BAZA DANYCH - jest to zbiór informacji charakterystycznych dla pewnej klasy obiektów lub zdarzeń. Sposób zapisu informacji nie ma znaczenia i bazą danych jest katalog biblioteczny, kartoteka magazynowa lub notatnik zawierający numery telefonów oraz adresy znajomych, jednakże pod tym pojęciem rozumiemy zbiory informacji, które są przechowywane w pamięciach masowych komputerów.
SYSTEM ZARZĄDZANIA BAZĄ DANYCH - narzędzia programowe umożliwiające operowanie danymi zgromadzonymi w bazie danych nazywa się systemem zarządzania bazą danych. System taki wyposażony jest w abstrakcyjny język manipulowania danymi ułatwiający wykonywanie różnorodnych operacji na danych przechowywanych w bazie.
FUNKCJE SYSTEMU ZARZĄDZANIA BAZĄ DANYCH - system zarządzania bazą danych jest to specjalistyczne oprogramowanie, które umożliwia współpracę użytkownika z bazą danych. Do podstawowych funkcji systemu zarządzania bazą danych zalicza się:
Opis danych - system ten powinien dostarczać użytkownikowi narzędzi do opisu danych, które mają być reprezentowane w bazie danych;
Korzystanie z bazy danych - system powinien umożliwiać korzystanie z bazy danych w sposób interakcyjny (konwersacyjny);
Integralność danych - system powinien minimalizować ryzyko związane z zapisaniem błędnej informacji poprzez zestaw reguł zabezpieczających;
Poufność danych - system powinien udostępniać informacje z bazy danych użytkownikom uprawnionym (np. znających hasło dostępu);
Synchronizacja danych - system powinien zapobiegać sytuacjom konfliktowym podczas pracy w sieci komputerowej.
System zarządzania bazą danych umożliwia realizację tych funkcji za pomocą tzw. języków baz danych, z reguły specyficznych dla poszczególnych implementacji komputerowych. Wśród języków baz danych wyróżnia się dwie podstawowe grupy:
Język opisu schematu danych (Data Description Languages - DDL), służące do odwzorowania rzeczywistych obiektów lub zjawisk w bazie danych na podstawie przyjętego modelu. Języki te umożliwiają stworzenie struktur do gromadzenia danych.
Język manipulowania danymi (Data Manipulation Languages - DML), które służą do operowania danymi w bazie danych. Języki te nazywa się także językami zapytać (Query Languages - QL).
W praktyce często spotyka się bazy danych wyposażone w jeden uniwersalny język umożliwiający zarówno opis danych, jak i manipulowanie danymi. Przykładem takiego języka jest SQL (Structured Query Languages), czyli tzw. strukturalny język zapytań. Język SQL umożliwia realizację obu typowych zadań związanych z zarządzaniem danymi: opis danych i manipulację danymi.
ACCESS - implementacja komputerowa baz danych, która opiera się na relacyjnym modelu danych. Do zalet relacyjnego modelu danych zalicza się: prostotę reprezentacji danych w formie tabel, elastyczność relacji, łatwość implementacji i użytkowania, niezależność danych.
TABELA - baza danych ma sformalizowaną strukturę opartą na tabelarycznym zestawie cech obiektów. W tabeli stanowiącej bazę danych każdy wiersz jest przeznaczony do zapisu informacji o jednym tylko obiekcie.
REKORD - wiersz w tabeli nazywany jest rekordem (krotką lub encją). W każdym wierszu (rekordzie) znajduje się ta sama liczba komórek, która jest równa liczbie kolumn w tabeli.
POLE - każda kolumna tabeli jest nazywana polem.
STRUKTURA TABELI - jest to zbiór wszystkich pól tabeli.
NAZWA POLA - każdy nagłówek kolumny nazywamy polem. Każde pole jest przeznaczone do opisu jednej charakterystycznej cechy. Tabelaryczna forma zapisu powoduje, że wszystkie rekordy są złożone z tej samej liczby pól. W konsekwencji każdy obiekt jest opisany przy użyciu tego samego zbioru cech charakterystycznych.
KARTOTEKOWY RODZAJ BAZY DANYCH - najprostszym przypadkiem bazy danych jest baza oparta na jednej tylko tabeli. Bazy tego rodzaju są często nazywane bazami kartotekowymi i wykorzystuje się je zazwyczaj do przechowywania nieskomplikowanych zbiorów informacji, np. adresów, bądź też numerów telefonów.
KLUCZ - tabela, która wchodzi w skład bazy danych, musi zawierać pole lub pola, na podstawie, których można jednoznacznie określić każdy rekord. Takie pole (lub zespół pól) nazywa się kluczem tabeli. Z definicji klucza wynika, że jest on atrybutem unikalnym, tzn. jego wartości nie mogą się powtarzać w wierszach tabeli (często jako klucz wybiera się pole, w którym jest przechowywany numer rekordu - jest to prosty i niezawodny sposób identyfikacji rekordów). Kluczem (oprócz liczby) może być również np. skrót nazwy itp.
KLUCZ (GŁÓWNY, PODSTAWOWY) - jest to pole o unikatowych, nie powtarzających się wartościach. Istnienie pól o unikatowych wartościach jest bardzo ważną cechą wszystkich tabel tworzonych w relacyjnych bazach danych. Dzięki takiemu polu możliwa jest jednoznaczna identyfikacja każdego rekordu w tabeli.
Dołączenie kopii klucza podstawowego jednej tabeli do drugiej umożliwia utworzenie między nimi powiązań, tzw. relacji.
KLUCZ SZTUCZNY - nie zawsze wygodne jest identyfikowanie rekordów tabeli na podstawie jej atrybutów, czyli pól. Ma to miejsce np. wtedy, gdy klucz musi zawierać dwa lub więcej atrybutów. W takiej sytuacji zazwyczaj dodaje się do tabeli dodatkowy, sztuczny atrybut, pełniący rolę identyfikatora lub numeru identyfikacyjnego.
KLUCZ ZEWNĘTRZNY (OBCY) - jest to dołączona kopia klucza podstawowego „obcej” tabeli. Dzięki tej technice poszczególne tabele mogą być ze sobą powiązane - bezpośrednio lub pośrednio.
ZŁOŻONY KLUCZ PODSTAWOWY - relacja wiele do wielu jest często rozłożona na dwie relacje jeden do wielu. Tabela łącząca składa się z kopii kluczy podstawowych, składając się z dwóch pól, a nie jednego. Innymi słowy tabela łącząca składa się z dwóch kluczy obcych, będących kopiami kluczy podstawowych łączonych tabel.
RELACJA - powiązanie między parą tabel. Istnieje ona wtedy, gdy dwie tabele są powiązane parą klucz podstawowy - klucz obcy.
TYPY RELACJI - istnieją następujące rodzaje relacji:
Relacja jeden do jednego - relacja tego typu nie jest często stosowana, gdyż odpowiada ona łączeniu dwóch tabel w jedną. Potrzeba rozbicia jednej tabeli na dwie połączone relacje jeden do jednego zachodzi zazwyczaj wtedy, gdy trzeba posługiwać się większą liczbą pól, niż pozwala na to system bazy danych. Jeśli system nie pozwala na utworzenie tabeli zawierającej np. więcej niż 32 pola, to ograniczenie takie można obejść, tworząc dwie tabele i wiążąc je taką właśnie relacją.
Relacja jeden do wielu - jeden rekord w tabeli traktowanej jako główna może mieć powiązanie z wieloma rekordami w tabeli dodatkowej (związanej).
Relacja wiele do jednego - jest odwrotnością relacji jeden do wielu.
Relacja wiele do wielu - taka relacja występuje np. między tabelą zamówień a tabelą zawierającą zestawienie towarów. Każde zamówienie może dotyczyć wielu towarów, a każdy towar może występować w wielu zamówieniach. Relację taką realizuje się zwykle pośrednio za pomocą dodatkowej tabeli, zawierającą np. faktury. Tabela Faktury (tabela łącząca) jest w relacji jeden do wielu z tabelami Zamówienia i Towary, co w efekcie daje relację wiele do wielu między tabelami Zamówienia i Towary.
