Pytania na kolokwium 15.01.
UWAGA: W odpowiedzi na pytania, proszę uwzględnić nowe rozporządzenie i instrukcję, dostępne na stronie http://bip.mswia.gov.pl/portal/bip/200/19260/ - pytania na żółto zaznaczone tam gdzie to konieczne.
Odpowiedź na kilka pytań lub wątpliwości znajdą Państwo w uzasadnieniu projektu.
Wiadomości ogólne
Wyjaśnij pojęcie metod i technik pracy w administracji publicznej?
Przedstaw historię instrukcji kancelaryjnej i problemy z wprowadzaniem nowej instrukcji?
Zgodnie z ustawą z dnia 12 lutego 2010 r. o zmianie ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne oraz niektórych innych ustaw - 1 stycznia weszły w życie kolejne przepisy związane z informatyzacją. Na przykład od 01.01.2011r. wszelkie rejestry publiczne prowadzone przez organy administracji rządowej powinny już używać systemów teleinformatycznych. W życie wchodzą również zmiany w ustawach: ustawie o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, ustawie o samorządzie gminnym, ustawie o samorządzie województwa, ustawie o samorządzie powiatowym, czy w ustawie o wojewodzie i administracji rządowej w województwie. Co to oznacza? Oznacza to m.in. ujednolicenie przepisów dotyczących instrukcji kancelaryjnej.
Rozporządzenie dotyczy m.in. organów gmin, związków międzygminnych, organów powiatu i starostw powiatowych, organów samorządu województwa i urzędów marszałkowskich oraz urzędów obsługujące te organy i związki.
Dokument ma zastąpić akty wykonawcze wydane na podstawie ustawy o samorządzie gminnym, ustawy o samorządzie powiatowym oraz o samorządzie województwa. Straciły one moc prawną z dniem 1 stycznia 2011. Od tego czasu nie ma żadnych szczegółowych przepisów regulujących procedurę obiegu dokumentów.
Jak wylicza MSWiA, gdzie powstał projekt nowego dokumentu, w stosunku do dotychczasowych regulacji zakres nowego rozporządzenia został poszerzony o instrukcję w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych. Rozporządzenie ma ponadto uwzględnić istnienie dokumentacji w różnej postaci w tym elektronicznej.
Nowe przepisy mają umożliwić tworzenie akt spraw w postaci elektronicznej i zastąpienie nimi tradycyjnych teczek aktowych, nawet w przypadku, gdy korespondencja wpływająca i wychodząca jest w postaci papierowej.
Resort podkreśla, że chodzi jedynie o „możliwość”, ponieważ aby powstające elektroniczne akta spraw były wiarygodne, a w szczególności mogły stanowić dowód sposobu załatwiania sprawy w urzędzie, systemy teleinformatyczne wykorzystywane do elektronicznego zarządzania dokumentacją muszą spełniać szereg ważnych i często skomplikowanych wymagań.
„Decydując się na kompleksową informatyzację urzędu trzeba bowiem posiadać nie tylko odpowiedni sprzęt i oprogramowanie, ale także odpowiednio wyszkolonych pracowników, a przede wszystkim dobry plan zachęcania interesantów i współpracujących urzędów do elektronicznego kontaktowania się” - wyjaśnia ministerstwo.
Rozporządzenie w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych ma wejść w życie z mocą wsteczną od 1 stycznia 2011 roku. Dokument zakończył etap uzgodnień i czeka obecnie na podpis premiera, a następnie publikację w Dzienniku Ustaw.
Na czym polegały kłopoty w stosowaniu starej instrukcji kancelaryjnej - przyczyny zmian.
Dotychczas obowiązywały różne przepisy prawne regulujące zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych w urzędach administracji publicznej, a w szczególności obieg dokumentów — ich przyjmowanie, wysyłanie, tworzenie, ewidencjonowanie, przechowywanie i ochronę.
W przypadku urzędów obsługujących organy jednostek samorządu terytorialnego (urzędy miast i gmin, starostwa powiatowe, urzędy marszałkowskie oraz niektóre samorządowe jednostki organizacyjne) oraz urzędów obsługujących organy zespolonej administracji rządowej w województwie (urzędy wojewódzkie oraz niektóre komendy i inspektoraty) dotychczas obowiązywały odpowiednio:
- rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych.
- rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów powiatu
- rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów samorządu województwa
- do 1 kwietnia 2010 r. włącznie obowiązywało rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla zespolonej administracji rządowej w województwie.
Instrukcje kancelaryjne były załącznikami do wymienionych rozporządzeń, a jednolite rzeczowe wykazy akt — załącznikami do instrukcji już będących załącznikiem. Co więcej, samorządowe rozporządzenia kancelaryjne sprzed ponad 10 lat również były prawem sylwestrowym, z którego podpisaniem zwlekano do końca roku, bez względu na chociażby usprawiedliwione przyczyny, jednak uwłaczając zasadzie właściwego vacatio legis.
