Przedmiot procedury
Zaopatrzenie nabywa dobra dla przedsiębiorstwa na potrzeby produkcji. Dział zaopatrzenia zarządza przepływem materiałów pośrednio produkcyjnych od dostawców do magazynu zaopatrzeniowego, aby materiały pośrednio produkcyjne dostarczone zostały w odpowiedniej ilości, czasie, jakości, miejscu i przy relatywnie najmniejszej cenie. Zaopatrzenie ma podstawowe znaczenie dla kształtowania powiązań wewnątrz przedsiębiorstwa. Sprawnie działający dział zaopatrzenia jest kluczowy dla terminowości wykonywanych zleceń, wpływając bezpośrednio na produkcję. Bez potrzebnych materiałów pośrednio produkcyjnych zamawianych przez dział zaopatrzenia nie ma mowy o produkcji. Do głównych zadań działu zaopatrzenia zalicza się: kupno materiałów pośrednio produkcyjnych niezbędnych do produkcji, wyszukiwanie nowych dostawców i utrzymywanie z nimi kontaktu, ciągła analiza rynku, negocjowanie jak najniższych cen materiałów pośrednio produkcyjnych przy odpowiedniej jakości, ciągła ocena pracy dostawców, prowadzenie dokumentacji i finalizowanie dostaw. Ponadto, dział zaopatrzenia ściśle współpracuje z innymi działami przedsiębiorstwa i dostosowuje się do ich potrzeb. Główną misją działu zaopatrzenia, z którą wszystkie jego działania są zgodne, jest zrównoważenie potrzeb materiałowych i kosztów.
Cele procedury
Celem procesu zaopatrzenia jest zapewnienie ciągłości dostępu do materiałów pośrednio produkcyjnych, które są niezbędne w produkcji. Aby ją zapewnić, wykonywane są czynności, które zapewniają nam dostawy w zaplanowanym czasie. Czynnościami tymi są: rozpoznanie rynku dostawców, ocena ich na podstawie kryteriów, odpowiednia selekcja i kontakt z dostawcami. Dział zaopatrzenia poprzez swoje działania i analizę rynku selekcjonuje najlepszych dostawców, którzy zostają ocenieni pod względem: ceny materiałów, ceny dostaw, jakości materiałów pośrednio produkcyjnych, niezawodności i współpracy. Efektem tych wszystkich działań jest znalezienie zaufanej grupy dostawców, która zapewnia ciągłość potrzebnych nam materiałów pośrednio produkcyjnych zapewniając przy tym wymaganą przez nas ich jakość. Dział jest odpowiedzialny również za jakość pozyskiwanych materiałów, dlatego zarówno przy wyborze dostawców jak i na bieżąco przeprowadzane są audyty, które zapewniają ciągłą wysoką jakość pozyskiwanych materiałów pośrednio produkcyjnych. Efektem tych wszystkich działań jest znalezienie optymalnej grupy dostawców potrzebnych nam materiałów pośrednio produkcyjnych, rozplanowanie terminów dostaw, stworzenie klasyfikacji dostawców oraz poprawienie konkurencyjnej pozycji przedsiębiorstwa na rynku oraz jego efektywności.
Zakres i warunki stosowania procedury
Procedura uruchamiana jest niezwłocznie po przyjęciu zamówienia od klienta i kończy się wraz z dostarczeniem materiałów pośrednio produkcyjnych do magazynu zaopatrzeniowego.
Analiza literaturowa możliwych rozwiązań
Istnieje kilka możliwości dostarczania materiałów pośrednio produkcyjnych do przedsiębiorstwa. Jedna z nich jest związana z koncepcją just in time, gdzie to nie występują żadne zapasy w magazynie i materiały pośrednio produkcyjne dostarczane bezpośrednio na pierwszy bufor produkcyjny o określonym czasie, w odpowiedniej jakości i ilości. Materiały pośrednio produkcyjne te nie są w ogóle składowane w magazynie zaopatrzeniowym. Rozwiązanie to jest bardzo korzystne, ale tylko i wyłącznie wtedy, gdy wszystkie dostawy są idealnie realizowane (jakościowo, ilościowo, w określonym czasie) i zachodzi sprawna wymiana informacji pomiędzy zewnętrznymi dostawcami a przedsiębiorstwem, jak też pomiędzy działami w przedsiębiorstwie. W przypadku, gdy jakiś element zawiedzie, dochodzi do opóźnienia w produkcji.
