nr 20 (308) z dnia 2011-10-20

www.czasopismaksiegowych.pl

wydawca: Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o. ul. Owocowa 8, 66-400 Gorzów Wlkp.

www.gofin.pl sklep internetowy: www.sklep.gofin.pl

Rozliczenie zaliczki na poczet zagranicznej podró

ż

y słu

ż

bowej

1.1. Ogólne zasady rozliczania

1.2. Rozliczenie gdy kwota poniesionych wydatków jest ni

ż

sza od pobranej zaliczki

Artykuł pochodzi z czasopisma:

Przegląd Podatku Dochodowego

Na pokrycie niezb

ę

dnych kosztów podró

ż

y słu

ż

bowej oraz kosztów pobytu poza granicami kraju pracownicy otrzymuj

ą

od

pracodawcy zaliczk

ę

. Z zaliczki tej pracownicy pokrywaj

ą

koszty podró

ż

y słu

ż

bowej, do których nale

żą

m.in. koszty przejazdów

i dojazdów, noclegów, a tak

ż

e inne wydatki, okre

ś

lone przez pracodawc

ę

odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

Według § 13 rozporz

ą

dzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysoko

ś

ci oraz warunków

ustalania nale

ż

no

ś

ci przysługuj

ą

cych pracownikowi zatrudnionemu w pa

ń

stwowej lub samorz

ą

dowej jednostce sfery bud

ż

etowej

z tytułu podró

ż

y słu

ż

bowej poza granicami kraju (Dz. U. nr 236, poz. 1991 ze zm.), zaliczk

ę

na pokrycie kosztów zagranicznej

podró

ż

y słu

ż

bowej wypłaca si

ę

w walucie obcej. Za zgod

ą

pracownika zaliczka mo

ż

e by

ć

wypłacona w walucie polskiej, w wysoko

ś

ci

stanowi

ą

cej równowarto

ść

przysługuj

ą

cej pracownikowi zaliczki w walucie obcej. Je

ś

li pracownik przyj

ą

ł zaliczk

ę

w złotych, to

przyjmuje na siebie ryzyko wynikaj

ą

ce z waha

ń

kursów walut. Mo

ż

e na tym zyska

ć

lub straci

ć

.

Zaliczk

ę

nale

ż

y rozliczy

ć

w ci

ą

gu 14 dni od powrotu pracownika z podró

ż

y.

Do rozliczenia kosztów podró

ż

y pracownik zał

ą

cza dokumenty (rachunki) potwierdzaj

ą

ce poszczególne wydatki; nie dotyczy to diet

oraz wydatków obj

ę

tych ryczałtami. Je

ż

eli uzyskanie dokumentu (rachunku) nie było mo

ż

liwe, pracownik składa pisemne

o

ś

wiadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania.

Rozliczenie kosztów podró

ż

y jest dokonywane w walucie otrzymanej zaliczki, w walucie wymienialnej albo w walucie polskiej.

W praktyce koszty podró

ż

y słu

ż

bowej rozlicza si

ę

na podstawie dowodu "Rozliczenie zagranicznej podró

ż

y słu

ż

bowej", do którego

doł

ą

cza si

ę

rachunki i paragony. Na druku tym ujmuje si

ę

wszystkie poniesione wydatki.

Wysłali

ś

my pracownika w podró

ż

słu

ż

bow

ą

. Wypłacili

ś

my mu zaliczk

ę

w euro. Po powrocie pracownik zwrócił

niewykorzystane pieni

ą

dze. Jak rozliczy

ć

koszty podró

ż

y słu

ż

bowej? Czy powstan

ą

ró

ż

nice kursowe?

W przypadku zastosowania do wyceny kosztów zagranicznej podró

ż

y słu

ż

bowej kursu

ś

redniego NBP z dnia poprzedzaj

ą

cego dzie

ń

rozliczenia podró

ż

y, powstan

ą

ró

ż

nice kursowe. Kurs z dnia rozliczenia zaliczki mo

ż

e si

ę

bowiem ró

ż

ni

ć

od kursu z dnia jej wypłaty.

Je

ż

eli natomiast do rozliczenia kosztów zagranicznej podró

ż

y słu

ż

bowej jednostka zastosuje kurs, po jakim wyceniono wypłacon

ą

zaliczk

ę

, nie powstaj

ą

ró

ż

nice kursowe.