Podstawowe przepisy kancelaryjne, przykładowy wykaz akt (zasadniczo dla innych jednostek) oraz podstawowe przepisy archiwalne zawiera nadal rozporządzenie Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych, wydane na podstawie ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach. Choć rozporządzenie to zawiera wykaz akt, to jest to jedynie wzór do tworzenia wykazów akt w tych jednostkach, które same muszą go tworzyć. W zakresie wykazu akt nie obowiązuje więc JST ani wojewodów, gdyż dla tych jednolite rzeczowe wykazy akt określają odgórne rozporządzenia.
Rozporządzenia samorządowe, pozostające w kompetencji Prezesa Rady Ministrów, nie były zmieniane od lat, choć w ciągu dekady zmieniły się technika komputerowa i kompetencje jednostek, a same obowiązujące przepisy były niedoskonałe, niedostosowane do rzeczywistości i często krytykowane.
W końcu postanowiono znowelizować te przepisy. Prace legislacyjne od ponad dwóch lat trwały w Ministerstwie Spraw Wewnętrznych i Administracji. W ich trakcie do ustawy z dnia 12 lutego 2010 r. o zmianie ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne oraz niektórych innych ustaw wprowadzono przepisy uchylające podstawy prawne wszystkich czterech rozporządzeń. W związku z art. 15 tej ustawy, z dniem 1 stycznia 2011 r. tracą moc obowiązującą wszystkie wyżej wymienione rozporządzenia dla JST i wojewody, zawierające wszystkie instrukcje kancelaryjne i wszystkie jednolite rzeczowe wykazy akt. W ich miejsce zostanie wydane jedno, wspólne rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów, określające instrukcję kancelaryjną, jednolity rzeczowy wykaz akt i instrukcję archiwalną.
Dlatego też z tą samą datą 1 stycznia 2011 r. tracą również moc wszystkie wewnętrzne instrukcje archiwalne, bowiem kierownik jednostki traci kompetencje wewnętrzne w zakresie przejętym przez materię ustawową, delegowaną na rozporządzenie premiera.
Uchylenie starych rozporządzeń jest bezwarunkowe w tym sensie, że niewydanie nowych rozporządzeń wykonawczych na czas, nie daje podstaw do traktowania starych jako nadal obowiązujące. Po prostu, stare rozporządzenia tracą moc, a czy będą nowe, czy nie, to już problem urzędników.
Jakie znasz systemy kancelaryjne?
System dziennikowy (cechy, wady, zalety).
System bezdziennikowy (cechy, wady, zalety).
Działalność uchwałodawcza
Co to jest sesja i jakie są jej rodzaje?
Opisz rolę przewodniczącego w prowadzeniu posiedzeń rady gminy?
Wymień i opisz rodzaje wypowiedzi podczas sesji rady gminy?
Wypowiedzi merytoryczne - statut określa zwykle czas na wystąpienia radnych o charakterze merytorycznym przyznając im od 2 do 5 minut na wypowiedź. Są to wnioski merytoryczne składane podczas dyskusji nad projektem uchwały, radni wygłaszają je zwykle w kolejności zgłoszeń, a jeśli nie zostali zgłoszeni do dyskusji to zwykle nie przysługuje im prawo wypowiedzi, chyba, że zaistnieją szczególne okoliczności i wówczas może przysługiwać prawo zabrania głosu poza kolejnością (np. wójt, skarbnik czy osoba zaproszona w związku z realizowanym na sesji punktem obrad)
Wnioski formalne - trwające zwykle około 1 minuty, zgłaszane mogą być podczas trwania całości sesji, a nawet po zamknięciu dyskusji. Wnioski formalne muszą być poddane pod głosowanie.
Wnioski ad vocem - odnoszą się bezpośrednio do wypowiedzi innych osób (przedmówców) lub są formą realizacji prawa do repliki. W statutach przewidziane są dla nich odrębne limity czasowe. Możliwe są do czasu zamknięcia dyskusji. Wypowiedź musi odnosić się do wypowiedzi przedmówcy i być z nią bezpośrednio związana.
Wymień przynajmniej 4 przykłady wniosków formalnych?
Do wniosków formalnych zalicza się m.in.:
- wniosek o stwierdzenie quorum
- wniosek o przeprowadzenie głosowania
- wniosek o wyłączenie radnego
- wniosek o dodanie jakiegoś punktu do porządku dziennego
- wniosek o dokonanie zmiany w porządku obrad
- wniosek o zarządzenie przerwy
- wniosek o ograniczenie czasu wypowiedzi czy dyskusji
- wniosek o zakończenie dyskusji
- wniosek o podjęcie uchwały
- wniosek o głosowanie bez dyskusji
- wniosek o ponowne przeliczenie głosów
- wniosek o przerwanie, odroczenie lub zamknięcie posiedzenia (o ile statut przewiduje taką możliwość)
Opisz co to jest kworum oraz sposoby głosowania i rodzaje większości?
