1. OPIS OBSZARU PROBLEMOWEGO - ANALIZA STANU ISTNIEJĄCEGO

Hotel „Solar” znajdujący się w Mrągowie oferuje pokoje gościnne zarówno dla gości indywidualnych, jak również dla grup zorganizowanych. Dodatkową działalnością firmy jest organizacja konferencji i sympozjów. W związku z tym Hotel poszukuje systemu informacyjnego, który umożliwiłby usprawnienie tej obsługi.

Hotel posiada 40 pokoi dwuosobowych, w tym dwa apartamenty o większej powierzchni i dodatkowym wyposażeniu. Dodatkowo znajduje się w nim sala przygotowana do prowadzenia konferencji, kursów czy szkoleń, oraz duża sala balowa na której organizowane są wieczorki zapoznawcze i imprezy okolicznościowe.

Największe znaczenie dla poprawnego funkcjonowania hotelu ma sprawna praca w recepcji. Recepcjonistka odbiera telefony, udziela informacji odnośnie wolnych pokoi, oraz innych ofert jakimi hotel dysponuje (organizacja sympozjów, konferencji, zimowych kuligów z dzikiem i pieczeniem kiełbasek, imprez okolicznościowych).

Do jej obowiązków należy również przyjmowanie rezerwacji pokoi hotelowych. Rezerwacja może dotyczyć terminów bardzo odwleczonych w czasie. Niektórzy goście rezerwują pokoje z rocznym wyprzedzeniem, grupy zorganizowane co najmniej na trzy miesiące przed realizacją pobytu. Rezerwacje wpisywane są na specjalne arkusze, zwane dalej terminarzami. Przy takim stanie rzeczy bardzo łatwo o zagubienie, czy nieumyślne zniszczenie papierowego terminarza. Zdarza się również tak, że klienci rezygnują z chęci przyjazdu co zostaje odnotowane przez wykreślenie rezerwacji w terminarzu. Gdy rezygnacji jest kilka na jednym terminarzu staje się on mało czytelny i zdarzają się błędy w odczytywaniu go, a co za tym idzie błędy w zarządzaniu wolnymi pokojami. Często zdarzało się, że przy dużej wycieczce w której goście mieli zróżnicowane wymagania co do pokoju (widok, wystrój, piętro, preferencje co do sąsiadów), robił się bałagan w terminarzu i recepcjonistka odsyłała niezapowiedzianych klientów indywidualnych „z kwitkiem”, sądząc że nie dysponuje żadnym wolnym pokojem, co nie było zgodne z prawdą. Innym razem ręcznie zapisane daty były nieczytelne i bywało że rezerwacja na konkretny pokój była zdublowana. Hotel obsługuje zarówno klientów indywidualnych, jak i grupy zorganizowane (najczęściej grupy niemieckie). W sezonie praktycznie cały hotel zajęty jest przez grupy zorganizowane, ale zdarza się że nie wszystkie pokoje są zajęte. Dlatego ważne jest aby dokładnie było wiadomo, iloma wolnymi pokojami hotel dysponuje.

W kompetencji recepcjonistki jest również przydzielenie klientom pokoi, zameldowanie ich, oraz wydanie odpowiednich kluczy.

Kierownik hotelu koordynuje pracą całego hotelu. Decyduje o organizacji, formie i terminie imprez, oraz ich cenie, dopilnowuje prawidłowości płatności, monituje niedotrzymanych terminów odroczonych płatności (grupy zorganizowane). Monitoruje proces zaopatrzenia (podpisuje listę zamówień sporządzoną przez barmana i kucharza, oraz personel sprzątający), zarządza menu hotelowym, zajmuje się zatrudnianiem i zwalnianiem pracowników, oraz decyduje o zakupie nowego sprzętu.

Obecnie lista gości (ich liczebność) i ich preferencje kulinarne (jarosze, wegetarianie) przekazywana jest kucharzowi ustnie, lub ewentualnie zapisana na kawału papieru. Kucharz przygotowuje posiłki dokładnie na tyle osób, ile znajduje się zapisana na liście. Często zdarza się, że w momencie gdy klient odwołuje rezerwację w ostatniej chwili informacja ta nie dociera do kucharza, lub dociera zbyt wolno, zdarzały się również pomyłki w zliczeniu gości znajdujących się na terenie hotelu.

Bardzo ważnym jest dobre zaplanowanie terminów imprez fakultatywnych. Niekorzystne byłoby umieszczenie w grafiku, w tym samym czasie wesela i konferencji naukowej, pomimo tego że możliwości lokalowe na to pozwalają.

Koniec pobytu gości w hotelu związany jest z wykonaniem kilku niezbędnych czynności w recepcji. Klient opuszczający hotel dokonuje płatności za pobyt i dodatkowe atrakcje, oddaje klucz od pokoju i wymeldowuje się. Płacenie za pobyt jest dość uciążliwe zarówno dla gości (szczególnie indywidualnych) jak i dla recepcjonistki. Musi ona dokładnie policzyć ilość dni jaką gość przebywał na terenie hotelu, z jakich dodatkowych atrakcji korzystał, czy nie zalega z opłatą w barze lub restauracji. Następnie wystawia rachunek na który przeciętny klient musi czekać kilkanaście minut.

