Gazeta Podatkowa nr 33 • 23.04.2007 r.

www.gazetapodatkowa.pl

10

Rachunkowość dla każdego

Oprogramowanie komputerowe

Czy program operacyjny Windows zwiększa wartość początkową środ-

ka trwałego – notebooka? Czy jest wartością niematerialną i prawną?

[pytanie nr 97221]

komentarze uczestników forum

komentarz 1:

Programy operacyjne takie jak np. Windows zwiększają wartość początkową środka

trwałego (bez nich komputer nie działa).

komentarz 2:

Chociaż teoretycznie według mnie jest to wartość niematerialna i prawna, w praktyce

postępuję tak: jeżeli na jednej fakturze mam komputer z oprogramowaniem, to daję

wszystko w wartość początkową środka trwałego, a jeżeli jest osobna faktura na opro-

gramowanie, to tworzę wartość niematerialną i prawną.

odpowiedź redaktora:

Za środki trwałe uważa się rzeczowe aktywa trwałe i zrównane z nimi, o przewidywa-

nym okresie ekonomicznej użyteczności dłuższym niż rok, kompletne, zdatne do użytku

i przeznaczone na potrzeby jednostki (art. 3 ust. 1 pkt 15 ustawy o rachunkowości).

Aby uznać daną rzecz za środek trwały jest więc konieczne, by była kompletna i zdatna

do użytku w dniu przyjęcia do użytkowania, czyli powinna nadawać się do wykorzysty-

wania w prowadzonej przez jednostkę działalności gospodarczej.

Jak słusznie zauważono w komentarzu 1, programy systemowe (np. Windows) umoż-

liwiają realizowanie podstawowych funkcji komputera – bez oprogramowania systemo-

wego uruchomienie i używanie komputera byłoby niemożliwe. Dlatego też oprogramo-

wanie systemowe składa się na wartość początkową zestawu komputerowego. Wartość

notebooka należy zwiększyć o koszt zakupu programu systemowego Windows.

Nie ma tu znaczenia fakt, czy koszt oprogramowania systemowego jest na jednej fak-

turze z kosztem zakupu komputera. Przeważnie tak właśnie będzie. Jednak w przypadku

gdy koszt takiego oprogramowania zostanie ujęty na odrębnej fakturze, pamiętajmy, że

jest to składnik niezbędny do funkcjonowania komputera i z tego powodu jest wliczany

do wartości początkowej zestawu komputerowego.

W ewidencji księgowej zakup notebooka wraz z oprogramowaniem (ujęte na jednej

fakturze) należy ująć w księgach rachunkowych zapisami:

1. Faktura VAT – zakup notebooka i oprogramowania systemowego:

a) wartość w cenie zakupu

- Wn konto 30

„Rozliczenie zakupu”,

b) VAT naliczony

- Wn konto 22

„VAT naliczony i jego rozliczenie”,

c) łączna kwota zobowiązania

- Ma konto 24

„Pozostałe rozrachunki”.

2. OT – przyjęcie notebooka do używania:

- Wn konto 01

„Środki trwałe” (w analityce: Zespół komputerowy),

- Ma konto 30

„Rozliczenie zakupu”.

Nadmieńmy, że do wartości niematerialnych i prawnych można zaliczyć użytkowe pro-

gramy komputerowe (programy aplikacyjne), np. programy finansowo-księgowe, edytory

tekstów, arkusze kalkulacyjne. Są to programy służące do realizacji konkretnych potrzeb

poszczególnych użytkowników. Oczywiście programy te kwalifikuje się do wartości nie-

materialnych i prawnych, jeżeli spełniają definicję określoną w art. 3 ust. 1 pkt 14 ustawy

o rachunkowości. Przepis ten stanowi, że za wartości niematerialne i prawne uważa się

nabyte przez jednostkę, zaliczane do aktywów trwałych, prawa majątkowe, nadające się

do gospodarczego wykorzystania, o przewidywanym okresie ekonomicznej użyteczności

dłuższym niż rok, przeznaczone do używania na potrzeby jednostki, w szczególności

m.in. autorskie prawa majątkowe oraz licencje.

P

racownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miej-

scowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy

przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową – tak stanowi

art. 77

5

§ 1 Kodeksu pracy (Dz. U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 ze zm.). Wypłata należności

z tytułu podróży służbowej jest więc obowiązkiem pracodawcy.

Rodzaj i wysokość należności z tego tytułu dla pracowników zatrudnionych w sferze

budżetowej określa rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia

2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pra-

cownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej

z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz. U. nr 236, poz. 1991 ze zm.).