Quorum - to absolutna, matematycznie określona liczba członków organu kolegialnego, których obecność jest konieczna, by podmiot mógł podejmować skuteczne decyzje. W przypadku rady gminy jest to połowa ustawowego składu rady. Jeśli np. rada gminy liczy 15 radnych ustawowych to quorum stanowi 8 radnych. W przypadku nieparzystej liczby radnych quorum zaokrągla się „w górę”. Quorum liczy się od ustawowej liczby radnych, a nie od faktycznego składu jeśli np. któryś radny złoży mandat. Quorum odnosi się do liczby radnych znajdujących się faktycznie na sali obrad, a nie wpisanych na listę obecności. Nad istnieniem quorum winien czuwać przewodniczący, ale wniosek o sprawdzenie quorum może wnieść też każdy radny. W przypadku braku quorum można zarządzić przerwę w obradach w celu zwołania brakujących radnych, jeśli to nie przyniesie rezultatu, sesję należy zamknąć. Rozstrzygnięcia podjęte przy braku quorum nie wywołują skutków prawnych. Przy podejmowaniu uchwały przewodniczący powinien wskazać istnienie quorum.
Sposoby głosowania:
- jawne, możemy tu wyodrębnić głosowanie jawne lub głosowanie jawne imienne.
Głosowanie jawne - radni głosują jawnie, ale nie rejestruje się sposobu głosowania przez poszczególnych radnych, nie można go więc później odtworzyć.
Głosowanie jawne imienne - odbywa się przez wpisanie do protokołu sposobu głosowania przez poszczególnych radnych i jest zapisywane. Zapis jest przechowywany lub dołączany do protokołu. Wiadomo kto jak głosował. W taki sposób głosuje się np. w sprawie nieudzielania wójtowi absolutorium oraz o przeprowadzeniu referendum w sprawie odwołania wójta z przyczyny innej niż nieudzielenie absolutorium.
- tajne
Głosowanie tajne - musi zapewnić możliwość głosowania w sposób anonimowy bez ingerencji z zewnątrz. Taki sposób głosowania odnosi się wyłącznie do spraw personalnych.
Rodzaje większości:
- zwykła większość głosów - dla przegłosowania uchwały wystarczy, by było więcej głosów „za” niż „przeciw”, „wstrzymujących się” nie bierze się pod uwagę.
- bezwzględna większość głosów:
* przy parzystej liczbie głosujących 50%+1 głos, czyli np. 14 radnych - 8 musi głosować „za”, w przypadku 10 radnych - 6 głosów „za”.
* przy nieparzystej liczbie głosujących bezwzględna większością głosów jest pierwsza liczba naturalna przewyższająca połowę ważnie oddanych głosów, czyli np. przy 15 głosujących głosów „za” musi być 8.
- bezwzględna większość ustawowego składu rady - zobacz quorum. Np. przy radzie liczącej 15 radnych bezwzględna większość ustawowego składu rady zostanie osiągnięta, gdy za wnioskiem będzie głosowało minimum 8 radnych. Przy obecności 15 radnych - 8 głosów „za”, przy obecności 10 radnych - 8 głosów „za”, przy obecności 8 radnych - również 8 głosów „za”, a więc jednomyślność.
Ustawa archiwalna
Co to są materiały archiwalne i jak się je oznacza?
Materiały archiwalne podlegają wieczystemu przechowywaniu. Posiadają wartość i znaczenie dla cywilizacji. O zaliczeniu do materiałów archiwalnych decyduje kategoria archiwalna.
Co to jest dokumentacja niearchiwalna?
Ma czasowe znaczenie praktyczne. Podlegają brakowaniu, czyli ich niszczeniu, oczywiście po określonej ilości lat. O zaliczeniu do dokumentacji niearchiwalnej decyduje kategoria archiwalna.
Kategoria archiwalna wskazuje, czy dokument ma wartość historyczną i jak długo oraz w jaki sposób jest przechowywany.
Co wchodzi w skład narodowego zasobu archiwalnego i jakie są jego cechy?
Jakie są cechy państwowego zasobu archiwalnego?
Jakie są cechy niepaństwowego zasobu archiwalnego?
Co to jest sieć archiwalna i co wchodzi w jej skład?
Sieć archiwalna - organizacja i rozmieszczenia archiwów na określonym terytorium zgodnie z ustrojem, strukturą i organizacja terytorialną władz, w których gestii znajdują się archiwa wchodzące w skład danej sieci archiwalnej
Co to jest archiwum zakładowe?
Archiwum zakładowe - dawniej składnica akt) komórka organizacyjna w urzędzie/ instytucji/ przedsiębiorstwie/ organizacji społecznej zajmująca się przejmowaniem materiałów archiwalnych niepotrzebnych do bieżącego urzędowania (działalności) i czasowym ich przechowywaniem, ewidencjonowaniem, udostępnianiem, brakowaniem oraz przekazywaniem materiałów zasługujących na trwałe przechowywanie do właściwego archiwum
Nowa instrukcja kancelaryjna i rozporządzenie (bez systemu tradycyjnego)
Co to jest Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt?
Jakie elementy zawiera JRWA ?
Jak postępować z aktami spraw jeszcze nie zakończonych po wprowadzeniu nowej instrukcji?
7. Z dokumentacja spraw niezakończonych, po wskazaniu systemu EZD jako podstawowego systemu dokumentowania przebiegu załatwiania spraw, postępuje się następująco:
zakłada się nową sprawę, odnotowując znak sprawy niezakończonej w aktach nowej sprawy i znak nowej sprawy w aktach sprawy niezakończonej, w sposób umożliwiający odnalezienie wzajemnie powiązanych akt spraw, albo
prowadzi się akta sprawy dalej w systemie tradycyjnym aż do zakończenia sprawy, a odwzorowania cyfrowe z napływających przesyłek powiązanych z takimi aktami sprawy traktuje się jak dokumentację nietworzącą akt sprawy o kategorii archiwalnej Bc lub B5, jeśli były dekretowane tylko elektronicznie.