2. CEL SYSTEMU

Cel: Sprawna obsługa klientów korzystających z usług Hotelu.

Usprawnienie oznacza skrócenie czasu obsługi klienta np. telefoniczna informacja o wolnych pokojach, sprawna rezerwacja, możliwość rezerwacji przez internet i zakwaterowanie.

W sposób który:

• Pozwoli prawidłowo rozdysponować wolne pokoje

• Pozwoli wyeliminować pomyłki

• Usprawni proces rejestracji klientów

• Usprawni proces informacji o wolnych pokojach

• Usprawni proces dokonywania płatności

Tak aby:

• Wykluczyć pomyłki przy obsłudze rezerwacji

• Wykluczyć pomyłki przy zakwaterowaniu

• Zmniejszyć czas oczekiwania na informację

• Przyśpieszyć proces wystawiania rachunków

• Zwiększyć zadowolenie klientów

3. ANALIZA WYMAGAŃ KRYTYCZNYCH

3.1 Lista obszarów krytycznych z kryteriami wydajności

Obsługa rezerwacji (OK 1.1)

Sprawna obsługa rezerwacji wywiera zasadniczy wpływ na osiągnięcie zamierzonego celu. Poprzez usprawnienie obsługi rezerwacji zmniejszy się ilość pomyłek przy rozdysponowywaniu wolnych pokoi. Ważnym elementem tego procesu jest możliwość dokonania rezerwacji przez internet. Sprawna rezerwacja to szybka rezerwacja.

Kryteria wydajności

1. Średni czas rezerwacji jednego pokoju

Stan obecny: 3 min

Stan wymagany: 30 s

2. Liczba błędów przy rezerwacji

Stan obecny: 5/100

Stan wymagany: 0/100

3. Liczba zgubionych lub zniszczonych terminarzy z zaznaczonymi rezerwacjami

Stan obecny: 2/100

Stan wymagany: 0/100

Obsługa informacji (OK. 1.2)

Zajmuje się udzielaniem informacji telefonicznej o usługach oferowanych przez hotel. Informuje o zasobie wolnych pokoi w interesującym klienta terminie, o organizacji imprez fakultatywnych i okolicznościowych. Klient powinien otrzymać szybką i rzetelną informację, aby się nie zniechęcić i nie skorzystać z usług tak licznej konkurencji.

Kryteria wydajności

1. Liczba błędnie poinformowanych klientów

Stan obecny: 6/100

Stan wymagany: 0/100

2. Średni czas udzielania informacji telefonicznej

Stan obecny: 5 min

Stan wymagany: 1 min

Obsługa zakwaterowania (OK 1.3)

Obsługa zakwaterowania odbywa się na miejscu w hotelu, po zjawieniu się gości hotelowych. Zakwaterowanie musi odbywać się sprawnie i bez żadnych komplikacji, ponieważ jest to najczęściej pierwsze wrażenie wywierane na gości. Nie do zaakceptowania jest sytuacja w której nowo przybyły gość meldowany jest w pokoju już zajętym.

Kryteria wydajności

1. Średni czas zakwaterowania

Stan obecny: 10 min

Stan wymagany: 3 min

2. Liczba błędów popełnianych przy odczytywaniu ręcznie zapisanego numeru pokoju

Stan obecny: 5/100

Stan wymagany: 0/100

3. Liczba pomyłek przy przydzielaniu klucza do pokoju

Stan obecny: 5/100

Stan oczekiwany: 0/100

Obsługa płatności (OK. 2)

Sprawna obsługa płatności ma duży wpływ na poprawne funkcjonowanie hotelu i na osiągane zyski. Ważne jest aby nie było opóźnień w płatnościach uiszczanych przez grupy zorganizowane i aby monitowani byli rzeczywiście nie płacący klienci. Usprawnienie tego obszaru umożliwi dokładne i szybkie rozliczanie gości hotelowych.

Kryteria wydajności

1. Średni czas oczekiwania na wystawienie rachunku (faktury)

Stan obecny: 10 min

Stan wymagany: 3 min

2. Liczba błędów popełnianych przy naliczaniu należności

Stan obecny: 6/100

Stan wymagany: 0/100

3. Liczba niezauważonych dłużników (spóźnionych z zapłatą)

Stan obecny: 3/100

Stan wymagany: 0/100

4. Średni czas ściągania zaległych należności.

Stan obecny: < 3 miesiące

Stan wymagany: >1 miesiąc

Obsługa zarządzania wolnymi pokojami (OK. 3.1)

Wolne i zarezerwowane pokoje umieszczone są na jednym arkuszu terminarza. Stwarza to możliwość popełniania błędów w odczytaniu czy dany pokój jest wolny. Istnieje również niebezpieczeństwo zdublowania rezerwacji na pokój. Wszystko to sprawia że zarządzanie zasobami pokoi jest bardzo ważne w funkcjonowaniu hotelu.

