Agata Mesjasz
Instytut Logistyki i Zarządzania Międzynarodowego
Wydział Zarządzania
Politechnika Częstochowska
Znaczenie informacji logistycznych w przedsiębiorstwie produkcyjnym
1. Zasoby informacyjne przedsiębiorstw
Podstawą funkcjonowania każdej organizacji jest posiadanie określonych informacji, które stanowią jej zasoby. Informacja jest czynnikiem zwiększającym wiedzę o otaczającej nas rzeczywistości. Informacje przetwarzane na potrzeby przedsiębiorstwa to przede wszystkim informacje zarządcze, a więc takie, które pozwalają na realizacje podstawowych funkcji zarządzania (planowanie, organizowanie, kierowanie, kontrolowanie). Informacja zarządcza pozwala na podjęcie decyzji na różnych poziomach zarządzania. Wyróżnia się następujące grupy informacji zarządczej:
informacja „pokrzepiająca” dotycząca bieżącej sytuacji organizacji i potwierdzająca prawidłowość funkcjonowania poszczególnych systemów przedsiębiorstwa,
informacja „rozwojowa” związana z oceną stanu i przebiegu zjawiska lub procesu oraz wykazaniem ewentualnych trudności w jego realizacji,
informacja „ostrzegawcza”, która sygnalizuje, iż wystąpiły lub mogą wystąpić określone zagrożenia w wyniku realizacji działalności organizacji,
informacja „planistyczna” określająca poziom lub stan przyszłego zjawiska lub procesu gospodarczego,
informacja „operacyjna”, która określa działanie własnej organizacji i umożliwia porównanie z działalnością innych podobnych organizacji,
informacja „opiniodawcza”, umożliwiająca analizę otoczeniu organizacji,
informacje „kontrolowane”, informacje o działalności organizacji przekazywane na potrzeby otoczenia.
Informacja zarządcza umożliwia zatem analizę, ocenę, koordynowanie i wspieranie aktywności przedsiębiorstwa, a tym samym zapewnia sprawność procesu tworzenia wartości organizacji, a więc procesu produkcyjnego. Przedsiębiorstwo funkcjonuje w zmiennym otoczeniu, powinno być zatem elastyczne i otwarte na zmiany. Z definicji organizacji elastycznej wynika, iż jej struktura umożliwia swobodny przepływ informacji, zasobów pomysłów i energii. Informacja jest niezbędna w procesie dostosowania polityki przedsiębiorstwa do wymogów zmieniającego się otoczenia.
2. Przepływy informacyjne w systemie logistycznym przedsiębiorstwa produkcyjnego
Szczególnym rodzajem informacji jest informacja dla logistyki, która umożliwia realizację głównych zadań systemu logistycznego. System logistyczny przedsiębiorstwa produkcyjnego obejmuje wszystkie procesy związane z organizowaniem, planowaniem, kontrolą i zrealizowaniem przepływu dóbr rzeczowych od momentu pozyskania ich przez przedsiębiorstwo, poprzez produkcję i dystrybucję do końcowego konsumenta, aby zaspokoić potrzeby zgodne z wymaganiami rynku przy minimum kosztów i minimum użytego materiału. Informacja logistyczna dostarczana jest przez system informacyjny logistyki, który zapewnia aktualność, dostępność, powszechność i kompatybilność informacji w ramach każdego z procesów logistycznych. System informacyjny umożliwia zatem koordynowanie i wspomaganie procesów zachodzących w systemie logistycznym.
Jakość decyzji logistycznych zależy w dużej mierze od wartości użytkowej informacji pozyskiwanych, gromadzonych, przetwarzanych i przesyłanych w ramach systemu logistycznego przedsiębiorstwa. O wartości użytkowej informacji decydują cechy takie jak: aktualność, relewantność, kompletność, przyswajalność i wiarygodność. Definicje oraz przykładowa charakterystyka poszczególnych cech ze względu na wymagania stawiane przedsiębiorstwu produkcyjnemu przedstawione zostały w tabeli 1.