W sytuacji odbycia przez pracownika zagranicznej podró

ż

y słu

ż

bowej poniesione przez niego wydatki wyra

ż

one w walucie obcej

wymagaj

ą

przeliczenia na złotówki. Przy czym nie ma potrzeby przeliczania osobno ka

ż

dego rachunku, faktury, paragonu itp. -

według ich dat.

Przepisy nie daj

ą

jasnej odpowiedzi na pytanie: jaki kurs przyj

ąć

do rozliczenia zagranicznych podró

ż

y słu

ż

bowych? Trzymaj

ą

c si

ę

literalnie przepisów (art. 11a ust. 2 updof i art. 15 ust. 1 updop), przedsi

ę

biorca, który chce zaliczy

ć

zagraniczne delegacje do

kosztów uzyskania przychodów, przelicza je według kursu

ś

redniego NBP z dnia poprzedzaj

ą

cego wypłat

ę

. Tak

ą

zasad

ę

przyj

ą

ł np.

Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu w interpretacji indywidualnej z 8 pa

ź

dziernika 2008 r., nr ILPB1/415-501/08-2/IM. Organ

podatkowy wyja

ś

nił,

ż

e przedsi

ę

biorca ponosz

ą

c wydatki zwi

ą

zane z wyjazdem słu

ż

bowym pracowników, mo

ż

e zaliczy

ć

do kosztów

uzyskania przychodów wszystkie faktycznie poniesione wydatki, które na mocy ustawy nie s

ą

wył

ą

czone z kosztów, a ich poniesienie

ma lub mo

ż

e mie

ć

wpływ na osi

ą

gni

ę

cie przychodu. Je

ś

li firma poniosła wydatki w walutach obcych, przelicza je na złote według

kursu

ś

redniego ogłaszanego przez NBP. Pod uwag

ę

brany jest tu kurs z ostatniego dnia roboczego poprzedzaj

ą

cego dzie

ń

Page 1 of 4

www.czasopismaksiegowych.pl

2011-10-18

http://www.czasopismaksiegowych.pl/11,2630,139473,rozliczenie-zaliczki-na-poczet...

1.3. Rozliczenie gdy wydatki przekroczyły kwot

ę

zaliczki wypłaconej pracownikowi

poniesienia kosztu, a dniem poniesienia kosztu jest dzie

ń

wypłaty. Oznacza to,

ż

e wypłacaj

ą

c delegacj

ę

, pracodawca powinien

uwzgl

ę

dni

ć

kurs

ś

redni NBP z dnia poprzedzaj

ą

cego wypłat

ę

.

Nale

ż

y zwróci

ć

uwag

ę

,

ż

e przyjmuj

ą

c do wyceny kosztów zagranicznej podró

ż

y słu

ż

bowej kurs

ś

redni ogłaszany przez NBP z dnia

poprzedzaj

ą

cego dzie

ń

rozliczenia podró

ż

y, powstan

ą

ró

ż

nice kursowe. Kurs z dnia poniesienia kosztu mo

ż

e si

ę

bowiem ró

ż

ni

ć

od

kursu z dnia zapłaty (tj. wypłaty zaliczki).

Niemniej jednak do rozliczenia kosztów zagranicznej podró

ż

y słu

ż

bowej mo

ż

na te

ż

zastosowa

ć

kurs, po jakim wyceniono wypłacon

ą

zaliczk

ę

. Mo

ż

e to by

ć

np. kurs:

sprzeda

ż

y banku, je

ż

eli w celu wypłaty zaliczki na poczet kosztów podró

ż

y słu

ż

bowej dokonano zakupu waluty w banku,

kantorowy, w razie zakupu waluty w kantorze.

Jest to najprostszy sposób cz

ę

sto spotykany w praktyce, bowiem nie powoduje powstania ró

ż

nic kursowych. Przyj

ę

cie kursu, po

którym wyceniono zaliczk

ę

nie powinno by

ć

kwestionowane przez organy podatkowe. Bowiem przyj

ę

cie kursu

ś

redniego NBP z dnia

poprzedzaj

ą

cego dzie

ń

rozliczenia podró

ż

y skutkowałoby powstaniem ró

ż

nic kursowych, które i tak w konsekwencji skorygowałyby

koszty do kursu, po jakim wyceniono zaliczk

ę

.