Kryteria wydajności

1. Liczba zdublowanych rezerwacji

Stan obecny: 3/100

Stan wymagany: 0/100

Obsługa zarządzania kuchnią, restauracją i barem (OK 3.2)

Bardzo ważne jest, aby istniała korelacja między obsługą zakwaterowania i kuchnią, barem czy restauracją. W hotelu istnieje możliwość wykupienia wyżywienia całodziennego i niedopuszczalne jest aby już zakwaterowany klient nie dostał przydzielonej mu porcji jedzenia. Niebezpieczeństwo istnieje również w drugą stronę. Gdy wyjeżdża grupa turystów i kucharz nie otrzymał stosownej informacji zmarnuje się to co dla nich ugotował.

Kryteria wydajności

1. Liczba błędnie przygotowanych posiłków

Stan obecny: 4/100

Stan wymagany: 0/100

2. Liczba błędnie zamówionych (ilościowo) towarów

Stan obecny: 3/100

Stan wymagany: 0/100

3. Liczba pomyłek związanych z nie przygotowaniem np. jarskiego zestawu dla zainteresowanych

Stan obecny: 2/100

Stan wymagany: 0/100

4. Średni czas wędrówki listy nowych gości i poprawka o tych którzy już opuścili hotel

Stan obecny: 40 min

Stan wymagany: 5 min

Obsługa zarządzania terminarzem imprez fakultatywnych i okolicznościowych

(OK 3.3)

W hotelu odbywają się organizowane przez kierownika hotelu, lub na zamówienie firm imprezy fakultatywne jak np. kuligi z ogniskiem i pieczeniem dzika, czy bale przebierańców, jak również imprezy okolicznościowe np. Sylwester, wesela. Organizowane są również sympozja i konferencje naukowe. Ważne jest więc dokładne ułożenie takich imprez ponieważ bardzo niekorzystne byłoby zorganizowanie wesela, czy balu przebierańców w tym samym terminie co konferencja naukowa.

Kryteria wydajności

1. Liczba błędnie dobranych terminowo imprez

Stan obecny: 2/100

Stan wymagany: 0/100

2. Liczba zdublowanych terminów imprez wymagających sali balowej

Stan obecny: 1/100

Stan wymagany: 0/100

3. Liczba zdublowanych terminów imprez wymagających sali konferencyjnej

Stan obecny: 2/100

Stan wymagany: 0/100

3.2. Lista problemów

Problem 1. Zbyt długi czas rezerwacji pokoi

Rezerwacji w hotelu najczęściej dokonuje się telefonicznie. Recepcjonistka odbiera telefon i zbiera informacje dotyczące wymagań klienta. Sprawdza w terminarzu czy w podanym przez klienta terminie hotel dysponuje wolnymi pokojami, a następnie informuje zainteresowanego o rezultacie jaki uzyskała. Klient dokonuje rezerwacji lub nie. Recepcjonistka złożoną rezerwację odnotowuje w terminarzu zapisując dane klienta w odpowiedniej rubryce. Obecnie jest to zbyt długi czas narażający klienta na koszty.

Problem 2. Zbyt duża liczba błędów przy dokonywaniu rezerwacji

Problem ten związany jest przede wszystkim ze sposobem odnotowywania rezerwacji w terminarzu. Recepcjonistka ręcznie zapisuje w odpowiedniej rubryce dane klienta i okres na jaki chce wynająć pokój. Zdarza się że zapisana data zostanie błędnie odczytana i pojawi się błąd z przydzieleniem odpowiedniego pokoju

Problem 3. Przypadki zgubienia lub zniszczenia terminarzy z zapisanymi rezerwacjami

Do takich sytuacji dochodzić może ponieważ terminarze wykonane są z papieru, który łatwo może ulec zalaniu np. kawą, czy może ulec porwaniu. Zagubienie któregoś z nich też nie jest trudne ponieważ jeden arkusz stanowi terminarz na jeden miesiąc, więc musi ich być co najmniej 12. Sytuacje takie zdarzają się stosunkowo rzadko, lecz nawet jeden taki przypadek może znacznie utrudnić prawidłowe funkcjonowanie hotelu.

Problem 4. Zbyt duża liczba błędnie poinformowanych klientów o wolnych pokojach

Źle lub nieczytelnie zapisana rezerwacja w terminarzu może być przyczyną błędnego poinformowania klienta o zasobie wolnych pokoi. Prawdopodobne jest również wystąpienia zdublowania rezerwacji na dany pokój.

Problem 5. Za długi czas udzielania informacji telefonicznej

Klient który dzwoni do hotelu w celu uzyskania informacji o wolnych pokojach, cenach, czy imprezach dodatkowych oczekuje szybkiej informacji. Niestety w tym przypadku zanim recepcjonistka przejrzy terminarz, odnajdzie lub policzy cenę za usługi jakimi klient jest zainteresowany musi upłynąć trochę czasu. Klient może poczuć się zirytowany, a na dodatek zostaje on narażony na koszty długiej rozmowy telefonicznej (rozmowa międzymiastowa lub międzynarodowa).

