PROCESY, ZASOBY, SYSTEMY

Procesy - definicje

Zestaw logicznie powiązanych zadań lub czynności wykonywanych w celu osiągnięcia określonego wyniku biznesowego. Wyniki mogą mieć charakter: materialny, informacyjny, pieniężny.

APICS [2008]: Dictionary, 12th Edition, America Production and Inventory Control Society, Inc., Falls Church, VA

Proces to zestaw wzajemnie powiązanych lub wzajemnie oddziałujących działań, które przekształcają wejścia w wyjścia.

[ISO 9000:2001] PN-EN ISO 9000:2001

Proces to wiązka aktywności skierowana na jedno lub kilka wejść w wyniku, której klient dostaje wyrób o pożądanej przez niego wartości.

Hammer M., Champy J. [1996]: Reengineering w przedsiębiorstwie. Neumann Management Institute. Warszawa.

Proces jest ciągiem powiązanych ze sobą działań, które doprowadzają do przekształcenia wszelkich nakładów na produkt procesu.

Manganelli R.L., Klein M.M. [1998]: Reengineering. PWE. Warszawa.

Proces to strumień działań przetwarzających zaopatrzenie (surowce lub informacje) pochodzące od dostawców w produkcję dla klientów zawierającą wartość dodaną.

Brilman J. ]2002]: Nowoczesne koncepcje i metody zarządzania, PWE

Proces to łańcuch wartości (value chain). Poprzez swój wkład w tworzenie lub dostarczania produktu czy też usługi, każda kolejna czynność w procesie wartości powinna dodawać wartości do efektu wcześniejszej czynności.

Rummler G.A., Brache A.P. [2000]: Podnoszenie efektywności organizacji, PWE, Warszawa 2000

Procesem nazywamy w ogólności łańcuch przemian, jakim podlegają tworzywa. Przemiany te mogą odbywać się w zakresie przedmiotów materialnych i energii lub w zakresie danych i informacji. Procesy mogą odbywać się w naturze samorzutnie lub mogą być wymuszane przez człowieka.

Boszko J. [1973]: Struktura organizacyjna przedsiębiorstwa i drogi jej optymalizacji. WNT, Warszawa Press.

Proces biznesowy (gospodarczy)

• Jest łańcuchem sekwencyjnych czynności, które transformują mierzalne wejścia (materiały, informacje, ludzie, urządzanie, metody) w mierzalne wyjścia (produkty, usługi, informacje) – proces polega zatem na dodaniu do zasileń nowej (dodanej) wartości;

• Ma mierzalny cel – generalnie jest nim tworzenie wartości uznanej i zweryfikowanej przez odbiorcę, zawartej w produkcie, usłudze, informacji lub w innym możliwym do zdefiniowania efekcie końcowym;

• Ma dostawcę i klienta, a zatem jego granice są wyznaczane przez zdefiniowany rodzaj transakcji zakupu surowców i sprzedaży wyrobu;

• Może być powtarzany, co oznacza, że możliwe jest jego zapisanie w formie umożliwiającej odczytanie jego przebiegu przez wykonawców.

Klasyfikacja procesów

Kryterium: Zużywania zasobów materialnych

Klasyfikacja:

• Procesy zużywające zasoby materialne – np. procesy produkcji materialnej,

• Procesy niezużywające zasobów materialnych – np. procesy informacyjne.

Kryterium: Wagi działań wykonywanych w organizacji

Klasyfikacja:

• Procesy główne (podstawowe, kluczowe, wykonawcze) – realizacja najważniejszych czynności o wysokiej wartości dodanej,

• Procesy wspierające – obejmują czynności potrzebne, ale takie które nie charakteryzują się wartością dodaną,

• Procesy rozwojowe – służą zwiększaniu wydajności procesów.

Kryterium: Rangi stanowisk decyzyjnych

Klasyfikacja:

• Procesy zarządcze (kierownicze) mające charakter koncepcyjny,

• Procesy wykonawcze – sprowadzające się do wykonywania poleceń.

Kryterium: Znaczenie dla organizacji

Klasyfikacja:

• Procesy strategiczne (kluczowe) – to procesy podstawowe, pomocnicze i zarządcze, które w największym stopniu wpływają na strategiczny sukces danej organizacji (gwarantują przewagę strategiczną i zapewniają największą satysfakcję klientów), np. planowanie nowego produktu, wprowadzenie nowego procesu kluczowego dla organizacji,

• Procesy operacyjne (nie strategiczne) – to procesy, które umożliwiają organizacji bieżące funkcjonowanie, np. pozyskiwanie klientów, wytwarzanie produktów i świadczenie usług.