Przykład

Pracodawca wypłacił pracownikowi zaliczk

ę

w kwocie 500 euro na pokrycie zagranicznej podró

ż

y słu

ż

bowej.

Ś

rodki te zakupił w banku po kursie

4,10 zł/euro.

Zaliczka w złotówkach wyniosła wi

ę

c 2.050 zł (500 euro x 4,10 zł/euro).

Pracownik przedło

ż

ył 20 wrze

ś

nia dowody dokumentuj

ą

ce wydatki poniesione w czasie podró

ż

y słu

ż

bowej, które opłacił pobran

ą

zaliczk

ą

. Wydatki

ogółem wraz z diet

ą

wyniosły 400 euro. Niewykorzystan

ą

zaliczk

ę

w kwocie 100 euro (500 euro - 400 euro) pracownik zwrócił pracodawcy.

1. Przeliczenie poniesionych wydatków po kursie

ś

rednim NBP z dnia poprzedzaj

ą

cego dzie

ń

rozliczenia zaliczki

Ś

redni kurs euro z 19 wrze

ś

nia wyniósł 4,20 zł/euro. W zwi

ą

zku z tym koszty podró

ż

y słu

ż

bowej wyniosły 1.680 zł (400 euro x 4,20 zł/euro).

Pomi

ę

dzy kursem z dnia rozliczenia zaliczki a kursem z dnia jej wypłaty powstanie dodatnia ró

ż

nica kursowa w wysoko

ś

ci 40 zł [400 euro × (4,10

zł/euro - 4,20 zł/euro)], która zwi

ę

ksza przychody.

2. Przeliczenie poniesionych wydatków po kursie, po jakim pierwotnie wyceniono zaliczk

ę

Je

ż

eli do przeliczenia poniesionych wydatków z tytułu podró

ż

y słu

ż

bowej jednostka zastosowała kurs, po jakim wyceniono zaliczk

ę

, tzn. 4,10

zł/euro, nie powstan

ą

ró

ż

nice kursowe. Koszty podró

ż

y słu

ż

bowej wyniosły 1.640 zł (400 euro x 4,10 zł/euro).

Pracownik otrzymał zaliczk

ę

w euro na pokrycie wydatków zwi

ą

zanych z zagraniczn

ą

podró

żą

słu

ż

bow

ą

. W czasie jego

pobytu za granic

ą

okazało si

ę

,

ż

e wydatki (uzasadnione) przewy

ż

szaj

ą

kwot

ę

zaliczki. Dokonał wi

ę

c płatno

ś

ci swoj

ą

własn

ą

kart

ą

płatnicz

ą

. W spółce przyj

ę

to zasad

ę

,

ż

e do rozliczenia kosztów zagranicznych podró

ż

y słu

ż

bowych stosuje si

ę

kurs

ś

redni NBP z dnia poprzedzaj

ą

cego dzie

ń

rozliczenia delegacji. Jak rozliczy

ć

delegacj

ę

zagraniczn

ą

, w sytuacji gdy została

wypłacona pracownikowi zaliczka, która nie wystarczyła na pokrycie wydatków?

W sytuacji opisanej w pytaniu pracodawca powinien zwróci

ć

pracownikowi wydatki z tytułu zagranicznej podró

ż

y słu

ż

bowej, które

pracownik musiał sfinansowa

ć

z własnych pieni

ę

dzy.

Zgodnie z art. 77

5

§ 1 Kodeksu pracy, pracownikowi wykonuj

ą

cemu na polecenie pracodawcy zadanie słu

ż

bowe poza

miejscowo

ś

ci

ą

, w której znajduje si

ę

siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługuj

ą

nale

ż

no

ś

ci na pokrycie

kosztów zwi

ą

zanych z podró

żą

słu

ż

bow

ą

.

Pracodawca nie mo

ż

e wi

ę

c przerzuca

ć

na pracownika kosztów podró

ż

y słu

ż

bowej. Je

ś

li pracownik z własnych pieni

ę

dzy uregulował

uzasadnione - zdaniem pracodawcy - wydatki w zwi

ą

zku z wyjazdem słu

ż

bowym, bo zaliczka była niewystarczaj

ą

ca, pracodawca

powinien pokry

ć

je w cało

ś

ci.

