Rozliczanie ryczałtu i diety w delegacji zagranicznej

Ostatnia aktualizacja: 2009-04-28

Autor: Justyna Michałowska
Źródło: Biuletyn Rachunkowości

Pracownik wyjechał w delegację zagraniczną (Niemcy/Belgia). Nie ma rachunku za noclegi. Czy w związku z tym przysługuje mu ryczałt? Jeśli tak, to jak go policzyć - odrębnie dla każdego z krajów (są inne limity ryczałtu)? Jak ustalić przysługującą mu dietę - czy też naliczać osobno na pobyt w każdym kraju?

RADA

Pracownikowi przysługuje ryczałt za nocleg w wysokości 25% liczony od limitu określonego dla kraju docelowego podróży zagranicznej. Również wartość diety należy ustalić na podstawie limitu określonego dla kraju docelowego.

UZASADNIENIE

Sposób rozliczania delegacji zagranicznych, czyli wysokość przysługujących z tego tytułu diet oraz innych należności, reguluje rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju.

Należy wspomnieć, że rozporządzenie to dotyczy pracowników zatrudnionych w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej. Dlatego w przypadku pracowników zatrudnionych w sektorze prywatnym stawki te mogą być inne. Będą zależeć od pracodawcy, który ma prawo ustalić np. w układzie zbiorowym pracy własne stawki diet w podróży zagranicznej. Jednak zgodnie z art. 775 Kodeksu pracy postanowienia układu zbiorowego pracy, regulaminu wynagradzania lub umowy o pracę nie mogą ustalać diety za dobę podróży poza granicami kraju w wysokości niższej niż dieta z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju określona dla pracownika.

Diety przysługujące w zagranicznej podróży służbowej służą pokryciu całkowitych kosztów wyżywienia oraz zrekompensowaniu innych drobnych wydatków. Ich wartość należy ustalać w wysokości obowiązującej dla docelowego państwa podróży. Oznacza to, że przy ustalaniu diety nie ma znaczenia, że pracownik, udając się do danego kraju, przejeżdża przez inne kraje. Właściwa jest stawka diety obowiązująca dla państwa, w którym będzie on wykonywał główne zadanie służbowe. Stawki diet zawiera załącznik do rozporządzenia o zagranicznych podróżach służbowych. Zatem kwota diety za podróż zagraniczną jest zmienna w zależności od kraju, do którego zostaje delegowany pracownik.

Aby prawidłowo ustalić wartość diety zagranicznej, należy właściwie określić moment rozpoczęcia i zakończenia podróży służbowej, który jest różny, w zależności od tego, jakim środkiem lokomocji podróżuje pracownik.

Tabela 1. Ustalenie momentu rozpoczęcia i zakończenia zagranicznej podróży służbowej

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Należy pamiętać o naliczeniu krajowej diety od momentu wyjazdu z firmy czy z domu do granicy i od momentu przekroczenia granicy w drodze powrotnej do przyjazdu do miejsca pracy bądź zamieszkania.

Pełna dieta przysługuje za każdą dobę podróży. Za niepełną dobę dietę należy ustalać w następujący sposób:

•  do 8 godzin - 1/3 diety,

•  ponad 8 do 12 godzin - 1/2 diety,

•  ponad 12 godzin - dieta w p

Jeżeli chodzi o nocleg, to pracownikowi przysługuje zwrot kosztów na podstawie przedstawionego rachunku, jednak w wysokości nieprzekraczającej określonych w rozporządzeniu limitów. I tak jak w przypadku diety dla każdego kraju limit za nocleg jest inny. W razie nieprzedłożenia rachunku pracownikowi przysługuje ryczałt w wysokości 25% limitu.

Aby rozliczyć delegację pracownika przedstawioną w pytaniu, należy określić, czy krajem docelowym są Niemcy czy Belgia. Załóżmy, że pracownik przejeżdża tylko przez Niemcy, a krajem, w którym ma wykonać zadanie służbowe, jest Belgia. Kwota diety w podróży służbowej do Belgii wynosi, zgodnie z załącznikiem do rozporządzenia, 45 euro.

Ponieważ pracodawca nie zapewnił pracownikowi noclegu, a ten nie przedstawił rachunku za nocleg, przysługuje mu ryczałt w wysokości 25% limitu określonego w rozporządzeniu. Kwota limitu na nocleg w Belgii wynosi 160 euro. Pracownik powinien otrzymać: 160 euro × 25% = 40 euro za każdy nocleg.

