Systemy informatyczne w firmie lub przedsiębiorstwie.
Każde przedsiębiorstwo, zarówno większe jak i mniejsze potrzebuje oprogramowań informatycznych. Służą one temu, aby usprawnić organizację firmy, podział administracyjny, księgowość i inne różne jednostki, które są niezbędne w prawidłowym funkcjonowaniu działalności gospodarczej. Jest to zdumiewające, ale rozwój firmy w dużej mierze zależy od doboru oprogramowania komputerowego. Należy je dobierać pod względem celu działalności przedsiębiorstwa, jego wielkości, dyspozycyjności i kwalifikacji pracowników, którzy muszą dostosowywać się do coraz to nowo powstałych technologii oraz być w tej sprawie bardzo elastycznie nastawieni. Dlatego śmiało mogę wysnuć wniosek, że jednym z kluczowych czynników dalszego jej postępu jest sprawny, dostosowany do kluczowych procesów przedsiębiorstwa system informatyczny. Trzeba jednak także pamiętać, że wymaga to wkładu finansowego oraz czasu. Istnieją też wątpliwości czy system komputerowy będzie na tyle elastyczny, żeby wpasować się w wymagania, które również mogą zmieniać się w czasie. Uwzględnię także, kwestię taką, że specjalistyczny system oprogramowania dla firm wymaga zatrudnienie odpowiednich wykształconych i doświadczonych pracowników, którzy będą umiejętnie obsługiwali sam system. Jednak jednym z problemów jest to, że większość firm produkujących oprogramowanie nie jest wciąż zainteresowana otwarciem swoich protokołów w celu ułatwienia integracji. Więc bardzo ważna jest zmiana podejścia przedsiębiorców do firm, które produkują oprogramowania.
Wiele inwestycji związanych z tworzeniem oprogramowań informatycznych posiada całe pakiety ciekawych ofert, które dają wybór potencjalnym klientom oraz ogromne pole do wyboru.
Na początku zacznę od wyjaśnienia terminu systemu informatycznego, co ułatwi mi obrazowe przedstawienie problemu.
System informatyczny - jest to zbiór powiązanych ze sobą elementów, którego funkcją jest przetwarzanie danych przy użyciu techniki komputerowej. Na systemy informatyczne składają się obecnie takie elementy jak:
sprzęt - obecnie głównie komputery, oraz
urządzenia służące do przechowywania danych
urządzenia służące do komunikacji między sprzętowymi elementami systemu
urządzenia służące do komunikacji między ludźmi a komputerami
urządzenia służące do przetwarzania danych nie będące komputerami
zasoby osobowe - ludzie
elementy organizacyjne - czyli procedury (procedury organizacyjne - termin z zarządzania) korzystania z systemu informatycznego, instrukcje robocze itp.
elementy informacyjne; bazy wiedzy - ontologie dziedziny/dziedzin, w których używany jest system informatyczny - na przykład podręcznik księgowania w wypadku systemu finansowo-księgowego.
Przy wyborze systemów przedsiębiorstwo powinno wziąść pod uwagę między innymi spełnienie wymogów prawnych, ułatwienie pracy pracowników oraz kadry zarządzającej, możliwość uzyskania informacji o stanie firmy oraz informacji wspomagających decyzje. A także bezpieczeństwo danych, przewidywane koszty systemu, czas wdrożenia systemu oraz spodziewane zyski. To bardzo ważne dla firm decydujących się na zainstalowanie takie systemu komputerowego.
Wykorzystywane w przedsiębiorstwach narzędzia informatyczne wraz z rozwojem technologii, a także potrzeb związanych z pozyskiwaniem informacji ciągle się zmieniają, są do nich wprowadzane coraz to nowe funkcjonalności. Biorąc pod uwagę stopień integracji poszczególnych systemów, można je podzielić na następujące rodzaje przy uwzględnieniu kolejności ich pojawiania się ( jest to oczywiście jeden z przykładów ujęcia rozwoju systemów informatycznych):
Systemy ewidencyjno-transakcyjne - ich zadaniem jest rejestrowanie bieżących zdarzeń w wybranym obszarze działania - są to np. systemy finansowo-księgowe, kadrowo-płacowe. Systemy informacyjno-decyzyjne - ich rolą jest wspomaganie sprawności zarządzania na poziomie operacyjno-taktycznym oraz wsparcie kontroli sterowania i koordynowania w krótkich okresach. Znajdują zastosowanie w sterowaniu produkcją czy też w prognozowaniu sprzedaży.
Systemy wspomagania decyzji - są przede wszystkim narzędziami do podejmowania decyzji na poziomie strategicznym dla danego aspektu funkcjonowania przedsiębiorstwa. Są wykorzystywane m.in. przy prognozowaniu długoterminowym, optymalizacji wielkości produkcji.
