Budowa Modelu Przepływu Procesu

Modelowanie (mapowanie) procesów

1. Diagram

2. Mapowanie

3. Techniki IDEF

4. ASME

5. FMEA

6. Przykład BMPP Budowa Modelu Przepływu Procesów

Kroki metodyki budowy modelu przepływu procesu

1. Definicja scenariusza

2. Identyfikacja i definicja właściwych czynności

3. Aranżacja czynności w fazy czasowe sekwencji

4. Identyfikacja, definicja wejść i wyjść obiektów

5. Identyfikacja i definicja sterowania i mechanizmów

6. Budowa diagramu IDEF0

7. Nadanie atrybutów czynnościom wg ASME

8. Wykonanie wykresu przebiegu procesu wg ASME

9. Diagnozowanie procesu wskaźnikami Wp i Zp

Przykłady i dokładny opis kroków znajdują się w prezentacji.

Podstawy projektowania procesów

Projektowanie

• Projektowanie jest zbiorem działań, które składają się z uporządkowanej sieci zdarzeń prowadzących do rozwiązania problemu projektowego.

• Metoda, pojęcie metody odnosi się do jednego z takich działań składowych. W tym układzie metodą projektowania jest świadomy i konsekwentny, elementarny sposób postępowania zmierzający do wykonania określonego działania występującego w procesie projektowania. W praktyce stosuje się wiele metod, w zależności od syntezy sieci działań prowadzących do rozwiązania zadanego problemu. Ze względu na stopień ogólności, różne metody stosowane w projektowaniu dzieli się na metody ogólne, szczegółowe oraz sposoby techniki realizacyjne.

• Mianem strategii projektowej określa się sposób doboru działań i metod projektowych.

Charakterystyka zadania projektowego

• Cel procesu

• Wielkość procesu

• Struktura procesu

• Dynamika procesu

• Koszty operacyjne procesu

• Produktywność procesu

• Niezawodność procesu

• Trwałość procesu

• Zadania operacyjne

• Ograniczenia operacyjne

• Zasoby procesu – niezbędne do realizacji celu procesu.

Metody projektowania

• Diagnostyczna, gdzie nowy bądź udoskonalony proces powstaje metodą stopniowych udoskonaleń procesu bieżącego,

• Prognostyczna, gdzie punktem wyjścia jest nowy proces, tworzone w zupełnym oderwaniu od bieżących uwarunkowań i ograniczeń (może to być kosztowne i ryzykowne).

Ta druga metoda jest również podstawą reengineeringu – fundamentalnego przemyślenie od nowa i radykalnego przeprojektowania procesów w firmie, prowadzące do dramatycznej (przełomowej) poprawy osiąganych wyników, taki jak: koszty, jakość, serwis, szybkość.

Modelowy wzorzec procesu logistycznego

• Algorytmy i procedury

• Instrukcje

• Kryteria oceny

• Systemy motywacyjne

• Narzędzia

• Właściciele procesu

• Struktura organizacyjna

• Profile kompetencyjne dla kluczowych uczestników procesu.

Metoda Halla

Nośnikiem każdego procesu jest zawsze w efekcie jakiś system. W przypadku procesów logistycznych są to systemy logistyczne, tak więc w projektowaniu procesów logistycznych uwzględnia się dorobek inżynierii systemów, Jednym z podejść jest klasyczna metoda Artura Hall’a.

Metoda Halla składa się z trzech głównych faz:

1. Projektowanie kryteriów funkcjonowania systemu w tym:

• Określenie zadania projektowego

• Rozdzielenie zadania projektowego na zadania cząstkowe

• Budowa struktury kryteriów funkcjonowania systemu

2. Projektowanie systemów fizycznych (projekt magazynu, systemu transportu, itp.)

3. Projektowanie logistycznego wspomagania systemów fizycznych. W tej fazie wykonuje się Analizę Wspomagania logistycznego (ang. Logistic Suppoert Analysis).

Metoda Halla-ETH

Łańcuch dostaw

Procesy logistyczne rozpatruje się coraz częściej w kontekście łańcucha dostaw, zwłaszcza, że koncepcję zarządzania łańcuchem dostaw traktuje się obecnie jako najbardziej zaawansowaną współcześnie fazę rozwoju i integracji logistyki.

Jako łańcuch dostaw rozumie się specyficzny, rozpatrywany z perspektywy przenikania i perspektywy wykraczającej poza przedsiębiorstwo łańcuch obejmujący sieć przedsiębiorstw. Przedsiębiorstwa te poprzez powiązania z dostawcami i odbiorcami zaangażowane są w różne procesy i działania, które tworzą wartość w postaci produktów i usług dostarczanych klientom.

