Rozdział 3 z UOR – Inwentaryzacja

Inwentaryzacja jest procesem mającym na celu przygotowanie precyzyjnego spisu z natury składników majątku posiadanego przez daną firmę, biuro lub jednostkę organizacyjną. Spis z natury zwykle wykazuje stan posiadania na zadany dzień. Nieodłączną częścią inwentaryzacji jest wykazanie i wyjaśnienie różnic między stanem faktycznym (wykazanym w procesie inwentaryzacji) i stanem według ewidencji.

Inwentaryzacja może być przeprowadzana ręcznie, tworząc papierowy spis z natury na czystych kartkach lub specjalnie przygotowanych do tego formularzach. Niestety, jest to proces długotrwały, żmudny i powodujący często duże ilości błędów i przekłamań. Zdecydowanie wygodniejszym rozwiązaniem jest skorzystanie z dobrodziejstw informatyki i elektroniki. Zgodnie z ustawą, nie ma przeszkód by księgi ewidencji środków trwałych były prowadzone także w odpowiednio przygotowanym programie do inwentaryzacji. Dzięki takiemu narzędziu można nie tylko przeprowadzić jednorazowy proces inwentaryzacji, ale także na bieżąco utrzymywać aktualny stan składników majątku. Dzięki temu kolejne spisy z natury będą przebiegały dużo sprawniej, jeśli cała kartoteka środków jest już dostępna w postaci elektronicznej.

Cel:

Głównym celem inwentaryzacji jest urealnienie danych o stanie majątkowym i w efekcie wyliczenie prawidłowego wyniku finansowego w danym roku obrotowym.

Metody:

spisu z natury (do składników policzalnych, np. pieniędzy w kasie),

potwierdzania prawidłowości sald, mającą zastosowanie do inwentaryzowania stanu środków pieniężnych na rachunkach bankowych, pożyczek, zobowiązań, należności pieniężnych,

weryfikacji, stosowaną do pozostałych składników aktywów i pasywów, które nie zostały zinwentaryzowane w inny sposób.

Terminy:

Gdy składniki majątku znajdują się na terenie strzeżonym kierownik może ustalić, iż inwentaryzacja nastąpi:

środków trwałych oraz maszyn i urządzeń objętych budową — nie rzadziej niż raz na 4 lata;

materiałów, półfabrykatów, produktów gotowych oraz towarów objętych ewidencją ilościowo-wartościową- nie rzadziej niż raz na 2 lata;

zapasów towarów i materiałów (opakowań), objętych ewidencją wartościową w punktach obrotu detalicznego jednostki - raz w roku;

zapasów drewna w jednostkach prowadzących gospodarkę leśną – raz w roku

Etapy:

ustalenie rzeczywistego stanu składników aktywów i pasywów za pomocą odpowiednich metod inwentaryzacji,

udokumentowanie inwentaryzacji i jej wyników oraz wycena składników, jeżeli mają wyraz ilościowy,

porównanie wyników inwentaryzacji z zapisami ksiąg rachunkowych,

ustalenie różnic między stanem w księgach rachunkowych a stanem rzeczywistym,

wyjaśnienie różnic z podaniem ich przyczyn,

rozliczenie różnic w księgach rachunkowych w celu doprowadzenia do zgodności zapisów księgowych ze stanami rzeczywistymi.

Kolejność wykonywania czynności

Powołanie komisji inwentaryzacyjnej; Powołanie i przeszkolenie zespołów spisowych; Przygotowanie dokumentów inwentaryzacyjnych; Przygotowanie pola spisowego

Spis z natury

Wycena spisanych składników

Uzgodnienie sald

Porównanie z dokumentacją księgową

Protokół różnic inwentaryzacyjnych

Wyjaśnienie przyczyn różnic inwentaryzacyjnych

Protokół rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych

Podjęcie decyzji w sprawie rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych

Ujęcie różnic inwentaryzacyjnych i ich rozliczenie w księgach rachunkowych

Rozliczenie różnic inwentaryzacyjnych

Ujawnione w toku inwentaryzacji różnice między stanem rzeczywistym a stanem wykazanym w księgach rachunkowych jednostka powinna wyjaśnić i rozliczyć w księgach rachunkowych tego roku obrotowego, na który przypadał termin inwentaryzacji.

