektóry przypadkach również „poufne” Pewnym novum jest wprowadzenie zasady prowadzenia przez służby postępowań wobec kierowników przedsiębiorców niezależnie od klauzuli.

Kolejna zmiana ustawy znosi automatyczny zakaz posiadania poświadczenia bezpieczeństwa przez osoby skazane prawomocnym wyrokiem, nakazując ocenę wątpliwości związanych z tym faktem.

Tryb odwoływania się od decyzji o odmowie lub cofnięciu poświadczenia bezpieczeństwa oraz składania skarg do sądu administracyjnego na decyzję organu odwoławczego, reguluje rozdział 6 ustawy.

Zmiany mają na celu przede wszystkim wprowadzenie zasad racjonalnego stosowania metod i środków służących ochronie informacji niejawnych oraz adekwatności rozwiązań dla określonych klauzul tajności. W tym celu został wprowadzony obowiązek ustalenia przez kierowników jednostek organizacyjnych poziomu zagrożenia ujawnienia informacji niejawnych i szacowania ryzyka.

Warunkiem funkcjonowania  kancelarii będzie porozumienie kierowników jednostek w zakresie podległości i finansowania oraz uzyskanie zgody właściwej służby ochrony państwa. Wprowadzono również obowiązek informowania właściwej służby ochrony państwa o utworzeniu lub likwidacji kancelarii tajnej z określeniem klauzuli tajności informacji będących w dyspozycji jednostki organizacyjnej. Obowiązek ten będzie spoczywał na kierowniku jednostki organizacyjnej.

Nowelizacja wprowadza też obowiązek określenia poziomu ryzyka nieuprawnionego dostępu do informacji niejawnych oraz stosowania środków ochrony fizycznej odpowiednich do poziomu ryzyka tym samym, zobowiązano kierownika jednostki organizacyjnej do zatwierdzenia dokumentacji związanej z szeroko rozumianym szacowaniem ryzyka.  

Zrezygnowano z zapisów dot. organizacji „strefy administracyjnej” i „strefy bezpieczeństwa” na rzecz „stref ochronnych”. Różnica polega na wyeliminowaniu zasady tworzenia tzw. strefy w strefie, tj. odejściu od obowiązku tworzenia strefy administracyjnej wokół strefy bezpieczeństwa. Proponowane rozwiązanie eliminuje „fikcyjność” tworzenia stref administracyjnych, w tym głównie kwestii związanych z pokrywaniem się granic strefy administracyjnej ze strefą bezpieczeństwa. Wprowadzono trzy „kategorie” stref ochronnych, które mogą obejmować zarówno jedno pomieszczenie jak też kilka pomieszczeń - bez konieczności tworzenia wokół nich „dodatkowych stref”.

Ochrona informacji przetwarzanych w systemach teleinformatycznych

W akcie prawnym swoje miejsce znajduje również „Bezpieczeństwo teleinformatyczne” które określa zasady ochrony informacji niejawnych przetwarzanych w systemach teleinformatycznych.

Wprowadzono nową zasadę polegającą na tym, że akredytacji bezpieczeństwa teleinformatycznego dla systemów przetwarzających informacje oznaczone klauzulą  „zastrzeżone” będzie udzielał kierownik jednostki organizacyjnej, w której będzie funkcjonował system lub - w przypadku systemu obsługującego wiele podmiotów - kierownik jednostki organizującej system.

Obowiązkiem kierownika jednostki organizacyjnej, który udzielił akredytacji dla systemu przetwarzającego informacje oznaczone klauzulą „zastrzeżone”, będzie przekazanie ABW lub SKW - zgodnie z kompetencją - dokumentacji bezpieczeństwa teleinformatycznego akredytowanego systemu. ABW lub SKW w przypadku systemów teleinformatycznych przetwarzających informacje o klauzuli „zastrzeżone” mogą zlecić  przeprowadzenie dodatkowych czynności zwiększających bezpieczeństwo systemu. 

