Rozdział I

1. Pojęcie korespondencji dyplomatycznej

KD – pisane akty dyplomacji, czyli różne formy oficjalnych pism wymienianych, w celach urzędowych, między przedstawicielami podmiotów współczesnego prawa międzynarodowego, a więc państw i międzyrządowych organizacji międzynarodowych. Podział:

• KD sensu stricto – wymieniana w ramach obrotu dyplomatycznego, a więc między ministrem i ministerstwem spraw zagranicznych a przedstawicielami obcych państw

  • różne formy not i pism wysyłanych przez obce przedstawicielstwa dyplomatyczne do MSZ i vice versa

  • sporządzane przez Protokół Dyplomatyczny pisma o charakterze protokolarnym, wysyłane przez głowę państwa, szefa rządu i ministra spraw zagranicznych

• KD sensu largo – całokształt korespondencji urzędowej wymienianej między przedstawicielami obcych państw i organizacji międzynarodowych

  • urzędowa korespondencja przedstawicieli organów i instytucji państwowych wymieniana ze swymi odpowiednikami zagranicznymi i organizacjami międzynarodowymi

2. Podmioty KD – organy i osoby uprawnione do jej wysyłania i przyjmowania w imieniu państwa

• głowa państwa

• rząd (premier, msz)

• organy służby dyplomatycznej (ambasador, chargé d’affaires)

• funkcjonariusze org. międz.

• KD sensu strictissimo – wysyłana przez wyższych funkcjonariuszy MSZ, np. noty dyplomatyczne

• wymiana KD odbywa się między osobami fizycznymi lub urzędami różnych państw

3. Przedmiot KD

• wszystkie sprawy interesujące państwa czy org. międz.

4. Formy i styl KD

• pod względem formy wyróżnia się:

  • KD wymieniana między głowami państwa, szefami i członkami rządów

  • korespondencja sensu stricto (noty dyplomatyczne)

  • korespondencja półoficjalna i prywatna

  • korespondencja organizacji międzynarodowych

  • specyficzne formy przekazu stanowiska państwa w rodzaju komunikatów itp.

  • depesze dyplomatyczne

• rodzaje praktyk odnośnie specyfiki form:

  • francuska – polska praktyka do niej należy

  • brytyjsko-amerykańska – pomija niektóre elementy formalne stosowane w praktyce europejskiej, np. końcową formułę grzecznościową oraz preferuje bardziej korespondencję półoficjalną i prywatną

• styl KD:

  • redagowana w sposób jasny i przejrzysty oraz utrzymana w stylu urzędowej powagi

  • rzeczowość, zwięzłość, precyzja wyrażeń i celność argumentacji

  • ścisłość, logika sformułowań

  • spokojny ton i powściągliwość

  • dbałość o poszanowanie godności i prestiżu państwa-nadawcę

  • język wolny od obcych naleciałości, neologizmów, makaronizmów i gwary

  • kurtuazja, powaga, godność

  • wystrzegać się uchybienia godności adresata

  • odpowiednie stosowanie tradycyjnych zwrotów i formuł grzecznościowych

  • zrozumiała, pozbawiona dwuznaczności

  • bezbłędna gramatycznie, ortograficznie i interpunkcyjnie

  • właściwe rozmieszczenie tekstu, marginesów

  • poprawny zapis nazwisk, tytułów, nazw państw

  • niedopuszczalne pisanie ołówkiem, długopisem

  • nie dokonywać przekreśleń, nie miąć papieru

  • zwykle papier biały najlepszego gatunku

  • styl zależy od rodzaju pisma.

5. Język KD

• łacina francuski angielski

• oficjalnie zasada równouprawnienia języków i zasada wzajemności

• org. międz. i konferencje – kwestię rozstrzyga się w statucie, stosuje się języki robocze (najszerzej znane przez członków)

• państwa – przeważa stosowanie języków narodowych

• w Polsce – jeśli obce msz lub misja dyplomatyczna zwraca się w swoim ojczystym języku, polskie MSZ lub misja odpowiada z reguły w języku polskim; czasami wyjątki na rzecz języków światowych (np. angielski, francuski)

• w państwach, których języki narodowe są trudne i brakuje tłumaczy dołącza się nieoficjalne tłumaczenie na język światowy, np. angielski

• praktyka traktatowa – jeżeli tekst traktatu został ustalony jako autentyczny w dwóch lub więcej językach, każdy z nich ma jednakową moc

• zasady ogólne:

  • język odpowiedzi powinien być dostosowany do przyjętej miejscowej praktyki

  • w służbie konsularnej KD powinna być redagowana w języku państwa przyjmującego

  • jeśli otrzymane pismo zredagowane jest w jednym z języków światowych, odpowiedź może być wyjątkowo przekazana w tymże języku

  • kwestia stosowania własnego języka lub języka państwa trzeciego w KD powinna być uregulowana w formie porozumienia między MSZ zainteresowanych państw

6. Zasady ogólne

• obrót KD odbywa się, w zasadzie, za pośrednictwem MSZ i misji dyplomatycznych

• szef misji dyplomatycznej jest uprawniony do komunikowania się z władzami państwa przyjmującego za pośrednictwem MSZ

• pisma dyplomatyczne na szczeblu kierownictwa państwowego i rządowego podpisują i wysyłają do swoich odpowiedników za granicą i szefów misji: głowa państwa, szef rządu, msz, niekiedy inni członkowie rządu

• msz – kontrasygnuje niektóre pisma kancelaryjne, wysyła pisma zarówno do swoich odpowiedników za granicą, jak i szefów misji dyplomatycznych i głównych funkcjonariuszy org. międz.