Systemy eksperckie - od tych systemów oczekuje się, że nie tylko, jak poprzednie typy, będą wspomagać człowieka poprzez udostępnianie informacji, ale także będą naśladować jego decyzje w konkretnym aspekcie działalności firmy. Ich rolą jest wybór rozwiązań określonego problemu. Są wykorzystywane do diagnozowania i planowania strategicznego.
Systemy informowania kierownictwa - pozwalają na szybkie uzyskanie odpowiedzi na pytanie zadawane przez osoby zarządzające najwyższego szczebla. System jest konstruowany na potrzeby konkretnej osoby lub grupy osób lub będąc uniwersalnym rozwiązaniem, jest dostosowywany do ich potrzeb.
Systemy sztucznej inteligencji - ich zadaniem jest wnioskowanie w przypadku braku pełnej wiedzy niezbędnej do rozwiązania określonego problemu. Są stosowane np. w usługach finansowych.
Zintegrowane systemy informatyczne - modułowo zorganizowane systemy informatyczne, które zajmują się wszystkimi sferami działalności przedsiębiorstwa.
Jednak należy pamiętać, że pojawienie się nowszych rozwiązań niekoniecznie wiąże się z pełnym zastępowaniem wcześniejszych. Lecz muszę dodać, że systemy informatyczne coraz bardziej obejmują wszystkie obszary funkcjonowania firmy, a przy tym samym są podstawą do podejmowania wielu decyzji.
Pragnę przedstawić firmę, która funkcjonuje na podstawie systemu informatycznego. Porównam dwa typy podejścia, które mogłyby zostać zastosowane w kontekście rozwiązań informatycznych rozwijającego się przedsiębiorstwa.
Pierwszy z nich polega na tym, że , że istnieje gotowy system wdrażalny, który pokryje blisko 100% zapotrzebowania na informatyzacje procesów w bieżącym momencie.
Drugi zaś, proponuje budowę nowego systemu - szytego na miarę bieżących potrzeb (tzw. system dedykowany) pokrywającym swoją funkcjonalnością najbardziej kluczowe i rozwojowe aspekty działania firmy, jednocześnie integrującym się z istniejącymi systemami przedsiębiorstwa.
Firma powinna zaopatrzyć się w system, który będzie elastyczny, który byłby w stanie dostosować się do sytuacji przedsiębiorstwa. To na pewno swojego rodzaju rewolucja dla takiej spółki. Staje się dzięki temu bardziej zorganizowana, prosperuje lepiej niż dotychczas. Wszystkie sprawy typu pensje, premie, różne rozliczenia wykonywane są o wiele szybciej niż dotychczas. Jest to na pewno system wspierający działalność firmy. Takie oprogramowania są bardzo korzystne, ponieważ przeprowadza analizę procesów zachodzących w przedsiębiorstwie, co pozwala umiejętnie podejmować decyzję o dalszych, potencjalnych procesach, które mogłyby korzystnie wpłynąć na rozwój firmy oraz decyzję o nowych ciekawych inwestycjach. Mogę śmiało powiedzieć, że systemy komputerowe, nawet te najprostsze, pokazują wiele dróg działania, czerpania korzyści ze wszelakich zysków.
To także sposób, na to, aby zaoszczędzić czas, które jak wiadomo bardzo często przedsiębiorcom brakuje, co też jest ważną zaletą posiadania w firmie oprogramowania informatycznego. Oczywiście nie mogę nie wspomnieć o nakładzie finansowym, który jednak jest potrzebny na zakup i zainstalowanie takiego systemu przez fachowców. Jednak myślę, że bardzo szybko da się zauważyć poprawę w funkcjonowaniu poszczególnych jednostek, jak i całej firmy. Zaletą posiadania programu jest także precyzyjniejsze zarządzanie procesami produkcyjnymi, co wpływa na lepszą jakość wytwarzanych wyrobów, wytworów przedsiębiorstwa. Następną płynącą korzyścią jest wzbogacenie narzędzi do kontroli, jak już wyżej wspomniałem, także analizy procesów biznesowych. Pmiętajmy także, że lepsza kontrola w najtrudniejszych elementach działalności firmy może przyczynić się do całkiem innego obrazu w analizach. Daje to nam, jako przedsiębiorcom, bardzo duży komfort, ponieważ mamy stałą i przede wszystkim jasną kontrolę nad wszelkimi działaniami w firmie. Ułatwia to jej funkcjonowanie i rozwój na różnych płaszczyznach, także scala różne jednostki działające mogłoby się wydawać odrębnie. Więc w pewien sposób integruje istniejące już systemy w działalności, co daje pełen, prawdziwy i wyraźny obraz funkcjonowania i swoistego rozrostu firmy. Różnego rodzaju systemy usprawniają proces przepływu informacji, co jeśli chodzi zwłaszcza o duże korporacje. Poprzez stosowanie programów mamy możliwość do szybkiego dostępu do dokumentów. Istotnym plusem jest większa konkurencyjność firmy na rynku. Mogę zatem podkreślić, że systemy takie mają wiele