Problem 6. Za długi czas zakwaterowania

Po przybyciu klienta do hotelu najczęściej marzy on, aby wziąć prysznic i odpocząć po podróży. Niestety czas jaki musi odczekać zanim dostanie klucz do pokoju jest zbyt długi. Recepcjonistka sprawdza czy przybyły gość dokonał wcześniej rezerwacji i do jakiego pokoju został przydzielony, z otrzymanego dowodu tożsamości wypisuje potrzebne do zameldowania dane i dopiero wydaje klucz.

Problem 7. Błędy przy odczytywaniu ręcznie zapisanego numeru pokoju

Recepcjonistka zapisując rezerwację dokonywaną telefonicznie, często robi to szybko, aby maksymalnie skrócić czas trwania usługi. Efektem tego są pomyłki w odczytaniu wcześniej zapisanego numeru pokoju. Bywa że klient otrzymuje klucz do niewłaściwego pokoju.

Problem 8. Zdarzające się pomyłki przy przydzielaniu klucza do pokoju

Obecnie zdarza się że klient po przybyciu otrzymuje zły klucz. Spowodowane to jest najczęściej błędnym odczytaniem ręcznie zapisanej informacji jaki kluz powinien otrzymać.

Problem 9. Zbyt długi czas oczekiwania na wystawienie rachunku (faktury)

Aby wystawić rachunek recepcjonistka musi wykonać wiele czasochłonnych operacji, co powoduje że klient musi uzbroić się w cierpliwość.

Problem 10. Błędy popełniane przy naliczaniu należności

Zdarza się, że podczas naliczania należności zostanie pominięty niezapłacony rachunek w restauracji, barze, czy za inne atrakcje. Spowodowane jest to zbyt dużą luźnych papierowych dokumentów, które łatwo można gdzieś zapodziać.

Problem 11. Zbyt dużo pominiętych dłużników (niezauważonych)

Grupy zorganizowane mają możliwość zapłaty za pobyt w terminie nieco bardziej odległym, ponieważ i tak jest to opłacalne dla hotelu. Zdarza się jednak tak że z powodu zawieruszenia zaległej faktury spóźnienie długo nie jest monitowane u dłużnika.

Problem 12. Zbyt długi czas ściągania zaległych należności

Bardzo nie korzystne dla funkcjonowania hotelu jest zbyt długi czas ściągania należności. Gotówka która mogłaby być zainwestowana w hotel jest zamrożona.

Problem 13. Zdublowana rezerwacja na pokój

Zdarza się że z powodu błędnego odczytu wcześniej dokonanej rezerwacji lub z powodu zagubienia terminarza do jednego pokoju przypisana jest więcej niż jedna osoba. Gdy hotel dysponuje innymi wolnymi pokojami problem nie jest uciążliwy, jednak gdy wszystkie pokoje są zajęte stawia to hotel w niezręcznej sytuacji.

Problem 14. Błędna liczba przygotowanych posiłków

Gdy informacja o przybyciu nowych gości do hotelu zbyt wolno dociera do kuchni, stwarza możliwość przygotowania błędnej liczby porcji jedzenia. Ta sama sytuacja zachodzi gdy grupa gości opuszcza hotel.

Problem 15. Błędna liczba zamówionych towarów

Błędna lub zbyt wolna informacja docierająca do kuchni może spowodować że kucharz zamówi za mało lub za dużo towaru (szczególnie gdy jest to towar o krótkim terminie przydatności do spożycia).

Problem 16. Pominięcie gości o innych niż tradycyjne upodobaniach kulinarnych

Obecnie chęć zdrowego sposobu odżywiania powoduje że coraz więcej ludzi zmienia swoje przyzwyczajenia żywieniowe i przechodzą na różnego typu diety. W momencie przybycia do hotelu najczęściej informują oni w recepcji o tym że są np. jaroszami i oczekują że informacja dotrze do kuchni. Niestety zdarza się, że recepcjonistka albo zapomni, albo zbyt późno poinformuje kucharza.

Problem 17. Zbyt długi czas docierania informacji o liczbie gości do kuchni

Zbyt długi czas docierania informacji do kuchni powoduje różnego rodzaju błędy w sprawnej obsłudze klienta. Zdarza się że wygłodniali przybywają na posiłek, którego nie ma i muszą zadowolić się na prędce przygotowanym jedzeniem.

Problem 18. Zły dobór terminów imprez o różnym charakterze

Zdarza się że w jednakowym terminie zorganizowane są dwie imprezy. Niekorzystne jest umieszczenie w tym samym terminie imprez wykluczających się np.: wesele i stypa, czy konferencja naukowa.

Problem 19. Zdublowanie imprez wymagających sali balowej

Pomyłki spowodowane błędnym odczytywaniem lub prowadzeniem terminarza powodują, że zdarzają się pomyłki polegające na rezerwacji sali balowej w tym samym terminie dla dwóch różnych klientów.

Problem 20. Zdublowanie imprez wymagających sali konferencyjnej

Pomyłki spowodowane błędnym odczytywaniem lub prowadzeniem terminarza powodują, że zdarzają się pomyłki polegające na rezerwacji sali konferencyjnej w tym samym terminie dla dwóch różnych klientów.