Kierownik jednostki organizacyjnej zobowiązany jest w ciągu 30 dni poinformować ABW lub SKW o realizacji zaleceń. Jednocześnie ABW lub SKW, w szczególnie uzasadnionych przypadkach, może nakazać wstrzymanie przetwarzania informacji niejawnych w systemach akredytowanych przez kierownika jednostki organizacyjnej.

Z akredytacji wyłączono systemy teleinformatyczne oraz współpracujące z nimi środki techniczne, których istotą jest to, że służą wyłącznie do pozyskiwania i przekazywania w sposób niejawny informacji uzyskanych w trakcie czynności operacyjno-rozpoznawczych przez uprawnione do tego podmioty. Przepis ten obejmuje swoim zakresem tego typu systemy teleinformatyczne i środki techniczne, które używane są w sposób niejawny przez uprawnione do tego podmioty, realizujące czynności operacyjno - rozpoznawcze.

W porównaniu z poprzednim brzmieniem ustawy zaproponowano, aby certyfikacji podlegały urządzenia i narzędzia kryptograficzne służące do ochrony informacji niejawnych o klauzuli „zastrzeżone”. W poprzedniej wersji ustawy obowiązek ten dotyczył urządzeń i narzędzi kryptograficznych służących do ochrony informacji niejawnych o klauzuli „poufne”.

Umożliwiono stosowanie - na podstawie pozwolenia wydanego przez Szefa ABW lub SKW  urządzenia lub narzędzia kryptograficznego w systemie teleinformatycznym przetwarzającym informacje niejawne, jeżeli urządzenie to posiada stosowny certyfikat wydany przez uprawniony organ NATO, UE lub państwa członkowskiego tych organizacji.

Bezpieczeństwo przemysłowe

Bezpieczeństwo przemysłowe określa zasady ochrony informacji niejawnych przekazywanych przedsiębiorcom podczas wykonywania umów albo zadań wynikających z przepisów prawa. Wprowadzenie świadectw bezpieczeństwa przemysłowego do poziomu „poufne” ma też bezpośredni związek ze zmianą definicji klauzul tajności. Skoro informacje „poufne” będą mogły się odnosić tylko do bezpieczeństwa i interesów państwa, powinny być chronione na takich zasadach, jak obecna tajemnica państwowa.

W przypadku przedsiębiorców wykonujących działalność osobiście zniesiono obowiązek uzyskiwania świadectw bezpieczeństwa przemysłowego i większość rygorów z tym związanych. Ustawa  zwalnia przedsiębiorców ubiegających się o świadectwo bezpieczeństwa przemysłowego trzeciego stopnia z kosztownego obowiązku tworzenia pionu ochrony. W takim przypadku obowiązek przeszkolenia pracowników przedsiębiorcy w zakresie ochrony informacji niejawnych będzie spoczywał na pełnomocniku ochrony jednostki zamawiającej.

Ewidencje i udostępnianie danych oraz akt postępowań sprawdzających i postępowań bezpieczeństwa przemysłowego porządkuje obszar poprzez umieszczenie w jednej jednostce redakcyjnej zasad postępowania z aktami postępowania sprawdzającego i postępowania przemysłowego. Zmiany w przepisach obowiązujących przewiduje możliwość finansowania wydatków bieżących i inwestycyjnych ABW lub SKW z opłat za przeprowadzenie certyfikacji urządzeń kryptograficznych lub środków ochrony elektromagnetycznej.

Przepisy przejściowe i końcowe nakazują  przeprowadzenie przeglądu w ciągu dwóch lat wszystkich materiałów wytworzonych pod rządami starej ustawy pod kątem ewentualnej zmiany lub zniesienia klauzuli tajności.