• pozostali funkcjonariusze MSZ wymieniają z funkcjonariuszami misji dyplomatycznych pisma półoficjalne i prywatne

• ambasador jest uprawniony do korespondowania począwszy od głowy państwa, szefa rządu, na dyrektorze departamentu skończywszy

• pozostali członkowie personelu dyplomatycznego dokonują wymiany korespondencji głównie półoficjalnej z funkcjonariuszami MSZ

• forma odpowiedzi powinna być dostosowana do formy otrzymanego pisma dyplom.

7. Sposoby doręczania lub przesyłania KD i tryb postępowania po jej otrzymaniu

• doręczanie pism:

  • pisma od głowy państwa, szefa lub członka rządu państwa wysyłającego, szef misji dyplomatycznej przekazuje odpowiednikom w państwie przyjmującym osobiście, a jeśli to niemożliwe, za pośrednictwem szefów ich gabinetów lub Protokołu Dypl. MSZ

  • pisma misji dyplomatycznej do msz przekazywane są osobiście przez szefa misji lub członków personelu dyplomatycznego misji, różnego szczebla funkcjonariuszom ministerstwa, w zależności od wagi sprawy

  • KD może być też doręczana za pośrednictwem państw trzecich

  • szczególne pisma ceremonialne i wiele pism dyplomatycznych są doręczane osobiście przez przedstawiciela dyplomatycznego

  • doręczanie pism ceremonialnych głowie państwa przez ambasadora odbywa się w czasie specjalnych audiencji

• przesyłanie pism:

  • odbywa się zazwyczaj przez posłańca bądź za pośrednictwem poczty (noty mniejszej wagi, np. depesze dyplomatyczne)

• postępowanie po otrzymaniu pisma dyplomatycznego

  • otrzymane pismo dyplomatyczne nie powinno pozostać bez potwierdzenia jego przyjęcia, odpowiedzi lub innej reakcji; powinno być traktowane jako pilne

• przyjęcie pisma dyplomatycznego

  • odbiór noty można formalnie potwierdzić lub przyjąć do wiadomości jej treść

  • jeżeli odpowiedzi nie można udzielić od razu, należy potwierdzić fakt otrzymania pisma i zapewnić o podjęciu kroków w celu załatwienia sprawy

  • odpowiedzi nie wymagają: nota pożegnalna szefa misji dyplomatycznej, pismo z podziękowaniami i niektóre noty powiadamiające

• odrzucenie pisma

  • następuje tylko ze względu na treść pisma, która jest nie do przyjęcia przez drugą stronę

  • w odpowiedzi odrzuca się treść pisma

• zwrot pisma

  • forma odrzucenia, ale też z innych powodów, często formalnych, np. błędów tytularnych, adresowych

  • pismo nie kwalifikuje się do przyjęcia ze względu na treść lub formę, po zapoznaniu się z jego treścią należy je zwrócić

• nieprzyjęcie pisma

  • ostrzejsza forma odrzucenia

  • odrzucenie zgłaszanych oficjalnie oskarżeń czy żądań jako prawnie nieuzasadnionych

  • niekiedy nie przyjmuję się do wiadomości zarówno pisma, jak i jego treści

  • można nawet złożyć protest przeciwko formie i treści takiego pisma

  • przesyłka może być odesłana bez zaznajamiania się z jej zawartością

• zignorowanie otrzymanego pisma

  • głównie z powodów politycznych lub prestiżowych adresat może nie odpowiedzieć na otrzymane pismo

  • istnieje też praktyka całkowitego ignorowania niektórych pism – wyjątkowo obraźliwych dla adresata; pismo takie podlega zniszczeniu

8. Reguła alternatu

• gdy dwa państwa zawierają między sobą umowę w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej strony, wówczas w egzemplarzu przeznaczonym dla danej strony, wszelkie wzmianki o niej pisane będą na pierwszym miejscu

• zgodnie z regułą alternatu oba państwa są niejako zawsze na pierwszym miejscu

• wyrazem tego jest traktowanie podpisu złożonego po lewej stronie umowy jako znajdującego się na pierwszym miejscu, po tzw. prawicy heraldycznej

9. Tajność i poufność w KD

• aby nadać pismom charakter tajny, zaopatruje się je w klauzule „ściśle tajne”, „poufne”.