1. . Powiązania obszarów z problemami

Tabela 1. Powiązania obszarów krytycznych z problemami występującymi w analizowanym systemie

Pr1

Pr2

Pr3

Pr4

Pr5

Pr6

Pr7

Pr8

Pr9

Pr10

Pr11

Pr12

Pr13

Pr14

Pr15

Pr16

Pr17

Pr18

Pr19

Pr20

OK 1.1

×

×

×

×

×

×

×

×

×

OK 1.2

×

×

OK 1.3

×

×

×

OK 2

×

×

×

×

OK 3.1

×

×

×

OK 3.2

×

×

×

×

OK 3.3

×

×

×

×

×

2. . Wymagania wg priorytetów

Tabela 2. Wymagania wg priorytetów

Nr	Wymaganie	Priorytet
1	Skrócenie czasu rezerwacji telefonicznej z 3 minut do 0,5 minuty.	Średni
2	Wyeliminowanie błędów występujących przy dokonywaniu rezerwacji.	Wysoki
3	Wyeliminowanie zgubionych lub zniszczonych terminarzy.	Wysoki
4	Wyeliminowanie udzielania błędnych informacji do zera	Wysoki
5	Skrócenie czasu udzielania informacji telefonicznej z 5 minut do 1 minuty	Średni
6	Skrócenie czasu zakwaterowania z 10 minut do 3 minut	Średni
7	Wyeliminowanie błędów przy odczytywaniu ręcznie zapisanej informacji do zera	Wysoki
8	Wyeliminowanie pomyłek przy przydzielaniu klucza od pokoju do zera	Wysoki
9	Skróceniem czasu oczekiwania na wystawienie rachunku z 10 do 3 minut	Średni
10	Wyeliminowanie błędów popełnianych przy naliczaniu należności do zera	Wysoki
11	Wyeliminowanie sytuacji w której któryś z dłużników zostanie pominięty	Wysoki
12	Skrócenie czasu ściągania zaległych należności	Średni
13	Wyeliminowanie sytuacji w której rezerwacja na jeden pokój jest zdublowana	Wysoki
14	Wyeliminowanie błędnie przygotowanej liczby posiłków do zera	Średni
15	Wyeliminowanie możliwości błędnego zamówienia towarów	Średni
16	Skrócenie czasu wędrówki informacji z recepcji do kuchni	Średni
17	Wyeliminowanie błędnie dobranych terminowo imprez fakultatywnych	Średni
18	Wyeliminowanie zdublowania terminów imprez wymagających sali balowej	Średni
19	Wyeliminowanie zdublowania terminów imprez wymagających sali konferencyjnej	Średni