Tabela 1 Cechy wartości użytkowej informacji na potrzeby logistyki w przedsiębiorstwie produkcyjnym
Cecha |
Definicja |
Przykłady |
aktualność |
Monotonicznie nierosnąca funkcja opóźnienia, z jakim informacja dociera do decydenta. |
|
relewantność |
Zgodność informacji z potrzebą użytkownika. |
|
kompletność |
Różnica między informacją źródłową a informacją otrzymaną przez użytkownika. |
|
przyswajalność |
Przydatność informacji do bezpośredniego wykorzystania przez decydenta. |
|
wiarygodność |
Zgodność informacji z opisanym przez nią stanem obiektu. |
|
Źródło: opracowanie własne
Sprawnie funkcjonujący system informacyjny zwiększa efektywność działania systemów logistycznych dzięki temu, iż zapewnia dostęp do informacji o wysokiej wartości użytkowej. Informacja ta umożliwia realizację celu ogólnego systemu logistycznego, którym jest realizacja popytu na rynku przy optymalnych kosztach. Informacje logistyczne są więc niezbędne do analizy, oceny, a tym samym do podjęcia odpowiednich decyzji, celem realizacji zadań logistyki.
3. Analiza potrzeb informacyjnych w zakresie logistyki przedsiębiorstwa produkcyjnego
W celu identyfikacji i pozyskania informacji logistycznych należy dokonać analizy zarówno zapotrzebowania na informacje, jak i podaży informacji. Celem analizy zapotrzebowania na informacje jest specyfikacja informacji, które są niezbędne do analizy i oceny funkcjonowania systemu logistycznego. Analiza podaży informacji umożliwia natomiast identyfikację informacji posiadanych przez decydenta, a więc dostępnych w określonej formie w systemie logistycznym. Poszczególne obszary funkcjonalne logistyki są wspierane przez różne informacje. Jako źródła informacji logistycznej można wyróżnić między innymi:
ewidencję zamówień i dostaw,
ewidencje kosztów,
statystykę magazynową,
statystykę kadrową,
oceny ekspertów,
ewidencję sprzedaży,
benchmarking,
wywiady, badania ankietowe,
opinie klientów.
Źródła te powinny dostarczać informacji odnośnie następujących systemów i procesów zachodzących w ich ramach: zarządzania magazynem, planowania tras przewozu, zarządzania transportem, planowania i sterowania produkcją, zarządzania personelem, finansowy, opracowywania zamówień. Ponadto informacje te powinny umożliwić:
określenie infrastruktury, czyli jednostek i obiektów uczestniczących w danym procesie oraz ich powiązań z jednostkami i obiektami zewnętrznymi,
przygotowanie do rozpoczęcia procesu, a więc rozmieszczenie i stany poszczególnych obiektów logistyki w ramach danego procesu, określenie sposobu komunikowania się i wyznaczenie zakresu obowiązków,
opracowanie wzorcowego przebiegu danego procesu oraz określenie sposobu działania w przypadku, gdy przebieg procesu utraci swój wzorcowy charakter,
opracowywania wyników i wniosków rejestrowanych w trakcie realizacji procesu oraz sporządzanych na potrzeby sprawozdawczości.
Sprawnie funkcjonujący system informacyjny na potrzeby logistyki przyczynia się do właściwego rozpoznawania problemów decyzyjnych, projektowania systemów działania, wyboru sposobu działania i realizacji i kontroli dokonanego wyboru nie tylko w całym systemie logistycznym przedsiębiorstwa, ale i w poszczególnych jego częściach. W systemie logistycznym można wyróżnić wiec systemy informacyjne, które wspierają pojedyncze procesy: procesy zaopatrzenia, produkcji, dystrybucji. Celem jest stworzenie zintegrowanego systemu informacyjnego, który podniósłby sprawność i wydajność kanałów logistycznych. Pożądana jest tutaj zarówno integracja pozioma, jak i pionowa. Bazą zintegrowanego magazynowania, przetwarzania i przesyłania informacji w ramach systemu informacyjnego jest zintegrowany strumień informacji, który obejmuje wszystkie części systemu logistycznego. Wyróżnia się dwie formy strumieni informacyjnych: konwencjonalną (tradycyjną) i elektroniczną. Do konwencjonalnej formy strumieni informacyjnych zalicza się zarówno manualny sposób wymiany informacji: list pocztowy, telefax, fax, telefon, jak i formy wspomagane techniką komputerową, jak: dyskietka, taśma magnetyczna, dysk optyczny i magnetooptyczny. Elektroniczną formą jest technologia transferu danych EDI.
