System informacji w przedsiębiorstwie

INFORMACJA to:

• w powszechnym użyciu: wiadomość lub wiedza,

• w sensie popularnonaukowym: każdy czynnik wpływający na efektywne kierowanie wszelkimi systemami, w których uczestniczą ludzie, maszyny lub ludzie i maszyny,

• w teorii informacji: usunięcie niepewności.

SYSTEM INFORMACYJNY

Jest to uporządkowany zbiór metod (sposobów) zbierania, przetwarzania, przechowywania i przekazywania informacji zarejestrowanych w dowolnej postaci, pozwalający na dostarczenie ich decydentom - w pożądanej formie, częstotliwości oraz w ustalonym czasie.

System informacyjny powinien uwzględniać następujące aspekty:

• jakie informacje należy pozyskiwać;

• gdzie będą przekazywane (do których organizacji, komórek organizacyjnych);

• w jakiej postaci będą przekazywane.

System informacyjny jest wspomagany technikami informacyjnymi.

BUDOWA SYSTEU INFORMACYJNEGO

System informacyjny:

• Istnieje niezależnie od tego, czy jego składnikiem jest komputer,

• Wymaga zdefiniowania informacji, danych i procesów przetwarzania na podstawie wyobrażeń użytkownika o jego rzeczywistym lub przewidywanym otoczeniu,

Funkcjonuje właściwie, gdy dostarcza użytkownikowi odpowiednich informacji pod względem rodzaju, jakości i czasu oraz gdy odznacza się ekonomicznością.

OCENA SYSTEMU INFORMACYJNEGO

JAKIE INFORMACJE POWINIEN DOSTARCZAĆ SYSTEM, ABY MÓGŁ REALIZOWAĆ POTRZEBY SWOICH UŻYTKOWNIKÓW?

Szczegółowe problemy:

• Jaka jest, a jaka powinna być organizacja, której system informacyjny oceniamy? Jakie są, a jakie powinny być cele organizacji w sferze ekonomicznej, technicznej, produkcyjnej, organizacyjnej? Jakie zadania są, a jakie powinny być wykonywane? Jakie problemy decyzyjne są, a jakie powinny być rozwiązywane? Jakie decyzje są, a jakie powinny być podejmowane?

• Jakie są potrzeby albo zastosowania informacji wynikające z celów, zadań, problemów, decyzji?

Cele systemów informacyjnych:

1. Cel ogólny - dostarczanie wiedzy niezbędnej do sprawnego funkcjonowania i rozwoju organizacji, przy uwzględnieniu tendencji obserwowanych w jej otoczeniu.

2. Cele szczegółowe: dostarczanie informacji, porozumiewanie się, ocena, przekonywanie, tworzenie koncepcji, planowanie, rozwiązywanie problemów, podejmowanie decyzji.

SPRAWNOŚĆ PROCESÓW ZARZĄDZANIA jest funkcją CECH SYSTEMU INFORMACYJNEGO

• dostosowanie treści i zakresu informacji do potrzeb jej użytkowników,

• odpowiedniej szybkości i częstotliwości dostarczania informacji,

• komunikatywnych form prezentacji informacji,

• opłacalności tworzenia informacji,

• stałej tendencji do integracji procesów informacyjnych,

• penamentnej eliminacji wszelkich zakłóceń i przeszkód powodujących zniekształcenia informacji,

• ścisłego związku systemu informacyjnego z procesami zarządzania.

CECHY POTENCJAŁU KONKURENCYJNOŚCI PRZEDSIĘBIORSTWA W OBSZARZE INROMACJE

1. Potencjał wzorcowy

Wiarygodne prognozy sytuacji rynkowej i kierunków jej rozwoju, precyzyjne określenie aktualnych i przyszłych potrzeb klientów, prognoza ich zachowań, dokładna znajomość potencjału ekonomicznego oraz strategii firm konkurencyjnych,

2. Potencjał umożliwiający skuteczne konkurowanie,

Dobra znajomość konkurentów i ich strategii, klientów i ich potrzeb oraz sytuacji na rynku wraz z prognozami jego rozwoju.