zalet, a następną z nich jest taka, że nie są bardzo skomplikowane w użyciu, oraz taka, że wychodzą coraz to nowe aktualizacje nowocześniejsze, bardziej pasujące do danego przedsiębiorstwa. Coraz częściej spotykamy się z oprogramowaniami, które są tworzone tylko dla danej firmy, uwzględniając jej wszystkie detale, z funkcją elastyczności, wtedy, gdy jednostki przedsiębiorstwa ulegają przeobrażeniom. Zapewnia błyskawiczne reagowanie na zmiany zarówno wewnątrz samej firmy, jak i na rynku w obrębie którego funkcjonuje. Wszystkie informacje są aktualizowane w czasie rzeczywistym i są zawsze dostępne w momencie podejmowania decyzji. Obieg informacji jest szybszy i lepszy jakościowo. Doprowadza także do większej dyscypliny w procesie obiegu dokumentów. Wiele systemów jest otwartych na inne uzupełniające aplikacje. Jeśli chodzi o pracowników to można zauważyć wzrost wydajności i motywacji pracowników przez oszczędność ich czasu. Możliwa jest rozbudowa produktów zgodnie z potrzebami, takie oprogramowania są to często produkty najwyższych technologii, system usprawniania działania organizacji dzięki szybkiemu dostępowi do kompletnych. Wyklucza też występowanie w systemie sprzecznych danych. Każdy z takim systemów ma być systemem bezpiecznym, którego nie wypłyną żadne dane. Jednak często niestety, zdarzają się sytuacje, kiedy tak się dzieje. Więc niesie to za sobą pewne wady.
Czy możliwe jest odpowiednie funkcjonowanie firmy bez systemów informatycznych?
Jest możliwe, jednak należy wtedy wziąć pod uwagę, wiele czynników, które utrudniają rozwój takiego przedsiębiorstwa. To, na przykład, brak umiejętności wyobrażenia sobie i analiz z różnych punktów, tak, aby przedsiębiorstwo wybrało najkorzystniejsze dla siebie rozwiązanie. Czasami nawet nie zauważa się niektórych wyjść z danego kręgu sytuacyjnego w firmie, co prowadzi często nawet do regresu takiej działalności i powoduje jej upadek. Dlatego już tutaj widać jak bardzo takie systemy są pomocne, zwłaszcza w trudnych sytuacjach, kiedy trzeba szybko podjąć decyzję, która często zważa na dalszych losach naszej firmy. W takich przedsiębiorstwach panuje brak integracji poszczególnych jednostek, powiązań pomiędzy nimi i co za tym idzie, większej współpracy, która w momentach kryzysu jest bardzo istotnym elementem. Należy dodać, że w firmie z systemem komputerowym jest jeden komputer nadzorujący i „monitorujący” pozostałe. Lecz z jednej strony plusem jest to, że pracodawca ma większy wgląd do tego, co w danym momencie robią pracownicy, jednak mogą czuć się oni tym zestresowani bądź nawet osaczeni wręcz. Konkurencyjność przedsiębiorstwa jest mniejsza niż w przypadku posiadania systemu informatycznego. W takiej firmie nadal występuje archiwizacja dokumentów, co powoduje wolniejszy obrót informacji i spraw na terenie firmy. Wolniejsze rozliczenia z urzędami, co często powoduje różne komplikacje, kłopoty w urzędach. Koszty kadrowo- płacowe są wyższe, a proces zarządzania mniej sprawny niż w przypadku zainstalowania oprogramowania. Proces zarządzania oraz tworzenia analizy biznesowej jest procesem powolniejszym, niż u firm, które owe systemy posiadają. Dlatego chyba najlepszym rozwiązaniem jest inwestycja właśnie w dostosowany do potrzeb całej firmy, jak i jej poszczególnych jednostek odpowiedniego systemu informatycznego.
Rozpatrując problem stosowania systemów informatycznych zarówno w małych spółkach, jak i w wielkich korporacjach mogę śmiało wysunąć wniosek, że są one bardzo pożyteczne w prawidłowym rozwoju i funkcjonowaniu firmy. Przedsiębiorstwo posuwa się wtedy do przodu, pracodawca oraz jego pracownicy są bardziej zmotywowani do pracy przy pomocy takich oprogramowań komputerowych. Firma działająca na podstawie systemu jest bardziej szanowana na rynku, chociażby z powodu lepszej działalności czy sprawniejszego przepływu informacji. Znaczne obniżenie kosztów procesów kadrowo-płacowych, co powoduje niejaki zwrot kosztów po pewnym czasie. Pomaga to w większej integracji i współdziałaniu jednostek poszczególnych działalności gospodarczej. Systemy informatyczne to nie tylko skomplikowane programy, ale także proste w obsłudze przez pracowników. Za instalacją programów przemawia chociaż fakt, że mamy wówczas szybki dostęp do dokumentów, czy rozliczeń z urzędami dokonujemy poprzez używanie takich systemów. Poprzez to wszystko nasza firma staje się atrakcyjniejsza i bardziej ceniona.