WYKŁAD 1

Istota i zakres organizacji rachunkowości.

Różne definicje rachunkowości:

- Rachunkowość według E. Burzymowej,

- Rachunkowość według R. Mattessicha,

- Rachunkowość według S. Skrzywana,

- Rachunkowość według K. Sawickiego,

- Rachunkowość według A. Jarugowej.

Rachunkowość – system informacji ekonomicznej, którego głównym celem jest tworzenie i przekazywanie użytkownikowi (odbiorcom) informacji o stanach i zdarzeniach gospodarczych (wg T. Kiziukiewicza)

Według S. Sojaka rachunkowość możemy określić jako (definicja, która nas obowiązuje):

„pewien system identyfikacji, pomiaru, przetwarzania i przekazywania informacji finansowych o sytuacji majątkowej i osiąganych wynikach – służących celom sprawozdawczym i decyzyjnym różnych podmiotów (użytkowników)”

Cecha wspólna wszystkich definicji rachunkowości:

- rachunkowość to system informacyjny, będący podstawą decyzji gospodarczych

Użytkownicy sprawozdań finansowych:

-ostatnio użytkowników definiuje się jako osoby, które dostarczają jednostce kapitał tzw. Kapitało dawcy

Cel sprawozdań finansowych:

-informacja o sytuacji finansowej danej działalności gospodarczej

Zasadnicze atrybuty wyróżniające rachunkowości spośród innych systemów organizacji:

• Jednostkowy charakter, co oznacza prowadzenie jej dla wyodrębnionej jednostki gospodarczej,

• Zastosowanie wartościowego miernika do wyrażenia stanów i zdarzeń gospodarczych,

• Obowiązek udokumentowania zapisów,

• Wykorzystanie metody bilansowej jako nadrzędnej metody rachunkowości,

• Posługiwanie się specyficznymi narzędziami ewidencyjnymi o nazwie „konto”,

• Funkcjonowanie kont w sposób zdeterminowany stopniem ich ogólności (zasada podwójnego zapisu w przypadku kont syntetycznych oraz zasada zapisu powtarzanego w przypadku kont analitycznych),

• Prowadzenie ewidencji w sposób ciągły, z podziałem na okresy sprawozdawcze (miesiąc) i lata octowe,

• Weryfikacja zgodności zapisów rachunkowości z rzeczywistością za pomocą inwentaryzacji.

Wymieniane atrybuty (cechy) sprawiają, że informacje pochodzące z rachunkowości charakteryzują się wiarygodnością i rzetelnością.

Mają one również moc dowodową, dzięki czemu mogą stanowić podstawę do realnej oceny stanu majątkowego, sytuacji finansowej i wyniku finansowego jednostki gospodarczej.

Informacje dostarczane przez rachunkowość powstają w rezultacie procesu informacyjnego.

Sprawne opracowanie informacji dostarczanej przez rachunkowość wymaga właściwej organizacji procesu informacyjnego i całego systemu rachunkowości.

Organizacja - sposób w jaki cos jest zarządzane, zorganizowane, w jaki coś działa, funkcjonuje.

Organizować - nadawać czemuś reguły, zasady, wprowadzać pewien porządek.

Organizacja rachunkowości – zespół sposobów umożliwiających uporządkowanie, powiązanie różnych czynności i urządzeń niezbędnych do realizacji procesu informacyjnego, w celu zapewnienia prawidłowego funkcjonowania rachunkowości w jednostce gospodarczej z uwzględnieniem jej specyficznych cech, możliwości technicznych i kadrowych oraz przy racjonalnym zaangażowaniu środków i nakładów pracy.

Zakres organizacji rachunkowości:

• Organizacja procesu informacyjnego w systemie rachunkowości,

• Organizacja działu rachunkowości.

Na organizacje procesu informacyjnego składa się organizacja następujących elementów:

• Dokumentacja księgowej (rodzaje dokumentów, ich wystawianie, kontrola, obieg, przechowywanie),

• Ewidencji księgowej (plan kont, forma i technika księgowości),

• Inwentaryzacji i kontroli wewnętrznej,

• Sprawozdawczości ( rodzaje, zasady sporządzania, badanie, zatwierdzanie).

Do zakresu organizacji działu rachunkowości można zaliczyć:

• Lokalizację działu rachunkowości w strukturze jednostki gospodarczej,

• Wewnętrzną strukturę działu rachunkowości,

• Wyposażenie techniczne tego działu,

• Dobór i przygotowanie personelu.

Między poszczególnymi obszarami i elementami organizacji rachunkowości istnieją z jednej strony powiązania, a z drugiej strony określenie uwarunkowania, np.: wybór wyposażenia technicznego działu rachunkowości ma wpływ na organizację pracy w tym dziale i wymagania względem personelu, a także na rozwiązania dotyczące dokumentacji, ewidencji księgowej, inwentaryzacji i sprawozdawczości. Jednocześnie dotychczasowy model ewidencji w jednostce gospodarczej, jej struktura organizacyjna, kwalifikacje personelu mogą wpływać na wybór określonych rozwiązań technicznych.

Podstawowe działanie organizacji rachunkowości – powiązanie poszczególnych elementów, aby system rachunkowości sprawnie funkcjonował tj. gwarantował właściwe spełnienie pzez rachunkowość jej podstawowej funkcji czyli funkcji informacyjnej oraz powiązanych z nia funkcji szczegółowych, tzn.: funkcji ewidencyjnej kontrolnej sprawozdawczej, statystycznej, dowodowej, optymalizacyjnej, motywacyjnej, planistycznej, analitycznej.

Organizacja rachunkowości powinna sprzyjać racjonalnemu wykorzystaniu posiadanych sił i środków do uzyskania wiarygodnych i terminowych informacji w pożądanych przekrojach informacyjnych zarówno w zakresie rachunkowości finansowej , jak i rachunkowości zarządczej.

W organizacji rachunkowości muszą być przestrzegane zasady ogólnej teorii organizacji:

• Zasada planowania i kontroli,

• Zasada racjonalnego podziału pracy.

Zgodnie z zasadą planowania i kontroli w ramach organizacji rachunkowości należy opracować:

• Dokumentację zasad rachunkowości zawierającej . In .: plan kont oraz dokumentację systemu informacyjnego,

• Plan (instrukcję) dokumentacji księgowej i jej obiegu, (nie mam w ustawie)

• Instrukcję i plan inwentaryzacji, (nie mam w ustawie)

• Instrukcję kontroli wewnętrznej, (nie mam w ustawie)

• Plan, instrukcję sprawozdawczości, (nie mam w ustawie)

• Schemat organizacji i plan podziału działu rachunkowości. (nie mam w ustawie)

Z zasadą racjonalnego podziału pracy łączy się:

• Wkomponowanie działu rachunkowości w schemat organizacyjny jednostki gospodarczej,

• Opracowanie schematu organizacyjnego działu rachunkowości ( struktura scentralizowana albo zdecentralizowana),

• Podział pracy między komórki (stanowiska) działu rachunkowości,

• Równomierne rozłożenie czynności, aby nie następowało spiętrzenie prac lub okresy „puste”.

Oprócz ogólnych zasad organizacji pracy, racjonalna organizacja rachunkowości wymaga:

• Znajomości zasad prawidłowej rachunkowości,

• Przestrzegania obowiązujących przepisów,

• Znajomości form i technik księgowości,

• Uwzględnienie specyficznych cech jednostki gospodarczej,

• Określenia zewnętrznych i wewnętrznych potrzeb informacyjnych,

• Zdefiniowanie przedmiotów ewidencji.

Kryteria ocen jakości organizacji rachunkowości.

Kryteria wymierne:

• Liczba przekrojów informacyjnych,

• Terminowość dostarczonych informacji,

• Szybkość dostarczania informacji,

• Bezwzględna liczba zatrudnionych w dziale rachunkowości,

• Procentowy udział zatrudnionych w dziale rachunkowości w stosunku do ogółu zatrudnionych,

• Koszt utrzymania działu rachunkowości.

Kryteria niewymierne:

• Szczegółowość informacji,

• Elastyczność informacyjna (możliwość i szybkość dostosowania do zmieniających się lub nowych potrzeb informacyjnych).

W przypadku negatywnych ocen pracy działu rachunkowości należy usprawnić jego organizację.

Przed ostatecznym wdrożeniem zmianę należy przeprowadzić próbne ich testowanie. Pozytywny jego wynik uzasadnia modyfikację rozwiązań organizacyjnych.

Do oceny wprowadzanych zmian organizacyjnych mogą być zastosowane wskaźniki efektywności, wyróżniające stosunek rocznych efektów funkcjonowania działu rachunkowości do kosztów ponoszonych w związku z ich wdrożeniem (np.: koszty zakupu programów komputerowych, koszty prac analitycznych – projektowych).

Wskaźnik efektywności > =1 – opłacalność zmian organizacyjnych

Wskaźnik efektywności < =1 – nieopłacalność zmian organizacyjnych

W przypadku, gdy wskaźnik efektywności jest mniejszy od 1, należy rozważyć pozaekonomiczne efekty zmian, a także ich skutki w okresie dłuższym niż rok.

Dopiero po rozważeniu różnych aspektów (ekonomicznych i pozaekonomicznych) należy podjąć ostateczną decyzję.

Dokonując zmian organizacyjnych w dziale rachunkowości, zależy zwrócić szczególna uwagę na przygotowanie kadr (akcja szkoleniowa i wyjaśniająca).

Narzędzia organizacyjne rachunkowości

• przez pojecie narzędzi, czyli środków organizacyjnych rozumie się grupy środków zapewniających racjonalną organizacje działu rachunkowości jego Komórek oraz czynności oraz czynności wykonywanych w tym dziale z efektywnym wykorzystaniem form technik i czasu pracy w celu możliwie szybkiego oraz terminowego uzyskania dokładnych i rzetelnych informacji

• zastosowanie środków organizacji powinno doprowadzić do właściwego powiązania w czasie i przestrzeni poszczególnych elementów.

WYKŁAD 2

Narzędzia organizacyjne muszą:

• zapewnić koordynacje czynności wykonawców

• sprzyjać równomiernemu podziałowi pracy miedzy poszczególne komórki oraz pracowników działu rachunkowości

• stwarzać podstawy kontroli wykonywania czynności

• wpływać na przyspieszenie wykonania praz oraz ich realizacje w pożądanych terminach

W celu zapewnienia koordynacji czynności i wykonawców środki organizacyjne powinny umożliwić

• zobrazowanie struktury działu rachunkowości

• określenie powiązań miedzy komórkami działu rachunkowości, a w ich ramach miedzy poszczególnymi stanowiskami pracy

• sprecyzowanie czynności wykonawczych w dziale rachunkowości

• ustalenie hierarchii oraz powiązań miedzy poszczególnymi czynnościami

• określenie terminów realizacji poszczególnych prac oraz wykonawców

Narzędzia organizacyjne sprzyjają równomiernemu podziałowi pracy w dziale rachunkowości, jeżeli ułatwiają:

• racjonalne rozłożenie w czasie i przestrzeni

• wykrycie nadwyżek (rezerw) lub niedoborów czasu pracy w poszczególnych komórkach bądź na poszczególnych stanowiskach

• eliminacje dublowania czynności

Narzędzia tradycyjne

Ogół środków organizacyjnych można podzielić na dwie zasadnicze grupy:

• narzędzia zapewniające statyczna koordynacje czynności bez mechanizmu optymalizacji tzw. tradycyjne, które dzieli się na umożliwiające koordynację w następujących przestrzeniach

• w przestrzeni

• w czasie

• jednocześnie w przestrzeni i w czasie

• środki organizacyjne stwarzające podstawę organizacyjnych działań przy jednoczesnej optymalizacji powiązań między nimi

• do koordynacji przestrzennej wykorzystuje się organ igramy i operogramy

Organigramy

• w organizacji rachunkowości powszechnie stosowanym organigramem jest schemat organizacji działu rachunkowości

• schemat organizacyjny- wykres, na którym graficznie (za pomocą symboli graficznych) ukazane jest organizacja działu rachunkowości i jego komórek

• schematy organizacyjne pozwalają zobrazować strukturę (istniejącą lub projektowaną) działu rachunkowości wykonać ewentualne zazębienie się lub dublowanie prac, brak koordynacji

• schemat organizacyjny ukazuje więzy podporządkowania i koordynacji ogniw działu rachunkowości oraz podział prac ewidencyjnych

• przy opracowywaniu schematu organizacyjnego muszą być przestrzegane następujące zasady:

• po pierwsze- należy usystematyzować wszystkie dane zgromadzone w wyniku analizy czynności wykonywanych w dziale rachunkowości

• po drugie- opracowuje się schemat z uwzględnieniem pożądanych zmian

• po trzecie- opracowany schemat porównuje się z obowiązującym do tej pory i wyciąga wnioski

Operogramy

• do koordynacji przestrzennej mogą być także wykorzystywane operogramy, które pozwalają precyzyjnie powiązać poszczególne czynności z ich wykonawcami

• do stosowanych w rachunkowości operogramow należą diagramy, które koordynują obieg dokumentacji w przedsiębiorstwie przebieg prac ewidencyjnych, sprawozdawczych, inwentaryzacyjnych, kontrolnych itp.

Koordynację w czasie ułatwiają terminarze

Terminarze- wykaz czynności realizowany na danym stanowisku lub w określonej komórce z podaniem terminów ich wykonania. Mogą one występować w postaci tablic lub wykresów

Terminarze pozwalają wykryć rezerwy czasu pracy albo nadmierne obciążenie stanowiska lub komórki w nominalnym czasie tego ogniwa.

Umożliwiają też wyznaczenie chronologii czynności w ciągu dnia, tygodnia, miesiąca. Ułatwia to eliminację spiętrzeń w pewnych okresach. Na podstawie terminarza można dokonać podziału pracy na czynności pierwszorzędne i drugorzędne.

Środkiem organizacji umożliwiającym jednocześnie koordynację w czasie i przestrzeni jest harmonogram. Harmonogram powinien mieć charakter szczegółowego planu pracy działu rachunkowości, zawierającego następujące elementy:

• wykaz wszystkich czynności wykonywanych w dziale rachunkowości w danym okresie

• podział czynności między ogniwa tego działu (komórki, sekcje, zespoły, stanowiska pracy)

• wyraźnie sprecyzowane terminy wykonywania określonych czynności przez konkretnych wykonawców

W harmonogramach można określić zadania dla:

• całego działu rachunkowości- harmonogramy zbiorcze

• wybranych komórek- harmonogramy zespołowe

• poszczególnych pracowników- harmonogramy indywidualne

Przy ustalaniu zadań z podziałem na kolejne dni(a nawet godziny) należy uwzględnić:

• zakres i wielkość prac

• obsadę personelu stałego

• nominalny(?) i efektywny czas pracy

• stan wyposażenia w techniczne środki obliczeniowe itp.

Wprowadzenie harmonogramu odbywa się w dwóch etapach:

• etap pierwszy- wstępny (sporządzenie wykazu pracowników zatrudnionych; sporządzenie wykazu pracowników współpracujących; schemat obiegu typowych dokumentów; ustalenie dla poszczególnych ogniw wykonywanych czynności i pracochłonności ich wykonywania; szczegółowy wykaz czynności ważnych z punktu widzenia …)

• etap drugi- ostateczny( ustalenie norm pracy dla czynności powtarzających się; ocena i rewizja prawidłowości obiegu dokumentów; określenie sposobu likwidacji występujących nadal szczytowych napięć pracy; ustalenie zasad organizacji pracy w okresie szczytów; przeprowadzenie rewizji struktury organizacyjnej działu rachunkowości; opracowanie poprawionej wersji harmonogramu)

Okres między pierwszym, a drugim etapem służy do dokładnego zaznajomienia się wszystkich zainteresowanych pracowników ze znaczeniem pełnego i terminowego realizowanie zadań określonych harmonogramem

Czynniki mobilizujące do przestrzegania harmonogramu mogą być:

• wzmożona kontrola czynności

• zainteresowanie kierownictwa przedsiębiorstwa

• stosowanie bodźców ekonomicznych i psychologicznych

Harmonogramy w dziale rachunkowości powinny dotyczyć następujących zadań:

• sprawnego obiegu dokumentacji w przedsiębiorstwie, zgodnego z wyznaczonymi terminami

• dokładnego wypełniania obowiązku bieżącego dokonywania zapisów księgowych

• sporządzania prawidłowych sprawozdań finansowych w obowiązujących terminach

• pełnej koordynacji prac, a szczególnie eliminacji przestojów normalnego natężenia pracy dostosowanego do technicznego wyposażenia działu rachunkowości, optymalnego wykorzystywania czasu pracy poszczególnych pracowników

• rezerw czasu na podnoszenie kwalifikacji pracowników. Choroby i inne nieprzewidziane wypadki

• odpowiedniego systemu wzajemnych zastępstw pracowników

Narzędzia optymalizacyjne

• tradycyjne narzędzia organizacyjne nie zapewniają dynamicznej koordynacji działań. Jest to mankament w wypadku gdy określone przedsięwzięcia składają się z wielu czynności, które mogą być wykonywane kolejno lub jednocześnie

• w tej sytuacji odpowiednie ułożenie i powiązanie czynności może wpływać na skrócenie czasu trwania całego przedsięwzięcia. Duże znaczenie ma przy tym możliwość zastosowania sformalizowanych procedur optymalizacji ułatwiających określenie takiego układu czynności aby dane przedsięwzięcie zrealizować w najlepszym terminie przy najmniejszych nakładach sił i środka. Wymagania te spełniają metody modelowania sieciowego

• metody modelowania sieciowego są szczególnie przydatne w wypadku występowania złożonych prac o charakterze prototypowym lub prostych prac ale powtarzających się cyklicznie

• istota metod sieciowych sprowadza się do budowy i analizy modelu przedsięwzięcia

• model przedsięwzięcia ma postać sieci zależności przedstawiającej graficznie powiązanie zdarzeń i czynności niezbędnych do realizacji założonego przedsięwzięcia. Graf sieciowy stanowi podstawę analizy i optymalizacji modelu sieciowego

• prace związane z modelem sieciowym można podzielić na 3 części główne:

• wstępny

• opracowanie modelu (sieci zależności

• analizy i optymalizacji modelu

Organizacja działu rachunkowości

Organizacje działu rachunkowości determinuje przede wszystkim wielkość przedsiębiorstwa.

W dużym przedsiębiorstwie dział rachunkowości dzielony jest na komórki, sekcje, stanowiska pracy

W małym przedsiębiorstwie taki podział nie jest zazwyczaj możliwy. Dochodzi tu często łączenie funkcji księgowego z funkcja ekonomisty, kasjera, planisty

W małych przedsiębiorstwach rachunkowość może być prowadzona przez firmy zewnętrzne

W praktyce można spotkać się z różną organizacja działu rachunkowości. Punktem wyjścia jest określenie jego pozycji w ogólnej strukturze organizacyjnej jednostki zależy ona od tego czy w danej jednostce przyjęto:

• zasadę centralizacji rachunkowości

• zasadę decentralizacji rachunkowości

• rozwiązanie o charakterze mieszanym

W wypadku centralizacji rachunkowości całość prac ewidencyjno-obliczeniowych jest skoncentrowana w dziale rachunkowości, który wykonuje je na podstawie danych nadpływających z innych komórek

Zalety centralizacji

• możliwość racjonalnego podziału pracy między poszczególne ogniwa i stanowiska działu rachunkowości

• sprawne i bezbłędne wykonywanie jej dzięki specjalizacji pracowników

• efektywne wykorzystywanie i kontrola czasu pracy pracowników

• ułatwienie oceny przebiegu operacji gospodarczych w poszczególnych ogniwach jednostki gospodarczej

W przypadku decentralizacji rachunkowości w poszczególnych ogniwach jednostki gospodarczej zostają wyodrębnione samodzielne komórki(stanowiska) rachunkowości. Zajmują się one wystawianiem i opracowywaniem dokumentów źródłowych oraz ewidencję z oznaczonego zakresu

Zalety decentralizacji

• bezpośredni kontakt pracowników księgowych ze zdarzeniami gospodarczymi

• uczestnictwo w tworzeniu dokumentów źródłowych

• szybsze ujęcie dokumentów w ewidencji księgowej

• lepsze zrozumienie procesu przedsiębiorstwa(?) co wpływa pozytywnie na efektywność funkcji kontrolnych i analitycznych

WYKŁAD 3

Ciąg dalszy zalet decentralizacji

• Możliwość łączenia ewidencji operatywnej z ewidencją księgową, co pozwala ograniczyć pracochłonność ewidencji i zmniejszyć liczbę wystawianych egzemplarzy dokumentów źródłowych

• Przybliżenie problemów rachunkowości pracownikom innych służb finansowo –księgowych

• Sprzyjanie współpracy lepszego poznania, zaspokajania potrzeb finansowych poszczególnych komórek i pracowników.

Wady decentralizacji:

• Organicznie w zakresie podziału pracy

• Zmniejszenie efektywności wykorzystania pracy

W praktyce występuje także model mieszany ,gdy tylko niektóre zakresy rachunkowości podlegają decentralizacji, np. tylko komórki kosztów są umiejscowione w wydziałach produkcyjnych. Z zagadnieniem centralizacji i decentralizacji rachunkowości łączy się często ustalenie miejsca prowadzenia ewidencji analitycznej. Spotykane są dwa rozwiązania:

• Każda komórka działu rachunkowości prowadzi zarówno ewidencję analityczną jak i syntetyczną

• Komórki rachunkowości specjalizują się w określonych dziedzinach, prowadzą wyłącznie ewidencję analityczną, natomiast komórki księgowości głównej zajmują się tylko ewidencją syntetyczną

W dużych jednostkach dział rachunkowości ma złożoną strukturę organizacyjną. Wydziela się w niej ogniwa (sekcje, referaty, komórki, stanowiska) specjalizujące się w określonych dziedzinach tematycznych. Najczęściej w przedsiębiorstwach spotykana jest księgowość:

• Majątku trwałego(aktywów trwałych)-naliczanie inwentaryzacji i umorzenia, inwentaryzacja ŚT co 4lata,

• Materiałowa-dekretowanie dowodów, wycena materiałów, ewidencja ilościowo-wartościowa,

• Wyrobów gotowych-dekretowanie, wycena WG, ewidencja analityczna przychodów i rozchodów

• Kosztów- rozliczanie kosztów

• Finansowa (rozrachunki i rozliczenia)

Strukturę organizacyjną działu rachunkowości obrazuje jego schemat organizacyjny ukazujący podział na poszczególne szczeble i ogniwa (sekcje, zespoły, referaty, komórki, stanowiska) oraz powiązania i zależności pomiędzy nimi. Na czele działu rachunkowości stoi główny księgowy ,który często przejmuje od kierownika jednostki współodpowiedzialność za prowadzenie rachunkowości, co potwierdza w formie pisemnej.

PRAWO BILANSOWE A ORGANIZACJA RACHUNKOWOŚCI

Zasady prawidłowej rachunkowości.

• Naczelnym zadaniem rachunkowości jest opracowanie i dostarczenie odbiorcom rzetelnych i wiarygodnych informacji ekonomicznych, odzwierciedlających sytuację majątkową i finansową jednostki gospodarczej , jej wynik finansowy i rentowność.

• Informacje uzyskane z rachunkowości powinny umożliwić ocenę jednostki i stwarzać podstawy do efektywnego zarządzania

• Wraz z rozwojem międzynarodowych powiązań gospodarczych obserwuje się od lat 50-tych XX w dążenie do standaryzacji zasad rachunkowości w celu harmonizacji przepisów w różnych krajach.

• Harmonizacja międzynarodowa rachunkowości-zmierzanie w kierunku podobieństw w wyborze miedzy alternatywnymi rozwiązaniami rachunkowości (A. Jaruga , s 12)

• Międzynarodowa standaryzacja rachunkowości-proces ograniczający wybór co prowadzi ostatecznie

Zasady prawidłowej rachunkowości

• Od 1995r podstawowym aktem prawnym normującym zasady prowadzenia rachunkowości oraz badania sprawozdań finansowych jest ustawa z dnia 29.09.1995 r o rachunkowości

• Składa się z 11 rozdziałów zawierających:

• Przepisy ogólne

• Zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych

• Zasady przeprowadzania inwentaryzacji

• Zasady wyceny aktywów i pasywów

• Zasady ustalenia wyniku finansowego

• Zasady łączenia się spółek

• Zasady sporządzania finansowych sprawozdań przez jednostki

• Zasady sporządzania skonsolidowanych sprawozdań przez jednostki

• Zasady dotyczące badania i ogłaszania sprawozdań finansowych

• Zasady dotyczące ochrony danych

• Zagadnienia dotyczące odpowiedzialności karmnej

• Przepisy ogólne i przejściowe

• Zasady prawidłowej rachunkowości

Zasady prawidłowej rachunkowości

• Zawarte w przepisach poszczególnych krajów szczegółowe zasady rachunkowości są pochodną zasad ogólnych, które zostały określone przez naukę o rachunkowości a także utrwalone zwyczajowe i są prezentowane w międzynarodowych regulacjach rachunkowości

Zasady prawidłowej rachunkowości według MSR1

• Zasady kontynuacji działalności

• Zasada ciągłości

• Zasada memoriałowa

• Zasada ostrożności

• Zasada wyższości treści nad formą

• Zasada ostrożności

• Zasada periodyzacji

Zasady prawidłowej rachunkowości według ustawy o rachunkowości

• Ustawa o rachunkowości będąca w Polsce źródłem norm i zasad rachunkowości zawiera nie tylko przepisy o charakterze szczegółowym ale także szereg tzw. zasad nadrzędnych

• Są nimi podstawowe reguły prowadzenia rachunkowości , z których wypływają szczegółowe zasady wyceny poszczególnych grup aktywów i pasywów oraz ustalenia elementów kształtujących wynik finansowy jednostki

• W ich świetle dokonuje się także interpretacji przepisów o charakterze szczegółowym zwłaszcza gdy do danego zagadnienia można odnieść kilka różnych przepisów albo ustawa daje prawo wyboru jednego spośród alternatywnych rozwiązań

• Zasady nadrzędne pozwalają również rozwiązywać problemy nieuregulowane szczegółowo w przepisach prawa bilansowego

• Zasady prawidłowej rachunkowości obejmują reguły jej prowadzenia gwarantujące wiarygodność i użyteczność dostarczanych informacji oraz sprawne ich uzyskiwanie

• Do podstawowych zasad rachunkowości należą

• Zasada wiernego i rzetelnego obrazu

• Zasada zgodności z przepisami prawa

• Zasada wyższości treści ekonomicznej nad formą prawną

• Zasada memoriału

• Zasada współmierności

• Zasada ostrożności

• Zasada istotności

• Zasada indywidualnej wyceny oraz zasada zakazu stosowania kompensat

• Zasada ciągłości

• Zasada kontynuacji działalności

Zasady wiernego i rzetelnego obrazu.

