Systemy informatyczne w przedsiębiorstwach

Celem mojej pracy jest omówienie programu wspierającego prace Ośrodków Pomocy Społecznej „POMOST”

Pomoc Społeczna to sfera działalności polityki społecznej mająca na celu wspomaganie osób i rodzin w przezwyciężaniu trudnych sytuacji życiowych. Do zadań pomocy społecznej należy: diagnoza zagrożeń społ. i sytuacji rodzin, przyznawanie i wypłacanie świadczeń pieniężnych, przyznawanie świadczeń rzeczowych, organizacja usług opiekuńczych w miejscu zamieszkania i placówkach opiekuńczych, prowadzenie pracy socjalnej; pomoc społeczna jest działem zabezpieczenia społecznego, gdzie prawo do świadczeń nie ma charakteru roszczeniowego, a decyzje instytucji pomocy społecznej mają charakter adm. i są każdorazowo uzależnione od potrzeb osób ubiegających się o pomoc.

Najważniejsze sytuacje, w których udzielana jest pomoc społeczna to: ubóstwo, sieroctwo (społ. i naturalne), bezdomność, macierzyństwo, bezrobocie, upośledzenie fizyczne lub psychiczne, choroba, alkoholizm, narkomania, niezaradność życiowa, trudności z przystosowaniem się do życia po opuszczeniu zakładu karnego, klęski żywiołowe i ekologiczne;

1. Ogólny zarys pracy Ośrodka Pomocy Społecznej.

Głównym zadaniem Ośrodków Pomocy Społecznej jest udzielanie pomocy osobom zgłaszających się, znajdujących się w trudnej sytuacji. Klient OPS zgłasza się z podaniem a następnie pracownik zobowiązany jest do przeprowadzenia wywiadu środowiskowego u danej osoby. Po przeprowadzeniu wywiadu następuje podjecie decyzji tj. przyznanie lub odmowa udzielenia świadczenia.

System umożliwia wprowadzenie takiego wniosku. Przeprowadzenie wywiadu i utworzenie decyzji.:

Automatycznie wylicza:

- kryterium dochodowe dla danej rodziny

- sumuje dochód rodziny

- wylicza wysokość zasiłku

- tworzy dokumenty zgłoszeniowe i rozliczeniowe do ZUS

W programie mamy możliwość tworzenia wszelakich raportów min.:

- karty świadczeń klientów

- listę wniosków, wywiadów, decyzji utworzonych dla danej rodziny.

2. Cele i zadania systemu „Pomost”

- wspomaganie podejmowania decyzji na każdym szczeblu organizacyjnym Systemu Pomocy Społecznej Oprogramowanie Użytkowe POMOST umożliwia zbieranie informacji określonych w ustawie, niezbędnych do podjęcia właściwej decyzji dzięki szybkiemu dostępowi do danych zgromadzonych w drodze wywiadu środowiskowego.

- usprawnienie kontroli finansowej w celu efektywniejszego gospodarowania środkami finansowymi, optymalizowaniu wydatków, poprawy alokacji środków
Zadanie to jest realizowane głównie przez moduł "Finanse i Księgowość" wzbogacony o system planowania budżetu i kontroli jego wykonania. W trakcie podejmowania działań związanych z realizacją zadań ustawowych możliwe jest uzyskanie pełnej informacji o dostępnych środkach budżetowych przeznaczonych na realizację tych zadań.

- wspomaganie monitorowania wykorzystania pomocy
Wprowadzone do systemu informacje o realizacji pomocy pozwalają na efektywne śledzenie podejmowanych działań. Możliwe jest zaplanowanie kolejnych działań i jednoczesne uzyskanie informacji o działaniach podejmowanych przez pracowników socjalnych jednostki Systemu Pomocy Społecznej.

- skuteczniejsze zarządzanie
Gromadzone w systemie informacje na temat działań podjętych przez pracowników, efektów tych działań oraz terminów ich realizacji umożliwiają bieżącą kontrolę działalności jednostki. Równocześnie dzięki tym informacjom, łatwiej organizować i nadzorować pracę ośrodka.

- usprawnienie organizacji pracy poprzez poprawę systemu informacyjnego jednostek Systemu Pomocy Społecznej, planowanie, badanie efektywności itp.
Usprawnienie obiegu informacji poprzez rejestrację w systemie informatycznym dostępnym bezpośrednio wszystkim pracownikom, standaryzuje działania, obniża czasochłonność, skracając czas potrzebny na załatwienie sprawy poprzez wydanie właściwej decyzji. Dodatkowym narzędziem badania skutków podejmowanych działań i wydawanych decyzji są statystyki i sprawozdawczość realizowane przez moduł "Statystyczno-Sprawozdawczy".

- automatyzacja czynności wykonywanych w jednostkach Systemu Pomocy Społecznej
Dotyczy to przede wszystkim działań statystycznych i sprawozdawczych, które bazując na danych zgromadzonych w systemie wykonywane są automatycznie.