Page 2 of 4

www.czasopismaksiegowych.pl

2011-10-18

http://www.czasopismaksiegowych.pl/11,2630,139473,rozliczenie-zaliczki-na-poczet...

1.4. Wypłata zaliczki w złotówkach

Z powołanego wcze

ś

niej rozporz

ą

dzenia wynika,

ż

e walut

ę

w jakiej nast

ą

pi rozliczenie, wybiera pracownik.

Jak b

ę

dzie wygl

ą

da

ć

rozliczenie kosztów zagranicznej podró

ż

y słu

ż

bowej w przypadku rozliczenia w euro, a jak w przypadku

rozliczenia w złotych, zilustrujemy na przykładach liczbowych.

Przykład

Pracodawca kupił w kantorze 400 euro po kursie 4,50 zł/euro, a nast

ę

pnie wypłacił je pracownikowi jako zaliczk

ę

na pokrycie kosztów podró

ż

y

słu

ż

bowej.

W dniu 30 wrze

ś

nia pracownik przedstawił rozliczenie kosztów podró

ż

y.

Udokumentowane koszty podró

ż

y i diety wyniosły 450 euro. Otrzymana przez pracownika zaliczka nie wystarczyła wi

ę

c na pokrycie kosztów

podró

ż

y. Pracownik zdecydował,

ż

e nadwy

ż

k

ę

poniesionych wydatków nad kwot

ą

zaliczki chce otrzyma

ć

w euro.

W jednostce koszty zagranicznej podró

ż

y słu

ż

bowej s

ą

przeliczane według kursu

ś

redniego NBP.

Kurs

ś

redni NBP z 29 wrze

ś

nia wynosił 4,30 zł/euro.

Wobec tego koszty podró

ż

y słu

ż

bowej wyniosły 1.935 zł (450 euro x 4,30 zł/euro).

Kwot

ę

50 euro zakupiono w kantorze po kursie 4,35 zł/euro i przekazano pracownikowi.

Powstała ujemna ró

ż

nica kursowa, bowiem koszt przeliczony według kursu

ś

redniego jest ni

ż

szy od kosztu przeliczonego według kursu faktycznie

zastosowanego.

400 euro x (4,50 zł/euro - 4,30 zł/euro) + 50 euro x (4,35 zł/euro - 4,30 zł/euro) = 80 zł + 2,50 zł = 82,50 zł

Ró

ż

nica kursowa, która wynosi 82,50 zł, powi

ę

kszy koszty podatkowe.

Przykład

W zało

ż

eniach przyj

ę

tych w poprzednim przykładzie wnie

ś

my jedn

ą

zmian

ę

. Otó

ż

przyjmijmy,

ż

e pracownik nadwy

ż

k

ę

poniesionych wydatków nad

kwot

ą

zaliczki chce otrzyma

ć

w złotych.

Pracownik o

ś

wiadczył,

ż

e za granic

ą

płacił swoj

ą

kart

ą

płatnicz

ą

i w zwi

ą

zku z tym z jego konta zeszła kwota 222,50 zł (dodatkowo okazał wyci

ą

g

z banku dokumentuj

ą

cy t

ę

transakcj

ę

).

W ramach rozliczenia zagranicznej podró

ż

y słu

ż

bowej pracodawca wypłacił pracownikowi 222,50 zł.

Wobec tego koszty podró

ż

y słu

ż

bowej wyniosły 1.942,50 zł, co wynika z nast

ę

puj

ą

cego wyliczenia:

222,50 zł + 400 euro x 4,30 zł/euro = 222,50 zł + 1.720 zł = 1.942,50 zł.

Koszty podatkowe powi

ę

kszy ujemna ró

ż

nica kursowa, która wynosi 80 zł, ustalona w nast

ę

puj

ą

cy sposób:

400 euro x (4,50 zł/euro - 4,30 zł/euro) = 80 zł.