• Dzisiejsza rachunkowość oparta jest na koncepcji wiernego i rzetelnego obrazu przedsiębiorstwa. Zasada ta rządzi rachunkowością. Koncepcji tej podporządkowane są wszystkie pozostałe zasady norm rachunkowości. Koncepcja ta dotyczy sprawozdań finansowych sporządzonych przez jednostki prowadzące rachunkowość. Wyznacza ona w każdym przypadku obowiązek wiernego, zgodnego z prawdą odzwierciedlenia rzeczywistości.

• Sprawozdania finansowe

• Rachunek zysków i strat

• Bilans

Zasada zgodności z przepisami prawa.

• Niezależnie od wymogów rzetelności i jasności rachunkowość powinna być prowadzona prawidłowo tj. zgodnie z przepisami prawa, a wiec zgodnie z ustawą o rachunkowości i wydanymi na tej podstawie przepisami niższego rzędu. W razie jakichkolwiek sprzeczności należy kierować się przepisami o rachunkowości przy sporządzaniu bilansu czy rachunku zysków i strat.

Zasada wyższości treści ekonomicznej nad formą prawną.

• W razie natomiast kolizji między zasadami wiernego odzwierciedlenia rzeczywistości i zasadą zgodności z przepisami prawa ustawa przyznaje wyższość rzeczywistości ekonomicznej bowiem skutki zdarzeń należy wykazywać w sprawozdaniach finansowych zgodnie z ich treścią ekonomiczną.

• Zasadę tę stosuje się w sytuacjach wyjątkowych. Z reguły wymagane jest omówienie problemu w „dodatkowych informacjach i objaśnieniach” łącznie z podaniem uzasadnienia przyjętych rozwiązań oraz określenie skutków dla bilansu rachunku zysków i strat.

• O wyniku oceny sporządzonego przez jednostkę sprawozdania finansowego decyduje odpowiedz na 4 pyt , czy:

1. Zostało sporządzone na podstawie prawidłowo prowadzonych ksiąg rachunkowych?

2. Zostało sporządzone zgodnie z określonymi ustawą zasadami rachunkowości stosowanymi w sposób ciągły a jeżeli dokonano dozwolonych lub obligatoryjnych zmian w polityce rachunkowości to czy prezentowane dane za rok obrotowy i poprzedni są porównywalne oraz czy informacje dodatkowe zawierają stosowane objaśnienia i uzasadnienia wprowadzenia zmian?

3. Jest zgodne co do formy i treści z obowiązującymi przepisami prawa?

4. Przedstawia rzetelnie i jasno wszystkie istotne dla oceny jednostki informacje?

Nadrzędne zasady rachunkowości pozwalają podporządkować prowadzenie rachunkowości jednolitej koncepcji oraz rozstrzygać pojawiające się wątpliwości.

Zasada memoriału

• Najważniejsza zasada w rachunkowości o charakterze nadrzędnym.

• Historycznie wcześniejszą normą ewidencji księgowej była metoda kasowa jej przestrzeganie oznaczało interpretację działalności gospodarczej jednostki przez pryzmat zmian w stanie gotówki. Zakres ewidencji był ograniczony wyłącznie do systematycznej rejestracji przychodów i rozchodów środków pieniężnych.

• Zasada ta oznacza , że w księgach rachunkowych powinny być ujęte wszystkie zdarzenia gospodarcze, które wystąpiły w danym roku obrotowym. Pozwala to uniknąć subiektywizmu w decyzjach dotyczących momentu wystąpienia zmian majątkowych wywołanych gospodarczą działalnością jednostki

• Zasada ta pozwala ustalić ostateczny stan aktywów i pasywów jednostki gospodarczej oraz jej wynik finansowy uzyskany za dany rok

• W księgach rachunkowych należy ująć wszystkie osiągnięte, przypadające na rzecz jednostki przychody i obciążające jej koszty związane z tymi przychodami dotyczące danego roku obrotowego- niezależnie od terminu zapłaty.

WYKŁAD 4

Zasada współmierności

• Wynika z art. 6 ustęp 2 norm , który stanowi, że do zapewnienia współmierności przychodów i związanych z nimi kosztów do aktywów lub pasywów danego okresu sprawozdawczego zaliczone będą koszty lub przychody które nie zostały jeszcze poniesione.

• Aktywami i pasywami o których mowa są rozliczenia międzyokresowe kosztów oraz rozliczenia międzyokresowe przychodów wcześniej zwane przychodami przyszłych okresów .

• Jednostki dokonują biernych rozliczeń międzyokresowych kosztów w wyłącznie prawdopodobnych zobowiązań przypadających na bieżący okres sprawozdawczy wynikający w szczególności

• Ze świadczeń wykonanych na rzecz jednostki przez kontrahentów, gdy kwotę zobowiązań można w sposób wiarygodny oszacować

• Z obowiązku wykonania związanych z bieżącą działalnością przyszłych świadczeń na rzecz pracowników

• Zobowiązania ujęte jako bierne rozliczenia międzyokresowe i zasady ustalania ich wysokości powinny wynikać z uznanych zwyczajów handlowych

• Opisy czynnych i biernych rozliczeń międzyokresowych kosztów mogą następować stosownie od upływu czasu lub wielkości świadczeń, czas i sposób rozliczenia powinny być uzasadniony charakterem rozliczanych kosztów z zachowaniem zasady ostrożności

• Zobowiązania ujęte jako bierne rozliczenia międzyokresowe zmniejszają koszty okresu sprawozdawczego.

• Art. 41UOR dotyczy rozliczeń międzyokresowych przychodów –zachowanie zasady ostrożności:

• Równowartość należnych lub otrzymanych od kontrahentów środków z tytułu świadczeń, których wykonanie nastąpi w następnych okresach

• Środki pieniężne otrzymane na sfinansowanie nabycia lub wytworzenia środków trwałych w tym także środków trwałych w budowie oraz prac rozwojowych

• Przyjęte nieodpłatnie w tym także w drodze darowizny , środki trwałe w budowie, środki trwałe oraz wartości niematerialne i prawne

• Jak wynika z omówionych przepisów prawa zasad współmierności decyduje że na wynik rachunku obrotowego powinny wpływać osiągnięte (nie chodzi o kwestię zapłaty) w tym okres przychodów ze sprzedaży towarów, produktów(usług) oraz operacji finansowych, oraz współmierne koszty i opłacone, nieopłacone lub nawet niezakontraktowane , niezaoferowane, przypadające na dany okres

• Zasady nie stosujemy do: KOZ, pozostałe przychody, koszty operacyjne, zysk i strata Nadzwyczajna

Zasada ostrożności

• Stanowi ze poszczególne składniki aktywów i pasywów należy wyceniać stosując rzeczywiście poniesione na ich nabycie ceny (koszty), uwzględniając jednak w wyniku finansowym bez względu na ich wysokość:

• Zmniejszenie wartości użytkowej lub handlowej składników aktywów w tym również dokonywanie w postaci odpisów amortyzacyjnych lub umorzeniowych

• Wyłączenie niewątpliwie pozostałe przychody operacyjne i zyski nadzwyczajne

• Wszystkie poniesione pozostałe koszty operacyjne i straty nadzwyczajne

• Rezerwy na znane jednostce ryzyko, grożące straty

• Zdarzenie to należy uwzględnić także wówczas gdy zostaną ujawnione między dniem bilansowym a dniem w którym rzeczywiście następuje zamknięcie ksiąg rachunkowych

• Zasada ostrożności dotyczy zarówno aktywów(aktualizacja wyceny) i pasywów (tworzenie rezerw), jak również wyniku finansowego (skutki tworzonych rezerw, czy dokonywanych odpisów z tytułu utraty wartości oraz odpisów amortyzacyjnych)

• Zasada ostrożności nakazuje zaliczenie do pozostałych przychodów operacyjnych oraz zysków nadzwyczajnych jedynie skutków zdarzeń o charakterze niewątpliwym, których zapłata nie powinna budzić wątpliwości, natomiast do pozostałych kosztów operacyjnych i strat nadzwyczajnych wszystkich pozycji znanych jednostce.

• Istota zasady-> aktywa i przychody nie powinny zostać zawyżone a zobowiązania i koszty zaniżone

Zasada istotności

• Pozwala na przyjęcie przez jednostkę pewnych uproszczeń, jednak pod warunkiem, że nie wywrze to istotnie ujemnego wpływu na przedstawienie sytuacji majątkowej i finansowej oraz wyniku finansowego jednostki w sprawozdaniu finansowym traktowanym jako całość. Określają zasady (politykę) rachunkowości, jednostki muszą mieć na uwadze konieczność wyodrębnienia w księgach wszystkich operacji gospodarczych mających znaczenie dla prawidłowości.

• Tak wiec zasada ta daje prawo do takiego zorganizowania ewidencji księgowej żeby przyjęte rozwiązania w zakresie rachunkowości były jak najbardziej funkcjonalne, zmniejszając nakład pracy, chociażby w zakresie kontroli wewnętrznej by uproszczały obieg dokumentów, czy eliminowały mało istotną w danym przyp. kalkul. kosztów, pozwalały na pominięcie nieznacznych stanów produkcji w toku jeżeli wielkość ich z roku na rok ulega nieznacznym zmianą

• Istotność określa się w procentach w stosunku do wielkości wyniku finansowego brutto, przychodów lub sumy bilansowej

• Wielkości niższe ale rozpatrywane sumarycznie gdyż istnieje możliwość kumulowania się odchyleń cząstkowych- upoważniać mogą do uznania ich za nieistotne o ile nie ma co do tego innych przeciwwskazać

Zasada indywidualnej wyceny oraz zasada zakazu stosowania kompensat

• ZIW oraz ZZSK mówią , że wartość poszczególnych składników aktywów i pasywów , przychodów i związanych z nimi kosztów, jak też zysków i strat nadzwyczajnych należy ustalić oddzielnie oraz , że nie można kompensować ze sobą wartości różnych co do rodzaju aktywów i pasywów, przychodów i kosztów, zysków i strat nadzwyczajnych

• Zasada istotności pozwala jednak uznawać , że jeden składnik majątkowy podobny rodzajem i przeznaczeniem, w istocie różne składniki majątku.

Zasada ciągłości

• Ocena sytuacji jednostki w poszczególnych okresach wymaga z reguły dokonywania porównań czasowych, ponieważ wiele branych pod uwagę cen ma charakter relatywny. Z tego względu przy prowadzeniu rachunkowości bardzo istotną rolę odgrywa zasada ciągłości stosowanych rozwiązań

• Przyjęte przez jednostki zasady rachunkowości opisane w zakładowej dokumentacji opracowanej zgodnie z artykułem 10 UOR należy stosować w sposób ciągły dokonując w kolejnych latach obrotowych jednostkowego grupowania operacji gospodarczych wyceny aktywów i pasywów, w tym także dokonywania odpisów amortyzacyjnych, czy umorzeniowych, (ustalania wyniku finansowego i sporządzania sprawozdań finansowych tak aby za kolejne lata informacje z nich wynikające były porównywalne.

Zasada kontynuacji działalności

• Oznacza, że przy stosowaniu przyjętych zasad rachunkowości przyjmuje się założenie ze jednostka będzie kontynuowała w dającej się przewidzieć przyszłości działalności w niezmniejszonym istotnie zakresie bez postawienia jej w stan likwidacji lub upadłości, chyba , że jest to niezgodne ze stanem faktycznym lub prawnym

• Kierownik jednostki ustanawiając czy jednostka posiada zdolność do kontynuowania działalności, powinien uwzględnić wszelkie informacje dostępne na dzień sporządzenia sprawozdania finansowego, dotyczące dającej się przewidzieć przyszłości obejmującej okres nie krótszy niż jedne rok od dnia bilansowego

O ile jednostka jest od dłuższego czasu rentowna i posiada dostęp do środków finansowych , to przyjęcie założenia kontynuacji działalności w większości przypadków nie wymaga zbyt szczegółowej analizy. W innych przypadkach aby uzyskać pewność że założenie kontynuacji działalności jest zasadne kierownictwo powinno rozważyć szereg czynników określających bieżącą i oczekiwaną rentowność, harmonogram spłaty zobowiązań, dostępność alternatywnych źródeł finansowania kapitału, podniesienie kapitału, uzyskania dopłat od właścicieli możliwość emisji obligacji

• Na podstawie oceny faktów dotyczących przyszłości dojść do następujących wniosków

• Jeżeli nie istnieje zagrożenie to jednostka sporządza normalne sprawozdanie finansowe

• Gdy jest zagrożenie to jednostka stosuje wycenę dla jednostek kontynuujących działalność przedstawiając czynniki zagrażające oraz przewidywane przeciwdziałania

• Gdy jednostka przerywa działalność powinna sporządzić sprawozdanie zgodnie z postanowieniami z art. 29 UOR , i to nie podlega obowiązkowi badania oraz ogłoszenia.

WYKŁAD 5

Księgi rachunkowe muszą obowiązkowo prowadzić bez względu na limit przychodów (art. 2 UOR)

1) spółki handlowe:

a) komandytowa,

b) komandytowo-akcyjna,

c) sp. z o.o.,

d) akcyjne,

2) jednostki organizacyjne działające na podstawie ustawy Prawo bankowe (29 sierpnia 1997r.) przepisów o obrocie papierami wartościowymi (PW), przepisów o działalności ubezpieczeniowej i reasekuracyjnej lub przepisów o organizacji i funkcjonowaniu funduszy emerytalnych,

3) państwowe i samorządowe jednostki budżetowe, samorządowe zakłady budżetowe, państwowe fundusze celowe oraz jednostki samorządów terytorialnych i ich związki,

4) inne osoby prawne – w szczególności: przedsiębiorstwa państwowe, spółdzielnie, szkoły wyższe, fundacje itp.,

5) jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej np. Lasy Państwowe.

Uregulowania ustawy stosuje się również do jednostek niewymienionych w art. 2 ust 1 UOR, jeżeli na wykonywanie zleconych zadań otrzymują one dotacje lub subwencje z budżetu państwa, budżetów jednostek samorządów terytorialnych lub funduszów celowych.

W tym przypadku księgi rachunkowej należy otworzyć od początku roku, w którym jednostka dotacje lub subwencje otrzymała, z tym, że jeżeli jednostka otrzymała dotacje w dniu 18 marca to księgi rachunkowe powinna otworzyć o …

Ponadto należy zwrócić uwagę na obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych przez osoby zagraniczne.

Osoby zagraniczne, oddziały i przedstawicielstwa przedsiębiorców zagranicznych będą stosowały przepisy UOR z uwzględnieniem przepisów ustawy z 2 lipca 2004 o swobodzie działalności gopsodarczej.

Osobą zagraniczną zgodnie z ustawą o swobodzie działalności gospodarczej są osoby fizyczne nieposiadające obywatelstwa polskiego, a także osoby prawne z siedzibą za granicą oraz ..

Osoby zagraniczne z państw członkowskich UE czy innych umów mogą korzystać z zasad swobody dział. gosp. na tych samych zasadach bo polskie.

Jeżeli mamy do czynienia z:

- os. Fizycznymi,

- spółkami cywilnymi osób fizycznych,

- spółkami jawnymi os. fizycznych,

- sp. partnerskimi,

- spółdzielniami socjalnymi,

Prowadzącymi działalność gosp.

Jeżeli ich przychody netto ze sprzedaży towarów, produktów i oper. Finansowych za poprzedni rok obrotowy są większe równe równowartości w walucie PLN 1.200.000 euro (do dnia 21 sierp 2008 limit ten wynosił 800.000 euro)

Jeżeli możliwe fakultatywne stosowanie przepisów UOR przez wymienione podmioty nawet wtedy, gdy przychody netto ze sprzedaży za poprzedni rok obrotowy będą mniejsze równowartości w PLN 1.200.000 euro.

Kwoty euro przelicza się na PLN według kursu średniego NBP obowiązującego 30 września roku poprzedniego.

Dokumentacja zasad rachunkowości

każda jednostka prowadząca księgi rachunkowe musi posiadać określone zasady rachunkowości, czyli wybrane i stosowane w jednostce rozwiązania.

Polityka rachunkowości powinna określać m.in. określenie roku obrotowego i wchodzących w jego skład okresów sprawozdawczych i zakładowy plan kont oraz zasady wyceny Aktywów i Pasywów.

Politykę (rachunkowości) bilansową można zdefiniować jako „wszystkie przedsięwzięcia podejmowane w trakcie roku obrotowego i sporządzania zamknięcia rocznego, mające na celu wpływ na ocenę adresata bilansu i skłonienia do go pożądanych zachowań.”

W definicji tej można wyróżnić 3 aspekty:

1) zamknięcie roczne jest instrumentem zaspokajania potrzeb informacyjnych różnych odbiorców,

2) istnieje potrzeba wykorzystania możliwości w zakresie praw wyboru reguł i metod rach,

3) polityka bilansowa przestaje być realizowana tam, gdzie zostaną przekroczone granice legalności.

W UOR używa się pojęcia polityka rach przez które rozumie się wybrane i stosowane przez jednostkę odpowiednie do jej działalności, rozwiązania dopuszczone przepisami ustawy, w tym także określone w MSR i zapewniające wymaganą jakość sprawozdania finansowego.

W MSR 8 – konkretne prawidłowości, metody, konwencje, reguły i praktyki przyjęte przez jednostkę gospodarczą przy sporządzaniu i prezentacji sprawozdania fin.

Zakres polityki rach

Przyjęty rok obrotowy i jego metody wyceny A i P

podział na okresy sprawozdawcze które jednostka może wybrać sposoby ustalania WF

zakładowy plan kont

DOKUMENTACA opis systemu służącego ochronie

ZASAD (POLITYKI) danych osobowych i ich zbiorów

RACHUNKOWOŚCI

wykaz ksiąg rachunkowych opis systemu informat.

opis systemu przetwarzania

danych

to wszystko zatwierdza kierownik jednostki.

Zgodnie z art. 2 ust. 1 pkt. 9 UOR przez rok obrotowy rozumie się rok kalendarzowy lub inny okres trwający 12 miesięcy (kolejnych, pełnych) stosowany również do celów podatkowych. Należy zaznaczyć, że w przypadku os. fizycznych prowadzących księgi rachunkowe, rok obrotowy jest zawsze rokiem kalendarzowym. W przypadku os. prawnych może to być 12 kolejnych miesięcy, które sobie wybierze.

Rok obrotowy dzieli się na okresy sprawozdawcze, które zgodnie z UOR stanowią okresy za które sporządza się sprawozdania fin w trybie przewidzianym ustawą lub inne sprawozdania sporządzone na podstawie ksiąg rachunkowych, np. deklaracje podatkowe.

Okresem sprawozdawczym może być miesiąc, kwartał, półrocze, a nawet cały rok obrotowy.

Zakładowy plan kont

Do ważnych dokumentów opisujących przyjęte przez jednostkę gosp. zasady rach należy zakładowy plan kont. Powinien on być tak skonstruowany, aby można sporządzić jasno sprawozdania fin (jasno i rzetelnie).

Zakres:

1. wykaz kont księgi głównej (syntez.) i zasad księgowania na tych kontach oper gosp. oraz prowadzenia do nich kont pomocniczych (analit.),

2. zasady wyceny A i P,

3. wskazanie wybranej metody prowadzenia ksiąg pomocniczych dla rzeczowych składników majątku obrotowego,

4. określenie ŚT, od których odpisy amortyzacyjne są dokonywane w sposób uproszczony lub jednorazowo,

5. wskazanie, według jakiego wariantu będą ewidencjonowane koszty działalności operacyjnej oraz jaki będzie stosowany RZiS,

6. kreślenie oper. gosp. które mogą być dokumentowane dowodami zastępczymi.

Plan kont jest „układem nerwowym” rachunkowości. Jego właściwe ułożenie umożliwia uzyskanie informacji z kont, które stanowią określone zasady informacyjne.

Obecnie przepisy dotyczące zasad budowy PK są elastyczne, gdyż:

• Można zwiększać lub zmniejszać liczbę kont syntetycznych odpowiednio dzieląc lub łącząc konta wzorcowego PK,

• Poszczególne konta, spełniające swoje funkcje, działają w różny sposób zależnie od potrzeb, bez szkody dla treści ekonomicznych ich salda,

• Całe zespoły identycznych kont mogą działać w różny sposób, zależnie od potrzeb.

Konta mogą być dzielone i łączone:

• Łączenie kont A i P ma miejsce wówczas, gdy:

- staje się zbędne zbyt szczegółowe grupowanie określonych składników A lub P,

- liczba oper ujmowanych na danym koncie jest tak niewielka, że prowadzenie do mija się z celem, gdyż uzyskanie potrzebnych informacji może nastąpić przy pomocy analizy zapisów na koncie łącznym.

• Dzielenie kont występuje, gdy niezbędne jest uzyskanie bardziej szczegółowych informacji o treści oper ujętych na jednym koncie:

- podzielność pozioma (dostawcy: D-A i D-B)

- podzielność pionowa ( materiały, umorzenie)

Podzielność pozioma - w wyniku takiego podziału powstają dwa lub więcej kont o identycznym charakterze jak konto dzielone.

Wykorzystując podzielność poziomą i wynikające z tego prawidłowości stosuje się w systemie rach bardzo przydatny praktycznie podział kont na syntez , podlegające podziałowi i konta analityczne, powstałe w wyniki podziału.

Niezależnie od podzielności poziomej stosuje się podzielność pionową. Polega ona na możliwości wyodrębnienia określonych rodzajów oper ze strony Wn i Ma konta dzielonego i utworzenia z nich oddzielnego konta, np. ŚT - umorzenie ŚT (konto korygujące).

księgowość analityczna stanowi rozbudowę niektórych kont syntetycznych.

Zapisy dokonywane na koncie analitycznym są powtarzane w formie indywidualnej lub zbiorczej na określonym koncie syntetycznym.

Konta syntetyczne – zasada zapisu podwójnego, konta analityczne są powiązane z odpowiednimi kontami syntetycznymi na zasadzie zapisu powtarzanego.

Zgodność księgowości syntetycznej z analityczną sprawdza się okresowo przy pomocy zestawienia obrotów i sald dla poszczególnych kont szczegółowych, które są prowadzone do konta.

WYKŁAD 6

Wycena aktywów i pasywów

W ustawie o rachunkowości przy wycenie składników majątkowych stosuje się następujące kategorie cen:

1. Cenę nabycia (art. 28 ustep 2) która w niektórych sytuacjach może być zastąpiona ceną zakupu (np. dla materiałów lub towarów) można wtedy , gdy nie zniekształca to stanu aktywów oraz wyniku fin.jednostki (art. 34 ustep 1)

2. Koszt wytworzenia (ust 3)

3. Cenę sprzedaży netto (ust 5) –BEZ PODATKU VAT I akcyzy pomniejszone o rabaty , opusty, w zamian można oszacować wartość godziwą

4. Średni kurs przedaży waluty (art. 30)

5. Kwotę wymaganej zaplaty (ust1)- kwota wraz z odsetkami

6. Wartość godziwą (ust 6)

7. Trwałą utratę wartości (ust 7)- dokonanie odpisu aktualizującego

8. Skorygowaną cenę nabycia (ust 8a)

W przypadku wyceny księgowej można wyróżnić

1. Wycenę wstępną-dokonywana w momencie ujęcia składnika aktywów lub pasywów

2. Wycenę bilansowa w księgach rach.

Relację między wartością składników majątkowych ustalono na podstawie wyceny wstępnej a wartością bilansową można przedstawić:

Wartość wstępna+/- korekty = wartość bilansowa

Środki trwałe oraz WNiP tj. – wg cen nabycia lub kosztów wytworzenia lub wartości przeszacowanej pomniejszonych o odpisy amortyzacyjne lub umorzeniowe (wstępna)

(bilansowa)-korekty o odpisy z tytułu utraty wartości

ŚT w budowie – wg ogółu kosztów pozostających w bezpiecznym związku z ich nabyciem (wstępna)

Udziały w obcych jednostkach oraz inne inwestycje-wg cen nabycia(wstępna) zaś bilansowa –wg cen nabycia pomniejszonej o odpisy z tytułu utraty wartości lub wg wartości godziwej lub skorygowanej ceny nabycia.

Inwestycje krótkoterminowe-wg cen nabycia lub wg ceny zakupu (wstępna) a bilansowa wg cen wartości rynkowej albo ceny nabycia lub ceny rynkowej albo skorygowanej ceny nabycia.

Rzeczowe aktywa trwałe –wstępna wg cen nabycia lub kosztów zakupu lub kosztów wytworzenia, a bilansowa – korekta o ubytki wartości wg ceny nabycia, zakupu lub kosztu wytworzenia.

Należność -wstępna –wartość ustalona przy powstaniu należności a bilansowa wg kwoty wymaganej zapłaty z zachowaniem ostrożności

Zobowiązania –wstępna- wartość ustalona przy powstaniu zobowiązania a bilansowa- kwota wymaganej zapłaty wg skorygowanej ceny nabycia ale jeżeli będzie sprzedana do 3 miesięcy to wg wartości rynkowej (tak samo należności)

Rezerwy-wstępna i bilansowa- uzasadniona wiarygodnie oszacowana wartość

Udziały/akcje własne- wstępna i bilansowa- wg ceny nabycia.

Kapitały własne oraz pozostałe aktywa i pasywa- wstępna i bilansowa- wartość nominalna.

Korekty wartości aktywów i pasywów ustalone przy wycenie wstępnej wynikają z:

• Przestrzegania zasad rachunkowości

• Przyjętych zasad wyceny

Do korekt związanych z przyjętymi zasadami wyceny należy przykładowo zaliczyć:

• Wycenę wyrażonych w walutach obcych rozrachunków po obowiązujących na dzień bilansowy kursie średnim NBP

• Wycenę należności i zobowiązań w kwocie wymaganej zapłaty

• Aktualizację wartości należności

• Aktualizacje wartości aktywów finansowych

• Aktualizację wartości rzeczowych składników aktywów

Odpowiedzialność za prowadzenie ksiąg rachunkowych

Do podstawowych przepisów ustawy za prowadzenie ksiąg rachunkowych należy zaliczyć:

• Art. 4 ust 5 –kierownik jednostki oraz członkowie rady nadzorczej są odpowiedzialni za to żeby zapewnić aby sprawozdanie finansowe oraz sprawozdanie z działalności spełniały wymagania przewidziane w ustawie o rachunkowości (wszyscy odpowiadają solidarnie za wyrządzoną szkodę – wyrządzoną działaniem lub zaniechaniem obowiązków wynikających z zasady rzetelnego i jasnego obrazu)

• Art. 77- kto nie prowadzi ksiąg rach., podaje nierzetelne dane, nie sporządza sprawozdania finansowego, lub sporządza niezgodnie z przepisami, podlega karze i grzywnie pozbawienia do 2 lat wolności (albo oba łącznie)

• Art. 79- wskazuje na odpowiedzialność za naruszanie przepisów związanych z obowiązkiem badania, ogłaszania, składania w organie rejestrowym sprawozdania fin oraz prowadzania działalności usługowej zakresu rachunkowości bez wymaganych uprawnień oraz obowiązku ubezpieczenia

Kierownik jednostki-członek zarządu lub innego organu zarządzającego lub organ wieloosobowy zgodnie z obowiązującymi przepisami jest uprawiony do sporządzenia spr. fin., zarządzania jedn., z wyłączeniem pełnomocników ustanowionych przez jednostkę.