8. Wyboru, o którym mowa w ust. 7, dokonuje kierownik komórki organizacyjnej, przekazując niezwłocznie informację archiwiście.
§ 28. 1. Sprawę niezakończoną ostatecznie w ciągu roku załatwia się w latach kolejnych bez zmiany dotychczasowego jej znaku. Elementy znaku sprawy pozostają niezmienne.
Na czym polega wybór systemu (sposobu) wykonywania czynności kancelaryjnych?
§ 1.2. Czynności kancelaryjne są wykonywane w systemie tradycyjnym lub w systemie EZD. 3. Kierownik podmiotu wskazuje, który ze sposobów wykonywania czynności kancelaryjnych, o których mowa w ust. 2, jest podstawowym sposobem dokumentowania przebiegu załatwiania spraw dla danego podmiotu. 4. Po wskazaniu systemu EZD jako podstawowego sposobu dokumentowania przebiegu załatwiania spraw ponowne wskazanie systemu tradycyjnego jest niedopuszczalne. 5. Dokonując wyboru systemu, kierownik podmiotu może wskazać wyjątki od podstawowego sposobu dokumentowania przebiegu załatwiania spraw przez określenie klas z wykazu akt, których będą one dotyczyć, oraz wskazanie, w jakim systemie będą prowadzone. 6. Wyjątki od podstawowego sposobu dokumentowania spraw wskazuje się, jeżeli:
1) przepisy prawa ustalają sposób dokumentowania przebiegu załatwiania spraw dla określonych rodzajów dokumentacji, a ten sposób jest sprzeczny z dokonanym przez kierownika podmiotu wyborem systemu; 2) szczegółowe procesy przebiegu załatwiania spraw dla wykonywania określonych, masowo realizowanych, elektronicznych usług publicznych zostały zdefiniowane i wdrożone w:
a) instrukcji wewnętrznej zatwierdzonej przez kierownika podmiotu, w przypadku gdy usługa realizowana jest tylko przez ten podmiot,
b) instrukcji opracowanej w porozumieniu między podmiotami uczestniczącymi w procesie realizacji usługi publicznej i zatwierdzonej przez kierowników wszystkich podmiotów uczestniczących w realizacji usługi - w przypadku gdy usługa jest świadczona przez kilka podmiotów;
3) istnieją ważne przyczyny organizacyjne i techniczne uniemożliwiające stosowanie podstawowego sposobu prowadzenia spraw.
Co to znaczy, że system kancelaryjny jest podstawowy?
System jest podstawowy, jeśli zostanie wybrany przez kierownika podmiotu. Kierownik podmiotu wskazuje, który ze sposobów wykonywania czynności kancelaryjnych jest podstawowym sposobem dokumentowania przebiegu załatwiania spraw dla danego podmiotu. Może wybrać system tradycyjny albo system EZD.
Dotychczasowa instrukcja kancelaryjna przewidywała możliwość wykorzystania informatyki, czy to to samo co system EZD?
Nie jest to to samo.
Kiedy należy wskazać wyjątki od podstawowego sposobu dokumentowania spraw w urzędzie?
Patrz pytanie czwarte.
Na czym polega zasada spójności?
Kto sprawuje nadzór nad wykonywaniem czynności kancelaryjnych i co należy do tego nadzoru?
§ 2.1. Nadzór ogólny nad prawidłowym wykonywaniem czynności kancelaryjnych w podmiocie należy do obowiązków kierownika podmiotu.
2.2. Do bieżącego nadzoru nad prawidłowością wykonywania czynności kancelaryjnych, w szczególności w zakresie doboru klas z wykazu akt do załatwianych spraw, właściwego zakładania spraw i prowadzenia akt spraw, kierownik podmiotu wyznacza koordynatora czynności kancelaryjnych.
2.3. Funkcję, określoną w ust. 2, powierza się archiwiście.
Jaki system kancelaryjny obowiązuje w podmiocie i co on oznacza?
§ 3. W podmiocie obowiązuje bezdziennikowy system kancelaryjny, oparty na wykazie akt.
W oparciu o jakie kryterium dzieli się dokumentacje w podmiocie?
§ 4. Dokumentacja nadsyłana i składana w podmiocie oraz w nim powstająca dzieli się ze względu na sposób jej rejestrowania i przechowywania na:
tworzącą akta spraw
nie tworzącą akt spraw
Co to jest znak sprawy i jakie elementy powinien zawierać?
§ 5.2. Znak sprawy jest stałą cechą rozpoznawczą całości akt danej sprawy.
3. Znak sprawy zawiera następujące elementy:
1) oznaczenie komórki organizacyjnej;
2) symbol klasyfikacyjny z wykazu akt;
3) kolejny numer sprawy, wynikający ze spisu spraw;
4) cztery cyfry roku kalendarzowego, w którym sprawa się rozpoczęła.
