Obieg pism w firmie
Informacje w pracy biurowej mają postać:
dokumentów biurowych
akt spraw
dokumentacji biurowej
Dokumentem biurowym nazywamy każde pismo, notatkę, protokół, sprawozdanie, zestawienie liczbowe sporządzone w toku pracy biurowej lub otrzymane z zewnątrz.
Akta spraw są zbiorem wszelkich dokumentów biurowych dotyczących określonej sprawy.
Akta spraw bieżących obejmują sprawy będące w toku załatwiania, wyczekujące na załatwienie, na uzupełnienie lub wymagające wznowienia.
Akta spraw załatwionych obejmują sprawy zamknięte, załatwione.
Dokumentacja biurowa obejmuje akta spraw bieżących i załatwionych oraz księgi, rejestry, kartoteki, dokumentację finansową, księgową i biuletyny.
Wśród dokumentacji biurowej szczególne miejsce zajmują pisma.
Podział pism:
Ze względu na nadawcę i adresata
Z uwagi na treść
W zależności od pilności pisma
W zależności od sposobu przesyłania
Ze względu na zapewnienie tajemnicy
Rodzaje pism
Ze względu na nadawcę i adresata:
-pisma otrzymywane (korespondencja przychodząca zewnętrzna)
-pisma wysyłane (korespondencja wychodząca zewnętrzna)
-pisma wewnętrzne (korespondencja wewnętrzna)
Rodzaje pism
Z uwagi na treść
-pisma i notatki służące do wymiany myśli i
przekazywania informacji
-protokoły służące do rejestracji stanu zdarzeń,
czynności, dokonanych działań
-sprawozdania opisujące przebieg zdarzeń i
wypadków, relacje z faktycznego stanu rzeczy,
ujmujące działania za określony czas
-polecenia określające czynności do załatwienia i
sposób ich wykonania (mogą mieć charakter
dyspozycji, zarządzeń, okólników lub zwykłych pism
Rodzaje pism
W zależności od pilności pisma
-pisma zwykłe (załatwiane w terminach
zwyczajowo przyjętych lub określonych
odrębnymi przepisami)
-pisma pilne (przesyłane i załatwiane
w pierwszej kolejności)
-pisma terminowe (mają ustalony termin
załatwienia)
Rodzaje pism
4. W zależności od sposobu przesyłania
pisma przesyłane pocztą zwykłą
pisma przesyłane jako polecone
pisma przesyłane pocztą ekspresową
pisma przesyłane drogą lotniczą
pisma przesyłane w postaci
telefonogramów, teleksów, telefaksów
pisma przesyłane drogą elektroniczną
Rodzaje pism
5. Ze względu na zapewnienie tajemnicy
pisma jawne ( nie zawierające żadnej tajemnicy)
pisma poufne (zawierające tajemnicę służbową)
pisma tajne (zawierające tajemnicę państwową)
Ze względu na charakter dokumentu wyróżnia się:
pisma, notatki, protokoły stanowiące dokumentację biurową
dokumenty stanowiące podstawę zapisów księgowych np. faktury
Olbrzymie znaczenie dla prawidłowego funkcjonowania danej jednostki organizacyjnej ma obieg dokumentacji.
Obieg pisma jest to droga pisma od momentu wpływu do danej jednostki organizacyjnej do momentu załatwienia sprawy i wysłania odpowiedzi.
Czynności związane z przyjęciem korespondencji, rozdziałem, dekretacją, załatwieniem sprawy, sporządzeniem odpowiedzi, wysłaniem pisma, wykonują pracownicy różnych komórek organizacyjnych.
Komórki te nazywamy w obiegu pism punktami zatrzymania.
Typowymi punktami zatrzymania są:
kancelaria ogólna, która przyjmuje pisma, rejestruje je, rozdziela pisma między komórki danej jednostki organizacyjnej, wysyła pisma na zewnątrz
sekretariaty komórek organizacyjnych, które przedstawiają otrzymaną korespondencję kierownikowi
kierownik komórki, który rozdziela korespondencję i dokonuje dekretacji pism
pracownik, który załatwia sprawę pod względem merytorycznym i formalnym
aprobant, który wyraża zgodę na załatwienie sprawy
kierownik lub inny pracownik upoważniony do podpisania pisma.
