1. Opis funkcjonowania systemu informatycznego oraz wymagania funkcjonalne i niefunkcjonalne
Zaprojektowany system informatyczny dla wypożyczalni ułatwia i przyśpiesza obsługę klientów, poprawia działanie księgowości w firmie oraz unowocześnia standardy. Klient składający zlecenie może wybrać z zaprezentowanego asortymentu, a jego dane są na bieżąco aktualizowane w karcie klienta. Program generuje szkic umowy, faktury i potwierdzenia zaliczek. Baza danych przechowuje informacje o przeprowadzonych zleceniach, asortymencie i klientach. Dzięki systemowi informatycznemu firma prezentuje się nowocześnie i bardzo ułatwia klientowi korzystanie ze swych usług.
Wymagania funkcjonalne
Definiując, są to wymagania wpływające na funkcjonalność w działaniu systemu. Z założenia zaprojektowany system ma za zadanie usprawnić oraz zautomatyzować działanie wypożyczalni. System odpowiada za przyjmowanie zleceń. Dzięki interfejsowi graficznemu, klient ma możliwość złożenia i sprecyzowania zamówienia. Podczas tej czynności system ma za zadanie przedstawić aktualnie dostępny asortyment wypożyczalni wraz z jego cechami, dla przykładu ilość spalanej benzyny przez wypożyczany samochód, ilość osób które mogą jeździć samochodem. System zweryfikuje, czy wymagany asortyment znajduje się aktualnie na stanie, czy trzeba klienta skierować do sąsiedniej placówki. Po dokonaniu zamówienia, system ma za zadanie sprawdzić dane klienta w bazie danych. Jeśli klient jest niezarejestrowany czyli korzysta z usług firmy pierwszy raz, zostaje założona jego kartka klienta w bazie danych systemu. Po wykonanej usłudze system generuje fakturę dla klienta. Na takie główne wymagania funkcjonalne kładziony jest nacisk przy kontakcie z klientem. W pozostałych dziedzinach firmy system musi odpowiadać za takie funkcje jak zbieranie danych o przeprowadzonych zleceniach, aktualizacja danych w bazie kart klientów oraz dopisywanie terminów przeglądów technicznych asortymentu w firmie. System ma za zadanie porządkować sprawy zamówień czyli segregować zamówienia wykonane i bieżące. Karty klientów muszą być na bieżąco aktualizowane przy nowych zleceniach lub ewentualnych problemach z płatnością lub uszkodzeniem wypożyczonego pojazdu przez klienta. System ma obowiązek przypominać o mijających terminach przeglądów technicznych asortymentu w danych placówkach dzięki czemu samochody będą zawsze najwyższej jakości pod względem technicznym. Pracownicy parkingu mają możliwość wprowadzać dane o stanie technicznym pojazdów. Do danych o klientach, asortymencie i zleceniach dostęp mają pracownicy rezydujący w biurze obsługi klienta. Za cały system odpowiada administrator systemu informatycznego który ma dostęp do wszystkich informacji. Podsumowując, główne wymagania funkcjonalne dla systemu to:
W strefie odpowiedzialnej za kontakt z klientem:
przyjmowanie zleceń,
prezentacja asortymentu wraz z przydatnymi jego cechami,
weryfikacja zlecenia pod względem dostępności asortymentu,
wyszukiwanie asortymentu dostępnego w innej placówce,
generowanie szkicu umowy,
generowanie faktury i jej wydruk.
W strefie odpowiedzialnej za pracę biura obsługi klientów i księgowości:
gromadzenie danych o kliencie w jego karcie klienta,
gromadzenie danych dotyczących przeprowadzonych zleceń,
segregacja zleceń wykonanych i bieżących.
W strefie odpowiedzialnej za pracę parkingu:
aktualizowanie informacji o stanie technicznym samochodów,
przypominanie o datach przeglądów technicznych.
1.2. Wymagania niefunkcjonalne
Własności i ograniczenia systemu poza jego głównymi funkcjami. Wymagania niefunkcjonalne zostały zawarte w poszczególnych kategoriach:
efektywności,
współpracy,
zabezpieczeń,
mobilności,
pamięciowych,
prawnych.
Pierwsza kategoria czyli efektywność opiera się na zachowaniu odpowiedniego stosunku między wizerunkiem systemu, a jego kosztami. System powinien charakteryzować się stosunkowo prostym interfejsem graficznym, jednak dającym duże możliwości wyszukującemu asortymentu klientowi. Klient mógłby przeglądać dostępną gammę pojazdów do wypożyczenia i na bieżąco edytować swoje zamówienie. Interfejs ten nie powinien jednak posiadać wygórowanych wymagań sprzętowych, a co za tym idzie, sprzęt potrzebny do obsługi systemu mógłby być stosunkowo tani.
Kategoria współpracy zapewnia połączenie z poziomu aplikacji wszystkich placówek w jedną sieć. Placówki muszą mieć wgląd w aktualnie dostępny asortyment, podczas wyszukiwania go przez klienta. Zachowując niewielki koszt tych operacji, współpraca między placówkami zapewnia maksymalny poziom bieżącego zaopatrzenia. Usprawnia to działanie i współpracę wszystkich placówek firmy bez względu na oddalenie się ich od siebie.
Firma bardzo duży nacisk kładzie na ochronę danych osobowych klientów, jak i wszystkich danych firmowych. W związku z tym, system informatyczny powinien być wyposażony w nowoczesne środki ochrony antywirusowej aktualizowane regularnie. Stałe połączenie z siecią Internet zawsze wiąże się z zagrożeniem płynącym z ataków hakerów lub wirusów. Zastosowane środki ostrożności takie jak skanery antywirusowe działające bez przerwy w tle systemu, zapewniają bezpieczeństwo klientowi, jego danym oraz danym firmy.
Kategoria mobilności opiera się głównie na tym, aby zapewnić dostęp do systemu z wielu różnych miejsc. Klient może wysłać zamówienie korzystając zarówno z interfejsu na stronie internetowej firmy, jak i na miejscu, w biurze obsługi klienta. Pracownicy parkingu wyposażeni są w specjalne terminale, dzięki którym na bieżąco wprowadzają dane o stanie technicznym pojazdów do bazy danych asortymentu. Terminale korzystają ze stałego połączenia bezprzewodowego z siecią w firmie. Ułatwia i usprawnia to pracę ludzi na parkingach.
Dla bezpieczeństwa danych zachowywanych w pamięci systemu, wymaga się aby sporządzał on okresowe kopie zapasowe, które można przechowywać na przenośnych nośnikach zewnętrznych. Dostęp do tych danych posiadają tylko wytypowane do tego osoby w firmie, a autoryzacja praw następuje po podaniu hasła dostępu. Zapewnia to pełne bezpieczeństwo oraz brak utraty danych systemu nawet w wypadku chwilowej niedyspozycji samej aplikacji.
Sprawa kategorii prawnej określa, iż system jako aplikacja autorska jest własnością firmy. Jest zarejestrowany i generowane przez niego faktury mają pokrycie prawne. Klient jest prawnie zobowiązany po podpisaniu wygenerowanej umowy z firmą.