Zasady projektowania systemów logistycznych

• Zasada podejścia systemowego – zasada „myślenia o całości” czyli podejście systemowe, które w logistyce polega na tym, że ponad znaczenie poszczególnych elementów systemu logistycznego przekłada się wzajemne zależności między nimi. W tym celu identyfikuje się elementy systemu i poznaje ich znaczenie, analizuje się główne związki funkcjonalne między elementami oraz dokonuje oceny danego systemu jako całości.

• Zasada przepływów – oznacza sprawne i efektywne zarządzanie łańcuchem logistycznym. Każda zmiana miejsca materiałów i wyrobów gotowych oraz związanych z nimi informacji w łańcuchu logistycznym wiąże się z przezwyciężeniem czasu i przestrzeni, Identyfikując i analizując przepływ materiałów i wyrobów gotowych należy dostrzegać łańcuch działań, a nie tylko konkretne działania, np. transport czy produkcję.

• Zasada integracji – czyli scalania działań realizowanych przez współdziałające jednostki organizacyjne, harmonizowania miejsc przecięcia w łańcuchu logistycznym oraz ogniw łańcucha. Polega to na tworzeniu nowych całości oraz wzajemnie uzupełniających się całości oraz włączania elementów w istniejącą całość.

Reguły postępowania przy projektowaniu systemów logistycznych

• Integralności (współzależności) – system logistyki musi być spójny wewnętrznie i kompatybilne z jego otoczeniem. Dotyczy to głównie normalizacji terminologii i zasad działania, standaryzacji wyposażenia, jednolitej klasyfikacji i indeksacji zasobów, technologii odtwarzania zdatności, spójnego systemu zarządzania, itp.

• Przejrzystości – system powinien być prosty i czytelny, aby przy niskich kosztach szkolenia specjalistów i utrzymania elementów składowych wszystkie czynności organizacyjno-administracyjne i wykonawcze możliwe były do zrealizowania w każdej sytuacji. Działania powinny być proste, zintegrowane, znormalizowane i zminimalizowane do niezbędnych czynności, celem zapewnienia sprawnego zbierania, przetwarzania i przekazywania informacji.

• Zgodności (harmonii) – planów strategicznych z możliwościami wykonawczymi systemów logistyki. System logistyki powinien być tak zorganizowany, aby mógł skutecznie zaspokajać potrzeby konsumentów.

• Optymalnej racjonalności (ekonomiczności sił i środków) – potencjał sił i środków systemu logistyki musi wynikać z prognozowanych potrzeb i aktualnych możliwości, zapewniając optymalną organizację poszczególnych ogniw wykonawczych i racjonalne metody wykorzystania posiadanych sił i środków. Często jest to utożsamiane z regułą ograniczonej samodzielności poszczególnych szczebli organizacyjnych.

• Mobilności (manewrowości) – wyposażenie systemu logistyki (siły i środki) powinno zapewnić wykonanie zadań w trudnych warunkach i niekorzystnych sytuacjach; tzn. powinno być przystosowane do sprawnego funkcjonowania w szybko zmieniającej się sytuacji oraz doraźnych potrzeb konsumenta.

• Bezpieczeństwa (rozśrodkowania potencjału) – siły i środki systemu logistycznego powinny tak być rozmieszczone w terenie, aby możliwe było zminimalizowanie strat w przypadku wystąpienia zagrożenia (np. klęską żywiołową) i zapewnienie im ochrony i obrony, odporności na zakłócenia, itp.

• Ciągłości zasilania – ciągłość i trwałość zasilania wymaga istnienia odpowiednich rezerw zasobów. Przepływ strumieni zasileniowych środków i usług oraz informacyjno-decyzyjny powinien odbywać się zgodnie z oczekiwaniami adresatów.

• Elastycznego i sprawnego kierowania – dotyczy kompatybilności zautomatyzowanych systemów kierowania (zarządzania), informatycznego wspomagania, doskonalenia kadr oraz doboru właściwych metod zarządzania.

• Planowego działania (celowości) – dotyczy ona wielowariantowości opracowywanych planów, stosowanie do przewidywanego rozwoju sytuacji, Każdy plan powinien obejmować różne przedziały czasowe.

• Funkcjonalności – ze względu na to, że realizacja zadań zasileniowych spoczywa na ogniwach logistycznych (często ruchomych) i systemie stałych urządzeń terenowych, musi być zapewniona funkcjonalność przepływu dób i usług oraz strumieni informacyjno decyzyjnych.

