Kontrola nad działalnością finansową powiatu
Jednostki samorządu terytorialnego prowadzą gospodarkę finansową samodzielnie, czyli na podstawie budżetu. Samodzielność ta oznacza, że gospodarka finansowa ty jednostek podlega kontroli zarówno przez właściwe organy danej jednostki jak i przez podmioty zewnętrzne.
Kontrolę gospodarki finansowej możemy podzielić na:
-kontrolę wewnętrzną, którą wykonuje zarząd, skarbnik, czyli główny księgowy oraz organy uchwałodawcze.
-kontrolę zewnętrzną, która jest wykonywana przez Regionalne Izby Obrachunkowe oraz Najwyższą Izbę Kontroli.
Kontrola wewnętrzna wykonywana przez zarząd.
Zarząd jednostki samorządu terytorialnego jest organem wykonawczym. Art.127 ustawy o finansach publicznych stanowi, że zarząd sprawuje ogólny nadzór nad realizacją określonych ustawą budżetową, dochodów i wydatków budżetu jednostki samorządu terytorialnego. Zarząd kontroluje przestrzeganie przez podległe i nadzorowane przez siebie jednostki sektora finansów publicznych realizacji procedur kontroli wewnętrznej, do ustalenia, których zobowiązani są kierownicy jednostek sektora finansów publicznych. Kontrola zarządu obejmuje w każdym roku, co najmniej 5% wydatków podległych jednostek organizacyjnych. Zarząd jest organem wykonawczym, który uczestniczy w realizacji budżetu, zgodnie z zawartymi w budżecie ustaleniami może w imieniu danej jednostki zaciągać zobowiązania np. kredyty w bankach. Kontrola finansowa powinna obejmować też zgodność, celowość i zasadność podjętych decyzji finansowych.
Obowiązki skarbnika jako głównego księgowego.
Skarbnik pełni w zarządzie funkcję organu wewnętrznej kontroli finansowej.
Od głównego księgowego zależy praktyczna realizacja systemu kontroli finansowej.
Obecnie głównym księgowym jednostki finansów publicznych jest pracownik, któremu kierownik jednostki powierza obowiązki o odpowiedzialność w zakresie prowadzenia rachunkowości jednostki.
Obowiązki skarbnika:
-prowadzenie rachunkowości jednostki zgodnie z obowiązującymi przepisami i zasadami sprowadzającymi się do:
-zorganizowania sporządzania, przyjmowania, obiegu, archiwizowania i kontroli dokumentów,
-bieżącego i prawidłowego prowadzenia księgowości oraz sporządzania kalkulacji wynikowej kosztów wykonywanych zadań i sprawozdawczości finansowej,
-nadzorowania całokształtu prac z zakresu rachunkowości, wykonywanych przez poszczególne komórki organizacyjne oraz jednostki nie bilansujące samodzielnie,
-prowadzenie gospodarki finansowej jednostki zgodnie z obowiązującymi zasadami polegającymi na:
-wykonywaniu dyspozycji środkami pieniężnymi zgodnie z przepisami dotyczącymi zasad wykonywania budżetu, gospodarki środkami pieniężnymi i innymi, którymi dysponuje jednostka,
-zapewnianiu pod względem finansowym prawidłowości umów zawieranych przez jednostkę,
-przestrzeganiu zasad rozliczeń pieniężnych i ochrony wartości pieniężnych,
-zapewnianiu terminowego ściągania należności i dochodzenia roszczeń spornych oraz spłaty zobowiązań,
-analizowaniu wykorzystania środków przydzielonych z budżetu lub środków pozabudżetowych i innych, będących w dyspozycji jednostki samorządowej,
-dokonywanie w ramach kontroli wewnętrznej:
-kontroli funkcjonalnej w zakresie powierzonych mu obowiązków,
Może wnioskować do kierownika jednostki o określenie trybu, według którego mają być wykonywane przez inne komórki organizacyjne jednostki prace niezbędne do zapewnienia prawidłowości gospodarki finansowej oraz ewidencji księgowej, kalkulacji kosztów i sprawozdawczości finansowej (art.35 ust.6 pkt 2).
Kierownik JFP może - drogą pisemną - powierzyć określone obowiązki dotyczące gospodarki finansowej pracownikom swojej jednostki (art.28a ust.2). Jednak zadania wymienione w art.35 ust.1, definiującym obowiązki głównego księgowego, może powierzyć tyko jednej osobie - funkcja ta nie może być współdzielona przez dwie lub więcej osób. Nie oznacza to oczywiście, że główny księgowy nie może powierzać wykonania poszczególnych zadań innym pracownikom. Jednak odpowiedzialność głównego księgowego i jego uprawnienia szczególne, takie jak prawo do odmowy podpisu na podst. art.35 ust.4 pozostają właściwe tylko dla niego. Pracownik, któremu główny księgowy powierzył część swoich zadań odpowiada za ich wykonanie na podstawie odrębnych przepisów, przede wszystkim Kodeksu pracy.
