Budowanie systemów informatycznych dla potrzeb zarządzania wiedzą

Stworzenie systemu informatycznego w organizacji nie jest rzeczą prostą. Okazuje się to z reguły być długi i skomplikowany ciąg decyzji oraz działań zarówno przyszłych użytkowników systemu jak i zespołu wprowadzającego dany system. Przede wszystkim należy pamiętać o tym, że rola przyszłego użytkownika jest kluczowa na etapie projektowania. System ma przecież zaspokajać jego potrzeby, których on sam do końca nie potrafi jasno przedstawić. Tak więc jego ciągła pomoc i opinia jest niezbędna. Przechodząc do przedstawienia szczegółowego cyklu życia systemu informatycznego należy go podzielić na dwa etapy:

1) ścieżka tworzenia - obejmuje okres od rozpoczęcia analizy potrzeb dotyczących nowego systemu aż do jego wdrożenia w organizacji i zaakceptowania przez użytkownika.

2) cykl eksploatacji - obejmuje on okres użytkowania systemu, jego ocenę i modyfikowanie zgodnie z zapotrzebowaniem aż do czasu gdy uznamy, że dalsza jego modyfikacja jest zbyt kosztowna i czas na budowę zupełnie nowego systemu[1,s.214].

Cykl życia systemu

Źródło: S. Wrycza "Analiza i projektowanie systemów informatycznych zarządzania" PWN, Warszawa 1999.

Przed wprowadzeniem w życie projektu nowego systemu informatycznego musimy na samym początku sformułować strategię naszego działania. Chodzi o to w jaki sposób będziemy działać i jakie będą kolejne etapy przedsięwzięcia. W tym momencie ważnym czynnikiem jest czas. Często w projekcie błędnie podchodzi się do tego problemu. Najważniejsze jest wtedy jak najszybsze wdrożenie systemu po to, aby najwyższe kierownictwo mogło ujrzeć natychmiastowe efekty. Zamiast więc postępować zgodnie z wyznaczonymi etapami, często są one wykonywane równolegle. W tym miejscu mamy dwie możliwe strategie:

strategia podejścia równoległego

strategia podejścia selektywnego.

Przy pierwszej mamy do czynienia z jednoczesnym projektowaniem systemu i zakupem sprzętu, oprogramowania. Podejście to ma z pewnością plusy w postaci szybkiego wprowadzania systemu informatycznego w organizacji, ale z drugiej strony bardzo wzrasta nam ryzyko niepowodzenia całego projektu. Może się bowiem okazać, że zakupiony sprzęt nie będzie odpowiadał wymaganiom jakie postawimy mu w projekcie. Wówczas albo dokupujemy nowy sprzęt albo zmieniamy projekt. W obu przypadkach będzie nas to kosztowało czas i pieniądze. W drugim przypadku zabiera nam wprowadzenie projektu więcej czasu ale jest to mniej ryzykowne. Przykładem pierwszego podejścia jest chociażby informatyzacja ZUS-u[2,s.31]. Dodatkowym minusem strategii równoległej jest to, że starzeje się szybko i traci na wartości. Okazuje się więc, że w razie opóźnienia ponosimy ogromne koszty. W strategii musimy zawrzeć pewne elementy[3,s.65]:

przedmiot, zakres i podstawowe funkcje systemu,

korzyści wynikające z realizacji systemu,

priorytety realizacji,

szacunkowe koszty realizacji poszczególnych etapów,

propozycje zmian w strukturze organizacji i strukturze zatrudnienia,

wymagania w zakresie szkolenia przyszłych użytkowników systemu,

sposób kontroli przebiegu procesu prac,

zasady współpracy twórców systemu z użytkownikami.

Strategię oceniamy pod różnymi względami :

jakościowym - bardzo pomocna może tu być analiza SWOT, czyli pokazanie mocnych i słabych stron organizacji,

ilościowym - uwzględniamy wówczas między innymi różnego rodzaju koszty, nakłady czas itd.,

ewentualnych dostawców i kooperantów - musimy ustalić kto zajmie się wykonaniem,

możliwości finansowych.