W przypadku pracowników zatrudnionych w sferze pozabudżetowej wysokość, rodzaj

oraz warunki ustalania należności przysługujących z tytułu podróży służbowej powinny

wynikać z układu zbiorowego pracy lub regulaminu wynagradzania, albo z umowy o pra-

cę – jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany

do ustalenia regulaminu wynagradzania. W takim zaś przypadku należności z tytułu podró-

ży służbowych, z wyjątkiem diet, mogą kształtować się w sposób dowolny, a więc bardziej

lub mniej korzystny od ustalonych dla pracowników sfery budżetowej. Wysokość diety za

dobę podróży służbowej poza granicami kraju nie może być jednak niższa od diety z tytułu

podróży na obszarze kraju ustalonej dla pracowników zatrudnionych w sferze budżetowej

(art. 77

5

§ 4 Kodeksu pracy).

W przypadku gdy układ zbiorowy pracy, regulamin wynagradzania lub umowa o pra-

cę nie zawiera postanowień o należnościach z tytułu podróży służbowej, pracownikowi

przysługiwać będą należności takie jak pracownikowi zatrudnionemu w jednostce sfery

budżetowej.

Pracownik otrzymuje zaliczkę w walucie obcej na niezbędne koszty podróży i pobytu

poza granicami kraju.

Jednostki posiadające własny rachunek walutowy, rozchód środków pieniężnych z tego

rachunku mogą ustalać według jednej z metod określonych w art. 34 ust. 4 ustawy o ra-

chunkowości (Dz. U. z 2002 r. nr 76, poz. 694 ze zm.), a więc:

a) według cen przeciętnych, ustalonych w wysokości średniej ważonej kursów, po jakich

były wyceniane poprzednie wpływy na rachunek dewizowy w banku,

b) przyjmując, że rozchód walut wycenia się kolejno po kursie tych walut, które jednostka

nabyła najwcześniej (tj. wg zasady FIFO „pierwsze przyszło – pierwsze wyszło”),

c) przyjmując, że rozchód walut wycenia się kolejno po cenach tych walut, które jednost-

ka nabyła najpóźniej (tj. wg zasady LIFO „ostatnie przyszło – pierwsze wyszło”).

Wybór jednej z ww. metod wyceny spowoduje, że do wyceny rozchodu walut jednostka

zastosuje „kurs historyczny”. Sposób wyceny należy zapisać w dokumentacji opisującej

przyjęte zasady (politykę) rachunkowości, zatwierdzonej przez kierownika jednostki.

W przypadku gdy na pokrycie kosztów podróży służbowej jednostka wypłaca pracowni-

kowi zaliczkę w walucie obcej, do rozliczenia kosztów zagranicznej podróży służbowej może

przyjąć kurs waluty z dnia wypłaty zaliczki. Wycena kosztów podróży służbowej według

kursu „historycznego” z dnia wypłaty zaliczki nie spowoduje powstania różnic kur-

sowych i znacznie upraszcza rozliczenie kosztów zagranicznych podróży służbowych.

Należy w tym miejscu wyjaśnić, że w świetle przepisów ustaw o podatku dochodowym

koszty poniesione w walucie obcej przelicza się na złote według kursu średniego ogłaszane-

go przez NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień poniesienia kosztu (art. 15

ust. 1 ustawy o pdop – Dz. U. z 2000 r. nr 54, poz. 654 ze zm. oraz art. 22 ust. 1 ustawy

o pdof – Dz. U. z 2000 r. nr 14, poz. 176 ze zm.). Przyjęcie średniego kursu do przeliczenia

kosztów podróży zagranicznej spowoduje powstanie różnic kursowych (dodatnich bądź

ujemnych), zgodnie z art. 15a ustawy o pdop oraz art. 24c ustawy o pdof.

W przypadku gdy na pokrycie kosztów zagranicznych podróży służbowych pracodawca

wypłaca pracownikowi zaliczkę w walucie obcej, koszty tej podróży mogą być rozliczone

po kursie, po jakim wypłacono zaliczkę, choć taka możliwość nie wynika wprost z przepisów

ustaw o podatku dochodowym. Jednak zwróćmy uwagę, że koszty tej podróży pokrywane

są z wypłaconej pracownikowi zaliczki w walucie obcej, przeliczonej na złote według kursu

z dnia jej wypłaty. Dlatego też przyjęcie do wyceny kosztów podróży wyrażonych w walucie

obcej kursu z dnia wypłaty zaliczki nie powinno być kwestionowane przez organy podat-

kowe, a ułatwi rozliczenie tych kosztów.

Wypłata zaliczki pracownikowi na pokrycie kosztów podróży służbowej podlega

ujęciu na koncie 23 „Rozrachunki z pracownikami” w korespondencji z kontem 10

„Kasa” lub 13-1 „Rachunek walutowy”.

Rozliczenia kosztów podróży dokonuje się w walucie otrzymanej zaliczki, w walucie

wymienialnej lub w walucie polskiej w terminie 14 dni od dnia zakończenia podróży.