4. Poszczególne elementy znaku sprawy umieszcza się w kolejności, o której mowa w ust. 3 i oddziela się kropką w następujący sposób: ABC.123.77.2011, gdzie:
1) ABC to oznaczenie komórki organizacyjnej;
2) 123 to symbol klasyfikacyjny z wykazu akt;
3) 77 to liczba określająca siedemdziesiątą siódmą sprawę rozpoczętą w 2011 r. w komórce organizacyjnej oznaczonej ABC, w ramach symbolu klasyfikacyjnego 123;
4) 2011 to oznaczenie roku, w którym sprawa się rozpoczęła.
5. Oznaczenie komórki organizacyjnej, stanowiące element znaku sprawy, może być przyporządkowane w jednym roku kalendarzowym tylko do jednej komórki organizacyjnej, niezależnie od zmian organizacyjnych w podmiocie.
6. Jeżeli zachodzi potrzeba wydzielenia określonych spraw z danej klasy w wykazie akt w osobne zbiory, to dla danego numeru sprawy, o którym mowa w ust. 3 pkt. 3, który jest podstawą wydzielenia grupy spraw, zakłada się oddzielny spis spraw. W takim przypadku znak sprawy konstruuje się następująco:
1) oznaczenie komórki organizacyjnej; np. ABC;
2) symbol klasyfikacyjny z wykazu akt; np. 123;
3) kolejny numer sprawy, pod którym dokonano wydzielenia grupy spraw; np.78, gdzie 78 to liczba określająca siedemdziesiątą ósmą sprawę będącą podstawą wydzielenia grupy spraw w 2011 roku w komórce organizacyjnej oznaczonej ABC, w ramach symbolu klasyfikacyjnego 123;
4) kolejny numer sprawy, wynikający ze spisu spraw założonego do numeru sprawy, która jest podstawą wydzielenia; np. 2, gdzie 2 to liczba określająca drugą sprawę w ramach grupy spraw oznaczonej liczbą siedemdziesiąt osiem;
5) cztery cyfry roku kalendarzowego, w którym sprawa się rozpoczęła. Np. 2011.
W takim przypadku poszczególne elementy znaku sprawy, o którym mowa w tym ustępie, oddziela się kropką w następujący sposób: ABC.123.78.2.2011.
8. Oznaczając pismo znakiem sprawy, można po znaku sprawy umieścić symbol prowadzącego sprawę, oddzielając go od znaku sprawy kropką w następujący sposób: ABC.123.78.2011.JK2, gdzie „JK2” jest symbolem prowadzącego sprawę, dodanym do znaku sprawy.
Na czym polega utworzenie podteczki?
Znaki spraw można rozbudowywać. Rozbudowa znaku sprawy może być powiązana z utworzeniem podteczki. Tworzy się je w sytuacji, gdy zachodzi potrzeba wydzielenia określonych spraw z teczki w osobne zbiory ze względu na znaczną liczbę spraw określonego rodzaju o jednorodnym charakterze. Podteczki otrzymują znak akt macierzystej teczki, założonej wg JRWA, otrzymują również hasło z dodaniem nazwy sprawy wydzielonej. Podteczki zakłada się w układzie alfabetycznym bądź w układzie numerowym. W przypadku założenia podteczki zakłada się dla niej oddzielny spis spraw.
Co to pieczęć wpływu i jakie elementy można z niej wyczytać?
§ 7.6) Pieczęć wpływu - odcisk pieczęci lub nadruk umieszczony na przesyłkach wpływających na nośniku papierowym, zawierający co najmniej:
- nazwę podmiotu,
- nazwę punktu kancelaryjnego,
- datę wpływu,
- a także miejsce na umieszczanie numeru z rejestru przesyłek wpływających
i ewentualnie
- informację o liczbie załączników.
Co to jest dekretacja i jakie są jej rodzaje oraz czym różni się od akceptacji?
§ 7.2) dekretacja - oznacza adnotację umieszczoną na piśmie lub do niego dołączaną, zawierającą wskazanie osoby lub komórki organizacyjnej, wyznaczonej do załatwienia sprawy, która może zawierać dyspozycje co do terminu i sposobu załatwienia sprawy
3) dekretacja zastępcza - adnotacja umieszczana na piśmie, odzwierciedlająca treść dekretacji dołączonej do pisma zarejestrowanego w systemie teleinformatycznym służącym do wspomagania procesu obiegu dokumentacji w systemie tradycyjnym i potwierdzona podpisem odręcznym przez osobę przenoszącą treść dekretacji na pismo;
1) akceptacja - wyrażenie zgody przez osobę uprawnioną dla sposobu załatwienia sprawy, aprobatę treści pisma.
Co to znaczy, że akta spraw są „odmiejscowione”?
W przypadku stosowania systemu EZD akta sprawy są z założenia odmiejscowione, czyli
mogą być udostępnione bez przeszkód dowolnej komórce organizacyjnej, jeśli zachodzi
potrzeba konsultacji, opinii itd.
Jakie w szczególności czynności wykonuje się w systemie EZD?