MODEL HIERARCHICZNY - ma strukturę odwróconego drzewa. Jeden z węzłów drzewa pełni rolę „korzenia”, natomiast pozostałe węzły to „gałęzie” drzewa.
KATEGORIE PRZODEK/NASTĘPNIK - inaczej rodzic/potomek, kategorie te reprezentują zależności w modelu hierarchicznym, oznacza to, że węzeł-przodek może być powiązany z wieloma węzłami-następnikami, lecz każdy następnik może mieć tylko jednego przodka. Aby uzyskać dostęp do danych w modelu hierarchicznym, użytkownik „wędruje” po gałęziach, poczynając od korzenia aż do poszukiwanego węzła.
Do zalet tego modelu zalicza się:
możliwość szybkiego dotarcia do potrzebnych danych, ponieważ poszczególne węzły są ze sobą bezpośrednio i jednoznacznie powiązane,
wbudowany mechanizm kontroli integralności odwołań. Oznacza to, że rekord w węźle-potomku musi być powiązany z rekordem istniejącym w węźle-rodzicu (tzn. każdy potomek musi mieć rodzica). Jeżeli jeden z rekordów w węźle-przodku zostanie usunięty, to muszą być usunięte wszystkie powiązane z nim rekordy w węzłach-potomkach.
Do wad hierarchicznego modelu danych zalicza się:
brak możliwości zapisania w węźle-potomku takiego rekordu, który nie jest powiązany z żadnym rekordem w węźle-przodku,
nieefektywność w przypadku konieczności tworzenia złożonych relacji (skomplikowanych zależności między węzłami).
MODEL SIECIOWY - został stworzony głównie w celu rozwiązania problemów związanych z modelem hierarchicznym. Struktura sieciowego modelu przypomina również odwrócone drzewo. Jednak w odróżnieniu od modelu hierarchicznego w modelu sieciowym gałęzie mogą być dzielone między różne drzewa, z których każde jest elementem ogólnej struktury bazy danych.
KOLEKCJA - definiują zależności w modelu sieciowym. Jest to niejawna konstrukcja łącząca dwie tabele, z których jedna pełni rolę właściciela, druga zaś rolę członka. Kolekcje umożliwiają definiowanie relacji typu jeden do wielu, co oznacza, że w obrębie danej struktury każdy rekord z tabeli-właściciela może być powiązany z dowolną liczbą rekordów tabeli-członka, lecz pojedynczemu rekordowi w tabeli-członku może odpowiadać tylko jeden rekord w tabeli-właścicielu. Między każdą parą tabel można zdefiniować dowolną liczbę powiązań (kolekcji), a każda tabela może uczestniczyć w wielu różnych kolekcjach.
Do zalet modelu sieciowego zalicza się:
możliwość bardzo szybkiego uzyskania potrzebnych informacji,
możliwość formułowania przez użytkownika skomplikowanych zapytań (kwerend).
Do wad modelu sieciowego zalicza się:
konieczność znajomości struktury bazy danych w celu uzyskania potrzebnych informacji,
konieczność modyfikacji oprogramowania w przypadku zmiany struktury bazy danych zbudowanej na modelu sieciowym.
SYSTEM BAZY DANYCH UMOŻLIWIA TWORZENIE:
Tabel - struktur służących do przechowywania danych.
Relacji - powiązań między poszczególnymi tabelami.
Formularzy - struktur służących do przedstawiania na ekranie zawartość rekordów. Formularz jest komputerowym blankietem, na którym jest wyświetlana zawartość wybranego przez użytkownika rekordu. Formularze są stosowane zarówno do przeglądania istniejących rekordów, jak i do wstawiania nowych. Mogą też być stosowane do drukowania zawartości bazy danych.
Kwerend (zapytań) - struktur umożliwiających wybieranie z bazy danych rekordów spełniających określone przez użytkownika kryteria, a także wykonywanie na tych rekordach pewnych operacji.
Raportów - struktur służących do wyświetlania i drukowania wyciągów z baz danych. Raporty te mogą zawierać podsumowania i i inne obliczenia wykonywane na zawartości wybranych pól.
Stron danych - specyficznych stron WWW przeznaczonych do przeglądania i modyfikowania danych za pośrednictwem Internetu lub intranetu.
Makropoleceń - zapisu sekwencji często wykonywanych operacji, które następnie mogą być odtwarzane, np. przez jednorazowe naciśnięcie pewnych kombinacji klawiszy.
Modułów (procedur) - struktur programowych pisanych we właściwym dla danego systemu języka programowania.
INTEGRALNOŚĆ DANYCH - terminem tym określa się poprawność spójność i dokładność danych zawartych w bazie. Poziomy integralności danych to:
Na poziomie pól - poprzez nałożenie pewnych ograniczeń na właściwości (atrybuty) pola (możemy np. określić, że data ma być widoczna w postaci „20 stycznia 2000”, innym przykładem może być ilość cyfr po przecinku, określa wymaganą precyzję wyświetlania liczby).
Na poziomie tabel - przez obecność klucza podstawowego jest zagwarantowana unikatowa wartość pola identyfikującego każdy rekord. Możemy ustalić własne reguły integralności na poziomie tabeli - np. data realizacji zamówienia nie może być wcześniejsza od daty zamówienia.
Na poziomie relacji - poprzez zagwarantowanie, że wszystkie relacje są poprawnie zdefiniowane i że dane w powiązanych tabelach są ze sobą zsynchronizowane. Jeżeli istnieją więzy integralności między tabelami Klienci i Zamówienia - nie można usunąć z bazy konkretnego klienta, jeżeli istnieją dla niego jakieś zamówienia. Można określać pewne warunki ograniczające relację, np. jeden pracownik może obsługiwać maksymalnie 10 klientów (relacja 1 - ∞ zostaje ograniczona do relacji 1 - 10).
DOSTĘPNE TYPY PÓL:
Tekst - do 255 znaków, zajmuje tyle bajtów pamięci, ile znaków wprowadzono do pola,
Memo - pamięć notatnikowa, do 64 kB pojemności, nie może podlegać indeksowaniu,
Liczba - dana typu numerycznego o następujących podtypach:
bajt: zakres wartości (0, 255)
całkowita: zakres (-32768, 32767), 2 bajty,
całkowita długa: zakres (-2147483648, 2147483647), 4 bajty,
rzeczywista pojedynczej precyzji: zakres (-3.403E38, 3.403E38), 4 bajty,
rzeczywista podwójnej precyzji: zakres (-1.798E308, 1.798E308), 8 bajtów,
Data/Godzina - wg wybranego formatu, 8 bajtów,
Waluta - do 15 cyfr, w tym 4 po kropce dziesiętnej, 8 bajtów,
Autonumer - typ numeryczny, całkowity, samoinkrementujący się (użytkownik nie ma możliwości zmiany wartości tego pola), 4 bajty,
Tak/Nie - typ logiczny, przyjmuje jedną z dwóch wartości logicznych,
Obiekt OLE - typ danych reprezentujący obiekty włączone do tabeli za pomocą narzędzia OLE (łączenie i osadzanie obiektów), np. pliki graficzne, o rozmiarze zdefiniowanym przez system, nie przekraczającym 1 GB,
Hieprłącze - dla adresów stron internetowych, dla adresów e-mail, ścieżka dostępu do pliku (nie jest indeksowany),
Kreator odnośników - tworzy pole, które pozwala wybrać wartość z innej tabeli lub z listy wartości przy użyciu pola kombi, wybranie tej opcji na liście typów danych powoduje uruchomienie kreatora, który definiuje pole.