Do rozliczenia kosztów podróży pracownik załącza dokumenty (rachunki) potwierdza-

jące poszczególne wydatki; nie dotyczy to diet oraz wydatków objętych ryczałtami. Jeżeli

uzyskanie dokumentu (rachunku) nie było możliwe, pracownik składa pisemne oświadcze-

nie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania.

W przypadku gdy pracownikowi wypłacono zaliczkę w jednej walucie, np. w euro, na-

tomiast pracownik w trakcie podróży służbowej przebywał w różnych krajach i w związku

z tym przedłożył rachunki wyrażone w różnej walucie (euro oraz np. w funtach brytyjskich),

wówczas wydatki udokumentowane rachunkami wystawionymi w funtach brytyjskich

należy przeliczyć na euro. W tym celu należy ustalić relację tej waluty do euro na dzień

wypłaty zaliczki, przyjmując kurs sprzedaży funtów obowiązujący w tym dniu w banku,

w którym jednostka posiada swój rachunek walutowy.

Koszty podróży służbowych podlegają ewidencji na koncie 40 „Koszty według ro-

dzaju” (w analityce: Pozostałe koszty) lub na koncie zespołu 5.

Natomiast jeżeli koszty podróży służbowej dotyczą środków trwałych w budowie

podlegają ujęciu na koncie 08 „Środki trwałe w budowie”.

Przykład

Założenia

1. PracownikzostałoddelegowanywpodróżsłużbowądoWielkiejBrytanii.Podrodze

pracownikzałatwiałsprawysłużbowewNiemczech.

2.

Wdokumentacjiopisującejzasadyrachunkowościprzyjętedostosowaniawspółce

zo.o.zapisano,żerozchódwalutywyceniasięwedługmetody„FIFO”(czylipierw-

szeweszło,pierwszewyszło),akosztypodróżysłużbowejwyceniasięwedługkursu

przyjętegodowycenyzaliczki.

3. Wregulaminiewynagradzaniadokonanozapisu,żepracownikowiprzysługują

należnościnapokryciekosztówpodróżysłużbowych,krajowychizagranicznych

wwysokościwynikającejzrozporządzeńMinistraPracyiPolitykiSpołecznejzdnia

19grudnia2002r.

4. Napokryciekosztówpodróżywypłaconopracownikowizwłasnegorachunkuwalu-

towegozaliczkęwkwocie1.200euro,przeliczonąpokursie3,80złza1euro:wartość

zaliczkiwpolskichzłotychwyniosła4.560zł.

5. Zprzedłożonegoprzezpracownikarozliczeniakosztówzagranicznejpodróżywynika,

że:

a)okrespobytuzagranicąwyniósł5dób.PełnadietawpodróżysłużbowejdoWielkiej

Brytaniijakopaństwadocelowegowynosi32GBP,pracownikowiprzysługujewięc

dietawwysokości160GBP(5dób×32GBP),

b) kosztynocleguudokumentowanerachunkamihotelowymiwyniosły:

– wNiemczech2noclegi:190euro(limitwynosi103euro×2noclegi=206euro),

– wWielkiejBrytanii2noclegi:260GBP(limitwynosi140GBP×2noclegi=

280GBP),

c) pozostałewydatkiudokumentowanerachunkamiwynoszą100euroi60GBP,

d)łącznekosztywedługposzczególnychwalutwyniosły290euroi480GBP.

6. Przeliczeniekosztówpodróżysłużbowejwyrażonychwfuntachbrytyjskichnaeuro

iustalenierelacjiGBPdoeuro:

a)kurseurozdniapodjęciawaluty,któryjestjednocześniedniemwypłatyzaliczki

3,80zł/euro

b) kurssprzedażyGBPbanku,zktóregousługkorzystajednostkanadzieńpodjęcia

walutyeuro6,10zł/GBP,

c) relacjaGBPdoeuro:1GBP=1,605euro(tj.6,10zł:3,80zł),

d)łącznekosztypodróżyweuro:

480GBP×1,605euro=770euro(wzaokrągleniudopełnycheuro),

290euro+770euro=1.060euro.

7. Kwotadozwrotuprzezpracownika:140euro(1.200euro–1.060euro).

8. Kwotaobciążającakosztywyniesie:4.028zł(1.060euro×3,80zł).

9. Wpłatadobanku140eurowgkursuzdniawypłatyzaliczki,tj.3,80zł=532zł.

Dekretacja

1. KP – przyjęcie do kasy walutowej kwoty pobranej z rachunku walutowego: 4.560 zł

- Wn konto 10-1

„Kasa” (w analityce: Kasa walutowa w euro),

- Ma konto 13-1

„Rachunek walutowy”.

Rozliczenie zaliczki pobranej z rachunku walutowego

na zagraniczną podróż służbową

ciąg dalszy na str. 11