Wszystkie poświadczenia, zaświadczenia i świadectwa wydane pod rządami starej ustawy zachowają ważność na okres w nich wskazany, wyjątkiem są akredytacje systemów teleinformatycznych, które zachowują ważność do czasu dokonania w nich istotnych zmian, jednak nie dłużej niż przez 5 lat.

Celem regulacji było wprowadzenie kompleksowych, spójnych i konsekwentnych oraz łatwych do stosowania w praktyce regulacji dotyczących ochrony informacji niejawnych.

W odróżnieniu od poprzedniego stanu prawnego - rozszerzona została grupa „przedsiębiorców”, gdyż dotychczasowe przepisy eliminowały niektóre podmioty gospodarcze, np. spółdzielnie, z możliwości ubiegania się o realizację umów związanych z dostępem do informacji niejawnych.

W przypadku przedsiębiorców realizujących umowy związane z dostępem do informacji niejawnych o klauzuli „poufne” może nastąpić pewien wzrost kosztów spowodowany koniecznością ubiegania się o świadectwo bezpieczeństwa przemysłowego. Zmiana zakresu definicji poszczególnych klauzul powinna jednak zmarginalizować ten problem, gdyż informacje oznaczane taką klauzulą w części będą oznaczane jako „zastrzeżone” albo w ogólnie nie będą klasyfikowane jako informacje niejawne.

Czytaj także: Klauzula tajności dokumentów - nowe przepisy>>

Podsumowanie zmian

1.     możliwość ubiegania się o wykonywanie umów związanych z dostępem do informacji niejawnych przez przedsiębiorców wykonujących działalność osobiście wyłącznie na podstawie poświadczenia bezpieczeństwa, bez konieczności ubiegania się o świadectwo bezpieczeństwa przemysłowego,

2.    brak obowiązku powoływania pionu ochrony przez przedsiębiorców ubiegających się o świadectwo bezpieczeństwa przemysłowego trzeciego stopnia,

3.    możliwość tworzenia kancelarii tajnych obsługujących dwóch lub więcej przedsiębiorców (np. spółki zależne) wpłynie na obniżenie kosztów przedsiębiorców zamierzających ubiegać się lub ubiegających się o zawarcie lub wykonujących umowy związane z dostępem do informacji niejawnych.

4.    inaczej zdefiniowany zakres ochrony gwarantowanej przez ustawę - ochronie podlegają mianowicie informacje, których nieuprawnione ujawnienie spowodowałoby lub mogłoby spowodować szkody dla Rzeczypospolitej Polskiej albo byłoby z punktu widzenia jej interesów niekorzystnie. W ten sposób zdefiniowano pojęcie informacji niejawnych.

5.     w ustawie określono jakim informacjom niejawnym nadaje się klauzulę „ściśle tajne”, „tajne” i „zastrzeżone”. Kwalifikowanie informacji do objęcia poszczególnymi klauzulami następuje w oparciu o wielkość i rodzaj szkody jaką spowodowałoby dla interesów Rzeczypospolitej Polskiej nieuprawnione ujawnienie tych informacji. Kategorie negatywnych konsekwencji ujawnienia informacji zostały wyszczególnione w ustawie.

6.     po wejściu w życie nowych przepisów możliwe będzie określenie dat lub wydarzeń, po których nastąpi zniesienie lub zmiana klauzuli tajności. Poszczególne części materiału będą mogły być chronione różnymi klauzulami tajności.

7.    w odróżnieniu od poprzedniej ustawy - nowy akt nie posługuje się już terminami tajemnica państwowa i służbowa - przy definiowaniu informacji niejawnych oraz tych, którym nadaje się klauzule tajności. W efekcie zrezygnowano z ochrony informacji, które w myśl przepisów innych ustaw zostały uznane np. za tajemnicę służbową. Decyduje fakt zakwalifikowania informacji do określonej grupy na gruncie przepisów nowej ustawy.

8.    kancelarie tajne będą obligatoryjnie funkcjonować jedynie w tych jednostkach organizacyjnych, w których przetwarzane są informacje o klauzuli „tajne” lub „ściśle tajne”.