4. MODELOWANIE PROCESÓW

1. Diagram kontekstowy i granice systemu.

4.2 Opis przepływów informacji w obszarze problemowym.

1. Zapytanie o informację o ofertę hotelu

2. Udzielenie informacji

3. Chęć dokonania rezerwacji pokoju

4. Potwierdzenie dokonania informacji na dany pokój

5. Chęć zorganizowania imprezy fakultatywnej w hotelu

6. Potwierdzenie terminu imprezy

7. Zgłoszenie się klienta do hotelu, podanie danych osobowych

8. Zameldowanie klienta do wcześniej zarezerwowanego pokoju, wydanie klucza

9. Chęć dokonania zapłaty za pobyt w hotelu

10. Wydanie klientowi rachunku lub faktury

11. Przekazanie kopii faktury

12. Wysłanie monitu zalegającemu z zapłatą klientowi

13. Informacje o ilości posiłków do przygotowania i szczególnych wymaganiach klientów

14. Kopia rachunku za zamówienia klienta z baru, restauracji

15. Złożenie zamówienia na towar do kuchni i baru

16. Dostarczenie zamówionego towaru

17. Przekazanie faktury za dostarczony towar.

3. Diagram przepływu danych - identyfikacja, opis i specyfikacja procesów, przepływów informacji i magazynów danych.

1. Udzielenie informacji

2. Zapytanie o ofertę hotelu

3. Pobieranie danych o organizowanych imprezach fakultatywnych

4. Pobieranie danych o organizowanych imprezach fakultatywnych

5. Zapis danych o organizowanych imprezach fakultatywnych

6. Chęć zorganizowania imprezy w hotelu

7. Potwierdzenie zarezerwowania sal na imprezę

8. Chęć dokonania rezerwacji pokoju, podanie nazwiska

9. Potwierdzenia dokonania rezerwacji danego pokoju na dany okres

10. Wpisanie rezerwacji pokoju na liście rezerwacji

11. Pobieranie danych o wolnych pokojach

12. Informacja o ilości posiłków do przygotowania

13. Zameldowanie klienta w danym pokoju i zapisanie jego szczególnych wymagań

14. Pobieranie danych o wolnych pokojach

15. Informacja o ilości posiłków do przygotowania

16. Zapis danych klienta na liście klientów

17. Zgłoszenie się klienta do hotelu

18. Potwierdzenie dokonania zameldowania w danym pokoju

19. Chęć dokonania zapłaty za pobyt w hotelu

20. Wydanie rachunku lub faktury

21. Wysłanie monitu do klienta zalegającego z zapłatą

22. Pobieranie danych klienta

23. Przekazanie kopii faktury

24. Sporządzenie faktury

25. Pobranie faktury do wysłania

26. Pobieranie danych o długości pobytu klienta w hotelu i ilości poiłków

27. Złożenie zamówienia na produkty żywnościowe

28. Dostarczenie produktów żywnościowych

29. Wystawienie faktury za dostarczone produkty

30. Pobieranie danych o pokojach

31. Pobieranie danych o rezerwacji klienta

32. Pobieranie danych o cenie pokojów

33. Dokonanie wymeldowania klienta z pokoju

1. Bilanse danych dla magazynów.

Magazyn 1

	Pozycje	Proces
Lista klientów			16	22
		Numer klienta	z	o
		Imię klienta	z	o
		Nazwisko klienta	z	o
		Adres	z	o
		Numer dow. osobistego	z	o
		NIP	z	o
		PESEL	z	o
		Telefon	z	o

Magazyn 2

Pozycje		Proces
				30	32
Lista pokoi	Numer pokoju	o	-
		Ilość łóżek	o	-
		Standard	o	-
		Cena	o	o
		Opis	o	-

Magazyn 3

Pozycje		Proces
				24	25
Faktura	Numer faktury	z	o
		Imię klienta	z	o
		Nazwisko klienta	z	o
		Adres klienta	z	o
		Numer klienta	z	o
		NIP	z	o
		Cena jed.	z	o
		Ilość pokoi	z	o
		Stawka VAT	z	o
		Łączna cena	z	o
		Forma zapłaty	z	o
		Data wystawienia	z	o
		Termin płatności	z	o
		Imię wystawiającego	z	o
		Nazwisko wystawiającego	z	o

Magazyn 4

Pozycje		Proces
				10	11	31
Lista rezerwacji	Numer rezerwacji	z	-	o
		Numer klienta	z	-	o
		Imię klienta	z	-	o
		Nazwisko klienta	z	-	o
		Numer pokoju	z	-	o
		Data dokonania rezerwacji	z	-	o
		Data rezerwacji	z	o	o
		Przewidywana data wyjazdu	z	o	o
		Wyżywienie	z	o	o

Magazyn 5

Pozycje		Proces
				13	14	33	26
Lista meldunków	Numer klienta	z	-	o	o
		Imię klienta	z	-	o	o
		Nazwisko klienta	z	-	o	o
		Numer pokoju	z	o	o	o
		Data zameldowania	z	o	-	o
		Wyżywienie	z	-	-	o
		Data wymeldowania	-	-	z	o

Magazyn 6

Pozycje		Proces
				3	4	5
Terminarz imprez	Numer klienta	o	o	z
		Imię klienta	o	o	z
		Nazwisko klienta	o	o	z
		Sala	o	o	z
		Data	o	o	z
		Numer imprezy	o	o	z
		Liczba osób	o	o	z

5. NORMALIZACJA DANYCH

5.1 Dane nieznormalizowane, pierwsza, druga i trzecia postać normalna.

Lista klientów

UNF	FNF	SNF	TNF
Nr klienta Imię klienta Nazwisko klienta Adres Nr dow. osobistego NIP PESEL Telefon	Nr klienta Imię klienta Nazwisko klienta Adres Nr dow. osobistego NIP PESEL Telefon	Nr klienta Imię klienta Nazwisko klienta Adres Nr dow. osobistego NIP PESEL Telefon	Nr klienta Imię klienta Nazwisko klienta Adres Nr dow. osobistego NIP PESEL Telefon

Faktura

UNF	FNF	SNF	TNF
Nr faktury Imię klienta Nazwisko klienta Adres klienta Nr klienta NIP Cena jednostkowa Stawka VAT Łączna cena Ilość pokoi Forma zapłaty Data wystawienia Nazwa usługi Nr usługi Termin płatności Nr wystawiającego Imię wystawiającego Nazwisko wystawiającego	Nr faktury Imię klienta Nazwisko klienta Adres klienta Nr klienta NIP Data wystawienia Termin płatności Nr wystawiającego Imię i nazwisko wystawiającego Forma zapłaty Łączna cena	Nr faktury Imię klienta Nazwisko klienta Adres klienta Nr klienta NIP Data wystawienia Termin płatności Nr wystawiającego Imię i nazwisko wystawiającego Forma zapłaty Łączna cena	Nr faktury NIP Data wystawienia Termin płatności Nr wystawiającego Forma zapłaty
						NIP Adres klienta Nr klienta Imię klienta Nazwisko klienta
						Nr wystawiajacego Imię wystawiającego Nazwisko wystawiającego
			Nr faktury Nr usługi Nazwa usługi Ilość pokoi Cena jednostkowa Stawka VAT	Nr faktury Nr usługi Ilość pokoi	Nr faktury Nr usługi Ilość pokoi
				Nr usługi Nazwa usługi Cena jednostkowa Stawka VAT	Nr usługi Nazwa usługi Cena jednostkowa Stawka VAT