Art. 4 ust 5- kierownik jednostki jest odpowiedzialny z tytułu nadzoru prowadzenia rachunkowości, może jedynie przenieść współodpowiedzialność, nie może scedować odpowiedzialności za przeprowadzenie inwentaryzacji w formie spisu z natury n inną osobę , takie rozporządzenie dokonania spisu z natury może wydać kierownik.

Podstawowe obowiązki kierownika:

• zapewnienie możliwości sporządzania w odpowiednim terminie sprawozdania fin. I przedstawienie go właściwym organom jednostki (art. 52 ust 1)

• złożenie w ciągu 15dni od daty zatwierdzenia rocznego sprawozdania finansowego (art. 69)

• złożenie sprawozdania finansowego we właściwym urzędzie skarbowym (art. 27 ust 2)

• zgłoszenie do ogłoszenia w Monitorze Polskiem B lub w Monitorze Spółdzielczym zatwierdzonego sprawozdania finansowego (art. 70 ust 1 i 2)

• powiadomienie US o miejscu prowadzenia ksiąg (art. 11)

• ustalenie w formie pisemnej dokumentacji zasad rach. Art. 10

• przechowywanie dokumentów księgowych i sprawozdania finansowego (rozdział 8)

Odpowiedzialność członków rady nadzorczej lub innego organu nadzorującego

Podobnie jak kierownik, członkowie rady są zobowiązani do zapewnienia aby sprawozdanie finansowe oraz sprawozdanie z działalności prezentowało rzetelnie i jasno sytuację majątkową i finansową oraz wynik finansowy. Odpowiadają oni solidarnie z kierownikiem jednostki wobec spółki za szkodę wyrządzoną działaniem lub zaniechaniem działania rzetelności i jasności obrazu.

Kierownik może powierzyć wykonanie czynności z zakresu prowadzenia rachunkowości innej osobie ale nie zwalnia go to z odpowiedzialności za prowadzenie rach (co pociąga za sobą współodpowiedzialność kierownika i np. głównego księgowego).

Zakres obowiązków głównego księgowego:

• prowadzenie rachunkowości jednostki w ujęciu:

• merytorycznym - dotyczącym prawidłowości prowadzenia ksiąg rachunkowych, dokumentacji księgowej, placowej, podatkowej

• organizacyjnym dotyczącym sprawozdania funkcjonowania działalności

• nadzoru- obejmującą pracę działu

• wykonywanie dyspozycji środków pieniężnych oraz czuwanie nad efektywnością tych procesów

• dokonywanie wstępnej kontroli merytorycznej oraz formalno-rynkowej dotyczącej procesów występujących w jednostce oaz odzwierciedlonych w zapisach księgowych.

W stosunku do osób prowadzących księgi rach można wyciągnąć konsekwencje z tytułu :

• odpowiedzialności dyscyplinarnej- ponosi pracownik za niewykonywanie lub niewłaściwe wykonywanie obowiązków

• odpowiedzialności cywilnej - osoby prowadzące rachunkowość są odpowiedzialne za szkody wyrządzone innym , w wyniku swojego postępowania lub zaniechania działania

WYKŁAD 7

Dowody księgowe

Jedną z zasad rachunkowości jest zasada udokumentowania.

Zgodnie z nią zapis w księgach rachunkowych może być dokonany wyłącznie na podstawie dowodów (dokumentów) księgowych.

W każdej jednostce muszą wyraźnie być rozgraniczone dowody księgowe.

Dowodem księgowym jest każdy dokument, który stanowi podstawę dokonania zapisu w księgach rachunkowych.

Do dowodów księgowych można zaliczyć:

- faktury VAT,

- rachunki,

- druki potwierdzające podróż służbową,

- dowody kasowe i bankowe,

- różnorodne dokumenty wewnętrzne.

Sposób ich sporządzania został dość szczegółowo zawarty w przepisach.

W celu rzetelnego i jasnego przestawienia sytuacji majątkowej i finansowej oraz wyniku finansowego – co jest podstawowym zadaniem rachunkowości – należy ująć w księgach rachunkowych wszystkie zdarzenia, które nastąpiły w danym okresie sprawozdawczym.

Ujęcie to odbywa się poprzez dokonanie zapisów, a ich podstawą są dowody księgowe stwierdzające dokonanie określonej operacji gospodarczej tzw. dowody źródłowe.

Dowody księgowe pełnią równocześnie dwie funkcje: informacyjną i kontrolną.

• F. informacyjna dokumentów księgowych wyraża się w tym, że dane wynikające z tych dowodów, pogrupowane (zaksięgowane) w księgach rachunkowych stanowią źródło informacji o przebiegu i skutkach zdarzeń i procesów zachodzących w wyniku prowadzonej przez jednostkę działalności gospodarczej oraz podstawą ich oceny, zaś dane zawarte w poszczególnych dokumentach dostarczają informacji o poszczególnych operacjach.

• F. kontrolna dokumentów księgowych polega na tym, że dowody te stanowią podstawę kontroli legalności, rzetelności i celowości dokonywanych operacji oraz umożliwiają kontrolę rozrachunków z kontrahentami, pracownikami, urzędami i instytucjami, także kontrolę pracowników z powierzonego im mienia na warunkach umowy o odpowiedzialności lub współodpowiedzialności majątkowej.

Dowody księgowe można podzielić na:

• Zewnętrzne obce – trzymane od kontrahentów (np. faktury VAT i rachunki, ale także noty obciążeniowe lub uznaniowe oraz dokumenty PK i KW),

• Zewnętrzne własne – przekazywane w oryginale kontrahentom (podobnie jak w przypadku dowodów zewnętrznych)

• Wewnętrzne- dotyczące operacji wewnątrz jednostki (np. dowody odbycia podróży służbowych, protokoły likwidacji środków trwałych, listy płac, polecenia księgowania odzwierciedlające naliczenie amortyzacji itp.)

Podział dowodów księgowych

Zgodnie z art. 20 ust. 3 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości podstawą zapisów mogą być również sporządzone przez jednostkę dowody księgowe:

• Zbiorcze – służące do dokonania łącznych zapisów zbioru dowodów źródłowych, które muszą być w dowodzie zbiorczym pojedynczo wymienione; przykładem może być syntetyczne, zbiorcze ujęcie faktury VAT dokumentujących sprzedaż tego samego rodzaju,

• Krygujące poprzednie zapisy – najczęściej dowód taki ma postać polecenia księgowego, w którym dokonuje się stornowania błędnego zapisu i powtórzenia go na prawidłowych kontach lub w prawidłowych kwotach;

• Zastępcze – wystawione do czasu otrzymania zewnętrznego obcego dowodu źródłowego, do chwili otrzymania np. faktury VAT dokumentującej dokonane zakupy koszty już wykonanej usługi ujmuje się na podstawie dokumentu wewnętrznego;

• Rozliczeniowe – ujmujące już dokonane zapisy według nowych kryteriów klasyfikacyjnych; przykładem może być przeksięgowanie otrzymanej wpłaty o początkowo niezidentyfikowanym tytule – na konkretne należności.

W art. 20 ust. 4 UOR ustawodawca dopuścił, aby w przypadku uzasadnionego braku możliwości uzyskania zewnętrznych obcych dowodów źródłowych kierownik jednostki zezwalał na udokumentowanie operacji gospodarczej za pomocą księgowych dowodów zastępczych, sporządzonych przez osoby dokonujące tych operacji.

Takim „dowodem zastępczym” może być np. złożone przez pracownika oświadczenie, iż dokonał określonych zakupów o danej wartości, na które nie mógł pozyskać dowodu zakupu.

Dokumentowanie wewnętrznym dowodami zastępczymi nie może jednak dotyczyć operacji gospodarczych, których przedmiotem są zakupy opodatkowane Podolakiem od towarów i usług oraz skup metali nieżelaznych od ludności.

Instrukcja obiegu dok. Finansowych. Jeżeli jeden dowód ma kilka egzemplarzy to trzeba wskazać jakie będzie postępowanie w takiej sytuacji.

Fakt wszechobecnej automatyzacji pracy i odejścia od „ręcznego” prowadzenia ksiąg rachunkowych ustawodawca dostrzegł w art. 20 ust. 5 UOR stanowiąc, że przy prowadzeniu ksiąg rach przy użyciu komputera za równoważne z dowodami źródłowymi uważa się zapisy w księgach rach, wprowadzane automatyczni za pośrednictwem urządzeń łączności, komputerowych nośników danych lub tworzone według algorytm (programu) na podstawie informacji zawartych już w księgach, przy zapewnieniu, że podczas rejestrowania tych zapisów zostaną spełnione co najmniej następujące warunki:

• uzyskają one trwale czytelną postać zgodną z treścią odpowiednich dowodów księgowych,

• możliwe jest stwierdzenie źródła ich pochodzenia raz ustalenie osoby odpowiedzialnej za ich wprowadzenie,

• stosowana procedura zapewnia sprawdzenie poprawności przetworzenia odnośnych danych oraz kompletności i identyczności zapisów,

• dane źródłowe w miejscu ich powstania są odpowiednio chronione, w sposób zapewniający ich niezmienność, przez okres wymagany do przechowywania danego rodzaju dowodu księgowego.

Dokumenty i dowody księgowe możemy także podzielić ze względu na rodzaj operacji, który dokumentują.

Dokonując takiego podziału, wyróżniamy:

Dokumenty:

• dotyczące środków trwałych

• Magazynowe związane z obrotem zapasami

• Rozrachunków z kontrahentami

• Rozrachunków z pracownikami

• Obrotu środkami pieniężnymi

• Wystawiane w celu dokonania zapisu

• Dowody dokumentujące wewnętrzne rozliczenia jednostki.

Podstawę ewidencji ŚT stanowią następujące dokumenty:

• OT – przyjęcie ŚT

• PT – przekazanie ŚT

• LT – likwidacja ŚT

• MT – zmiana miejsca użytkowania ŚT

Dowód OT – dokumentuje przyjęcie do użytkowania zakupionych bądź wytworzonych we własnym zakresie ŚT. Dokument ten wystawia się na postawie:

• Faktury zakupu – jeśli ŚT nie wymaga montażu

• Protokołu technicznego odbioru ŚT w budowie

• Spisu z natury oraz protokołu komisji inwentaryzacyjnej – jeżeli ŚT został ujawniony w trakcie inwentaryzacji.

OT powinien zawierać:

• Nazwę ŚT,

• Datę przyjęcia ŚT,

• Charakterystykę ŚT,

• Dane dostawcy bądź wykonawcy,

• Rodzaj, numer i datę wystawienia dowodu dostawy,

• Kolejny numer dokumentu OT,

• Miejsce użytkowania bądź przeznaczenia ŚT,

• Wartość początkową ŚT,

• Symbol klasyfikacji rodzajowej (KŚT),

• Stawkę amortyzacji,

• Numer inwentarzowy,

• Podpis osoby przyjmującej ŚT oraz osoby odpowiedzialnej materialnie za dany ŚT.

Dowód PT – „protokół zdawczo-odbiorczy” ŚT- służy do udokumentowania sprzedaży oraz nieodpłatnego przekazania ŚT innej jednostce gospodarczej, np. w formie darowizny czy aportu.

PT powinien zawierać:

• Nazwę ŚT,

• Charakterystykę ŚT,

• Na podstawie jakiego dokumentu dokonuje się przekazania ŚT (np. umowa darowizny),

• Symbol klasyfikacji rodzajowej (KŚT),

• Wartości początkową ŚT,

• Umorzenie,

• Numer inwentarzowy,

• Datę i podpis osoby przekazującej i przyjmującej.

Dowód LT – dokumentuje postawienie ŚT w stan likwidacji na skutek np. jego zużycia czy nieprzydatności.

Dokument LT powinien zawierać następujące informacje:

• Datę likwidacji,

• Kolejny numer dokumentu

• Nazwę ŚT oraz jego charakterystykę

• Numer inwentarzowy

• Miejsce użytkowania ŚT

• Orzeczenie komisji likwidacyjnej

• Datę i podpis osób wchodzących w skład komisji likwidacyjnej oraz osoby zatwierdzającej decyzję komisji.

Dowód MT – dokumentuje zamianę miejsca użytkowania ŚT wewnątrz jednostki, np. przeniesienie ŚT do innego wydziału. (pomiędzy oddziałami)

Dokument MT powinien zawierać:

• Datę przekazania ŚT

• Kolejny numer dokumentu MT

• Nazwę ŚT oraz jego charakterystykę

• Numer inwentarzowy

• Uzasadnienie zmiany miejsca użytkowania

• Skąd i dokąd ŚT został przeniesiony

• Poprzednie i obecne stanowisko kosztów

• Datę i podpis osoby przekazującej i przyjmującej

Dokumenty magazynowe związane z obrotem zapasami

Ewidencja księgowa majątku obrotowego powinna być prowadzona według zasad ustalonych w zakładowym planie kont, zgodnie z ustawą z dnia 29 września 1994 UOR i potrzebami kontroli wewnętrznej jednostki.

Ewidencja ta powinna zapewnić kontrolę przychodów, rozchodów i zapasów oraz rozliczenie osób odpowiedzialnych z powierzonego im mienia.

Dlatego też obrót materiałami, towarami i wyrobami gotowymi powinien być odpowiednio udokumentowany.

Do typowych dokumentów dokumentujących obrót magazynowy zaliczamy:

• Przyjęcie z zewnątrz – Pz

• Przyjęcie wyrobów gotowych – Pw

• Zwrot materiałów – Zw

• Przesunięcie międzymagazynowe – Mm

• Wydanie zewnętrzne – Wz

• Pobranie materiałów – rozchód wewnętrzny – Rw

Dowód Pz dokumentuje przyjęcie do magazynu zakupionych materiałów i towarów. Na podstawie tego dokumentu możemy porównać ilość materiałów wyszczególnioną na fakturze z ilością przyjętą do magazynu. Dowód Pz stanowi podstawę przyjęcia materiałów i towarów do magazynu i rozliczenie zakupów.

Dokumenty Pz

• Numer i datę dowodu zakupu

• Kolejny numer dokumentu

• Nazwę dostawcy

• Nazwę materiału lub towaru

• Datę przyjęcia składnika majątku do magazynu

Dowód Pw dokumentuje przyjęcie z produkcji do magazynu WG przeznaczonych do sprzedaży.

Dokumenty Pw powinny zawierać:

• Kolejny numer dokumentu Pw

• Nazwę wyrobu

• Datę przyjęcia

• Ilość przyjęcia do magazynu

• Jednostkę miary, cenę jednostkową oraz wartość

• Datę i podpis przekazującego i przyjmującego do magazynu

Dowód Zw dokumentuje zwrot do magazynu wcześniej pobranych materiałów. Dokument ten ma zastosowanie w sytuacji, gdy np. z magazynu pobrano za dużą ilość materiału lub omyłkowo pobranych niewłaściwy materiał.

Dokument Zw:

• Datę zwrotu i przyjęcia do magazynu

• Kolejny numer dokumentu Zw

• Nazwę wydziału dokonującego zwrotu materiału

• Rodzaj materiału, ilość, jednostkę miary i cenę jednostkową

• Powód zwrotu

• Datę i podpis osoby zwracającej i przyjmującej

Dowód Mm dokumentuje przesunięcie składników majątku pomiędzy magazynami tej samej jednostki. W jednym magazynie następuje zmniejszenie stanu magazynowe, a w drugim zwiększenie o tę samą ilość i wartość.

• Nazwę magazynu – wydającej i przyjmującego składniki majątku

• Datę wydania i przyjęcia do magazynu

• Kolejny numer dokumentu

• Nazwę składnika

• ilość, jednostkę miary i cenę jednostkową, wartość

• Datę i podpis osoby wydającej i przyjmującej

Dowód Wz dokumentuje wydanie materiałów, towarów i WG na zewnątrz jednostki, np. przy ich sprzedaży.

Dokument Wz powinien zawierać:

• Datę wystawienia dokumentu

• Kolejny numer dokumentu

• Nazwę jednostki wystawiającej Wz

• Nazwę odbiorcy

• Nazwę wydawanego składniku z magazynu

• Ilość wydanego materiału, towaru WG jednostkę miary, cenę jednostkową wartość ogółem

• Datę i podpis osoby odbierającej i wydającej składniki majątku.

Dowód Rw dokumentuje wydanie materiałów, towarów i WG z magazynu w celi ich zużycia wewnątrz jednostki, np. do produkcji lub na potrzeby administracyjne, gospodarcze, biurowe jednostki.

Dokument Rw powinien zawierać:

• Datę wystawienia dokumentu

• Kolejny numer dokumentu

• Nazwę magazynu wydającego składniki

• Nazwę działu otrzymującego składniki z magazynu

• Nazwę wydanego składnika

• Ilość żądaną i wydaną jednostkę miary cenę jednostkową i wartość

• Datę i podpis osoby

WYKŁAD 8

Zasady kontroli dokumentów księgowych

Zarówno wymagania określone w art. 2 jak też kontrola wewnętrzna dowodów księgowych powinny być w praktyce realizowanie w taki sposób aby zabezpieczyć rzetelność dokumentów na wejściu tzn. przed wprowadzeniem na ich podstawie do ksiąg rachunkowych.

Dlatego też w odniesieniu d dowodów dokumentujących szczególnie ważne operacje gospodarcze omówieni ona wyżej kontrola pod względem formalno-rachunkowym i merytorycznym może się okazać niewystarczająca.

Konieczne w takich przypadkach jest rozważenie zastosowania szczególnych zasad kontroli dowodów.

Formularze druków, na których sporządza się dowody księgowe dokumentujące przemieszczenie składników majątku (rzeczowych i gotówkowych) pomiędzy uczestnikami transakcji wchodzących w stosunki umowne z jednostką lub pomiędzy placówkami gospodarczymi tej jednostki oraz formularze spisów z natury przeznaczone do inwentaryzacji oraz inne dowody dokumentujące operacje szczególnie ważne z punktu widzenia ochrony interesów firmy, mogą być traktowane jako druki ścisłej kontroli lub druki ścisłego zarachowania.

W celu upewnienia się, że dowody księgowe zostały sporządzone właściwie, powinny być poddane kontroli pod względem formalno-rachunkowym i merytorycznym, przed zaksięgowaniem wynikających z nich operacji gospodarczych.

Wprawdzie ustawa o rachunkowości w sposób wyraźny tego nie nakazuje, jednak wymagania rzetelności, kompletności i bezbłędności, określone w art. 22 ust 1 tej ustawy oraz interes firmy wskazują na niezbędność tej kontroli.

Dekretacja dowodów księgowych

Dowód księgowy stwierdzający dokonanie operacji gospodarczej będący podstawą zapisów w księgach rachunkowych powinien zawierać (między innymi):

1. stwierdzenie sprawdzenia dowodu i

2. stwierdzenie zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych.

Po sprawdzeniu dowodów powinien zostać zakwalifikowany – zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt. 6 UR – do ujęcia w księgach rachunkowych przez uprawnioną do tego osobę.

Stwierdzenie zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych polega na wskazaniu miesiąca oraz sposobu ujęcia w księgach rachunkowych (dekretacji).

Zakwalifikowanie dowodu do ujęcia w księgach powinno wskazywać:

- datę pod którą dokument ma być księgowany

- konta i strony tych kont na których nastąpi zapis operacji gospodarczej (dekret)

- kwotę operacji

- ewidencję analityczną – jeżeli jest prowadzona.

Osoba kwalifikująca dowód do ujęcia w księgach rachunkowych – na znak potwierdzenia wskazania okresu księgowania i sposobu ujęcia dowodu w księgach – powinna się podpisać.

Ustawa o rachunkowości nie wskazuje formy sprawdzania dowodu i jego dekretacji. Może to być zatem dowolna forma przyjęta przez jednostkę o określona w dokumentacji pisującej zasady (politykę) rachunkowości, wymaganej art. 10 UOR.

Dla ułatwienia przy sprawdzaniu dowodów oraz ich kwalifikowaniu do ujęcia w księgach można stosować pieczątki, które mają przewidziane pola do wpisania wymienionych wyżej wskazań.

Można zaniechać zamieszczania na dowodzie księgowym sposobu ujęcia dowodu w księgach rach (dekretacji) jeżeli wynika to z techniki dokumentowania zapisów księgowych. Na takie uproszczenie zezwala art. 21 ust.1 UOR.

System komputerowy powinien przy tym umożliwiać:

- uzyskanie informacji o sposobie ewidencji dowodu księgowego na kontach księgi głównej zgodnie z zasadą podwójnego zapisu raz

- ustalenie jednoznacznego powiązania dowodów księgowych z zapisami w dzienniku (poprzez numet pozycji).

Elementy dowodu księgowego

Zgodnie z art. 21 UOR dowód księgowy powinien zawierać co najmniej:

- określenie rodzaju dowodu i jego numer identyfikacyjnego

- określenie stron dokonujących operacji

- opis operacji oraz jej wartości, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych

- datę dokonania operacji a gdy dowód został sporządzony pod inną datą także datę sporządzenia dowodu

- podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów

- stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rach przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rach (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

Jeżeli dowód nie dokumentuje przekazania lub przejęcia składnika aktywów, przeniesienia prawa własności lub użytkowania wieczystego gruntu albo nie jest dowodem zastępczym, podpisy osób wymienionych w pkt 5 ustawodawca pozwolił zastąpić znakami zapewniającymi ustalenie tych osób.

Podpisy na dokumentach ubezpieczenia i emitowanych papierów wartościowych mogą być odtworzone mechanicznie.

Wartość może być w dowodzie pominięta, jeżeli w toku przetwarzania w rachunkowości danych wyrażonych w jednostkach naturalnych następuje ich wycena, potwierdzona stosownym wydrukiem.

Waluta i język obcy

Dowód księgowych opiewający na waluty obce powinien zawierać przeliczenie ich wartości na walutę polską według kursu obowiązującego w dniu przeprowadzenia operacji gospodarczej.

Wynik przeliczenia zamieszcza się bezpośrednio na dowodzie, chyba że system przetwarzania danych zapewnia automatyczne przeliczenie walut obcych na walutę polską, a wykonanie tego przeliczenia potwierdza odpowiedni wydruk.

Obowiązek przeliczania wartości walutowych na złotówki wynika z obowiązku prowadzenia ksiąg rach w złotych; zapisy walutowe mogą mieć jedynie charakter uzupełniający.

Dowód księgowy nie musi być zawsze wystawiony w języku polskim. Przykładowo, w niektórych jednostkach dokonujących transakcji międzynarodowych, duża część otrzymywanych faktur wystawionych jest w językach obcych.

Ustawodawca postanowił, że na żądanie organów kontroli lub biegłego rewidenta należy zapewnić wiarygodne przetłumaczenie na język polski treści wskazanych przez nich dowodów, sporządzonych w języku obcym.

W praktyce oznacza to, że dokumenty wymagające tłumaczenia większej ilości tekstu – zwłaszcza umowy – sporządza się od razu w dwóch wersjach językowych lub zaraz po podpisaniu oddaje się do tłumaczenia osobie do tego uprawnionej (tłumacz przysięgły). Oczywiście przekazanie do tłumaczenia właśnie tłumaczowi przysięgłemu nie jest obowiązkowe; ustawodawca żąda jedynie „wiarygodności” tłumaczenia i do decyzji jednostki należy jak taką wiarygodność zapewnić.

Korekty dowodów księgowych

Dowody księgowe powinny być:

-rzetelne, czyli zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują

- kompletne, zawierające co najmniej ww. elementy oraz

- wolne d błędów rachunkowych.

W art. 21 UOR ustawodawca postanowił, że niedopuszczalne jest dokonywanie w dowodach księgowych wymazywania i przeróbek.

Taki sposób dokonywania korekty nie pozwala bowiem na stwierdzenie, kiedy poprawka została dokonana i uniemożliwia „prześledzenie” dokonanych zmian: od pierwszej wersji do wersji pozostającej jako ostateczna na dany dzień – a tym samym podważa wiarygodność ksiąg rachunkowych i zawartych w nich zapisów.

Jedyna dopuszczalna metoda dokonywania korekt w dowodach źródłowych zewnętrznych – zarówno obcych jak i własnych to wysłanie kontrahentowi odpowiedniego dokumentu zawierającego sprostowanie ((wraz ze stosowanym uzasadnieniem) chyba, że inne przepisy stanowią inaczej. Podobne rozwiązanie znajdujemy m.in. w przepisach o podatku od towarów i usług, które pozwalają na dokonywanie korekt otrzymanych faktur VAT przez wystawienie noty korygującej.

Organizacja obiegu dowodów księgowych

Od właściwej organizacji obiegu dokumentów zależy kompletne i terminowe ich dostarczanie do działu księgowości gdzie są one podstawą czynności ewidencyjno-rozliczeniowych.

Obieg dokumentów rozpoczyna się od momentu ich wystawienia (dowody własne) albo wpływu do firmy (dowody obce) a kończy w momencie zaksięgowania i przekazania do archiwizowania, najpierw bieżącego a potem stałego.

W tym czasie dokument przechodzi przez różne ogniwa w firmie, które mogą dokonywać na nim różnych czynności (kontrola, zatwierdzanie, nanoszenie różnych danych, obliczenia itp.).

Dowody obce dowody własne

Przyjęcie przez wytypowane komórki wystawianie przez określone

Kontrola merytoryczna, formalna, rachunkowa komórki

Przyjęcie dokumentów w dziale rachunkowości

Kontrola merytoryczna formalna i rachunkowa

Segregacja

Kontrola kompletności

Dekretacja

Wykorzystanie do zapisów księgowych

Archiwizowanie bieżące

Archiwizowanie stałe

Organizacja obiegu dowodów księgowych

Niewłaściwa organizacja obiegu dokumentów może powodować zakłócenia w pracy wielu ogniw w przedsiębiorstwie.

Dążąc do optymalizacji obiegu dokumentów księgowych należy:

- określić rodzaje dokumentów stosowanych w przedsiębiorstwie, eliminując dokumenty dublujące się i zbędne oraz zapewniając ich maksymalną wartość w myśl zasady, że dana operacja powinna mieć jedno źródło informacji, z którego będą korzystać rożni użytkownicy,

- ustalić niezbędną liczbę kopii, uwzględniając zasadę maksymalnego wykorzystania jednego dokumentów przez różnych odbiorców,

- ujednolicić układ dla różnych dokumentów, co usprawni ich wypełnianie i przyspieszy obieg.

- ograniczyć do niezbędnego minimum liczbę dokumentów zliczanych do druków ścisłego zarachowania i ścisłej kontroli, których obieg jest wolniejszy ze względu na rozbudowane procedury kontrolne,

- wprowadzić odpowiedni system symboli i kodów, co ułatwia wypełnianie dokumentację i identyfikację określonych operacji gospodarczych lub ich elementów

- ustalić zakres, rodzaj i tryb kontroli dokumentów,

- dążyć do skrócenia drogi i czasu obiegu dokumentów przez:

* wyznaczenie minimalnego czasu pozostawania dokumentów w określonych ogniwach

* eliminację zbędnych ogniw w trasie obiegu dokumentów,

* jednorazowy przepływ dowodu przez dane stanowisko

* określenie terminów przekazywania dokumentów między komórkami,

- kontrolować terminowości przepływu dokumentów przez ogniwa pośrednie i terminowość wpływu do działu rachunkowości.

W celu usprawnienia wystawiania obiegu i kontroli dokumentów księgowych w jednostkach gospodarczych stosuje się instrukcję dokumentów.

Instrukcja składa się przeważnie z dwóch części:

- ogólnej,

- szczegółowej.

Elementy instrukcji

Część ogólna

1. informacje wstępne

2. dokumenty księgowe

3. zasady przyjmowania, wystawiania i kontroli poszczególnych rodzajów dowodów

4. zasady obiegu dokumentów według rodzajów operacji.

Część szczegółowa

Kto, ile, która kopia, gdzie….

Instrukcja wystawiania obiegu i kontroli dokumentów księgowych w formie zarządzania kierownika jednostki, powinna dotrzeć do wszystkich komórek organizacyjnych, które są związane z obiegiem dowodów księgowych.

Od wywiązywania się przez nie z ustaleń zawartych w instrukcji co do przyjmowania/wystawiania dowodów, dokonywania adnotacji, obliczeń, kontroli,, zależy jakość dowodów oraz jakość ewidencji księgowej, której są one podstawą.

WYKŁAD 9

Dowód księgowy a podatek dochodowy

Ustawa z dnia 15 lutego 1992r. o podatku dochodowym od osób prawnych – nie wprowadza żadnych zasad prowadzenia ksiąg rachunkowych.

W art. 9 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych zapisano jedynie, że podatnicy są obwiązani do prowadzenia ewidencji rachunkowej, zgodnie z odrębnymi przepisami ( a więc zgodnie z UOR) w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty) podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy a także do uwzględnienia..

Zapis taki oznacza, że dowód księgowy – poprawny pod względem wymagań prawa bilansowego – stanowi wiarygodny dowód z punktu widzenia podatku dochodowego. Dotyczy o zwłaszcza kosztów uzyskania przychodów, które najczęściej są kwestionowane przez organy skarbowe.

Czy jednak dowód księgowy sporządzony nieprawidłowo może być powodem wyłączenia danego wydatku z kosztów uzyskania przychodów? Wszystko zależy od tego, na czym polega nieprawidłowość. Jeżeli dowód odzwierciedla rzeczywiste zdarzenia, brak jakiegoś elementu – np. daty, podpisu, dekretu itp. – nie może stanowić o zakwestionowaniu dowodu dla celów podatkowych.

Należy jednak pamiętać, że warunkiem jest rzetelność dowodu księgowego: musi on być dowodem faktycznego zdarzenia.

Przechowywanie dokumentacji księgowej

Podmioty gospodarcze obligatoryjne muszą przechowywać dokumentację księgową.

Obowiązek taki wynika z kilku aktów prawnych, m.in. z UOR, ordynacji podatkowej czy ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych.

Przepisy regulują okres przechowywania dokumentów księgowych w różny sposób.

W praktyce powyższe n, że dla potrzeb UR pewne dokumenty mogłyby być już zniszczone, jednak dla celów np. podatkowych, muszą być jeszcze przechowywane.

Terminy przechowywania dokumentów księgowych u świetle UOR

Ustawa z dnia 29 września 1994 o rach nakłada na podmioty gospodarcze obowiązek gromadzenia i przechowywania dowodów księgowych oraz pozostałej dokumentacji przewidzianej ustawą.

Ponadto, zgodnie z art. 10 UOR jednostka powinna posiadać dokumentację opisującą w języku polskim przyjęte przez nią zasady dotyczące systemu służącego ochronie danych i ich zbiorów, w tym dokumentów księgowych, ksiąg rach i innych dokumentów stanowiących podstawę dokonanych w nich zapisów.

Podmioty gospodarcze mają obowiązek przechowywać w należyty sposób i chronić przed niedozwolonymi zmianami, nieupoważnionym rozpowszechnianiem, szkodzeniem lub zniszczeniem zbiory, d których zalicza się:

1. księgi rachunkowe

2. dowody księgowe

3. dokumenty inwentaryzacyjne

4. roczne sprawozdania finansowe

5. dokumentację opisującą w j. polskim przyjęte przez nią zasady (politykę) rachunkowości.

Dowody księgowe przechowuje się w siedzibie zarządu lub oddziału (zakładu) jednostki w oryginalnej postaci, w ustalonym porządku dostosowanym d sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w podziale na okresy sprawozdawcze, w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie.

Roczne zbiory dowodów oznacza się określeniem nazwy ich rodzaju oraz symbolem końcowych lat i końcowych numerów w zbiorze.

Okres przechowywania dokumentów księgowych wynosi dla:

1. dowodów księgowych dot. Wpływów ze sprzedaży detalicznej – do dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego za dany rok obrotowy, nie krócej niż do dnia rozliczenia osób, którym powierzono składniki aktywów objęte sprzedażą detaliczną.

2. dowodów księgowych dot. Wieloletnich inwestycji rozpoczętych, pożyczek, kredytów oraz umów handlowych, roszczeń dochodzonych w postępowaniu cywilnym lub objętych podstępowaniem karnym albo podatkowym – 5 lat od początku roku następującego po raku obrotowym, w którym operacje, transakcje i postępowanie zostały ostatecznie zakończone, spłacone, rozliczone lub przedawnione

3. dokumentów dot. Rękojmi i reklamacji – 1 rok po terminie upływu rękojmi lub rozliczenia reklamacji

4. dokumentacji przyjętego sposobu prowadzenia rachunkowości – nie krócej niż 5 lat od upływu jej ważności

5. kart wynagrodzeń pracowników bądź ich odpowiedników – przez okres wymaganego dostępu do tych informacji, wynikających z przepisów emerytalnych, rentowych oraz podatkowych, nie krócej jednak niż 5 lat

5. pozostałych dowodów księgowych i dokumentów – 5lat.

Regulacje podatkowe dotyczące terminów przechowywania dokumentacji nie są zgodne z UOR.

Na podstawie art. 86 ordynacji podatkowej podatnicy obowiązani do prowadzenia ksiąg podatkowych przechowują księgi i związane z ich prowadzeniem dokumenty do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Zobowiązanie podatkowe przedawnia się co do zasady z upływem 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.

Bieg terminu może nie rozpocząć się a rozpoczęty może ulec zawieszeniu lub zostać przerwany, co w konsekwencji wydłuży kres przechowywania ksiąg. Ponadto zobowiązania podatkowe zabezpieczone hipoteką luz zastawem Sarb owym nie ulegają przedawnieniu.

Z powyższego wynika, że księgi podatkowe za rok 2001 należy przechowywać co najmniej do końca 2007. Przy czym dla celów podatkowych przez księgi podatkowe należy rozumieć księgi rachunkowe, podatkową księgę przychodów i rozchodów, ewidencje oraz rejestry, d których prowadzenia, do celów podatkowych, na podstawie odrębnych przepisów, obowiązani są podatnicy, płatnicy lub inkasenci.

Powiązany z okresami przedawnienia obowiązek przechowywania ksiąg podatkowych nakazuje przyjąć, iż ryzykiem podatnika jest zabezpieczenie urządzeń księgowych dla ewentualnego wykorzystania ich w postępowaniu podatkowym, kontrolnym lub sprawdzającym.

Terminy przechowywania dokumentów księgowych w świetle ustawy o VAT

Zgodnie z art. 112 ustawy z dnia 11 marca 2004 o podatku VAT podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczenia podatku oraz wszystkie dokumenty związane z tym rozliczaniem do czasu upływ terminu przedawniania zobowiązania podatkowego.

Terminy przechowywania dokumentów księgowych w świetle innych aktów prawnych.

Regulacje dotyczące okresu przechowywania dokumentów zawiera także ustawa z dnia 13 października 1998 o systemie ubezpieczeń społecznych – usus płatnik składek jest obowiązany przechowywać przez okres 5 lat lub 10 kopie przekazanych do ZUS dokument w ubezpieczeniowych.

Zgodnie z art. 36 ust usus jeżeli płatnik składek przekazywał do ZUS dokumenty zgłoszeniowe (ZUA, ZZA, ZPA, ZFA) w postaci elektronicznej, to jest obowiązany przechowywać przez okres 5 lat te dokumenty w formie papierowej z własnoręcznym podpisem osoby zgłaszanej.

Z kolei kopie deklaracji rozliczeniowych i imiennych raportów miesięcznych oraz dokumentów korygujących te dokumenty płatnik składek zobowiązany jest przechowywać przez okres 10 lat od dnia ich przekazania do ZUS, w formie dokumentu pisemnego lub elektronicznego.

Ze względu na fakt, iż płatnik składek jest obowiązany:

- na żądanie organu rentowego do wystawienia dokumentów w celu udowodnienia okresów składkowych okresów nieskładkowych

- do wystawienia dokumentów w celu udowodnienia okresów pracy w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze, okresów pracy górniczej oraz okresów pracy na kolei

- do wystawienia zaświadczenia o wysokości przychodu stanowiącego podstawę wymiary składek na ubezpieczenia społeczne, wypłaconego za okresy, za które przychód ten przysługuje, a także o wysokości wypłaconych wynagrodzeń z czas niezdolności do pracy, świadczeń i zasiłków

- jest on zobowiązany przechowywać listy płac, karty wynagrodzeń albo inne dowody, na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty, przez okres 50 lat od dnia zakończenia przez ubezpieczonego pracy u danego płatnika.

Ustawa z dnia 14 lipca 1983 o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach w rozdziale 4b reguluje postępowanie z dokumentacją osobową i płacową w przypadku likwidacji lub upadłości pracodawcy.

Zgodnie z tymi przepisami, w przypadku postawienia pracodawcy w tan likwidacji lub ogłoszenia jego upadłości pracodawca wskazuje podmiot prowadzący działalność w dziedzinie przechowywania dokumentacji, któremu zostanie ona przekazana do dlaczego przechowywania zapewniając na ten cel środki fin na czas, jaki pozostał do końca 50letniego okresu przechowywania dokumentacji liczonego:

- od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy- dla dokumentacji osobowej

- od dnia wytworzenia – dla dok. Płacowej.

W przypadku stwierdzenia przez sąd rejestrowy na wniosek pracodawcy podlegającego wpisowi do Krajowego Rejestru Sądowego lub ewidencji działalności gospodarczej, niemożności zapewnienia środków na koszty dalszego przechowywania, dokumentację przejmuje archiwum państwowe, utworzone w tym celu przez ministra właściwego do spraw kultury i ochrony dziedzictwa narodowego.

Przed wydaniem postanowienia w sprawie wnioski o przechowywanie dokumentacji w archiwum państwowym, sąd zasięga pinii naczelnika urzędu skarb …

Dokumentacja przekazywana przez pracodawcę do dalszego przechowywania powinna być przez przekazaniem odpowiednio uporządkowana.

Księgi rachunkowe

są to urządzenia, w których dokonuje się zapisów księgowych, a także wykazuje obroty ustalone w drodze sumowania zapisów księgowych oraz salda wyrażające stany poszczególnych składników A i P na określony dzień.

Do ksiąg rachunkowych należą:

- dziennik

- Księga Głowna

- Księgi pomocnicze

- Zestawienia obrotów i sald

- Inwentarz

Dziennik jest przeznaczony do chronologicznego ujmowania zdarzeń gospodarczych, które wystąpiły w okresie sprawozdawczym.

Zapisy w dzienniku są dokonywane na podstawie zweryfikowanych i zatwierdzonych dowodów księgowych, w kolejności czasowej.

Każdy zapis w dzienniku musi być powiązany z dowodem księg., w związku z czym należy podać nazwę i numer dowodu, który jest źródłem zapisu

Oprócz określenia dowodu księgowego każdy zapis w dzienniku powinien zawierać:

- kolejny numer pozycji w dzienniku

- datę operacji

- treść operacji (ewentualnie skrót lub kod przewidziany dla danej operacji)

- kwotę operacji

W razie stosowania skrótów lub kodów w odniesieniu do operacji należy sporządzić pisemny ich wykaz z objaśnieniem ich znaczenia.

Zapisy w dzienniku sumowane są w sposób ciągły z podziałem na okresy sprawozdawcze.

W jednostce gospodarczej mogą być przyjęte dwa rozwiązania w zakresie prowadzenia dziennika:

- jest prowadzony jeden dziennik dla wszystkich oper

- prowadzi się dzienniki częściowe dla poszczególnych rodzajów zdarzeń

W przypadku prowadzenia dzienników częściowych jest konieczne sporządzenie na koniec okresu sprawozdawczego zbiorczego zestawienia obrotów wszystkich dzienników częściowych.

Księgę główną tworzą konta syntetyczne ujęte w zakładowym planie kont.

Na kontach tych prowadzi się ewidencję oper gosp w porządku systematycznym z zasadą podwójnego zapisu.

Każda oper gosp zostaje tematycznie podporządkowana określonym kontom, na których kolejne oper księguje się chronologicznie z powołaniem na dowód księgowy, odzwierciedlający operację będącą przedmiotem ewidencji.

W księdze głównej są ujmowane operacje, które wcześniej albo jednocześnie zostały zarejestrowane w dzienniku.

Konta księgi głównej stanowią podstawę sporządzenia obligatoryjnych sprawozdań finansowych, a także uzyskania innych potrzebnych informacji.

Księgi pomocnicze (uzupełniające) składają się z kont analitycznych (szczegółowych), które z praktycznych względów prowadzi się w celu rozwinięcia i uzupełnienia wpisów w księdze głównej.

Konta analityczne mają za zadanie dostarczyć informacji bardziej szczegółowych niż te na kontach syntetycznych.

Prowadzi się je w odniesieniu do:

- ŚT oraz ŚT w budowie

- WNiP

- odpisów umorzeniowych ŚT oraz WNiP

- rozrachunków

- operacji gotówkowych

- innych istotnych składników aktywów

- operacji sprzedaży

- operacji zakupu

- kosztów

Konta analityczne powstają w drodze poziomego podziału konta syntetycznego do którego są one prowadzone.

Do jednego konta syntetycznego może być utworzonych kilka zbiorów kont analitycznych, w zależności od przyjętych kryteriów podziałów, które wynikają z charakteru konta i potrzeb informacyjnych.

W ramach danego zbioru analityki może wystąpić jeden lub więcej stopni, wynika to z konieczności pogłębienia szczegółowości podziałów.

WYKŁAD 10

Tabelka –materiały

Konta analityczne funkcjonują na zasadzie pojedynczego zapisu, który jest potworzeniem księgowania na koncie syntetycznym.

Zamieszcza się go po tej samej stronie , jednak bez korespondencji z innymi kontami. Kwota operacji ujmowanej na koncie syntetycznym zostaje rozdzielona miedzy konta analityczne.

Przy ewidencjach na kontach analitycznych obowiązuje zasada, że suma obrotów i sald wszystkich kont analitycznych prowadzonych do danego konta syntetycznego…

Zestawienie obrotów i sald sporządza się dla kont księgi głównej oraz dla kont ksiąg pomocniczych. Zestawienie obrotów i sald kont syntetycznych sporządza się nie rzadziej niż na koniec każdego miesiąca na podstawie zapisów na kontach księgi głównej.

W zestawieniu zamieszcza się :

• Nazwy kont lub ich symbole

• Salda początkowe kont na dzień otwarcia ksiąg rachunkowych.

• Obroty za okres sprawozdawczy oraz narastająco od początku roku przy czym muszą one być zgodne z bieżącymi i narastającymi obrotami w dzienniku albo zestawieniu obrotów dzienników częściowych

• Salda na koniec okresu sprawozdawczego

• Łączne sumy sald początkowych, obrotów i sald końcowych.

Zestawienie sald wszystkich kont pomocniczych sporządza się na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych. Umożliwia ono sprawdzenie zgodności księgowań ksiąg pomocniczych z zapisami na kontach syntetycznych.

Inwentarz jest wykazem aktywów i pasywów zgodnych z wynikami inwentaryzacji. Inwentarz sporządzają jednostki, które nie prowadziły wcześniej ksiąg rachunkowych.

Wykazane w inwentarzu pozycje powinny być odpowiednikami pozycji występujących w bilansie otwarcia lub stanowić ich rozwinięcie. W przypadku kiedy jednostki kontynuują prowadzenie ksiąg, rolę inwentarza spełnia zestawienie obrotów i sald.

Powiązania ksiąg rachunkowych

Dowody księgowe

Dziennik Księga główna Księgi pomocnicze

Zestawienie obrotów i sald ks. głównej Zestawienie sald kont ksiąg pomocniczych

Konstrukcja zakładowego planu kont

Zgodnie z ustawą o rachunkowości, każda jednostka gospodarcza prowadzi księgi rachunkowe w sposób zgodny z ustawą musi mieć opracowaną w języku polskim dokumentację zasad rachunkowości.

Istotnym elementem tej dokumentacji jest zakładowy plan kont, który stanowi trzon systemu rachunkowości jednostki gospodarczej.

Od jego struktury zależy sposób prowadzenia ewidencji ksiąg i jej pracochłonność oraz potencjał informacyjny rachunkowości danej jednostki gospodarczej.

Konstruując zakładowy plan kont, należy uwzględnić:

• Obowiązki informacyjne wynikające z uor

• Potrzeby informacyjne otoczenia

• Potrzeby informacyjne zarządzania jednostką

Ze względu na wymagania uor należy tak opracować plan kont, aby zastosowany w nich podział na konta syntetyczne i analityczne oraz zasady ich funkcjonowania umożliwiły sporządzenie:

• Obligatoryjnych sprawozdań finansowych wg prawa bilansowego

• Obowiązujących sprawozdań finansowych wg przepisów o statystyce publicznej

• Innych sprawozdań, w tym deklaracji podatkowych oraz przeprowadzenie rozliczeń finansowych

Pomocą w opracowaniu zakładowego planu kont jest wzorcowy plan kont. UOR zawiera delegacją dla Ministra Finansów do wydania w drodze rozporządzenia wzorcowych planów kont dla różnych jednostek.

Organy określające opracowanie wzorcowych planów kont np. w przypadku Banku organem określającym jest Minister Właściwy do spraw finansów publicznych, organem opiniującym KNF. (Tabelka)…

W odniesieniu do pozostałych jednostek Minister nie skorzystał z delegacji ustawowej i nie wydał wzorcowego planu kont.

Taką rolę może spełnić wzorcowy wykaz kont z wyjaśnieniami i wykazem księgowań typowych operacji gospodarczych i opracowanych przez wydawnictwo Rachunkowość a zalecany przez Zarząd Główny Stowarzyszenia Księgowych w Polsce.

….

Celem wydania wzorcowego planu kont jest ujednolicanie rozwiązań dotyczących grupowania operacji gospodarczych a także dostarczanie jednostkom wzorca umożliwiającego zmiejszenie nakładów pracy na opracowanie zakładowego planu kont oraz przy sporządzaniu plan kont oraz przy sporządzaniu programów komputerowych z zakresu rach. Wzorcowy plan kont nie może zostać potraktowany jako zakładowy plan kont konkretnej jednostki gospodarcze, ponieważ:

• Proponowana we wzorcowym planie kont klasyfikacja kont ks. Głównej ma charakter ogólny i może nie odpowiadać potrzebom i specyfice danej jednostki (niektóre konta mogą być zbędne, inne wymagać rozbudowy)

• Zawiera on rozwiązania wariantowe w sytuacji gdy UOR dopuszcza swobodę wyboru, natomiast w zakładowym planie kont musi być przedstawione konkretne rozwiązanie stosowane w danej jednostce.

• Nie ujmuje się we wzorcowym planie kont zagadnień ewidencji analitycznej, które mają bardzo indywidualny charakter i wynikają ze specyficznych cech określonej jednostki gospodarczej.

Przyjęta we wzorcowym planie kont klasyfikacja kont księgi głównej oraz zasady ich funkcjonowania są podporządkowane obowiązkom sprawozdawczym jednostki gospodarczej.

Przyjmuje się w nich podział na dziewięć zespołów kont oznaczonych symbolami cyfrowymi od 0 do 8

0 majątek trwały

1 środki pieniężne, rachunki bankowe i inne krótkookresowe aktywa finansowe

2 rozrachunki i roszczenia

3 materiały i towary

4 koszty wg rodzajów i rozliczeń

5 koszty wg układu funkcjonalnego

6 produkty i rozliczenia międzyokresowe

7 przychody i koszty uzyskania tych Przechodów

8 kapitały własne, fundusze specjalne, rezerwy, WF.

Kryterium wyodrębniania poszczególnych zespołów jej treści ekonomiczne należących do nich kont oraz sposób ich funkcjonowania. Każdy symbol rozpoczyna cyfra oznaczająca przynależność do określonego zespołu.

We wzorcowym planie kont oprócz wykazu kont ks. Głównej znajduje się komentarz, który zawiera objaśnienia co do istoty zapisów na danym koncie oraz zasady jej funkcjonowania. Dla strony WN i MA każdego konta są podane typowe operacje i sposób ich zaksięgowania w powiązaniu z korespondującymi kontami.

Korzystając ze wzorcowego planu kont opracowanie własnego zakładowego planu kont jest korzystne ze względu na:

• Wzorcowy plan kont regulacje UOR

• Jego układ jest dostosowany do wynikających z ustawy obowiązków sprawozdania

• Wyjaśnienia i interpretacje MF odwołują się do wzorcowego planu kont

• Wzorcowy wykaz kont jest wykorzystywany w różnych szkoleniach

• Służy do wymiany doświadczeń między księgowymi

• Na wzorcowym planie oparte są różne wyd. książkowe do wyk. Przez jedn. Gosp.

Możliwość konstrukcji zakładowego planu kont:

1. Autonomiczne opracowanie

2. Adaptacja wzorcowego planu kont

3. Wykaz wydawnictw książkowych

Inwentaryzacja i jej organizacja

Inwentaryzacja jest to ustalenie rzeczywistego stanu aktywów i pasywów jednostki w określonym momencie. Celem inwentaryzacji jest weryfikacja danych ewidencyjnych przez ich porównanie ze faktycznym. Zapewnia realizację naczelnej koncepcji rach. - prezentacja wiernego i rzetelnego obrazu. Ponadto jest jednym z narzędzi kontroli wewnętrznej w jednostce.

Rezultaty prawidłowej inwentaryzacji

W rezultacie prawidłowo przeprowadzonej inwentaryzacji następuje:

• Ustalenie faktycznego stanu aktywów i pasywów

• Ustalenie różnic między stanem faktycznym a ewidencją księgową

• Rozliczenie osób materialnie odpowiedzialnych za powierzane im składniki majątku

• Ocena przydatności inwentaryzacyjnych składników

• Rozliczenie różnic inwentaryzacyjnych w celu doprowadzenia do zgodności danych księgowych ze stanem rzeczywistym.

Obowiązek przeprowadzenia inwentaryzacji

Zgodnie z art.26 UOR inwentaryzacji podlegają wszystkie aktywa i pasywa jednostki a także powierzone jednostce składniki majątkowe będące własnością innych podmiotów. Obowiązek objęcia inwentaryzacją obcych składników majątkowych nie dotyczy jednostek świadczących usługi pocztowe, transportowe, spedycyjne i składowania.

Organizacja inwentaryzacji

Prawidłowe przeprowadzenie inwentaryzacji wymaga odpowiedniego przygotowania organizacyjnego jednostki. Odpowiedzialność za właściwy przebieg inwentaryzacji ponosi kierownik jednostki. Cała procedura powinna przebiegać zgodnie z przepisami prawa i zasadami wypracowanymi w praktyce. Każda jednostka musi wypracować szczegółowe uregulowania w zakresie inwentaryzacji, które powinny uwzględnić specyfikację jej działalności.

WYKŁAD 11

Instrukcja inwentaryzacyjna

Najczęściej spotykane rozwiązanie polega na tym, że związane z inwentaryzacją zagadnienia, które się corocznie powtarzają, ujmowane są w instrukcji inwentaryzacyjnej (regulaminie inwentaryzacyjnym), opracowywanej przez głównego księgowego lub kierownika komórki inwentaryzacyjnej a zatwierdzanej przez kierownictwo jednostki.

Instrukcja inwentaryzacyjna zawiera następujące podstawowe elementy:

- ogólne zasady przeprowadzania inwentaryzacji (m.in. cel inwentaryzacji, rodzaje i metody inwentaryzacji, terminy i częstotliwość inwentaryzacji)

- wyszczególnienie osób odpowiedzialnych za inwentaryzację

- zasady szkolenia przedinwentaryzacyjnego

- opis czynności związanych z przygotowaniem inwentaryzacji

- rodzaje dokumentów inwentaryzacyjnych

- sposób przygotowania składników objętych inwentaryzacją

- zasady wyceny inwentaryzowanych składników

- podział terenu na pola spisowe

- zasady rozliczania różnic inwentaryzacyjnych

- itp.

Z kolei problemy charakterystyczne wyłącznie dla danego roku ujmowane są w zarządzeniach kierownika jednostki, takich jak: zarządzenie o inwentaryzacji, plan inwentaryzacji i harmonogram.

Zarządzenie o inwentaryzacji

Zarządzenie o inwentaryzacji wydawane jest po wstępnych ustaleniach dotyczących inwentaryzacji w danym roku. Zawiera zazwyczaj następujące informacje:

- wyszczególnienie składników majątkowych objętych inwentaryzacją

- listę osób materialnie odpowiedzialnych za spisywane składniki majątkowe

- określenie dnia, na który dokonuje się spisu

- skład komisji inwentaryzacyjnej

Plan inwentaryzacji

Plan sporządzany jest odrębnie dla każdego roku z podziałem na miesiące.

Terminy określone w planie inwentaryzacji powinny przypadać na okresy, kiedy stany spisywanych składników znajdują się na minimalnym poziomie, aby nie zakłócać normalnej działalności jednostki.

Harmonogram inwentaryzacji

Harmonogram inwentaryzacji zawiera terminy, tj. dni i godziny przeprowadzenia określonych czynności inwentaryzacyjnych.

Szczegółowość harmonogramu zależy od potrzeb jednostki.

Mając na uwadze zasadę istotności należy rozważyć sensowność tworzenia harmonogramu, którego opracowanie mogłoby zająć więcej czasu niż samo przeprowadzenie inwentaryzacji.

Etapy inwentaryzacji

Proces inwentaryzacji w poszczególnych przedsiębiorstwach przebiega w różny sposób w zależności od rozmiaru i przedmiotu prowadzonej działalności.

Generalnie jednak w każdej jednostce można wydzielić trzy etapy inwentaryzacji.

• Przygotowanie inwentaryzacji

-Opracowanie planu i harmonogramu inwentaryzacji

- Wydanie zarządzenia o przeprowadzeniu inwentaryzacji

- Przeprowadzenie szkolenia przedinwent

- Przygotowanie dokumentów

- Uporządkowanie pól spisowych

• Przeprowadzenie inwentaryzacji – sposób przeprowadzenia inwentaryzacji zależy od rodzaju składnika aktywów lub pasywów podlegającego tej procedurze.

• Rozliczenie inwentaryzacji – polega na ustaleniu różnic inwent, wyjaśnieniu przyczyn powstania tych różnic i podjęciu decyzji o ich rozliczeniu.

Sposoby przeprowadzania inwentaryzacji

Ustawa o rachunkowości przewiduje trzy sposoby przeprowadzania inwentaryzacji

- spis z natury

- potwierdzenie prawidłowości stanu

- porównanie danych księgowych z dokumentami

Sposób przeprowadzenia inwentaryzacji zależy od rodzaju składnika aktywów lub pasywów będącego przedmiotem tej procedury.

Spis z natury

Spis z natury obejmuje składniki, które z reguły można policzyć, zmierzyć lub zważyć, takie jak:

- aktywa pieniężne (z wyjątkiem zgromadzonych na rachunkach bankowych)

- środki trwałe ( z wyłączeniem gruntów i środków trwałych trudno dostępnych)

- nieruchomości zaliczone do inwestycji

- maszyny i urządzenia wchodzące w skład środków trwałych w budowie

- rzeczowe składniki aktywów obrotowych (zapasy)

- papiery wartościowe w postaci materialnej

- składniki będące własnością innych podmiotów powierzone jednostce w celu ich sprzedaży, przechowywania, przetwarzania lub używania.

Metody spisu z natury

Ustalenie rzeczywistego stanu aktywów może być przeprowadzone różnymi metodami, w zależności od właściwości fizycznych danego składnika, jego dostępności i warunków składowania.

Podstawowe metody spisu z natury to:

- mierzenie

- ważenie

- liczenie

- szacunek

Wybór właściwych jednostek miary, wagi lub ilości dla inwentaryzacji składników zależy od tego, w jakich jednostkach prowadzona jest ich ewidencja. Najczęściej stosowane w inwentaryzacji jednostki to:

- sztuki

- kilogramy

- metry

- metry kwadratowe

- metry sześcienne

- oraz jednostki pochodne od nich (np. egzemplarze, gramy, centymetry, itp.)

Jeżeli składniki majątkowe są niedostępne, niepoliczalne, niemierzalne lub dostęp do nich jest utrudniony, wówczas ich stan określa się metodą szacunkową (tzw. inwentaryzacja uproszczona).

Metodą mogą być objęte na przykład: substancje płynne, materiały sypkie składowane w pryzmach, kopcach, elewatorach, produkcja w toku itp.

Szacunkowe określenie stanu inwentaryzacji aktywów powinno być przeprowadzone przez osoby o odpowiednich kwalifikacjach (pracownicy lub powołani rzeczoznawcy).

Jeżeli ustalony w ten sposób stan nie różni się od stanu wynikającego z ewidencji księgowej o więcej niż 5-10%, uznaje się ze stan księgowy jest zgodny ze stanem faktycznym.

Ważnym elementem decydującym sprawnym i prawidłowym przebiegu spisu z natury jest dobór odpowiednich osób, które spis zorganizują i przeprowadzą.

Przy ustalaniu składy komisji spisowej należy wziąć pod uwagę następujące zalecenia:

- do komisji spisowej nie powinno się powoływać osób, które nie zapewnią bezstronności spisu, tj:

* osób niemających kwalifikacji zawodowych

- osób materialnie odpowiedzialnych za składniki objęte spisem, pracowników działy księgowości, którzy prowadzą ewidencję inwentaryzowanych składników.

- w przypadku występowania składników majątkowych o cechach konieczne jest włączenie w skład komisji specjalistów (pracowników lub zewnętrznych rzeczoznawców).

Należy podkreślić, że zespoły spisowe nie mogą być poinformowane o ilości inwentaryzowanych aktywów wynikającej z ewidencji.

W celu uniknięcie błędów podczas przeprowadzania spisu komisja powinna ustalić zasady postępowania, tj. kolejność i kryteria liczenia inwent składników oraz podział zadań pomiędzy członków komisji. Podstawową zasadą prawidłowego zliczania jest zasada podwójnej kontroli spisu przez osoby spisujące.

Arkusze spisowe

Wyniki inwentaryzacji umieszczane są w arkuszach spisowych. Są to druki ścisłego zarachowania i jako takie wymagają szczególnego traktowania. Wydawane są zespołom spisowym po uprzednim ponumerowaniu, za pokwitowaniem, do rozliczenia po zakończeniu spisu.

Arkusze spisowe stanowią dowód księgowy, powinny więc spełniać podstawowe wymogi ustawowe, tj. powinny więc spełniać podstawowe wymogi ustawowe, tj. zawierać co najmniej:

- nazwę jednostki i pola spisowego

- numer arkusza

- skład komisji inwentaryzacyjnej, nazwiska osób materialnie odpowiedzialnych za inwentaryzację, aktywa i innych osób uczestniczących w spisie (np. biegłych rewidentów).

- datę rzeczywistego rozpoczęcia i zakończenia spisu

- datę, na jaką przypada termin spisu (przykładowo inwentaryzacje przeprowadza się na dzień 31 grudnia, ale faktyczne spisywanie składników ma miejsce od 20 grudnia do 5 stycznia)

- dane dotyczące spisywanych składników (numer porządkowy, symbol, nazwa, jednostka miary, faktyczna ilość stwierdzona w czasie spisu),

- podsumowanie arkusza.

Arkusze spisowe sporządza się co najmniej w dwóch egzemplarzach. Oryginał trafia do komórki a kopia do osoby materialnie odpowiedzialnej za zinwentaryzowane składniki.

Błędy popełnione przy wypełnianiu arkusza można poprawić wyłącznie przez skreślenie błędnego zapisu a następnie wpisanie zapisu poprawnego. Korekta powinna być potwierdzona podpisem osoby dokonujące spisu.

Zadaniem inwentaryzacji jest nie tylko ustalenie ilości danego składnika ale także jego przydatności dla jednostki.

Zidentyfikowane niepełnowartościowe składniki ujmuje się przeważnie na oddzielnych arkuszach spisowych z objaśnieniem przyczyn uznania danego składnika za niepełnowartościowy.

Wyceny arkuszy spisowych dokonuje zespół spisowy lub dział księgowości.

Komisja inwentaryzacyjna

Komisja spisowa powinna przeprowadzać spis w obecności osób materialnie odpowiedzialnych za inwentaryzowane mienie.

Po zakończeniu prawidłowo przeprowadzonego spisu osoby te powinny złożyć oświadczenie, że wszystkie składniki objęte zostały spisem i że osoby te nie wnoszą zastrzeżeń do pracy zespołu spisowego.

Kontrola przebiegu inwentaryzacji

W trakcie inwentaryzacji możliwe są kontrole w celu sprawdzenia prawidłowości przebiegu inwentaryzacji.

Kontrolerami spisowymi mogą być:

- główny księgowy,

- kierownik jednostki,

- członkowie komisji inwentaryzacyjnej,

- powołani kontrolerzy ,

- biegli rewidenci.

- urzędnicy kontroli skarbowej.

Obowiązkiem jednostki, której sprawozdanie podlega badaniu przez biegłego rewidenta jest poinformowanie audytora o terminach inwentaryzacji, aby mógł w niej uczestniczyć jako obserwator.

Dokumentacja spisu z natury

Po przeprowadzeniu inwentaryzacji komisja inwentaryzacyjna zobowiązana jest do skompletowania dokumentacji spisu z natury, na którą składają się:

- wypełnione arkusze spisowe

- protokół dotyczący niepełnowartościowych składników majątkowych

- oświadczenia osób materialnie odpowiedzialnych

- sprawozdanie komisji spisowej z przeprowadzonej inwentaryzacji

- sprawozdanie kontrolera spisu

Terminy przeprowadzania spisu z natury

Prawo bilansowe określa terminy przeprowadzania inwentaryzacji.

Co do zasady spis z natury przeprowadza się:

- na ostatni dzień każdego roku obrotowego, jednakże zachowanie tego terminu i częstotliwości inwentaryzacji zostanie uznane za dotrzymane, jeżeli inwentaryzację:

* składników aktywów ( z wyjątkiem aktywów pieniężnych, papierów wartościowych, produktów w toku oraz materiałów, towarów i produktów gotowych, które odpisywane są w koszty w momencie ich zakupu lub wytworzenia rozpocznie się nie wcześniej niż trzy miesiące przed końcem roku obrotowego a zakończy do 15.dnia następnego roku. Ustalenie ich stanu na dzień bilansowy następuje w wyniki skorygowania stadu stwierdzonego w czasie spisy z natury o zwiększenia i zmniejszenia jakie nastąpiły pomiędzy datą spisu a dniem bilansowym.

* zapasów materiałów, towarów, produktów gotowych półfabrykatów znajdujących się na strzeżonych składowiskach i objętych ewidencją ilościowo- wartościową przeprowadzi się raz w ciągu 2 lat, w dowolnym terminie w ciągu roku

* nieruchomości zaliczonych do środków trwałych oraz inwestycji, jak też znajdujących się na terenie strzeżonym innych środków trwałych oraz maszyn i urządzeń wchodzących w skład środków trwałych w budowie – przeprowadza się raz w ciągu 4 lat, w dowolnym terminie w ciągu roku.

* obowiązkowo na ostatni dzień roku obrotowego przeprowadza się spis aktywów pieniężnych i papierów wartościowych w postaci materialnej.

* nie później niż na dzień bilansowy sporządza się spis z natury materiałów, towarów, produktów gotowych, produktów w toku produkcji, odpisywanych w koszty w momencie ich zakupu lub wytworzenia.

Inwentaryzacja za pomocą uzyskania potwierdzenia prawidłowości stan ma zastosowanie do:

- aktywów finansowych zgromadzonych na rachunkach bankowych lub przechowywanych przez inne jednostki, w tym papierów wartościowych w formie zdematerializowanej

- należności w tym udzielanych pożyczek i zobowiązań ( z wyłączeniem należności spornych i wątpliwych, należności i zobowiązań wobec osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych oraz z tytułów publicznoprawnych)

- własnych składników aktywów powierzonych kontrahentom.

Weryfikacja prawidłowości sald na rachunkach bankowych odbywa się na bieżąco na podstawie wyciągów wysyłanych przez bak posiadaczowi rachunku.

Niezależnie od tego na koniec roku bank wysyła pismo informujące o stanie środków na rachunku lub wielkości kredytu z prośbą o potwierdzenie zgodności danych.

WYKŁAD 12

Inwentaryzację rozrachunków można rozpocząć na 3 miesiące przed końcem roku obrotowego. Jeżeli potwierdzenie należności nastąpi na dzień wcześniejszy niż dzień bilansowy, to uzgodnioną ich wielkość trzeba skorygować w bilansie o obroty, jakie miały miejsce w okresie między dniem uzgodnienia a dniem bilansowym. W trakcie badania sprawozdania finansowego biegły rewident może powtórnie wystąpić do wybranych kontrahentów o potwierdzenie salda. W piśmie …

Porównanie danych księgowych z dokumentami.

Porównanie to dotyczy aktywów i pasywów, których co do zasady nie da się zainwentaryzować w inny sposób oraz tych w których dwa poprzednie sposoby nie mogą być zastosowane (np. zapasy zboża w silosach)

Objęte będą: (tym sposobem)

• Grunty

• Prawa zakwalifikowane do nieruchomości

• Trudno dostępne środki trwałe

• Środki trwałe w budowie ( z wyjątkiem wchodzących w ich skład maszyny i urządzenia)

• Należności sporne i wątpliwe

• Należności i zobowiązania wobec osób nieprowadzących ksiąg

• Należności i zobowiązania z tytułów publicznoprawnych

• Należności i zobowiązania wobec pracowników

• WNiP

• Kapitały własne

• Rezerwy

• RMK

• Przychody przyszłych okręgów

• Pozostałe składniki aktywów i pasywów

W rachunkowości obowiązuje zasada, że na koniec roku obrotowego nie może być w jednostkach żadnych składników niezinwentaryzowanych, dlatego metodą wyry fik. Inwentaryzuje się również wszystkie inne, nie wymienione powyżej składniki bilansu, które spełniają 1z3 warunków (opisanych wcześniej)

Inwentaryzacje przeprowadza się na ostatni dzień każdego roku obrotowego. Można rozpocząć ją nie wcześniej niż na 3 miesiące przed końcem roku obrotowego a zakończyć do 15 dnia następnego roku.

Za przeprowadzenie inwentaryzacji za pomocą weryfikacji odpowiedzialna jest komórka księgowa. Po zakończeniu sporządzany jest protokół (lub sprawozdanie) zbiorcze, który stanowi załącznik do sprawozdań finansowych. W protokole powinny znaleźć się następujące informacje:

• Składniki majątku podlegające tą metodą

• Nr konta

• Stan ustalony w wyniku weryfikacji

• Uwagi osoby przeprowadzającej weryfikacje

Dokument musi być podpisany przez osobę dokumentującą weryfikację oraz zatwierdzony przez kierownika jednostki.

W praktyce wykształciły się 3 formy inwentaryzacji:

• Pełna okresowa

• Pełna ciągła

• Niepełna(częściowa, wycinkowa, wyrywkowa)

Wybór formy zależny od specyfiki i organizacji działalności w firmie

Pełna okresowa:

-polega na ustaleniu rzeczywistego stanu wszystkich składników na określony dzień . jest stosowana dla potrzeb inwentaryzacji przeprowadzanej na dzień bilansowy

Pełna ciągła:

- polega na systematycznym ustalaniu rzeczywistego stanu poszczególnych składników majątkowych w różnych, planowo określonych terminach w taki sposób, aby w wyznaczonym okresie stan ten został ustalony dla wszystkich pozycji…

Niepełna

-polega na ustaleniu rzeczywistego stanu wybranych składników majątkowych na określony dzień… formą(?) inwentaryzacji są wyłącznie zapasy materiałów, towarów, półfabrykatów i wyrobów gotowych. Znajduje zastosowanie gdy:

• Następują zmiany osoby odpowiadającej za materiały

• Oszacowanie strat poniesionych w wyniku zdarzeń losowych

Organizacja sprawozdawczości finansowej

Końcowym etapem cyklu informacyjnego rachunkowości jest sporządzanie sprawozdań finansowych.

Sprawozdania finansowe sporządza się:

• Na dzień kończący rok obrotowy

• Na dzień zakończenia działalności jednostki, w tym również jej sprzedaży i zakończenia likwidacji lub ogłoszenia upadłości

• Na dzień poprzedzający zmianę formy prawnej, przy czym można nie zamykać i nie otwierać ksiąg rachunkowych w przypadku:

• Przekształcenia spółki osobowej oraz spółki cywilnej w inną spółkę osobową, a także spółkę kapitałową w inną spółkę kapitałową

• Połączenia jednostek gdy w myśl ustawy o rachunkowości rozliczenie połączenia następuje metodą łączenia udziałów i nie powoduje powstania nowej jednostki

• Ogłoszenie upadłości jednostki z możliwością zawarcia układu

• W jednostce przejmowanej na dzień połączenia związanego z przejęciem jednostki przez inną jednostkę

• Na dzień poprzedzający dzień podziału lub połączenia jednostki, jeżeli w wyniku podziału lub połączenia powstaje jednostka (nowa) tj na dzień poprzedzający dzień wpisu do rejestru połączenia lub podziału

• Na dzień poprzedzający dzień postawienia jednostki w stan likwidacji lub ogłoszenia upadłości

• Na inny dzień bilansowy określony odrębnymi przepisami- nie później niż w ciągu 3 miesięcy od dnia zaistnienia tych zdarzeń.

Ostanie dwa elementy dotyczą :banki, zakłady ubezpieczeniowe, i zakłady reasekuracji, jednostki działające na podstawie przepisów o publicznym obrocie papierami wartościowymi, fundusze powiernicze, jednostki działające na podstawie przepisów o organizacji spółki akcyjnej z wyjątkiem spółek będących na dzień bilansowy w organizacji oraz pozostałych jednostek, które w poprzednim roku obrotowym, za który sporządzamy sprawozdanie finansowe spełniły dwa z następujących warunków:

• Średnioroczne zatrudnienie w przeliczeniu na pełne etaty wyniosło co najmniej 500(?)

• Suma aktywów bilansu na koniec roku obrotowego stanowiła równowartość w walucie polskiej co najmniej 2 500 000 euro

• Przychody netto ze sprzedaży towarów i produktów co najmniej 5 000 000 euro

W przypadku spółek kapitałowych i komandytowo-akcyjnych, towarzystw ubezpieczeń wzajemnych, towarzystw reasekuracji wzajemnej, spółdzielni , przedsiębiorstw państwowych, kierownik jednostki sporządza wraz z rocznym sprawozdaniem finansowym sprawozdanie z działalności jednostki

Sprawozdanie finansowe oraz z działalności jednostki sporządza się w języku polskim i w walucie polskiej

Art. 45 ust.5 uor, stanowi, że dane liczbowe w sprawozdaniu można wykazywać w zaokrągleniu do tysięcy złotych, jeżeli nie zniekształca to obrazu jednostki.

Informacje ujęte w sprawozdaniu finansowym powinny cechować:

• Rzeczowość- powinno dążyć do zaspokajania potrzeb użytkownika w zakresie informacji użytecznych w podejmowaniu decyzji

• Zrozumiałość- użytkownika informowanego cechuje różna zdolność do percepcji informacji, dlatego należy je dostarczyć w najprostszej formie podając ewentualne wyjaśnienia

• Wiarygodność- użytkownik powinien być przekonany o wiarygodności informacji

• Kompletność- sprawozdania finansowe powinny zapewniać całościowy obraz działalności

• Obiektywizm- informacje ujęte w sprawozdaniu finansowym powinny być wolne od celowej skłonności w stosunku do jakiejś grupy odbiorców informacji

• Aktualność- użyteczne są informacje, które zostają dostarczone w odpowiednim czasie

• Porównywalność- informacje finansowe powinny pozwalać na porównanie przy podejmowaniu decyzji, co wymaga spójności zasad rachunkowości

Tak zwany dzień bilansowy to dzień, na który jednostka sporządza sprawozdanie finansowe. W toku prowadzenia działalności gospodarczej najczęściej sporządza się „zwykle” na dzień kończący rok obrotowy.

W ich przypadku nieprzekraczalnym terminem sporządzania jest dla jednostek kończących rok obrotowy z końce roku kalendarzowego, 31 marca następnego roku.

U niektórych rok obrotowy nie kończy się 31 grudnia (i nie sporządza się sprawozdania finansowego do 31 marca) rokiem obrotowym może być albo rok kalendarzowy …

Jeżeli jednostka rozpoczęła działalność w drugiej połowie przyjętego roku obrotowego to można księgi rachunkowe i sprawozdania finansowe za ten okres połączyć z księgami rachunkowymi i sprawozdaniami finansowymi za rok następny- jest to wyjątek od zasady sporządzania sprawozdania za okres 12 miesięcy

W przypadku zmiany roku obrotowego pierwszy po zmianie…

Odpowiedzialny za sporządzenie sprawozdania finansowego

-odpowiedzialny jest kierownik jednostki, czyli osoba lub organ jedno- lub wieloosobowy(zarząd), który zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, statusem, umową lub na mocy prawa własności uprawniony jest do zarządzania jednostką, z tytułu pełnomocników ustanowionych przez jednostkę.

Kierownik jednostki odpowiedzialny jest za terminowe sporządzanie sprawozdania finansowego nawet wówczas gdy obowiązki w zakresie prowadzenie rachunkowości przekazał innej osobie (najczęściej jest to główna księgowa).

Wynika to z art. 4 ust. 5 uor, zgodnie z którym kierownik jednostki ponosi odpowiedzialność za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości, w tym z tytułu nadzoru, a jeżeli organ składa się z kilki osób odpowiedzialność ponoszą wszyscy członkowie.

Kierownik jednostki jest także zobowiązany, wraz z osobą której powierzone jest prowadzenie ksiąg rachunkowych do podpisania sprawozdania finansowego.

Jeżeli organ jest jest wieloosobowy, podpis muszą złożyć wszyscy członkowie tego organu. Odmowa podpisu wymaga uzasadnienia na piśmie dołączonego do sprawozdania finansowego.

Musi być podpisany każdy element sprawozdania zarówno bilans, rachunek wyników i informacja dodatkowa

Data podpisu jest koniecznym elementem do uznania sprawozdania

Sankcje za nieprzestrzeganie prawa w zakresie sprawozdania finansowego wprowadza art.77 uor, stanowiąc iż osoba, która dopuszcza do niesporządzenia sprawozdania finansowego sporządza go niezgodnie z przepisami lub zawarła nierzetelne dane ,podlega karze grzywny lub karze pozbawienia wolności do 2 lat(lub obie kary łącznie)

Sprawozdanie finansowe składa się z:

• Bilansu

• Rachunku zysków i strat

• Informacji dodatkowej, obejmującej wprowadzenie do sprawozdania finansowego oraz dodatkowych informacji i objaśnień

• Zestawienie zmian w kapitale własnym

• Rachunek przepływów pieniężnych

Zatwierdzenie sprawozdania finansowego.

Zgodnie z art. 53 ust. 1 roczne sprawozdanie finansowe jednostki podlega zatwierdzeniu przez organ zatwierdzający, nie później niż 6 miesięcy od dnia bilansowego.

Organem zatwierdzającym jest organ określony w statucie, umowie spółki i dla poszczególnych podmiotów jest to:

• W spółce komandytowo-akcyjnej- walne zgromadzenie akcjonariuszy i komplement(?)

• W spółce z o.o.- zgromadzenie wspólników

• Spółka akcyjna- WZA

• W spółdzielni- zgromadzenie członków lub przedstawiciele członków

• Przedsiębiorstwo państwowe- Minister Skarbu Państwa lub inny organ założycielski

• Spółki osobowej (jawnej, partnerskiej)-wspólnicy spółki

• Przedsiębiorstwa prywatne- właściciele

WYKŁAD 13

Uproszczona forma sprawozdania finansowego

Jednostka, która w roku obrotowym za który sporządza sprawozdanie fin nie osiągnęła dwóch z następujących trzech wielkości:

- średnioroczne zatrudnienie w przeliczeniu na pełne etaty wyniosło nie więcej niż 50 osób

- suma aktywów bilansu na koniec roku obrotowego w walucie polskiej nie przekroczyła równowartości 2.000.000 euro

- przychody netto ze sprzedaży produktów i towarów oraz operacji fin w walucie polskiej nie przekroczyły równowartości 4.000.000 euro

może sporządzić sprawozdanie fin w formie uproszczonej, wykazując informacje w zakresie ustalonym w załączniku nr 1 do UOR literami i cyframi rzymskimi.

Informację dodatkową także sporządza się wówczas w odpowiednio uproszczonej formie.

W przypadku, gdy informacje dotyczą poszczególnych pozycji sprawozdania fin nie wystąpiły w jednostce zarówno w roku obrotowym, jak i za rok poprzedzający rok obrotowy, to przy sporządzaniu sprawozdania fin pozycje te można pominąć.

Możliwość sporządzania sprawozdania fin w uproszczonej formie nie dotyczy banków, zakładów ubezpieczeń i zakładów reasekuracji, bez względu na osiągnięcie przez te podmioty podanych wyżej wielkości zatrudnienia, obrotów i sumy bilansowej.

BILANS

Bilans jest podstawowym sprawozdaniem finansowym.

Zawiera on wzajemnie powiązane dane wartościowe, charakteryzujące stan środków przedsiębiorstwa.

Specyficzną cechą bilansu jest odzwierciedlanie środków gospodarczych przedsiębiorstwa tylko w wyrażeniu wartościowym oraz dwóch organicznie ze sobą związanych przekrojów podziału majątku – według środków gospodarczych (aktywa) i według źródeł ich pochodzenia (pasywa).

Bilans ma układ zagadnieniowy, co znacznie ułatwia dokonywanie oceny prawidłowości finansowania środków i źródeł ich pochodzenia.

W ramach grup występuje dalszy ich podział na podgrupy i pozycje sprawozdawcze.

Stosowany w praktyce układ bilansu na grupy i ujmowanie poszczególnych środków i źródeł ich finansowania w ściśle określonej kolejności nie ma charakteru przypadkowego.

Przy grupowaniu aktywów i pasywów przyjmuje się kryteria ekonomiczne tj. aktywa ułożone są według rosnącego stopnia płynności, natomiast pasywa według rosnącego stopnia wymagalności.

Obecnie stosowaną metodą sporządzania bilansu jest tzw. metoda netto.

Polega ona na tym, że wybrane pozycje bilansowe pomniejsza się o odpowiednie wielkości je korygujące, a nie wykazuje oddzielnie, na przykład:

- składniki aktywów pomniejsza się o odpisy akt na przykład: należności pomniejsza się o odpisy akt wartość rozrachunków

- kapitał podstawowy pomniejsza się o należne wpłaty na poczet kapitału oraz udziały (akcje) własne do umorzenia,

- środki trwałe i WNiP wykazuje się po odjęciu odpisów umorzeniowych,

- WF, bez względu na jego wartość, wykazuje się zawsze w pasywach.

Rachunek Zysków i Strat

Drugim obok bilansu podstawowym elementem sprawozdawczości finansowej jest RZiS.

Zestawia się w nim elementy kształtujące wyniki fin a więc:

-przychody, koszty, zyski i straty nadzwyczajne oraz podatek dochodowy.

Ogólne definicje elementów kształtujących WF SA określone w art.3 ust.1 pkt 30 i 31 UOR w następujący sposób:

- przez przychody i zyski rozumie się uprawdopodobnione powstanie w okresie sprawozdawczym korzyści ekonomicznych, o wiarygodnie określonej wartości, w formie zwiększenia aktywów, albo zmniejszenia wartości zobowiązań, które doprowadzą do wzrostu kapitału własnego lub zmniejszenia jego niedoboru w inny sposób niż wniesienie środków przez udziałowców lub właścicieli,

- koszty i straty – przerób sobie to u góry

Przedstawione określenia przychodów, zysków, kosztów i strat są zbieżne z interpretacją WF, według której WF informuje o zmianie (przyroście, spadku) kapitału własnego (majątku własnego) za pewien okres, jednak zmiana ta nie jest spowodowana wniesieniem albo wycofaniem środków przez udziałowców lub właścicieli.