Kryterium: Nadrzędności i podrzędności

Klasyfikacja:

• Makroprocesy – obejmujące dużą liczbę procesów elementarnych (dystrybucja, zaopatrzenie),

• Mezoprocesy – wyodrębnione ze względu na określone kryteria części makroprocesów (zaopatrzenie w materiały produkcji, zaopatrzenie w części zamienne na potrzeby obsługi posprzedażnej),

• Mikroprocesy – inaczej procesy elementarne.

Kryterium: Ciągłości i przebiegu w czasie

Klasyfikacja:

• Procesy nieciągłe (dyskretne) – typowe dla wytwarzania wyrobów złożonych, realizowane w partiach części (między poszczególnymi operacjami występują przerwy czasowe – są one typowe dla przemysłu elektromaszynowego, samochodowego, hutniczego, itp.),

• Procesy ciągłe (z reguły aparaturowe) – występują w energetyce, przemyśle chemicznym, petrochemicznym, itp.).

Kryterium: Rodzajów stosowanych technologii

Klasyfikacja:

• Procesy wydobywcze (górnictwo),

• Procesy przetwórcze (hutnictwo, energetyka, przetwórstwo surowców rolnych),

• Procesy obróbki (odlewnictwo, obróbka skrawaniem, obróbka plastyczna),

• Procesy montażu.

Kryterium: Zastosowanych środków pracy

Klasyfikacja:

• Procesy ręczne,

• Procesy maszynowe,

• Procesy aparatowe,

• Procesy zautomatyzowane i wspomagane komputerowo.

Kryterium: Stopnia skomplikowania i charakteru przebiegu

Klasyfikacja:

• Proste (jednostopniowe). Przebieg w całości na jednym stopniu przerobu. Obróbka każdej następnej jednostki produktu może się zacząć dopiero po zakończeniu wykonania jednostki poprzedniej,

• Złożone (wielostopniowe). Składa się z szeregu procesów produkcyjnych prostych. Przebieg na kilku kolejnych stopniach przerobu.

Proces produkcji

Szczególnym rodzajem procesu biznesowego jest proces produkcji, czyli każdy proces angażujący fizycznie hardware (materiały, maszyny, powierzchnie) i software (informacje, wiedzę), które podlegają przetwarzaniu z przeznaczeniem na zaspokojenie potrzeb klienta zewnętrznego. Proces produkcji obejmuje dostarczenie produktu do miejsca pakowania i załadunku. Natomiast nie należą do niego przewóz produktów i ich dystrybucja. To należy do innego rodzaju procesu a mianowicie do procesu logistycznego.

Proces logistyczny

Proces uzyskuje miano procesu logistycznego, jeśli rozmieszczenie, stan i przepływ jego składowych wymagają koordynacji z innymi procesami, ze względu na kryteria lokalizacji, czasu, kosztów i efektywności spełniania nadrzędnych celów organizacji. Proces staje się procesem logistycznym, kiedy pojawia się potrzeba skoordynowania go z innymi procesami.

„…procesy logistyczne koordynują przepływ towarów i informacji na całej ich drodze – od producentów poszczególnych towarów poprzez dystrybucją, aż do użytkowników gotowych wyrobów, a nawet dalej – aż po utylizację odpadów, względnie kasację nieużytecznych pozostałości”.

Proces jako przejście od stanu do stanu

W tym modelu dane wejściowe obejmują charakterystyki:

- zasobów nieodnawialnych (surowce, komponenty, materiały pomocnicze),

- zasobów odnawialnych (maszyny i urządzenia, aparatura kontrolno-pomiarowa, zasoby ludzkie, jednostki organizacyjne przedsiębiorstwa),

- technologii,

- organizacji i zarządzania procesami (planowanie, kontrola, regulacja),

- informacji,

- wiedzy i doświadczenia personelu,

- otoczenia: bliskiego dotyczącego warunków realizacji procesu i dalszego odnoszącego się do czynników wpływających na proces takich jak: regulacje prawne, uwarunkowań ekonomicznych, uwarunkowań społeczno-kulturowych.

Model 5M+E – podział danych wejściowych procesu

Cykl życia procesu

1. Tworzenie (projektowanie)

2. Ulepszanie

3. Dojrzałość

4. Schyłek

Ciągłe doskonalenie wydłuża cykl życia procesu.

Opis procesów

Do opisu procesów wykorzystuje się modele. Model jest to uproszczony obraz danego fragmentu rzeczywistości, w którym eliminuje się myślowo cechy, relacje lub inne elementy nieistotne dla danego celu.

Forester J.W. [1961]: Industrial Dynamics. The MIT Press and Wiley, New York

Do opisu procesów w zarządzaniu nadają się następujące modele:

- abstrakcyjne,

- dynamiczne,

- liniowe lub nieliniowe,

- stabilne lub niestabilne z ograniczeniami,

- stanów ustalonych lub stanów chwilowych.

