Rejestracja podmiotu jako podatnika VAT krajowego i podatnika VAT UE

Podjęcie przez przedsiębiorcę decyzji o rozpoczęciu działalności gospodarczej wiąże się z określonymi obowiązkami rejestracyjnymi w urzędzie skarbowym, w tym w zakresie podatku VAT. Wypełnienie formularza zgłoszeniowego i dokonanie rejestracji na potrzeby podatku VAT nie oznacza, że podatnik w trakcie prowadzenia działalności gospodarczej będzie zwolniony z obowiązków informacyjnych wobec urzędu skarbowego. W przypadku zmiany danych zawartych w zgłoszeniu VAT-R (np. identyfikujących podatnika) czy zmiany sposobu rozliczania podatku VAT wystąpi obowiązek aktualizacji zgłoszenia rejestracyjnego.

1. Kto musi pamiętać o złożeniu zgłoszenia rejestracyjnego w podatku VAT

Podatnicy są zobowiązani przed dniem wykonania pierwszej czynności opodatkowanej złożyć naczelnikowi urzędu skarbowego zgłoszenie rejestracyjne. Zgłoszenia tego należy dokonać na formularzu VAT-R (wzór nr 1).

Wzór nr 1. Rejestracja podatnika VAT UE według nowego formularza VAT-R

Obowiązek złożenia VAT-R ciąży na takich podmiotach gospodarczych, jak:

 osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą - bez względu na cel lub rezultat takiej działalności,

 osoby fizyczne, które prowadzą wyłącznie gospodarstwo rolne, leśne lub rybackie, niekorzystające ze zwolnienia, o którym mowa w art. 43 ust. 1 pkt 3 ustawy o VAT - jako rolnicy ryczałtowi,

 organy administracji publicznej oraz urzędy obsługujące te organy - w przypadku gdy wykonują czynności na podstawie zawartych umów cywilnoprawnych,

 podmioty, które dokonują wewnątrzwspólnotowego nabycia lub wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów,

 podmioty, które nie mają obowiązku zarejestrowania się jako podatnik VAT czynny, oraz osoby prawne niebędące podatnikami, jeżeli będą one dokonywały wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów (dalej: WNT), a całkowita wartość tego nabycia na terytorium kraju przekroczy w trakcie roku podatkowego kwotę 50 000 zł - wówczas podmioty te będą zobowiązane do rozliczania podatku VAT od WNT mimo braku obowiązku rozliczania VAT w zakresie pozostałej działalności gospodarczej,

 podmioty, które dokonują nabycia usług, o których mowa w art. 28 ust. 3, 4, 6 i 7 ustawy o VAT i w związku z tymi czynnościami podają numer, pod którym są zidentyfikowane na potrzeby podatku na terytorium kraju - jeżeli usługi te stanowiłyby u nich import usług.

Obowiązek rejestracji na potrzeby VAT jest spowodowany nie tylko koniecznością uzyskania numeru NIP (w przypadku podmiotów innych niż osoby fizyczne), pod którym podatnik będzie rozliczał swoje zobowiązania podatkowe w VAT wobec urzędu skarbowego. Złożenie zgłoszenia rejestracyjnego VAT-R dotyczy również zadeklarowania przez podatnika sposobu rozliczania tego podatku.

Przykład

Jan K. ma zamiar rozpocząć wykonywanie samodzielnej działalności gospodarczej i w związku z tym chciałby rozliczać VAT jako czynny podatnik VAT. Pan Jan posiada już numer NIP. Nie wie jednak, czy musi złożyć w urzędzie skarbowym zgłoszenie rejestracyjne według formularza VAT-R.

Rejestracja na potrzeby podatku VAT nie jest czynnością tożsamą z uzyskaniem decyzji o nadaniu numeru NIP. Co prawda, Jan K. jako osoba fizyczna podaje ten sam NIP zarówno w przypadku, kiedy rozlicza np. podatek dochodowy, jak i wówczas, gdy rozlicza zobowiązania w podatku VAT. Jednak fakt posiadania NIP nie zwalnia go z obowiązku złożenia VAT-R. Składane zgłoszenie rejestracyjne VAT-R służy przykładowo zadeklarowaniu sposobu rozliczania VAT (np. miesięcznie, kwartalnie).

2. Kto może dokonać zgłoszenia, choć nie ma takiego obowiązku

Podmioty, które wykonują wyłącznie czynności zwolnione z podatku (na podstawie art. 43 ust. 1 i art. 82 ust. 3 ustawy o VAT - dalej: ustawa o VAT) mogą złożyć zgłoszenie rejestracyjne VAT-R, choć nie muszą. Jeżeli podmiot, który wykonuje tylko czynności zwolnione z VAT, złoży takie zgłoszenie, wówczas naczelnik urzędu skarbowego zarejestruje podatnika i potwierdzi jego zarejestrowanie jako „podatnika VAT zwolnionego”.