Następnie musimy przeanalizować bardziej szczegółowo organizację i potrzeby informacyjne jakie zgłasza. Jest to ważny etap, gdyż według badań prowadzonych przez M. Schindlera na etapie analizy i projektowania powstaje około 50% błędów. Im później są zauważone tym wyższe są koszty ich usunięcia. Na etapie analizy dokonujemy przeglądu istniejącego systemu, jeśli jakikolwiek system został zaimplementowany. Najważniejszą zaś rzeczą jest identyfikacja i zebranie potrzeb przyszłych użytkowników. Pod tym kątem bowiem będziemy projektować cały system. Musimy również zdefiniować podstawowe założenia a w końcu strategię samego wdrażania systemu. Etap analizy opiera się przede wszystkim na ścisłej współpracy przyszłych użytkowników z budowniczymi systemu. Od jakości tego porozumienia w ogromnej mierze zależy sukces projektu[3,s.67].

Potrzeby użytkowników można określić kilkoma metodami:

badanie przez produkt - określamy jaki ma być produkt finalny i jakie informacje są niezbędne do jego osiągnięcia.

całościowe studium - bada się dużą grupę kadry kierowniczej i na podstawie różnic miedzy systemem jakiego potrzebują a jaki istnieje określamy informacje na jakie istnieje zapotrzebowanie.

system kluczowych wskaźników - określa się kluczowe obszary działań organizacji i informacje jakie są potrzebne do ich bieżącej analizy.

czynniki warunkujące powodzenie - określa się podstawowe wskaźniki pokazujące stan organizacji i zbiera się takie dane, z których można tworzyć różne zestawienia.

model procesu gospodarczego - określa się tak zwane unikatowe zasoby informacyjne na podstawie modelu, a następnie z nich wskaźniki tych zasobów, łącząc je z rzeczywistymi danymi mamy pogląd na sytuację przedsiębiorstwa[4,s.254].

Następnym ważnym etapem jest projektowanie systemu. Tutaj decyduje się o kształcie systemu informatycznego i o jego efektywności. Na tym etapie nie ma już większej roli użytkownika. Występuje on raczej w roli konsultanta co do niektórych spraw.

Na właściwy projekt systemu składa się[3,s.68]:

oprogramowanie,

bazy danych,

architektura systemu,

określenie ilości i konfiguracji sprzętowych,

plan kontroli danych, ich zapisanie i odtwarzanie,

plan wdrożenia systemu,

plan testowania.

W fazie projektowania możemy przyjąć różne podejścia ze względu na procedurę działania:

procedura kaskadowa - projektowanie odbywa się tutaj stopniowo, a system projektujemy dla całej organizacji, cała procedura uszczegóławia się stopniowo po każdym etapie czyli kaskadowo, często wykorzystuje się efekt sprzężenia zwrotnego co powoduje powrót do poprzedniego etapu,

procedura ewolucyjna - cały system dzielimy na części, które się opracowuje oddzielnie i dopiero na koniec integrujemy je w jedną całość, jest to podejście bardziej elastyczne i nastawione przede wszystkim na elementy, które mogą się zmieniać,

procedura przyrostowa - uwzględniamy tu szczupłość środków przeznaczonych na projekt, wobec tego nie projektujemy całego systemu a jedynie kolejno jego części, nowe elementy systemu są więc dobudowywane do poprzednich w sposób "przyrostowy",

procedura spiralna - tutaj dzielimy system na części ze względu na zakres działania, a te na etapy, które opracowuje się całościowo właśnie na kształt spirali - po prostu każda czynność tworzy wyższą jakość systemu i doskonalimy go zatrzymując się na kolejnym elemencie i zaczynamy od nowa; powoduje to co prawda wyższe koszty ale ta procedura pozwala na stworzenie systemu o najwyższej doskonałości[2,s.29].

Następny etap to wdrażanie projektu w życie, który powinien przebiegać w następujący sposób[1,s.212]:

Zakup i instalacja sprzętu i sieci komputerowej.

Wdrożenie i przetestowanie bazy danych.

Opracowanie, integracja i przetestowanie oprogramowania.

Opracowanie dokumentacji systemu.

Zainstalowanie i testowanie całego systemu.

Przeszkolenie użytkowników.

Przekazanie systemu do eksploatacji.