Czynności związane z obiegiem pism można podzielić na następujące fazy:
Przyjmowanie pism
Rozdział i załatwianie pism
Wysyłanie odpowiedzi
Aby obieg pisma był jak najbardziej racjonalny, należy kierować się następującymi zasadami:
liczba punktów zatrzymania, przez które przechodzi pismo podczas obiegu powinna być jak najmniejsza
obieg pisma powinien być zgodny z trybem załatwiania sprawy
droga obiegu pisma powinna być jak najkrótsza
pismo powinno przechodzić przez dany punkt zatrzymania tylko raz
dla skrócenia czynności manipulacyjnych należy stosować środki techniczne
Racjonalny obieg pisma zależy od:
właściwego podziału zadań i obowiązków
doboru pracowników o wysokich kwalifikacjach odpowiadających wykonywanym przez nich funkcjom
stworzenia właściwych warunków materialnych pracy
właściwej współpracy pomiędzy załatwiającymi sprawę
stosowania odpowiednich środków technicznych
Instrukcja kancelaryjna
jest to dokument określający czynności związane z przyjęciem pism, ich opracowaniem, obiegiem wewnątrz jednostki organizacyjnej, wysyłką pism i przechowywaniem akt spraw załatwionych.
Ustalony instrukcją kancelaryjną sposób wykonywania czynności związanych z przyjmowaniem, opracowywaniem i załatwianiem i obiegiem wewnętrznym pism nazywamy systemem kancelaryjnym.
Rodzaje systemów kancelaryjnych:
system dziennikowy (jedno- i dwudziennikowy)
system bezdziennikowy
system mieszany
System dziennikowy opiera się na ciągłej rejestracji.
Rozpoczyna się ona w kancelarii, gdzie wpisuje się pisma do dziennika podawczego (kiedy i od kogo wpłynęło, w jakiej sprawie, komu przydzielono korespondencję), następnie za pokwitowaniem przekazuje się pismo do komórki organizacyjnej, gdzie ponownie jest rejestrowane, komórka organizacyjna po załatwieniu sprawy za pokwitowaniem przekazuje pismo do kancelarii w celu wysłania, kancelaria rejestruje wysyłane pismo w dzienniku podawczym (do kogo, kiedy i treść załatwionej korespondencji)
W systemie dwudziennikowym
do rejestracji pism wykorzystuje się dwa dzienniki podawcze. Jeden przeznaczony jest do rejestracji pism wpływających, drugi do rejestracji pism wysyłanych.
W systemie jednodziennikowym
ogranicza się do jednego dziennika podawczego. Pisma wpływające rejestruje się z lewej strony dziennika, pisma wysyłane z prawej.
System bezdziennikowy
zrywa z rejestracją w dzienniku podawczym. W systemie tym nie rejestruje się pojedynczych pism, lecz rejestruje się załatwione sprawy.
Kopie pism załatwiających sprawę oraz oryginały pism przysyłanych przechowuje referent.
System ten jest mniej pracochłonny a obieg pism jest szybszy, niż w systemie dziennikowym.
Kolejność wykonywania czynności jest następująca:
kancelaria przyjmuje pismo nie rejestrując go, w polu wpływu umieszcza pieczątkę wpływu i wypełnia ją
kancelaria przekazuje pismo do komórki organizacyjnej
kierownik komórki przydziela referentowi pismo w celu załatwienia sprawy
referent rejestruje pismo w spisie spraw dołączonym do teczki
referent po załatwieniu sprawy przekazuje pismo do kancelarii w celu wysłania do adresata
Aby system bezdziennikowy był sprawny należy:
opracować rzeczowy wykaz akt, który określa, do jakiej grupy należy sprawę zakwalifikować.
dokładny podział zadań dla wszystkich komórek organizacyjnych i poszczególnych stanowisk pracy.
pracownicy muszą mieć wysokie kwalifikacje.
Rzeczowy wykaz akt
jest to klasyfikacja akt przeprowadzona w jednostce organizacyjnej na klasy według rodzaju załatwianych spraw. Spełnia on podobną rolę jak katalog biblioteczny.
Przykład:
płace:
płace pracowników administracyjno-biurowych:
płace kierownictwa naczelnego
płace kierowników komórek administracyjno-biurowych
płace kierowników komórek funkcjonalnych
płace pracowników produkcyjnych
płace pracowników działalności pozaprodukcyjnej
W rzeczowym wykazie akt poszczególne hasła oznaczone są symbolami klasyfikacyjnymi zgodnie z systemem dziesiętnym np..
