Negocjacje i ich znaczenie

Negocjacje to jedna z niewielu umiejętności, których trzeba się nauczyć, gdyż są niezbędne w życiu, bo pozwalają nam osiągnąć to, co chcemy i prowadzimy je codziennie. Termin „negocjacje” kojarzy się zwykle ze skomplikowanymi, długimi debatami, prowadzonymi przez dyplomatów szukających rozwiązania międzynarodowego konfliktu . Jednak negocjacje to dla większości z nas przede wszystkim zwykła codzienna czynność, niemal tak częsta, jak spanie czy jedzenie.

Każdy z nas - czy tego chce czy nie musi być negocjatorem. Dyskutujemy z rodziną, dokąd pojechać na urlop - w góry czy nad morze. Ustalamy, kto w domu pozmywa naczynia, a kto wyprowadzi psa na spacer. Każda z tych sytuacji jest polem do negocjacji. Kłopot polega na tym, że często nie zdajemy sobie sprawy, iż właśnie toczymy negocjacje.

Negocjacje opierają się na wymianie informacji, co bardzo często daje możliwość znalezienia korzystnych dla obu stron, niestandardowych rozwiązań. Czym więc są negocjacje? Podstawowe określenie negocjacje można ująć w proste stwierdzenie: jest to sekwencja wzajemnych posunięć, poprzez które strony dążą do osiągnięcia możliwie korzystnego rozwiązania częściowego konfliktu interesów, przy czym muszą one posiadać świadomość częściowej wspólnoty interesów, bez czego nie byłoby możliwe rozpoczęcie rozmów. Negocjacje to sposób uzyskania od innych tego, co chcemy. To dwustronny proces komunikowania się, którego celem jest osiągnięcie porozumienia, a więc wspólnej decyzji.

Negocjacje odbywają się, gdy dwie strony spotykają się w celu osiągnięcia porozumienia. Negocjacje zazwyczaj dzieli się na cztery etapy:

1. przygotowanie do negocjacji: wyznaczenie celów, określenie strategii oraz zebranie danych,

2. otwarcie,

3. rokowania,

4. zamknięcie.

Przygotowanie do negocjacji jest procesem obejmującym kilka najważniejszych elementów:

1. analizę interesów własnych i drugiej strony: po co negocjujesz; co chciałbyś osiągnąć, a na czym zależy drugiej stronie; jakie są twoje cele, a jakie ich,

2. analizę alternatyw; co zrobisz, jeśli negocjacje nie zakończą się porozumieniem; jakie pole manewru ma w takim wypadku druga strona,

3. zdefiniowanie kwestii negocjacyjnych: o czym dokładnie chcesz rozmawiać z drugą osobą, w jakich sprawach powinniście podjąć wspólną decyzję,

4. opracowanie obiektywnych kryteriów oceny dla każdej omawianej kwestii,

5. przygotowanie propozycji rozwiązania problemu, w tym oferty wstępnej składanej drugiej osobie.

Istnieje również kilka taktyk otwarcia:

1. zawsze rozpoczynaj realistyczną ofertę, a potem zmieniaj rozważnie stanowisko,

2. nie zgadzaj się ze stanowiskiem drugiej strony, ale daj jej możliwość jego zmiany,

3. badaj postawy, zadawaj pytania, obserwuj zachowanie i przede wszystkim słuchaj, aby ocenić mocne i słabe punkty drugiej strony, jej taktykę i stopień blefowania,

4. nie czyń żadnych ustępstw na tym etapie,

5. nie zobowiązuj się do niczego, po prostu słuchaj propozycji i wyjaśnień drugiej strony (nie mów za dużo).

Po otwarciu następuje główna faza rokowań, w której próbuje się zbliżać wstępne stanowiska obu stron. Strony starają się przekonać nawzajem, że ich argumenty są wystarczająco silne, by zmusić partnera do zakończenia negocjacji w mniej korzystnym punkcie, niż zakładał. Można używać następujących taktyk:

1. zawsze składaj propozycje warunkowe: „Jeśli zrobicie to, wtedy my rozważymy zrobienie tego” - należy zapamiętać słowa: „jeśli ... to ...”,

2. nigdy nie czyń jednostronnych ustępstw: zawsze staraj się wymieniać je na ustępstwa drugiej strony: „Jeśli mu ustąpimy w x, wtedy oczekujemy, że wy ustąpicie w y”,

3. negocjuj cały pakiet: nie wolno pozwalać drugiej stronie w negocjacjach, by wybierała problemy do omawiania jeden po drugim,

4. staraj się nie zamykać kwestii, aby wyciągnąć maksymalne korzyści z potencjalnej wymiany.