Meldunek

UNF	FNF	SNF	TNF
Nr meldunku Nr klienta Nr pokoju Data zameldowania Data wymeldowania	Nr meldunku Nr klienta Nr pokoju Data zameldowania Data wymeldowania	Nr meldunku Nr klienta Nr pokoju Data zameldowania Data wymeldowania	Nr meldunku Nr klienta Nr pokoju Data zameldowania Data wymeldowania

Rezerwacja

UNF	FNF	SNF	TNF
Nr rezerwacji Nr klienta Nr pokoju Data dok. rezerwacji Data rezerwacji Przew. data wyjazdu Wyżywienie	Nr rezerwacji Nr klienta Data dok. rezerwacji	Nr rezerwacji Nr klienta Data dok. rezerwacji	Nr rezerwacji Nr klienta Data dok. rezerwacji
		Nr rezerwacji Nr pokoju Data rezerwacji Przew. data wyjazdu Wyżywienie	Nr rezerwacji Nr pokoju Data rezerwacji Przew. data wyjazdu Wyżywienie	Nr rezerwacji Nr pokoju Data rezerwacji Przew. data wyjazdu Wyżywienie

Terminarz

UNF	FNF	SNF	TNT
Numer imprezy Numer klienta Imię klienta Nazwisko klienta Sala Data Liczba osób	Numer imprezy Numer klienta Imię klienta Nazwisko klienta Sala Data Liczba osób	Numer imprezy Numer klienta Imię klienta Nazwisko klienta Sala Data Liczba osób	Numer imprezy Numer klienta Imię klienta Nazwisko klienta Sala Data Liczba osób

Lista pokoi

UNF	FNF	SNF	TNF
Nr pokoju Ilość łóżek Standard Opis Cena	Nr pokoju Ilość łóżek Standard Opis Cena	Nr pokoju Ilość łóżek Standard Opis Cena	Nr pokoju Ilość łóżek Standard Opis Cena

5.2 Optymalizacja

Optymalizacja polega na połączeniu ze sobą tych relacji, które mają dokładnie taki sam klucz główny. Podczas tworzenia kolejnych postaci normalnych gwałtownie zwiększa się liczba relacji. Poprzez połączenie tych, które mają takie same klucze, można zmniejszyć ich liczbę, a więc stopień komplikacji modelu.

W opisywanym przypadku możemy połączyć ze sobą relacje o kluczu głównym: numer klienta.

6. MODELOWANIE DANYCH

6.1 Identyfikacja encji

NAZWA ENCJI	ZAWARTOŚĆ
Pokój	Nr pokoju Ilość łóżek Standard Opis Cena
Klient	Nr klienta Imię klienta Nazwisko klienta Adres Nr dowodu osobistego NIP PESEL Telefon
Faktura	Nr faktury NIP Data wystawienia Termin płatności Nr wystawiającego Forma zapłaty
Pozycja faktury	Nr faktury Nr usługi Ilość pokoi
Usługa	Nr usługi Nazwa usługi Cena jednostkowa Stawka VAT
Wystawiający fakturę	Nr wystawiającego Imię wystawiającego Nazwisko wystawiającego
Klient	NIP Adres klienta Nr klienta Imię klienta Nazwisko klienta
Rezerwacja	Nr rezerwacji Nr klienta Data dok. rezerwacji
Pozycja rezerwacji	Nr rezerwacji Nr pokoju Data rezerwacji Przew. data wyjazdu Wyżywienie
Meldunek	Nr meldunku Nr klienta Nr pokoju Data zameldowania Data wymeldowania
Terminarz imprez	Numer imprezy Numer klienta Imię klienta Nazwisko klienta Sala Data Liczba osób

Encje po optymalizacji

NAZWA ENCJI	ZAWARTOŚĆ
FAKTURA	Nr faktury NIP Data wystawienia Termin płatności Nr wystawiającego Forma zapłaty
POZYCJA FAKTURY	Nr faktury Nr usługi Ilość pokoi
USŁUGA	Nr usługi Nazwa usługi Cena jednostkowa Stawka VAT
WYSTAWIAJĄCY FAKTURĘ	Nr wystawiającego Imię wystawiającego Nazwisko wystawiającego
KLIENT	Nr klienta NIP Adres klienta Imię klienta Nazwisko klienta Nr dow. osobistego PESEL Telefon
REZERWACJA	Nr rezerwacji Nr klienta Data dok. rezerwacji
POZYCJA REZERWACJI	Nr rezerwacji Nr pokoju Data rezerwacji Przew. data wyjazdu Wyżywienie
POKÓJ	Nr pokoju Ilość łóżek Standard Opis Cena
MELDUNEK	Nr meldunku Nr klienta Nr pokoju Data zameldowania Data wymeldowania
TERMINARZ IMPREZ	Numer imprezy Numer klienta Imię klienta Nazwisko klienta Sala Data Liczba osób

6.2. Określenie związków (model kopertowy).

1. Faktura - pozycja faktury

2. Faktura - wystawiający fakturę

3. Faktura - klient

4. Pozycja faktury - usługa

5. Klient - rezerwacja

6. Klient - meldunek

7. Klient - terminarz imprez

8. Rezerwacja - pozycja rezerwacji

9. Pozycja rezerwacji - pokój

10. Pozycja rezerwacji - meldunek

11. Pokój - meldunek

12. Meldunek - terminarz

Określenie powiązań.