UWAGI DO PROJEKTOWANIA TABEL - tworzenie tabeli polega na określeniu jej atrybutów, zdefiniowaniu ich właściwości oraz wprowadzeniu danych do tabeli. Liczba kolumn (pól) tabeli będącej częścią bazy danych jest z góry określona przez projektanta, natomiast liczba wierszy (rekordów) tabeli może ulegać zmianie podczas pracy z bazą danych i w zasadzie nie jest limitowana. Tabela charakteryzuje się właściwościami, o których warto pamiętać przy projektowaniu bazy danych:
nie jest istotna kolejność, w jakiej umieszczone są kolumny (atrybuty) tabeli;
nie jest istotna kolejność wprowadzania wierszy (rekordów tabeli). Sposób uporządkowania rekordów może ulec zmianie w dowolnym momencie, nie wnosząc nic istotnego dla znaczenia (wartości użytkowej) zgromadzonych danych;
na przecięciu wiersza i kolumny powinna się znaleźć pojedyncza wartość z dziedziny danego atrybutu;
taki sam wiersz nie powinien się w tabeli powtarzać;
tabela powinna posiadać zbiór atrybutów (w szczególności jeden atrybut), który jednoznacznie identyfikuje poszczególny wiersz. Wartości atrybutów identyfikujących powinny być określone dla wszystkich wierszy. To wymaganie nosi nazwę reguły integralności.
ANOMALIE ZWIĄZANE Z NIEWŁAŚCIWYM ZAPROJEKTOWANIEM TABELI - poprawność działania bazy danych zależy w bardzo dużym stopniu od prawidłowego zaprojektowania schematów tabel wchodzących w skład bazy. Źle zaprojektowane tabele sprawiają kłopoty w czasie pracy z bazą, niejednokrotnie mogą powodować błędy pociągające za sobą poważne konsekwencje. Niekorzystne zjawiska to:
redundancja - niepotrzebne powtarzanie się tej samej informacji w tabeli;
anomalie przy modyfikacji - zmiana wartości atrybutu dla jakiegoś obiektu pociąga za sobą konieczność zmian w wielu wierszach;
anomalie przy wstawianiu - wstawienie informacji o niektórych obiektach pozostawia puste pola w wierszach tabeli;
anomalie przy usuwaniu - usunięcie informacji o obiekcie pociąga za sobą niepożądane usunięcie innych danych.
Likwidacja nieprawidłowości występujących w tabelach wiąże się najczęściej z koniecznością przeprojektowania schematów tabel.
PODSTAWOWE DZIAŁANIA NA TABELACH:
Projekcja. Projekcją tabeli na określone atrybuty jest wybór z tabeli kolumn, odpowiadających tym atrybutom. Projekcja tabeli polega na utworzeniu listy wybranych z tabeli pól. Wynikiem jest zawartość określonych kolumn tabeli. W przypadku projekcji dane są wybierane w układzie pionowym, tzn. wg kolumn.
Selekcja. Selekcją tabeli za pomocą warunku jest wybór z tabeli wierszy spełniających warunek. Selekcja tabeli polega na utworzeniu listy wybranych z niej rekordów. Wynikiem jest zawartość określonych wierszy tabeli. W przypadku selekcji dane są wybierane w układzie poziomym, tzn. wg wierszy. Kryterium selekcji może dotyczyć większej liczby atrybutów. Warunki proste mogą być łączone operatorami logicznymi: koniunkcji and (oraz), alternatywy or (lub) lub negacji not (nie) wraz ze standardową logiką nawiasową. W przypadku selekcji mogą się zdarzyć sytuacje ekstremalne:
warunek selekcji za mocny oznacza, że żaden rekord go nie spełni. Wynikiem jest wtedy pusta tabela.
warunek selekcji za słaby oznacza, że wszystkie rekordy go spełniają. Wynikiem jest wtedy tabela macierzysta.
Złączenie neutralne. Jest to operacja, która dotyczy dwóch tabel. Element należy do złączenia dwóch tabel wtedy i tylko wtedy, gdy jedna część jego atrybutów należy do jednej tabeli macierzystej, a druga część należy do drugiej tabeli macierzystej, przy czym istnieje zbiór atrybutów, który jest wspólny dla obu tabel macierzystych. Proces łączenia tabel jest bardzo kosztowny i często uzyskuje się wynik o rozmiarze trudnym do ogarnięcia i rzeczowej analizy, dlatego operację złączenia naturalnego łączy się z selekcją i projekcją.
WŁAŚCIWOŚCI PÓL TABELI: każdemu polu tabeli w systemie Ms Access można przypisać dodatkowe cechy, za pomocą których doprecyzowuje się definicje tabeli. Liczba i charakter tych cech zależą od typu pola. Definiuje się je w polach obszaru projektowanego tabeli o nazwie Właściwości pola. Ms Access oferuje następujące właściwości pól:
Rozmiar pola. W przypadku pól tekstowych określa maksymalną liczbę znaków, jakie może zajmować wprowadzony do pola ciąg znaków. W przypadku pól liczbowych określa podtyp pola.
Format. Określa sposób wyświetlania danych. Jeśli format nie zostanie określony, to dane liczbowe będą wyświetlane w formacie ogólnym, a więc w takiej postaci, w jakiej zostały wprowadzone, waluta będzie zaokrąglona do dwóch miejsc po przecinku, a pola typu Data/Godzina pojawią się w postaci określonej w panelu sterowania systemu Windows. Format można również dostosować do własnych potrzeb.
”zzz” wyświetla tekst w cudzysłowach jako literał,
Spacja wyświetla spację,
@ znak jest wymagany,
\ wyświetla następny znak jako literał,
& znak nie jest wymagany,
* uzupełnia pozostałe miejsce w polu przez następny znak,
[kolor] wyświetla w podanym kolorze,
! wyrównuje do lewej,
< wyświetla małymi literami,
> wyświetla dużymi literami.
Formatowanie pól liczbowych:
# wyświetlaj cyfrę albo nic,
0 wyświetlaj cyfrę albo 0,
. wyświetla separator dziesiętny,
$ wyświetla dokładnie taki znak (literał),
% pomnoży wartość przez 100 i dodaje symbol procentu,
E-, E+, e-, e+ wyświetla w notacji naukowej.
Miejsca dziesiętne. Ustawia liczbę cyfr dla części ułamkowej dla pola liczbowego. Jeśli w polu jest ustalona wartość Auto, to w przypadku waluty, liczby pojedynczej i podwójnej precyzji wyświetlane są dwie cyfry w części ułamkowej, a w przypadku danych pozostałych rozmiarów część ułamkowa nie jest wyświetlana.
Maska wprowadzania. Definiuje wzorzec dla wprowadzanych danych, który zawiera najczęściej pojawiające się znaki, takie jak znak kreski poziomej w kodzie pocztowym. Maska wprowadzania może być również wykorzystywana jako specyfikator formatu danych.
Najczęściej wykorzystywane znaki formatujące maski:
0 oznacza wprowadzenie cyfry, wymagane,
1 wprowadzenie cyfry, wymagane,
9 cyfra lub spacja - pozycja opcjonalna, znaki plus i minus nie są dozwolone,
# cyfra lub spacja - pozycja opcjonalna, puste miejsca konwertowane na spacje, znaki plus i minus dozwolone,
L wprowadzenie litery, wymagane,
? wprowadzenie litery, nie wymagane,
A litera lub cyfra - pozycja wymagana,
a litera lub cyfra - pozycja opcjonalna,
& dowolny znak lub spacja - pozycja wymagana,
C dowolny znak lub spacja - pozycja opcjonalna,
. , : ;- / dziesiętny symbol zastępczy oraz separatory tysięcy, daty i godziny (znak, który faktycznie zostanie użyty, zależy od ustawień regionalnych określonych w Panelu sterowania systemu Windows),
POWIĄZANIA POMIĘDZY TABELAMI - ustalenie powiązań między tabelami umożliwia:
określenie więzów integralności między tabelami będącymi składnikami systemu,
automatyczne tworzenie połączenia w kwerendach w celu otrzymania spójnej informacji z dwóch lub większej liczby tabel, synchronizację wyświetlania formularzy i sprzęgniętych z nimi podformularzy,
tworzenie zestawień w postaci raportów z podraportami.