- organizacja elektronicznego przepływu informacji pomiędzy jednostkami Systemu Pomocy Społecznej
Dzięki zdefiniowanemu w Oprogramowaniu Użytkowym POMOST protokołowi elektronicznego przepływu informacji pomiędzy jednostkami pomocy społecznej, możliwe jest przekazywanie kompletnego zestawu informacji drogą elektroniczną. Do tak przekazywanych informacji należą: centralny (ogólnopolski) zestaw wartości słownikowanych, gotowe sprawozdania, decyzje, wywiady środowiskowe i alimentacyjne i wiele innych. Taki przepływ informacji eliminuje konieczność ich wielokrotnego wprowadzania do systemu przez różne jednostki oraz gwarantuje jednorodność i spójność informacji niezależnie od miejsca jej pierwotnego powstania.

3. Główne moduły systemu.

Ze względu na szeroki zakres tematyczny systemu, został on podzielony na części odpowiadające obszarom funkcjonalnym. Każdy z obszarów obejmuje realizację zagadnień przypisanych bądź to określonej grupie osób, bądź też charakterystycznych dla realizacji określonych celów Systemu Pomocy Społecznej.

Moduły Oprogramowania Użytkowego POMOST:

Obsługa Klienta (Obsługa Rodziny, Odwołania, Umieszczanie w Domach Pomocy Społecznej)

Najbardziej rozbudowany moduł systemu. Obsługuje większość ustawowych zadań jednostek pomocy społecznej. W nim przebiega proces począwszy od rejestracji wniosku o przyznanie pomocy, do jego całkowitego zrealizowania i rozliczenia. Równocześnie możliwa jest obsługa złożonego przez klienta odwołania od wydanej decyzji. Dodatkowo system pozwala na rejestrację umieszczenia klienta w domu pomocy społecznej.

Obsługa Organizacji Pozarządowych

Wiele działań pomocy społecznej wymaga od jednostki SPS ścisłej współpracy z organizacjami pozarządowymi działającymi w obszarze pomocy potrzebującym. Ustawodawstwo przewiduje możliwość udzielania, przez jednostki pomocy społecznej, dotacji budżetowych na realizację zadań wykonywanych w imieniu państwa lub gminy takim organizacjom. Moduł ten pozwala na obsługę tych dotacji od momentu zgłoszenia się organizacji z wnioskiem o jej przyznanie, do momentu rozliczenia.


Finanse i Księgowość;

Moduł ten pozwala zarządzać środkami budżetowymi zależnie od ich pochodzenia i przeznaczenia. Szczególną rolę odgrywa tu proces planowania budżetu jednostki, kontroli jego wykonywania jak i realizacji sprawozdawczości budżetowej. Możliwość realizowania przez moduł pełnej księgowości finansowej połączonej z księgowością budżetową znacznie usprawnia działalność finansową jednostek pomocy społecznej, zarówno państwowych jak i samorządowych.


Statystyka i Sprawozdawczość

Jednostki SPS wykonują sprawozdania i statystyki na potrzeby jednostek nadrzędnych lub innych jednostek zewnętrznych, co pozwala na monitorowanie pracy ośrodka. Moduł posiada określony zestaw sprawozdań wynikających z ustawodawstwa. Możliwe jest również tworzenie własnych formularzy zarówno, na potrzeby własne, jak i w celu realizacji nowych przepisów lub postanowień władz samorządowych. Możliwe jest również wykorzystywanie zbiorów statystycznych, gromadzących dane rejestrowane w systemie, dla sporządzania zestawień i porównań danych pochodzących z wielu jednostek pomocy społecznej. Sprawozdania można przeglądać przy pomocy narzędzi pakietu MS Office, natomiast statystyki przy użyciu narzędzi pakietu MS Excel lub przetwarzać przy pomocy specjalistycznych pakietów statystycznych.


Administrowanie Systemem

Moduł ten pozwala właściwie zarządzać zasobami systemu informatycznego. Dzięki niemu nadaje się uprawnienia użytkownikom systemu. Przy jego pomocy zabezpiecza się zasoby Oprogramowania Użytkowego POMOST przed dostępem osób nieuprawnionych. Ponadto moduł organizuje przekazywanie informacji w postaci elektronicznej pomiędzy poszczególnymi instalacjami (lokalizacjami) systemu, usprawniając w ten sposób przepływ informacji w zakresie Systemu Pomocy Społecznej na terenie całego kraju.
 

4.Minimalne wymagania systemu.