Owa regulacja wyznacza granicę między dostępem do informacji publicznej a nakazem ochrony informacji i obowiązkiem zachowania tajemnicy. Granica ta, w konsekwencji zmian w definicjach poszczególnych klauzul tajności, zostaje przesunięta powiększając zakres informacji publicznej. Regulacja może wpłynąć na zwiększenie jawności życia publicznego i ułatwić dostęp do informacji publicznej. Tym samym, regulacja, poszerza sferę wolności i praw jednostek, zmniejszając ograniczenia prawa do informacji o działalności organów władzy publicznej.

 Sposoby na chaos w dokumentach

Bałagan w dokumentach nie tylko utrudnia pracę i pochłania czas. Postronni obserwatorzy uważają, że osoba pracująca w takich warunkach jest niezorganizowana, niekompetentna, nie potrafi wyznaczyć sobie priorytetów, więc lepiej nie powierzać jej zadań wymagających dotrzymania terminów.

Chaos na półkach oznacza, że znalezienie potrzebnego dokumentu będzie trudne. Praca staje się mniej wydajna i bardziej męcząca. Więcej czasu zużywa się na ogarnięcie zamętu niż na efektywną pracę.

Dokumenty i papiery zawsze będą się gromadziły na biurkach, ale można zastosować odpowiedni system panowania nad nimi. Porządkowania, odkładania na miejsce, segregowania dokumentów można się nauczyć. Dokumenty można przechowywać w szafkach, szufladach, wysuwanych pojemnikach lub zawieszać na specjalnych stelażach. Podstawowymi środkami wykorzystywanymi do utrzymania porządku w biurze są segregatory, półki, kuwety na biurko, pojemniki na dokumenty, systemy archiwizacji zawieszanej, skoroszyty, klasery.

Do segregowania dokumentów przydają się specjalne przekładki i etykiety samoprzylepne, a do ich organizacji różnego rodzaju sortery.

Systemy przechowywania bieżących dokumentów

Do przechowywania akt służą:

• obwoluty, papierowe lub plastikowe - do przenoszenia pojedynczych dokumentów biurowych,

• segregatory - do przechowywania większej ilości pism w określonym porządku,

• skoroszyty umożliwiają wpinanie poszczególnych dokumentów w określonym porządku.

Inne sposoby przechowywania dokumentów podręcznych to leżące kuwety lub stojące otwarte pojemniki.

Odnalezienie właściwego dokumentu stanie się niezwykle proste, gdy zastosujemy następujące pomoce:

• ofertówki z kolorowym brzegiem - pionowe,

• ofertówki z kolorowym brzegiem - poziome,

• klipsy z indeksem,

Wybór systemu kolorystycznego

Zastosowanie kolorystyki pozwala na pierwszy rzut oka rozróżniać rodzaje dokumentów. W zależności od charakteru spraw oraz ilości można przyjąć ich klasyfikacje, stosując kod kolorów na segregatorach.

Na przykład:

• kolor czarny - sprawy wewnętrzne firmy,

• kolor niebieski - sprawy na zewnątrz firmy,

• kolor czerwony - sprawy pilne lub szczególnie ważne,

• kolor zielony - sprawy własne sekretarki,

Można także inaczej:

• niebieski - sprawy szefa,

• zielony - zadania sekretarki,

• czarny - inne sprawy,

• czerwony - sprawy ważne i pilne.

Dzięki wybranym kolorom można łatwo uporządkować stosy dokumentów zgromadzone na biurku. Najefektywniejsze jest zastosowanie trzech widocznych kolorów, na przykład czerwony, niebieski i żółty. Przy wyborze systemu kolorystycznego należy zgromadzone dokumenty podzielić na podstawowe działy lub tematy i przypisać im jeden z trzech kolorów. Można także przypisać określony kolor do poszczególnych klientów, oznaczyć nimi ważne osoby w firmie, do których zazwyczaj kierujesz dokumenty lub oznaczyć sprawy bardzo ważne (czerwony), umiarkowanie ważne (niebieski) oraz, te które można odłożyć na później (żółty). Wybór jest całkowicie dowolny i zależy od charakteru twojej pracy. Należy jednak pamiętać o konsekwentnym oznaczaniu każdego nowego dokumentu w wybranym kolorze.

