5. REDAGOWANIE PISM

5.1. Rodzaje i formy pism

Korespondencja - to czynności związane ze sporządzaniem pism, jak też same pisma, będące jednym ze sposobów komunikowania się.

Rozróżniamy kilka rodzajów pism korespondencyjnych - ze względu na treść, formę, obieg, stopień pilności i stopień zabezpieczenia tajemnicy.

Ze względu na treść wyróżnia się:

• pisma informacyjne, charakteryzują się tym, że nie ma w ich treści czynnika nakłaniającego odbiorcę do zajęcia określonego stanowiska, zawierają tylko informacje dotyczące stanu faktycznego np. notatka, sprawozdanie, zawiadomienie, zaświadczenie, wezwanie.

• pisma przekonywujące, zawierają w swojej treści czynnik nakłaniający odbiorcę pisma do zajęcia określonego stanowiska, postawy np. reklamacja, oferta, skarga.

Ze względu na formę (kształt zewnętrzny pisma) rozróżnia się pisma:

• na blankietach specjalnych ( blankiet ministra, blankiet prezesa spółki)

• na blankietach korespondencyjnych (blankiet zwykły, uproszczony, bezkopertowy, reklamowy)

• na formularzach ( drukach)

• w formie zwyczajowo przyjętej, nie określonej przez Polską Normę, a występujące w obiegu wewnętrznym przedsiębiorstwa, instytucji.

Ze względu na obieg rozróżnia się:

• korespondencję zewnętrzną

• korespondencję wewnętrzną

Ze względu na stopień pilności wyróżnia się pisma:

• zwykłe - załatwiane w zwyczajowo przyjętych terminach;

• pilne - załatwiane w dniu otrzymania lub najdalej w ciągu 3 dni;

• terminowe - muszą być załatwiane w terminie określonym w piśmie lub obowiązujących przepisach.

Ze względu na stopień zabezpieczenia tajemnicy rozróżnia się pisma:

• poufne, zawierające wiadomości chronione tajemnicą służbową;

• tajne zawierające wiadomości chronione tajemnicą państwową;

• jawne.

Typowe dokumenty biurowe:

• pismo przewodnie - krótkie, z reguły jednozdaniowe, pismo towarzyszące innym dokumentom. Sporządzanie takiego pisma ma sens wtedy, gdy zawiera ono informacje uzupełniające treść dokumentu, któremu towarzyszy;

• list informacyjny - typu komunikat, zaproszenie czy zawiadomienie to krótkie, zwięzłe pismo przekazujące komplet niezbędnych informacji na określony temat

• protokół

• sprawozdanie

---