Zasady funkcjonowania firm dobre praktyki zarządzania

Sylwia Pruszyńska (nr indeksu 168231)

Bartłomiej Ząbecki (nr indeksu 168293)

Łódź, 27.04.2012

Wstęp

Cykl życia organizacji jest to sekwencja etapów, przez które przechodzi większość organizacji w trakcie swego istnienia. Sekwencja ta zależy od zmian i zjawisk zachodzących w otoczeniu organizacji. Dzieli się on na 4 etapy.

Narodziny - głównym celem przedsiębiorstwa jest walka o przetrwanie i utrzymanie się na rynku. Podmiot jest mały i prosty, zarządzany przez jednego człowieka. Strategia firmy związana jest z wykorzystywaniem pojawiających się na rynku szans, nawiązywaniem kontaktów handlowych, poznawaniem specyfiki branży..

Młodość - etap ten, następujący po narodzinach przedsiębiorstwa, nacechowany jest wzrostem i ekspansją, elastycznością, adaptacyjnością, szybkością działania, a także innowacyjnością i kreatywnością. Jeśli przedsiębiorstwo rozwija się prawidłowo, następuje szybkie i odczuwalne zwiększenie zysku oraz profesjonalizacja działalności, co często prowadzi do zwiększenia rozmiarów organizacji.

Dojrzałość - w tym etapie następuje stabilizacja obrotów przedsiębiorstwa, jego rozmiarów. Przedsiębiorstwo będące na tym etapie rozwoju ma wypracowaną pozycję na rynku, czerpie korzyści z osiągniętego poziomu wzrostu. Organizacje takie często mają możliwość rozporządzania znacznymi zasobami, posiadają doświadczona kadrę kierowniczą, a także mają niskie koszty dzięki ekonomii skali.

Schyłek - przedsiębiorstwa schyłkowe charakteryzują się tym, iż znajdują się w kryzysie, który wskutek kumulacji wielu zjawisk(np. brak dobrych praktyk w zakresie zarządzania błędnie przyjętej strategii ) wpływa negatywnie na konkurencyjność firmy oraz zdolności do zwiększania poziomu obrotów handlowych czy też zdolności do utrzymania płynności finansowej. Wystąpienie tych zjawisk może doprowadzić do upadku przedsiębiorstwa, zmiany formy zarządzania, przejęcia przez inwestora, zmiany zakresu działalności itp.

Przyczyny kryzysu mogą być zewnętrzne (np. spadek popytu na oferowane dobro) i wewnętrzne (np. błędy w zarządzaniu). Aby uchronić się przed schyłkiem, muszą zostać podjęte odpowiednie działania, gdy przedsiębiorstwo jest na etapie dojrzałości, aby zapobiec przyszłym problemom.

Nie ma określonych reguł, jak długo przedsiębiorstwo może znajdować się na danym etapie. Niektóre podmioty przez cały czas znajdują się w etapie narodzin i ciągle muszą walczyć o przetrwanie . Inne zaś szybko zajmują pozycje lidera na rynku.

Jako przykład warto wymienić tu portale społecznościowe (np. Facebook, Nasza Klasa), które w stosunkowo szybkim czasie zdobyły silną pozycje rynkową, lecz obecnie znajdują się w różnym stadium rozwoju Nasza Klasa faza dojrzałości, słabnąca pozycja na rynku, Facebook firma dojrzała ciągle ugruntowująca swoją pozycję na rynku.

W każdym z tych etapów będziemy chcieli zaprezentować 4 podstawowe zasady zarządzania: planowanie, organizowanie, motywowanie i kontrolę omówimy przykłady dobrych praktyk w zakresie tych zasad dla firm będących na różnych stadiach rozwoju.

PLANOWANIE do proces podejmowania świadomych decyzji dotyczących rozwoju zawodowego pracowników oraz rozwoju firmy (strategii działania). Istotą planowania jest rozpoznanie przyszłości i otoczenia w którym działa firma oraz zadań i środków potrzebnych do realizacji założonych celów. 