Zasady organizacji procesów

• Specjalizacja – polega na ograniczeniu w dużej mierze zróżnicowania realizowanych procesów a co za tym idzie zmniejszeniu asortymentu celów procesów i wyspecjalizowanie się w konkretnych dziedzinach działalności;

• Proporcjonalność – polega na właściwym podziale procesu tak, aby wszystkie fazy procesu oraz wykorzystywane zasoby mogły współdziałać bez zakłóceń;

• Równoległość – polega na tym, iż w tym samym czasie realizuje się kilka podprocesów, w ten sposób można znacząco skrócić czas realizacji procesu;

• Ciągłość – polega głównie na stworzeniu procesu, w którym nie występowałby czynnik powodujący przerwy spowodowane wąskim gardłem we wcześniejszych etapach procesu lub też opóźnienie spowodowane brakiem dostaw lub ich opóźnieniem;

• Liniowość – polega na stworzeniu procesu w taki sposób, aby proces przebiegał w jednym kierunku bez żadnych nawrotów, odgałęzień czy krzyżowań z innymi procesami;

• Koncentracja – polega na skupieniu zasobów w określonym obszarze, w celu uzyskania wyższego stopnia wykorzystania tych zasobów;

• Rytmiczność – polega na planowaniu przebiegu procesu w ustalonych rytmach, co daje regularne powtarzanie się tych samych zjawisk w procesie w odniesieniu do tego samego odcinka czasu (rytmu);

• Elastyczność – wymaga szybkiego i łatwego przystosowania procesu do nowych warunków, zmieniających się w zależności od konkretnej sytuacji.

Przebieg procesów

Podstawowe fazy organizacji procesów w czasie

• Identyfikacja przepływów,

• Synchronizacja,

• Optymalizacja w zakresie wielostrumieniowości, równoległości,

• Kolejność realizacji zadań,

• Analiza zapasów międzyoperacyjnych,

• Ciągłość procesów produkcji,

• Ocena zorganizowania procesu,

• Integracja procesu,

• Ocena zintegrowania procesów.

Wartości procesu

Zdolność przepustowa procesu

Cykl - wymiar czasowy procesu

Organizacja procesów

• Szeregowa

• Równoległa

• Szeregowo-równoległa

Jak to wygląda wiecie z ćwiczeń

Atrybuty i mierniki procesów

Atrybuty procesów

Do oceny procesów używa się atrybutów procesu. Atrybut jest definiowany jako cecha, przymiot, istotna właściwość, nieodłączna cecha przedmiotu lub zjawiska. Atrybuty procesu są podstawą do formułowania mierników procesów. Mierzenie procesów z jednej strony potwierdza wiedzę o przebiegu procesu z drugiej strony może ujawniać mankamenty w realizacji procesu.

Akcydens przypadłość, cecha akcydentalna przeciwieństwo atrybutu. Akcydens to taka cecha danej substancji, bez której pozostaje ona nadal tą samą substancją.

Przyjmuje się, że procesami, które nie mogą być odpowiednio zmierzona, nie można odpowiednio zarządzać.

Atrybuty procesów:

• Czas trwania procesu,

• Terminowość realizacji procesu,

• Jakość procesu,

• Koszt procesu,

• Elastyczność procesu,

• Produktywność procesu,

• Efektywność procesu,

• Inne parametry – niezawodność, dokładność, zdolność procesu.

Czas trwania procesu

Określa się jako średni czas wykonywania danego procesu składającego się ze wszystkich operacji.

Informacja ta świadczy pośrednio o zorganizowaniu procesu, stosowanych procedurach czy kwalifikacjach pracowników.

Czas procesu można mierzyć jako okres miedzy rozpoczęciem pierwszej czynności na produkcie (usłudze), a zakończeniem ostatniej czynności (uzyskanie produktu „na gotowo”). W większości procesów gospodarczych czynności główne (np. fizyczne wykonanie produktu) stanowią ok. 5-10% łącznego czasu procesu, a czynności pomocnicze (np. transport, składowanie, wyczekiwanie) 90-95% czasu procesu.

Czas trwania cyklu

Z czasem trwania procesu wiąże się czas trwania cyklu, który określa się jako czas przepływu (materiału, dokumentu, produktu, itd. Przez proces) – jest to całkowity czas potrzebny do zrealizowania procesu biznesowego.