Model SIPOC

Zasoby

Proces produkcji

Zasoby (wg terminologii APICS [APICS, 2008]) to cokolwiek co dodaje wartości wyrobowi lub usłudze w czasie jego tworzenia, produkcji lub dostawy.

Zasoby dzielą się na zasoby nieodnawialne i odnawialne, przyjmując za punkt widzenia ich używanie, tworzenie i zużywanie.

Zasoby nieodnawialne, konsumowalne są to zasoby, które całkowicie podlegają zużyciu w trakcie realizacji procesu produkcyjnego. Zalicza się do nich różnego rodzaju materiały, formy energii, produkty materialne, surowce, komponenty, materiały pomocnicze, które są wytwarzane w danym przedsiębiorstwie lub są sprowadzane od dostawców.

Zasoby nieodnawialne – przepływ

- Przemysł samochodowy

- Przemysł stoczniowy

- Platformy wiertnicze

- Stacja kosmiczna

Zasoby odnawialne – niekonsumowane są to maszyny i urządzenia, aparatura kontrolno-pomiarowa, zasoby ludzkie, jednostki organizacyjne przedsiębiorstwa, przeznaczone one są do używania w procesie produkcji. Zasoby te są po wykorzystaniu zwalniane i oczekują na kolejne wykorzystanie.

Zasoby odnawialne są to zasoby, które są używane w trakcie realizacji procesu. Zasoby odnawialne tworzą system, który jest realizatorem procesów, Są one zorganizowane w tzw. Struktury produkcyjne. Z tego powodu mogą one być nazywane zasobami strukturalnymi. Można je podzielić na:

• Stacjonarne, które są na stałe przypisane do swoich jednostek organizacyjnych (np. maszyny),

• Wymienne, które w określonych przedziałach czasowych są trwale związane z jednostkami organizacyjnymi, przy czym ich wymiana wymaga czasu (np. narzędzia specjalizowane w obrabiarkach, tłoczniki w prasach),

• Swobodne, które w każdej chwili, bez straty czasu i przy pomijalnych kosztach, mogą być przydzielone do konkretnych jednostek organizacyjnych (np. pracownicy o określonych umiejętnościach),

• Mobilne, które są przydzielane do przetwarzanych przedmiotów w pewnych jednostkach organizacyjnych, a zwalniane na innych (np. środki transportu – wózki, palety).

Zasoby w FleXSim

Zasoby w FleXSim (podejście obiektowe):

• FixedResources - są obiektami stacjonarnymi w modelu, które mogą reprezentować kroki procesu takie jak stacja robocza (czynność) lub pole odkładcze (powierzchnia, magazyn). Jednostka przepływu (flowitem) przechodzi przez model poprzez wejście, przetworzenie i zakończenie w tych krokach.

• Source – służy do tworzenia jednostek przepływu (flowitems),

• Queue – służy do przechowywania jednostek przepływu (flow items) – kolejka,

• Processor – służy do przetwarzania jednostek przepływu (flow items) – procesor,

• Sink – służy do niszczenia jednostek przepływu (flow items) – zakończenie procesu (wysyłka),

• Combiner – służy do grupowania wielu jednostek przepływu, np. pakowanie, później mogą być rozdzielone,

• Separator – służy do rozdzielania jednostek przepływu na wiele części,

• Multiprocessor – służy do realizacji sekwencji procesów na jednostce przepływu,

• Conveyor – przenośnik służy do przesuwania jednostki przepływu przez model po ścieżce. Ścieżkę tworzą różne sekcje przenośnika,

• MergeSort

• FlowNode

• NetworkNode

• Rack

• Reservoir

• BasicFR

• BasicConveyor

• Dispatcher

• TrafficControl

• VisualTool

• Recorder

• TaskExecuters (MobileResources) – są używane jako dzielone, mobilne zasoby modelu. Mogą one być operatorami, którzy wymagani są do wykonania określonych czynności lub mogą transportować jednostki przepływu.

• Operator

• Transporter

• Elevator

• Robot

• Crane

• ASRSvehicle

• BasicTE

Systemy

Zasoby strukturalne stanowią środowisko realizacji procesu, tworzą system realizacyjny procesu. Nośnikiem każdego procesu jest zawsze w efekcie jakiś system. Każdy kolejny stan/zmiana systemu spowodowana jest przez stan/zmianę poprzednią albo przez oddziaływanie zewnętrzne na system.

Według [Cempel, ] – system to byt, będący zbiorem elementów z określonymi własnościami i relacjami, stanowiący jedną, celowościową całość.