Kierowcom wyje

ż

d

ż

aj

ą

cym w podró

ż

słu

ż

bow

ą

za granic

ę

wypłacamy z kasy zaliczk

ę

w złotówkach. Nast

ę

pnie na granicy

pracownicy wymieniaj

ą

złotówki na euro (przewa

ż

nie w takiej wysoko

ś

ci w jakiej musz

ą

ui

ś

ci

ć

opłat

ę

) i ponosz

ą

koszt

opłaty drogowej w walucie. Jakie kursy zastosowa

ć

do rozliczenia tych operacji i czy powstan

ą

podatkowe ró

ż

nice

kursowe?

Pracownik przebywaj

ą

cy w zagranicznej podró

ż

y słu

ż

bowej ponosz

ą

cy w walucie obcej wydatki na opłaty drogowe powinien rachunki

dokumentuj

ą

ce poniesienie tych wydatków zał

ą

czy

ć

do rozliczenia kosztów podró

ż

y. W rozliczeniu kosztów zagranicznej podró

ż

y

słu

ż

bowej uwzgl

ę

dnia si

ę

zaliczk

ę

wypłacon

ą

przed udaniem si

ę

w podró

ż

, a tak

ż

e wydatki poniesione w walucie obcej oraz diety

i ryczałty.

Koszty wyra

ż

one w walutach obcych przelicza si

ę

na złote według kursu

ś

redniego ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski

z ostatniego dnia roboczego poprzedzaj

ą

cego dzie

ń

poniesienia kosztu (art. 11a ust. 2 updof).

Do rozliczenia kosztów zagranicznej podró

ż

y słu

ż

bowej wyra

ż

onych w walucie obcej stosuje si

ę

kurs

ś

redni NBP ogłoszony dla danej

Page 3 of 4

www.czasopismaksiegowych.pl

2011-10-18

http://www.czasopismaksiegowych.pl/11,2630,139473,rozliczenie-zaliczki-na-poczet...

waluty z ostatniego dnia roboczego poprzedzaj

ą

cego dzie

ń

rozliczenia delegacji. Oznacza to,

ż

e wyra

ż

one w walucie obcej wydatki

na opłaty drogowe, diety i ryczałty przelicza si

ę

na złotówki według jednego kursu, tj. kursu

ś

redniego NBP z ostatniego dnia

roboczego poprzedzaj

ą

cego dzie

ń

rozliczenia kosztów zagranicznej podró

ż

y słu

ż

bowej.

Gdy pracownikowi udaj

ą

cemu si

ę

w zagraniczn

ą

podró

ż

słu

ż

bow

ą

wypłacono zaliczk

ę

w złotówkach, to przy rozliczaniu kosztów

takiej podró

ż

y nie wyst

ą

pi

ą

ró

ż

nice kursowe.

Uwaga: We wszystkich przykładach zaprezentowanych w tym artykule przyj

ę

li

ś

my przykładowe kursy walut.

Przykład

Kierowcy wyje

ż

d

ż

aj

ą

cemu w zagraniczn

ą

podró

ż

słu

ż

bow

ą

wypłacili

ś

my zaliczk

ę

w kwocie 4.000 zł (za jego zgod

ą

).

Pracownik przebywał w tej podró

ż

y od 3 do 11 pa

ź

dziernika, tj. 8 dób.

W dniu 14 pa

ź

dziernika przedstawił rozliczenie kosztów podró

ż

y, w którym uwzgl

ę

dnił diety, koszty noclegów udokumentowane rachunkiem

i koszty opłat drogowych udokumentowane rachunkiem. Razem koszty te wyniosły 920 euro.

Do rozliczenia kosztów podró

ż

y nale

ż

y przyj

ąć

kurs

ś

redni NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzaj

ą

cego dzie

ń

rozliczenia tych kosztów, czyli

z 13 pa

ź

dziernika.

Kurs

ś

redni euro z 13 pa

ź

dziernika wynosił 4,30 zł/euro. Ł

ą

czne koszty zagranicznej podró

ż

y słu

ż

bowej wyniosły wi

ę

c 3.956 zł (920 euro x 4,30

zł/euro). Niewykorzystan

ą

zaliczk

ę

w kwocie 44 zł (4.000 zł - 3.956 zł) pracownik zwrócił pracodawcy.

Page 4 of 4

www.czasopismaksiegowych.pl

2011-10-18

http://www.czasopismaksiegowych.pl/11,2630,139473,rozliczenie-zaliczki-na-poczet...