Niedobory niezawinione:

ubytki naturalne - konsekwencja cech lub procesów fizycznych i chemicznych, mieszczące się w granicach norm

ubytki przekraczające normy niezawinione przez osobę materialnie odpowiedzialną,

niedobory spowodowane błędami w dokumentacji, w pomiarze

niedobory spowodowane pomyłkową zamianą podobnych składników;

niedobory nadzwyczajne spowodowane zdarzeniami losowymi

Dokumentacja przebiegu i rozliczenia inwentaryzacji

oświadczenia osób odpowiedzialnych materialnie; arkusze spisu z natury,; inwentaryzacyjny protokół kontroli kasy; mprotokół wyceny zapasów niepełnowartościowych; protokół z weryfikacji sald; sprawozdanie z kontroli spisu z natury; sprawozdanie zespołu spisowego z przygotowania i przebiegu spisu z natury w danym polu spisowym.

Ujawnione w trakcie inwentaryzacji różnice inwentaryzacyjne mogą wystąpić jako:

1. nadwyżki – gdy stan faktyczny podany w spisie z natury jest wyższy od stanu ewidencji księgowej.

Nadwyżki dzielą się na:

• rzeczywiste, które po sprawdzeniu przyjmowane są do ewidencji zapasów lub zaliczane do pozostałych przychodów operacyjnych,

• pozorne - stosownie do stwierdzonej przyczyny powstania, zostają sprostowane,

• wynikające z błędów przy wydawaniu podobnych asortymentów,

1. niedobory (braki), gdy stan faktyczny podawany w spisie z natury jest mniejszy od stanu ewidencji księgowej.
   W zależności od przyczyn powstania, niedobory dzielą się na:

   • niezawinione – są to niedobory wynikające z przyczyn niezależnych od pracowników odpowiedzialnych za mienie, a w szczególności:

     1. spowodowane wypadkami losowymi,

     2. mieszczące się w granicach ustalonych norm ubytków naturalnych wynikające ze zmniejszenia się zapasów z powodu ich właściwości fizykochemicznych (np. wysychania, ulatniania, parowania, topnienia, rozważania, rozlewania) lub innych niezawinionych okoliczności związanych z magazynowaniem, transportem oraz przyjmowaniem i wydawaniem materiałów,

     3. kompensowane z nadwyżkami,

     4. inne niedobory powstałe z przyczyn uzasadniających zwolnienie od odpowiedzialności osób materialnie odpowiedzialnych,

        • zawinione – niedobory, które powstały z winy osoby odpowiedzialnej za powierzone jej mienie, a w szczególności, gdy osoba gdy osoba ta nie dołożyła starań i nie wykazała pełnej troski o całość powierzonego jej mienia.
          Niedobory zawinione przez osobę odpowiedzialną za powierzone jej mienie mogą wystąpić nadto:

          1. spowodowane udowodnionym przywłaszczeniem składnika majątku lub jego zniszczeniem

          2. w razie zaginięcia lub zagubienia,

          3. w razie kradzieży mienia nienależycie zabezpieczonego,

          4. w razie niemożliwości udowodnienia gdzie brakujący przedmiot się znajduje,

          5. w razie nie podjęcia we właściwym czasie odpowiednim czasie odpowiednich braków zmierzających do odzyskania wypożyczonego przedmiotu

          6. wywołane innymi przyczynami, które nie spełniają warunków zezwalających na zaliczenie ich do niedoborów niezawinionych.