Terminarz szefa

Podstawowym warunkiem racjonalnego wykorzystania kalendarza jest opracowanie własnego systemu skrótów (skróconego zapisywania zamierzeń). Po ustaleniu skrótów należy umieścić ich oznaczenia w kalendarzu, co pozwoli na uniknięcie nieporozumień i szybkie zorientowanie się w notatkach także przez osobę zastępującą.

Oto przykłady najczęściej stosowanych skrótów:

zebranie - zebr.

spotkanie - spt.

narada - nar.

wezwanie - wezw.

odprawa - odp.

telefon - tel.

Zapisy należy prowadzić drobnym, ale wyraźnym i czytelnym pismem.

Jeżeli w kalendarzu występuje rozkład godzinny, nie musimy pisać 10.30, wystarczy w rubryce odpowiedniej godziny napisać 30. Podobnie skrótowo oznaczamy dużymi literami dni tygodnia:

W - wtorek,

Ś - środa,

C - czwartek,

S - sobota,

z wyjątkiem poniedziałku - Po

i piątku - Pt.

Sprawy definitywnie załatwione należy skreślić. Jeżeli jakieś pozycje nie zostaną wykonane, należy je przenieść na kartę terminarza z datą dnia następnego, aby nie zapomnieć uwzględnić ich w następnym planie.

W każdym sekretariacie powinien się znaleźć „koszyczek” na priorytety. Należy do niego wkładać tę korespondencję, która jest najpilniejsza, na którą trzeba odpowiedzieć natychmiast oraz takie, które mogą nieco poczekać. Na koniec dnia postaraj się koszyczek opróżnić. Warto unikać odkładania dokumentów do koszyczka „przychodzące”. Należy niezwłocznie załatwić sprawę lub przekazać właściwej merytorycznie osobie. Tylko w ten sposób można uniknąć chaosu w dokumentach.

Zorganizowany chaos

Ład organizacyjny można wprowadzić dzięki zastosowaniu przepisów dotyczących przechowywania, archiwizacji i obiegu dokumentów w firmie, prowadzenia ewidencji, weryfikacji pism.

Wszystkie czynności związane z obiegiem pism można podzielić na trzy fazy:

1. Przyjmowanie pism.

2. Rozdzielanie i załatwianie pism.

3. Wysyłanie pism.

Postępowanie z dokumentacją nie może być dowolne i podlega ściśle określonym regulacjom i normom prawnym. Normy te ustalają zasady klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji, warunki ewidencjonowania, zabezpieczenia i przechowywania w wersji papierowej oraz w wersji elektronicznej.

W dobrze zorganizowanej jednostce organizacyjnej istnieją wewnętrzne przepisy, które określają obieg dokumentów. Zbiór tych przepisów stanowi instrukcję kancelaryjną.

Czynności związane z przyjęciem pism, ich opracowaniem, obiegiem wewnątrz jednostki organizacyjnej, wysyłką pism oraz przechowywaniem akt spraw załatwionych określa instrukcja kancelaryjna. Ustalony instrukcją kancelaryjną sposób wykonywania wyżej wymienionych czynności nazywamy systemem kancelaryjnym.

Wyróżniamy następujące systemy kancelaryjne:

• dziennikowy,

• bezdziennikowy,

• mieszany.