Powiązanie tabel realizuje się zgodnie z definicją złączenia naturalnego - ustalenie między tabelami relacji jest możliwe, gdy spełnione są warunki:
w przypadku wymuszania więzów integralności pole (pola) w tabeli nadrzędnej muszą tworzyć klucz podstawowy lub musi być na nich określony unikatowy indeks,
powiązane pola muszą mieć ten sam typ danych i powinny zawierać takie same wartości, wyjątek stanowi pole typu Autonumer, które występuje w relacji wyłącznie z typem Liczba o rozmiarze Liczba całkowita długa,
obie tabele muszą należeć do tej samej bazy danych Access`a lub muszą być przyłączone do tej samej bazy.
POWIĄZANIA POMIĘDZY TABELAMI I WIĘZY INTEGRALNOŚCI:
połączenie między tabelami odbywa się w oknie Relacje (wybór z menu głównego opcji Narzędzia/Relacje lub przycisk Relacje na pasku narzędzi),
umieszczenie tabeli w oknie relacji realizuje się w polu dialogowym Pokaż tabelę. Jeśli to pole nie jest automatycznie wyświetlane, należy wybrać opcję Pokaż tabelę… z pozycji Relacje menu głównego lub podręcznego (prawy klawisz myszy w obszarze okna relacji).
W tabelach nazwy pól, dla których podczas projektowania ustawiono klucz, mają pogrubione nazwy. Te pola będą podstawą relacji.
Tworzenie połączenia polega na przeciągnięciu wybranego pola (pól) z tabeli źródłowej do odpowiadającego mu pola tabeli docelowej. Istotny jest kierunek przeciągania: pole tabeli nadrzędnej należy przeciągnąć do odpowiadającego mu pola tabeli podrzędnej. Utworzone połączenie jest zaznaczone linią między tabelami.
Określenie parametrów powiązania tabeli odbywa się w oknie edycji relacji (wskazać myszą linię połączenia między tabelami - zostanie pogrubiona - i wybrać opcję Edytuj relację z menu podręcznego lub pozycji Relacje menu głównego).
Okno edycji relacji pozwala na ustawieniu więzów integralności oraz typu sprzężenia. Więzy integralności stanowią system reguł zapewniający poprawność związków między rekordami tabel powiązanych relacją i uniemożliwiających przypadkowe usunięcie lub zmianę powiązanych danych. Wymuszenie więzów integralności pociąga za sobą następujące konsekwencje:
gdy do tabeli podrzędnej jest wstawiany nowy rekord z określoną wartością klucza, to rekord z taką wartością klucza musi istnieć w tabeli nadrzędnej,
nie można usunąć rekordu z tabeli nadrzędnej, jeśli w tabeli podrzędnej istnieją odpowiadające mu rekordy, chyba że jest ustawiona opcja Kaskadowe usuwanie powiązanych rekordów,
w tabeli podrzędnej nie można zmienić w rekordzie wartości klucza podstawowego, jeśli w tabeli podrzędnej istnieją rekordy z taką samą wartością powiązanego z tym kluczem pola, chyba że ustawiona opcja Kaskadowe aktualizowanie powiązanych pól.
Ustawienie opcji Kaskadowe usuwanie powiązanych rekordów spowoduje, że usuwaniu rekordu z tabeli nadrzędnej automatycznie są usuwane wszystkie powiązane rekordy tabeli podrzędnej.
Ustawienie opcji Kaskadowe aktualizowanie powiązanych pól powoduje, że przy zmianie wartości klucza podstawowego w tabeli nadrzędnej automatycznie są aktualizowane klucze zewnętrzne we wszystkich powiązanych rekordach z tabeli podrzędnej. Kaskadowej aktualizacji pól można używać tylko w przypadku tych pól klucza podstawowego, które nie są typu Autonumer - nie można zmieniać numerów wstawianych automatycznie.
Przy ustalaniu powiązań między tabelami istotny jest typ sprzężenia (połączenia). Możliwe są trzy typy sprzężenia:
uwzględnianie tylko rekordów, dla których połączone pola z obu tabel są równe,
uwzględnianie wszystkich rekordów z tabeli nadrzędnej i tylko tych rekordów z tabeli podrzędnej, dla których istnieje powiązany z nimi rekord w tabeli nadrzędnej,
uwzględnianie wszystkich rekordów z tabeli podrzędnej i tylko tych rekordów z tabeli nadrzędnej, dla których istnieje powiązany z nimi rekord w tabeli podrzędnej.
Pierwszy typ połączenia nosi nazwę połączenia wewnętrznego. Dwa ostatnie typy sprzężeń to połączenia zewnętrzne. Jeśli dwie tabele są ze sobą połączone za pomocą połączeń zewnętrznych, dynamiczny zestaw otrzymanych z takiego połączenia wyników zawiera wszystkie rekordy z jednej tabeli i tylko te rekordy z drugiej tabeli, dla których wartości w połączonych polach są równe. Jeśli w połączeniu zewnętrznym w drugiej tabeli nie ma rekordów odpowiadających rekordom w pierwszej tabeli, to w dynamicznym zestawie wyników jest wyświetlane puste pole.
WYSZUKIWANIE INFORMACJI W TABELACH:
Sortowanie - jeśli rekordy w tabeli są wyświetlane w kolejności wprowadzania, to obowiązuje porządek naturalny. Gdy w tabeli jest zdefiniowany klucz podstawowy, to ten klucz decyduje o porządku i sposobie wyświetlania informacji - tabela jest uporządkowana według klucza. Rekordy można jednak uporządkować w dowolnej kolejności. W każdym przypadku tabela musi być otwarta w widoku arkusza danych.
Proste operacje sortowania - polegają na uporządkowaniu bazy według wybranego atrybutu. Kursor należy ustawić na dowolnym rekordzie tego atrybutu i w menu Rekordy\Sortuj wybrać porządek sortowania albo wybrać jeden z przycisków na pasku narzędzi: Sortuj rosnąco lub Sortuj malejąco.
Sortowanie zagnieżdżone - wykorzystuje się okno projektowe filtru (Rekordy\Filtr\Zaawansowany filtr/sortowanie). Sposób sortowania określa się w siatce projektowej okna.
w rubryce Pole definiuje się atrybuty, według których tabela ma być uporządkowana (klucz sortowania),
w rubryce Sortuj dla kolejnych pól wybiera się porządek sortowania (rosnący lub malejący),
sortowanie uruchamia się przez wybór opcji Rekordy\Filtr\Zastosuj,
poprzedni porządek sortowania przywraca operacja Usuń filtr/sortowanie.
Sortowanie według wyrażenia - podobnie, jak w przypadku sortowania zagnieżdżonego. Modyfikacja polega na tym, że w rubryce Pole definiuje się wyrażenie, według którego tabela ma zostać uporządkowana. W definiowaniu wyrażeń można wykorzystać nazwy pól, stałe operatory arytmetyczne, operatory relacji, operatory działające na łańcuchach oraz funkcje wbudowane.
Filtrowanie informacji - operacja filtrowania polega na wyświetleniu jedynie tych rekordów, które spełniają określone przez użytkownika kryteria. Jest to więc operacja selekcji. Schemat postępowania przy definiowaniu filtrów jest taki sam jak przy sortowaniu z wykorzystaniem okna filtru.
Rekordy\Filtr\Filtruj według wyboru. Przed wybraniem polecenia należy zaznaczyć w tabeli pole w tym rekordzie, którego zawartość ma stanowić kryterium sortowania.