Strumienie informacji posiadają pewne cechy, które umożliwiają ich integrację. Do cech tych zalicza się:
technologię informatyczną, która umożliwia wspieranie procesów logistycznych w systemie logistycznym przez software i hardware,
gotowość przepływu informacji, która obejmuje zaangażowanie w proces wymiany informacji i dostępne formy wymiany informacji,
zdolność przepływu informacji, dzięki której informacje są pełne, przesyłane na czas, a koszt przesyłania informacji jest niski.
Cechy te pozwalają optymalnie kształtować przepływy informacyjne w systemie logistycznym przedsiębiorstwa.
Poprawne funkcjonowanie systemu dostarczającego informacje logistyczne oraz zapewniającego właściwy ich przepływ może przynieść wymierne efekty takie jak: zwiększenie jakości oferowanych dóbr i usług, redukcja zapasów, wzrost stopnia obsługi klienta poprzez krótszy czas realizacji zadań, redukcja kosztów - również kadrowych (rys. 1).
Rys. 1 Efekty poprawnego funkcjonowania systemu informacyjnego na potrzeby logistyki
Źródło: Lorenzen K. D.: Logistik-Kostenrechnung. Die vergessene Grundlage eines effektiven Logistik-Managements, Deutscher Betriebswirte-Verlag, Gernsbach 1998, s. 119
Efekty funkcjonowania systemu informacji logistycznej mogą zatem przynieść efekty podstawowe wyrażające się głównie w oszczędnościach przy przetwarzaniu danych, jak i wysoką jakością danych. Efekty wtórne związane są przede wszystkim z planowaniem, kierowaniem i kontrolą przepływu dóbr rzeczowych w systemie logistycznym.
4. Obszary logistycznej działalności przedsiębiorstwa wspierane przez informacje logistyczne
Informacje logistyczne wspierają różne obszary procesów logistycznych, pomagając osiągnąć cele systemu logistycznego, które muszą być zgodne z zadaniami określonymi dla całego przedsiębiorstwa. Obszary procesów logistycznych wyodrębniane są w przedsiębiorstwie produkcyjnym przede wszystkim na podstawie dwóch kryteriów: fazy przepływu i funkcjonalnego. Według fazy przepływu wyróżnia się procesy dotyczące zaopatrzenia, produkcji, dystrybucji i zagospodarowywania odpadów, według kryterium funkcjonalnego - procesy dotyczące obsługi zamówień, gospodarki magazynowej, magazynu, opakowań i transportu. Dla tak określonych obszarów procesów logistycznych informacje logistyczne mogą być miernikami uwzględniającymi ekonomiczne aspekty procesów logistycznych, wśród których rozróżnia się mierniki: strukturalne, produktywności, gospodarności i jakościowe. Mierniki logistyczne są wielkościami informacyjnymi wyrażonymi w jednostkach bezwzględnych, nie służą zatem do ocen. Są one jednak podstawą do tworzenia wskaźników wyrażonych w jednostkach względnych i mających charakter oceniający, porównawczy. W tabeli 2 przedstawiono zestawienie przykładowych informacji, będących miernikami procesów logistycznych, dla poszczególnych obszarów działalności przedsiębiorstwa. Mierniki te są ważnymi informacjami wspomagającymi proces podejmowania decyzji. Świadczą one o skutkach działalności przedsiębiorstwa i są podstawą do podejmowania odpowiednich decyzji dotyczących poszczególnych systemów logistycznych. W tabeli 3 przedstawiono przykładowe obszary logistyki zaopatrzenia, produkcji, dystrybucji i rodzaje decyzji wspomaganych przez informacje logistyczne. Dotyczą one przede wszystkim planowania zapasów, produkcji i zapewnienia realizacji zapotrzebowania rynku na produkty gotowe. Są to podstawowe decyzje logistyczne, które mają na celu zrealizowanie popytu na rynku przy możliwie najniższych kosztach. Informacje logistyczne dotyczące wielkości i struktury popytu, rozproszenia i koncentracji dostawców i nabywców, konkurencji, możliwości produkcyjnych, wymagań klientów odnośnie poziomu obsługi są niezbędne do efektywnego kształtowania procesów logistycznych.