             3. Różnice pozorne – powstałe z przyczyn:

                • nieczytelności dowodu źródłowego,

                • zagubienia dowodu źródłowego,

                • błędów arytmetycznych,

                • pominięcia pozycji na arkuszu spisu,

                • niewłaściwego zakwalifikowania składnika majątkowego,

                • błędów w liczeniu, mierzeniu, ważeniu w czasie spisu,

                • pominięcia niektórych składników majątkowych,

                • podwójnego ujęcia spisem tych samych składników majątkowych,

                • nieudokumentowanego wydania określonych przedmiotów,

                • podwójnego zaksięgowania tego samego dowodu.

Pozorne różnice inwentaryzacyjne zaraz po ich ujawnieniu powinny zostać skorygowane

Art. 26.

1. Jednostki przeprowadzają na ostatni dzień każdego roku obrotowego inwentaryzację:

1. aktywów pieniężnych (z wyjątkiem zgromadzonych na rachunkach bankowych),papierów wartościowych, rzeczowych składników aktywów obrotowych,środków trwałych, z zastrzeżeniem pkt 3, oraz maszyn i urządzeńwchodzących w skład środków trwałych w budowie – drogą spisu ich ilościz natury, wyceny tych ilości, porównania wartości z danymi ksiąg rachunkowychoraz wyjaśnienia i rozliczenia ewentualnych różnic,

2. aktywów finansowych zgromadzonych na rachunkach bankowych lub przechowywanychprzez inne jednostki, należności, w tym udzielonych pożyczek,z zastrzeżeniem pkt 3, oraz powierzonych kontrahentom własnychskładników aktywów – drogą otrzymania od banków i uzyskania od kontrahentówpotwierdzeń prawidłowości wykazanego w księgach rachunkowychjednostki stanu tych aktywów oraz wyjaśnienia i rozliczenia ewentualnych różnic,

3. środków trwałych, do których dostęp jest znacznie utrudniony, gruntów, należnościspornych i wątpliwych, a w bankach również należności zagrożonych,należności i zobowiązań wobec osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych,z tytułów publicznoprawnych, a także aktywów i pasywów niewymienionychw pkt 1 i 2 oraz wymienionych w pkt 1 i 2, jeżeli przeprowadzenieich spisu z natury lub uzgodnienie z przyczyn uzasadnionych niebyło możliwe – drogą porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimidokumentami i weryfikacji realnej wartości tych składników.

2. Inwentaryzacją drogą spisu z natury obejmuje się również znajdujące się w jednostceskładniki aktywów, będące własnością innych jednostek, powierzone jejdo sprzedaży, przechowania, przetwarzania lub używania, powiadamiając tejednostki o wynikach spisu. Obowiązek ten nie dotyczy jednostek świadczącychusługi pocztowe, transportowe, spedycyjne i składowania.

3. Termin i częstotliwość inwentaryzacji, określone w ust. 1, uważa się za dotrzymane,jeżeli inwentaryzację:

1. składników aktywów – z wyłączeniem aktywów pieniężnych, papierów wartościowych,produktów w toku produkcji oraz materiałów, towarów i produktówgotowych, określonych w art. 17 ust. 2 pkt 4 – rozpoczęto nie wcześniejniż 3 miesiące przed końcem roku obrotowego, a zakończono do 15dnia następnego roku, ustalenie zaś stanu nastąpiło przez dopisanie lub odpisanieod stanu stwierdzonego drogą spisu z natury lub potwierdzenia salda

2. przychodów i rozchodów (zwiększeń i zmniejszeń), jakie nastąpiły międzydatą spisu lub potwierdzenia a dniem ustalenia stanu wynikającego z ksiągrachunkowych, przy czym stan wynikający z ksiąg rachunkowych nie możebyć ustalony po dniu bilansowym,

3. zapasów materiałów, towarów, produktów gotowych i półproduktów znajdującychsię w strzeżonych składowiskach i objętych ewidencją ilościowowartościową

4. środków trwałych oraz maszyn i urządzeń wchodzących w skład środkówtrwałych w budowie, znajdujących się na terenie strzeżonym – przeprowadzonoraz w ciągu 4 lat,

5. zapasów towarów i materiałów (opakowań) objętych ewidencją wartościowąw punktach obrotu detalicznego jednostki przeprowadzono raz w roku,

6. zapasów drewna w jednostkach prowadzących gospodarkę leśną – przeprowadzonoraz w roku.