3. Minimalny potencjał gwarantujący przetrwanie

Ogólna znajomość potencjału konkurentów, ogólna wiedza o zmianach potrzeb i preferencji klientów, aktualna wiedza o rynku oraz szacunkowa wiedza o przyszłych zmianach i rozwoju rynku.

MIEJSCE SYSTEMU INFORMACYJNEGO W ORGANIZACJI

SYSTEM INFORMACYJNO - DECYZYJNY

System informacyjno - decyzyjny stanowi organizacyjne ujecie procesów informowania zapewniających kierownictwu instytucji otrzymywanie potrzebnych informacji o przeszłości, stanie aktualnym i przyszłości (prognozy), przystosowanych do określonych sytuacji (decyzji), o właściwej treści, we właściwym czasie i najprzydatniejszej formie, przy zachowaniu ogólnej zasady ekonomiczności.

Istotne cechy systemu:

1. Składniki systemów informacyjnych są zorganizowane, co oznacza, że ich liczba i rodzaje są uprzednio określone, (dowolność ogranicza efektywność funkcjonowania systemu)

2. Procesy informacyjne powinny przebiegać wedle określonych procedur, aby wytworzyć informacje potrzebne do realizacji zadań i celów organizacji przy uwzględnieniu zasady ekonomiczności.

3. Generowane informacje obrazują nie tylko przeszłość i teraźniejszość, lecz powinny dotyczyć również przyszłości (np. ustalanie kierunków działania, planowanie, wprowadzanie niezbędnych zmian).

WYBRANE SKŁADNIKI SYSTEMÓW FNFORMACYJNYCHW RÓŻNYCH KONFIGURACJACH STRUKTURALNYCH

Typ konfigura­cji strukturalnej	Składniki systemu informacyjnego
		Źródła informacji	Sposoby komunikowania się	Procesy informacyjne i ich cele
Struktura prosta	Sfera wykonawcza Doraźni eksperci, Osobowość i wizje zwierzchnika, Otoczenie: stabilne lub dynamiczne	Z wykonawcami bezpośrednie, Przeważnie niesformalizowane,	Postrzeganie -wychwytywa­nie zakłóceń i okazji, Ekstrapolacja - określanie wizji, Porównywa­nie - kontrola, Formułowanie poleceń -wykonawstwo celów,
Zawodo­wa biurokra­cja	Książki, czasopisma fachowe, publicystyka, konferencje, seminaria,, Praktyka, konsultacje, Wywiady, sprawozdania, wrażenia, spostrzeżenia, wyobrażenia, Pamięć, uwaga, rozumienie, myślenie krytyczne, Tworzenie informacji,	Bezpośredni ustny, Standaryzowane plany, sprawozdania, opisy sposobu wykonywania zadań czy oceny	Percepcja, gromadzenie informacji — diagnoza stanu wykonania zadania lub programu, Odszukiwa-nie w pamięci gotowych programów działania -realizacja zadania, Obserwacja, porównywanie - określanie konsekwencji
Forma Dywizjonalna	Dywizjony: rezultaty pracy, sposoby pracy, rynek, czasopisma, wystawy, foldery. Zarząd: otoczenie dalsze, osobiste kontakty z kierownikami dywizjonów, literatura,	W dywizjonie i między dywizjonem i zarządem: formalne, w większości pisemne, bezpośrednie doraźne, z zachowaniem hierarchii władzy, ograniczone do niezbędnych informacji.	Pozyskiwanie informacji — ocena sytuacji na rynku; Prognozy, Symulacje.
Adhokracja	Otoczenie, rodzaje i tempo zmian technicznych, technologicznych, organiza­cyjnych, Możliwości organizacji pod względem kadry jej kwalifikacji, przestawienia się na inną technologię, obsługę innych urządzeń, itp.	Swobodne, otwarte, nieskrępowane, ustne, bezpośrednie Korzystanie z każdej okazji do pozyskania informacji, Dobrze rozwinięte sieci informacyjne, wymiana informacji z otoczeniem,	Opracowywa­nie alternatyw­nych rozwiązań, Intuicja, dyskusje — pomysły, Omawianie pomysłów, krytyka - ostateczne rozwiązania, Postrzeganie rozbieżności informacyjnej, Pogłębianie wiedzy o innowacjach, Zestawianie Sprzecznych rozwiązań.