Do grupy podatników, dla której zgłoszenie rejestracyjne VAT-R ma charakter fakultatywny, zaliczają się również podatnicy korzystający ze zwolnienia podmiotowego w VAT, tj. tacy, u których wartość sprzedaży opodatkowanej nie przekroczyła łącznie w poprzednim roku podatkowym kwoty 50 000 zł bądź - w przypadku podatników rozpoczynających wykonywanie czynności opodatkowanych - nie przekroczy kwoty 50 000 zł w proporcji do okresu prowadzonej działalności w roku podatkowym.

Po przystąpieniu Polski do Unii Europejskiej zdarza się również, że przedsiębiorca uzyskuje przychody z działalności gospodarczej, która w rozumieniu przepisów o VAT jest opodatkowana poza terytorium Polski. Jeżeli przedsiębiorca wykonuje wyłącznie czynności, które podlegają opodatkowaniu poza terytorium Polski, to nie powoduje to obowiązku zarejestrowania go w kraju jako podatnika VAT. Mimo braku takiego obowiązku decyzja o zarejestrowaniu podmiotu jako podatnika VAT czynnego może być jednak korzystna podatkowo.

Przykład

ALFA Sp. z.o.o. wykonuje wyłącznie usługi budowlane na nieruchomościach, które są opodatkowane poza terytorium Polski. Powstaje pytanie, czy firma ma obowiązek złożenia zgłoszenia rejestracyjnego VAT-R.

Zgłoszenie rejestracyjne należy złożyć przed wykonaniem pierwszej czynności określonej w art. 5 ustawy, która nie uwzględnia świadczenia usług poza terytorium kraju. Dlatego ALFA Sp. z o.o., bez względu na wysokość uzyskanych obrotów z tytułu świadczenia usług budowlanych na nieruchomościach, które są opodatkowane poza terytorium naszego kraju, nie ma obowiązku złożenia VAT-R. Może to jednak uczynić, jeśli będzie chciała odliczać podatek VAT naliczony od zakupów dokonanych na terytorium Polski, które będą związane z wykonywaną działalnością. W takim przypadku, jako podatnik VAT czynny, będzie mogła występować o zwrot tego podatku na rachunek bankowy.

3. W jakim terminie należy złożyć zgłoszenie VAT-R

Podatnicy są zobowiązani złożyć zgłoszenie rejestracyjne:

 przed dniem wykonania pierwszej czynności podlegającej opodatkowaniu podatkiem VAT, gdy podatnik rozpoczynający działalność rezygnuje ze zwolnienia ze względu na wysokość obrotów,

 przed dniem dokonania pierwszej dostawy towarów lub świadczenia usług innych niż zwolnione od podatku - w przypadku rozpoczęcia dokonywania tej dostawy lub świadczenia usług,

 przed dniem, w którym podatnik traci prawo do zwolnienia - w przypadku utraty prawa do zwolnienia,

 przed początkiem miesiąca, w którym podatnik rezygnuje ze zwolnienia - w przypadku rezygnacji ze zwolnienia.

4. Ile kosztuje zgłoszenie podatnika VAT

Za wydanie potwierdzenia zarejestrowania podatnika podatku od towarów i usług jako podatnika VAT czynnego lub podatnika VAT zwolnionego naczelnik urzędu skarbowego pobiera opłatę skarbową w wysokości 170 zł (wysokość opłaty skarbowej i podstawa jej pobrania wynika z poz. 16 załącznika do ustawy z 16 listopada 2006 r. o opłacie skarbowej - Dz.U. z 2006 r. nr 225, poz. 1635 ze zm). O ile pierwsze złożenie zgłoszenia rejestracyjnego VAT-R powoduje konieczność uiszczenia opłaty skarbowej, o tyle aktualizacja tego zgłoszenia nie wiąże się już z żadnymi opłatami.

5. Na jakie zmiany trzeba zwrócić uwagę

5.1. Nowy druk VAT-R

Od 1 grudnia 2008 r. obowiązuje rozporządzenie Ministra Finansów z 28 listopada 2008 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie wzorów dokumentów związanych z rejestracją podatników w zakresie podatku od towarów i usług (Dz.U. nr 211, poz. 1331). Określa ono nowy wzór deklaracji VAT-R.

UWAGA!