Wersja standard Klient-Serwer

Serwer
Procesor: minimum Pentium III 500
Pamięć RAM: 256MB więcej niż wielkość bazy danych (zalecane minimum 512MB)
Dysk twardy: dowolny minimum 20GB (jest to minimum dostępne na rynku)
Karta sieciowa: zalecana 10/100Mbps
Wskazana nagrywarka
Reszta konfiguracji dowolna

Stacja robocza
Procesor: minimum Celeron 466
Pamięć RAM: co najmniej 128MB
Dysk twardy: dowolny minimum 20GB (jest to minimum dostępne na rynku)
Karta sieciowa: zalecana 10/100Mbps
Reszta konfiguracji dowolna

Wersja jednostanowiskowa

Procesor: minimum Pentium III 500
Pamięć RAM: 256MB więcej niż wielkość bazy danych (zalecane minimum 512MB)
Dysk twardy: dowolny minimum 20GB (jest to minimum dostępne na rynku)
Wskazana nagrywarka
Reszta konfiguracji dowolna

Wersja terminalowa

Serwer
Procesor: minimum 2x Pentium III 1GHz w dużych ośrodkach zalecane 2x Intel Xeon 2,4 GHz
Pamięć RAM: minimum 1GB w ośrodkach powyżej 5 stacji 2GB
Dysk twardy: zalecane 2 dyski SCSI 18GB (jest to minimum dostępne na rynku)
Karta sieciowa: 100Mbps
Wskazana nagrywarka
Reszta konfiguracji dowolna

Stacja robocza
Procesor: minimum PENTIUM 100
Pamięć RAM: co najmniej 32MB
Reszta konfiguracji dowolna

5. Proces wdrożenia systemu.

Program został wprowadzony na rynek w 2001 roku.. Na wstępie wybrano w wyniku losowania 375 Ośrodków Pomocy Społecznej, które należały do reprezentatywnej próby losowej (RPL), zakupiono odpowiedni sprzęt i zainstalowano oprogramowanie. Następnym krokiem było organizowanie szkoleń umożliwiającym zapoznanie pracowników z oprogramowaniem.

Zadania z roku 2001, w szczególności wdrożenie systemu i pozyskanie danych statystycznych z ośrodków należących do RPL zostało wykonane w 90%..

Pierwsza faza wdrożeń polegająca na wprowadzeniu baz danych o podopiecznych została wykonana poprawnie, co zostało udokumentowane w sprawozdaniach ALSO_rd, poprzez liczby zarejestrowanych rodzin i wywiadów. Niestety druga faza polegająca na realizacji świadczeń w Systemie została wykonana w znacznie mniejszym stopniu. Wiele ośrodków przekazało dane fragmentarycznie a brak narzędzi do weryfikacji zgodności danych z faktycznie zrealizowanymi świadczeniami stawiał pod wielkim zapytaniem ich wiarygodność.

W celu weryfikacji zgodności danych statystycznych realizowanych w Systemie z danymi wskazywanymi w sprawozdaniach ręcznych opracowano i przekazano do wszystkich ośrodków nowy wzór sprawozdania (RS01), które od początku 2002 roku jest zbierane ze zbiorami centralnymi, przy czym ustalono, że zgodność danych gromadzonych w Systemie z danymi wykazywanymi w sprawozdaniach tworzonych ręcznie w poszczególnych kwartałach powinna być nie mniejsza niż 90%.

Za I kwartał 2002 roku zebrano zbiory centralne z 1007 ośrodków w tym 288 z RPL a odpowiednio spełniających kryteria zgodności z 515 OPS, a w tym 196 z RPL,

O czerwca 2002 roku rozpoczął się proces instalacji nowej wersji oprogramowania, poprzedzony modernizacją sprzętu (rozszerzenie pamięci RAM) i oprogramowania (MS Win 95, Progress 9.1)

Do końca stycznia 2003 roku dane statystyczne w nowej wersji oprogramowania w formie zbiorów centralnych i sprawozdań RS01 przekazały 1.073 ośrodki, w tym 267 z RPL. Kryteria zgodności danych za 1,2,3,4 kwartał uzyskały ZBC z 506 ośrodków, z czego 141 z RPL.

Podsumowując dane z rok 2002 :

• proces wdrożeń został zakończony w trzech województwach: opolskim, podkarpackim, świętokrzyskim

• powyżej 50% wdrożeń osiągnęły województwa: kujawsko-pomorskie, łódzkie, małopolskie i wielkopolskie ,

• brak zgodnych danych za trzy kwartały odnotowano w województwach : lubelskim, lubuskim, podlaskim, śląskim i zachodniopomorskim,

• zgodność danych za rok 2002 wynosi ok. 50%

• odnotowano bardzo niską zgodność danych ZBC z RPL (141/375 co stanowi ok. 37%).

6. Zalety systemu.

• Lepsza jakość informacji

• Możliwość bardziej elastycznego stosowania informacji

• Większe zadowolenie z pracy

• Bardziej efektywna praca

• Więcej informacji do wykorzystania

• Zwiększenie komfortu i wydajności pracy.

• Skrócenie czasu dostępu do informacji

• Prosty i przyjazny interfejs

• Obsługa zoptymalizowana do wymagań Ośrodka Pomocy Społecznej.

• Wygląd typowej aplikacji Windows - normalizacja pracy.

• Szybka edycja oraz przegląd danych.

• Automatyzacja czynności związanych z obsługą klientów Ośrodka Pomocy Społecznej.

Wady systemu:

• Wysokie koszty wdrożenia.

• Czas i zaangażowanie pracowników

---