Rekordy\Filtr\Filtruj według formularza. Po wydaniu polecenia zostanie utworzony formularz w postaci arkusza danych zawierającego jeden rekord z pustymi polami. W każdym z pól można wpisać wartość stanowiącą kryterium filtrowania. Kryteria filtrowania mogą być łączone za pomocą operatora „AND” (I) oraz operatora „OR” (Lub).
Rekordy\Filtr\Filtruj z wyłączeniem wyboru. Przed wydaniem polecenia należy zaznaczyć w tabeli pole w tym rekordzie, którego zawartość ma stanowić kryterium filtrowania. Uzyskamy w ten sposób zestaw rekordów, w których nie będzie występować wartość zawarta w zaznaczonym polu.
Aby powrócić do widoku wszystkich rekordów, należy wydać polecenie Rekordy\Usuń filtr\sortowanie (lub kliknąć w przycisk oznaczony symbolem lejka).
Wyszukiwanie informacji - ten sposób znajdowania informacji oparty jest na przeszukiwaniu rekordów pod kątem występowania w nich ciągu znaków podanego jako kryterium poszukiwań. Rekordy zawierające poszukiwany ciąg znaków są odnajdywane kolejno. Wydanie polecenia Edycja\Znajdź otwiera okno dialogowe.
KWERENDY - zapytania do bazy, są narzędziami do Ms Access realizującymi dwa podstawowe zadania systemów zarządzania relacyjnymi bazami danych:
selekcję danych zgodnie z określonymi kryteriami,
automatyzację operacji przeprowadzanych za zbiorach rekordów, np. kasowanie, dopisywanie lub aktualizacja pewnego zbioru rekordów.
Są one ważne z wielu powodów:
są efektywną metodą uzyskiwania potrzebnych w danej sytuacji informacji. Użytkownika bazy danych interesują o wiele bardziej informacje uzyskiwane z bazy niż przechowywane w niej dane,
można je wykorzystać do jednoczesnego odczytania danych z dwóch lub większej ilości tabel,
umożliwiają tworzenie pól wyliczanych - w wyniku operacji arytmetycznych lub konkatenacji (łączenia zawartości pól),
zawsze dostarczają najświeższych informacji, gdyż same nie przechowują danych - ich zawartość „odświeża” się przy każdym ponownym utworzeniu odzwierciedla aktualny stan danych,
można je wykorzystać do wprowadzania, modyfikowania, usuwania rekordów do normalnych tabel,
można je wykorzystywać dla zabezpieczania danych - określić, do których pól użytkownik nie powinien mieć dostępu, definiując perspektywę nie zawierającą tych pól, dzięki czemu użytkownik przegląda lub modyfikuje wybrane dane w tabeli wirtualnej, nie mając możliwości edycji innych pól.
Do kwerend selekcjonujących dane i przedstawiających je w określonym układzie wierszowo-kolumnowym zalicza się kwerendy wybierające, w tym kwerendy krzyżowe.
Drugą grupę obejmującą kwerendy realizujące operacje związane z modyfikacją tabel bazy danych określa się jako kwerendy funkcjonalne. Do kwerend funkcjonalnych zalicza się kwerendy: aktualizujące, usuwające, dołączające, tworzące tabelę.
Z punktu widzenia aplikacji kwerenda jest pewną procedurą. Efektem wykonania tej procedury w przypadku kwerend wybierających jest pewien zestaw pól i rekordów stanowiących tabelę wirtualną. Tabela wirtualna istnieje jedynie chwilowo w pamięci operacyjnej komputera, nie jest zapisana nigdzie na dysku. Postępowanie z tabelą wirtualną powstałą w wyniku wykonania kwerendy jest analogiczne jak ze zwykłą tabelą z danymi. W taki sam sposób można przeglądać dane i edytować je. Edycja kwerendy powoduje zapis zmian w tabelach, z których zostały pobrane edytowane pola.
Kwerendy wybierające realizują operacje złączenia O złączenie może dotyczyć zarówno tabel, jak i zdefiniowanych wcześniej kwerend, projekcji (wybór interesujących pól) i selekcji rekordów zgodnie z narzuconymi warunkami. Kwerendy wybierające stwarzają również możliwość agregacji danych, tzn. grupowania ich i obliczania dla grup wartości agregatowych, takich jak: suma, średnia, maksimum, minimum czy liczba elementów w grupie. Pozwalają również na dodawanie nowych pól zawierających wyniki obliczeń, selekcję pól widocznych lub ukrytych.
Wskazówki do definiowania kwerend na siatce projektowe:
Jeśli zapytanie do bazy jest wielotabelowe, należy połączyć ze sobą wybrane tabele i kwerendy; w razie potrzeby dokonać edycji właściwości sprzężenia (połączenie wewnętrzne lub zewnętrzne).
Pola wyliczane tworzy się wpisując bezpośrednio definicje w rubryce pola siatki projektowej lub korzystając z kreatora. Definiowanie pól w oparciu o już istniejące pola wyliczane wymaga wcześniejszego zapisania kwerendy.
W siatce projektowej można określić: sposób sortowania rekordów kwerendy, kryteria selekcji oraz sposób agregacji danych. Wprowadzenie agregacji do prostego wyboru odbywa się przez włączenie opcji Widok|Podsumowanie lub kliknięcie przycisku Podsumowanie na pasku narzędzi.
W przypadku tworzenia kwerend krzyżowych oraz funkcjonalnych należy zmienić typ kwerendy za pomocą menu Kwerenda lub przycisku wyboru Typ kwerendy na pasku narzędzi. Domyślnie tworzona jest prosta kwerenda wybierająca.
Każda kwerenda może stać się kwerendą parametryczną, tzn. jej wynik może być zależny od wartości wprowadzonej przez użytkownika w odpowiedzi na zapytanie systemu. Nazwy parametrów zapisuje się w nawiasach kwadratowych. Nazwa parametru jest jednocześnie tekstem zachęty, który pojawia się po uruchomieniu kwerendy w oczekiwaniu na wprowadzenie parametru. Najczęściej parametr występuje jako część składowa kryterium.
Kwerenda wielotabelowa - umożliwia opracowanie zestawu danych pochodzących z różnych tabel.
Kwerenda parametryczna - umożliwia wprowadzenie warunku wyboru w trakcie uruchamiania kwerendy, bez konieczności każdorazowej zmiany kryterium w siatce projektowej.
Kwerenda krzyżowa - umożliwia opracowanie zestawu dynamicznego zawierającego kombinacje danych niedostępne w macierzystej tabeli. Tego typu kwerendę najłatwiej jest utworzyć za pomocą Kreatora. Kwerenda krzyżowa ma formę arkusza danych, w którym dane zgrupowane są w pewne kategorie. W kwerendzie krzyżowej można wykorzystać następujące funkcje sumujące:
Zlicz - podaje liczbę wystąpień w rekordzie,
Min - podaje najmniejszą wartość w rekordzie,
Max - podaje największą wartość w rekordzie,
Pierwszy - podaje pierwszą wartość w rekordzie,
Ostatni - podaje ostatnią wartość w rekordzie.
Kwerenda funkcjonalna - umożliwia dokonywanie zmian w wielu rekordach obiektu źródłowego jednocześnie. Kwerendy tego typu, nieprawidłowo uruchomione, mogą bezpowrotnie zniszczyć dane, w związku z tym zaleca się wcześniejsze utworzenie kopii bazy danych.
Access umożliwia przygotowanie czterech rodzajów kwerend funkcjonalnych:
kwerendy aktualizującej,
kwerendy tworzącej tabelę (powielającej),
kwerendy usuwającej,
kwerendy dołączającej.
Kwerendy aktualizujące przygotowujemy w dwóch etapach. Pierwszy etap polega na utworzeniu kwerendy, wybierającej z tabeli źródłowej całe rekordy, w których mają być odświeżane informacje i określeniu w siatce projektowej kwerendy charakteru zmian w obiekcie źródłowym. Drugi etap polega na zmianie przygotowanej kwerendy wybierającej na kwerendę aktualizującą.
