Jak założyć działalność gospodarczą

Od kilku miesięcy zakładanie działalności gospodarczej zostało, przynajmniej w założeniu, znacznie uproszczone. „Jedno okienko” przez wielu jest jednak krytykowane. Przede wszystkim zdjęło z przedsiębiorcy tylko obowiązek osobistego stawiennictwa w ZUS.

Postępowanie rejestracyjne w urzędzie skarbowym i statystycznym ciągnie się bowiem tak długo, że osoba, która we wniosku wpisała szybką datę rozpoczęcia działalności, musi osobiście pofatygować się po odbiór dokumentów. Niemniej jednak warto, z perspektywy kilku miesięcy obowiązywania, przyjrzeć się zasadom działania "jednego okienka".

Wybór formy działalności

Przyszły przedsiębiorca ma do wyboru kilka form prowadzenia działalności gospodarczej. Dlatego sprawą podstawową jest decyzja o wyborze jednej z nich. Oczywiście w pierwszej kolejności zależy ona od odpowiedzi na pytanie, jaki będzie rozmiar i profil prowadzonej działalności i czy przedsiębiorca będzie działał sam, czy też ze wspólnikami. Z racji objętości "Tematu na zamówienie" zajmiemy się w tym miejscu jednoosobową działalnością. Warto jednak podkreślić, że jednoosobowo można też działać jako spółka akcyjna lub z ograniczoną odpowiedzialnością. Chwilowo może też istnieć jednoosobowa spółka partnerska.

Wpis do ewidencji

Podstawą działania jednoosobowej firmy1 jest wpis do ewidencji. Składa się go w urzędzie gminy, miasta lub w dużych miastach w urzędzie dzielnicy. Wniosek jest dość skomplikowany, dlatego warto jest najpierw ściągnąć go ze stron internetowych i następnie zapoznać się z nim przed wypełnieniem. W większości urzędów urzędnicy pomagają w wypełnieniu wniosku. Szczególnie uciążliwe jest np. podawanie rodzajów działalności z PKD. Nie wystarczy wpisanie symboli z aktualnego PKD i niestety trzeba wpisać jeszcze te z 2004 r. Tajemnicą ustawodawcy pozostanie powód, dla którego przedsiębiorca ma wpisywać nieaktualne dane. Problemem technicznym jest też fakt, że na wypadek jakiejkolwiek pomyłki lub skreślenia w formularzu, nie można dokonać poprawek na samym wniosku. Służy do tego specjalny oddzielny formularz. Szczegóły wpisu są zawarte w ustawie z dnia 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej (t.j. Dz.U. z 2007 r. nr 155, poz. 1095 z późn. zm.). Zgodnie z jej przepisami przedsiębiorca może podjąć działalność gospodarczą już w dniu złożenia wniosku o wpis do ewidencji działalności gospodarczej albo po uzyskaniu wpisu do rejestru przedsiębiorców w Krajowym Rejestrze Sądowym. Przedsiębiorca ma prawo we wniosku o wpis do ewidencji działalności gospodarczej określić późniejszy dzień podjęcia działalności gospodarczej niż dzień złożenia wniosku.

Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej

1 kwietnia 2009 r. utworzono Centralną Ewidencję i Informację o Działalności Gospodarczej (CEIDG). Jej zadaniem jest ewidencjonowanie przedsiębiorców będących osobami fizycznymi, udostępnianie informacji o przedsiębiorcach i innych podmiotach w zakresie wskazanym w ustawie, umożliwienie wglądu do danych bezpłatnie udostępnianych przez Centralną Informację Krajowego Rejestru Sądowego, umożliwienie ustalenia terminu i zakresu zmian wpisów w CEIDG oraz wprowadzającego je organu. Wpisowi do CEIDG podlegają:

• firma przedsiębiorcy oraz jego numer PESEL, o ile taki posiada,

• numer identyfikacyjny REGON przedsiębiorcy, o ile taki posiada,

• numer identyfikacji podatkowej (NIP), o ile taki posiada,

• informacja o obywatelstwie polskim przedsiębiorcy, o ile takie posiada, i innych obywatelstwach przedsiębiorcy,

• oznaczenie miejsca zamieszkania i adresu, adres do doręczeń przedsiębiorcy oraz adres, pod którym jest wykonywana działalność gospodarcza, a jeżeli przedsiębiorca wykonuje działalność poza miejscem zamieszkania - adres głównego miejsca wykonywania działalności i oddziału, jeżeli został utworzony; dane te są zgodne z oznaczeniami kodowymi przyjętymi w krajowym rejestrze urzędowym podziału terytorialnego kraju,