Oznacza to, że przy badaniu zastanego systemu jak i każdego jego składnika należy nawiązywać do własności systemu jako całości, do jego struktury, funkcji i ewolucji. Przy tworzeniu nowego systemu, należy go i jego projektowane składniki rozpatrywać z punktu widzenia wpływu na inne składniki, na całość systemu, na systemy sąsiednie.

Podejście systemowe

Cechy podejścia systemowego:

• Całościowe rozpatrywanie zjawisk,

• Rozumienie struktury jako przejawu procesu,

• Kompleksowe ujawnianie relacji i sprzężeń,

• Branie pod uwagę otoczenia, środowiska,

• Rozpatrywanie zjawisk z punktu widzenia wymaganych celów,

• Uwzględnianie dynamiki zmian w czasie.

Zasada holizmu

System ma jako całość własności nie ujawnione w żadnej jego części składowej i na odwrót. Części systemu mają własności nie ujawnione przez system jako całość. Holizm funkcjonuje również jako kierunek filozoficzny, a ta właściwość systemowa jest bardziej znana jako:

Zasad wyłaniania

Każda zorganizowana całość wyłania nowe właściwości nie znane przedtem, często na innym poziomie. Sacharoza jako połączenie węgla, tlenu i wodoru daje smak słodkości, nie znany w ich składnikach.

Zasada suboptymalizacji

Jeśli każdy subsystem rozpatrywany oddzielnie jest nastawiony na maksymalną efektywność, to system jako całość nie osiągnie maksymalnej efektywności, Zatem cały system potrzebuje pewnej redundancji efektywności elementów składowych.

Zasada szarości

Żadne system nie może być poznany całkowicie.

Zasada hierarchii

Zjawiska złożone zorganizowane są w wielopoziomowe hierarchie i każdy poziom integruje wiele subsystemów. Systemy bardzo złożone są często postrzegane jak heterarchiczne, gdzie każdy z głównych aktorów jest połączony z każdym, jak np. gospodarka, cywilizacja.

Zasada 80/20

W każdym dużym systemie osiemdziesiąt procent jego wyjścia (produktu) powstaje jako wynik działania dwudziestu procent wydolności systemu. Zasada ta znana też pod nazwiskiem Pareto, włoskiego ekonomisty początku XX wieku, który stwierdził, że 80% wkładów bankowych jest 20% udziałowców.

Zasada redundancji zasobów

Utrzymanie stabilności systemu w warunkach zakłóceń wymaga nadmiarowości zasobów krytycznych.

Zasada czasu relaksacji

Stabilność systemu jest możliwe jedynie jeśli średni czas następstwa zakłóceń jest większy niż czas relaksacji systemu.

Czas relaksacji – parametr układu określający szybkość powrotu układu do stanu równowagi.

Zasada ujemnego sprzężenia zwrotnego

Z aktywnym dodatnim sprzężeniem zwrotnym w systemie można uzyskać różne stany końcowe przy tych samych warunkach początkowych – multifinalność.

Zasady dodatniego sprzężenia zwrotnego

Z aktywnym ujemnym sprzężeniem zwrotnym system jest inwariantny względem szerokiego zakresu zakłóceń. Innymi słowy możliwa jest ekwifinalność.

Ekwifinalność jest to zasada, która mówi, że wychodząc z różnych źródeł można dojść do tych samych rezultatów.

Ekwifinalność jako cecha organizacji społecznej rozumiana przez to, że nie istnieje najlepszy sposób organizowania w celu realizacji zadania, podobne efekty mogą być osiągane w różny sposób.

Zasada homeostatu

System przeżyje tak długo jak jego zasadnicze zmienne pozostaną w granicach fizjologicznych.

Zasada samoregulacji

Złożone systemy mają własność samo organizacji i ich struktura i zachowanie są głównie rezultatem oddziaływania subsytemów.

Zasada przetrwania

Zdolność do przetrwania (życia) jest zależna od właściwej równowagi między autonomią subsystemów, a ich integracją w całym systemie, lub inaczej równowagi między stabilnością i adaptacją.

Systemy społeczne z udziałem ludzi

Dwie dodatkowe zasady podane ostatnio przez Sorosa:

Zasada omylności: omylność oznacza, że jesteśmy z natury niedoskonali w pojmowaniu świata, w którym żyjemy.

Zasada zwrotności: zwrotność mówi zaś, że nasze myślenie aktywnie wpływa na wydarzenia w których uczestniczymy i które są przedmiotem naszych rozmyślań. To dlatego ekonomia nie może być uważana za naukę w tym znaczeniu jak nauki przyrodnicze, bo przedmiot dociekań myśli i może zmienić zdanie jeśli się dowie co o nim myślimy, lub co zamierzamy. Czego zaś nie zrobi atom wodoru, ani kawałek metalu jako część maszyny.