Inną metodą jest kupowanie materiałów pośrednio produkcyjnych w dużych ilościach na zapas i składowanie ich w magazynie zaopatrzeniowym. Metoda ta opłaca się tylko i wyłącznie wówczas, gdy materiały pośrednio produkcyjne kupowane są po okazyjnych cenach. W innym przypadku rozwiązanie to jest niekorzystne ze względu na ogromny kapitał zamrożony w zapasach oraz duże koszty utrzymania zapasów w magazynie. Jedyną korzyścią jest to, że dostawy mogą być realizowane w dużych ilościach, zmniejszając przez to koszty transportu materiałów pośrednio produkcyjnych.
Najbardziej optymalnym rozwiązaniem dla naszego przedsiębiorstwa jest dostarczanie materiałów pośrednio produkcyjnych do magazynu zaopatrzeniowego, w którym to utrzymywane są minimalne zapasy magazynowe. Materiały pośrednio produkcyjne zamawiane są dopiero, gdy zostanie wyczerpany zapas cykliczny i muszą zostać pobrane z zapasu zabezpieczającego. Zostają one zamawiane w odpowiedniej ilości, zależnej od popytu na nie. Rozwiązanie to jest najkorzystniejsze dla naszej przedsiębiorstwa, gdyż nie może ono sobie pozwolić na jakiekolwiek opóźnienia w produkcji, stąd też nie można zastosować koncepcji just in time.
Kontakt z dostawcami może odbywać się na dwa sposoby: tradycyjny (telefon, fax, e-mail) i poprzez system ERP. W naszym przedsiębiorstwie wdrożony jest system ERP Optima, dzięki któremu możliwy jest kontakt ze stałymi dostawcami mającymi do niego dostęp. Kontakt z nowymi dostawcami odbywa się telefonicznie i mailowo.
Charakterystyka rozwiązania i przebieg procedury
Procedura zaopatrzenia rozpoczyna się od wstępnej analizy rynku i znalezienia grupy potencjalnych dostawców. Następnie przeprowadzana jest ocena poszczególnych dostawców i wybór spośród nich grupy najbardziej zaufanych. Ocena ta przeprowadzana według kryterium: ceny materiałów i dostawy, jakości, terminowości, elastyczności i łatwości kontaktu. Dostawcy odpowiedzialni są za dostarczenie materiałów pośrednio produkcyjnych w odpowiednim czasie, ilości i jakości. Dostarczone materiały pośrednio produkcyjne poddawane są kontroli i dostarczane do magazynu zaopatrzeniowego
Ocena dostawców
Dostawcy oceniani są ze względu na następujące kryteria:
Jakość materiału
Cenę
Terminowość dostaw
Elastyczność
Usługi dodatkowe
Każde kryterium oceniane jest według pięciostopniowej skali. Ocena 1 odpowiada ocenie najsłabszej, 5 ocenie najlepszej. Najlepszy dostawca posiada największą sumę punktów przyznanych do każdej kategorii. Oceny dokonuje się na podstawie poniższej karty oceny dostawców.
