A. DANE OGÓLNE:

1. Nazwa instytucji:

2. Przedmiot i zakres działania:

3. Miejsce w układzie organizacyjnym gospodarki:

4. Ewentualne jednostki podporządkowane:

Nie dotyczy

5. Liczba zatrudnionych ogółem:

54 osoby

6. Liczba pracowników zarządu:

4 osoby

7. Liczba pracowników inżynieryjno- technicznych w zarządzie:

1 osoba

8. Liczba pracowników administracyjno - biurowych w zarządzie:

3 osoby

B. AKTUALNA STRUKTURA FORMALNA:

1. Liczba pionów - 4

2. Liczba działów - 8

3. Liczba sekcji - 7

4. Liczba referatów - 6

5. Liczba komórek występujących pod innymi nazwami - 6

6. Proszę podać nazwy komórek typowych, to jest takich, które występują we wszystkich lub w znacznej większości instytucji tego typu:

1. Sekcja Organizacyjno - Prawna,

2. Sekcja Marketingu,

3. Sekcja Kontroli,

4. Sekcja Inwentaryzacji,

5. Sekcja Pracownicza,

6. Sekcja Administracji,

7. Sekcja Sieci,

8. Dział Informatyki,

9. Dział Sprzedaży Prasy,

10. Dział Finansowy,

11. Dział Księgowości,

12. Dział Rozliczeń i Windykacji,

13. Dział Administracji,

14. Dział Handlu.

7. Proszę wymienić komórki specjalistyczne w zarządzie instytucji, to jest takie, które powstały ze względu na zmiany w otoczeniu.

1. Sekcja Marketingu,

2. Dział Informatyki,

3. Sekcja Sieci.

8. Czy instytucja posiada schemat organizacyjny? Proszę określić jego przydatność i aktualność ze względu na potrzeby zarządzania instytucją.

Tak, schemat organizacyjny jest na bieżąco aktualizowany wraz ze zmianami wewnątrz instytucji oraz w jej otoczeniu, jest on niezbędny, aby dobrze zarządzać firma.

9. Czy w instytucji istnieje regulamin zakresu czynności? Kiedy został opracowany i kiedy ostatni raz był aktualizowany. Proszę scharakteryzować ten regulamin od strony redakcyjnej i merytorycznej.

Regulamin zakresu czynności jest częścią składową Regulaminu Organizacyjnego, został on opracowany w …… a jego ostatniej aktualizacji dokonano w ……. W wyżej wymienionym Regulaminie
są zawarte zapisy dotyczącego każdej sekcji, działu oraz samodzielnego referatu. Jest on napisany w sposób jasny i zwięzły, precyzyjnie określa zakres obowiązków należący do poszczególnych komórek instytucji. Jest dokumentem spełniającym swoją funkcje w zakresie organizacji
i funkcjonowania całej firmy i jej poszczególnych działów.

C. EWOLUCJA STRUKTURY ORGANIZACYJNEJ W OSTATNICH PIĘCIU LATACH

1. Proszę podać zmiany w strukturze organizacyjnej w latach 1997 - 2003 (likwidowane komórki, łączenie, tworzenie nowych, - kiedy? Dlaczego?

2000 r - zlikwidowano dział finansowy, dział administracji, stanowisko ds. prawnych, stanowisko ds. informatyki stanowisko
ds. pracowniczych. Komórki te znajdowały się w filii instytucji, obowiązki w/w działów i stanowisk przejęła jednostka nadrzędna. W filii pozostawiono jedynie hurtownie, dział sprzedaży i dział sieci. Zmiany
te były podyktowane nierentownością filii.

2003 r. - połączono dział rozliczeń i windykacji z sekcją inwentaryzacji. Celem tego połączenia było obniżenie kosztów związanych z utrzymaniem tych dwóch komórek.

2. Proszę podać przyczyny zmian w odniesieniu do poszczególnych przypadków:

Jak powyżej zostało wspomniane w pierwszym przypadku przyczyną była nierentowność filii oraz pośrednio polecenie jednostki nadrzędnej. W drugim przypadku zmiana była podyktowana obniżeniem kosztów związanych z obsługą i utrzymaniem dwóch niezależnych działów.

