Zaliczka na zagraniczną podróż służbową

Pracownik odbył podróż służbową do Niemiec. Na poczet wydatków otrzymał w formie zaliczki euro zakupione w kantorze. Po powrocie rozliczył się z pobranej zaliczki, załączając m.in. rachunek za nocleg. Wypłacona zaliczka pokryła wszystkie wydatki. Jak powinniśmy rozliczyć pracownika? Czy wystąpią różnice kursowe? Czy wypłatę euro powinniśmy przeprowadzić przez kasę walutową?

1. Zasady wyceny zaliczki wypłaconej w walucie obcej

Pracownikowi odbywającemu zagraniczną podróż służbową, przysługują diety oraz zwrot kosztów przejazdów, dojazdów, noclegów i innych wydatków, określonych przez pracodawcę. Na pokrycie kosztów podróży i pobytu poza granicami kraju pracownik otrzymuje zaliczkę w walucie obcej albo w walucie polskiej. Następnie po powrocie do kraju pracownik dokonuje w terminie 14 dni od dnia zakończenia podróży rozliczenia wydatków z tytułu tej podróży służbowej. Do rozliczenia kosztów podróży pracownik dołącza dokumenty potwierdzające poszczególne wydatki - nie dotyczy to diet oraz wydatków objętych ryczałtami. Dołączone do rozliczenia dokumenty wyrażone w walucie obcej wymagają przeliczenia na złotówki.

Wyrażone w walutach obcych operacje gospodarcze ujmuje się w księgach rachunkowych na dzień ich przeprowadzenia - stosownie do postanowień art. 30 ust. 2 ustawy o rachunkowości - odpowiednio po kursie:

1) faktycznie zastosowanym w tym dniu, wynikającym z charakteru operacji - w przypadku sprzedaży lub kupna walut oraz zapłaty należności lub zobowiązań;

2) średnim ogłoszonym dla danej waluty przez Narodowy Bank Polski z dnia poprzedzającego ten dzień - w przypadku zapłaty należności lub zobowiązań, jeżeli nie jest zasadne zastosowanie kursu, o którym mowa w pkt 1, a także w przypadku pozostałych operacji.

Jeśli zakup waluty obcej następuje w kantorze, kursem faktycznie zastosowanym jest kurs sprzedaży waluty określony przez kantor. Zatem walutę obcą zakupioną w kantorze, na potrzeby zagranicznej podróży służbowej, dla potrzeb ewidencji bilansowej należy przeliczyć na złote po kursie kantorowym. W sytuacji gdy waluta ta jest następnie wypłacana pracownikowi w formie zaliczki na poczet zagranicznej podróży służbowej, wycena jej rozchodu dokonywana jest według takiego samego kursu, po jakim wyceniono jej wpływ do kasy jednostki (tu: kurs kantorowy). Wypłaconą pracownikowi zaliczkę ewidencjonuje się zapisem:         - Wn konto 23-4 „Pozostałe rozrachunki z pracownikami”,       - Ma konto 10-1 „Kasa walutowa”. Poniesione przez pracownika w czasie zagranicznej podróży wydatki przelicza się natomiast po kursie średnim ogłoszonym dla danej waluty przez NBP z dnia poprzedzającego dzień przeprowadzenia operacji gospodarczej. W przypadku zagranicznych podróży służbowych, przyjęło się w praktyce, że dniem przeprowadzenia operacji gospodarczej jest dzień rozliczenia delegacji - a zatem dzień, na jaki ujęto wydatki dotyczące tej podróży w księgach rachunkowych. Oznacza to, że przeliczenie kosztów następuje po kursie średnim NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień rozliczenia delegacji. Pomiędzy kursem z dnia pobrania zaliczki (tj. kursem kantorowym) a kursem przyjętym do rozliczenia delegacji (tj. kursem średnim NBP z dnia poprzedzającego dzień rozliczenia delegacji) mogą powstać różnice kursowe, które - zgodnie z art. 30 ust. 4 ustawy o rachunkowości - zalicza się do przychodów lub kosztów finansowych. Różnice te sprowadzą poniesione koszty podróży służbowej do kursu z dnia zapłaty (tj. z dnia zakupu waluty w kantorze). W przypadku jednak, gdy pracownikowi wypłacono zaliczkę w walucie obcej, pracodawca może zastosować pewne uproszczenia w prowadzonej ewidencji. Do rozliczenia kosztów zagranicznej podróży może bowiem przyjąć kurs waluty po jakim wyceniono zaliczkę. Przy tym sposobie rozliczenia nie wystąpią różnice kursowe.

Jak wynika z pytania zakupioną w kantorze walutę jednostka przyjęła do kasy. W takiej sytuacji powstała konieczność wyodrębnienia kasy walutowej. Wpłaty i wypłaty gotówki w zagranicznych środkach płatniczych powinny być ujmowane w odrębnych raportach kasowych prowadzonych dla każdego rodzaju waluty. Raporty te prowadzone są zgodnie z ogólnie obowiązującymi zasadami przyjętymi w obrocie gotówkowym, określonymi przez kierownika jednostki. Są one podstawą ewidencji na koncie 10-1 „Kasa walutowa” i pozwalają na kontrolę zgodności faktycznego stanu gotówki ze stanem ewidencyjnym. Rzeczywisty stan waluty obcej w kasie powinien być bowiem zgodny z jej stanem wykazanym w raporcie kasowym.

Wszystkie operacje kasowe ewidencjonowane są w raporcie kasowym w dniu faktycznego wpływu gotówki do kasy lub rozchodu gotówki z kasy. W przypadku operacji dokonywanych w walucie obcej do raportu kasowego prowadzonego dla danej waluty wpisywane są przychody lub rozchody gotówki według ich wartości nominalnej (w walucie obcej). Prowadzenie przez jednostkę kasy walutowej powoduje konieczność przeliczenia walut obcych na złote. Przeliczenia tego dokonuje się na dowodach źródłowych załączonych do walutowego raportu kasowego.
 

W sytuacji gdy do kasy wprowadzana jest waluta obca, wskazane jest sporządzenie odrębnego raportu kasowego oraz wyodrębnienie w ramach konta 10 „Kasa”, np. konta analitycznego 10-1 „Kasa walutowa”.

2. Rozliczenie zaliczki w zależności od przyjętych w jednostce zasad wyceny transakcji w walutach obcych

2.1. Przeliczenie poniesionych wydatków po kursie średnim NBP z dnia poprzedzającego dzień rozliczenia zaliczki

Przykład

I. Założenia:

1. Pracownikowi wypłacono z kasy walutowej zaliczkę w kwocie: 400 EUR na pokrycie kosztów zagranicznej podróży służbowej. Środki na tę zaliczkę jednostka zakupiła w kantorze po kursie: 3,95 zł/EUR. Zaliczka w złotówkach wyniosła więc kwotę: (400 EUR × 3,95 zł/EUR) = 1.580 zł. Kasjerka zakupiła walutę ze środków kasy złotówkowej, pobierając na ten cel kwotę: 1.580 zł.

2. 16 kwietnia 2010 r. pracownik przedłożył dowody dokumentujące wydatki poniesione w czasie podróży służbowej, które opłacił pobraną zaliczką. Wydatki ogółem wraz z dietą wynosiły: 400 EUR. Średni kurs euro, według tabeli 73/A/NBP/2010 z 15 kwietnia 2010 r., wyniósł: 3,8641 zł/EUR. Wobec tego poniesione koszty wyniosły: 1.545,64 zł.

II. Dekretacja:
 

Opis operacji	Kwota	Konto
				Wn	Ma
1. KW - pobranie z kasy złotówkowej środków na zakup waluty	1.580,00 zł	23-4	10-0
2. KP - przyjęcie do kasy waluty zakupionej w kantorze: (400 EUR × 3,95 zł/EUR) =	1.580,00 zł	10-1	23-4
3. KW - wypłata z kasy walutowej zaliczki na poczet kosztów podróży służbowej: (400 EUR × 3,95 zł/EUR) =	1.580,00 zł	23-4	10-1
4. Rozliczenie kosztów podróży służbowej: (400 EUR × 3,8641 zł/EUR) =	1.545,64 zł	40	23-4
5. PK - rozliczenie różnicy kursowej: [400 EUR × (3,95 zł/EUR - 3,8641 zł/EUR)] =	34,36 zł	75-1	23-4

III. Księgowania:

2.2. Przeliczenie poniesionych wydatków po kursie, po jakim pierwotnie wyceniono zaliczkę

Przykład

I. Założenia:

Na podstawie danych z poprzedniego przykładu, przy założeniu, że do przeliczenia poniesionych wydatków z tytułu podróży służbowej jednostka zastosowała kurs, po jakim wyceniono zaliczkę, tzn.: 3,95 zł/EUR.

II. Dekretacja:
 

Opis operacji	Kwota	Konto
				Wn	Ma
1. KW - pobranie z kasy złotówkowej środków na zakup waluty	1.580,00 zł	23-4	10-0
2. KP - przyjęcie do kasy waluty zakupionej w kantorze: (400 EUR × 3,95 zł/EUR) =	1.580,00 zł	10-1	23-4
3. KW - wypłata z kasy walutowej zaliczki na poczet kosztów podróży służbowej: (400 EUR × 3,95 zł/EUR) =	1.580,00 zł	23-4	10-1
4. Rozliczenie kosztów podróży służbowej: (400 EUR × 3,95 zł/EUR) =	1.580,00 zł	40	23-4

III. Księgowania:

---