Uruchomienie kwerendy aktualizującej spowoduje zastąpienie dotychczasowych wartości występujących w określonych polach i rekordach obiektu źródłowego nowymi wartościami.
Kwerenda powielająca (tworząca tabelę) umożliwia przekształcenie zestawu dynamicznego, przygotowanego na podstawie kwerendy wybierającej lub kwerendy wielotabelowej, na tabelę. Nowa tabela będzie umieszczona na karcie Tabela w oknie bazy danych.
Opracowanie tabeli tworzącej tabelę przebiega w dwóch etapach: pierwszy to przygotowanie kwerendy wybierającej, drugi to zamiana kwerendy na kwerendę tworzącą tabelę. Uruchomienie kwerendy tworzącej tabelę powoduje skopiowanie danych z zestawu dynamicznego do tabeli.
Kwerenda usuwająca - pierwszy etap tworzenia tego rodzaju kwerendy polega na zaprojektowaniu kwerendy wybierającej z obiektu źródłowego dane, które mają być usunięte. Następnie należy zmienić wybierającą na kwerendę usuwającą. Uruchomienie kwerendy usuwającej powoduje usunięcie wybranych informacji z obiektu źródłowego.
Kwerenda usuwająca usuwa wyłącznie całe rekordy, czyli zawartość wszystkich pól. Wynika stąd konieczność wyszczególnienia w siatce projektowej kwerendy wszystkich pól tabeli źródłowej. Uzyskuje się to przez dwukrotne kliknięcie na gwiazdce (*) na liście pól.
Kwerendę dołączającą tworzy się na podstawie tabeli, która będzie dołączana.
Kwerenda dodająca - służy do dołączania na koniec bieżącej tabeli rekordów z innej tabeli (tabel).
Kwerenda przekazująca - służy do bezpośredniego przekazywania komend do serwera SQL.
Kwerenda definiująca dane - służy do modyfikacji lub tworzeniach nowych danych w tabelach za pomocą instrukcji SQL.
Kwerenda łącząca - pozwala połączyć kilka pól w jedno za pomocą instrukcji SQL.
Kwerendy wybierające i krzyżowe służą do przedstawiania danych (zatem są to kwerendy prezentacyjne), natomiast kwerendy tworzące tabelę, aktualizujące, dodające oraz usuwające przeznaczone są do operowania na danych (są to zatem kwerendy funkcjonalne). Na ogół najpierw tworzy się kwerendę prezentującą dane, a na jej podstawie kwerendę funkcjonalną. Program Access oferuje trzy metody tworzenia kwerend:
za pomocą graficznego interfejsu ekranowego w formie siatki BE (BE - Query By Example), ze wspomaganiem Kreatora kwerend lub w trybie samodzielnej konstrukcji kwerendy,
za pomocą instrukcji języka SQL (niektóre zaawansowane zapytania dostępne są tylko w tym trybie),
za pomocą podprogramów w języku VBA.
Rezultatem działania kwerendy jest tzw. dynamiczny zbiór wyników (dynamiczny zbiór rekordów) wyświetlany w postaci arkusza danych kwerendy. Arkusz danych kwerendy przypomina tabelę, ale nie jest trwale zapisywany w bazie danych, lecz generowanych dynamicznie na skutek uruchomienia kwerendy.
FORMULARZE - są obiektami, które służą do innej niż tabelaryczna prezentacja danych oraz do wprowadzania danych, również do wprowadzania danych jednocześnie do kilku tabel. Formularze tworzy się zarówno na podstawie tabel, jak i kwerend.
Najprostszą metodą stworzenia formularza związanego z określonym źródłem danych jest wykorzystanie kreatora autoformularzy. Podstawowe typy autoformularzy to autoformularze kolumnowe i tabelaryczne.
W autoformularzu kolumnowym wyświetlane są pojedyncze rekordy, a pola rekordu ustawiane są w kolumnie. Autoformularz tabelaryczny jest przykładem formularza ciągłego. Oznacza to, że w oknie formularza pojawia się jednocześnie wiele rekordów. Ich liczba zdeterminowana jest wielkością okna. Pola jednego rekordu ułożone są w wierszu.
Na dole formularza znajdują się przyciski nawigacyjne, odpowiadające kolejno przejściu do rekordu pierwszego, poprzedniego, następnego, ostatniego oraz nowego. Szare przyciski z lewej strony to selektory rekordów umożliwiające zaznaczenie rekordu, np. w celu usunięcia lub skopiowania rekordu.
Formularz można wykorzystać do modyfikowania danych i dołączania nowych rekordów. Wszystkie zmiany wprowadzone w formularzu są automatycznie kopiowane do obiektu źródłowego dla formularza. Modyfikowanie i dołączanie danych może odbywać się wtedy, gdy formularz jest wyświetlany w Widoku Formularz lub w Widoku Arkusz danych. Przy takim widoku formularza modyfikowanie danych przebiega tak samo jak w wypadku tabeli.
Tworzenie i modyfikowanie formularzy odbywa się w trybie Widok Projekt. Modyfikacja formularza może dotyczyć:
właściwości całego formularza,
poszczególnych obiektów formularza zwanych elementami dialogowymi, elementami sterującymi lub formantami,
poszczególnych sekcji formularza: nagłówka, szczegółów, stopki.
Każdy formularz składa się z następujących części:
Nagłówek - informacje wyświetlane na górze każdego formularza, np. tytuł formularza.
Szczegóły - informacje o rekordach i polach.
Stopka - informacje wyświetlane na dole każdego formularza, np. przyciski sterujące formularzem.
Jeśli nie wszystkie części formularza są widoczne, to z menu Widok należy wybrać polecenie Nagłówek/Stopka formularza. W razie potrzeby można również zwiększyć okno formularza.
Dodatkowo w skład formularza mogą wejść nagłówek i stopka strony. Mają one znaczenie wtedy, gdy przewidywane są wydruki formularza.
W każdej części formularza mogą wystąpić formanty. Formant oznacza pojedynczy element składowy, wykorzystywany do tworzenia poszczególnych części formularza. W formularzach występują na ogół tylko dwa rodzaje formantów: etykieta i pola tekstowe:
Pole tekstowe służy do wyświetlania określonej wartości pobieranej z określonego pola obiektu źródłowego dla formularza. Pole tekstowe jest połączone z odpowiednim polem tabeli (kwerendy) źródłowej dla formularza. W polu tekstowym podczas przeglądania formularza pojawiają się dane z określonego pola tabeli (kwerendy).
Etykieta zawiera stały tekst, np. opisujący rodzaj danych wyświetlanych w polu tekstowym (podpis, tytuł).
W lewym górnym rogu każdego formantu znajduje się znacznik przesuwu, który służy do zmiany położenia wyróżnionego elementu. Wskaźnik myszy pokazujący znacznik przesuwu ma postać czarnej dłoni z wyciągniętym palcem wskazującym. Gdy wskaźnik myszy pokazuje obramowanie formantu etykiety, to przybiera postać czarnej rozłożonej dłoni. Wtedy przeciąganie myszy powoduje przesunięcie pola tekstowego wraz z etykietą, co oznacza, że zachowane zostanie ich wzajemne położenie. Przeciąganie myszą znacznika rozmiaru powoduje zmianę rozmiaru formantu.
Formularz zespolony - to inaczej formularz z podformularzem. Pozwala on na wyświetlanie w jednym oknie dwóch powiązanych ze sobą formularzy. Równolegle z wyświetlaniem kolejnych rekordów formularza głównego wyświetlane są odpowiadające im rekordy formularza pomocniczego.
Formularze Accessa cechują się:
możliwością automatycznego tworzenia formularzy przez Kreatorów,
cofaniem ostatnio wykonanej czynności podczas projektowania,
formant Karta, pozwalający na tworzenie okna dialogowego lub formularza, które dzieli informacje na osobne karty,
Kreator wykresów pozwalający na tworzenie wykresów na formularzu,
możliwością dowolnego konfigurowania zawartości Przybornika,
możliwością korzystania z formatowania warunkowego,
możliwością ustalania niektórych właściwości formantów w widoku Formularz.