Personel
Ogólne zasady pracy i płac
Zatrudnienie
Szkolenie pracowników
1.3.0. Zasady i programy szkolenia
1.3.1. Pomoce szkoleniowe
1.3.7. Obsługa administracyjna kadr
2. Środki rzeczowe
3. Finanse
Wyróżniamy dwa rodzaje wykazów akt:
Jednolity (zakładowy) wykaz akt – opracowany dla wszystkich komórek danego zakładu pracy.
Strukturalny (wydziałowy) wykaz akt – występuje w dużych firmach, gdzie stosowanie jednolitego wykazu akt jest niemożliwe.
Przy opracowywaniu rzeczowego wykazu akt należy kierować się następującymi zasadami:
przy opracowywaniu haseł należy uwzględniać nie tylko tematykę aktualną ale także tą, która może wystąpić w przyszłości
zastosowane hasła powinny cechować się odrębnością tematyczną
hasła powinny być sformułowane jasno i jednoznacznie
należy unikać haseł typu sprawy bieżące, ogólne, które w konsekwencji staną się zbiorem różnych spraw trudnych do sklasyfikowania
hasła wyższego rzędu powinny być logicznie związane z hasłami niższego rzędu
Czynności wykonywane przy przyjmowaniu pism (system bezdziennikowy)
Korespondencja do jednostki wpływa następującymi kanałami:
dostarczana z urzędu pocztowego przez doręczycieli
odbierana ze skrytki pocztowej lub punktów wymiany
dostarczana lub odbierana przez gońców
dostarczana przez interesantów
otrzymywana przez środki łączności
otrzymywana drogą elektroniczną (e-mail, nośnik informatyczny)
Pisma przyjęte kancelaria porządkuje w następujący sposób:
poczta pilna
poczta specjalna (polecone, za pobraniem, za pokwitowaniem odbioru)
poczta dotycząca rozliczeń bankowych
listy i pisma
czasopisma, druki, foldery reklamowe
paczki
poczta służbowa i osobista
poczta błędnie doręczona
pisma skierowane do kierownika, personelu, wydziału
Przyjmując pisma kancelaria sprawdza:
czy pismo nie zostało mylnie skierowane
otwiera korespondencję i ponownie sprawdza czy pismo zostało właściwie skierowane
sprawdza zgodność załączników
przystawia w polu wpływu na blankiecie korespondencyjnym pieczątkę wpływu i ją wypełnia (w przypadku korespondencji poufnej nie otwiera się jej a pieczątkę wpływu przystawia się na przedniej stronie koperty)
Otrzymywane przez kancelarię pisma zwykle kierowane są do komórek organizacyjnych bez kopert. Wyjątek stanowią pisma, które nie posiadają daty lub adresu nadawcy.
Nie otwiera się też przesyłek adresowanych imiennie.
Rozdział pism i ich załatwianie
Kancelaria dokonując rozdziału pism analizuje treść sprawy i na jej podstawie dzieli korespondencję między komórki organizacyjne.
Raz dziennie lub częściej korespondencja przekazywana jest kierownikowi danej komórki organizacyjnej. Kierownik przegląda pisma i przydziela sprawy pracownikom a te, wymagające osobistego załatwienia zostawia sobie.
Czynności związane z rozdziałem pism przez kierownika i nanoszeniem na nich informacji o sposobie i terminie załatwienia nazywamy dekretacją pism.
Pracownik po otrzymaniu sprawy do załatwienia zapoznaje się z jej treścią i dokonuje jej rejestracji w spisie spraw.
Pracownik załatwia sprawę pod względem merytorycznym (zgodnie z faktycznym stanem sprawy) i formalnym (zgodnie z prawem)
Po opracowaniu sprawy pracownik przedstawia sposób załatwienia sprawy kierownikowi w celu uzyskania aprobaty.
Osoba, która udziela aprobaty jest aprobantem.
Jeżeli w jednej sprawie jest więcej pism, układamy je w kolejności wpływu.
Pisma z datą wcześniejszą są na spodzie z datą późniejszą są na wierzchu akt.
Teczki z aktami spraw powinny być oznaczone:
nazwą zakładu pracy
nazwą wydziału (komórki organizacyjnej)
nazwą teczki
sprawa i jej numer
kategoria archiwalna
data założenia akt
data zakończenia opracowywania akt
Pisma wpływające do danej jednostki organizacyjnej powinny być załatwiane terminowo i w określonej formie.
