Formularz zapytania ofertowego
| Informacje dotyczące dostawcy |
|---|
| Nazwa firmy |
| NIP |
| Dane teleadresowe dostawcy |
| Adres |
| Telefon |
| Fax |
| Dane osoby reprezentującej dostawcę |
| Imię i nazwisko |
| Stanowisko |
| Adres e-mail |
| Telefon kontaktowy |
| Zapytanie |
| Dotyczy |
| Wymiary |
| Specjalne cechy |
| Ilość |
| Cena |
| Ogólne warunki płatności |
| Termin płatności |
| Czas gwarancji |
| Termin dostawy |
| Miejsce dostawy |
| Warunki dostawy |
| Możliwość zwrotu niewykorzystanego towaru |
| Czas realizacji zamówienia |
| Dodatkowe uwagi |
| Preferowane godziny kontaktu |
| Preferowana forma kontaktu |
Oferty proszę składać do dnia …………………… na adres e-mail ……………………………. lub osobiście w naszej siedzibie: …………………………………………………
* niepotrzebne skreślić
……………………………… miejscowość, data
Formularz zapytania ofertowego
Zwracamy się z prośbą o przedstawienie oferty na:
………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
Zawartość oferty:
| Nazwa i adres oferenta | |
|---|---|
| Informacje dotyczące produktu | Nazwa wyrobu |
| Jednostka miary | |
| Cena brutto za j.m. | |
| Opis parametrów dot wyrobów | |
| Dane osoby kontaktowej reprezentującej Dostawcę | |
| Imię i nazwisko | |
| Stanowisko | |
| Adres e-mail | |
| Telefon kontaktowy |
Informacje, jakie powinna zawierać oferta:
warunki udzielania rabatów i ich wielkość,
producenci współpracujący z Dostawcą,
asortyment dostarczanych materiałów,
bazy zaopatrzeniowe (ich umiejscowienie),
wyposażenie techniczne (posiadane środki transportowe i ich ładowność),
katalog oferowanych materiałów wraz z cennikami.
Krótki opis działalności firmy: ………………………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
| Preferowane godziny kontaktu | |
|---|---|
| Preferowana forma kontaktu |
Gliwice, dn. ………………………..
Zamawiający:
HELLION Sp. z o. o.
44-100 Gliwice, ul. Pszczyńska 102
Regon: 000002365
NIP: 775-098-23-65
Adres dostawy: Adresat zamówienia:
Zamówienie nr: …………………………………..
(w korespondencji prosimy powoływać się na ww. numer)
Towar oraz fakturę należy przysłać na podany wyżej adres wysyłkowy.
Bez naszej zgody wartość dostawy nie może przekroczyć uzgodnionego kosztu zakupu.
| Lp. | Nazwa | Jednostka miary | Ilość | Wymagania | Cena jednostkowa netto [zł] | Wartość netto [zł] |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1. | ||||||
| 2. | ||||||
| 3. | ||||||
| 4. | ||||||
| 5. | ||||||
| 6. |
Uwagi:
*Forma i termin płatności: zgodnie z ofertą nr ………………………………. / (inne)……………………………………………………
* (niepotrzebne skreślić)
pieczątka i podpis zamawiającego
Zasada oceny i wyboru dostawców i/lub ofert.
Kryteria oceny:
Firmy dotychczas znane (z którymi współpracowano w przeszłości):
terminowość realizacji dostaw,
doświadczenie na rynku materiałów budowlanych,
odpowiedni sposób magazynowania materiałów budowlanych,
elastyczność dostaw,
jakość dostarczanych materiałów,
wielkość asortymentu dostawcy,
okres dotychczasowej współpracy.
Firmy są oceniane na bazie dotychczasowych doświadczeń przedsiębiorstwa.
Firmy nowe, z którymi dotychczas nie nawiązano współpracy:
odpowiedni sposób magazynowania materiałów budowlanych,
wielkość asortymentu dostawcy,
doświadczenie na rynku materiałów budowlanych,
lokalizacja magazynów firmy,
przeanalizowane opinie na temat dostawcy (fora internetowe).
Informacje na temat tych dostawców zbierane są na podstawie badania rynku (przeglądanie stron internetowych, wyszukiwanie ogłoszeń w prasie, wyszukiwanie i analizowanie danych statystycznych).
Tok postępowania (przebiega zgodnie z algorytmem – załącznik 1):
Firmy są oceniane pod kątem powyższych kryteriów i zostają pogrupowane na trzy kategorie:
lista firm zaufanych (pozytywne doświadczenie z dotychczasowej współpracy),
lista firm dotychczas nieznanych (firmy, z którymi nie nawiązaliśmy jeszcze współpracy),
„czarna lista” (firmy, które nie sprostały naszym oczekiwaniom, zawiodły).