• adres poczty elektronicznej przedsiębiorcy oraz jego strony internetowej, o ile takie posiada,

• data rozpoczęcia wykonywania działalności gospodarczej,

• określenie przedmiotów wykonywanej działalności gospodarczej, zgodnie z Polską Klasyfikacją Działalności (PKD),

• informacje o istnieniu lub ustaniu małżeńskiej wspólności majątkowej,

• informacje o umowie spółki cywilnej, jeżeli taka została zawarta,

• dane pełnomocnika upoważnionego do prowadzenia spraw przedsiębiorcy, o ile przedsiębiorca udzielił ogólnego pełnomocnictwa,

• informacja o zawieszeniu i wznowieniu wykonywania działalności gospodarczej,

• informacja o ograniczeniu lub utracie zdolności do czynności prawnych oraz o ustanowieniu kuratora,

• informacja o ogłoszeniu upadłości z możliwością zawarcia układu, o ogłoszeniu upadłości obejmującej likwidację majątku dłużnika, zmianie postanowienia o ogłoszeniu upadłości z możliwością zawarcia układu na postanowienie o ogłoszeniu upadłości obejmującej likwidację majątku dłużnika i zakończeniu tego postępowania,

• informacja o wszczęciu postępowania naprawczego,

• informacja o zakazie prowadzenia działalności gospodarczej określonej we wpisie do CEIDG.

Zapamiętaj

Wniosek o wpis jest wolny od opłat. Praktyka przed 1 kwietnia 2009 r. była jednak taka, że w dużych miastach zwalniano wniosek z opłaty. Dopiero po tej dacie jest to w pełni obowiązujący zapis ustawowy.

Osoba fizyczna składa wniosek o wpis do CEIDG za pośrednictwem formularza elektronicznego dostępnego na stronie internetowej CEIDG oraz w Biuletynie Informacji Publicznej ministra właściwego do spraw gospodarki. System teleinformatyczny CEIDG przesyła wnioskodawcy pod wskazany adres poczty elektronicznej potwierdzenie złożenia wniosku. Wniosek o wpis może być również złożony na formularzu w wybranym przez przedsiębiorcę urzędzie gminy osobiście albo wysłany listem poleconym. Urząd weryfikuje treść wniosku pod względem formalnym i potwierdza wnioskodawcy, za pokwitowaniem, przyjęcie wniosku. Następnie urząd przekształca wniosek na formę elektroniczną i przesyła do CEIDG nie później niż następnego dnia roboczego od jego otrzymania. Wniosek w wersji papierowej i elektronicznej oraz dokumentacja z nim związana podlega archiwizacji przez okres 10 lat od dokonania wpisu.

Zapamiętaj

Integralną częścią wniosku o wpis jest żądanie:

• wpisu albo zmiany wpisu do krajowego rejestru urzędowego podmiotów gospodarki narodowej (REGON),

• zgłoszenia identyfikacyjnego albo aktualizacyjnego NIP,

• zgłoszenia płatnika składek albo jego zmiany w rozumieniu przepisów o systemie ubezpieczeń społecznych albo zgłoszenia oświadczenia o kontynuowaniu ubezpieczenia społecznego rolników.

Poprawność wpisu

Wpis do CEIDG jest dokonywany, jeżeli wniosek jest złożony przez osobę uprawnioną i jest poprawny. Wniosek niepoprawny to wniosek niezawierający danych, o których mowa w art. 25 ust. 1 (patrz wyliczenie) i 5 ustawy o swobodzie działalności gospodarczej (wniosek o aktualizację NIP, REGON i w ZUS, zawierający dane błędne, dotyczący działalności nieobjętej przepisami ustawy, złożony przez osobę, wobec której orzeczono zakaz wykonywania określonej we wniosku działalności gospodarczej, złożony przez osobę już wpisaną do CEIDG lub niepodpisany).