Etap wdrożenia systemu informatycznego polega w głównej mierze na budowie nowego systemu informatycznego i przekazaniu go do eksploatacji. W tym etapie mamy do czynienia zarówno z czynnikami technicznymi i czynnikiem ludzkim. Chodzi tu więc o zakup sprzętu i jego instalację jak również o opracowanie procedur, przeszkolenie kadry. Pamiętać należy o tym, że nie możemy pominąć żadnego z elementów ponieważ są one tak samo ważne. Układ tych czynności wynika z logiki wdrażania systemu i jego zakłócenie powoduje wystąpienie problemów. Jeśli chodzi o zakup i instalację sprzętu oraz sieci komputerowej to najczęściej w firmach dokonuje się raczej unowocześnienia sprzętu i częściowej wymiany. Postęp techniczny jest bardzo szybki, zwykle więc dokonujemy jedynie aktualizacji sprzętu aby nadal odpowiadał wzrastającym potrzebom użytkowników. Rzadkością jest już obecnie całkowita wymiana sprzętu lub jego nowa, pełna instalacja. Należy zauważyć, że właściwie wszystkie firmy posiadają chociażby minimum jakim są: komputery, drukarki, skanery, co jest już jakąś podstawą do instalacji nowego systemu. Obecnie do najczęściej używanym typem systemu są tak zwane relacyjne bazy danych, chociaż większego znaczenia zaczynają nabierać bazy relacyjno - obiektowe. W przypadku oprogramowania chodzi o aplikacje zakupione w pakietach standardowo jak i o te stworzone przez programistów uwzględniające specyfikę danej organizacji. Należy dodać, że oba rodzaje oprogramowania łączymy ze sobą za pomocą stworzonego do tego celu pakietu programów. Razem tworzą one bibliotekę oprogramowania w organizacji. Wówczas należy także stworzone programy przetestować. Dokonujemy tu testów indywidualnych i zintegrowanych. Pierwsze dotyczą poprawności działania poszczególnych elementów oprogramowania. Drugie natomiast mają na celu sprawdzenie całości oprogramowania. Chodzi tu o sposób współdziałania poszczególnych elementów oraz działanie całości. Całość systemu i jego elementy muszą następnie zostać udokumentowane. Jest to punkt wiążący się ze szkoleniem, ponieważ na podstawie dokumentacji opracowuje się materiały szkoleniowe przeznaczone dla użytkowników, którzy wcale nie muszą być informatykami. Wcześniej jednak musimy system przetestować i w końcu zainstalować. Dochodzi wówczas do finalnego sprawdzenia prawidłowości działania systemu, ewentualnej korekty, oraz instalacji. Test polega na ocenie spójności, sprawności i efektywności współdziałania użytkowników, oprogramowania, sieci i samego sprzętu. Dopiero tak kompleksowe sprawdzenie daje nam pewność poprawnego działania.

Szkolenie pracowników przeprowadza się etapami. Najpierw należy ich zapoznać z samym sprzętem a następnie z funkcjami systemu. Jest to jeden z najważniejszych punktów całego wdrożenia systemu informatycznego, gdyż bez sprawnych użytkowników system traci na swojej wartości bardzo dużo. Należy też zauważyć, że nie jest to etap zamknięty. Użytkownicy uczą się bowiem posługiwania systemem w ciągu jego eksploatacji i wówczas należy im w tym pomagać.

Praktyczne wykonanie powyższych punktów oznacza gotowość systemu do pracy i należy go wówczas przekazać do eksploatacji. Ostatni etap to użytkowanie systemu. Oznacza to, że wykorzystujemy go do wspomagania działalności organizacji poprzez zbieranie, przekazywanie i obróbką potrzebnych informacji. Rzadko ten etap odbywa się bez problemów. Najczęściej administrator systemu musi usuwać błędy w jego funkcjonowaniu, które zwykle dotyczą oprogramowania i odzyskiwania systemu po jego zawieszeniu lub upadku. Następuje w ten sposób drobna lecz ciągła modyfikacja systemu. Dzieje się tak aż do czasu, gdy ewentualnie system okaże się przestarzały lub wręcz szkodliwy. Przy obecnym postępie następuje bardzo szybka dezaktualizacja systemu. Do głównych przyczyn tego stanu rzeczy należy zaliczyć:

zmiany wewnątrzorganizacyjne i wynikające z tego niedostosowanie systemu,

zmiany na zewnątrz organizacji,

zmiany w technologii informatycznej dające nowe możliwości, które mogą znacznie podnieść efektywność naszej organizacji.

Wówczas musimy wprowadzić w systemie radykalne zmiany a czasem nawet go wymienić. Dokonuje się to ponownie poprzez cykl życia systemu[1,s.216].