Kiedy i jak negocjatorzy powinni zamykać negocjacje, jest kwestią osądu i zależy od oceny siły stanowiska drugiej strony i jej determinacji w doprowadzeniu rzeczy do końca. Istnieje wiele technik zamknięcia:

1. uczynienie jakiegoś mniejszego ustępstwa z pakietu w zamian za zgodę na zakończenie negocjacji i podpisania porozumienia,

2. zawarcie układu i/lub wprowadzenie nowego elementu,

3. podsumowanie dotychczasowych ustaleń, podkreślenie poczynionych ustępstw i zmiany stanowisk oraz stwierdzenie, że osiągnięto ostateczne stanowisko,

4. stosowanie presji poprzez grożenie surowymi konsekwencjami w przypadku nieprzyjęcia „ostatecznych” żądań lub niezaakceptowania „ostatecznej” oferty,

5. pozwolenie drugiej stronie na wybór między dwoma rozwiązaniami

Pracodawcy nie powinni składać ostatecznych ofert, jeśli tak naprawdę nie są one ostateczne. Związki mogą bowiem odkryć ich blef i należy się wtedy liczyć z koniecznością dalszych ustępstw i utratą wiarygodności. Każda strona będzie oczywiście starała się zmusić drugą do ujawnienia, w jaki zakresie prezentowane przez nią stanowisko jest stanowiskiem ostatecznym.

Aby dobrze negocjować należy posiadać kilka umiejętności negocjowania do których zaliczamy:

1. zdolności analityczne - zdolność do oceny podstawowych czynników wpływających na pozycję w negocjacjach i taktyki obydwu stron oraz do wykorzystania tej oceny w celu uporządkowania wszystkich faktów i argumentów popierających nasze stanowisko lub osłabiających stanowisko drugiej strony,

2. empatię - zdolność wczuwania się w sytuację drugiej strony w celu zrozumienia nie tylko tego, co ma ona nadzieję osiągnąć, ale też tego, skąd wzięły się takie oczekiwania i jaką determinację druga strona wykazuje w ich spełnianiu,

3. zdolności planowania - tworzenie i realizacja strategii i taktyk negocjacji, ale także gotowość do elastyczności w zależności od przebiegu negocjacji,

4. umiejętności interaktywne - zdolność utrzymywania dobrych realizacji z innymi ludźmi, przekonywania bez dominowania, wykazywania słuszności swych racji, a jednocześnie dbania, by druga strona nie straciła twarzy, okazywania szacunku dla argumentów i racji drugiej strony, jeśli są słuszne, a kwestionowania ich jeśli są wątpliwe, szybkiego reagowania na zmieniające się nastroje i reakcje, pozwalającego wykorzystać szansę przybliżania konsensusu,

5. umiejętności komunikowania - zdolność do jasnego, pozytywnego i logicznego przekazywania informacji i przedstawiania argumentów, a jednocześnie zdolność słuchania drugiej strony i właściwego reagowania.

UMIEJĘTNOŚCI NEGOCJOWANIA

Teraz pora na zapoznanie się z umiejętnościami, które potrzebne są skutecznemu negocjatorowi. Przedstawię je w dwóch grupach:

• umiejętności konwencjonalne dla konwencjonalnych negocjatorów,

• umiejętności niekonwencjonalne dla niekonwencjonalnych negocjatorów.

Konwencjonalne umiejętności negocjacyjne

Opis	Zalety	Wady
Stawianie pytań otwartych, na które nie można odpowiedzieć prostym „tak” lub „nie” (zaczynającym się więc od zwrotów: „co”, „kto”, „kiedy”, „dlaczego”, itd. Powtarzanie stwierdzeń drugiej strony przy użyciu własnych sformułowań („Jeśli dobrze zrozumiałem sądzi pan ...”). Milczenie przez chwilę po zadaniu przez rozmówców pytania, czy zajęciu przez nich stanowiska. (Jeśli się nie odzywasz, zawsze jest szansa, że tamci jeszcze coś dorzucą). Robienie od czasu do czasu podsumowań, aby wszyscy pamiętali o dokonanych już uzgodnieniach. Dawanie wyrazu swoim uczuciom i nastrojom, aby w ten sposób rozładować napięcie i wzmóc wzajemne zaufanie.	Bardzo pomaga w uzyskaniu informacji od drugiej strony, wyjaśnianiu stanowisk i sterowaniu dyskusją. Pozwala: okazać zainteresowanie, sprawdzić, czy dobrze zrozumiałeś przeciwnika, zastanowić się nad odpowiedzią, uzyskać dodatkową informację od drugiej strony. Umiejętność z niezwykłym kunsztem wykorzystywana przez negocjatorów azjatyckich. Bardzo często skłania drugą stronę do zaplanowanego ujawnienia dodatkowych informacji. Metodę taką możemy stosować na różnych etapach negocjacji, podkreślając ich rozwój i zwracając uwagę na konstruktywny charakter. Kładzie nacisk na osobowy nacisk negocjacji, którego nigdy nie należy zaniedbywać.	Negocjatorzy drugiej strony mogą czuć się zagrożeni, szczególnie przez pytania zaczynające się od „dlaczego”. Może znacznie spowolnić przebieg negocjacji i zrodzić wrażenie, że nie jesteś specjalnie aktywny. W efekcie przeciwnik może zacząć się irytować. Zachowanie takie może być uznane za agresywne, wyzwalając niepokój i niechęć. Każe powracać do kwestii, o których nie bardzo chciałbyś raz jeszcze dyskutować. Nigdy, nie wiadomo jakie mogą być ostateczne efekty (w końcu negocjacje to nie zajęcia terapeutyczne)