Wyróżnia się dwa terminy załatwiania spraw:
prekluzyjne (wyznaczony do dokonania czynności prawnej, po którego upływie dokonana czynność jest pozbawiona skutków prawnych)
porządkowe (wynikające z postępowania administracyjnego)
Formy załatwienia sprawy:
Ustne załatwienie sprawy – sprawy proste kierowane do pracownika ustnie lub telefonicznie. Czasami pracownik sporządza notatkę o sposobie załatwienia sprawy.
Pisemne załatwienie sprawy – odpowiedź udzielona na piśmie
Czynności wykonywane przy wysyłaniu pism
Sprawy załatwione przez pracownika w formie pisemnej po uzyskaniu aprobaty i sporządzeniu wydruku przeznaczone są do wysłania. W tym celu są przekazywane do kancelarii lub sekretariatu.
Kancelaria w związku z wysyłką dokonuje następujących czynności:
sprawdza poprawność formalną pisma (data, znak, znaki powoławcze, podpisy, załączniki)
stwierdza wysłanie pisma przez odciśnięcie pieczęci na kopii lub umieszcza odpowiednią adnotację
adresuje koperty, przystawia pieczątkę nadawcy, nakleja znaczki, wpisuje znak pisma na kopercie
W fazie wysyłania pism aby uniknąć czynności pracochłonnych np.. naklejania znaczków zamiast znaczka umieszcza się napis opłata pocztowa zryczałtowana, zaś rozliczenie z urzędem pocztowym dokonywane jest miesięcznie. Można też wykorzystać frankownice do nanoszenia opłat pocztowych.
Przy wysyłaniu druków obowiązują inne zasady niż w przypadku pism indywidualnych. Wysyłamy je w kopertach nie zaklejonych, na kopertach umieszcza się napis „druki”. Za przesyłki takie naliczane są nieco niższe opłaty.
Przy wysyłaniu tych samych pism do wielu adresatów stosuje się rozdzielniki. Są to wykazy jednostek organizacyjnych, będących odbiorcami pism o jednakowej treści.
Wyróżnia się rozdzielniki stałe, zmienne i mieszane. W praktyce spotyka się też rozdzielniki obejmujące wyłącznie wewnętrzne komórki organizacyjne danej firmy – służące do przekazywania pism tej samej treści do ustalonych odbiorców.
Przykład rozdzielnika
Przechowywanie akt
Akta spraw w toku załatwiania są przechowywane przez pracownika załatwiającego sprawę lub przez kancelarię. Są one układane chronologicznie – akta starsze są na wierzchu i są załatwiane w pierwszej kolejności. Wyjątek stanowią akta spraw pilnych.
Kancelaria prowadzi terminarz, w którym odnotowuje się terminy powrotu do sprawy. Akta spraw załatwionych wracają do kancelarii. Za zwyczaj po roku kancelaria przekazuje akta spraw załatwionych do archiwum. W tym celu wypełnia się formularz „spis zdawczo-odbiorczy”
Kategoria archiwalna oznacza okres przechowywania akt w zależności od ich wartości historycznej i użytkowej.
Wyróżniamy:
Kategoria A – materiały o wartości historycznej przechowywane wieczyście.
Kategoria B – materiały o wartości użytkowej dla danej jednostki organizacyjnej. Ich okres przechowywania jest zróżnicowany i oznaczany ustalającą okres przechowywania akt w archiwum liczbą np. B6
Kategoria BC – materiały, które tracą ważności po ich wykorzystaniu. Z reguły nie przekazuje się ich do archiwum.
Jeżeli w trakcie oznaczania kategorii archiwalnych są wątpliwości, do której kategorii je zaliczyć, wówczas stosuje się symbol BE z liczbą określającą lata, po których należy podjąć decyzję, do której kategorii je zaliczyć np.. BE3
Akta mogą być wypożyczane z archiwum. W miejsce wypożyczonych akt sporządza się kartę zastępczą, która zawiera informacje dotyczące daty wypożyczenia, nazwy teczki i nazwisko i imię osoby wypożyczającej.
W nowoczesnych archiwach stosuje się technikę mikrofilmową akt, dzięki której możemy zmniejszyć magazyny archiwalne.