W każdej aplikacji utworzonej w Accessie znajdują się różne rodzaje formularzy. Generalnie można podzielić je na dwie duże klasy: formularze związane i niezwiązane.
Formularze związane powstają na podstawie danych z tabeli lub kwerendy, a zatem formularz i odpowiednia tabela lub kwerenda są ze sobą związane. Każda zmiana danych przeprowadzona w formularzu powoduje analogiczną zmianę w źródłowej tabeli i odwrotnie - każda zmiana w tabeli znajduje odzwierciedlenie na związanym z nią formularzu.
Formularze niezwiązane nie powstają na podstawie źródła danych i służą w aplikacji do innych celów. Jednym z podstawowych formularzy niezwiązanych w każdej aplikacji jest tzw. Panel sterowania. Za pomocą przycisków panelu wykonujemy w aplikacji różne czynności - otwieramy formularz, oglądamy lub drukujemy raport, otwieramy okna dialogowe, inną aplikację, zamykamy program. Formularz niezwiązany działa bez powiązanej tabeli lub kwerendy.
Każdy formularz związany może być zaprojektowany jako formularz pojedynczy albo ciągły.
Formularz pojedynczy wyświetla dane jednego rekordu tabeli. Aby przejrzeć dane innego rekordu, korzystamy z przycisków nawigacyjnych, umieszczonych na dole formularza.
Czasami formularz zawiera wiele różnych informacji. Aby formularz był bardziej czytelny, możemy skorzystać z formularza wielostronicowego. Przemieszczenia się między stronami takiego formularza odbywa się dzięki klawiszom PageUp, PageDown lub specjalnym przyciskom.
Formularze ciągłe przeznaczone są do wyświetlania rekordów składających się z niewielkiej liczby pól. Zamiast wyświetlać pojedyncze rekordy, formularz ciągły pokazuje listę rekordów umieszczonych jeden pod drugim, podobnie jak w arkuszu danych. Formularze ciągłe najczęściej stosowane są w podformularzach formularza głównego.
Podformularze pozwalają w wygodny sposób pokazywać dane ze strony „wiele” relacji jeden do wielu.
Szczególnym rodzajem formularza jest formularz podręczny. Jego charakterystyczną cechą jest to, że zawsze znajduje się „na wierzchu”, bez względu na to, czy jest aktywny, czy też nie.
Występują również formularze modalne, które zmuszają do udzielenia odpowiedzi na pytanie, wybrania jednej z opcji - a dopiero potem pozwalają na dalszą pracę z aplikacją. Dopóki formularz modalny jest otwarty, nie można wybrać żadnego innego okna, menu, przycisku polecenia spoza formularza. Najczęściej formularze modalne wykorzystujemy jako okna dialogowe.
Informacje dotyczące danych zgromadzone są w formantach. Najczęściej stosowanym formantem jest pole tekstowe, który służy do wyświetlania wartości - z pola tabeli albo kwerendy - lub danych wyliczonych. Poza polem tekstowym istnieją inne formanty, służące m. in. do wyboru wartości z listy, wywoływania makr czy procedur VBA.
Pole listy jest dobrym wyborem, jeżeli chcemy, aby na formularzu przez cały czas była widoczna lista wartości. Może ona zawierać listę wartości pochodzących z kwerendy, instrukcji SQL, albo też listę tabel lub kwerend.
Pole kombi (pole listy rozwijanej) różni się od pola listy tym, że zawiera zarówno pole tekstowe, jak i listę rozwijaną. Możemy w nim wpisywać dowolną wartość (ale najczęściej jedynie spośród tych znajdujących się na liście) lub wybierać ją bezpośrednio z listy.
Innymi formantami są również pola wyboru, przycisk opcji i przycisk przełącznika.
Kolejnym formantem jest Karta. W zależności od tego, którą zakładkę formantu klikniemy, formularz udostępni różnorodne informacje. (Podobnie zorganizowane jest okno dialogowe Opcje z menu Narzędzia) Na poszczególnych zakładkach formantu Karta możemy umieszczać inne formanty - pola tekstowe, pola kombi.
Typ danych Obiekt OLE jest przechowywany w tabelach bazy danych. Obiektem OLE może być rysunek, arkusz kalkulacyjny, wykres, dźwięk, a nawet klip video. Aby na formularzu wyświetlić rysunek lub obiekt OLE, korzystamy z ramki obiektu. Ramka obiektu może być związana (kiedy służy do wyświetlania obiektów przechowywanych w tabelach baz danych) lub niezwiązana (gdy służy do wyświetlania obiektów przechowywanych poza tabelami bazy danych). Każdy obiekt OLE znajdujący się w związanej ramce możemy edytować, jeżeli zainstalowana jest aplikacja obiektu OLE - dwukrotnie go klikając albo zaznaczając i wybierając polecenie uruchamiające odpowiednią aplikację z menu Edycja. Po uruchomieniu aplikacji obsługującej obiekt OLE (taka aplikacja to tzw. serwer OLE), pojawią się dodatkowe paski narzędzi i menu, należące do aplikacji OLE.
Przyciski poleceń są bardzo często stosowanym formantem. Dzięki nim możemy połączyć wiele formularzy bazy w kompletną, działającą aplikację, przemieszczać się między rekordami, drukować raporty, a nawet uruchamiać inne aplikacje.
Możemy tak zaprojektować formularz, aby służył jedynie do wprowadzania danych. Wtedy po otwarciu go wpisujemy odpowiednie dane do odpowiednich pól. Formularz służy najczęściej do wprowadzania nowych danych i przeglądania lub modyfikowania istniejących rekordów. Aby wprowadzić nowy rekord, korzystamy z polecenia menu Rekordy → Wprowadzanie danych. Możemy również kliknąć przycisk Nowy rekord (skrót <CTRL> + <+>).
Edycja pól formularza nie różni się od edycji danych zawartych w tabelach.
Sposób usuwania rekordów za pomocą formularza różni się od stosowanego podczas pracy z arkuszami danych. Aby usunąć rekord, należy najpierw go zaznaczyć. Jeżeli na formularzu znajduje się selektor rekordów, wystarczy go kliknąć. W formularzu bez selektorów korzystamy z polecenia z menu Edycja → Zaznacz rekord. Po zaznaczeniu usuwamy rekord, naciskając klawisz Delete. Możemy też zastosować polecenie z menu Edycja → Usuń rekord lub klikając przycisk Usuń rekord. Dwa ostatnie sposoby nie wymagają wcześniejszego zaznaczenia rekordu do usunięcia.
O ile drukowanie danych wyświetlanych w formularzach ciągłych czasami ma sens, o tyle drukowanie zawartości formularzy pojedynczych wiąże się z samymi kłopotami. Podczas druku znikają niektóre nagłówki i stopki formularza, a poszczególne rekordy drukowane są jeden po drugim. Na wydruku pojawiają się obrazy przycisków - kompletnie niepotrzebny dodatek. Można tego uniknąć, jeżeli ustalimy właściwości przycisku Format → Kiedy wyświetlać → Tylko ekran.
Podczas tworzenia formularzy, możemy:
zaprojektować formularz od początku do końca, wybierając Widok Projekt;
skorzystać z Kreatora formularzy - podczas pracy Kreatora odpowiadamy na kilka prostych pytań, dzięki czemu zostaje utworzony formularz odpowiadający naszym upodobaniom;
użyć Kreatorów autoformularzy - kolumnowego, tabelarycznego lub formularza wyświetlanego jako arkusz danych - Kreator szybko tworzy odpowiedni formularz na podstawie wybranej tabeli lub kwerendy bez zadawania żadnych pytań;
skorzystać z Kreator wykresów - służy do prezentowania danych z tabeli lub kwerend w postaci wykresu;
skorzystać z Kreator tabel przestawnych - tworzy formularz przy użyciu tzw. tabeli przestawnej arkusza kalkulacyjnego Excel.