Pamiętać należy o podstawowych zasadach przy tworzeniu nowego systemu informatycznego. Najważniejsza polega na zrozumieniu potrzeb naszego klienta czyli użytkownika systemu. Nigdy nie można przewidzieć czego potrzebuje więc elastyczność przy budowie musi być podstawową cechą. System który wprowadzamy nie będzie działał wiecznie więc już na samym początku powinno się zaplanować ogólne ramy jego rozwoju. Nie można oczywiście przewidzieć wszystkich zmian, ale trzeba chociażby mieć wizję podstawowych trendów jakie się tworzą. Dobrą regułą jest wprowadzenie systemu w mniejszych "porcjach". Często próbuje się wprowadzić kompleksowe rozwiązania które mają odpowiadać wszystkim potrzebom. Najczęściej zajmuje to dużo czasu, sił i środków a efekt bywa nikły. Wprowadzanie systemu polega w dużej mierze na dokonywaniu wyborów. Okazuje się jednak, że powoduje to ograniczenie naszych możliwości w przyszłości. To co dzisiaj jest zaletą wkrótce może się okazać ciężarem który nas powstrzymuje. Przy wyborach pamiętajmy więc o tym aby iść tą drogą która zapewni nam większą elastyczność. Na koniec spójrzmy na architekturę systemu. Powinna ona zakładać rozwój systemu. W długim okresie odgrywa ona największą rolę i gdy nie jest już w stanie przyjąć nowych rozwiązań należy wdrożyć zupełnie nowy system. Z całą pewnością odgrywa to zagadnienie ogromną rolę w planowaniu kosztów długookresowych[5].

--------------------------------------------------------------------------------

Literatura:

S. Wrycza "Analiza i projektowanie systemów informatycznych zarządzania", PWN, Warszawa 1999,

J. Kisielnicki, Informatyzacja systemów zarządzania, "Poradnik Gazety Prawnej",

nr 29/159 2000,

M. Stefańczyk, "Informacyjne Systemy Zarządzania", Lubelska Szkoła Biznesu, Lublin 1997,

J. Kisielnicki, "Informatyczna infrastruktura zarządzania", PWN, Warszawa 1993,

G. W. Treese, L. C. Stewart, "Designing systems for internet commerce", Addison Wesley Longman 1998.

Inne referaty:

1.

2. Piotr Dittrich - Wykorzystanie informacji w koncepcji zarządzania zintegrowanymi łańcuchami logistycznymi na tle aktualnych metod zarządzania

3. Marta Jaroszuk - Rola Zarządzania Wiedzą w Organizacji Wirtualnej

4. Piotr Kowzan - Przedsiębiorstwo fraktalne. Warunki dla produktywności wiedzy

5.

6. Konstanty Owczarek jr. - Narzędzia zarządzania wiedzą

7. Anna Wizner - Szczecińskie przedsiębiorstwa w procesie ewolucji pracy zespołowej

8. Alicja Zawiślan - Ciągłe Przystosowanie - Nowoczesne Struktury Organizacyjne Na Przykładzie Organizacji Inteligentnej

9. Katarzyna Czop - Wiedza, zmiana i uczenie się jako determinanty kultury nowoczesnej organizacji

10. Arkadiusz Doczyk - Pracownik - kapitał przedsiębiorstwa czyli kto nam jest potrzebny

11. Karolina Gryszkiewicz, Przemysław Lipiec, Agnieszka Stanek - Kultura organizacyjna jako stymulator i inhibitor procesu uczenia się

12. Agnieszka Leszczyńska - Czynniki indywidualnego uczenia się w organizacji

13. Agnieszka Zarychta - Czynniki warunkujące skuteczne komunikowanie się w organizacji

14. Aleksandra Zobel - Tworzenie kultury uczenia się - zachęcanie pracowników do uczenia się

15. Tomasz Kwiatkowski - Budowanie systemów informatycznych dla potrzeb zarządzania wiedzą

16. Marek Rudawski - Application Service Provider - nowy trend w outsourcingu IT

17. Agnieszka Dalidowicz - Rola systemu informacji marketingowej w procesie podejmowania decyzji.

18. Wojciech Wysocki - Jak uczyć się od najlepszych? Metoda Benchmarkingu.

Konferencja:

1. Plan Konferencji

2. Goście Konferencji

3. Tematyka panelu otwierającego

4. Referaty

5. Sponsorzy

6. Podziękowania

---