W pierwszej kolejności rozsyłane są wypełnione zapytania ofertowe do firm zaklasyfikowanych do kategorii A. Po otrzymaniu odpowiedzi analizujemy ich oferty. W sytuacji, gdy żadna z nadesłanych ofert nie spełniła naszych oczekiwań, zapytania kierowane są do firm kategorii B. Po otrzymaniu odpowiedzi ponownie analizujemy wszystkie oferty i wybieramy najkorzystniejszego dostawcę. W przypadku nieudanej próby wyłonienia właściwej oferty, przeprowadzane jest ponowne badanie rynku i tworzona jest nowa lista dostawców. Do firm znajdujących się na czarnej liście (kategoria C) nie wysyłamy zapytań ofertowych.
PROTOKÓŁ ODBIORU DOSTAWY
Miejsce dokonania odbioru: .........................................................................................................
Data dokonania odbioru: ..............................................................................................................
Dostawca:......................................................................................................................................
( nazwa adres, imię i nazwisko osoby upoważnionej)
Zamawiający:
HELLION Sp. z o. o.
44-100 Gliwice, ul. Pszczyńska 102
Przedmiot odbioru:
Potwierdzenie kompletności dostawy:
TAK *
NIE * - zastrzeżenia ............................................................................................................
Potwierdzenie zgodności jakości przyjmowanej dostawy z parametrami zawartymi w ofercie:
Zgodne *
Niezgodne * - zastrzeżenia ...............................................................................................
Świadczenia dodatkowe (jeśli były przewidziane w umowie):
Wykonane zgodnie z umową *
Nie wykonane zgodnie z umową * - zastrzeżenia ...........................................................
Wykaz dokumentów dostarczonych wraz z przedmiotem zamówienia (jeśli były wymagane):
...............................................................................................................................................
Końcowy wynik odbioru:
Pozytywny *
Negatywny *
Odbiór warunkowy * - (zastrzeżenia: ………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….
* (niepotrzebne skreślić)
Podpisy:
(Kierownik Budowy) (przedstawiciel Dostawcy)
Zasady dokonywania i potwierdzania odbioru dostaw:
Osobą upoważnioną do odbioru zamówionych materiałów oraz faktur VAT jest kierownik budowy.
Osoba upoważniona do odbioru towaru powinna posiadać kopie zamówienia, w celu sprawdzenia zgodności z dostawą.
Dokumentem potwierdzającym odbiór zamówionych materiałów jest protokół odbioru dostawy lub WZ-ka.
W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości w dostarczonych materiałach (jakość) kierownik budowy ma prawo odmówić przyjęcia towaru, co zostaje odnotowane w protokole odbioru (wynik negatywny w protokole).
Protokół odbioru dostawy zostaje sporządzony w 2 kopiach.
W sytuacji, gdy kierownik budowy odmówi przyjęcia dostarczonego materiału, Zamawiający przesyła Dostawcy kserokopię protokołu odbioru.
Kierownik Budowy informuje Dział Zamówień o zapotrzebowaniu na materiał. Podaje ostateczny możliwy termin dostawy.
Dział Zamówień telefonicznie informuje Kierownika Budowy o wyznaczonym terminie i miejscu odbioru dostawy z trzydniowym wyprzedzeniem.
W przypadku pozytywnego wyniku odbioru bądź odbioru warunkowego dostawy, Kierownik Budowy przesyła do Działu Zamówień protokół odbioru wraz z dokumentacją dostawy.
Płatności za zamówione materiały Zamawiający pokrywa zgodnie z warunkami uzgodnionymi z Dostawcą.
Opracowanie dokumentu procedury
Procedura zamówienie wyrobów budowlanych
Utworzenie formularza zapytania ofertowego przez dział przygotowania produkcji.
Zestawienie materiałów budowlanych przez dział przygotowania produkcji.
Dział zamówień wyszukuje na rynku możliwych dostawców potrzebnych wyrobów budowlanych.
Wyznaczenie spośród pracowników działu zamówień osoby odpowiedzialnej za kontakt z dostawcami.
Firma na podstawie wyznaczonych kryteriów (załącznik –ćw. Etap 2) dokonuje oceny i podziału dostawców na grupy: Firmy zaufane, firmy dotychczas nieznane oraz „czarna lista”.
Do wybranych firm osoba odpowiedzialna za zamówienia rozsyła zapytania ofertowe.
Po upływie terminu składania ofert, dział przygotowania produkcji dokonuje ponownej analizy i ostatecznie wybiera najkorzystniejszą ofertę.
Osoba odpowiedziała wysyła formularz zamówienie na materiały budowlane do preferowanej firmy.
Procedura odbioru wyrobów budowlanych
Dział zamówień po wcześniejszej konsultacji z Kierownikiem Budowy ustala termin i czas realizacji zamówienia.
Kierownik Budowy jako osoba odpowiedzialna za odbiór dostawy dokonuje sprawdzenia zgodności dostawy z zamówieniem ( ilość i jakość dostarczonych materiałów).
Decyzje o odbiorze zamówienia oraz zgłoszenie wszelkich nieprawidłowości dokonuje Kierownik budowy.
Zostaje wypełniony protokół odbioru dostawy w dwóch kopiach.