3. Czy w ostatnich pięciu latach powstały w instytucji lub rozszerzyły swój zakres działania, takie komórki organizacyjne, jak:

• Zaplecza naukowo-badawczego,

• Elektronicznego przetwarzania danych,

• Badania pracy i służb organizatorskich,

• Reklamy,

• Badania rynku,

• Spraw pracowniczych,

• Inne wynikające ze specjalizacji funkcji zarządzania lub zmian
  w turbulentnym otoczeniu.

Z powyższych komórek organizacyjnych w opisywanej instytucji w okresie pięciu lat powstały następujące:

• Reklamy,

• Elektronicznego przetwarzania danych.

Natomiast znacznie rozszerzyły swoją działalność niżej wymienione komórki:

• Dział sprzedaży prasy,

• Ekspedycja prasy,

• Zwrotownia prasy,

• Hurtownia towarów pozaprasowych.

4. Czy w omawianym okresie nastąpiły zmiany w otoczeniu instytucji?

Tak zmiany te dotyczą powstania nowych firm obsługujących ten sam sektor gospodarki.

5. Jeśli tak, to czy zmiana ta spowodowała zmiany w strukturze organizacyjnej i jakie?

Powstanie tych przedsiębiorstw zmotywowało zarząd instytucji
do podjęcia kroków w celu zmodyfikowania swojej oferty asortymentowej oraz dostosowania jej do potrzeb klienta. Rozszerzono dział zajmujący się marketingiem reklamą oraz badaniem potrzeb klientów a także sekcje sieci, do której zakresu obowiązków należy między innymi: szkolenie pracowników zajmujących się bezpośrednio sprzedażą towarów oraz pozyskiwaniem nowych punktów sprzedaży

6. Czy w instytucji istnieje sformalizowanie więzi funkcjonalnych
   i informatycznych? Jeśli tak to, w jaki sposób to, zrobiono?

Tak rozwiązano to poprzez wewnętrzną pocztę internetową oraz poprzez imprezy integrujące pracowników instytucji takie jak; wspólne majówki, wycieczki, grzybobrania. W instytucji wprowadzono także,
co miesięczne spotkania z zarządu z załogą w celu omówienia najważniejszych zagadnienie dotyczących pracy w instytucji.

D. METODY I SPOSOBY KSZTAŁTOWANIA I PROJEKTOWANIA STRUKTUR ORGANIZACYJNYCH

1. Czy w ostatnich pięciu latach były wykonywane prace mające charakter konkretnych opracowań w zakresie projektowania rozwiązań organizacyjnych? Jeśli tak, to, kto był ich autorem? Jaką posiadały formę?

Nie występuje w danej instytucji.

2. Czy w instytucji istnieje komórka organizacyjna zajmująca się badaniem pracy i projektowaniem struktur organizacyjnych?

Tak jest to Sekcja Organizacyjno - Prawna.

3. Czy kierownikom znane są jakiekolwiek metody projektowania struktur?

Nie kierownictwo danej instytucji nie posiada wiedzy teoretyczne
w tym zakresie.

4. Czy w instytucji są lub były prowadzone prace mające na celu dostosowanie struktury do systemów informatycznych?

Tak stworzone zostały programy informatyczne dla poszczególnych działów.

5. Proszę przedstawić opinie kierownictwa na temat kierunków działania swoich komórek organizacyjnych:

• ile komórek lub, jaka część ich działalności przypada na obsługę jednostek nadrzędnych, nie związanych „branżowo” z firmą.

Nie występuje w danej instytucji. Przedsiębiorstwo nie posiada jednostek nadrzędnych.

6. Proszę w podobny sposób starać się ustalić, czy według opinii pracowników i kierownictwa aktualnie istniejąca struktura organizacyjna powstała głównie w wyniku:

• faktycznych potrzeb instytucji,

• schematycznego zastosowania podobnych struktur,

• działania taryfikatora kwalifikacyjnego,

• decyzji i potrzeb władz nadrzędnych,

• z innych przyczyn (jakich i dlaczego?).

Z powyższych opinii, najczęściej wymienianymi pośród pracowników
i kierownictwa były:

• faktyczne potrzeby instytucji,

• działanie taryfikatora kwalifikacyjnego.

Praca pochodzi z serwisu www.e-sciagi.pl

---