1. Usługa - Pozycja faktury

Usługa może być na jednej lub wielu pozycjach faktury.

Pozycja faktury określa dokładnie jedną usługę.

2. Pozycja faktury - Faktura

Pozycja faktury znajduje się dokładnie na jednej fakturze.

Faktura zawiera jedną lub wiele pozycji faktury.

3. Faktura - Klient

Faktura jest wystawiana dokładnie jednemu klientowi.

Klient otrzymuje jedną lub wiele faktur.

4. Faktura - Wystawiający fakturę

Faktura jest wystawiana przez dokładnie jednego wystawiającego fakturę.

Wystawiający fakturę wystawia jedną lub wiele faktur.

5. Rezerwacja - Pozycja rezerwacji

Rezerwacja zawiera jedną lub wiele pozycji rezerwacji.

Pozycje rezerwacji są zawarte dokładnie w jednej rezerwacji.

6. Klient - Rezerwacja

Klient dokonuje jednej lub wielu rezerwacji.

Rezerwacja dokonywana jest przez dokładnie jednego klienta.

7. Klient - Meldunek

Klient dokonuje jednego lub wielu meldunków.

Meldunek dokonywany jest przez dokładnie jednego klienta.

8. Pozycja rezerwacji - Pokój

Pozycja rezerwacji dotyczy dokładnie jednego pokoju

Pokój może mieć jedną lub wiele pozycji rezerwacji.

9. Pozycja rezerwacji - Meldunek

Pozycja rezerwacji dotyczy dokładnie jednego meldunku

Meldunek może mieć jedną lub wiele pozycji rezerwacji.

10. Pokój - Meldunek

Pokój może mieć jeden lub wiele meldunków.

Meldunek może być dokładnie do jednego pokoju.

11. Meldunek - Terminarz

Meldunek może mieć dokładnie jeden terminarz.

Terminarz imprez może mieć jeden lub wiele meldunków.

12. ANALIZA FUNKCYJNA

FUNKCJA	ZDARZENIE	TRANSAKCJA
obsługa informacji	zapytanie klienta	sprawdzenie listy wolnych pokoi
				sprawdzenie listy meldunków
				sprawdzenie listy rezerwacji
				sprawdzenie terminarza imprez
		obsługa rezerwacji	dokonanie rezerwacji	sprawdzenie listy rezerwacji
				sprawdzenie listy meldunków
				aktualizacja listy rezerwacji
			odwołanie rezerwacji	sprawdzenie listy rezerwacji
				aktualizacja listy rezerwacji
		obsługa zameldowań	nowy klient	sprawdzenie listy klientów
				aktualizacja listy klientów
			zameldowanie	sprawdzenie listy rezerwacji
				sprawdzenie listy meldunków
				aktualizacja listy meldunków
			wymeldowanie	sprawdzenie listy meldunków
				aktualizacja listy meldunków
		obsługa płatności	zapłata	sprawdzenie danych z listy meldunków
				sprawdzenie danych z listy pokoi
				sprawdzenie danych z listy klientów
			wystawienie faktury	sprawdzenie danych z listy meldunków
				sprawdzenie danych z listy pokoi
				sprawdzenie danych z listy klientów
			wysłanie faktury	sprawdzenie magazynu faktur
				aktualizacja magazynu faktur
		obsługa terminarza imprez	nowy klient	sprawdzenie terminarza imprez
				aktualizacja terminarza imprez
			impreza	sprawdzenie terminarza imprez
				aktualizacja terminarza imprez

1

CEL SYSTEMU

OBSŁUGA KLIENTA

OBSŁUGA PŁATNOŚCI

OBSŁUGA TERMINARZA IMPREZ FAKULTATYWNYCH

REZERWACJA

INFORMACJA

ZAKWATEROWANIE

Faktura

Pozycja faktury

Usługa

Wystawiający fak.

Klient

Rezerwacja

Pozycja rezerwacji

Pokój

Meldunek

Terminarz imprez

30

29

28

27

26

25

24

23

22

21

20

19

18

17

16

15

14

13

12

11

10

9

8

7

6

5

4

3

2

1

Lista meldunków

SYSTEM

Obsługa kuchni, restauracji i baru

Dostawcy

Księgowość

Lista pokoi

Lista klientów

Faktury

Obsługa terminarza imprez fakultatywnych

Obsługa płatności

Obsługa zameldowań

Obsługa rezerwacji

Terminarz imprez fakultatywnych

Obsługa informacji

KLIENT

33

32

31

Lista meldunków

Lista rezerwacji

Lista pokoi

---