§ 10. W systemie EZD wszystkie czynności kancelaryjne oraz ich dokumentowanie wykonuje się w ramach systemu, w szczególności dotyczy to:
prowadzenia rejestru przesyłek wpływających i wychodzących oraz spisy spraw;
wykonywania dekretacji;
wykonywania akceptacji, w szczególności przez podpisanie dokumentów elektronicznych odpowiednim podpisem elektronicznym, jeśli odrębne przepisy określają, jakiego rodzaju podpisu elektronicznego wymienionego w przepisach o podpisie elektronicznym wymaga się do podpisania danego pisma.
prowadzenia możliwych do zrealizowania w systemie EZD, innych potrzebnych rejestrów lub ewidencji, z wyłączeniem rejestrów lub ewidencji prowadzonych w dedykowanych do załatwiania określonych rodzajów spraw systemach teleinformatycznych innych niż EZD;
gromadzenia w przyporządkowanych do właściwych spraw, wszelkich dokumentów elektronicznych mających znaczenie dla udokumentowania sposobu załatwiania tych spraw.
Na czym polega wykonywanie akceptacji w systemie EZD?
§ 12. Akceptacje i dekretacje wykonywane w ramach EZD potwierdza się podpisem elektronicznym w sposób polegający na dołączeniu lub logicznym powiązaniu danych identyfikujących imię, nazwisko i stanowisko osoby dokonującej tej czynności w systemie EZD do akceptowanej lub dekretowanej treści wraz z określeniem daty wykonywania tej czynności, z zastrzeżeniem § 33 ust. 1 § 34 ust. 3.
§ 32. 1. Akceptacja projektów pism dokonywana jest wyłącznie w systemie EZD.
2. Akceptacja może być jedno- lub wielostopniowa.
3. Akceptacja wielostopniowa polega na wstępnym zaakceptowaniu pisma przez osobę nieupoważnioną do podpisania pisma i przesłaniu pisma do akceptacji kolejnej osobie aż do ostatecznego zaakceptowania pisma przez osobę upoważnioną do podpisania pisma.
4. Jeżeli projekt pisma przedstawiony do akceptacji nie wymaga poprawek, akceptujący akceptuje pismo.
5. Jeśli projekt pisma przedstawiony do akceptacji wymaga poprawek, akceptujący udziela prowadzącemu sprawę wskazówek dotyczących niezbędnych poprawek…
6. Akceptujący może także, po samodzielnym dokonaniu niezbędnych poprawek, zaakceptować poprawioną przez siebie wersję pisma.
Na czym polega wykonanie dekretacji w systemie EZD?
§ 24. 1. Przesyłki dekretuje się wyłącznie w systemie EZD.
2. Przesyłki mogą być przyjęte do załatwienia bezpośrednio przez osobę właściwą do ich dekretacji.
3. Przesyłki zadekretowane do załatwienia przez komórkę organizacyjną mogą być przyjęte do załatwienia bezpośrednio przez kierownika komórki organizacyjnej lub ponownie dekretowane w celu wskazania prowadzącego sprawę. Ponowna dekretacja nie może zmieniać dyspozycji zwierzchnika dotyczących sposobu załatwienia sprawy lub wydłużać wskazanego w pierwszej dekretacji terminu załatwienia sprawy.
4. W przypadku błędnej dekretacji zmiany dekretacji dokonuje dekretujący.
Co to są metadane?
5) metadane - czyli „dane o danych, zestaw usystematyzowanych informacji, logicznie powiązanych z przesyłką, sprawą lub inną dokumentacją, ułatwiających ich wyszukiwanie, kontrolę, zrozumienie i długotrwałe przechowanie oraz zarządzanie.
Na czym polega rejestracja przesyłki w systemie EZD?
§ 13.1. Punkt kancelaryjny rejestruje przesyłki wpływające.
2. Punkt kancelaryjny wydaje na żądanie składającego przesyłkę potwierdzenie jej otrzymania.
3. Rejestrowanie przesyłek wpływających w systemie EZD polega na przyporządkowaniu do każdej takiej przesyłki określonego zestawu metadanych opisujących przesyłkę.
4. Metadane mogą być dodawane automatycznie.
5. Metadane opisujące przesyłkę wpływającą mogą być uzupełniane w trakcie załatwiania sprawy.
6. Każda przesyłka otrzymuje w systemie EZD automatycznie nadany unikatowy w całym zbiorze przesyłek wpływających identyfikator, określany jako numer z rejestru przesyłek wpływających, prowadzonego dla danego roku kalendarzowego.
Opisz procedurę przyjmowania w systemie EZD przesyłek przychodzących drogą pocztową.
§ 14. 1. W trakcie odbioru przesyłek dostarczanych w kopertach lub paczkach punkt kancelaryjny sprawdza prawidłowość wskazanego adresu na przesyłce oraz stan jej opakowania.
2. W razie stwierdzenia uszkodzenia lub naruszenia przesyłki w stopniu, który umożliwił osobom trzecim ingerencję w zawartość przesyłki, sporządza się w obecności doręczającego adnotację na kopercie lub opakowaniu oraz na potwierdzeniu odbioru.
3. W powyższym przypadku sporządza się protokół o doręczeniu przesyłki uszkodzonej.
4. O odbiorze uszkodzonej lub naruszonej przesyłki powiadamia się niezwłocznie bezpośredniego przełożonego.
§ 15. Przesyłki mylnie doręczone zwraca się bezzwłocznie dostawcy usługi pocztowej lub przesyła bezpośrednio do właściwego adresata.