ZALECENIA DLA KIEROWNIKÓW WPROWADZAJĄCYCH NOWE TECHNIKI INFORMACYJNO - KOMUNIKACYJNE

Lp.	Zalecenie
1	Wprowadzanie nowych technik informacyjno - komunikacyjnych powinno odbywać się w ramach zatwierdzonych strategii rozwoju przedsiębiorstwa.
2	Odpowiedzialność za wprowadzanie NTI-K ponosi kierownictwo przedsiębiorstwa, w którym sprawy informatyki muszą mieć swoich przedstawicieli.
3	Należy okresowo badać potrzeby informacyjne wszystkich działów przedsiębiorstwa i włączać je do planów krótko - i średnioterminowych.
4	Odpowiedzialność za elektroniczne przetwarzanie danych i telekomunikację należy przekazać jednej osobie.
5	Niezbędne są konkretne wytyczne kierownictwa przedsiębiorstwa dotyczące strategii informacyjnej, stopnia dostępności informacji oraz spraw związanych z ryzykiem i zabezpieczeniem tajemnicy.
Strategie rozwoju przedsiębiorstwa i związane z nimi strategie informacyjne muszą być co pewien okres czasu analizowane i korygowane. Ważnym kryterium jest wpływ informacji na zwiększenie konkurencyjności przedsiębiorstwa na zawieranie nowych transakcji.

ZASADY DOTYCZĄCE WYKORZYSTANIA, PRZEZ MENEDŻERÓW, INFORMACJI W ZARZĄDZANIU

Lp.	Zasada	Interpretacja zasady
1	Informacje dostarczają materiał umożliwiający koordynację procesu zarządzania pod każdym względem	Menedżerowie w swojej działalności, inteligentnie wykorzystują informacje. Systematyzują oni zbieranie oraz dystrybucję danych i informacji, wykorzystując do tego skomputeryzowane sieci. Dane-to fakty, oceny lub opinie, (często podawane w formie numerycznej) pozbawione szczególnego znaczenia czy pożytku. Informacje to dane przetworzone w celu nadania im cechy użyteczności. Dane zbierane są lub generowane z dwu źródeł: zewnętrznych i wewnętrznych. Obserwuje się trend do łączenia zbierania danych w bazach danych.
2	System informowania kierownictwa tworzy sieci informacyjne niezbędne do planowania, kontroli i podejmowania decyzji	Dla selekcji i wybierania potencjalnie użytecznych informacji, które są istotne dla zarządzania organizacją w coraz szerszym zakresie stosuje się SIK. Są to zorganizowane zbiory procesów zaopatrujących kierownictwo informacje wspomagające sprawne podejmowanie decyzji. Procedury SIK obejmują: zbieranie, analizowanie i przekazywanie informacji z przeszłości, teraźniejszości i na temat przyszłości - z samej organizacji i jej otoczenia. Informacje z SIK: służą jako zestawienie wyników, ukazujących konkretne osiągnięcia, zwracają uwagę na problemy, dostarczają wskazówek do prowadzenia badań i planowania, SIK powinien: ponad wszystko być użyteczny, dostarczać informacje na czas, nie być zbyt kosztowny.
3	Systemy komputerowe umożliwiają zbieranie, przetwarzanie, wyszukiwanie i przekazywanie informacji.	Większość współczesnych SIK wykorzystuje komputery: pojemność oraz szybkość przetwarzania informacji.