Przykład

Jan Kowalski, pracownik firmy Alfa Sp. z o.o., został oddelegowany do Brukseli w celu zawarcia kontraktu handlowego, a także spotkania z kontrahentem w Niemczech (spotkanie służbowe w celu podtrzymania dobrych relacji).

W tym celu spółka kupiła w banku 300 euro po kursie 4,30 PLN/EUR, które wpłaciła do kasy. Pan Kowalski otrzymał przed wyjazdem zaliczkę w wysokości 100 euro.

Pracownik wyjechał z Warszawy w delegację 12 stycznia 2009 r. o godz. 4.00, samochodem służbowym. Granicę z Niemcami przekroczył o godz. 12.15. W Berlinie spotkał się z kontrahentem i wyruszył w dalszą podróż.

Do Brukseli dotarł późno w nocy.

Po wykonaniu polecenia służbowego pan Kowalski 14 stycznia 2009 r. wyruszył w podróż powrotną do Warszawy. Przekroczył granicę belgijsko-niemiecką o godz. 13.05, a niemiecko-polską - o 22.30.

Do domu dotarł 15 stycznia 2009 r. o godz. 2.30.

W rozliczeniu delegacji nie przedstawił rachunków za nocleg, natomiast przedstawił rachunki za paliwo, opłaty parkingowe i przejazd autostradą, które opiewały łącznie na kwotę 100 euro.

Ze względu na to, że w czasie delegacji pracownik miał zapewniony obiad, należy pomniejszyć przysługującą mu dietę o 30% za każdy dzień trwania podróży zagranicznej.

Ponieważ krajem docelowym, tzn. tym, w którym zostało wykonane główne polecenie służbowe, była Belgia, punktem odniesienia do ustalenia diety będzie jej wartość przysługująca na ten kraj, tj. 45 euro.

Tabela 2. Obliczenie diet przysługujących z tytułu podróży służbowej

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

Pracownikowi przysługuje ponadto ryczałt za dwa noclegi w wysokości: (2 × 160 euro) × 25% = 80 euro.

Łącznie w wyniku zagranicznej podróży służbowej pracownik poniósł koszty w wysokości 252 euro. Należy je przeliczyć według średniego kursu NBP z dnia poprzedzającego dzień rozliczenia zaliczki, który wynosił 4,20 PLN/EUR. Ponieważ pracownik otrzymał zaliczkę w wysokości 100 euro, spółka musi mu zwrócić 152 euro. Pieniądze te spółka wypłaciła z kasy.

Ewidencja księgowa

1. Wypłata zaliczki: 100 euro × 4,30 PLN/EUR = 430 zł

Wn "Rozrachunki z pracownikami" 430,00

Ma "Kasa" 430,00

2. Rozliczenie delegacji służbowej: 252 euro × 4,20 PLN/EUR = = 1058,40 zł

Wn "Delegacje służbowe" 1 058,40

Ma "Rozrachunki z pracownikami" 1 058,40

3. Zwrot wydatków niepokrytych zaliczką: 152 euro × 4,30 PLN/EUR = = 653,60 zł

Wn "Rozrachunki z pracownikami" 653,60

Ma "Kasa" 653,60

4. Rozliczenie różnic kursowych ustalonych w związku z wypłaconymi kwotami: 252 euro × (4,20 PLN/EUR - 4,30 PLN/EUR) = -25,20 zł (ujemne różnice kursowe)

Wn "Koszty finansowe" 25,20

Ma "Rozrachunki z pracownikami" 25,20

Kliknij aby zobaczyć ilustrację.

UWAGA

Ustalając należności z tytułu podróży służbowych wypłacane pracownikom w wysokości wyższej od określonej przepisami rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 19 grudnia 2002 r., trzeba pamiętać o obowiązku odprowadzenia składek ZUS i podatku dochodowego. Oskładkowaniu i opodatkowaniu podlega tylko część przewyższająca stawki określone w tym rozporządzeniu.

• rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju - Dz.U. Nr 236, poz. 1991; ost.zm. Dz.U. z 2005 r. Nr 186, poz. 1555

• art. 15 ust. 1, art. 15a ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych - j.t. Dz.U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654; ost.zm. Dz.U. z 2008 r. Nr 209, poz. 1316

• art. 30 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości - j.t. Dz.U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694; ost.zm. Dz.U. z 2008 r. Nr 223, poz. 1466