Stary druk formularza VAT-R (7) może być stosowany jeszcze do 31 grudnia 2009 r. Oznacza to, że podatnicy w 2009 r. mogą wykorzystywać zarówno stary formularz VAT-R (7), jak i nowy VAT-R (8). Rozporządzenie określa jednak 2 kategorie podatników, którzy dokonując zgłoszenia rejestracyjnego lub jego aktualizacji muszą posługiwać się już nowym wzorem VAT-R.

Od 1 grudnia 2008 r. zgłoszenia na nowym formularzu VAT-R (8) muszą dokonać podatnicy, którzy:

 wybrali kwartalną metodę rozliczania podatku VAT (z wyjątkiem podatników, którzy wybrali kasową metodę rozliczania podatku VAT - ci podatnicy mogą nadal korzystać ze starego formularza VAT-R),

 prowadzą działalność w zakresie gier losowych, zakładów wzajemnych, gier na automatach i gier na automatach o niskich wygranych, podlegającą opodatkowaniu podatkiem od gier na zasadach określonych w odrębnych przepisach.

5.2. Nie ma już formularza VAT-R/UE

Najistotniejszą zmianą, która wiąże się z określeniem przez Ministra Finansów nowego formularza VAT-R, jest włączenie informacji z załącznika VAT-R/UE do podstawowego tekstu zgłoszenia rejestracyjnego VAT-R. Do 30 listopada 2008 r. podatnik, który zamierzał dokonywać bądź dokonywał transakcji z podmiotami z państw członkowskich, miał obowiązek złożenia informacji dotyczącej obowiązku podatkowego w zakresie transakcji wewnątrzwspólnotowych według formularza VAT-R/UE. Formularz ten był załącznikiem do zgłoszenia rejestracyjnego VAT-R. W związku z tym w praktyce nie można go było składać jako samodzielnego druku, lecz jedynie łącznie z formularzem VAT-R. Podatnicy nierzadko zapominali o tym załączniku, co powodowało przykre konsekwencje podatkowe. Dlatego włączenie informacji z załącznika VAT-R/UE do podstawowego formularza VAT-R jest z pewnością uproszczeniem dla podatników VAT.

5.3. Jedna rejestracja do transakcji wewnątrzwspólnotowych

Do 30 listopada 2008 r. przedsiębiorca, który dokonywał transakcji wewnątrzwspólnotowych, odrębnie deklarował podleganie obowiązkowi rejestracji z tytułu:

 wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów,

 wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów,

 wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów przez podmiot, który nie miał obowiązku zarejestrowania się jako podatnik VAT,

 nabycia usług, o których mowa w art. 28 ust. 3, 4, 6 i 7 ustawy o VAT.

W związku z tym nierzadko dochodziło do sytuacji, w której podatnik zaznaczał na formularzu VAT-R/UE, że chce dokonać wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów (WNT), a następnie - bez aktualizacji VAT-R/UE - dokonywał również wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów (dalej: WDT). W rezultacie, jeżeli podatnik przed dniem dokonania WDT nie złożył aktualizacji zgłoszenia rejestracyjnego, tracił prawo do zastosowania stawki 0% do transakcji. Od 1 grudnia 2008 r., jeżeli podatnik zarejestrował się jako podatnik VAT UE, to NIP UE nadany do transakcji wewnątrzwspólnotowych będzie mógł stosować zarówno do WDT, jak i do WNT. Zmiana przepisów w tym zakresie znajduje swoje odzwierciedlenie w zmianie formularza VAT-R. W nowym formularzu podatnik pod tą samą pozycją zaznacza, że będzie dokonywał WDT i WNT.

Powyższa zmiana jest uproszczeniem dla podatników dokonujących wewnątrzwspólnotowego obrotu towarami. Jeśli jednak przedsiębiorca poinformował urząd skarbowy w formularzu zgłoszeniowym o zamiarze wykonywania np. WDT i WNT, a następnie rozpocznie nabywanie wewnątrzwspólnotowych usług transportu towarów, to w tym celu powinien złożyć aktualizację VAT-R (przez zaznaczenie poz. 60).