Opisz procedurę przyjmowania i rejestracji przesyłek papierowych w systemie EZD.
Patrz wyżej § 14.
§ 16. 1. Przesyłki na nośniku papierowym punkt kancelaryjny rejestruje na podstawie:
danych zawartych w treści pisma - w przypadku gdy istnieje możliwość otwarcia koperty i zapoznania się z treścią pisma;
danych na kopercie, w której są zamknięte pisma - w przypadku gdy nie ma możliwości otwarcia koperty.
2. Kierownik podmiotu określa listę rodzajów przesyłek wpływających, które nie są otwierane przez punkt kancelaryjny.
§ 17. 1. Punkt kancelaryjny po zarejestrowaniu w rejestrze przesyłek wpływających na nośniku papierowym umieszcza na przesyłce identyfikator:
na pierwszej stronie pisma - wtedy, gdy istnieje możliwość otwarcia koperty
na kopercie - wtedy, gdy nie ma możliwości otwarcia koperty.
2. Identyfikator umieszczony na przesyłce na nośniku papierowym musi być możliwy do odczytania bez potrzeby stosowania dodatkowych urządzeń technicznych.
4. Po naniesieniu na przesyłkę na nośniku papierowym identyfikatora wykonuje się pełne odwzorowanie cyfrowe (wszystkich stron z załącznikami i kopertą), z wyłączeniem przesyłek, których nie skanuje się ze względu na:
1) rozmiar strony (np. A3 i większe);
2) dużą liczbę stron;
3) treść, formę lub postać.
5. W przypadkach, o których mowa w ust. 4 wykonuje się, jeżeli to możliwe, odwzorowanie cyfrowe co najmniej pierwszej strony przesyłki i koperty, załączając w meta danych opisujących tą przesyłkę informacje o objętości (rozmiarze) przesyłki.
6. Kierownik podmiotu uwzględniając posiadane zasoby techniczne i organizacyjne, ustala listę rodzajów przesyłek, dla których nie wykonuje się odwzorowań cyfrowych całości przesyłek, wskazując wielkości graniczne parametrów, o których mowa w ust. 4.
Opisz procedurę przyjmowania i rejestracji przesyłek przekazywanych pocztą elektroniczną w systemie EZD.
§ 18. 1. Przyjmując przesyłki przekazane pocztą elektroniczną, dokonuje się wstępnej ich selekcji mającej na celu oddzielenie spamu, wiadomości zawierających złośliwe oprogramowanie i wiadomości stanowiących korespondencję prywatną.
2. Po dokonaniu selekcji przesyłki otrzymane pocztą elektroniczną dzieli się na:
1) przesyłki adresowane na skrzynkę podaną w BIP jaką właściwą do kontaktu z podmiotem;
2) przesyłki adresowane na indywidualne skrzynki poczty elektronicznej.
3. Przesyłki mająca znaczenie dla spraw załatwianych przez podmiot rejestruje się dołączając do metadanych opisujących przesyłkę odpowiednie wiadomości poczty elektronicznej wraz z załącznikami, rejestracji dokonuje punkt kancelaryjny albo prowadzący sprawę.
5. Przesyłek nieodzwierciedlających działalności podmiotu nie rejestruje się.
6. Przesyłki przekazane pocztą elektroniczną wprowadza się do systemu EZD w taki sposób, aby zachować je w postaci naturalnego dokumentu elektronicznego.
§ 19. 1. Przesyłki przekazane na elektroniczną skrzynkę podawczą dzieli się na:
przeznaczone do automatycznego rejestrowania w specjalnie przeznaczonym systemie teleinformatycznym;
pozostałe, nieprzeznaczone do automatycznego rejestrowania.
Opisz procedurę przyjmowania i rejestracji przesyłek przekazywanych na informatycznym nośniku danych.
§ 20. 1. Przesyłki przekazane na informatycznym nośniku danych dzieli się na:
1) przekazane bezpośrednio na informatycznym nośniku danych;
2) stanowiące załącznik do pisma przekazanego na nośniku papierowym.
2. Przesyłki, o których mowa w ust. 1 pkt 1, rejestruje się dołączając do metadanych
opisujących te przesyłki dokument elektroniczny przekazany na informatycznym nośniku
danych oraz UPO, jeżeli zostało wydane.
3. Pisma na nośniku papierowym, o których mowa w ust. 1 pkt 2, rejestruje się tak jak
pozostałe przesyłki w postaci papierowej, dołączając do metadanych odwzorowanie
cyfrowe pisma, a także załącznik w postaci elektronicznej zapisany na informatycznym
nośniku danych.
4. Jeżeli nie jest możliwe lub zasadne włączenie do systemu EZD przesyłki przekazanej na
informatycznym nośniku danych ze względu na jej rozmiar (na przykład materiał filmowy,
zbiór odwzorowań wieloarkuszowej mapy wykonany w dużej rozdzielczości,
oprogramowanie instalacyjne), odnotowuje się ten fakt w rejestrze przesyłek
wpływających, a następnie informatyczny nośnik danych przechowuje się w składzie
informatycznych nośników danych.