4	Systemy wspomagające podejmowanie decyzji pozwalają kierownikom planować, monitorować i kontrolować bez opuszczania własnego stanowiska	Ważnym w pracy kierowników jest doskonalenie stanowisk za pomocą komputerowych systemów wspomagania podejmowania decyzji. Takie stanowisko pozwala w na szersze stosowanie zarządzania przez wyjątki.
5	Analiza statystyczna nadaje wartościowy matematyczny wymiar interpretacjom i wykorzystaniu informacji w zarządzaniu.	Statystykę można rozumieć dwojako: odniesienie do zbioru liczbowo wyrażonych danych, jako obejmującą: metody zbierania danych, umiejętność podsumowywania i przedstawiania danych, umiejętność ich interpretowania i wyciągania z nich wniosków.

FUNKCJE I KONIECZNE ZASOBY INFORMACYJNE

Funkcje	Zasoby informacyjne podmiotu z zakresu:
Badanie i planowanie	określonej dziedziny działalności organizacji trendów rozwojowych teorii prognozowania teorii planowania teorii rozwiązywania problemów decyzyjnych psychologii, w tym cech osobowościowych
Dokonywanie wyborów	określonej dziedziny działalności teorii podejmowania decyzji budowy i wykorzystania tablic decyzyjnych kompetencji organów samorządowych zasad ekonomizacji
Zmienianie	różnych dyscyplin naukowych (np. z organizacji i zarządzania dotyczące dokształcania kadr, z automatyki i robotyki — techniki wytwarzania)
Rozmieszczenie	zasad gospodarowania środkami finansowymi, majątkiem, przed­siębiorstwa, zasad wykorzystania pomieszczeń produkcyjnych, administracyjnych, urządzeń socjalnych
Organizowanie	nauki o organizacji, jej zasad, metod, technik, sposobów integracji, harmonizowania pracy
Koordynowanie	określonych dziedzin działalności i ekonomik szczegółowych nauki o organizacji i zarządzaniu, np. o sposobach koordynacji, ich zaletach i wadach
Osiąganie	określonej dziedziny, np. produkcji, inwestycji, eksportu, w tym dotyczące procedur, środków, sposobów porozumiewania się ekonomik szczegółowych
Informowanie	zasad porozumiewania się, reguł organizowania zebrań, sposobów prowadzenia dyskusji zasad funkcjonowania systemu informacyjnego
Kontrolowanie	określonej dziedziny teorii kontroli dotyczącej wielu aspektów, np. zasad, sposobów, wymogów, metod, technik badania kontrolnego, sposobów za­chowań się podmiotów przeprowadzających kontrolę
Motywowanie	nauki o zarządzaniu, psychologii zarządzania teorii motywowania, sposobów kształtowania motywacji, roli gróźb, kar i nagród, satysfakcji.

29

Szukasz gotowej pracy ?

To pewna droga do poważnych kłopotów.

Plagiat jest przestępstwem !

Nie ryzykuj ! Nie warto !

Powierz swoje sprawy profesjonalistom.

Składniki
wtórne

System informacyjny

Składniki podstawowe

Nadawcy

Procesy informacyjne

Treść

Drogi przekazu
Drogi porozumiewania się Kanały informacyjne

Nośniki

Środki techniczne

Sieci informacyjne
Sieci porozumiewania się

Odbiorcy

Zarządzanie:
(planowanie,
organizowanie,
motywowanie,
kontrolowanie)

Realizacja zadań

Rozwiązywanie problemów,

Podejmowanie decyzji

Relacje na zbiorze elementów organizacji

Zadania
stanowisk,
konfiguracja,
centralizacja,
specjalizacja,
standaryzacja,
formalizacja

Informacje,
procesy,
sieci,
nośniki

Struktura
organizacyjna

OTOCZENIE

System
informacyjny

Działalność kierownicza

Informacyjna realizacja zadań i obsługa użytkowników informacji

---