Pozostałe zmiany w nowym formularzu VAT-R:

 podatnik posiadający siedzibę lub stałe miejsce zamieszkania poza terytorium kraju podaje dwuznakowy kod kraju organu podatkowego, w którym jest on zarejestrowany jako podatnik (poz. 7 i poz. 26 formularza VAT-R),

 z części B2 formularza (dotyczącej podania miejsca siedziby lub zamieszkania podatnika) usunięto dane informacyjne o numerze telefonu, faksu oraz adresu e-mail podatnika - dane te znajdują się bowiem w zgłoszeniu identyfikacyjnym NIP,

 w poz. 43 pominięto kwadrat „podatnik traci (utracił) prawo do składania deklaracji za okresy kwartalne”. Zmiana ta wiąże się ze zmianą art. 99 ustawy o VAT, zgodnie z którą wszyscy podatnicy mają prawo do składania deklaracji za okresy kwartalne (mały podatnik, który stracił prawo do składania deklaracji za okresy kwartalne, nadal może rozliczać się kwartalnie - z tą różnicą, że po utracie statusu małego podatnika będzie wpłacał miesięczne zaliczki na kwartalny podatek VAT),

 dodanie nowej kategorii deklaracji VAT w części C2 poz. 51, tj. VAT-7D, składanej od 1 stycznia 2009 r. przez podatników (innych niż mali podatnicy) rozliczających się kwartalnie,

 pominięcie w części C3 nowego wzoru VAT-R, która dotyczy wykonywania transakcji wewnątrzwspólnotowych, informacji o złożeniu przez podatnika kaucji gwarancyjnej w związku z jej likwidacją.

6. Potwierdzenie zarejestrowania

Podatnik po złożeniu zgłoszenia rejestracyjnego (formularza VAT-R) uzyskuje potwierdzenie tego zarejestrowania. Naczelnik urzędu skarbowego rejestruje podatnika i potwierdza jego zarejestrowanie jako:

 podatnika VAT czynnego, czyli takiego, który jest zobowiązany do rozliczania podatku VAT lub

 podatnika VAT zwolnionego, czyli takiego, który korzysta ze zwolnienia podmiotowego lub przedmiotowego w podatku VAT.

Fakt dokonania rejestracji zostaje potwierdzony na druku VAT-5.

UWAGA!

Przedsiębiorca staje się podatnikiem VAT już w chwili złożenia zgłoszenia według formularza VAT-R (a nie dopiero z chwilą wydania potwierdzenia na formularzu VAT-5) i od tego dnia przysługuje mu prawo do wystawiania faktur VAT. Również, aby skorzystać z prawa do odliczenia, przed terminem złożenia deklaracji VAT, w której odlicza podatek, musi być zarejestrowanym podatnikiem.

Jeżeli natomiast podatnik zawiadomi naczelnika urzędu skarbowego o zamiarze dokonywania transakcji wewnątrzwspólnotowych na formularzu VAT-R, to organ podatkowy potwierdzi zarejestrowanie przedsiębiorcy jako podatnika VAT UE. Dokumentem, który potwierdza tę rejestrację, jest formularz VAT-5UE.

Otrzymane przez podatnika potwierdzenia według druków VAT-5 oraz VAT-5UE stanowią udokumentowanie statusu podatkowego przedsiębiorcy w rozumieniu przepisów o VAT. Są one również dowodem na prawo do korzystania z przywilejów oraz do wykonywania obowiązków określonych ustawą o VAT. Warto pamiętać, że możliwość weryfikacji statusu podatnika VAT mają również podmioty mające interes prawny (np. nabywcy towarów i usług w przypadku udokumentowania nabycia fakturą VAT). Prawo i obowiązek wystawiania faktur VAT mają jedynie podatnicy zarejestrowani jako podatnicy VAT czynni. Podatnik, który nie jest zarejestrowany jako „podatnik VAT czynny”, nie może wystawić faktury VAT, a nabywca, który otrzymał taką fakturę, nie może odliczyć wykazanego w niej podatku naliczonego (art. 88 ust. 3a pkt 1 lit. a ustawy). Ze względu na to, że konsekwencje wystawienia faktury VAT przez nierzetelnego kontrahenta dotykają przede wszystkim nabywcę, ustawodawca zawarł w ustawie o VAT regulacje, które umożliwiają weryfikację kontrahenta. Na podstawie art. 96 ust. 13 ustawy o VAT naczelnik urzędu skarbowego, na wniosek zainteresowanego, ma obowiązek potwierdzić, że podmiot jest zarejestrowany jako podatnik VAT czynny albo jako podatnik VAT zwolniony. Wniosek ten nie ma określonego przepisami wzoru, dlatego może być sporządzony według podanego niżej przykładu (wzór nr 2).

Wzór nr 2. Wniosek o potwierdzenie zarejestrowania podatnika jako podatnika VAT czynnego lub zwolnionego

7. Kiedy aktualizujemy zgłoszenie rejestracyjne VAT-R

Jeżeli dane zawarte w zgłoszeniu rejestracyjnym VAT-R ulegną zmianie, podatnik jest zobowiązany zgłosić zmianę do naczelnika urzędu skarbowego w terminie 7 dni - licząc od dnia, w którym ona nastąpiła. Wynika to z art. 96 ust. 12 ustawy o VAT. Obowiązek ten spowoduje np. zmiana nazwy lub siedziby podatnika.