Jest to przydatny parametr wydajności procesu ponieważ, aby zredukować czas trwania cyklu, organizacje i łańcuch dostaw muszą osiągać dobre wyniki w innych wymiarach, takich jak: jakość, obsługa klienta, produktywność i efektywność. Jest to stosunkowo nieskomplikowany parametr i do tego jednoznaczny.

Terminowość

Określa zgodność terminu wykonania procesu (czynności) z terminem planowanym (uzgodnionym).

Oblicza się go jako odchylenie terminu rzeczywistego od terminu planowanego (uzgodnionego z klientem) lub też udziałem produktów procesu dostarczonych bez opóźnienia do liczby wszystkich produktów tego procesu dostarczonych do klienta.

Jakość

Jakość procesu jest atrybutem, który wyraża poziom satysfakcji klientów z konsumowanych przez nich efektów procesu.

Jakość procesu jest tworzona przez producenta – realizatora procesu, natomiast przez końcowego użytkownika jest definiowana i oceniania.

Jakość procesu należy odróżniać od jakości produktu. Parametr ten ma charakter wielowymiarowy, można go określać w praktyce w różny sposób, tj. poprzez: współczynnik braków, ilość i koszty reklamacji, liczbę zwrotów, koszty naprawy, straty, odpady, koszty gwarancji, itp.

Koszty

Elastyczność

Elastyczność procesu jest atrybutem, który wyraża zdolność do całkowitej zmiany, udoskonalenia, przedstawienia kolejności wykonywanych czynności, łączenia operacji.

Atrybut ten może być też wyznaczany przez podatność procesu na transformacje użytych zasobów, a także szybkość zmiany w odpowiedzi na życzenie klientów.

Produktywność

Efektywność

Mierniki

Atrybuty procesu są podstawą do formułowania mierników procesu, a bez mierników, bez możliwości oceny procesów nie można nimi zarządzać.

Mierniki oceny procesu są to wielkości za pomocą których możemy stwierdzić, czy dany proces jest efektywny.

Problematyka pomiaru efektywności to kluczowe zagadnienie w zarządzaniu procesami, gdyż tylko wtedy, gdy możemy zmierzyć procesy, możemy je analizować i modyfikować. Norma PN-EN 9000:2000 definiuje pojęcie efektywności w sposób następujący: jest to miara określająca relację między osiągniętymi wynikami a wykorzystywanymi zasobami.

System mierników

Taksonomia mierników

Mierniki na poziomie operacyjnym

• Mierniki zasileń – charakteryzują informacje i zasoby wejściowe, przekształcane w trakcie realizacji procesu (np. liczba przyjętych zamówień do realizacji);

• Mierniki zasobów – zawierają informacje charakteryzujące zużycie zasobów w trakcie realizacji procesu; obejmują one czas, energię i koszty ponoszone w trakcie realizacji procesu;

• Mierniki rezultatów – charakteryzują informacje i zasoby wyjściowe (np. liczba zrealizowanych zamówień, średni czas realizacji zamówienia).

Pomiar efektywności

Charakterystyka procesów

• Nazwa procesu – przyjmowanie zamówienia od klienta zewnętrznego

• Charakter procesu – zarządczy, między-funkcyjny

• Obiekt procesu – zamówienie (zapytanie) klienta

• Granice procesu – od wpłynięcia zamówienia do przedsiębiorstwa do wysłania informacji do klienta

• Cel ogólny procesu – utrzymanie wszystkich dotychczasowych i pozyskanie nowych zamówień

• Cel szczegółowy procesu – realizacja zapytania w ciągu 24 godzin

• Właściciel procesu – kierownik działu sprzedaży

• Struktura procesu

1. Przyjęcie zamówienia i jego realizacja

2. Analiza możliwości i opłacalności wykonania zamówienia

3. Potwierdzenie przyjęcia lub odrzucenia zamówienia

4. Przekazanie informacji do klienta

• Wejście procesu – zapytanie klienta

• Wyjście procesu – odpowiedź udzielona klientowi

• Dostawcy – klient zewnętrzny

• Odbiorcy – klient zewnętrzny

• Parametry procesu – czas realizacji procesu, zadowolenie klienta

• Mierniki procesu – odstęp czasu od wpłynięcia zamówienia do potwierdzenia (lub nie) realizowania, wskaźnik pozyskania/utrzymania klientów (liczba nowych klientów w relacji do liczby stałych klientów)

• Zasoby strukturalne procesu (mechanizm) – dział sprzedaży, pracownicy, wyposażenie, system informatyczny

• Sterowanie procesem – procedury przedsiębiorstw, normy.