Kontrola sprawowana przez organy uchwałodawcze.
Zarząd jednostki samorządu terytorialnego przedstawia radzie powiatu, gminy albo sejmikowi województwa informację o realizacji budżetu za pierwsze półrocze do 31 sierpnia danego roku budżetowego, oraz roczne sprawozdanie z wykonania budżetu do 31 marca roku następnego.
Kontrola wykonania budżetu powinna obejmować aspekty związane z gromadzeniem dochodów i wydatkowaniem środków publicznych oraz badanie zgodności działań podejmowanych przez zarząd z uchwałami podjętymi przez organy stanowiące z uwzględnieniem uchwały budżetowej. Rada Powiatu sprawuje kontrolę nad działalnością zarządu jak również jednostek organizacyjnych przy pomocy komisji rewizyjnej, której tryb i zasady działania musi określać statut danej jednostki samorządu terytorialnego.
Komisja rewizyjna jest jednostką kontroli wewnętrznej, członkowie tej komisji nie mogą być przewodniczącym oraz wiceprzewodniczącym organu stanowiącego oraz zarządu jednostki samorządu terytorialnego.
Komisja rewizyjna - jej status prawny wyznaczają odpowiednie przepisy ustaw samorządowych; jest organem jednostki stanowiącej samorządu. Jako organ wewnętrzny jest częścią organu stanowiącego, w skład, którego wchodzą tylko radni; o składzie decyduje organ stanowiący, który również przydziela jej do wykonania określone zadania oraz decyduje o zapewnieniu odpowiednich warunków formalnych i prawnych umożliwiających wykonanie zadań kontrolnych.
Kontrola zewnętrzna wykonywana przez Regionalne Izby Obrachunkowe.
Według art. 5 ustęp 2 kontrola gospodarki finansowej jednostek samorządu terytorialnego w zakresie zadań administracji rządowej, wykonywanych przez te jednostki na podstawie ustaw lub zawieranych porozumień, dokonywana jest także z uwzględnieniem kryterium celowości, rzetelności i gospodarności.
Regionalne Izby Obrachunkowe utworzone zostały utworzone w 1993roku. Izba obrachunkowa kontroluje gospodarkę finansową na podstawie zgodności z prawem i zgodności dokumentacji ze stanem faktycznym. Jeśli chodzi o zadania zlecone kontrola dokonywana jest na podstawie kryterium celowości, rzetelności i gospodarności. Z przeprowadzonej kontroli sporządza się protokół, który podpisują inspektor do spraw kontroli gospodarki finansowej i kierownik kontrolowanej jednostki oraz skarbnik (główny księgowy) lub ich zastępcy. Izby kontrolują gospodarkę finansową, w tym realizację zobowiązań podatkowych oraz zamówienia publiczne podmiotów na podstawie kryterium zgodności z prawem i zgodności z prawem i zgodności dokumentacji ze stanem faktycznym. Kontrola gospodarki finansowej jednostek samorządu terytorialnego w zakresie zadań administracji rządowej, wykonywanych przez te jednostki na podstawie ustaw lub zawieranych porozumień, dokonywana jest także z uwzględnieniem kryteriów celowości, rzetelności i gospodarności. Kontrola kompleksowa jednostek samorządu terytorialnego przeprowadzana, co najmniej raz na cztery lata obejmuje całokształt zagadnień finansowych związanych z realizacją zagadnień jednostek samorządu terytorialnego. Poszerzając przedmiot kontroli o kontrolę realizacji zobowiązań podatkowych ustawa zwiększyła także uprawnienia inspektorów kontroli przyznając im prawo wglądu w indywidualną dokumentację podatkową podmiotów ponoszących ciężary publiczne na rzecz jednostek samorządu terytorialnego oraz dostępu do danych osobowych dotyczących kwalifikacji i uposażenia pracowników samorządowych. Uprawnienia te nałożyły na inspektorów obowiązek przestrzegania tajemnicy skarbowej. Izby kontrolują pod względem rachunkowym i formalnym kwartalne sprawozdania z wykonania budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz wnioski o przyznanie części rekompensujące subwencji ogólnej.
Kontrola sprawowana przez Najwyższą Izbę Kontroli.
Najwyższa Izba Kontroli może kontrolować działalność organów samorządu terytorialnego, komunalnych osób prawnych i innych komunalnych jednostek organizacyjnych z punktu widzenia legalności, gospodarności i rzetelności (art. 203 ustęp 2) Najwyższa Izba Kontroli jest naczelnym organem kontroli państwowej, który jest podległy Sejmowi. Ustawodawca określił szeroki zakres kontroli, który dotyczy zarówno działalności organów administracji rządowej, NBP, państwowych osób prawnych i innych państwowych jednostek organizacyjnych, jak i kontroli działalności organów samorządu terytorialnego, komunalnych osób prawnych i innych komunalnych jednostek organizacyjnych. Podmiotami podległymi kontroli NIK są również jednostki 0organizacyjne i podmioty gospodarcze, które korzystają z majątku lub środków państwowych albo komunalnych, w takim zakresie, w jakim jednostki te wykonują zamówienia publiczne na rzecz samorządu terytorialnego, wykonują zadania zlecone, jak i powierzone przez państwo lub samorząd terytorialny, korzystają z udzielonych przez państwo poręczeń i gwarancji. Obowiązkiem NIK jest kontrola działalności organów administracji rządowej, NBP, natomiast kontrola działalności organów samorządu terytorialnego, komunalnych osób prawnych i innych komunalnych jednostek organizacyjnych jest tylko uprawnieniem, a więc NIK może skontrolować te podmioty, ale nie ma takiego obowiązku. W przedmiotowej kontroli dokonywanej przez NIK badaniu podlega min. wykonanie budżetu państwa, realizacja ustaw i innych aktów prawnych w zakresie działalności finansowej pod względem legalności, rzetelności, gospodarności i celowości w przypadku organów administracji rządowej, NBP, państwowych osób prawnych, pod względem legalności, gospodarności i rzetelności w odniesieniu do samorządu terytorialnego i pod względem legalności i gospodarności w stosunku do innych jednostek organizacyjnych i podmiotów gospodarczych.. Kontrola samorządu terytorialnego w stosunku do administracji rządowej jest zawężona. Naczelna Izba Kontroli może podjąć decyzję o przeprowadzeniu kontroli z własnej inicjatywy lub na zlecenie Sejmu bądź jego organów.
Z początkiem bieżącego roku w ustawie o finansach publicznych zaczęły funkcjonować nowe przepisy określające zasady kontroli finansowej i audytu wewnętrznego w jednostkach sektora finansów publicznych.
Pod pojęciem audytu rozumiemy kontrolę jako zespół czynności sprawdzających, w ustawie wyraźnie odróżniona od kontroli jako elementu procedur sterujących i zarządczych. Rozróżniamy audyt wewnętrzny i audyt zewnętrzny.
Audyt wewnętrzny- zgodnie z znowelizowaną ustawą o finansach publicznych-jest to ogół działań, przez które kierownik jednostki uzyskuje obiektywną i niezależną ocenę funkcjonowania jednostki w zakresie gospodarki finansowej pod względem legalności, gospodarności a także przejrzystości i jawności. Audyt wewnętrzny obejmuje w szczególności:
a)badanie dowodów księgowych oraz zapisów w księgach rachunkowych,
b)ocenę systemu gromadzenia środków publicznych i dysponowania nimi oraz gospodarowania mieniem,
c)ocenę efektywności i gospodarności zarządzania finansowego.
Audyt wewnętrzny prowadzi się we wskazanych ustawą jednostkach państwowych oraz innych jednostkach sektora finansów publicznych, w tym w jednostkach samorządu terytorialnego, jeżeli jednostki te gromadzą znaczne środki publiczne lub dokonują znacznych wydatków publicznych.
Audyt zewnętrzny jest to każdy audyt, który jest przeprowadzany przez instytucje niezależne od kierownictwa jednostki poddawanej audytowi. W administracji samorządowej oznacza on audyt przeprowadzany przez instytucję niezależną od samorządu np. Regionalne Izby Obrachunkowe.
Istnieją dwa podstawowe rodzaje audytu:
-Audyt regularny, podejmowany, aby nie dopuścić do zagarnięcia wartości majątkowych czy popełnienia poważnych błędów oraz zapewnić działanie organizacji w ramach uprawnień ustawowych.
-audyt w pojęciu systemowym, który koncentruje się na zapobieganiu nadużyć oraz eliminowaniu nieefektywnych działań i wiąże się z pełną analizą stosowanych procedur, regulaminów i zasad funkcjonowania poszczególnych komórek organizacyjnych oraz przygotowaniem dokumentu, który można wykorzystać przy przeprowadzaniu kontroli w przyszłości.