Aktualizacji formularza VAT-R należy dokonać również wówczas, gdy podatnik zamierza zmienić metodę rozliczania podatku VAT (czyli np. wybrać metodę kasową lub kwartalną rozliczania VAT, a także powrócić do miesięcznego rozliczenia podatku). W takim przypadku aktualizacja formularza VAT-R pełni rolę zawiadomienia złożonego naczelnikowi urzędu skarbowego o wyborze danej metody. Termin złożenia aktualizacji jest uzależniony od terminu, jaki został określony dla zgłoszenia wyboru danej metody rozliczania VAT (wzór nr 3).

Wzór nr 3. Aktualizacja według nowego formularza VAT-R (wybór kwartalnej metody rozliczania VAT oraz zgłoszenie rejestracji podatnika do transakcji wewnątrzwspólnotowych)

 

 

Przykład

Firma ABC Sp.j. od 1 stycznia 2009 r. chciałaby rozliczać podatek VAT za okresy kwartalne. O wyborze tej metody powinna powiadomić urząd skarbowy najpóźniej w terminie do 25 lutego 2009 r. (dla porównania, według przepisów obowiązujących przed nowelizacją ustawy o VAT spółka musiałaby to uczynić najpóźniej w terminie do 31 grudnia 2008 r.). Podatnik powinien złożyć aktualizację formularza VAT-R w terminie do 25 lutego 2009 r.

Przykład

Piotr C., świadczący usługi jako taksówkarz, rozlicza VAT na zasadach ogólnych. Zadecydował, że od kwietnia 2009 r. skorzysta z opodatkowania tych usług w formie ryczałtu według stawki 3%. O wyborze tej metody powinien powiadomić naczelnika urzędu skarbowego w terminie do końca miesiąca poprzedzającego okres, w którym będzie stosował ryczałt. Podatnik powinien złożyć aktualizację formularza VAT-R w terminie do 31 marca 2009 r.

8. Do czego służy wniosek NIP-5

Wniosek według formularza NIP-5 (wzór nr 4) służy do potwierdzenia przez naczelnika urzędu skarbowego nadania NIP podmiotowi, który się nim posługuje. W praktyce zdarza się, że klient, z którym współpracuje podatnik, zażyczy sobie potwierdzenia, że NIP, którym posługuje się firma, jest prawdziwy, a podmiot jest zarejestrowany w urzędzie skarbowym. Jednak z różnych powodów przedłożenie kontrahentowi tego potwierdzenia może być utrudnione.

Wzór nr 4. Wniosek o potwierdzenie nadania NIP

 

Przykład

Spółka z o.o. zmieniła nazwę firmy i adres. W potwierdzeniu zarejestrowania podmiotu jako podatnika VAT według formularza VAT-5 widnieją stare dane. W takich sytuacjach przydatny może okazać się wniosek o potwierdzenie nadania Numeru Identyfikacji Podatkowej według druku NIP-5. Naczelnik urzędu skarbowego jest zobowiązany - na wniosek zainteresowanego - potwierdzić fakt nadania NIP podmiotowi, który nim się posługuje. Zainteresowanym może być zarówno sam podatnik, jak i osoba trzecia mająca interes prawny w złożeniu wniosku (np. Kontrahent).

Wniosek należy złożyć w dwóch egzemplarzach, z czego jeden jest później zwracany wnioskodawcy.

W odpowiedzi na wniosek naczelnik urzędu skarbowego:

 potwierdzi lub nie potwierdzi nadania numeru NIP podmiotowi, którego dotyczy wniosek,

 nie potwierdzi nadania numeru NIP ze względu na podanie niewystarczających danych o podmiocie, którego dotyczy wniosek.

Formularz NIP-5 służy więc ewentualnemu potwierdzeniu przez organ podatkowy faktu nadania NIP podmiotowi, którego wniosek dotyczy. Wnioskodawca nie uzyska w tym przypadku potwierdzenia, czy jest to podatnik VAT czynny czy zwolniony.

Występując z wnioskiem według formularza NIP-5 trzeba pamiętać, że wydanie zaświadczenia o nadaniu numeru NIP podmiotowi, który się nim posługuje, podlega opłacie skarbowej. Wynosi ona 30 zł, co wynika z poz. 17 załącznika do z art. 4 ustawy o opłacie skarbowej.