Tabela 2 Przykładowe mierniki uwzględniające ekonomiczne aspekty procesów gospodarczych w przedsiębiorstwie produkcyjnym
|
Obszary procesów logistycznych |
Mierniki strukturalne |
Mierniki produktywności |
Mierniki gospodarności |
Mierniki jakościowe |
Fazy |
Zaopatrzenie |
|
|
|
|
|
Produkcja |
|
|
|
|
|
Dystrybucja |
|
|
|
|
|
Gospodarka odpadami |
|
|
|
|
Funkcje |
Obsługa zamówień |
|
|
|
|
|
Gospodarka magazynowa |
|
|
|
|
|
Magazyn |
|
|
|
|
|
Opakowania |
|
|
|
|
|
Transport |
|
|
|
|
Źródło: opracowanie własne na podstawie Nowicka-Skowron M.: Efektywność systemów logistycznych, PWE, Warszawa 2000, s. 130,131
Tabela 3 Decyzje wspomagane przez informację logistyczną w przedsiębiorstwie produkcyjnym
Wspieranie decyzji dotyczących logistyki zaopatrzenia w zakresie: |
Wspomaganie decyzji dotyczących logistyki produkcji w zakresie: |
Wspomaganie decyzji dotyczących logistyki dystrybucji w zakresie: |
|
|
|
Źródło: opracowanie własne
5. Podsumowanie
Informacja logistyczna jest niezbędna dla prawidłowego funkcjonowania systemu logistycznego przedsiębiorstwa. Jest ona podstawą dokonywania analizy i oceny funkcjonowania przedsiębiorstwa. Tym samym umożliwia wykrycie błędów w przebiegu procesów logistycznych i umożliwia określenie pożądanych ich stanów. Informacja pozwala na dostosowanie się przedsiębiorstwa do wymogów otoczenia. Właściwe kształtowanie strumieni informacji sprawia, że jej przepływ jest szybki, a tym samym wzrasta jej aktualność. Podstawowym zadaniem systemów informacyjnych zapewnianie informacji o wysokiej wartości użyteczności, w celu wspomagania procesu decyzyjnego w przedsiębiorstwie.
Literatura:
Bukowski L., Problemy przetwarzania informacji logistycznych w zintegrowanych systemach produkcyjnych, w: Wybrane zagadnienia logistyki stosowanej, Materiały VII Konferencji Logistyki Stosowanej - Total Logistic Management, Oficyna Wydawnicza TEST, Kraków 2004
Henning R., Ökonomische und ökologische Effekte von „Just-In-Time” - Konzepten am Beispiel der deutschen Reifenindustrie, Peter Lang Europäische Verlag der Wissenschaften, Frnakfurt am Main 1994
Kisielnicki J., Sroka H., Systemy informacyjne biznesu, Agencja Wydawnicza „Placet”, Warszawa 1999
Kowalska K., Zastosowanie systemu mierników w controllingu logistycznym, Biblioteka Logistyka, Poznań 1998
Krawczyk S., Zarządzanie procesami logistycznymi, PWE, Warszawa 2001
Lorenzen K. D., Logistik-Kostenrechnung. Die vergessene Grundlage eines effektiven Logistik-Managements., Deutscher Betriebswirte-Verlag, Gernsbach 1998
Mesjasz A., Poprawa konkurencyjności przedsiębiorstwa poprzez właściwe zarządzanie informacją, w: Moszkowicz K., Olszewska B. (red.): Zarządzanie strategiczne w teorii i praktyce, Prace Naukowe Akademii Ekonomicznej we Wrocławiu Nr 951, Wrocław 2002
Nowicka-Skowron M., Efektywność systemów logistycznych, PWE, Warszawa 2000