4. Inwentaryzację, o której mowa w ust. 1, przeprowadza się również na dzień zakończeniadziałalności przez jednostkę oraz na dzień poprzedzający postawieniejej w stan likwidacji lub upadłości. W przypadku połączenia lub podziału jednostek,z wyjątkiem spółek kapitałowych, strony mogą w drodze umowy pisemnejodstąpić od inwentaryzacji.

Art. 27.

1. Przeprowadzenie i wyniki inwentaryzacji należy odpowiednio udokumentować ipowiązać z zapisami ksiąg rachunkowych.

2. Ujawnione w toku inwentaryzacji różnice między stanem rzeczywistym a stanemwykazanym w księgach rachunkowych należy wyjaśnić i rozliczyć w księgach rachunkowych tego roku obrotowego, na który przypadał termin inwentaryzacji.

.Odstąpienie od inwentaryzacji

Tylko w ściśle określonych przypadkach można odstąpić od inwentaryzacji (art. 26 ust. 5 ustawy o rachunkowości). Są to sytuacje, gdy:

• ogłoszono upadłość z możliwością zawarcia układu i jednostka nie zamyka ksiąg rachunkowych,

• nastąpi połączenie lub podział jednostek, a strony w drodze umowy odstąpią od przeprowadzenia inwentaryzacji.

Żadne akty wykonawcze nie odnoszą się do inwentaryzacji, a zatem szczegółowe zasady dotyczące jej przygotowania, przeprowadzania oraz rozliczania instytucja kultury powinna ustalić w swoich uregulowaniach wewnętrznych (np. zarządzenie, instrukcja inwentaryzacyjna, protokół poinwentaryzacyjny).

Teren strzeżony - obszar jednostki lub teren przechowywania zapasów, odizolowany od świata zewnętrznego w sposób pozwalający poddać skutecznej kontroli ruch składników majątkowych między tym terenem a otoczeniem, przy czym ruch ten jest odpowiednio dokumentowany, jak na przykład za pomocą przepustek sprawdzanych przy wejściu. Przechowywanie zapasów materiałów, towarów, wyrobów i półfabrykatów na strzeżonych składowiskach oznacza zarazem składowanie ich w warunkach uniemożliwiających dostęp do nich postronnym bez wiedzy i zgody osoby sprawującej nad nimi nadzór, tj. magazyniera. Zapasy te - jak już o tym była mowa - muszą być też objęte ewidencją ilościowo-wartościową, co oznacza konieczność pełnego i ścisłego, opartego o wiarygodny pomiar, dokumentowania każdego ich przychodu lub rozchodu, inaczej bowiem traci sens prowadzenie kosztownej ewidencji ilościowo-wartościowej.

Ubytki naturalne

Ubytki naturalne są to niedające się uniknąć zmniejszenia ilości składnika majątku, spowodowane jego właściwościami fizycznymi i chemicznymi (np. parowanie) lub czynnościami manipulacyjnymi (przyjmowanie, wydawanie, składowanie, transportowanie, rozlewanie, pakowanie itp.). Ubytki te określa się normą lub limitem. 
 

Ważne: Normy ubytków naturalnych ustala kierownik jednostki we własnym zakresie, jako normy zakładowe, stosując jedną z następujących metod: statystyczną, doświadczalną lub porównawczo-analityczną.

Niedobory towarów mieszczące się w granicach normy (limitu) traktuje się jako niedobory niezawinione, których równowartość w cenach zakupu odpisuje się w koszty działalności eksploatacyjnej.