Plan powinien uwzględniać cele osobiste i zawodowe pracownika, tak aby rozwijać jego motywacje i przekonanie do istotności wykonywanych zadań oraz skuteczność i konsekwencję w działaniu. Realizacja planu powinna uwzględniać hierarchię celów (terminowość i znaczenie). Pomocna w wyznaczeniu priorytetów powinna być hierarchia ABC, według której grupuje się zadania. Do grupa A zaliczane są te cel, których realizacja powinna być natychmiastowa, do grupy B, te które są ważne lecz ich horyzont czasowy jest późniejszy zaś do grupy C cele o najpóźniejszym terminie realizacji i o stosunkowo niskim poziomie znaczenia.

Im większa perspektywa czasowa, tym większy poziom ogólności, jednak im precyzyjniej zdefiniowane cele, oraz określone czasowo etapy realizacji, tym łatwiej do nich dojść. 

ORGANIZOWANIE to decydowanie o tym w jaki sposób możliwie najlepiej pogrupować działania i zasoby organizacji. Przy konstruowaniu organizacji projektowane i grupowane są stanowiska pracy, ustalana jest hierarchiczna zależność między pomiędzy poszczególnymi pracownikami, rozdzielane są przywileje i obowiązki , uprawnienia, ustalana jest koordynacja czynności między stanowiskami oraz zadania, które muszą być na nich zrealizowane.

MOTYWACJA to proces regulujący zachowania człowieka tak, aby można było osiągnąć określony wynik. Jest mechanizmem regulującym i uruchamiającym zachowanie danej osoby. To stan wewnętrznego napięcia dążący do działania w ściśle określonym kierunku, mający nieświadomy charakter.

Motywowanie jest zespołem sił , które powodują, że ludzie zachowują się w określony sposób, ukazując różne reakcje. Motywowanie to sposób podejmowania działań przez pracownika do których skłaniają pewne motywy.

Motywowanie według Z. Jasińskiego to oddziaływanie przez rozmaite formy i środki na pracowników tak, aby ich zachowania były zgodne z wolą kierującego, aby zmierzały do zrealizowania postawionych przed nimi zadań. Istotą motywacji jest kojarzenie subiektywnych dążeń pracowników z procesem realizacji zadań organizacji. T. Kotarbiński zawarł wspaniałą myśl która trafnie ujmuje istotę motywacji. „Chodzi o to by człowiek robił chętnie to, co robić musi, by tego, co robić musi, nie robił dla tego, ze musi, by w robieniu tego, co musi, znalazł upodobanie i dzięki temu pracę swą usprawnił wielokrotnie, okazując hojność w oddaniu się jej.”

KONTROLA to zbiór działań związanych z monitoringiem zaplanowanych celów, a rzeczywiście prowadzonymi działaniami oraz orzekanie o ich odchyleniach i formułowanie zaleceń minimalizujących te odchylenia np. zaplanowane zrealizowanie produkcji na poziomie 30000 wyrobów miesięcznie, lecz względu na problemy techniczne (awarie) oraz problemy z dostawą surowców udało się zrealizować jedynie połowę zamierzonego celu. Kontrolowanie tej sytuacji pozwala zaplanować i wprowadzić w działaniu zmiany, które będą mieć na celu odrobienie strat (zakup pracy maszyn, zwiększenie poziomu obsady stanowisk, produkcja bardziej opłacalnych modeli, negocjacja umów z kontrahentami itp.)

NARODZINY, czyli powstanie i wzrost

Jakie działania powinny być zrealizowane, aby firma mogła się szybko rozwinąć.

Na czele firmy stoi lider, który przy minimalnym poziomie formalizacji stara się zarządzać rosnącą liczbą pracowników. Nie ma specjalizacji – wszyscy robią wszystko, a wkład każdego pracownika w sukces jest widoczny nieomal gołym okiem. Firma jest prosta, najczęściej bowiem ma jeden lub dwa produkty i dostarcza je na ściśle określony rynek. Większość duży firm zaczynała jako firma rodzinna (np. firma kosmetyczna Dr Ireny Eris, cukiernia Bikle, firma odzieżowa Bennetton ).

