Główne założenia

Centrala telefoniczna ma:

spełniać obowiązujące standardy w telekomunikacji
minimalizować koszty połączeń
zapewnić bezpieczeństwo i komfort rozmów telefonicznych
być łatwa w obsłudze i konfiguracji
mieć możliwość poszerzania o kolejne moduły wraz ze wzrostem zapotrzebowania firmy

Specyfikacja firmy

Firma zajmuje się sprzedażą internetową oraz telefoniczną. Ogółem liczy 130 abonentów zakładając że liczba wraz z rozrostem firmy może się powiększyć. Do budynku w którym ma znajdować się centrala doprowadzone są dwie linie telefoniczne typu ISDN. Większość połączeń to połączenia wychodzące z działu reklamy. Równie dużo wykonuje się połączeń wewnętrznych pomiędzy różnymi działami.

Zapotrzebowanie firmy

Firma chce aby połączenia wewnętrzne były darmowe i opierały się o technologie Voice IP, która też ma być główną siecią telefoniczną w firmie. Dział sprzedaży ma być zautomatyzowany, tzn. po skończonej rozmowie telemarketera automatycznie zostaje wybierany kolejny numer. W ten sposób firma chce zaoszczędzić czas na szukanie numerów. Wszystkie zdarzenia telefoniczne mają być rejestrowane na bieżąco w postaci podglądu zdarzeń. Konfiguracja oraz konserwacja centrali ma być prosta i nie wymagająca skomplikowanych czynności. Oprócz zamontowanych aparatów telefonicznych przy każdym wejściu zamontowany będzie domofon które bezpośrednio połączony będzie z portiernią.

Na załączniku nr 1 przedstawiony jest schemat połączenia centrali telefonicznej.

Na załączniku nr 2 przedstawiony jest schemat przykładowego działania centrali telefonicznej.

Opis zastosowanych technik telefonicznych

Głównym celem jest obniżenie kosztów rozmów i stworzenia warunków do bardziej wydatnej pracy. W tym celu zastosowana centrala jest w systemie PBX z funkcją VoIP. Dzięki zastosowanej bramce szumów, redukcji echa rozmówcy słyszą się o wiele wyraźniej niż w standardowych telefonach. Dodatkowo możliwa jest regulacja głośności połączeń przychodzących jak i wychodzących. Komfort rozmowy wzrasta a firma zaczyna oszczędzać na rozmowach dzięki funkcji VoIP.

Dodatkowo zamontowany jest domofon przy wejściach który łączy się z portiernią.

Połączenia wychodzące

Dział reklamy posiada opcje zautomatyzowanych połączeń przez co przyspiesza ich prace. Baza numerów wykorzystywanych w danym dniu zostaje ciągle aktualizowana przez co połączenia wykonywane są płynnie bez strat czasu na szukanie i wybieranie numeru.

Każdy pracownik ma możliwość rozmowy z innym podłączonym do tej samej centrali pracownikiem za darmo. Funkcja VoIP umożliwia nam to dzięki stworzeniu własnej sieci. Również połączenia wychodzące poza centrale są tańsze niż u standardowych dostawców telefonii stacjonarnej.

Poniższa tabela przedstawia koszty połączeń dzięki zastosowanej centrali

Połączenie do:	Cena połączenia *
WEWNĘTRZNE	0,00 zł/min
KRAJOWE NA NUMERY STACJONARNE TP S.A.	0,06 zł/min
KRAJOWE NA NUMERY INNYCH OPERATORÓW	0,08 zł/min
KRAJOWE NA TEL. KOM. OPRÓCZ PLAY	0 ,27 zł/min
KRAJOWE NA TEL. KOM. DO PLAY	0,68 zł/min
WIĘKSZOŚCI KRAJÓW UE	0,07 zł/min
USA	0,06 zł/min
KANADY	0,06 zł/min

*Naliczanie sekundowe

Połączenia przychodzące

Ustawienie centrali telefonicznej można dostosować do charakteru pracy firmy, natężenia ruchu, pory doby, świąt itp. Połączenia przychodzące mogą być obsługiwane przez telefonistkę, automatyczną sekretarkę lub kierowane bezpośrednio do abonenta wewnętrznego.

Prezentacja numeru dzwoniącego wraz z numerem kierunkowym ułatwiającym zlokalizowanie osoby dzwoniącej.

Istnieje możliwość ustawienia sygnału dźwiękowego zależnego od połączenia. Inne dla połączeń przychodzących z poza centrali i inne dla połączeń wewnętrznych.

Analiza i raporty

Centrala generuje raporty z rozmów, które uwzględniają ilość oraz czas wszystkich połączeń z rozbiciem na każdego pracownika. Zebrane dane pozwalają na przeprowadzenie kompletnej analizy efektywności, a w konsekwencji ułatwiają kierownictwu odpowiednie zarządzanie zasobami.

Osoba odpowiedzialna za rozliczanie połączeń na bieżąco może kontrolować raporty ponieważ są one dostarczane drogą internetową po zakończeniu każdego połączenia, wychodzącego jak i wchodzącego.

Przykład rozliczenia abonentów

LP	Numer wewnętrzny	Numer zewnętrzny	WE / WY	Czas rozmowy	Koszt połączenia
1	71 320 50 17	22 356 12 15	WY	1,25 min	0,08 zł
2	71 320 55 20	71 795 85 85	WY	5,28 min	0,44 zł
3	71 320 20 10	880 625 666	WE	7,44 min	0,00 zł
…	…	…	…	…	…
1234	71 320 25 33	71 795 75 84	WY	2,33 min	0,20 zł

4.4 Nagrywanie rozmów

Centrala oferuje usługę nagrywania rozmów co jest ułatwieniem do odtworzenia rozmów np. z konferencji, którą chcemy ponownie przeanalizować. O każdej rejestracji połączenia powiadomiona jest każda ze stron krótkim komunikatem głosowym.