Pfohl H.-Ch., Informationsfluss in der Logistikkette, Erich Schmidt Verlag GmbH & Co., Berlin 1997
Pfohl H.-Ch., Systemy logistyczne, Biblioteka Logistyka, Poznań 1998
Szczepańska B., Znaczenie wiedzy i informacji w zintegrowanym systemie zarządzania, w: Borowiecki R., Kwieciński M. (red.), Informacja i wiedza w zintegrowanym systemie zarządzania, Kantor Wydawniczy „Zakamysze”, Zakamycze 2004
Twaróg J., Mierniki i wskaźniki logistyczne, Biblioteka Logistyka, Poznań 2003
Kisielnicki J., Sroka H.: Systemy informacyjne biznesu, Agencja Wydawnicza „Placet”, Warszawa 1999, s. 13
Kisielnicki J., Sroka H.: Systemy informacyjne biznesu, Agencja Wydawnicza „Placet”, Warszawa 1999, s. 15
Mesjasz A.: Poprawa konkurencyjności przedsiębiorstwa poprzez właściwe zarządzanie informacją, w: Moszkowicz K., Olszewska B. (red.): Zarządzanie strategiczne w teorii i praktyce, Prace Naukowe Akademii Ekonomicznej we Wrocławiu Nr 951, Wrocław 2002, s. 160
Szczepańska B.: Znaczenie wiedzy i informacji w zintegrowanym systemie zarządzania, w: Borowiecki R., Kwieciński M. (red.): Informacja i wiedza w zintegrowanym systemie zarządzania, Kantor Wydawniczy „Zakamysze”, Zakamycze 2004, s. 43
Henning R.: Ökonomische und ökologische Effekte von „Just-In-Time” - Konzepten am Beispiel der deutschen Reifenindustrie, Peter Lang Europäische Verlag der Wissenschaften, Frnakfurt am Main 1994, s. 71
Bukowski Lech: Problemy przetwarzania informacji logistycznych w zintegrowanych systemach produkcyjnych, w: Wybrane zagadnienia logistyki stosowanej, Materiały VII Konferencji Logistyki Stosowanej - Total Logistic Management, Oficyna Wydawnicza TEST, Kraków 2004, s. 223
Definicje podano za Bukowski Lech: Problemy przetwarzania informacji logistycznych…, op.cit., s. 223-224
Nowicka-Skowron M.: Efektywność systemów logistycznych, PWE, Warszawa 2000, s, 56
Lorenzen K. D.: Logistik-Kostenrechnung. Die vergessene Grundlage eines effektiven Logistik-Managements., Deutscher Betriebswirte-Verlag, Gernsbach 1998, s. 108
Krawczyk S.: Zarządzanie procesami logistycznymi, PWE, Warszawa 2001, s., 128
Phol H.-Ch.: Informationsfluss in der Logistikkette, Erich Schmidt Verlag GmbH & Co., Berlin 1997, s. 12
Phol H.-Ch.: Informationsfluss in der Logistikkette, Erich Schmidt Verlag GmbH & Co., Berlin 1997, s. 15
Pfohl H.-Ch.: Systemy logistyczne, Biblioteka Logistyka, Poznań 1998, s. 72, 176
Kowalska K.: Zastosowanie systemu mierników w controllingu logistycznym, Biblioteka Logistyka, Poznań 1998, s. 58
Twaróg J.: Mierniki i wskaźniki logistyczne, Biblioteka Logistyka, Poznań 2003, s. 25
Redukcja kosztów
Oszczędności kadrowe
Krótszy czas realizacji
Redukcja zapasów
Wysoka jakość
Efektywne planowanie, kierowanie i kontrola
Szczegółowość
Rzetelność
Aktualność
Majątek przedsiębiorstwa
Personel
Wysoka jakość danych
Oszczędności przy przetwarzaniu danych
Efekty wtórne
Efekty podstawowe