Planowanie

Na tym etapie dominuje mnogość pomysłów dlatego, aby ich nie przeoczyć wprowadza się odpowiednie działania, które związane są z kontrolą ich skutków, czyli aspekty prawne, ograniczenia finansowe, aspekty technologiczne i czasowe. Wszystkie te działania implikują następną zasadę czyli organizacja.

Organizacja

Wprowadzenie nowego produktu na rynek, zwiększenie liczby stanowisk , pracy zatrudnienie dodatkowej liczby osób wymagają sprawnej organizacji . Ważne jest zabieganie o stworzenie innowacyjnego produktu i znalezienie jego nabywców.

Motywowanie

Struktura i komunikacja pracowników ma charakter nieformalny, są oni mocno zintegrowani, zazwyczaj jest to także spółka rodzinna. Motywowanie nie odgrywa pierwszoplanowej roli.

Mimo to pracownicy pracują po wiele godzin, więc ważne jest, żeby wyzwalać w nich poczucie misji i chęć tworzenia czegoś nowego.

Istotne jest, aby pracownicy byli informowani o celach i zadaniach przedsiębiorstwa, o jego misji strategii, tak by mogli utożsamiać się z firmą poprzez akceptację i zgodność celów osobistych z celami firmy. Ważne jest, aby cele firmy przedstawione pracownikom odczytywane były przez nich jako osiągalne i dające efekt.

Kontrola

Na tym etapie kontrola nie ma dużego znaczenia, ponieważ firma jest zbyt mała, nie ma dużej liczby pracowników, są to zazwyczaj osoby zaufane, liczba produktów jest niewielka, więc kontrola odbywa się na bieżąco. Szef-właściciel ma wgląd we wszystkie działania i akcje, sprawuje osobistą kontrolę.

Pomysł na biznes

To że ludzka wyobraźnia nie zna granic wszyscy wiemy. Okazuje się, że także w biznesie granice wyobraźni nie istnieją. Dobitnie przekonuje o tym lista 10 najdziwniejszych pomysłów na biznes przygotowana przez portal MamBiznes.pl - pierwszy serwis dla początkujących przedsiębiorców. To niewiarygodne do jakich rzeczy jest zdolny człowiek poszukujący swojej niszy w biznesie. Aż dziw bierze, że te idee zrodziły się w ludzkiej głowie a na dodatek odniosły sukces.

Ciekawy pomysł na biznes ma Jacek Skrzyp, założyciel firmy Kiosk Drive. Przedsiębiorca postanowił stworzyć sieć mini kiosków, w których kierowcy mogą zrobić zakupy bez wysiadania z samochodu. Asortyment jest podobny do tradycyjnych kiosków. 

Biznesową niszę o światowym potencjale znalazł natomiast Polscy Ryszard Seruga. Jego przedsiębiorstwo zajmuje się produkcją kajaków wyczynowych. Wystarczy wspomnieć, że na świecie w tej branży liczą się tylko dwie firmy z czego jedna to właśnie warszawska Plastex Composite. Jej właściciel dumnie przywołuje ciekawe statystyki, wedle których polscy olimpijczycy przywieźli z Pekinu tylko jeden srebrny medal w kajakarstwie podczas gdy aż dziewięciu medalistów z innych krajów startowało na kajakach Pana Ryszarda. To najlepiej pokazuje rozmiary sukcesu stworzonej przez przedsiębiorcę firmy. 

