Temat: Rodzaje struktur organizacyjnych.
Typologia struktur
Struktury organizacyjne można podzielić ze względu na:
• Spiętrzenie i rozpiętość kierowania
• Układ więzi organizacyjnych
• Dominujące kryteria wyodrębnienia podstawowych układów organizacyjnych instytucji.
Pierwszy rodzaj typologii ze względu na spiętrzenie i rozpiętość korowania się dwa typu struktury organizacyjnej:
• Struktury płaskie
• Struktury smukłe
Struktury płaskie można w niech zauważyć małe spiętrzenie kierowania, małą liczbę szczebli kierowania przy stosunkowo dużej liczbie rozpiętości kierowania
W strukturach smukłych zauważmy duże spiętrzenie kierowania, dużą liczbą szczebli kierowania przy stosunkowo małej rozpiętości kierowania.
Wady i zalety struktur płaskich:
Zalety
1. Krótsze drogi i czas przepływu informacji w kierunku pionowym .
2. Mniejsze zniekształcenie przekazywanych informacji.
3. Większa podatność na innowacje emitowane na szczeblach niższych.
4. Lepsze warunki do wyzwalania inicjatyw oddolnej.
5. Pełniejsze wykorzystanie kadry kierowniczej.
6. Niższe koszty utrzymania kadry kierowniczej.
7. Łatwiejsza koordynacja pionowa.
8. Lepsze warunki do decentralizowania decyzji.
9. Sprzyja bardziej globalnemu postrzeganiu działalności gospodarczej .
Wady
1. Trudności w koordynacji poziomej (nawet w ranach jednej komórki organizacyjnej)
2. brak większych rezerw kadry kierowniczej (ze względu na pełne wykorzystanie kierowników), mniejsza elastyczność w ustalaniu nietypowych zadań kierowniczych i terminów ich realizacji.
3. Konieczność dokładnej regulacji zastępstw aktywnych i pasywnych.
4. Mniejsze możliwości wykorzystania awansów pionowych jako elementu motywacji.
Wady i zalety struktur smukłych:
Zalety
1. Łatwiejsza koordynacja współdziałania niewielu pracowników w ramach jednej komórki.
2. Występowanie pewnych rezerw kierowniczych, co zwiększa elastyczność ustalania niektórych zadań kierowniczych i terminów ich realizacji.
3. Większe możliwości wykorzystania awansów pionowych jako elementy motywacji.
4. Łatwiejsza koordynacja pozioma na poszczególnych szczeblach zarządzania.
Wady
1.Dłuższe drogi czas przepływ informacji w kierunku pionowym.
2. Większe zniekształcenia przekazywanych informacji w kierunku pionowym.
3. Mniejsze możliwości „przebycia” innowacji emitowanych na niższych szczeblach i wymagających akceptacji na szczeblach wyższych.
4. Mniejsze możliwości wyzwalania inicjatywy podwładnych i kształtowania ich samodzielności.
5. Niepełne wykorzystanie kierowników (rozpiętość rzeczywista kierowania mniejsza od potencjalnej).
6. Wyższe koszty utrzymania kierowników.
7. Trudności koordynacji współdziałanie licznych jednostek organizacyjnych.
8. Sprzyja nadmiernej centralizacji decyzji.
Typologia ze względu na rodzaj więzi organizacje.
Przez więź organizacyjną rozumie się jakoś wyróżniony rodzaj stosunków między częściami instytucji (ludźmi i składnikami zasobów). Więzi organizacyjne wyrażają się przepływem nośników informacji albo innych rzeczy między częściami instytucji. Gdy więzi organizacyjne się utrwalają, to utrwalają się także drogi przepływu (spiętrzenia organizacyjne) owych rzeczy między częściami instytucji. Wyróżnia się cztery typy więzi organizacyjnych:
• Więź służbowa
• Więź funkcjonalna
• Więź techniczna
• Więź informacyjną
Więź służbowa to zależność podwładnego od przełożonego. Najważniejszą cechą tej więzi jest uprawnienie przełożonego do decydowania, co podwładny ma robić w czasie pracy, i do określania zadań, które podwładny powinien wykonać. Przełożony decyduje także o kolejności wykonywania przez podwładnych poszczególnych zadań oraz w ramach ogólnych wiążących go wytycznych postępowania ma głos w sprawie czasowych i stałych zwolnień z pracy.
Innym typem więzi jest więź funkcjonalna, której sprzężenia mogą, ale nie muszą się pokrywać ze sprzężeniami więzi służbowej. Przełożony nie decyduje o tym, co ma robić podwładny. Rola podwładnego polega głównie na pomaganiu lub doradzaniu a nie na dysponowaniu. Jednak przełożony zachowuje uprawnieni do decyzji oraz odpowiedzialność, ma obowiązek jedynie wysłuchania rady.
Kolejnym typem więzi jest więź techniczna polegająca na daleko posuniętym podziale pracy. Co powoduje, że czynności każdego członka zespołu są uzależnione od czynności pozostałych członków ponadto dochodzi do głosu jeszcze wzajemne uzależnienie członków zespołu. Te wspólne zależności powodują, że każdy z nich może i powinien domagać się od wszystkich działania zgodnego z formalnie lub zwyczajowo przyjętym sposobem.
Ostatnim rodzajem więzi jest więź informacyjna. Obejmuje ona obowiązek jednostronnego albo wzajemnego informowania się o wszelkich stanach rzeczy i ich zmianach by móc sprawnie wykonywać swoje obowiązki. Należy wyjaśnić, że przez informacje rozumiemy treść zawiadomienia, przekazaną przez informatora i przyjętą do wiadomości przez informowanego. Wszystkie rodzaje więzi są poszczególnymi przypadkami więzi informacyjnej. Sprzężenia tej więzi są najbardziej skomplikowane. Przebiegają „z góry na dół” i „z dołu do góry”, po liniach pionowych (sprzężenie służbowe), poziomych i skośnych. Przebiegają też w obie strony po liniach pokrywających się (lub nie) ze spiętrzeniami funkcjonalnymi i technicznymi.
(wg. Zieleniewskiego)
Oprócz tych czterech więzi J. Kurnal wyodrębnił jeszcze więzi specjalizacyjne, które wynikają z podziału pracy oraz więzi hierarchiczne wiążące się ze stosunkiem nadrzędności i podrzędności, a także więzi informacyjne. Pierwszy rodzaj odpowiada wcześniej objaśnionej więzi funkcjonalnej i technicznej. Drugi odpowiada więzi służbowej. Trzeci zaś w całości pokrywa się z więziami informacyjnymi.
Drugi rodzaj typologii ze względu na układ więzi organizacyjnych wyodrębnia się cztery typy struktur:
• Liniową(służbową)
• Funkcjonalną
• Sztabową
• Techniczną
(wg. Przybyły)
Zanim jednak przejdę do omawiania tych struktur wyjaśnię na czym polegają poszczególne więzi organizacyjne.
Struktura liniowa dominują w niej więzi służbowe a wszystkie pozostałe są do ich dostosowane. Występuje jeden kierownik. Podwładni posiadają odrębnego kierownika, przednim odpowiadają i od niego otrzymują polecenia. W tej strukturze można również zauważyć doradców funkcjonalnych którzy spełniają swoje role doradcze wobec właściwym im przełożonych. Strukturę liniową charakteryzuje znaczny stopień centralizacji decyzji oraz sine powiązania pionowe.
Wady i zalety struktur liniowych:
Zalety
1. Jednoosobowe kierownictwo, łatwiejsze określanie kompetencji i odpowiedzialności
2. Sprzyja jednolitości kierowania (mniejsza sprzeczność zaleceń przekazywanych podwładnym).
3. Uniwersalizacja funkcji kierowniczych sprzyja globalizacji myślenia kierowniczego i ułatwia politykę długofalowej obsady stanowisk naczelnego kierownictwa.
4. Sprzyja szybkości pojmowanych decyzji (mniej uzgodnień i mniej podmiotów zaangażowanych w procesy decyzyjne)
5. Łatwiejsza mobilność i zastępowalność kierowników liniowych.
Wady
1. Uniwersalizacja kwalifikacji osłabia ich jakości w warunkach szybkiego postępu techniczno-organizacyjnego i dużych zmian uwarunkowań wewnętrznych i zewnętrznych decyzji.
2. Sprzyja dyrektywnemu stylowi kierowania i osłabienie innowacyjność i motywacje pracowników szczebli niższych.
3. Długie drogi przepływu informacji, duża liczba tzw. punktów zatrzymania.
4. Niebezpieczeństwo zniekształcenia informacji, szumy informacyjne
5.Utrudnieia w koordynacji poziomej
6.Utrudnieni w integracji załogi i kształtowaniu właściwych stosunków międzyludzkich.