PRZYKŁAD

Andrzej F. zamierza założyć działalność gospodarczą polegającą na prowadzeniu myjni samochodowej. 22 czerwca 2009 r. wypełnił pobrany wcześniej z Internetu wniosek i - nie podpisawszy go - nadał pocztą pod adres właściwego wedle miejsca zamieszkania urzędu gminy. Jednocześnie podjął zabiegi mające na celu wyposażenie firmy w niezbędne maszyny. W analizowanej sytuacji wójt, burmistrz albo prezydent miasta niezwłocznie wzywa do skorygowania lub uzupełnienia wniosku, wskazując uchybienia w terminie 7 dni roboczych pod rygorem pozostawienia wniosku bez rozpoznania. Jeśli wniosek zostanie poprawiony, odniesie on swój skutek i już 22 czerwca przedsiębiorca będzie mógł rozpocząć prowadzenie działalności. Oczywiście tak jest na gruncie ustawy o swobodzie działalności gospodarczej. Pozostałe przepisy nie są w tym zakresie komplementarne. Jako przykład można wskazać kwestie podatkowe - wystawienie faktury jest możliwe dopiero po dokonaniu we właściwym urzędzie skarbowym skutecznej rejestracji VAT.

Bez konieczności wizyt w innych urzędach

Po wpisie CEIDG przesyła odpowiednie dane zawarte we wniosku o wpis niezbędne dla uzyskania albo zmiany wpisu w krajowym rejestrze urzędowym podmiotów gospodarki narodowej (REGON), podatkowego zgłoszenia aktualizacyjnego i zgłoszenia płatnika składek niezwłocznie, nie później niż następnego dnia roboczego po dokonaniu wpisu, odpowiednio do:

• właściwego naczelnika urzędu skarbowego wskazanego przez przedsiębiorcę,

• Głównego Urzędu Statystycznego,

• Zakładu Ubezpieczeń Społecznych albo Centrali Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego

- wraz z informacją o dokonaniu wpisu do CEIDG.

Tą drogą przedsiębiorca powinien mieć załatwione 3 sprawy - zgłoszenie jako płatnika składek do ZUS, zgłoszenie do REGON i aktualizację bądź nadanie NIP. Z praktyki widomo jednak, że zwłaszcza w urzędzie statystycznym sprawa może się przeciągnąć. Dlatego jeśli przedsiębiorca nie chce czekać, powinien osobiście udać się do urzędu po odbiór zaświadczenia o nadaniu numeru REGON. System jest bowiem elektroniczny, ale tylko do pewnego momentu, a mianowicie w kontaktach między urzędami. Nie zmienia to faktu, że nawet przesłanie tych zdawałoby się najprostszych danych (i to drogą elektroniczną) może potrwać kilka dni. Jeśli chodzi o informowanie przedsiębiorcy, to wszystko odbywa się niestety drogą tradycyjną, a list może w polskich warunkach być przesyłany bardzo długo.

PRZYKŁAD

Adam W. założył firmę zajmującą się dystrybucją sprzętu komputerowego. 2 czerwca 2009 r. złożył osobiście w urzędzie miasta wniosek o wpis do CEIDG. Dopiero 15 czerwca odebrał na poczcie list polecony z dokonanym wpisem. Jednocześnie 17 i 18 czerwca otrzymał informacje odpowiednio z urzędu skarbowego i ZUS-u o załatwieniu tam niezbędnych formalności. Nadal nie było jednak informacji z urzędu statystycznego. Po telefonie w dniu 26 czerwca przedsiębiorca dowiedział się, że REGON ma być nadany w poniedziałek 29 czerwca, a następnie wysłany pocztą. Zaświadczenie o numerze REGON odebrał 9 lipca. 14 lipca został zarejestrowany jako podatnik VAT czynny. Rachunek bankowy, pieczątkę i umowę z księgową udało się załatwić 15 lipca. Cała procedura rejestracyjna trwała zatem aż półtora miesiąca.

Następnie można już wyrobić pieczątkę i udać się do banku, by założyć konto firmowe2. W tym celu konieczne będzie podanie NIP, ksero REGON-u i wpisu do ewidencji wszystkich wspólników.

…………………………………………………………………………………………………………………

2 Przepisy nie przewidują wprost obowiązku posiadania konta firmowego. Zgodnie z art. 22 ustawy o swobodzie działalności gospodarczej dokonywanie lub przyjmowanie płatności związanych z wykonywaną działalnością gospodarczą następuje za pośrednictwem rachunku bankowego przedsiębiorcy w każdym przypadku, gdy:

• stroną transakcji, z której wynika płatność, jest inny przedsiębiorca oraz

• jednorazowa wartość transakcji, bez względu na liczbę wynikających z niej płatności, przekracza równowartość 15 000 euro przeliczonych na złote według średniego kursu walut obcych ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski ostatniego dnia miesiąca poprzedzającego miesiąc, w którym dokonano transakcji.

Przedsiębiorca będący członkiem spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej może realizować wskazany obowiązek za pośrednictwem rachunku w tej spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej.