10

www.gazetapodatkowa.pl

Gazeta Podatkowa nr 81 • 9.10.2008 r.

RACHUNKOWOŚĆ DLA KAŻDEGO

Dekretacja

Prowadzę pełną księgowość. Czy jest obowiązek, aby na fakturach pisać

dekretację? Jeśli tak, to z czego to wynika?

[pytanie nr 237239]

Komentarze uczestników forum

komentarz 1:

Tak, należy dekretację umieszczać na każdym dokumencie księgowym. To jest pod-

stawa do zakwalifikowania faktury do odpowiedniego kosztu oraz do zaksięgowania

w księgach handlowych.

komentarz 2:

Moja skarbówka bardzo do tego przywiązuje wagę.

komentarz 3:

Proponuję przeczytać art. 21 ust. 1a ustawy o rachunkowości (można nie dokonywać

dekretacji pod pewnymi warunkami).

Odpowiedź redaktora

Nie wiadomo jakiej konkretnie faktury dotyczy pytanie, dlatego przypomnijmy

ogólne zasady dekretacji dowodów księgowych.

O obowiązku zamieszczania dekretów na dowodach księgowych stanowi art. 21

ust. 1 ustawy o rachunkowości. Z przepisu tego wynika, że wśród danych, jakie po-

winien zawierać dowód księgowy, powinna znaleźć się dekretacja oraz podpis osoby

odpowiedzialnej za dokonanie dekretacji.

Dekretacja określa sposób zakwalifikowania dowodu księgowego do ujęcia w księ-

gach rachunkowych. Poprzez dekretację wskazuje się datę lub miesiąc oraz sposób uję-

cia dowodu w księgach – na jakich kontach, po której stronie tych kont: Wn czy Ma.

Trzeba też mieć świadomość, że zadekretowanie dowodu księgowego oznacza

jednocześnie potwierdzenie sprawdzenia dowodu. Przed dokonaniem dekretacji

i dopuszczeniem do ujęcia dowodu w księgach należy więc sprawdzić poprawność

dowodu księgowego – pod względem rachunkowym (arytmetycznym), merytorycz-

nym, formalnym.

Co do zasady, dowody księgowe powinny być dekretowane. Stosowanie dekretów

pozwala na kontrolę wewnętrzną (np. przez głównego księgowego lub kierownika

jednostki), jak i zewnętrzną (np. przez biegłego rewidenta czy organy podatkowe)

w zakresie prawidłowości ujmowania dowodów w księgach. W praktyce dekretacji

najczęściej dokonuje się przy pomocy przystosowanej do tego celu pieczątki, którą

stawia się na każdym z osobna dokumencie księgowym i właściwie opisuje. W przy-

padku dużej ilości dokumentów jest to dość żmudne zajęcie i dlatego często jednostki

szukają uproszczeń w tym zakresie.

Możliwość taką przewiduje art. 21 ust. 1a ustawy o rachunkowości. Przepis ten

stanowi, że można zaniechać zamieszczania na dowodzie dekretacji, jeżeli wynika

to z techniki dokumentowania zapisów księgowych.

Jednostka może nie dekretować poszczególnych dowodów księgowych w przy-

padku gdy w ramach ewidencji rachunkowej prowadzi dzienniki cząstkowe

(np. rejestr sprzedaży). W takim przypadku w dziennikach cząstkowych grupuje

dowody dokumentujące te same operacje gospodarcze, a w księgach rachunkowych

ujmuje sumy z tych dzienników. Dekretacja obejmuje wówczas łączne dane z wielu

analogicznych pod względem treści ekonomicznej dowodów źródłowych. Nie ma więc

potrzeby wpisywania dekretu na każdym odrębnym dowodzie. Dekretację pojedyn-

czych dowodów zastępuje wtedy dekretacja zbiorczego dowodu księgowego.

Ponadto programy komputerowe do prowadzenia ksiąg rachunkowych posiadają

obecnie funkcję automatycznego księgowania dowodów – według zapisanych w progra-

mie algorytmów. Jeśli stosowany przez jednostkę komputerowy program księgowy

pozwala na wydruk dekretu zawierającego informacje o sposobie ujęcia każdego

dokumentu w księgach rachunkowych, może ona odstąpić od ręcznej dekretacji

poszczególnych dowodów księgowych. Trzeba wtedy jednak trwale połączyć wydruk

dekretu z dowodem źródłowym (np. zszyć). Potwierdza to postanowienie Urzędu

Skarbowego w Krośnie z dnia 10 lutego 2006 r., nr PDP 4211/IN/CIT/6/2006, w którym

czytamy: „(…) w sytuacji używania przez waszą spółkę programu komputerowego,

który pozwala na wydruk dekretu zawierającego informację o sposobie ujęcia każdego

dokumentu w księgach rachunkowych oraz inne informacje pozwalające na powiązanie

wydruku dekretu z dowodem księgowym, wówczas możliwe jest odstąpienie od ręcznego

dekretowania dowodów księgowych. W powyższym przypadku, konieczne jest trwałe

dołączenie wydruku dekretu do dokumentu stanowiącego dowód źródłowy.”

Dopuszczone ustawą o rachunkowości uproszczenia w zakresie dekretowania

dowodów księgowych jednostka powinna opisać w dokumentacji zasad (polityki)

rachunkowości.

Umowa lub statut spółki kapitałowej może upoważniać zarząd do wypłaty wspólni-

kom zaliczki na poczet przewidywanej dywidendy za rok obrotowy, jeżeli spółka posiada

środki wystarczające na wypłatę. Spółka może wypłacić zaliczkę na poczet przewidywanej

dywidendy, jeżeli jej zatwierdzone sprawozdanie finansowe za poprzedni rok obrotowy

wykazuje zysk. Zaliczka może stanowić najwyżej połowę zysku osiągniętego od końca

poprzedniego roku obrotowego, powiększonego o kapitały rezerwowe utworzone z zysku,

którymi w celu wypłaty zaliczek może dysponować zarząd, oraz pomniejszonego o niepo-

kryte straty i udziały (akcje) własne. W przypadku spółki z o.o. wynika to z art. 194 i 195

§ 1 Kodeksu spółek handlowych (Dz. U. z 2000 r. nr 94, poz. 1037 ze zm.). W spółkach

akcyjnych sprawy te uregulowane są w art. 349 § 1 i § 2, przy czym w tych spółkach wypłata

zaliczki na poczet dywidendy wymaga zgody rady nadzorczej.

Zasady obowiązujące do 31 grudnia 2008 r.

Przepisy ustawy o rachunkowości w brzmieniu obowiązującym do końca 2008 r. nie

przewidują wypłat zaliczkowych dywidend na poczet zysku. Podział wyniku finansowego

netto jednostek zobowiązanych do poddania badaniu rocznego sprawozdania finansowego

może nastąpić po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego przez organ zatwierdza-

jący, poprzedzonego wyrażeniem przez biegłego rewidenta opinii o tym sprawozdaniu

bez zastrzeżeń lub z zastrzeżeniami. Podział wyniku finansowego netto, dokonany bez

spełnienia tego warunku, jest nieważny z mocy prawa.

W jednostkach niezobowiązanych do poddania badaniu rocznego sprawozdania finan-

sowego przez biegłego rewidenta podział wyniku finansowego może nastąpić po zatwier-

dzeniu sprawozdania finansowego przez organ zatwierdzający.

Wynika to wprost z art. 53 ust. 3 i 4 ustawy o rachunkowości (Dz. U. z 2002 r. nr 76,

poz. 694 ze zm.) – w brzmieniu obowiązującym do końca 2008 r.

Wypłacone w trakcie roku zaliczki na dywidendę ujmuje się w księgach rachunkowych

na koncie 24 „Pozostałe rozrachunki”, zapisem:

–

Wn konto 24 „Pozostałe rozrachunki” (w analityce: Imienne konta wspólników),

–

Ma konto 13-0 „Rachunek bieżący”.

W bilansie sporządzanym na koniec roku obrotowego, wypłacone zaliczki na poczet

dywidendy, jednostki powinny wykazać po stronie aktywów – jako inne należności krót-

koterminowe w pozycji B.II.1 lit. b) lub B.II.2 lit. c).

Natomiast w następnym roku obrotowym po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego

i podjęciu uchwały o podziale zysku za dany rok obrotowy, pełna wysokość kwoty dywi-

dendy podlega zaksięgowaniu zapisem:

–

Wn konto 82 „Rozliczenie wyniku finansowego”,

– Ma konto 24 „Pozostałe rozrachunki” (w analityce: Imienne konta wspólników).

Przykład

Założenia

1. Zarząd spółki z o.o., której udziałowcami są osoby fizyczne, zgodnie z umową spółki,

podjął uchwałę o wypłacie zaliczki na poczet przewidywanej za 2008 rok dywidendy.

2. W dniu 10 października 2008 r. spółka wypłaciła zaliczkę na dywidendę w kwocie

100.000 zł.

3. Od kwoty wypłacanej zaliczki na dywidendę potrącono zryczałtowany podatek do-

chodowy od osób fizycznych w wysokości 19%.

4. Sprawozdanie finansowe za 2008 r. wykazało zysk netto w kwocie 220.000 zł.

5. Zwyczajne zgromadzenie wspólników 20 marca 2009 r. zatwierdziło sprawozdanie

finansowe spółki za rok 2008 r. i podjęło uchwałę w sprawie podziału zysku netto przezna-

czając go w całości na wypłatę dywidendy.