Wyróżnić można dwa podstawowe warianty sporządzania RZiS – wariant porównawczy i kalkulacyjny.

RZiS sporządza się według metody mieszanej, co oznacza, że niektóre procesy kształtujące WF zestawia się według metody brutto, na przykład przychody ze sprzedaży produktów oraz koszt wytworzenia sprzedanych produktów. Jednak pewne składniki WF ujmuje się metodą netto ( na przykład zysk ze zbycia niefinansowych aktywów trwałych).

INFORMACJA DODATKOWA

Prawidłowo sporządzona informacja dodatkowa ułatwia „czytanie” bilansu, RZiS oraz sprawozdania z przepływu środków pieniężnych.

W strukturze informacji dodatkowej wydziela się wprowadzenie do sprawozdania finansowego oraz dodatkowe informacje i objaśnienia.

Podpisuje go tylko kierownik jednostki.

Wprowadzenie poprzedza prezentację elementów sprawozdania finansowego.

Zawiera informacje charakteryzujące jednostkę, której sprawozdanie dotyczy a mianowicie: nazwa jednostki, siedziba, przedmiot działalności, organ rejestrowy.

Ponadto ujmuje się w nim informacje o:

- przyjętym okresie sprawozdawczym

- zakresie sprawozdania, jeżeli jest to sprawozdanie łączne lub powstało po połączeniu jednostek

- stosowanych przez jednostkę zasadach (polityce)rachunkowości,

- zdolności firmy do kontynuacji działalności w dającej się przewidzieć przyszłości.

Dodatkowe informacje i objaśnienia zamieszcza się na końcu sprawozdania finansowego. Należy podkreślić, że forma ich prezentacji może być zróżnicowana (tabelaryczna, opisowa, mieszana). Zależy od preferencji osób sporządzających informację dodatkową.

Zakres dodatkowych informacji i objaśnień obejmuje:

- dodatkowe info do bilansu, na przykład: szczegółowy zakres zmian wartości grup rodzajowych aktywów trwałych, dane o strukturze kapitału podstawowego oraz liczbie i wartości subskrybowanych akcji, podział zobowiązań według terminów ich wymagalności (do 1 rku, od 1 do 5, ponad 5 lat), wykaz czynnych i biernych rozliczeń międzyokresowych kosztów i przychodów.

- dodatkowe ino do RZiS na przykład: strukturę przychodów, koszty z tytułu odpisów aktualizujących wartość aktywów, rozbieżności między wynikiem brutto a dochodem do opodatkowania

- strukturę środków pieniężnych a w wypadku gdy rachunek przepływów pieniężnych sporządza jednostka metodą bezpośrednią, wówczas dodatkowo przedstawia się uzgodnienie przepływów pieniężnych netto z działalności operacyjnej z metodą pośrednią

- info dotyczące zatrudnienia i wynagrodzenia (przeciętne zatrudnienie, wynagrodzenie członków zarządu, wartość i zasady udzielonych pożyczek członkom zarządu itp.)

- info o znaczących zdarzeniach, które dotyczą poprzednich lat oraz zdarzeniach, jakie nastąpiły po dniu bilansowym, dokonanych w roku obrotowym zmian zasad (polityki) rachunkowości oraz ino zapewniające porównywalność sprawozdania finansowych

- info charakteryzujące grupę kapitałową

- info o wspólnych przedsięwzięciach, które nie podlegają konsolidacji

- info dotyczące połączenia z inną jednostką

- dodatkowe dane , które mają wpływ na ocenę sytuacji majątkowej i finansowej jednostki gospodarczej.

Można stwierdzić , że zakres dodatkowych info i objaśnień jest bardzo rozbudowany co sprzyja pogłębieniu badania bilansu oraz RZiS.

Korzystając z info dodatkowej można przykładowo uzyskać info o:

- rentowności rodzajów działalności podstawowej oraz sprzedaży krajowej i eksportowej, gdyż w info dodatkowej umieszcza się info o strukturze rzeczowej i terytorialnej przychodów ze sprzedaży produktów towarów i materiałów

- perspektywicznej wypłacalności jednostki, ponieważ info dodatkowa zawiera dane dot terminów spłaty zobowiązań długoterminowych.

- poziomie umorzenia grup rodzajowych środków trwałych co pozwala na ustalenie stopnia ich zużycia

- wielkości zysku przypadającego na jedną akcję, gdyż w informacji dodatkowej zamieszcza się liczbę wyemitowanych akcji.

RACHUNEK PRZEPŁYWÓW PIENIĘŻNYCH

Na wymowę informacyjną rachunku przepływów pieniężnych wpływa metoda jego sporządzania.

Może być to metoda bezpośrednia alb pośrednia.

Różnice między metodami sporządzania rachunku przepływów pieniężnych dotyczą sposobu ujmowania przepływów dla działalności operacyjnej.

W każdej metodzie przepływy środków pieniężnych z działalności inwestycyjnej i finansowej zestawia się według poszczególnych tytułów wpływów i wydatków.

W metodzie bezpośredniej zestawia się podstawowe grupy wpływów i wydatków, na przykład wpływów od odbiorców za sprzedane produkty, towary wydatki na zakup materiałów, płatności na rzecz pracowników itp.

Informacje na potrzeby zestawienia przepływów można uzyskać:

- bezpośrednio z ewidencji księgowej lub

- w srodze skorygowania wielkości sprzedaży, kosztów wytworzenia sprzedanych produktów i innych pozycji RZiS o zmiany stanu należności, zobowiązań, zapasów.

W metodzie pośredniej za punkt wyjścia przyjmuje się WF a więc wielkość ustaloną według zasady memoriałowej a następnie dokonuje się korekt wyniku o te pozycje, które:

- są kosztami z którymi jednak nie wiążą się wydatki środków pieniężnych,

- kształtują WF ale nie dotyczą działalności operacyjnej.

ZESTAWIENIE ZMIAN W KAPITALE/FUNDUSZU WŁASNYM

Zestawienie zmian w kapitale (funduszu) własnym dostarcza informacji o zmianach poszczególnych składników kapitału (funduszu) własnego za bieżący i poprzedni rok obrotowy (art. 48 art. UOR).

Układ sprawozdania dla jednostek innych niż banki, zakłady ubezpieczeniowe i zakłady reasekuracji określa załącznik nr 1 UOR.

Zestawienie zmian w kapitale (funduszu) własnym stanowi rozwinięcie (uszczegółowienie) kapitałów własnych ujmowanych w bilansie – zatem informacje uzyskane z analiz obu sprawozdań są zbieżne.

Na podstawie zestawienia można ustalać wskaźniki struktury, dynamiki oraz określać efektywność wykorzystania poszczególnych kapitałów.

Zakres badań analitycznych jest szerszy niż w wypadku danych z bilansu.

Wynika to z dynamicznego charakteru zestawia zmian w kapitale (funduszu) własnym co pozwala nie tylko porównać stany poszczególnych kapitałów na początek i koniec okresu, ale również określić przyczyny zmian (zwiększenia, zmniejszenia) kapitałów.

SPRAWOZDANIE Z DZIAŁALNOŚCI

Sprawozdanie z działalności jednostki sporządzają zarządy spółek kapitałowych, towarzystwa ubezpieczeń wzajemnych, przedsiębiorstwa państwowe oraz spółdzielnie.

W wymienionym elemencie zamknięcia rocznego należy wykazywać następujące informacje:

- ważniejszych zdarzeniach mających istotny wpływ na działalność jednostki, które nastąpiły w danym roku obrotowym lub są przewidziane w latach następnych

- dotyczące przewidywanego rozwoju jednostki

- ważniejszych osiągnięciach w dziedzinie badań i rozwoju technicznego

- dotyczące aktualnej i przewidywanej sytuacji finansowej

- nabyciu udziałów (akcji)własnych

- posiadanych przez jednostkę oddziałach (zakładach)

- instrumentach fin w zakresie ryzyka.

Obowiązek sporządzania sprawozdania z działalności wynika z UOR oraz Kodeksu Spółek Handlowych i Prawa spółdzielczego. Żaden z aktów prawnych nie określa szczegółowości oraz formy sporządzania sprawozdania z działalności.

W związku z tym forma sporządzania sprawozdania z działalności może być różnorodna a mianowicie liczbowa, graficzna, opisowa. W wypadku sprawozdania z działalności warto wykorzystać wszystkie formy prezentacji informacji.

ORGANIZACJA PRAC KONTROLNO-ANALITYCZNYCH

Istota i funkcje kontroli wewnętrznej:

zarządzanie jest celową działalnością, przejawiającą się w wykonywaniu następujących funkcji:

- planowania

- organizowania i koordynacji

- motywacji

- kontroli.

Wymienione funkcje są ze sobą sprzężone.

Dzięki sprzężeniu zwrotnemu które jest specyficzna cechą kontroli, jest możliwe oddziaływanie na przyszłość na podstawie wniosków wynikających z kontroli odnoszącej się do przyszłości.

Istotą kontroli jest porównanie.

Porównanie pozwala ocenić realizację (wykonanie) zamierzeń.

W przebiegu kontroli można wyodrębnić następujące fazy:

- stworzenie bazy porównawczej

- poznanie stanu faktycznego

- ustalenie odchyleń w drodze porównania stanu faktycznego z zakładanym

- badanie przyczyn odchyleń.

Szczególnie ważne dla skuteczności i efektywności kontroli ma jakość bazy porównawczej. Porównania mogą być przeprowadzone w następujących płaszczyznach:

- w odniesieniu do założeń

- w czasie

- w przestrzeni.

Cechy dobrego systemu informatycznego:

• Przejrzystość (polegająca na):

  • Wprowadzeniu do systemu pojedynczych zapisów, księgowań

  • Dokonaniu oddzielnej korekty każdego błędnego zapisu

  • Wprowadzeniu wszystkich zapisów księgowych chronologicznie i systematycznie

  • Wyróżnieniu zapisów dokonywanych automatycznie na podstawie programu

  • Dobrej dokumentacji systemu z określeniem tworzonych zbiorów informacji

• Sprawdzalność (polegająca na ):

  • Udowodnieniu każdego zapisu w sposób pozwalający na identyfikację dowodów i sposobu ich zapisania w księgach rachunkowych na wszystkich etapach przetwarzania danych

  • Zachowaniu ciągłości zasad księgowania i wyceny

  • Możliwości sprawdzenia zgodności stosowanych procedur obliczeniowych z kolejnością rozliczeń danych, wynikających z dokumentacji

  • Przechowywania w odpowiednim porządku zbiorów komputerowych

  • Prowadzeniu aktualnego wykazu zbiorów przechowywanych na nośnikach magnetycznych z podaniem ich zawartości, identyfikatorów i terminu aktualizacji

  • Stosowaniu różnorodnych procedur kontrolnych umożliwiających sprawdzenie kompletności, rzetelności i poprawności wprowadzonych danych

  • Zabezpieczeniu programów użytkowych przed nieuprawnioną ich zmianą

  • Ustaleniu osób, które zleciły wykonanie poszczególnych zapisów księgowych

  • Możliwości wydrukowania wszystkich przetworzonych danych w układzie chronologicznym i systematycznym w dowolnym terminie

Kryteria zakupu programu komputerowego:

1. Możliwości finansowe firmy

2. Potrzeby informacyjne zgłaszane przez zarząd (lub ogólnie zgłaszane w jednostce)

3. Umiejętności techniczne pracowników

4. Dotychczasowy stan komputeryzacji firmy

5. Wielkość i specyfika działalności przedsiębiorstwa

6. Liczba i jakość oferowanych wydruków( raportów)

Dobry system FK powinien realizować co najmniej następujące funkcje:

1. Umożliwić tworzenie planu kont z wieloma analitykami

2. Tworzyć dziennik

3. Prowadzić rejestry VAT

4. Ewidencjonować rozrachunki krajowe i dewizowe, z podaniem salda w każdej prowadzonej walucie

5. Posiadać automatyczne dekrety

6. Wprowadzać klucze rozliczeniowe kosztów

7. Automatycznie otwierać i zamykać konta na przełomie lat

8. Zachowywać w pamięci dane liczbowe z lat poprzednich

9. Umożliwiać drukowanie treści operacji z dowolnych kont za dowolnie wybrany okres

10. Drukować wezwania do zapłaty, przelewy bankowe i noty odsetkowe

Dobry system FK powinien cechować się następującymi zaletami:

1. Dużą elastycznością planu kont

2. Bezpośrednie podglądanie planu kont

3. Prowadzenie rozrachunków

4. Automatycznym sporządzaniem sprawozdań finansowych

5. Uzyskaniem przejrzystych zestawień zapisów księgowych, obrotów na kontach, sald w różnych przekrojach

6. W miarę potrzeb dostarczenie użytkownikom programów w wersjach obcojęzycznych

*Nowy Dziennik Ustawy o Rachunkowości, wydany 13.03.2013 r. → Dz.U.2013.330 Tj.

PROWADZENIE RACHUNKOWOŚCI ZA POMOCĄ KOMPUTERA

Wymagania dotyczące prowadzenia rachunkowości za pomocą komputera (art. 13 ust 4 uor) :

• Trwale oznaczone nazwą

• Wyraźnie oznaczone co do roku obrotowego okresu sprawozdawczego i daty sporządzenia

• Przechowywaniu starannie w oznaczonej kolejności

Lp.	Rodzaje wymagań	Realizacja danego wymagania
1	Postać ksiąg rachunkowych	Za księgi rachunkowe uważa się zasoby informacyjne rachunkowości, zorganizowane w formie oddzielnych, komputerowych zbiorów danych, bez danych lub wyodrębnionych ich części, bez względu na miejsce ich powstania i przechowywania
2	Oznaczenia ksiąg rachunkowych	Księgi muszą być trwałe i wyraźnie oznaczone co do roku obrotowego, okresu sprawozdawczego. Każdy zapis księgowy powinien ponadto posiadać automatycznie nadany numer pozycji, pod którą został wprowadzony do dziennika. Informacja o zapisie powinna obejmować dane dotyczące osoby zlecającej dokonanie zapisu i programu, który posłużył do jej wykonania.
3	Automatyczna kontrola ksiąg rachunkowych	Wykorzystywane programy FK muszą zapewnić automatyczną kontrolę ciągłości zapisów, przenoszenia obrotów i sald. Konieczne jest zapewnienie kontroli kompletności zbiorów systemu rachunkowości oraz parametrów przetwarzania danych.
4	Wydruki komputerowe ksiąg rachunkowych	Księgi rachunkowe należy wydrukować najpóźniej na koniec roku obrotowego, względnie przenieść na inny nośnik danych, zapewniając trwałość zapisu informacji przez czas nie krótszy od wymaganego dla przechowywania ksiąg rachunkowych.

Dobór systemów komputerowych do prowadzenia ksiąg rachunkowych

Różnice między systemami komputerowymi a rachunkowością prowadzoną tradycyjnie:

• Księgi rachunkowe są prowadzone na maszynowych nośnikach danych

• Raz wprowadzone do nośnika dane mogą być agregowane na podstawie różnych kryteriów

• Istnieje możliwość dokonania zapisów księgowych na podstawie danych przekazanych przez łącze telekomunikacyjne

• Przy wprowadzaniu danych następują czynności sprawdzające np. sumy obrotów Winien i Ma

• Niektóre operacje gospodarcze są dekretowane samoczynnie według wcześniej zaprogramowanych automatycznych dekretów

• Istnieje obowiązek przenoszenia danych z komputera na inny trwały nośnik np. wydruk papierowy

Zgodnie z art. 10 ustawy z dn. 29 września 1994r. wymaga się pisemnego stwierdzenia dopuszczenia do używania w danej jednostce każdego nowego lub modyfikowanego programu komputerowego

Podstawa prawna	Zakres przepisu prawa
Art. 10 ust. 1 pkt. 3 lit. b	W przypadku prowadzenia ksiąg rachunkowcy przy użyciu komputera należy posiadać wykaz zbiorów tworzących księgi rachunkowe na informatycznych nośnikach danych z określeniem ich struktury, wzajemnych powiązań oraz ich funkcji w organizacji całości ksiąg rachunkowych w procesach przetwarzania danych.
Art. 10 ust. 1 pkt. 3 lit. c	Przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera jednostka powinna posiadać opis systemu informatycznego, zawierającego: Wykaz programów, Omówienie procedur i funkcji Opis algorytmów i parametrów Opis zasad ochrony danych Metody zabezpieczenia dostępu do danych i systemu ich przetwarzania Wersję oprogramowania Datę rozpoczęcia eksploatacji

Systemy informatyczne mogą być:

• Unikalne – opracowane na zamówienie jednostki i uwzględniające jej specyfikę (rozmiar, przyjętą ewidencję)

• Powielarne – nie uwzględniają specyfiki ale jednostka ma wpływ na przetwarzanie danych (sparametryzowane i niesparametryzowane) np. Symfonia

Przetwarzanie danych może być:

• „wsadowe” – pojedyncze transakcje wprowadza się za pomocą terminali a następnie zatwierdza i wprowadza do księgi głównej

• „bieżące” – nie gromadzi się plików, każde zdarzenie od razu ewidencjonuje się w księgach

Błędy występujące przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych za pomocą komputera:

• Brak niektórych obligatoryjnych elementów ksiąg rachunkowych: dziennik, konta

• Brak trwałych oznaczeń ksiąg rachunkowych nazwą jednostki gospodarczej i autora programu

• Podawanie niezrozumiałej nazwy elementów ksiąg rachunkowych

• Niezgodność obrotów liczonych narastająco od początku roku obrotowego z …

• Poprawianie błędów księgowych niezgodnie z ustawą tzn. bez wystawiania polecenia księgowania lub za pomocą storna czarno – czerwonego

• Niekompletność zapisów księgowych np. brak daty dokonania operacji, brak treści operacji

• Brak sum obrotów dziennika i zestawienia obrotów i sald na kolejnych stronach wydruku

• Brak numeracji kolejnych stron wydruku, określenia okresów objętych wydrukiem i daty wydruku

• Niezgodność sald kont księgi głównej z sumami sald kont ksiąg pomocniczych prowadzonych do tych ksiąg (należy dostosowywać syntetykę do analityki)

• Niepodawanie przy zapisie księgowym numeru pozycji pod którym operacja została wprowadzona do dziennika

• Ujmowanie na kontach zespołów 4 i 5 kosztów finansowych, pozostałych kosztów operacyjnych i strat nadzwyczajnych ze względu na brak możliwości księgowania w zespole 7 operacji wcześniej nieujętych na kontach zespołu 4 lub 5

• Wykorzystanie w toku spisów z natury wydruków komputerowych zamiast arkuszy spisów z natury

Rodzaje oprogramowania:

• Kupujący na podstawie własnej wiedzy sam powinien poradzić sobie z instalacją i użytkowaniem

• Firma oferująca organizuje pokazy działania, szkolenia, usługi specjalistyczne

Wymagania dotyczące zakupu oprogramowania

• Zawarcie w umowie zapisów dotyczących serwisu, modyfikacji

Kryteria wyboru systemu komputerowego:

1. Sposób wprowadzania danych do systemu

2. Wprowadzenie i zmiana danych stałych

3. Kontrole programowe przy wprowadzaniu danych

4. Zabezpieczenie programowe na wypadek wystąpienia błędu

5. Kontrola prawidłowości procesu przetwarzania

6. Zabezpieczenie sprawności przetwarzania danych

7. Sposoby korekty błędnych zapisów

8. Zasady prowadzenia dziennika

9. Tworzenie zestawień za dowolny okres dla dowolnej liczby kont

10. Zasady ochrony danych

11. Jakość edycji tekstowych i tabulogramów

12. Możliwość eksportu i importu danych innych systemów

13. Sposoby archiwizowania danych

Każdy system informatyczny rachunkowości powinien być tak prowadzony i zorganizowany, aby dowolny, uprawniony użytkownik mógł w odpowiednim czasie, w łatwy sposób, uzyskać rzetelne informacje o stanie majątkowym i finansowym oraz wynikach działalności jednostki.

Cechy dobrego systemu informatycznego:

• Przejrzystość (polegająca na):

  • Wprowadzeniu do systemu pojedynczych zapisów, księgowań

  • Dokonaniu oddzielnej korekty każdego błędnego zapisu

  • Wprowadzeniu wszystkich zapisów księgowych chronologicznie i systematycznie

  • Wyróżnieniu zapisów dokonywanych automatycznie na podstawie programu

  • Dobrej dokumentacji systemu z określeniem tworzonych zbiorów informacji

• Sprawdzalność (polegająca na ):

  • Udowodnieniu każdego zapisu w sposób pozwalający na identyfikację dowodów i sposobu ich zapisania w księgach rachunkowych na wszystkich etapach przetwarzania danych

  • Zachowaniu ciągłości zasad księgowania i wyceny

  • Możliwości sprawdzenia zgodności stosowanych procedur obliczeniowych z kolejnością rozliczeń danych, wynikających z dokumentacji

  • Przechowywania w odpowiednim porządku zbiorów komputerowych

  • Prowadzeniu aktualnego wykazu zbiorów przechowywanych na nośnikach magnetycznych z podaniem ich zawartości, identyfikatorów i terminu aktualizacji

  • Stosowaniu różnorodnych procedur kontrolnych umożliwiających sprawdzenie kompletności, rzetelności i poprawności wprowadzonych danych

  • Zabezpieczeniu programów użytkowych przed nieuprawnioną ich zmianą

  • Ustaleniu osób, które zleciły wykonanie poszczególnych zapisów księgowych

  • Możliwości wydrukowania wszystkich przetworzonych danych w układzie chronologicznym i systematycznym w dowolnym terminie

Kryteria zakupu programu komputerowego:

1. Możliwości finansowe firmy

2. Potrzeby informacyjne zgłaszane przez zarząd (lub ogólnie zgłaszane w jednostce)

3. Umiejętności techniczne pracowników

4. Dotychczasowy stan komputeryzacji firmy

5. Wielkość i specyfika działalności przedsiębiorstwa

6. Liczba i jakość oferowanych wydruków( raportów)

Dobry system FK powinien realizować co najmniej następujące funkcje:

1. Umożliwić tworzenie planu kont z wieloma analitykami

2. Tworzyć dziennik

3. Prowadzić rejestry VAT

4. Ewidencjonować rozrachunki krajowe i dewizowe, z podaniem salda w każdej prowadzonej walucie

5. Posiadać automatyczne dekrety

6. Wprowadzać klucze rozliczeniowe kosztów

7. Automatycznie otwierać i zamykać konta na przełomie lat

8. Zachowywać w pamięci dane liczbowe z lat poprzednich

9. Umożliwiać drukowanie treści operacji z dowolnych kont za dowolnie wybrany okres

10. Drukować wezwania do zapłaty, przelewy bankowe i noty odsetkowe

Dobry system FK powinien cechować się następującymi zaletami:

1. Dużą elastycznością planu kont

2. Bezpośrednie podglądanie planu kont

3. Prowadzenie rozrachunków

4. Automatycznym sporządzaniem sprawozdań finansowych

5. Uzyskaniem przejrzystych zestawień zapisów księgowych, obrotów na kontach, sald w różnych przekrojach

6. W miarę potrzeb dostarczenie użytkownikom programów w wersjach obcojęzycznych

PROWADZENIE RACHUNKOWOŚCI ZA POMOCĄ KOMPUTERA

Wymagania dotyczące prowadzenia rachunkowości za pomocą komputera (art. 13 ust 4 uor) :

• Trwale oznaczone nazwą

• Wyraźnie oznaczone co do roku obrotowego okresu sprawozdawczego i daty sporządzenia

• Przechowywaniu starannie w oznaczonej kolejności

Lp.	Rodzaje wymagań	Realizacja danego wymagania
1	Postać ksiąg rachunkowych	Za księgi rachunkowe uważa się zasoby informacyjne rachunkowości, zorganizowane w formie oddzielnych, komputerowych zbiorów danych, bez danych lub wyodrębnionych ich części, bez względu na miejsce ich powstania i przechowywania
2	Oznaczenia ksiąg rachunkowych	Księgi muszą być trwałe i wyraźnie oznaczone co do roku obrotowego, okresu sprawozdawczego. Każdy zapis księgowy powinien ponadto posiadać automatycznie nadany numer pozycji, pod którą został wprowadzony do dziennika. Informacja o zapisie powinna obejmować dane dotyczące osoby zlecającej dokonanie zapisu i programu, który posłużył do jej wykonania.
3	Automatyczna kontrola ksiąg rachunkowych	Wykorzystywane programy FK muszą zapewnić automatyczną kontrolę ciągłości zapisów, przenoszenia obrotów i sald. Konieczne jest zapewnienie kontroli kompletności zbiorów systemu rachunkowości oraz parametrów przetwarzania danych.
4	Wydruki komputerowe ksiąg rachunkowych	Księgi rachunkowe należy wydrukować najpóźniej na koniec roku obrotowego, względnie przenieść na inny nośnik danych, zapewniając trwałość zapisu informacji przez czas nie krótszy od wymaganego dla przechowywania ksiąg rachunkowych.
5	Funkcje i zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych	zgodność obrotów i sald kont analitycznych z obrotami i saldami księgi głównej w systemach komputerowych uzyskuje się przez dopuszczenie wprowadzenia zapisów księgowych wyłącznie na niższy poziom konta analitycznego
6	Uzgodnienie obrotów i sald księgi głównej za pomocą komputera	jednostka nie ma obowiązku comiesięcznego wydruku lub przenoszenia na inny trwały nośnik zestawienia obrotów i sald
7	Podstawa zapisów w księgach rachunkowych (elektroniczny dowód księgowy)	za równoważne z dowodami źródłowymi uważa się zapisy w księgach rachunkowych wprowadzane automatycznie za pośrednictwem urządzeń łączności, informatycznych nośników danych lub tworzenie wg algorytmu (programu) na podstawie informacji zawartych już w księgach
8	Warunki dotyczące rejestrowania zapisów za pomocą komputera	1. uzyskanie trwale czytelnej postaci zgodnej z treścią odpowiednich dowodów księgowych 2. Możliwość stwierdzenia źródła pochodzenia oraz ustalenie osoby odpowiedzialnej za wprowadzenie zapisów 3. stosowanie procedur zapewniających sprawdzenie poprawności przetwarzania danych oraz kompletności i identyczności zapisów 4. odpowiednia ochrona danych źródłowych w miejscu ich powstania, aby zapewniona była ich niezmienność przez okres wymagany do przechowywania danego rodzaju dowodu
9	Podpisy osób odpowiedzialnych za prawidłowość transakcji na dowodzie księgowym	można zaniechać umieszczania na dowodzie podpisów osób odpowiedzialnych za prawidłowość transakcji i jej właściwe udokumentowanie oraz danych dotyczących wprowadzenia jeżeli wynikają one z techniki dokumentowania zapisów księgowych
10	Ochrona zapisów w księgach rachunkowych prowadzonych przy użyciu komputera	należy stosować właściwe procedury i środki chroniące przed zniszczeniem, modyfikacją lub ukryciem zapisów
11	Sprawdzalność ksiąg rachunkowych	zapewniona musi być kontrola kompletności zbiorów systemu rachunkowości oraz parametrów przetwarzania danych zapewniony powinien być dostęp do zbioru danych pozwalających bez względu na stosowaną technikę na uzyskanie w dowolnym czasie i za dowolnie wybrany okres sprawozdawczy jasnych i zrozumiałych informacji o treści zapisów dokonywanych w księgach rachunkowych
12	Korygowanie błędów rachunkowych	Zapisów korygujących dokonuje się wyłącznie dowodami korygującymi. Zapis stornujący i stornowany, mimo że redukują się wzajemnie, nie mogą zostać ukryte

Ochrona danych

• Zagrożenia w stosunku do systemów informatycznych:

- awaria zasilania

- wirusy komputerowe

- źle nadane uprawnienia do programów i danych

- siły natury

- działania ludzkie

Klasyfikacja:

- zagrożenie przypadkowe – powstało samoczynnie np. awaria sprzętu, w wyniku błędu ludzkiego

- zagrożenie celowe – celowe ingerencje człowieka w sprzęt lub oprogramowanie, które mają na celu zniszczenie, przechwycenie lub modyfikacje systemu informatycznego , np. oszustwa komputerowe

• Zabezpieczenia dotyczące ochrony danych księgowych:

- stosowanie nośników danych odpornych na niebezpieczeństwa

- cykliczne tworzenie rezerwowych kopii zbiorów danych zapisanych na nośnikach komputerowych pod warunkiem zagwarantowania trwałości zapisu systemu rachunkowości przez czas nie krótszy od wymagalnego czasu przechowywania ksiąg rachunkowych

- stosowanie środków ochrony danych

- zapewnienie ochrony programów komputerowych i danych systemu przez stosowanie odpowiednich rozwiązań programowych czy organizacyjnych, ochraniających przed nieupoważnionym dostępem lub zniszczeniem

- umożliwienie odtworzenia w postaci wydruku zbiorów zawartych na komputerowych nośnikach danych

Programy finansowo-księgowe:

Do najczęściej spotykanych modułów programów FK zalicza się:

• Finansowo-Księgowy (F-K)

• Rejestr faktur (RF)

• Kasa (KA)

• Gospodarka materiałów (GM)

• Środki trwałe (ŚT)

• Kadry (KD)

• Płace (PL)

• Rozliczenie kosztów (RK)

PLAN KONT W JEDNOSTCE

• Mając na uwadze spełnienie wymogów prawnych, należy zastanowić się, jakie informacje niezbędne są jednostce do zarządzania.