Aby wykorzystać Kreatora, z listy rozwijanej wybieramy tabelę lub kwerendę, na podstawie której ma zostać utworzony nowy formularz. Wypływa z tego istotny wniosek - nie możemy używać Kreatora do tworzenia formularzy niezwiązanych. Wszystkie formularze niezwiązane musi zaprojektować sami.
Jeżeli chcemy zmodyfikować formularz utworzony przez Kreatora, możemy to zrobić w Widoku Projekt poprzez:
przesuwanie i zmianę wymiarów obiektów;
zmianę właściwości obiektów;
wstawianie nowych obiektów;
organizowanie obiektów w grupy dzięki wykorzystaniu formantu linii i prostokąta.
Wszystkie obiekty możemy podzielić na następujące kategorie:
związane - będące polami danych tabeli lub kwerendy. W obiekcie związanym nie możemy wykonywać obliczeń;
niezwiązane to m.in. etykiety pól tekstowych. Korzystając z nich, możemy wykonywać obliczenia;
wyliczone są wartościami wyliczanymi w formularzu. Są to m.in. sumy ogólne, średnie, wartości procentowe itd.
Podczas tworzenia formularza w Widoku Projekt korzystamy z kilku narzędzi do projektowania: Przybornik, Lista pól i Arkusz właściwości.
Przyciski na belce tytułowej Przybornika:
Zaznacz obiekty - pozwala zaznaczyć na projekcie jeden lub więcej obiektów (formantów), sekcji formularza lub całego formularza.
Kreatorzy - pomagają przy tworzeniu pola listy, pola kombi, grupy opcji, przycisku polecenia, wykresu, podraportu lub podformularza. Aby podczas tworzenia wymienionych formantów móc skorzystać z Kreatora, przycisk Kreatorzy formantów musi być wciśnięty przed wybraniem przycisku odpowiedniego narzędzia.
Etykieta - formant, który wyświetla opisowy tekst, np. tytuł, nagłówek lub instrukcję na formularzu lub raporcie. Program Access automatycznie dołącza etykiety do innych tworzonych formantów.
Pole tekstowe - służy do: wyświetlania, wprowadzania lub edytowania danych źródłowych rekordów formularza lub raportu, wyświetlania wyników obliczeń, akceptacji danych wejściowych wprowadzonych przez użytkownika.
Grupa opcji - używana wraz z polami wyboru, przyciskami opcji lub przyciskami przełącznika do wyświetlania zestawu alternatywnych wartości.
Przycisk przełącznika, przycisk opcji, pole wyboru - używane są do wyświetlania wartości logicznych „Tak/Nie”.
Pole kombi - łączy w sobie funkcje pola listy i pola tekstowego. Można wpisać tekst w polu tekstowym lub wybrać element z listy, aby dodać wartość do pola podstawowego.
Pole listy - wyświetla przewijaną listę wartości. W Widoku Formularz można wybrać wartość z listy, aby wprowadzić ją do nowego rekordu albo zmienić wartość w istniejącym rekordzie.
Przycisk polecenia - służy do wykonywania akcji, takich jak znajdowanie rekordu, drukowanie rekordu lub zastosowanie filtru do formularza, przełączenie się do innego formularza i wiele innych. Jest to jeden z częściej używanych formantów obok pola tekstowego i pola kombi.
Obraz - służy do wyświetlenia statystycznego obrazu w formularzu lub raporcie. Ponieważ obraz statystyczny nie jest obiektem OLE, nie można edytować jego wyglądu po dodaniu go do formularza lub raportu.
Niezwiązana ramka obiektu - służy do wyświetlenia niezwiązanego obiektu OLE, takiego jak arkusz kalkulacyjny w formularzu lub raporcie. Obiekt nie zmienia się przy przechodzeniu od rekordu do rekordu.
Związana ramka obiektu - służy do wyświetlania w formularzu lub raporcie obiektu OLE np. serii rysunków. Ten formant jest przeznaczony dla obiektów przechowywanych w polu rekordu źródłowego formularza lub raportu. Przy przechodzeniu od rekordu do rekordu formularza lub raportu zmieniają się wyświetlane obiekty.
Podział strony - formant zaczynający nowy ekran formularza, nową stronę wydrukowanego formularza lub nową stronę raportu.
Formant Karta - służy do utworzeniu formularza lub okna dialogowego zawierającego karty. Na formancie Karta mogą znajdować się inne formanty.
Podformularz/podraport - służy do wyświetlenia danych z kilku tabel formularza lub raportu.
Prostokąt, linia - używane przy takich efektach graficznych jak grupowanie zestawu powiązanych formantów formularza lub wyróżnianie ważnych danych raportu.
Więcej formantów - służy do zamieszczenia na formularzu formantów niestandardowych, m.in. formantów ActiveX zainstalowanych w systemie, takich jak formant Kalendarz i wiele innych.
Najszybsza metoda „wyprodukowania” związanego formularza lub raportu: po wybraniu w oknie Baza danych dowolnej tabeli bądź kwerendy uruchamiamy polecenie z menu Plik → Zapisz jako.
Otwarte okno dialogowe Zapisywanie jako pozwala określić, na jaki typ obiektu ma zostać przekształcony obiekt źródłowy - z listy możemy wybrać m.in. formularz.
Możliwości tej metody zależą od rodzaju obiektu - tabelę (kwerendę) można zapisać jako tabelę (kwerendę), formularz lub raport. Formularz może być zapisany jako formularz lub raport. Natomiast raport może być zapisany jedynie jako raport.
RAPORTY - raport jest zapisanym na dysku wzorcem wydruku skojarzonym z określoną tabelą lub kwerendą. Wydruk raportu pozwala utrwalić w postaci papierowej stan danych w określonym momencie. Raporty mają narzędzia umożliwiające:
dobór odpowiednich informacji,
sortowanie i grupowanie danych,
obliczanie wartości agregatowych (np. sum, średnich, ilości elementów),
zapewnienie czytelnej, estetycznej oprawy graficznej.
Definiowanie raportu przypomina definiowanie formularza. W raportach, podobnie jak w formularzach, mogą występować pasma nagłówka i stopki strony, nagłówka i stopki raportu oraz pasmo szczegółów. Oprócz nich, w sytuacji, gdy niezbędne jest grupowanie danych według określonego kryterium, wprowadza się również pasmo nagłówka i stopki grupy. Takich pasm może być wiele, w zależności od liczby poziomów grupowania. W nagłówku grupy zamieszcza się na ogół informacje wspólne dla danej grupy, natomiast stopce znajdują się wyniki obliczania wartości agregatowych dla grupy. Efekty projektowania raportu sprawdza się na podglądzie wydruku.
Wyrażenie podsumowujące musi rozpoczynać się od znaku równości (=). W wyrażeniach podsumowujących można wykorzystywać funkcje. Postać zapisu funkcji: nazwa funkcji(argument).
Podstawowe funkcje:
suma,
średnia,
min,
max,
zlicz - wyznacza liczbę elementów.
Aby raport spełniał oczekiwania użytkownika, powinien posiadać następujące cechy:
powinien mieć atrakcyjny format - to pomaga łatwiej zrozumieć informacje płynące z raportu,
nagłówki i stopki identyfikujące pewien zestaw informacji powinny być drukowane na każdej stronie raportu,
prawidłowo organizacja informacji wymaga ich grupowania i sortowania,
powinien zawierać elementy graficzne (kliparty, zdjęcia itp.) poprawiające wygląd raportu.
Raport możemy utworzyć w Widoku Projekt, korzystając z pomocy Kreatora raportów, utworzyć autoraport kolumnowy lub tabelaryczny, wykorzystać Kreatora wykresów lub Kreatora etykiet adresowych.
PODSTAWY ACCESSA
INFORMATYKA
1