Niekonwencjonalne metody negocjacyjne

Opis	Zalety	Wady
Celowa dezinterpretacja stanowiska strony przeciwnej w trakcie powtarzania jej sformułowania, podsumowywania czy stawiania pytań. Przejaskrawienie stanowiska strony przeciwnej, poprzez użycie takich zwrotów jak: „zawsze”, „nigdy”, „nie sposób”, „nikt”, „każdy”, itd. Nieoczekiwane posunięcie. Mówisz lub robisz coś, co pozostaje bez związku z dotychczasowym biegiem negocjacji. Nieoczekiwanie wprowadzasz zupełnie nowy wątek. Sarkazm, drwina z przeciwnika. Przygniewanie drugiej strony nadmierną liczbą pytań lub nadmiarem informacji	Druga strona jest zmuszona do klarownego ujęcia swego stanowiska, a być może do dodania nowych informacji. Bardzo dobry sposób zapobieżenia skrajnemu stanowisku, ku któremu, jak czujemy nasi rozmówcy się skłaniają. Wprowadza element zaskoczenia, który może się okazać się dla Ciebie korzystny ... Druga strona usiłuje zrozumieć, o co Ci chodzi, gdyż argumentacja przestała się układać w logiczną całość. Może wywołać emocjonalne reakcje lub skłonić drugą stronę do szczerości. Negocjatorzy przeciwnej strony muszą wyważyć znaczenie informacji, żeby wiedzieć, jaki z nich zrobić użytek.	Powstawać mogą niejasności i zniecierpliwienie. Stosowana bez odpowiedniej subtelności taka metoda może być uznana za czystą manipulację i zrodzić sytuację patową. Ryzykowna próba. Raz może poskutkować, ale często wywołuje agresywne reakcje. Przeciwnicy mogą rzucić się na Ciebie, nawet z pięściami. Możliwe jest pojawienie się podejrzliwości i niewiary, jeśli druga strona w żaden sposób nie może sobie poradzić czy to z odpowiedziami , czy z informacjami.

Zawarte w pracy zasady i reguły negocjacyjne stosowane w kontaktach z innymi dają wielką szansę na odnoszenie sukcesów, ponieważ porozumiewanie się jest cenną sztuką życia, dzięki której umiejętne przekazywanie własnych intencji i odbieranie intencji innych ludzi, pozwolą dostosować kierunki działania i uniknąć konieczności odwoływania się do użycia siły, a zatem negocjowanie wymaga umiejętności rozwiązania konfliktów i nie powodowania kolejnych. Tam gdzie są konflikty są również silne emocje. Gdzie są silne emocje trudno trafnie rozumieć sytuację - jasno i kreatywnie myśleć. Tam gdzie jest konflikt łatwo stracić zaufanie i trudno je budować. A gdzie nie ma zaufania łatwo o wrogość. Wiadomo: zaufanie buduje, wrogość rujnuje. Dobrze negocjować to umieć obchodzić się z emocjami własnymi i innych, budować zaufanie, precyzyjnie rozumieć własną sytuację i sytuacje innych, stwarzać korzystne dla obu stron propozycje, przekonywać nie zagadywać i ... nie dać się oszukać. Dobrze negocjować to: mieć więcej pieniędzy, więcej czasu, lepszy sex, lepszych przyjaciół, więcej miłości, dłużej żyć i zdrowszym być.

Literatura:

1. Michael Armstrong - „Zarządzanie zasobami ludzkimi” Dom Wydawniczy ABC, Kraków 2001,

2. Willem Mastenbroek - „Negocjowanie” Wydawnictwo Naukowe PWN, Warszawa 2000,

3. Robert A. Rządca, Paweł Wujec - „Negocjacje” Polskie Wydawnictwo Ekonomiczne, Warszawa 2001,

4. Henryk Januszek, Grażyna Krzyminiewska - „Poradnik negocjatora. Jak sprawnie negocjować” Oficyna Wydawnicza Ośrodka Postępu Organizacyjnego sp. z o.o., Bydgoszcz 1995

5. Pierre Casse - „Jak negocjować” Wydawnictwo Zysk i S-ka

6. Pełnomocnik Rządu do Spraw Negocjacji o Członkostwo RP w Unii Europejskiej - „Zrozumieć negocjacje. Polityka społeczna i zatrudnienie” Dom Wydawniczy „ELIPSA”, Warszawa 2001

---