• Ze względu na specyfikę działalności, każda jednostka posiadać będzie w tej materii inne priorytety, co oznacza, iż metodologia rozbudowy poszczególnych kont( poprzez dodatkową analitykę, nawet kilkustopniową) lub wprowadzanie nowych kont syntetycznych będzie subiektywne.

• Inne informacje niezbędne będą dla jednostek handlu, inne dla świadczących usługi, i zupełnie inne dla firm zajmujących się produkcją, przy czym duże znaczenie ma również fakt, czy jednostka prowadzi działalność jako jeden zakład, czy tez posiada kilka punktów, co do których chciałaby posiadać informacje.

• W przypadku jednozakładowego przedsiębiorstwa istotne mogą być dane dotyczące poszczególnych działów- jako ośrodków kosztotwórczych- w tym względzie plan kont może być skutecznym narzędziem rozliczeń faktycznych kosztów z planowanymi – a to z kolei może być podstawą do ustalenia premii za wykonanie budżetu, itp.

• Dodatkowo przyjęte metody wyceny przychodu i rozchodu, np. materiałów czy towarów w magazynie(po cenach zakupu, po cenach ewidencyjnych) będą pociągać za sobą określone konsekwencje w planie kont(dodatkowe konta służące rozliczeniu odchyleń).

• W przypadku przedsiębiorstw, których podstawą działalności jest produkcja – szczególne znaczenie będzie mieć ustalenie prawidłowej metody rozliczania produkcji z wyborem opcji wyceny produkcji w toku, stanów magazynowych wyrobów gotowych itp.

• Po dokonaniu weryfikacji zapotrzebowanie na informacje należy rozpocząć układanie planu kont w sposób umożliwiający grupowanie operacji według nowych zasad, przy czym należy zwrócić uwagę na możliwość dalszego rozbudowywania planu kont- w kolejnych okresach w zależności od potrzeb i pojawienia się nowych warunków.

• Należy pamiętać, że o ile dopuszczalna jest rozbudowa planu kont(wprowadzanie nowych kont zarówno syntetycznych jak i analitycznych) – niedopuszczalna jest zmiana, w ciągu roku, dotychczas stosowanych zasad grupowanych operacji na inne.

• Z tego właśnie względu ustalenie podstawowych założeń planu kont jest niezwykle istotne, ponieważ w przypadku popełnienia błędu w założeniach początkowych może się okazać, że wprowadzony plan kont, nie będzie skutecznym narzędziem decyzyjnym w firmie.

• Najistotniejsze – z punktu widzenia działalności- są informacje dotyczące kosztów i przychodów przedsiębiorstwa, a więc uzyskania danych o osiągniętym i zamierzonym efekcie ekonomicznym( np. zysku, zmniejszeniu strat, zdobyciu nowych rynków)

• Dlatego też ustalenie właściwych kont wynikowych- kosztów i przychodów- będzie mieć największe znaczenie.

PRZYKŁAD PLANU KONT W JEDNOSTCE HANDLOWEJ

• Załóżmy, że jednostka zajmująca się handlem towarów posiada trzy oddziały oraz centralę.

• Oddziały stanowią hurtownie, sprzedające towar w trzech regionach kraju, centrala firmy zajmuje się zarządzaniem, planowaniem, obsługą prawną i księgowo-podatkową itp. Informacjami, które zarząd chce pozyskać są dane dotyczące wartości sprzedaży na poszczególne regiony, koszty każdej z hurtowni oraz centrali ( w podziale na koszty wg rodzaju i poszczególne ośrodki decyzyjne- zarząd, poszczególne działy w centrali, kierownictwo hurtowni, pracownicy hurtowni, koszty ogólne itp.).

• Konta kosztowe

  • Koszty wg rodzaju gromadzone są na kontach zespołu 4 i jednocześnie na kontach zespołu 5

  • Konta zespołu 4 mają charakter bilansowy i podatkowy, a więc zgromadzone tutaj dane są wykorzystywane do ujęcia wartości poszczególnych kosztów w ujęciu globalnym( cała firma- wynik finansowy) oraz w ujęciu podatkowym – do prawidłowego wyliczenia podstawy opodatkowania( dochodu podatkowego), dlatego też wyszczególnione w grupie kont 4 są konta kosztów niestanowiące kosztów uzyskania przychodu.

  • Na kontach zespołu 5 są koszty wcześniej zaewidencjonowane na kontach zespołu 4, jednak mają one charakter pozabilansowy i służą przypisaniu kosztów do poszczególnych ośrodków kosztowych.

• Układ kosztów według rodzaju

  • 401 Zużycie materiałów i energii

  • 401-01 Zużycie energii elektrycznej

  • 401-02 Zużycie gazu i wody

  • 401-03 Zużycie paliw napędowych do samochodów

  • 401-04 Zużycie części zamiennych do samochodów

  • 401-05 Zużycie materiałów biurowych

  • 401-06 Zużycie środków czystości

  • 401-07 Zużycie innych materiałów

  • 401-08 Wyposażenie niskocenne (np. czajnik)

  • 402 Usługi obce

  • 402-01 Usługi telekomunikacyjne

  • 402-02 Usługi transportowe

  • 402-03 Usługi wynajmu powierzchni

  • 402-04 Usługi ochrony i monitoringu

  • 402-05 Usługi wywozu nieczystości

  • 402-06 Pozostałe usługi obce

  • 403 Podatki i opłaty

  • 403-01 Podatek od nieruchomości

  • 403-02 Opłaty bankowe

  • 403-03 Inne opłaty

  • 404 Wynagrodzenia

  • 404-01 Wynagrodzenia osobowe

  • 404-01-1 Wynagrodzenia osobowe wypłacone

  • 404-01-2 Wynagrodzenia osobowe naliczone (niestanowiące kosztów uzyskania przychodu)

  • 404-02 Wynagrodzenia bezosobowe

  • 404-02-1 Wynagrodzenia bezosobowe wypłacone

  • 404-02-2 Wynagrodzenia bezosobowe naliczone (niestanowiące kosztów uzyskania przychodów)

  • 405 Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia

  • 405-01 Składki na ubezpieczenia ZUS

  • 405-01-1 Składki na ubezpieczenia ZUS zapłacone

  • 405-01-2 Składki na ubezpieczenia ZUS naliczone (niestanowiące kosztów uzyskania przychodów)

  • 405-02 Odpisy na ZFŚS

  • 405-03 Inne świadczenia na rzecz pracowników

  • 408 Amortyzacja

  • 408-01 Amortyzacja środków trwałych

  • 408-02 Amortyzacja wartości niematerialnych i prawnych

  • 408-03 Amortyzacja środków trwałych umorzonych jednorazowo

  • 409 Pozostałe koszty

  • 409-01 Ubezpieczenia majątkowe

  • 409-02 Delegacje i podróże służbowe

  • 409-03 Ryczałty za użytkowanie pojazdów prywatnych

  • 409-04 Koszty reklamy i reprezentacji

  • 409-04-1 Reklama i reprezentacja nielimitowana

  • 409-04-2 Reklama i reprezentacja limitowana (0,25% przychodu)

  • 409-05 Inne pozostałe koszty

  • 409-06 Inne pozostałe koszty niestanowiące kosztów uzyskania przychodów

• Koszty według miejsc powstawania

  • 501 Koszty hurtowni nr 1

  • 501-01 Koszty kierownictwa

  • 501-01-1 Zużycie materiałów i energii

  • 501-01-1-1 Zużycie paliw napędowych do samochodowych

  • 501-01-1-2 Zużycie części zamiennych do samochodowych

  • 501-01-1-3 Zużycie materiałów biurowych

  • 501-01-1-4 Zużycie innych materiałów

  • 501-01-4 Wynagrodzenia

  • 501-01-4-1 Wynagrodzenia osobowe

  • 501-01-4-2 Wynagrodzenia bezosobowe

  • 501-02 Koszty działu handlowego

  • 501-02-1 Zużycie materiałów i energii

  • 501-02-1-1 Zużycie paliw napędowych do samochodów

  • 501-02-1-2 Zużycie części zamiennych do samochodów

  • 501-02-1-3 Zużycie materiałów biurowych

  • 501-02-1-4 Zużycie innych materiałów

  • 501-02-4 Wynagrodzenia

  • 501-02-4-1 Wynagrodzenia osobowe

  • 501-02-4-2 Wynagrodzenia bezosobowe

  • 501-03 Koszty magazynu

  • 501-03-1 Zużycie materiałów i energii

  • 501-03-1-1 Zużycie paliw napędowych do samochodów

  • 501-03-1-2 Zużycie części zamiennych do samochodów

  • 501-03-1-3 Zużycie materiałów biurowych

  • 501-03-1-4 Zużycie innych materiałów

  • 501-03-4 Wynagrodzenia

  • 501-03-4-1 Wynagrodzenia osobowe

  • 501-03-4-2 Wynagrodzenia bezosobowe

Przychody i koszt własny sprzedaży

• Konta przychodów ze sprzedaży można podzielić ze względu na miejsce, a więc w analityce można wyszczególnić trzy poziomy- dla każdej hurtowni oddzielnie.

• Uzyskamy wówczas informacje nie tylko o wielkości przychodu ze sprzedaży, dokonanej przez dany punkt, ale również porównując dane z kosztami wygenerowanymi przez dana hurtownię otrzymamy wielkość zysku wypracowanego przez daną hurtowni ę.

• W ogólnym rozrachunku ekonomicznym należałoby jeszcze uwzględnić koszty poniesione przez centralę, przypisując udziałem procentowym wielkość tych kosztów w kosztach ogółem lub do wielkości przychodów uzyskanych przez każdy z punktów.

• Jeżeli jednostka chciałaby posiadać inne informacje dotyczące przychodów ze sprzedaży towarów, np. podział na sprzedaż krajową wg stawek VAT, eksport czy dostawy wewnątrzwspólnotowe do poszczególnych państw – również poprzez dodanie kolejnych poziomów analityki będzie to możliwe, np.

  • 730 Sprzedaż towarów

  • 730-01 Sprzedaż towarów w hurtowni nr 1

  • 730-01-1 Sprzedaż krajowa

  • 730-01-1-7 Sprzedaż krajowa ze stawką 8 % VAT

  • 730-01-1-22 Sprzedaż krajowa ze stawką 23 % VAT

  • 730-01-2 Eksport

  • 730-01-2-1 Eksport do Rosji

  • 730-01-2-2 Eksport do Kanady

  • 730-01-3 Dostawy wewnątrzwspólnotowe

  • 730-01-3-1 Sprzedaż do Niemiec

  • 730-01-3-2 Sprzedaż do Francji

  • 730-01-3-3 Sprzedaż do Anglii

  • 730-02 Sprzedaż towarów w hurtowni nr 2

  • 730-02-1 Sprzedaż krajowa

  • 730-02-1-7 Sprzedaż krajowa ze stawką 8 % VAT

  • 730-02-1-22 Sprzedaż krajowa ze stawką 23 % VAT

  • 730-02-2 Eksport

  • 730-02-2-1 Eksport do Rosji

  • 730-02-2-2 Eksport do Kanady

  • 730-02-3 Dostawy wewnątrzwspólnotowe

  • 730-02-3-1 Sprzedaż do Niemiec

  • 730-02-3-2 Sprzedaż do Francji

  • 730-02-3-3 Sprzedaż do Włoch

  • Itd.

• W czasach powszechnej komputeryzacji zazwyczaj faktury sprzedaży są wystawiane w jednostce przy pomocy oprogramowania komputerowego, współpracującego z gospodarką magazynową.

• Oprogramowania te pozwalają na eksport danych do programu finansowo-księgowego co nie powoduje konieczności „ręcznego” księgowania faktur, a jedynie ich sprawdzenie i zaakceptowanie przez odpowiedzialne za to osoby.

• Aby uzyskać możliwość takiego szczegółowego księgowania dokumentów w sprzedaży należy w odpowiednich parametrach oprogramowania przypisać poszczególne konta( tzw. Sztywny dekret), aby informacja trafiająca drogą elektroniczną była rzetelna i nie stwarzała pomyłki.

• W firmach, których zasięg terytorialny sprzedaży nie wykracza poza granice naszego kraju można wprowadzić analitykę dotyczącą poszczególnych regionów lub nawet miast. Uzyskiwanie informacji o sprzedaży, jej strukturze terytorialnej jest dla jednostek niezwykle istotne, np. ze względu na wnioski o miejscach, gdzie produkt cieszy się największym popytem, co może wpłynąć na decyzję o zwiększeniu wydatków na marketing, reklamę czy promocję w innych rejonach.

• Podobnie można podzielić wartość sprzedanych towarów w cenach zakupu (koszt własny ) wydzielając analitykę dla poszczególnych hurtowni. Można również dodać konta analitycznego układu zespołu 5, przytoczonego powyżej, przypisując poszczególne konta kosztu własnego sprzedanych towarów do kosztów działalności operacyjnej każdego punktu.

PRZYKŁAD PLANU KONT

• Konta pozostałych przychodów i kosztów operacyjnych oraz zysków i strat nadzwyczajnych.

• Zgodnie z art.3 ust.1 pkt. 32 u.o.r. przez pozostałe koszty i przychody operacyjne rozumie się koszty i przychody związane pośrednio z działalnością operacyjną jednostki, a w szczególności koszty i przychody związane

  • z działalnością socjalną

  • ze zbyciem środków trwałych, środków trwałych w budowie, wartości niematerialnych i prawnych, a także nieruchomości oraz wartości niematerialnych i prawnych zaliczonych do inwestycji

  • z utrzymaniem nieruchomości oraz wartości niematerialnych i prawnych zaliczonych do inwestycji, w tym także z aktualizacją wartości tych inwestycji jak również z ich przekwalifikowaniem odpowiednio do środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, jeżeli do wyceny inwestycji przyjęto cenę rynkową bądź inaczej określoną wartość godziwą

  • z odpisaniem należności i zobowiązań przedawnionych, umorzonych, nieściągalnych, z wyjątkiem należności i zobowiązań o charakterze publicznoprawnym nieobciążających kosztów

  • z utworzeniem i rozwiązaniem rezerw, z wyjątkiem rezerw związanych z operacjami finansowymi

  • z odpisami aktualizującymi wartość aktywów i ich korektami, z wyjątkiem odpisów obciążających koszty finansowe

  • z odszkodowaniami i karami

  • z przekazaniem lub otrzymaniem nieodpłatnie, w tym w drodze darowizny aktywów, w tym także środków pieniężnych na inne cele niż dopłaty do cen sprzedaży, nabycia lub wytworzenia środków trwałych, środków trwałych w budowie albo wartości niematerialnych i prawnych

Konta bilansowe

• Układ kont bilansowych – poza wymogami narzuconymi przez przepisy o rachunkowości czy podatkowe – powinien być tak skonstruowany, aby pozwalał na uzyskanie informacji dotyczących majątku czy źródeł jego pochodzenia

• Ustawa o rachunkowości nakłada na jednostki obowiązek prowadzenia kont pomocniczych szczególnie dla środków trwałych, środków pieniężnych( zarówno w bankach jak i w kasie), rozrachunków( z kontrahentami, z tytułu podatków i pozostałych), materiałów i towarów handlowych oraz wyrobów gotowych ( jeżeli jednostka przyjęła rozwiązanie ewidencji ilościowo-wartościowej), a także kapitałów własnych i obcych w ujęciu na poszczególne ich rodzaje

• Z tego względu bardziej szczegółowe informacje zazwyczaj nie są jednostce potrzebne, a często ewidencje powyższe odbywają się przy zastosowaniu odpowiedniego oprogramowania współpracującego z ewidencją księgową.

• Przykładowo – jeżeli jednostka posiada ewidencję środków trwałych w oddzielnym module księgowym- nie ma potrzeby powielać tych samych danych w ewidencji księgowej.

• Podobnie wygląda sprawa z ewidencją magazynową – ewidencja ilościowo-wartościowa odbywa się w programie służącym do ewidencji magazynowej, przez co zaksięgowanie wartościowe np. kosztu własnego sprzedanych towarów może odbyć się łącznie jedną kwotą na koniec okresu rozrachunkowego bez konieczności ewidencjonowania każdej Wz oddzielnie.

• Przykład, gdzie ewidencja księgowa może być przydatna, gdy jednostka nie korzysta z oprogramowania pomocniczego.

• W przypadku środków trwałych ewidencja księgowa odbywa się na kontach zespołu 0.

• Poszczególne grupy środków trwałych są wyszczególnione na poszczególnych kontach syntetycznych, analitycznie można ująć każdy środek oddzielnie.

• Konto syntetyczne 060 Odpisy umorzeniowe środków trwałych powinno analitycznie być identyczne z analityką kont środków trwałych, aby można było uzyskać informacje o wartości netto każdego środka trwałego, np.

  • 010 Środki trwałe

  • 011 Grunty własne

  • 011-01 Działka nr ewid. 1000/2005

  • 011-02 Działka nr ewid. 1001/2005

  • 012 Budynki, lokale oraz obiekty inżynierii lądowej i wodnej

  • 012-01 Budynek biurowy

  • 012-02 Lokal użytkowy

  • 012-03 Magazyn nr 1

  • 012-04 Magazyn nr 2

  • 060 Odpisy umorzeniowe środków trwałych

  • 062 Umorzenie budynków i lokali oraz obiektów inżynierii lądowej i wodnej

  • 062-01 Budynek biurowy

  • 062-02 Lokal użytkowy

  • 062-03 Magazyn nr 1

  • 062-04 Magazyn nr 2

  • 063 Umorzenie urządzeń technicznych i maszyn

  • 063-01 Maszyna produkcyjna

  • 063-02 Maszyna do pakowania

  • 064 Umorzenie środków transportu

  • 064-01 Samochód ciężarowy

  • 064-02 Samochód osobowy

  • 064-03 Wózek widłowy

  • 065 Umorzenie innych środków trwałych

  • 065-01 Zestaw mebli biurowych

• Układ bilansu zakłada podział rozrachunków z kontrahentami ( poza oczywistym wyszczególnieniem należności i zobowiązań) na przypadające z jednostkami powiązanymi oraz pozostałymi.

• Dodatkowo oddzielnie należy ujmować w księgach rozrachunki powstałe w wyniku transakcji walutowych, zarówno kupna jak i sprzedaży – głównie w celu wyliczenia ewentualnych różnic kursowych. Z tego względu układ planu kont syntetycznie wyróżnia następujące grupy kont:

  • Konto 211 Rozrachunki z odbiorcami krajowymi powiązanymi

  • Konto 212 Rozrachunki z dostawcami krajowymi powiązanymi

  • Konto 213 Rozrachunki z odbiorcami zagranicznymi powiązanymi

  • Konto 214 Rozrachunki z dostawcami zagranicznymi powiązanymi

• Oprogramowania komputerowego przypisuje się każdemu z kontrahentów unikalny znak (np. czterocyfrowy) odpowiadający numerowi konta analitycznego

• Odnalezienie konta nie przysparza problemów – większość oprogramowań posiada wbudowane filtry, przy wykorzystaniu których możliwe jest szybkie odnalezienie szukanego konta( np. po numerze NIP, po fragmencie nazwy, adresie itp.)

• W przypadku kontrahentów, którzy są jednocześnie odbiorcami i dostawcami w danej jednostce ważne jest, aby numery konta analitycznego były takie same (np. 211-0001 i 212-0001) co ułatwia operacje kompensaty wzajemnych zobowiązań i należności.

• Pozostałe konta rozrachunkowe takie jak rozrachunki publicznoprawne czy z pracownikami również powinny być tworzone ze szczegółowością pozwalającą na ustalenie stanu należności czy zobowiązań dla każdego z tytułów oddzielnie

• Ten „tytuł” to najmniejsza jednostka rozrachunkowa, co oznacza, że nie można na jednym koncie księgować różnych tytułów.

• Na przykład niedopuszczalne jest ujmowanie na jednym koncie rozrachunków z tytułu podatków VAT, dochodowego od osób fizycznych i prawnych. Rozrachunki z tytułu każdego z tych podatków powinny znajdować się na oddzielnych kontach, co więcej – w przypadku podatku VAT wyszczególnić należy nie tylko konto podatku VAT należnego oraz podatku VAT naliczonego, ale również konta wyrażające stan rozrachunków z urzędem skarbowym z tytułu VAT( wykazujące salda zgodnie z deklaracja na koniec każdego miesiąca jak również konto wykazujące podatek VAT do rozliczenia w następnych okresach.

• Często w praktyce spotyka się także nieprawidłowość polegającą na wykazywaniu na rozrachunkach z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych wszystkich tytułów składek łącznie.

• Prawidłowo jednak jednostka powinna do konta 227 Rozrachunki z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych -prowadzić analitykę.

  • 227-01 Rozrachunki z tytułu ubezpieczeń społecznych

  • 227-02 Rozrachunki z tytułu ubezpieczeń zdrowotnych

  • 227-03 Rozrachunki z tytułu składek na FP i FGŚP

  • –odzwierciedlające saldo zobowiązań z poszczególnych składek

• Ustalenie właściwego planu kont ma znaczenie nie tylko ze względu na prawidłowe rozliczenie podatków czy też sporządzenie sprawozdania finansowego.

• Mimo, iż przepisy dopuszczają stosowanie pewnych uproszczeń, to z punktu widzenia zarządzania jednostką zastosowania takich uproszczeń nie zawsze jest korzystne, o czym warto pamiętać wprowadzając plan kont do stosowania w założeniach polityki rachunkowości.

Organy zatwierdzające sprawozdanie finansowe

• Zgodnie z art. 53. Ust. 1 u.o.r. roczne sprawozdanie finansowe jednostki podlega zatwierdzeniu przez organ zatwierdzający nie później niż 6 miesięcy od dnia bilansowego.

• Organem zatwierdzającym jest organ określony w statucie, umowie spółki, i dla poszczególnych podmiotów jest to:

  • W spółce komandytowo-akcyjnej – walne zgromadzenie akcjonariuszy i komplementariuszy (art. 146 par. 1 ustawy z dnia 15 września 2000 r. – Kodeks spółek handlowych – Dz. U. Nr 94 poz. 1037 z późn. Zm. – dalej k.s.h.

  • W spółce z ograniczoną odpowiedzialnością – zgromadzenie wspólników (art. 228 k.s.h.)

  • W spółce akcyjnej – walne zgromadzenie akcjonariuszy (art. 293 k.s.h.)

  • W spółdzielni – zgromadzenie członków lub przedstawicieli członków

  • W przedsiębiorstwie państwowym – minister Skarbu Państwa lub inny organ założycielski

  • W spółkach osobowych (jawnej, komandytowej, partnerskiej) oraz spółkach cywilnych – wspólnicy spółki

  • W przedsiębiorstwach prywatnych – właściciel (właściciele)

Forma i terminy zatwierdzania sprawozdania

• W spółkach rozpatrzenie i zatwierdzenie sprawozdania zarządu z działalności spółki oraz sprawozdania finansowego za ubiegły rok obrotowy (a także udzielenie absolutorium członkom organów spółki z wykonania przez nich obowiązków) wymaga uchwały wspólników.

• W spółkach akcyjnych i spółkach z ograniczoną odpowiedzialnością uchwała taka zapada na zgromadzeniu wspólników.

• Zwyczajne zgromadzenie wspólników powinno więc odbyć się w terminie nie dłuższym niż w ciągu sześciu miesięcy po upływie każdego roku obrotowego.

• Regulacja ta wynika z ustawy z dnia 15 września 2000r. – Kodeks spółek handlowych (Dz. U. Nr 94 poz. 1037 z późn. zm.) – dalej k.s.h. – odpowiada ona ustanowionej w art. 53 u. o. r.: zatwierdzenie sprawozdania musi nastąpić nie później niż 6 miesięcy od dnia bilansowego.

• W przypadku spółek osobowych uchwała wspólników powinna zawierać takie same elementy jak w spółkach kapitałowych, czyli co najmniej: datę i miejsce podjęcia uchwały, okres, za który sporządzone zostało zatwierdzone sprawozdanie finansowe, decyzję o jego zatwierdzeniu oraz decyzję o sposobie pokrycia straty lub podziale zysku oraz nazwiska podejmujących uchwałę wspólników.