| Lp. | Kryterium oceny | Cecha | Dostawca A | Dostawca B |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Jakość materiału |
|
||
| 2 | Cena |
|
||
| 3 | Terminowość dostaw |
|
||
| 4 | Elastyczność |
|
||
| 5 | Usługi dodatkowe |
|
||
| 6 | Ogółem |
Tabela 1. Karta oceny dostawców
Szczegółowa struktura organizacyjna stanowisk
Rys. 1 Schemat struktury organizacyjnej stanowisk
Zakres odpowiedzialności dla stanowisk
| Stanowisko | Zakres odpowiedzialności |
|---|---|
| Kierownik Działu Zaopatrzenia |
|
| Specjalista ds. zaopatrzenia |
|
| Specjalista ds. kontaktu z pozostałymi działami |
|
| Pracownik Działu Zaopatrzenia |
|
Schemat blokowy
Rys.2 Schemat blokowy procedury
Opis słowny procedury
Procedura rozpoczyna się od wstępnej analizy rynku w poszukiwaniu dostawców. Następnie Specjalista ds. zaopatrzenia odpowiedzialny jest za znalezienie na rynku grupy potencjalnych dostawców. Każdy z nich oceniany jest na podstawie karty oceny dostawców. Spośród nich wybierani są dostawcy, którzy najlepiej spełniają wymagania przedsiębiorstwa. Dochodzi wtedy do negocjacji warunków umowy z najlepszymi dostawcami. Jeżeli uda się wynegocjować korzystne warunki dla przedsiębiorstwa podpisywana jest umowa pomiędzy przedsiębiorstwem a dostawcami. Jeżeli nie, należy ponownie znaleźć grupę potencjalnych dostawców.
Po podpisaniu umowy z dostawcami, dochodzi do złożenia zamówienia przez przedsiębiorstwo na materiały pośrednio produkcyjne. Zamówienie zostaje wysłane do dostawców za pośrednictwem systemu ERP Optima. Zamówione materiały pośrednio produkcyjne zostają dostarczone przez dostawców do magazynu zaopatrzeniowego przedsiębiorstwa. Zaraz po przyjeździe, sprawdzana jest magazynu dokumentacja dostawy oraz dokonywana jest kontrola ilościowa i jakościowa dostawy przez pracowników magazynu. Jeżeli dostawa jest kompletna, zarówno jakościowo jak i ilościowo, dostawa przyjmowana jest do magazynu zaopatrzeniowego i dochodzi do przeniesienia własności materiałów pośrednio produkcyjnych z dostawcy na przedsiębiorstwo. Jeżeli dostawa jest niekompletna, materiały pośrednio produkcyjne zostają złożone w depozycie znajdującym się w magazynie zaopatrzeniowym. Wtedy to magazyn generuje raport rozbieżności i przekazuje go do Działu Zaopatrzenia. Następnie Dział Zaopatrzenia domawia brakujące części u tego samego lub innego dostawcy (gdy pierwszy dostawca nie jest w stanie dostarczyć brakującej części). Cała dokumentacja logistyczna przygotowywana jest przez pracownika działu zaopatrzenia. Procedura kończy się wraz z przyjęciem materiałów pośrednio produkcyjnych do magazynu zaopatrzeniowego.
Dokumenty
Zamówienie – dokument generowany przez system ERP Optima otrzymywany przez dostawcę, określa rodzaj zamawianych materiałów pośrednio produkcyjnych i ich ilość.
Raport rozbieżności – dokument tworzony przez magazyn, stwierdzający rozbieżności pomiędzy zamówieniem, a rzeczywistą dostawą. Na jego podstawie tworzona jest reklamacja.
Reklamacja – dokument stwierdzający niezgodność dostarczonych materiałów pośrednio produkcyjnych z zamówieniem. Na jego podstawie dostawca ma obowiązek uzupełnić dostawę o wadliwe, czy też brakujące części.
Wnioski końcowe i zalecenia wdrożeniowe
Przedsiębiorstwo zaopatruje produkcję w taki sposób, że materiały pośrednio produkcyjne trafiają bezpośrednio od dostawcy do magazynu zaopatrzeniowego, skąd pobierane są do dalszej produkcji. Materiały pośrednio produkcyjne zamawiane są na minimalny zapas, dzięki czemu istnieje większe prawdopodobieństwo, że produkcja będzie działać w sposób ciągły.
W następnych 5 latach celem działu zaopatrzenia jest wprowadzenie dostaw just-in-time, co pozwoli na zmniejszenie kosztów magazynowania i wyeliminowanie w całości magazynu zaopatrzeniowego. Jednak ten wariant będzie mógł zostać zrealizowany wraz ze znalezieniem odpowiednich, stałych dostawców.