Z kolei Michał Piątek źródła utrzymania musiał szukać za granicą. Wyjechał na Wyspy i tam postawił na własną firmę. Mimo, że wcześniej z biznesem nie miał nic wspólnego rozkręcił w Anglii dobrze prosperujący biznes. Pomysł na biznes był prosty – riksza. Gdy startował z biznesem sam zasiadał w rikszy by świadczyć usługi mieszkańcom Londynu. Z czasem przybywało klientów, firma się rozwijała i trzeba było pomyśleć o dodatkowym zatrudnieniu. Z tym akurat w Anglii problemów nie było i chyba nie trzeba tłumaczyć dlaczego – mówi Michał. Do dziś przyjmuję do pracy Polaków, którzy podobnie jak ja przyjechali tutaj za chlebem – dodaje. Dziś rikszami młodego biznesmena pedałuje w sezonie nawet kilkudziesięciu pracowników, którzy przemierzają Londyn wzdłuż i wszerz. 

Paweł Fórmaniak swoją przygodę z motoryzacją rozpoczynał jako dziecko pomagając w warsztacie samochodowym. Ciekawość szybko przerodziła się w pasję, którą realizuje do dnia dzisiejszego. Samochodowy silnik nie ma dla niego tajemnic, ale to nie naprawa pojazdów przynosi mu dzisiaj środki do życia. Swoją biznesową niszę odnalazł gdzie indziej. W małym warsztacie maluje kaski dla kierowców rajdowych i robi to na tyle dobrze, że na liście swoich klientów ma m.in. Roberta Kubicę. Zaprojektował i pomalował dla kierowcy F1 kilka kasków a w jednym z nich nasz mistrz stanął nawet na podium. To Paweł wprowadził niegdyś nową czerwono-białą kolorystykę na kaski Roberta. Cichym marzeniem młodego przedsiębiorcy jest, by Polak w jego kasku zdobył mistrzostwo świata w F1. 

MŁODOŚĆ I DOJRZAŁOŚĆ, czyli stabilizacja i dynamiczna równowaga

Co zrobić by przejść w powolny rozwój, a nie powolny schyłek.

Gdy firma osiąga sukces i zaczyna gwałtownie rosnąć pojawiają się trudności. Związane jest to z większą liczbą pracowników, większym asortymentem produktów i szerokim gronem odbiorców. Zarządzanie finansami, procesem produkcji oraz łańcuchem dostaw rosnącej firmy staje się bardziej skomplikowane, co wymaga nowych rozwiązań strukturalnych i proceduralnych. Kończy się faza kreacji, tworzenia i zaczyna druga faza dojrzałości organizacyjnej. Identyfikują ją procesy formalizacji i standaryzacji funkcjonowania firmy związane z wprowadzeniem specjalizacji stanowisk pracy, z tworzeniem struktur organizacyjnych, wdrożeniem innowacji technicznych, wprowadzeniem reklamy i działań organizacyjnych. Organizacja (firma) buduje swoją pozycję na rynku, ale jednocześnie zwiększa się poziom biurokratyzacji np. ścieżka akceptacji projektów jest wydłużona. Kluczową rolę zaczyna odgrywać proces kontroli działań oraz proces motywowania pracowników.

Kontrola

Duża liczba pracowników powoduje, że atmosfera w pracy nie jest już taka rodzinna. Większość osób się nie zna, zaczynają się problemy, oraz napięcia związane z zaspokojeniem różnorakich celów (awans, rozwój zawodowy itp.) Dobierając nowych pracowników właściciel firmy powinien zwrócić uwagę czy będzie on się „komponował” z resztą osób pracujących w pobliżu. Przeprowadzenie testów psychologicznych (osobowościowych) może służyć temu celowi. Jedna osoba nie jest w stanie kontrolować wszystkich działań (procesów) rozpoczyna się proces delegowania czyli przekazywania władzy oraz odpowiedzialności na niższe stanowiska. Odpowiedni podział władzy w strukturze organizacyjnej przedsiębiorstwa jest jedną z kluczowych decyzji, mogącą skutkować wysokim stopniem współprzyczyniania się do efektywnej realizacji planu operacyjnego. Władza to możliwość wywierania wpływu na innych ludzi, czyli doprowadzania do zmian postaw, zachowań grup lub indywidualnych osób dla realizacji celów, zadań ustalonych przez ludzi posiadających władzę w organizacji. Będąc liderem i przydzielając władzę powinniśmy dobrze zastanowić się czy dana osoba nie będzie jej nadużywać.

Motywowanie

Pomimo natłoku obowiązków trzeba pamiętać o ludziach którzy pracują dla nas, muszą mieć oni świadomość, że warto pracować i rozwijać się na rzecz firmy.

Kary i nagrody – system nagradzania i karania spełniać musi kilka warunków. Przede wszystkim pracownik musi wiedzieć, jakie nagrody może i powinien otrzymać za dobrą pracę i jakich kar może się spodziewać. Pracownik nie może mieć wątpliwości, jakie zachowania, postawy czy działania są nagradzane a jakie karane. Istotne jest, aby system kar i nagród odnosił się do wszystkich pracowników firmy, a zasady tego systemu były stabilne, a także aby istniała względna równowaga między ilością i jakością kar i nagród w tym systemie.

Potrzeby i wartości – typowym celem aktywności zawodowej pracownika jest płaca. Jednakże nie bez znaczenia jest możliwość zaspokojenia innych potrzeb oraz zdobywania istotnych dla danego pracownika wartości , które stanowią o jego motywacji do pracy.

Oprócz płac bardzo ważnym elementem wpływającym na motywację pracowników jest ocena pracownicza. Ocena jest narzędziem motywacji, awansu (bądź też degradacji). Pozwala ona stwierdzić, że chcąc realizować inną strategię muszę dokonać zmian w zespole. Ocena powinna być sprawiedliwą informacją o poziomie zasobów ludzkich w firmie. Ocena musi być oceną ludzi o ludziach (nie może być wykonywana przez maszyny). Jak zapewnić obiektywizm oceny (uniknąć uprzedzeń wynikających z wyglądu zewnętrznego pracownika, jego psychiki, itp.). Trzeba spełnić cały szereg warunków, jednakże najważniejszym z nich jest szerokość oceny – musi ona dotykać wielu różnych osób i instytucji. Oczywiście ocena musi być jawna.

Ciekawy przykłady motywowania są realizowane w firmie „Sanitec Koło”, którego jedno z nas jest pracownikiem. W firmie tej odbywają się cykliczne spotkania z pracownikami niskiego szczebla (np. magazynierzy), podczas których przedstawiane są im do akceptacji pewne rozwiązania wypracowane przez specjalistów. Pracownicy Ci wyrażając swoją opinię na przedstawione im zagadnienia mają realny wpływ na realizację dzięki czemu czują, że ich opinie też jest uwzględniana przez co ich poziom motywacji rośnie.

Innym ciekawym pomysłem realizowanym w tej samej firmie jest system rozwoju zawodowego (SRZ), służący rozwojowi kompetencji osobowościowych i umiejętności zawodowych. Podczas spotkania SRZ pracownik wraz z przełożonym definiują wspólnie obszary, których pracownik chce lub powinien się rozwijać, aby lepiej realizować powierzone obowiązki. Jako rezultat takich spotkań pracownik często bierze udział w specjalistycznych szkoleniach., lub realizuje projekty mające na celu rozwój konkretnych kompetencji.

Organizowanie

Struktura organizacyjna zaczyna się stabilizować. Większy nacisk kładziony jest na sprawność i efektywność działania. Zasady działania organizacji staja się coraz bardziej sformalizowane (instrukcje, zarządzenia, wieloetapowy poziom podejmowania decyzji, procedury. Ważnym jest, aby nie zmniejszyć efektywności i skuteczności realizowanych zadań.

Planowanie

Wraz z rozwojem organizacji pojawiają się nowe cele i wyzwania związane z ekspansją na nowe rynki, zmianą lub rozszerzeniem zakresu działalności. Planowanie działań jest procesem sformalizowanym, tworzonym przez specjalistów, akceptowanym na różnych poziomach władzy. Zwiększają się dochody na badania i rozwój, w celu zwiększenia innowacyjności i konkurencyjności.

W firmie „Sanitec Koło” nie tylko w obszarze motywowania pracowników realizowane są zasady dobrych praktyk również w zakresie planowania produkcji. Codziennie odbywają się spotkania planistyczne podczas, których osoby zaangażowane w procesie produkcji ( inżynierowie, technolodzy, logistyce, osoby zarządzające łańcuchem dostaw, brygadziści ,planiści ) omawiają zaistniałe sytuację z ostatniej doby produkcyjnej, proponują rozwiązania, i zmiany służące efektywnemu wykonaniu planu. W spotkaniu takim może uczestniczyć każdy pracownik fabryki (również robotnik produkcyjny) o ile ma ciekawe przemyślenia (propozycje) związane z tym obszarem (np. propozycje usprawnień ) . Spotkania takie doskonale wpływają na obieg informacji , i skutecznie zapobiegają powstawaniu napięć.

CRS, czyli Odpowiedzialność społeczna firmy

Cele organizacji są ściśle związane z momentem życia, w którym się ona znajduje. Inne cele stawia się przed firmą dopiero co wchodząca na rynek, a inne przed firmą, która zamierza rozpocząć ekspansję na nowe rynki, rozpoczęcie rozwoju w nowej branży, wprowadzenie na rynek nowych produktów innowacji.

W firmie Sanitec Koło realizowane są liczne ciekawe inicjatywy w zakresie CSR (ang. Corporate social resposibility) czyli odpowiedzialności społecznej firmy. Jedynym ze sztandarowych projektów firmy jest „Projekt Łazienki”, którego celem jest poprawa stanu toalet publicznych. Jego uczestnicy już od 12 lat co roku przygotowują projekty koncepcyjne toalet w miejscach o nasilonym ruchu turystycznym, lub taka jak w tym roku projekt toalet publicznych nieopodal Stadionu Narodowego w Warszawie. Działania takie mają istotny wpływ na kształtowanie przestrzeni publicznej, oraz wzrostu znajomości marki w społeczeństwie, tworzony jest w ten sposób charakterystyczny styl wyróżniający markę Koło wśród innych.

W firmie „DHL” obszar lokalnej strategii CSR jest związany z doskonaleniem usług 
i działań w taki sposób, by ograniczyć ich wpływ na środowisko naturalne, a jednocześnie zachować efektywność finansową. W 2008 roku przystąpiła ona do GoGreen, globalnego programu ochrony klimatu, wdrażanego przez grupę Deutsche Post DHL. Wprowadziła usługi przyjazne środowisku  oraz wykorzystuje najnowocześniejsze technologie, które ograniczają emisję zanieczyszczeń i redukują ilość wytwarzanych odpadów. Optymalizują trasy kurierskie i dbamą o to, by ich samochody były jak najefektywniej wypełnione przesyłkami mając na celu ograniczenie emisji spalin w przeliczeniu na przesyłkę.

SCHYŁEK, czyli zmiana lub upadek i rozwiązanie

Co zrobić, by powolny proces upadku przekształcić w powolny proces przemiany.

Kryzysy związane z przechodzeniem od fazy dojrzałości do schyłku są najczęściej związane z brakiem umiejętności dostosowywania działań firmy do zachodzących na rynku zmian. Wielu liderom trudno jest zaakceptować, iż latami konstruowane rozwiązania strukturalne i proceduralne są już przestarzałe, że należy zmienić sposób myślenia o tworzonej przez nich firmie jako o firmie w nowych kategoriach. Warto zastanowić się nad powstaniem nowego celu organizacji (np. ekspansja rynkowa tak, aby dostosować organizację do szybko zachodzących na rynku zmian np. przy użyciu nowych technologii).

Organizacja

Podstawowym warunkiem przezwyciężenia kryzysu jest zapewnienie firmie silnego przywództwa. Niewątpliwie czeka nas etap głębokich zmian, czyli krótko mówiąc restrukturyzacja.

Jak wyżej najważniejsza jest zmiana toku myślenia o strategii firmy. Należy zmienić cel oraz wprowadzić inicjatywy zapobiegawcze. Głównie należy skupić się, by przejść etap spadku i zdwoić siły by rozpocząć coś nowego.

Ważne jest, by pamiętać, że zwalnianie pracowników, w celu redukcji kosztów nie jest zawsze dobrą praktyką. Można przecież sprzedać zbędne aktywa oraz rozważyć ewentualność podniesienia kapitału zakładowego lub skorzystania z pożyczki od właścicieli. Należy zacząć od analizy działalności firmy. Musimy odpowiedzieć sobie na pytanie, które koszty naszej działalności maja wpływ na tworzenie wartości dla klientów. Analizując koszty trzeba zwrócić uwagę na koszty związane z  skutkiem nadmiernie rozbudowanej organizacji, która często w warunkach zmieniającego się otoczenia utraciła swój sens.

Planowanie

Należy planować wszystkie działania w szczególności te związane z obserwowaniem otoczenia, zmian zachodzących na rynku, oraz technologii służących wzrostowi poziomu innowacyjności. Być może znalezienie niszy rynkowej pozwoli odwrócić ścieżkę upadku.

Jedną z najlepszych praktyk dla firmy będącej w fazie schyłkowej, przed planowaną fuzją jest skorzystanie z doświadczeń pracowników, którzy podobne zmiany przeszli już w tej lub innej firmie. Ich opinia pozwalała stworzyć skuteczny plan zarządzania zmianą przy bieżącym projekcie.

Innym przykładem są changes route sheets, czyli mapy zmian. W tym przypadku to dział PR lub HR jest odpowiedzialny za opublikowanie i bieżące aktualizowanie mapy zmian, zamieszczonej on-line (z kluczowymi projektami, ich charakterystyką i czasem zakończenia). Mapy są aktualizowane codziennie, a specjaliści, którzy je tworzą i publikują, niemal codziennie obdzwaniają zarząd i menedżerów projektu, aby sprawdzić, czy są jakieś aktualności, które można na takiej mapie opublikować.

Kolejną, względnie tradycyjną formą są śniadania z Dyrektorem Generalnym – w trakcie istotnych zmian przeprowadzane są raz w tygodniu, każdorazowo dla 10-15 chętnych osób, i trwają około godziny. Tę formę zastosował np. południowoamerykański Pernod Ricard. Podczas fuzji w ciągu kilku miesięcy w śniadaniach z prezesem uczestniczyło ponad 400 osób (każdy z pracowników mógł się zapisać na wybrany termin). No i wreszcie najbardziej powszechną (i być może najbardziej potrzebną) dobrą praktyką, która towarzyszy istotnym reorganizacjom i fuzjom, jest błyskawiczne stworzenie intranetowego „who is who”, nawigującego po stanowiskach i działach w nowej organizacji. W takim przypadku pierwsze, co pracownik sprawdza, to informacje o sobie samym w nowej strukturze (co z reguły go znacznie uspakaja).

Kontrola

Należy zwiększyć kontrolę nie tylko nad tym co się dzieje w firmie, ale także co się dzieje w naszej branży, otoczeniu, dostosowywać się do nowych trendów, mieć siłę na to by rozwiązać projekty które nie przynoszą efektów oraz mieć odwagę by wejść w nowy obszar działań.

Motywowanie

W stadium schyłku morale pracownicze bardzo podupada. Pracownicy boją się o swoją przyszłość, często ich wiedza na temat stanu firmy jest niepełna (słyszą tylko plotki, pogłoski). W tym przypadku jako lider powinniśmy przestawić szczerze jaka jest kondycja finansowa przedsiębiorstwa. Możemy zapewnić ich, ze w przypadku zwiększenia efektywności i wydajności pracy istnieją większe szanse, że utrzymają dotychczasowe stanowiska pracy.

Zdarzyło się, że firma, która przewidywała trudną sytuację zaczęła szkolić swoich pracowników w zakresie nowych umiejętności, aby w przyszłości poradzili sobie na innych stanowiskach.