Struktura funkcjonalna w przeciwieństwie do struktury liniowej posiadają silnie rozbudowane więzi funkcjonalne. Wyodrębnione są specjalistyczne stanowiska kierownicze posiadające określone uprawnienia. Mogą oni wydawać polecenia wiążące kierownikom i pracownikom niższych szczebli. To odróżnia ten typ struktury od poprzedniej ponieważ w strukturze liniowej wydawanie poleceń wiążących przypadł konkretnemu kierownikowi i tylko on mógł wydać takie polecenie.
Wady i zalety struktur funkcjonalnych:
Zalety 1. Wysokie kompetencje kierowników funkcjonalnych sprzyjają poprawności, szybkości i jakości podejmowanych decyzji.
2. Krótsze drogi przepływu informacji, mniej koniecznych punktów zatrzymania informacji.
3. Większa elastyczność dostosowania się do szybkich zmian wewnętrznych i zewnętrznych.
4. Sprzyja integratywnemu stylowi kierowania i zespołowemu podejmowaniu decyzji.
Wady
1. Naruszenia zasady jednoosobowego kierownictwa, mniej klarowne określenie kompetencji i mniej jednoznaczne egzekwowanie odpowiedzialności.
2. Niebezpieczeństwo niejednolitości kierowania (sprzeczności zleceń różnych ośrodków dyspozycyjnych
3. Wielość podmiotów zaangażowany w podejmowanie decyzji kompleksowych i konieczne uzgodnienia opóźniają proces decyzyjny.
4. Niebezpieczeństwo autonomizacji jednostek i stanowisk funkcjonalnych, partykularność funkcjonalna.
5. Ścisła specjalizacja funkcji kierowniczych utrudnia polityk długofalowej obsady stanowisk naczelnego kierownictwa.
6. Trudniejsza mobilność i zastępowalność kierowników funkcjonalnych.
Strukturę funkcjonalną można rozbić na dwa typy „wspomagającej” oraz „hierarchizacji”. W strukturze funkcjonalnej wspomagającej zalecenia funkcjonalne najczęściej posiadają charakter doradczy rzadko dyspozytywny. W strukturach funkcjonalnych hierarchicznych specjalizacja kierowania jest tak ukształtowana, że kierownicy funkcjonalni są jednocześnie zwierzchnikami wobec pozostałych pracowników w zakresie specjalizacji którą reprezentują. Przebieg więzi służbowy i funkcjonalny jest równoległy.
Struktury sztabowe (liniowo- funkcjonale). Zauważa się w nich, że więzi funkcjonalne są nałożone na więzi służbowe co powoduje, że doradcy funkcjonalni występują na różnych szczeblach zarządzania. Są podporządkowani tylko kierownikom którym doradzają (tworzą ich sztab) i doradzają im w procesie podejmowania decyzji ponoszą kierownicy.
Wady i zalety struktury sztabowej:
Zalety
1.Jednoosobowość kierowania sprzyja klarowności podziału kompetencji i jednoznaczności w egzekwowaniu odpowiedzialności oraz jednolitości kierowania.
2.Sprzyja prawności podejmowanie decyzji, łącząc zalety szybkości i trafności.
3. Elastyczność w dostosowaniu się do zmian.
Wady
1.Możliwość wystąpienia konfliktu między stanowiskami liniowymi i sztabowymi.
2. Względnie długie drogi przepływu i przetwarzanie informacji.
3. Niebezpieczeństwo przekształcenia się więzi funkcjonalnych w liniowe.
4. Możliwe opóźnienia w podejmowaniu kompleksowych decyzji ze względu na wielopodmiotowość i specjalizację kierowniczą.
Różnica zachodząca po między strukturą sztabową a liniową jest taka, że w tej strukturze istnieje bardziej rozbudowany sztab a pomiędzy nimi na różnych szczeblach zarządzania mogą występować więzi funkcjonowania (typu wspomagania)
Różnica po między strukturami funkcjonalnymi polega na tym, że konsekwentnie przestrzeganie są zasady jednoosobowego kierownictwa.
Struktura techniczna dominują tu więzi techniczne a więzi służbowe i funkcjonalne stanowią ich uzupełnienie. Obowiązujący podział pracy narzuca sposoby przekazywania i przetwarzania informacji oraz reguluje strukturę zasileń materialnych rozwiązań organizacyjnych. Zaangażowanie kierowników kontentują się na działaniach taktycznych i strategicznych.