5. System EZD pozwala na wyszukanie i sporządzenie listy przesyłek na informatycznych
nośnikach danych, których nie włączono do systemu EZD, zawierającej w szczególności
wskazanie nośników, na których się one aktualnie znajdują.
6. Kierownik podmiotu uwzględniając posiadane zasoby techniczne i organizacyjne, ustala
maksymalną wielkość przesyłki przekazywanej na informatycznym nośniku danych, którą
włącza się bezpośrednio do EZD.
Na czym polega przykazywanie (rozdział) przesyłek w systemie EZD. Uwzględnij różną postać przesyłek.
§ 21. 1. Punkt kancelaryjny dokonuje rozdziału przesyłek wpisanych do rejestru przesyłek
wpływających do właściwych komórek organizacyjnych lub osób. Właściwość komórek
organizacyjnych lub osób wynika z podziału zadań i kompetencji w podmiocie.
2. Dokonywanie rozdziału przesyłek może być realizowane automatycznie w ramach
systemu EZD.
3. W przypadku błędnego rozdzielenia przesyłek odbiorca niezwłocznie przekazuje je
zgodnie z właściwością lub do punktu kancelaryjnego.
4. W przypadku przesyłek w postaci elektronicznej w całości włączonych do systemu EZD
i przesyłek na nośniku papierowym, dla których wykonano pełne odwzorowanie cyfrowe,
dokonywanie rozdziału, o którym mowa w ust. 1, następuje wyłącznie w systemie EZD,
przy czym przesyłki na nośniku papierowym przekazuje się bezpośrednio po
zarejestrowaniu do składu chronologicznego.
5. W przypadku przesyłek na nośniku papierowym, dla których nie wykonano pełnego
odwzorowania cyfrowego i przesyłek na informatycznych nośnikach danych, których nie
włączono w całości do systemu EZD, dokonywanie rozdziału, o którym mowa w ust. 1,
realizowane jest:
1) w ramach systemu EZD przez przekazanie wglądu do metadanych oraz
2) poza systemem EZD przez przekazanie brakującej treści nieznajdującej się
w systemie EZD.
6. Przekazanie przesyłek, o których mowa w ust. 5 pkt 2, jest realizowane w sposób
przyjęty w danym podmiocie.
7. Po zakończeniu sprawy:
1) przesyłki na nośniku papierowym, dla których nie wykonano pełnego
odwzorowania cyfrowego, przekazywane są do składu chronologicznego;
2) przesyłki na informatycznych nośnikach danych są przekazywane do składu
informatycznych nośników danych.
8. Do czasu zakończenia sprawy udostępnianie przesyłek, o których mowa w ust. 7, jest
realizowane w sposób przyjęty w danym podmiocie.
Co to jest i do czego służy skład chronologiczny i skład informatyczny?
10) skład chronologiczny - uporządkowany zbiór dla dokumentacji w postaci nieelektronicznej, w układzie wynikającym z kolejności wprowadzenia do systemu EZD, utworzony w podmiocie, w którym wprowadzono system EZD;
11) skład informatycznych nośników danych - uporządkowany zbiór informatycznych nośników danych zawierających dokumentację w postaci elektronicznej.
Co to jest spis spraw i jakie elementy zawiera?
Spis spraw - narzędzie w systemie EZD lub formularz w postaci papierowej w systemie tradycyjnym albo spis elektroniczny w systemie tradycyjnym, do rejestrowania spraw w obrębie klasy z wykazu akt w roku kalendarzowym w danej komórce merytorycznej.
Jakie czynności należy wykonać jeżeli sprawę załatwiono ustnie?
§ 29. Jeżeli sprawa została załatwiona ustnie, ale nie wynika to z treści przesyłki lub treści dekretacji, prowadzący sprawę:
sporządza w aktach sprawy notatkę służbową opisującą sposób załatwienia sprawy oraz
odnotowuje zakończenie sprawy w systemie EZD.
W jaki sposób można wysłać pismo do adresata?
§ 34. 1. Pisma przeznaczone do wysyłki w postaci papierowej tworzy się przez:
wydrukowanie ostatecznie zaakceptowanej wersji przeznaczonej do wysyłki;
podpisanie odręcznie wydruku.
2. Wydruk teki zawiera kompletną treść pisma wraz z pełną datą (rok, miesiąc, dzień).
4. W aktach sprawy zachowuje się wersję elektroniczną ostatecznie zaakceptowaną.
5. Dopuszcza się włączenie do akt sprawy odwzorowania cyfrowego podpisanego odręcznie pisma przeznaczonego do wysyłki.
6. Nie wykonuje się drugiego egzemplarza pisma w postaci papierowej, chyba że przepisy tego wymagają.
§ 35. Pisma przeznaczone do wysyłki w postaci elektronicznej mogą być wysyłane:
automatycznie, po ich podpisaniu podpisem elektronicznym;
przez punkt kancelaryjny;
przez pracowników upoważnionych do obsługi elektronicznych doręczeń.
§ 36. Punkt kancelaryjny dokonujący wysyłki odnotowuje w systemie EZD sposób wysłania przesyłki i uzupełnia inne metadane odnoszące się do przesyłki oraz przekazuje przesyłki do adresatów lub operatorowi pocztowemu.