Innym powodem rejestracji może być np. potwierdzenie telefoniczne zamówienia danego towaru po wcześniejszym uzgodnieniu z osobą zamawiającą.

Transferowanie rozmów

Dzięki funkcji transferowania odebranych rozmów do innych pracowników bez problemu dołączymy kolejną osobę do rozmowy lub przekażemy rozmowę odpowiedniemu pracownikowi.

Dzięki możliwości dostosowanie centrali do własnych potrzeb czy okresu działalności typu święta itp. Rozmowy przychodzące mogą być kierowane od razu do automatycznej sekretarki która już sama pokieruje osobę dzwoniącą do odpowiedniego działu.

W trakcie przekazywania połączenia możliwe jest uruchomienie melodyjki podtrzymującej rozmowę. Możliwość zmiany melodii poprzez zgranie innej w postaci wav lub mp3.

Własne numery alarmowe

Niezależnie od przyznanych uprawnień, centrala pozwoli użytkownikom zawsze korzystać z numerów alarmowych 997, 998, 999. Ponadto jest do dyspozycji 60 numerów alarmowych typu 9xx, które można zaprogramować np. jako numery do firm ochroniarskich lub właścicieli.

Przydzielanie praw

Cała firma podzielona jest na parę sektorów. Każdy z nich pełni inną role. Sektory tworzą ludzie odpowiedzialni za konkretne rzeczy. Nie każdy z nich musi mieć pozwolenie na połączenia wychodzące na zewnątrz centrali dlatego też zostają zastosowane odpowiednie ograniczniki.

Dział	Wychodzące stacjonarne	Wychodzące komórkowe	Wychodzące zagraniczne	Wewnętrzne	Domofon	Numery alarmowe
Zarząd	+	+	+	+	+	+
Biura	+	+	+	+	-	+
Sekretariat	+	+	+	+	-	+
Marketing	+	+	+	+	-	+
Sprzedaż	+	+	+	+	-	+
Technicy	+	+	-	+	-	+
Informatycy	+	+	-	+	-	+
Portiernia	-	-	-	+	+	+

Poczta głosowa

W przypadku gdy dany abonent jest nieosiągalny lub nie może rozmawiać uruchamiana jest opcja poczty głosowej. Automatyczna sekretarka rejestruje informacje poczym zapisuje ją na twardym dysku w centrali telefonicznej. Pojemność dysku pozwala na jednorazowe zapisanie 24 h wiadomości głosowych. Po odsłuchaniu komunikatu może być on usunięty lub zapisany na dodatkowy dysk przeznaczony do tego celu.

Zdalne zarządzanie

Zarządzanie centralą telefoniczną może się odbywać lokalnie przez port RS oraz zdalnie przez modem lub z wykorzystaniem protokołu TCP/IP (przez kartę LAN centrali telefonicznej lub przez port RS komputera podłączonego do centrali telefonicznej i do sieci LAN). Co pół roku zostają wydawane aktualizacje sterowników. Centrala automatycznie je pobiera i instaluje. Program do konfiguracji centrali jest prosty i przejrzysty co ułatwia i przyspiesza prace.

Zasilanie rezerwowe

W przypadku awarii zasilania zewnętrznego centrala telefoniczna wyposażona jest w zestaw 4 akumulatorów oraz zespól ich ładowania. W przypadku zaniku napięcia zasilania lub awarii centrala będzie pracować co najmniej 5 godzin.

Przybliżony koszt centrali telefonicznej wraz z podzespołami

Lp	Nazwa	Ilość	Cena netto	Cena brutto
1	Centrala telefoniczna ¹	4	15 480,00 zł	19 040,40 zł
2	Okablowanie ²	2	412,00 zł	506,76 zł
3	Router	1	788,59 zł	969,97 zł
4	Komputer	1	892,80 zł	1098,15 zł
5	Telefon³	130	108 810,00 zł	132 748,20 zł
6	Fax	5	3 609,76 zł	4 440 zł
7	Domofon	4	940 zł	1 156,20 zł

RAZEM	130 933,15 zł	159 959,59 zł

4x moduły 42 wejściowe z 8 liniami zewnętrznymi
Ilość w szpulach ( 1 szpula to 100 metrów ). Cena obejmuje wszystkie typy kabli
Telefon VoIP wysokiej klasy telefon o przeznaczeniu biurowym w najwyższym standardzie telefonii

Podsumowanie

Wybrana przeze mnie konfiguracja centrali telefonicznej wydaje się być najbardziej optymalną a zarazem wydajną opcją. Cena zestawu nie jest najniższa lecz samo użytkowanie wynagradza nam koszty poniesione przy zakupie i instalacji całego systemu. Doskonała redukcja kosztów oraz pełna kontrola połączeń wychodzących redukują straty do minimum co jest doskonałym połączeniem dzisiejszej technologii z klasyczną niezawodnością systemu. Komfort rozmów zarazem pracowników jak i klientów jest na najwyższym poziomie nie odbiegającym od dotychczasowych zdobyczy techniki w dziedzinie telekomunikacji.

Bibliografia

http://www.intra.waw.pl/
http://www.telsil.com.pl
http://www.platan.pl/
http://www.komputronik.pl/
http://www.wikipedia.pl/