Rady dla osób walczących z chaosem

1. Raz w tygodniu uporządkuj szuflady, półki w biurku i szafach.

2. Określ przeznaczenie każdej szuflady i szafki oraz umieść na nich odpowiednie napisy.

3. Odkładaj wszystko od razu na swoje miejsce.

4. Każdy dzień zakończ porządkami na biurku i w jego otoczeniu.

5. Od razu dokonuj oceny czy dokument jest ważny. Jeśli nie jest przydatny, wyrzuć go do kosza.

6. Wybierz jednolity system przechowywania podręcznych dokumentów.

7. Co najmniej raz w miesiącu przejrzyj swój system przechowywania dokumentów podręcznych i pozbądź się tych, które nie są już potrzebne.

8. Stosuj zasadę pustego biurka, im mniej leży na nim papierów, tym lepiej.

9. Nie mieszaj ważnych dokumentów z mało istotnymi.

 Niezbędnik czynności kancelaryjnych

W procedurach biurowych ważną pozycję stanowią czynności kancelaryjne, które są uregulowane wewnętrznymi przepisami, zawartymi w formie instrukcji kancelaryjnej.

Przepisy mają na celu ujednolicenie sposobu wykonywania przez wszystkie ogniwa organizacyjne czynności kancelaryjnych związanych z obiegiem dokumentów biurowych wpływających z zewnątrz, wysyłanych na zewnątrz oraz przekazywanych pomiędzy komórkami organizacyjnymi. Czynności te wykonują w określonym zakresie wszyscy pracownicy biurowi. Najszersze obowiązki czynności kancelaryjnych są powierzane pracownikom kancelarii ogólnych w dużych instytucjach oraz pracownikom sekretariatu każdego ogniwa organizacyjnego i zarządzającego.

Do podstawowych obowiązków czynności kancelaryjnych należy:

• przyjmowanie i rozdział korespondencji oraz przesyłek,

• prowadzenie ewidencji korespondencji wpływającej i wysyłanej,

• wysyłanie korespondencji oraz przesyłek,

• przyjmowanie i nadawanie telegramów, faksów, obsługa poczty elektronicznej,

• udzielanie informacji klientom, a w razie potrzeby kierowanie ich do właściwych komórek organizacyjnych lub stanowisk pracy,

• sporządzanie czystopisów pism oraz ich powielanie.

Czynności kancelaryjne wykonują pracownicy sekretariatu lub sprawują nadzór nad pracownikami recepcji, kancelarii, które mają w szerokim zakresie powierzone obowiązki kancelaryjne i są organizacyjnie podporządkowane sekretariatowi szefa firmy (instytucji).

Przyjmowanie korespondencji

W zasadzie wszystkie pisma powinny wpływać do jednej, specjalnie wyznaczonej komórki organizacyjnej, którą jest kancelaria lub sekretariat. Niektóre pisma mogą wpływać wprost do referentów, którzy wówczas przedkładają je do wglądu przełożonym.

Kancelaria otwiera przesyłki, sprawdza ich zawartość i następnie odciska na pismach pieczątkę wpływu. Po przejrzeniu pism, kancelaria wpisuje w obrębie pieczątki wpływu datę wpływu i symbol komórki organizacyjnej, do której pismo ze względu na swą treść zostaje skierowane. Pieczątki wpływu nie umieszcza się na dokumentach osobistych, załącznikach i drukach (formularzach) niewymagających merytorycznego załatwienia.

Otrzymane telegramy i telefaksy należy doręczać właściwej osobie niezwłocznie po otrzymaniu, odnotowując datę i godzinę wpływu. Następnie rejestruje się ważniejsze przesyłki i całą korespondencję segreguje według przeznaczenia. Część korespondencji, która jest zastrzeżona do wglądu dyrektora lub jego zastępcy, kancelaria doręcza pracownikowi sekretariatu, a resztę - do kierowników właściwych komórek organizacyjnych lub do referentów.

Koperty dołącza się do następujących wpływów:

• mylnie skierowanych,

• w których brak jest adresu lub daty pisma,

• poufnych, wartościowych, poleconych i za dowodem doręczenia,

• dla których obowiązuje termin prekluzyjny (odwołania).

Pisma mylnie nadesłane należy przesłać natychmiast pod właściwy adres, zawiadamiając o tym nadawcę. Brak wymienionych w piśmie załączników należy odnotować na piśmie.

Przekazywanie korespondencji odbywa się w teczkach obiegowych. Korespondencję o charakterze prywatnym należy doręczyć adresatom bez otwierania i bez pokwitowania. Jeżeli struktura organizacyjna nie przewiduje kancelarii - wszystkie czynności kancelaryjne przejmuje sekretariat.

Nie podlegają rejestracji publikacje (gazety, czasopisma, prospekty, ogłoszenia, afisze, książki), powtarzające się oferty współpracy - oferty szkoleń, wyposażenia biurowego, zaproszenia, życzenia i inne pisma o podobnym charakterze.

Wymienione pisma po wykorzystaniu należy odłożyć do odpowiednich zbiorów lub teczek przedmiotowych.

Ewidencjonowanie i dekretacja korespondencji

Sekretariat ewidencjonuje otrzymaną korespondencję w celach kontrolnych w dzienniku zwanym kontrolką wpływu. Otrzymaną korespondencję niezwłocznie przekazuje odpowiednio dyrektorowi (prezesowi), zastępcom dyrektora - do wglądu i dekretacji. Dekretujący korespondencję umieszcza obok pieczęci wpływu ewentualną decyzję dotyczącą sposobu i terminu załatwienia oraz datę dekretacji i skrót podpisu (parafę). Dyrektor i jego zastępcy przeglądając korespondencję decydują, którą korespondencję załatwią we własnym zakresie, a pozostałą korespondencję przydzielą do załatwienia przez właściwe komórki organizacyjne.

Korespondencję przejrzaną i zwróconą przez dyrektora i zastępcę dyrektora pracownik sekretariatu dzieli zgodnie z dyspozycjami (dekretacją) na:

• podlegającą załatwieniu przez dyrektora, zastępcę lub głównego księgowego,

• podlegającą załatwieniu przez właściwe komórki organizacyjne.

Na przeglądanej korespondencji, przewidzianej do załatwienia przez właściwe komórki organizacyjne, są umieszczane dyspozycję dotyczące:

• sposobu załatwienia sprawy,

• terminu załatwienia sprawy,

• aprobaty załatwienia sprawy i inne niezbędne informacje.

 

Wytyczne takie są wówczas dla personelu obowiązujące.

Rejestrowanie i znakowanie spraw

Zarejestrowanie sprawy polega na wpisaniu jej do spisu spraw. Sprawę (nie pismo) rejestruje się tylko jeden raz na podstawie pierwszego pisma w danej sprawie, otrzymanego z zewnątrz lub sporządzonego przez daną komórkę organizacyjną. Każde nowe pismo dotyczące sprawy już zarejestrowanej otrzymuje ten sam znak sprawy.

Znak sprawy jest jej stałą cechą rozpoznawczą. Składa się z czterech części:

1. Symbolu literowego jednostki organizacyjnej.

2. Symbolu komórki organizacyjnej.

3. Liczbowego symbolu hasła według wykazu akt.

4. Kolejnego numeru, pod którym sprawa została zarejestrowana w spisie spraw.

5. Dwóch ostatnich cyfr roku, w którym sprawa została wpisana do spisu spraw.

Wzór znaku sprawy: TBS - DT - 005/10/09 co oznacza:

TBS - nazwa jednostki (Towarzystwo Budownictwa Społecznego)

DT - nazwa komórki (Dział Techniczny)

005 - symbol hasła (Roboty elektryczne)

10 - numer kolejny w spisie spraw (nr 10)

09 - dwie ostatnie cyfry roku kalendarzowego (2009)

Dopuszczalne jest stosowanie w znaku sprawy dodatkowych składników (inicjałów pracownika merytorycznie załatwiającego sprawę) w celu ułatwienia obiegu pism. Spisy spraw prowadzi się oddzielnie dla każdej teczki, założonej zgodnie z rzeczowym wykazem akt. Każda teczka aktowa powinna zawierać na okładce następujące oznaczenia:

 

 

Formy załatwiania pism

Mówiąc o załatwianiu pism mamy na myśli załatwienie jedynie formalne, czyli wybór formy załatwienia, który zależy od rodzaju sprawy. Istnieją dwie zasadnicze formy załatwiania pism: ustne i pisemne.

• Załatwienie ustne stosuje się wówczas, gdy nie zachodzi potrzeba pisemnego udokumentowania sprawy i gdy istnieje łatwość ustnego porozumienia się. Fakt załatwienia ustnego odnotowuje się na piśmie. Jeżeli zachodzi potrzeba, sporządza się notatkę służbową, podając sposób załatwienia.

• Załatwienie pisemne może polegać na załatwieniu odręcznym: wyrażenie zgody bezpośrednio na podaniu petenta przez złożenie podpisu, odesłanie pisma niewłaściwie skierowanego z dopiskiem „przesyłamy wg kompetencji”, przesyłanie pisma do radcy prawnego, który swą opinię pisze bezpośrednio na oryginale pisma. Od załatwienia odręcznego należy odróżnić załatwienie „od ręki”, co w języku potocznym znaczy „natychmiast”, „zaraz”,

Pracownicy załatwiają sprawy według kolejności ich wpływu i stopnia pilności. Każdą sprawę załatwia się oddzielnym pismem, bez łączenia jej z inną sprawą niemającą z nią bezpośredniego związku. Pismo załatwiające sprawę powinno być pod względem formy zewnętrznej dostosowane do blankietów korespondencyjnych formatu A4 lub A5, w układzie pionowym lub poziomym. W razie potrzeby nad adresem należy podać wskazówki sposobu wysyłania czystopisu.

Pismo sporządza się komputerowo, w zasadzie w dwóch egzemplarzach, z których jeden stanowi „oryginał” pisma, drugi - jego kopię. Większą ilość kopii stosuje się wówczas, gdy kopie pisma muszą być skierowane do osób trzecich. Referent po sprawdzeniu przepisanego pisma składa na kopii swój skrócony podpis (parafę). Ponadto dołącza do pisma wszystkie załączniki i tak zwane przedakta, czyli pisma, które mogą zorientować czytającego w całości sprawy i przedstawia pismo do podpisu osobie upoważnionej.

Uprawnieni do podpisu

Zgodnie z zasadą jednoosobowego kierownictwa, jedyną osobą, która ma prawo do występowania na zewnątrz w imieniu instytucji, jest jej kierownik (dyrektor).

Z uprawnień dyrektora wynika również prawo do podpisu. Inne osoby mogą podpisywać pisma wychodzące z instytucji tylko wtedy, gdy są do tego upoważnione przez dyrektora. W praktyce w każdej instytucji jest kilka lub kilkanaście osób uprawnionych do podpisu. Podpisywanie wszystkich pism przez dyrektora jest nie tylko niepotrzebne, ale jest również błędem organizacyjnym, gdyż opóźnia obieg pism i absorbuje czas kierownika instytucji.

Zarządzenie dyrektora normuje uprawnienie poszczególnych osób do podpisywania pism. Zazwyczaj większość pism podpisują kierownicy poszczególnych komórek organizacyjnych, natomiast do podpisu dyrektora są zastrzeżone pisma szczególnie ważne, jak pisma do władz nadrzędnych, sprawozdania, zobowiązania finansowe, umowy, zarządzenia wewnętrzne, polecenia służbowe.

INFORMACJA W ADMINISTRACJI PUBLICZNEJ - FAJGIELSKI P., wyd.: PRESSCOM, 2007, I

---