Zapisy w księgach 2008 r.

1. PK – zarachowanie zobowiązania z tytułu zryczałtowanego podatku dochodowego

od osób fizycznych:

100.000 zł × 19% =

19.000 zł

– Wn konto 24 „Pozostałe rozrachunki”

(w analityce: Imienne konta wspólników),

– Ma konto 22 „Rozrachunki publicznoprawne”

(w analityce: Zryczałtowany podatek dochodowy).

2. WB – wypłata zaliczkowej dywidendy po potrąceniu zryczałtowanego podatku

dochodowego od osób fizycznych:

81.000 zł

– Wn konto 24 „Pozostałe rozrachunki”

(w analityce: Imienne konta wspólników),

– Ma konto 13-0 „Rachunek bieżący”.

3. WB – zapłata zryczałtowanego podatku dochodowego:

19.000 zł

–

Wn konto 22 „Rozrachunki publicznoprawne”

(w analityce: Zryczałtowany podatek dochodowy),

–

Ma konto 13-0 „Rachunek bieżący”.

Zapisy w księgach roku 2009

1. Przeznaczenie zysku netto za rok 2008 na dywidendę:

220.000 zł

– Wn konto 82 „Rozliczenie wyniku finansowego”

(w analityce: Zysk netto roku 2008),

– Ma konto 24 „Pozostałe rozrachunki”

(w analityce: Imienne konta wspólników).

2. PK – zryczałtowany podatek dochodowy od osób fizycznych z uwzględnieniem

zapłaconego w 2008 r. podatku od zaliczki:

[(220.000 zł – 100.000 zł) × 19%] =

22.800 zł

–

Wn konto 24 „Pozostałe rozrachunki”

(w analityce: Imienne konta wspólników),

–

Ma konto 22 „Rozrachunki publicznoprawne”

(w analityce: Zryczałtowany podatek dochodowy).

3. WB – wypłata dywidendy za 2008 rok wspólnikom, po potrąceniu podatku oraz

kwoty wypłaconej zaliczki:

(220.000 zł – 19.000 zł – 81.000 zł – 22.800 zł) =

97.200 zł

–

Wn konto 24 „Pozostałe rozrachunki”

(w analityce: Imienne konta wspólników),

–

Ma konto 13-0 „Rachunek bieżący”.

4. WB – zapłata zryczałtowanego podatku dochodowego:

22.800 zł

–

Wn konto 22 „Rozrachunki publicznoprawne”

(w analityce: Zryczałtowany podatek dochodowy),

–

Ma konto 13-0 „Rachunek bieżący”.

Zaliczka na poczet dywidendy przed

i po nowelizacji ustawy o rachunkowości

Zasady obowiązujące od 1 stycznia 2009 r.

Nowelizacja ustawy o rachunkowości wprowadza do tej ustawy zapis mówiący, iż odpisy

z wyniku finansowego bieżącego roku obrotowego, w tym także wypłaty z zysku, dokony-

wane na podstawie odrębnych przepisów uznaje się za podział wyniku finansowego netto

jednostek w ciągu roku obrotowego (art. 53 ust. 5 ustawy o rachunkowości, który wejdzie

w życie z dniem 1 stycznia 2009 r.). Pozwoli to na wykazywanie w księgach rachunko-

wych i w bilansie zaliczek na poczet przewidywanej dywidendy jako odpisu z zysku

dokonywanego w ciągu roku obrotowego, a tym samym na uznanie tego odpisu za

śródroczny podział wyniku finansowego jednostki.

W księgach rachunkowych zaliczki na poczet zysku wypłacone w trakcie roku będzie

można ujmować bezpośrednio na koncie 82 „Rozliczenie wyniku finansowego”, a nie jak

dotychczas na koncie 24.

Natomiast w w sprawozdaniu finansowym sporządzanym za rok 2009, wypłacone udzia-

łowcom (akcjonariuszom) w ciągu roku zaliczki na poczet zysku, jako śródroczny podział

wyniku finansowego będą wykazywane w pasywach w pozycji A.IX „Odpisy z zysku netto

w ciągu roku obrotowego (wielkość ujemna)”.

W takiej sytuacji, w następnym roku obrotowym pod datą podjęcia uchwały o podziale zysku

za dany rok obrotowy, zarachowaniu na konto 82 „Rozliczenie wyniku finansowego” w korespon-

dencji z kontem 24 „Pozostałe rozrachunki” (w analityce: Imienne konta wspólników), podlegać

będzie kwota dywidendy brutto pomniejszona o wypłacone zaliczki brutto na poczet zysku.

Ewa Gruchot