• Decyzja o rozliczeniu wyniku finansowego podejmowana jest więc przez zgromadzenie wspólników. Choć przepisy u. o. r. wymagają, aby już w sprawozdaniu finansowym, w informacji dodatkowej, zawarta została propozycja podziału zysku lub pokrycia straty, jest to tylko propozycja, bowiem ostateczna decyzja wymaga powzięcia stosownej uchwały lub postanowienia.

• Sprawozdanie finansowe jednostek wymienionych w art. 64 u.o.r. może zostać zatwierdzone dopiero po jego zbadaniu przez biegłego rewidenta

• Zatwierdzenie sprawozdania jest nie tylko formalnością, pełni bardzo ważną rolę, bowiem – zgodnie z art. 53 ust. 3 i 4 u.o.r. – podział lub pokrycie wyniku finansowego netto może nastąpić po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego przez organ zatwierdzający.

• Jeżeli jednostka jest zobowiązana do poddania sprawozdania badaniu, zatwierdzenie będące podstawą podziału zysku lub pokrycia straty musi być poprzedzone wyrażeniem przez biegłego rewidenta opinii o tym sprawozdaniu – bez zastrzeżeń lub z zastrzeżeniami.

• Podział wyniku finansowego netto, dokonany bez spełnienia tego warunku, nie jest ważny z mocy prawa.

• Aby decyzja o zatwierdzeniu sprawozdania finansowego podjęta była przez walne zgromadzenie w oparciu o wiedzę akcjonariuszy (udziałowców), art. 69 u. o. r. wprowadza następujący obowiązek: spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, towarzystwa ubezpieczeń wzajemnych, towarzystwa reasekuracji wzajemnej, spółki akcyjne oraz spółdzielnie są obowiązane do udostępnienia wspólnikom, akcjonariuszom lub członkom rocznego sprawozdania finansowego i sprawozdania z działalności jednostki, a jeżeli sprawozdanie finansowe podlega obowiązkowi badania – także opinii wraz z raportem biegłego rewidenta – najpóźniej na 15 dni przed zgromadzeniem wspólników, walnym zgromadzeniem akcjonariuszy lub walnym zgromadzeniem członków albo przedstawicieli członków spółdzielni. Spółka akcyjna udostępnia ponadto akcjonariuszom sprawozdanie rady nadzorczej i komisji rewizyjnej.

• W terminie 10 dni od daty zatwierdzenia sprawozdania finansowego, podatnicy podatku dochodowego od osób prawnych przekazują je do urzędu skarbowego wraz z opinią i raportem podmiotu uprawnionego do badania sprawozdań finansowych. Spółki przekazują także odpis uchwały zgromadzenia wspólników, zatwierdzającej sprawozdania finansowe. Obowiązek złożenia opinii i raportu nie dotyczy tych podatników, których sprawozdania finansowe, na podstawie u. o. r., są zwolnione z obowiązku badania.

• Prowadzący księgi rachunkowe (handlowe) podatnicy podatku dochodowego od osób fizycznych, sprawozdanie finansowe składają do urzędu skarbowego łącznie z zeznaniem o wysokości osiągniętego dochodu (poniesionej straty) – w terminie do 30 kwietnia następnego roku.

Złożenie sprawozdania w KRS

• W ciągu 15 dni od daty zatwierdzenia sprawozdania finansowego – kierownik jednostki jest zobowiązany złożyć je w Krajowym Rejestrze Sądowym. Odpowiednim sądem rejestrowym jest sąd właściwy ze względu na siedzibę spółki.

• Składane w KRS dokumenty obejmują obowiązkowo

  • Roczne sprawozdania finansowe

  • Opinię biegłego rewidenta (jeżeli jednostka podlega obowiązkowi badania)

  • Odpis uchwały bądź postanowienia organu zatwierdzającego o zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego i podziale zysku lub pokryciu straty

  • Sprawozdanie z działalności jednostki

• Sprawozdanie z działalności jednostki zobowiązane są złożyć jedynie spółki kapitałowe, towarzystwo ubezpieczeń wzajemnych, spółdzielnie i przedsiębiorstwo państwowe.

• W przypadku, gdy sprawozdania finansowe nie zostały zatwierdzone w terminie, należy je pomimo tego złożyć w sądzie w ciągu 15 dni po tym terminie.

• Krajowy Sąd Rejestrowy, przyjmując sprawozdanie finansowe sprawdza:

  • czy złożone zostały wszystkie wymagane dokumenty;

  • Bada je od strony formalnej, sprawdzając na przykład, czy podpisy złożyły wszystkie osoby, na których ciąży ten obowiązek.

• Wszelkie dokumenty do sądu rejestrowego muszą być składane w formie oryginalnej albo w formie odpisów poświadczonych za zgodność z oryginałem przez notariusza lub pracownika sekretariatu sądu.

• Złożenie w KRS rocznego sprawozdania finansowego jest możliwe, jeżeli jednostka złoży równocześnie wniosek o zmianę wpisu w Krajowym Rejestrze Sądowym; służy temu stosowny formularz KRS-Z30.

• Urzędowe formularze wniosków o wpis do Krajowego Rejestru Sądowego zamieszczone zostały w formacie PDF i rtf na stronie internetowej ministerstwa sprawiedliwości www.ms.gov.pl. Format rtf pozwala na wypełnienie formularza bezpośrednio na stronie internetowej, wypełniany formularz wystarczy tylko wydrukować i podpisać. Oczywiście, można także formularze wypełnić ręcznie.

• Dodatkowo należy pamiętać o tym, iż każda zmiana wpisu w Krajowym Rejestrze Sądowym jest ogłoszona w Monitorze Sądowym i Gospodarczym – i ta usługa (obowiązkowa) także jest płatna. Za publikację tej wzmianki sąd pobiera opłatę znacznie wyższą niż za sam wpis do KRS – opłata wynosi bowiem 250zł. Zgodnie z informacją podaną na stronach internetowych Ministerstwa Sprawiedliwości, wpłaty należy dokonać na konto bankowe:

Ministerstwo Sprawiedliwości

Biuro Finansowo – Administracyjne

Al. Ujazdowskie 11

00-950 Warszawa

Kredyt Bank S.A. IV O/Warszawa

77 1010 1010 0400 1922 3100 0000

Odpowiedzialność za niedopełnienie obowiązków

• Zgodnie z art. 79 pkt. 4 i 5 u. o. r., kto wbrew przepisom nie składa sprawozdania finansowego do ogłoszenia, nie składa sprawozdania finansowego lub sprawozdania z działalności we właściwym rejestrze sądowym oraz nie udostępnia udziałowcom (akcjonariuszom) przed walnym zgromadzeniem sprawozdania finansowego i innych dokumentów, podlega grzywnie albo karze ograniczenia wolności.

Zdarzenia po dacie bilansu

• Przykładem zdarzeń występujących po zamknięciu ksiąg rachunkowych jest:

  • Upadłość dłużnika, od którego były wykazywane należności na dzień bilansowy,

  • sprzedaż po dniu bilansowym składnika aktywów za kwotę znacznie niższą od jego wartości wykazywanej w bilansie, co powinno wskazywać na korektę wartości składnika aktywów na dzień bilansowy

• Sposób ujęcia zdarzeń po dacie bilansu, które dotyczą poprzedniego roku obrotowego określa art. 54 u. o. r. zgodnie z którym:

• Jeżeli po sporządzeniu rocznego sprawozdania finansowego, a przed jego zatwierdzeniem, jednostka otrzymała informacje o zdarzeniach, które mają istotny wpływ na to sprawozdanie lub powodują że założenie kontynuowania działalności przez jednostkę nie jest uzasadnione, to jednostka gospodarcza powinna odpowiednio zmienić (skorygować) sprawozdanie finansowe. W tym celu należy (art. 54 ust. 1 u. o r.):

  • - przeprowadzić odpowiednie zapisy w księgach rachunkowych roku obrotowego, którego sprawozdanie finansowe dotyczy

  • - powiadomić biegłego rewidenta, który sprawozdanie to bada lub badał przy założeniu że jednostka gospodarcza zgodnie z art. 64 u o r. jest zobowiązania do badania i ogłaszania sprawozdań finansowych.

• jeżeli zdarzenia, które wystąpiły po dniu bilansowym, nie powodują zmiany stanu istniejącego na dzień bilansowy, to odpowiednie wyjaśnienia jednostka gospodarcza powinna zamieścić w informacji dodatkowej

• jeżeli jednostka gospodarcza otrzymała informacje o zdarzeniach dotyczące poprzedniego roku obrotowego które mają istotny wpływ na sprawozdanie finansowe, po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego, to skutki tych zdarzeń ujmuje się w księgach rachunkowych roku obrotowego, w którym informacje te jednostka gospodarcza otrzymała ( art. 54 ust 2 uor)

zdarzenia po dacie bilansu

otrzymane przed zatwierdzeniem otrzymane po zatwierdzeniu

sprawozdania finansowego sprawozdania finansowego

zdarzenia mają istotny wpływ zdarzenia nie powodujące

na sprawozdanie fin. lub powodują zmiany stanu istniejącego

że kontynuacja działalności firmy ujmuje się w księgach

jest zagrożona rach. rok w którym

otrzymano informacje

ujmuje się w księgach rach. i koryguje ujmuje się w informacji

sprawozdania fin. roku którego dotyczą dodatkowej

Przykład 1

Na dzień bilansowy jednostka gospodarcza posiada należności od spółki z o. o., które wycenione są w kwocie wymagającej zapłaty. Jednostka po dniu bilansowym otrzymała informacje o ogłoszeniu upadłości przez spółkę z o.o. Jak ująć wymienione zdarzenie po dniu bilansowym?

Rozwiązanie:

1. Jeżeli jednostka otrzymała informacje o upadłości spółki przed zatwierdzeniem sprawozdania finansowego i wartość należności stanowi istotną (np. 5%) kwotę w sumie bilansowej, to powinna skorygować księgi rachunkowe i sprawozdanie finansowe na dzień bilansowy.

2. Jeżeli jednostka otrzymała informacje o upadłości spółki przed zatwierdzeniem sprawozdania finansowego i wartość należności stanowi nieistotną (np. 0,1%) kwotę w sumie bilansowej, to informacje o upadłości spółki z o.o. można ująć w informacji dodatkowej oraz skorygować księgi rachunkowe roku, w którym jednostka te informacje otrzymała

3. Jeżeli jednostka otrzymała informacje o upadłości spółki po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego, to powinna skorygować księgi rachunkowe roku, w którym informacje te otrzymała.

Przykład 2

Jednostka otrzymała informacje o zdarzeniach mających istotny wpływ na treść jeszcze nie zatwierdzonego sprawozdania finansowego, dłużnicy jednostki zostali postawieni w stan upadłości, a jednostka nie utworzyła odpisów aktualizujących należności.

Dane liczbowe:

Należności z tyt. Dostaw – 144 000 zł

Wynik finansowy (zysk) – 12 000 zł

Jednostka otrzymała informacje o postawieniu dłużnika w stan likwidacji po dniu bilansowym

Wartość z tyt. Dostaw od dłużnika, wykazana w bilansie wynosi 28 000 zł.

Jak skorygować księgi rachunkowe oraz sprawozdanie finansowe jeżeli nie jest zatwierdzone?

Rozwiązanie:

W tej sytuacji należy zmienić sprawozdanie, a także powiadomić biegłego rewidenta, który bada (lub badał) sprawozdanie oraz dokonać jednocześnie odpowiednich zapisów w księgach roku obrotowego, którego to sprawozdanie dotyczy (art. 54 ust. 1 uor)

Wartość należności od dłużnika stanowi istotną kwotę w ogólnej sumie należności. W związku z tym należy zaksięgować odpis aktualizujący należności w kwocie 28 000 zł, który będzie zaksięgowany:

Dt – Pozostałe koszty operacyjne

Ct - odpisy aktualizujące rozrachunki

Pozostałe koszty operacyjne kształtują wynik finansowy, który po zaksięgowaniu odpisu aktualizującego wyniesie 16 000 zł (strata).

Odpisy aktualizujące zmniejszają wartość należności. W związku z tym wartość należności będzie ujęta w bilansie w kwocie 116 000 zł.

Przykład 3

Na dzień 31 grudnia (dzień bilansowy) jednostka wykazała w bilansie należności z tyt dostaw od firmy A w kwocie 100 000 zł. W dniu 12 sierpnia firma A została postawiona w stan likwidacji. Kiedy i w jaki sposób dokonać odpisu aktualizującego należności?

Rozwiązanie:

Jeżeli sprawozdanie finansowe zostało już zatwierdzone, a jednostka otrzymała informacje o zdarzeniach lat ubiegłych, to ujmuje je w księgach rachunkowych roku obrotowego, w którym te informacje otrzymała.

Odpis aktualizujący w kwocie 100 000 zł należy ująć w dniu 12 sierpnia. Ewidencja odpisu aktualizującego przedstawia się następująco:

Dt – pozostałe koszty operacyjne

Ct – odpisy aktualizujące rozrachunki

Istota i funkcje kontroli wewnętrznej

• Porównania w odniesieniu do założeń najczęściej dotyczą planów.

• Na ich podstawie można ocenić przebieg realizacji zamierzeń oraz stopień osiągnięcia założonego celu.

• Planowanie i kontrola wzajemnie się warunkują i uzupełniają.

• Plany stanowią podstawę wykonywania czynności kontrolnych, natomiast kontrola pozwala ujawniać ewentualne usterki planów oraz ocenić realizację, sprzyjając opracowaniu lepszych planów w przyszłości.

• Porównania w czasie mogą być przeprowadzane w okresie do okresu ubiegłego albo do okresu przyjętego jako bazowy.

• Porównania te pozwalają kontrolować rozwój zjawisk gospodarczych, ich dynamikę w zestawieniu z innymi okresami.

• W porównaniu w przestrzeni za podstawę mogą być przyjęte wielkości z innych jednostek gospodarczych w tej samej branży o podobnych rozmiarach i warunkach prowadzenia działalności gospodarczej.

• Podstawę mogą stanowić średnie wielkości dla danej branży w kraju bądź za granicą.

• Rezultatem porównań dokonanych w czasie kontroli jest ustalenie odchyleń zdarzeń rzeczywistych od danych bazowych.

• Odchylenia mogą być pozytywne, gdy poziom/przebieg kontrolowanych zdarzeń jest korzystniejszy od podstawy porównań.

• Odwrotny charakter mają odchylenia negatywne.

• Odchylenie może być wyrażone w wielkościach bezwzględnych albo względnych (wskaźniki stosunkowe, procentowe)

• W praktyce wartości względne są uważane za bardziej przydatne ponieważ określają stopień odchylenia wielkości rzeczywistych od zakładanych.

• Kontrola nie ogranicza się do stwierdzenia odchylenia i określenia jego charakteru.

• Należy dokonać dokładnego poznania odchyleń, a zwłaszcza ustalenie, czy mają one charakter:

  • Rzeczywisty, czy

  • Pozorny.

• W celu określenia, czy mamy do czynienia z takimi odchyleniami należy ocenić czy:

  • Właściwa i aktualna jest baza porównawcza,

  • Wiarygodne i rzetelne są informacje o badanym zjawisku,

  • Prawidłowo zostały wykonane czynności kontrolne.

• Po wyeliminowaniu odchyleń pozornych należy określić przyczyny o rzeczywistym charakterze (złe zarządzanie, niewłaściwa realizacja).

• Badając przyczyny odchyleń należy wyjaśnić czy są to odchylenia:

  • Wewnętrzne,

  • Zewnętrzne,

  • Zależne od jednostki,

  • Niezależne od jednostki.

• Z badaniem odchyleń powstałych w wyniku działań kontrolnych łączy się:

  • Określenie czynników wpływających na odchylenia,

  • Miejsce powstania,

  • Osoby odpowiedzialne za odchylenia,

  • Możliwość przeciwdziałania.

• Tego typu działania wymagają przeprowadzenia badań przyczynowo-skutkowych, co oznacza łączenie funkcji porównawczej z analityczną.

• Działania kontrolne wymagają sprzężenia kontroli z analizą, pozwalającą zinterpretować rezultaty kontroli.

• Istotą analizy jest wyodrębnienie cech lub części składowych jakiejś całości (zjawiska lub przedmiotu) oraz badanie ich właściwości, a także powiązań i zależności między nimi,

• Analiza zajmująca się badaniem działalności gospodarczej jest określana mianem analizy ekonomicznej.

• W ramach analizy ekonomicznej można wyróżnić analizę:

  • Techniczno-ekonomiczną – zajmującą się określonymi fragmentami działalności jednostki gospodarczej i wykorzystaniem czynników produkcji.

  • Finansową – obejmującą swym zakresem całokształt działalności gospodarczej z wykorzystaniem syntetycznych wielkości odzwierciedlających finansowe aspekty działalności.

• Działy analizy działalności gospodarczej stanowią całość i wzajemnie się uzupełniają.

• Zasadniczym zadaniem analizy sprzężonej z kontrolą jest interpretacja odchyleń ujawnionych podczas kontroli.

• Łączy się to z ustaleniem przyczyn kontroli, dzięki czemu jest możliwe sformułowanie wynikających z kontroli i wykorzystanie jej wyników w procesie zarządzania w celach:

  • Diagnostycznych – ocena sytuacji

  • Optymalizacyjnych – weryfikacja założeń planowanych i podejmowanych działań

  • Korygujących – eliminacja skutków niepożądanych odchyleń.

Przyczyny odchyleń
Kryterium podziału
Miejsce powstania
Źródło powstania

• Badania kontrolno-analityczne spełniają następujące funkcje:

  • Informacyjno-sygnalizacyjne – kontrola jako „system alarmowy” w przedsiębiorstwie,

  • Profilaktyczne – kontrola jako instrument zapobiegania,

  • Instruktażowe – wykorzystanie wniosków z kontroli,

  • Pobudzające – powiązanie z kontrolą systemu motywacyjnego.

• Zakres i charakter wymienionych zadań zależy od momentu i celu przeprowadzania badań kontrolno-analitycznych.

• Badania ze względu na moment ich przeprowadzania mogą mieć charakter:

  • Wstępny (ex ante) – gdy przedmiotem są zamierzenia (plany, decyzje) o różnym horyzoncie czasowym, ze szczególnym uwzględnieniem ich realności, perspektyw rozwoju, ryzyko osiągania celu, ewentualnych zagrożeń.

  • Bieżący (operatywny) – gdy badania dotyczą realizacji operatywnych zadań gospodarczych, badania te powinny stwarzać podstawy reakcji na powstające zagrożenia, pojawiające się zakłócenia itp.

  • Następny (ex post) – gdy badania wiążą się z oceną osiąganych wyników z punktu widzenia zamierzeń efektywności gospodarowania,

  • Incydentalny – gdy badania odnoszą się do wybranych zagadnień czy problemów wynikających z pojawiających się potrzeb.

• Na każdym szczeblu zarządzania kontrola i analiza musza sprzyjać realizacji funkcji zarządzania nastawionego na osiąganie celów gospodarowania

• Badania kontrolno-analityczne powinny charakteryzować się następującymi cechami:

  • Przydatnością

  • Powiązaniem z zakresem odpowiedzialności w jednostce gospodarczej

  • Orientacja na cele,

  • Odpowiednia częstotliwością i szybkością,

  • Zrozumiałością i prostotą,

  • Pożądaną szczegółowością i elastycznością,

  • Obiektywizmem,

  • Rzetelnością i wiarygodnością.

• Wystąpienie przedstawionych cech badań kontrolno-analitycznych zależy od:

  • Zastosowanych metod badawczych

  • Jakości materiałów źródłowych

  • Organizacji i techniki prac kontrolno-analitycznych.

Definicje

• System kontroli wewnętrznej – całościowy system kontroli finansowych i pozafinansowych, ustalony przez kierownictwo jednostki w celu:

  • Prowadzenia działalności gospodarczej jednostki w sposób uporządkowany i efektywny.

  • Zapewnienia przestrzegania zasad ustalanych przez kierownictwo

  • Zabezpieczenia zasobów, zagwarantowanie, na ile to możliwe, kompletności i dokładności zapisów księgowych.

• Kontrola wewnętrzna – okreslona procedura lub zasada stanowiąca pojedynczy element systemu kontroli wewnętrznej, np. kontrola merytoryczna czy formalna określonego typu dokumentów.

Cechy systemu kontroli wewnętrznej

• Być „szczelny”, tzn. uwzględniać wszystkie obszary podlegające kontroli,

• Mieć charakter zorganizowany, a nie przypadkowy,

• Być powiązany z systemem rachunkowości i strukturą organizacją,

• Odpowiadać branży, wielkości i specyfice jednostki,

• Ujmować zagadnienia kompleksowo, a nie fragmentarycznie,

• Być operatywny, tzn. bieżąco sygnalizować sytuacje nieprawidłowe,

• Być elastyczny, tzn. otwarty na zmiany,

• Być skuteczny i efektywny.

Rodzaje kontroli wewnętrznej

• Do wyodrębnienia rodzajów kontroli wewnętrznej mogą być przyjęte różne kryteria

• Do najczęściej stosowanych należą:

  • Moment przeprowadzania kontroli,

  • Podmiot kontrolujący,

  • Podstawa przeprowadzania kontroli,

  • Zakres kontroli,

  • Częstotliwość kontroli,

  • Miejsce wykonywania kontroli.

Rodzaje kontroli ze względu na moment przeprowadzania kontroli

• Kontrola wstępna (uprzednia) – następuje po przystąpieniu do realizacji czynności będących przedmiotem kontroli, kontrolą objęty jest zamiar (plan) podjęcia określonych czynności albo decyzja o przystąpieniu do nich, do przeprowadzenia tej kontroli jako materiał badawczy wykorzystuje się dokumentację planistyczną, projektową, kosztorysową albo dokumenty dyspozycyjne np. zlecenia robocze, polecenia wypłaty gotówki, wydania materiałów itp.

• Kontrola bieżąca (operatywna) – jest przeprowadzana jednocześnie z czynnością będącą przedmiotem kontroli, tj. w czasie trwania kontrolowanej czynności, co umożliwia natychmiastowe ujawnienie odchyleń i bieżącą reakcję na nie, przeprowadzenie tej kontroli wymaga odpowiednio przygotowanych dokumentów umożliwiających bieżące śledzenie stopnia realizacji zamierzeń.

• Kontrola następna (ex post) – jest przeprowadzana po zakończeniu czynności, będącej przedmiotem kontroli, przy czym im krótszy jest odstęp między momentem kontroli a zakończeniem kontrolowanej czynności, tym większa jest skuteczność kontroli i możliwość reakcji na negatywne odchylenia w celu usunięcia albo złagodzenia ich skutków, podstawą tej kontroli może być dokumentacja źródłowa, ewidencja i sprawozdawczość.

• Kontrola powtórna – jest ona powtórzeniem wcześniej przeprowadzonej kontroli, jeżeli istnieją wątpliwości co do wiarygodności jej efektów.

• Kontrola uzupełniająca – celem tej kontroli jest wyjaśnienie dodatkowych okoliczności lub uzupełnienie luk wcześniejszej kontroli.

Rodzaje kontroli ze względu na podmiot kontrolujący

• Kontrola instytucjonalna – przeprowadzana jest przez specjalnie wydzielone w strukturze organizacyjnej komórki (stanowiska) kontrolne, np. komórka inwentaryzacji ciągłej.

• Kontrola funkcjonalna – wchodzi w zakres obowiązków różnych pracowników, oprócz ich podstawowych funkcji, np. kierownika wydziału lub komórki ma za zadanie kontrolować pracę podległego personelu.

• Samokontrola – powinni ją wykonywać wszyscy pracownicy w związku z realizacją przydzielonych im zadań.

Rodzaje kontroli ze względu na podstawę kontroli, czyli sposób ustalania stanu rzeczywistego

• Kontrola dokumentalna – istotą tej kontroli jest ocena badanego zjawiska na podstawie dokumentów typu ex ante (plany, projekty, kosztorysy, zarządzenia, umowy z kontrahentami), jak i ex post (dowody wykonawcze, ewidencja księgowa, sprawozdania finansowe, protokoły z kontroli, zarządzenia pokontrolne). Jakość tej kontroli zależy od wiarygodności dokumentów, dlatego wykorzystanie ich w badaniach powinno być poprzedzone kontrolą wynikającą z ustawy o rachunkowości, w tym celu przeprowadza się kontrolę:

  • Formalną – zgodność dowodów księgowych z obowiązującymi w tym zakresie wymaganiami

  • Rachunkową – bezbłędność operacji pod względem rachunkowym

  • Merytoryczną – zgodność operacji odzwierciedlanych w dokumentach z racjonalnym gospodarowaniem i z obowiązującymi przepisami.

• Kontrola faktyczna – realizowana jest na podstawie rzeczywistych stanów środków pieniężnych, zasobów majątku trwałego, zapasów, należności, zobowiązań albo czynności (zużycie materiałów, operacje pieniężne, działalność inwestycyjna itp.), które są porównywane z zamierzeniami (wyznaczeniami) zawartymi w planach, kosztorysach, innych dokumentach, podstawową formą tej kontroli jest jej ścisły związek z rzeczywistością, natomiast wadą jest jej pracochłonność i utrudnienia, które może powodować w normalnym funkcjonowaniu jednostki gospodarczej.

Rodzaje kontroli ze względu kryterium zakresu

• Kontrola kompletna (całkowita) – obejmuje ona wszystkie składniki (operacje) należące do przedmiotowego zakresu kontroli.

• Kontrola wyrywkowa – odnosi się tylko do wybranych składników (operacji) należących do przedmiotowego zakresu kontroli, wybór składników może być intuicyjny albo dokonywany na podstawie metod badania reprezentacyjnego (metody statystyczne).

Rodzaje kontroli ze względu na przedmiot kontroli

• Kontrola pełna (ogólna, kompleksowa) – obejmująca całą działalność jednostki gospodarczej,

• Kontrola odcinkowa (częściowa, fragmentaryczna) – koncentrująca się na wybranym odcinku (fragmencie) działalności jednostki, np. kontrola gospodarki magazynowej, kontrola kasy.

Rodzaje kontroli ze względu na częstotliwość przeprowadzania kontroli

• Kontrola periodyczna (okresowa) – przeprowadzana jest ona w powtarzających się regularnie terminach, np. raz w roku, raz na 2 lata itd.

• Kontrola ciągła – wykonywana jest stale przez cały okres

• Kontrola doraźna – przeprowadzana jest nieregularnie w razie wystąpienia potrzeby.

Rodzaje kontroli ze względu na miejsce przeprowadzania kontroli

• Kontrola kameralna – dokonywana w siedzibie podmiotu kontrolującego, w takim wypadku najczęściej jest realizowana kontrola dokumentalna

• Kontrola na miejscu – dokonywana jest w jednostce kontrolowanej, w której znajduje się przedmiot kontroli, może to być zarówno kontrola dokumentalna, jak i faktyczna.