Refundacja kosztów wyposażenia stanowiska pracy dla bezrobotnego

Jesteśmy spółką jawną. Otrzymaliśmy refundację z urzędu pracy na dofinansowanie kosztów wyposażenia stanowiska pracy dla bezrobotnego. Mamy faktury zakupu środków trwałych oraz drobnego wyposażenia. Jak zaksięgować wpływ dotacji na konto i faktury zakupu ww. aktywów? Czy otrzymana refundacja podlega opodatkowaniu?

1. Przepisy regulujące zasady refundacji kosztów wyposażenia stanowiska pracy

Zasady refundacji kosztów wyposażenia lub doposażenia stanowiska pracy zostały szczegółowo określone rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 17 kwietnia 2009 r. w sprawie dokonywania refundacji kosztów wyposażenia lub doposażenia stanowiska pracy dla skierowanego bezrobotnego oraz przyznawania bezrobotnemu środków na podjęcie działalności gospodarczej (Dz. U. nr 62, poz. 512 ze zm.) oraz ustawą z dnia 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy (Dz. U. z 2008 r. nr 69, poz. 415 ze zm.).

W myśl wymienionych wyżej przepisów, przedsiębiorca może uzyskać zwrot kosztów wyposażenia lub doposażenia stanowiska pracy utworzonego dla skierowanego do pracy bezrobotnego. Wysokość refundacji ustalana jest w umowie pomiędzy przedsiębiorcą a starostą, nie może jednak przekraczać 6-krotnej wysokości przeciętnego wynagrodzenia. Rozliczenie poniesionych i udokumentowanych przez podmiot kosztów wyposażenia lub doposażenia stanowiska pracy jest dokonywane w kwocie brutto.

Otrzymane na rachunek bankowy jednostki środki pieniężne stanowiące refundację wcześniej poniesionych wydatków należy ująć w ewidencji księgowej w dacie ich wpływu na konto.

Należy zwrócić uwagę na fakt, że sposób ewidencji księgowej oraz rozliczeń podatkowych otrzymanej refundacji będzie zależał głównie od tego czy wydatkowane środki dotyczą środków trwałych, czy pozostałych drobnych zakupów niezaliczonych do środków trwałych.

2. Refundacja wydatków na zakup środków trwałych

Środki pieniężne otrzymane na sfinansowanie lub wytworzenie środka trwałego zalicza się - zgodnie z art. 41 ust. 1 pkt 2 ustawy o rachunkowości - do rozliczeń międzyokresowych przychodów, jeżeli stosownie do innych ustaw nie zwiększają one kapitałów (funduszy) własnych jednostki.

Z chwilą wpływu refundacji na rachunek bankowy ujmuje się ją w księgach rachunkowych, zapisem:
 

- Wn konto 13-0 „Rachunek bieżący”,       - Ma konto 84 „Rozliczenia międzyokresowe przychodów”.

Jeśli sfinansowany składnik majątku, którego zakup jest refundowany, spełnia warunki zaliczenia go zgodnie z ustawą o rachunkowości do środków trwałych (art. 3 ust. 1 pkt 15 ustawy o rachunkowości), to należy ująć jego wartość początkową w cenie nabycia (art. 28 ust. 1 oraz ust. 2 ustawy o rachunkowości), zapisem:
 

- Wn konto 01 „Środki trwałe”,       - Ma konto 30 „Rozliczenie zakupu”.

Następnie równolegle do miesięcznych odpisów amortyzacyjnych, na podstawie art. 41 ust. 1 pkt 2 ustawy o rachunkowości, dokonuje się rozliczenia międzyokresowych przychodów w pozostałe przychody operacyjne następującymi zapisami:
 

1) zaliczenie w koszty działalności operacyjnej miesięcznego odpisu amortyzacyjnego:

- Wn konto 40 „Koszty według rodzajów” lub odpowiednie konto zespołu 5,       - Ma konto 07-1 „Odpisy umorzeniowe środków trwałych” oraz

2) zapis równoległy - rozliczenie przychodów:

- Wn konto 84 „Rozliczenia międzyokresowe przychodów”,       - Ma konto 76-0 „Pozostałe przychody operacyjne”.

Dla celów podatkowych - w świetle art. 14 ust. 2 pkt 2 updof - przychodem podatkowym są dotacje, subwencje, dopłaty i inne nieodpłatne świadczenia otrzymane na pokrycie kosztów albo jako zwrot wydatków, z wyjątkiem gdy przychody te są związane z otrzymaniem, zakupem albo wytworzeniem we własnym zakresie środków trwałych lub wartości niematerialnych i prawnych, od których dokonuje się odpisów amortyzacyjnych.

Z kolei nie uważa się za koszty uzyskania przychodów odpisów z tytułu zużycia środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych dokonywanych od tej części ich wartości, która odpowiada poniesionym wydatkom na nabycie lub wytworzenie we własnym zakresie tych środków lub wartości niematerialnych i prawnych, odliczonym od podstawy opodatkowania albo zwróconym podatnikowi w jakiejkolwiek formie (por. art. 23 ust. 1 pkt 45 updof).

Podsumowując należy stwierdzić, że:

1) środki pieniężne otrzymane jako zwrot wydatków poniesionych na zakup środków trwałych jako wyposażenia (doposażenia) stanowiska pracy dla bezrobotnego nie są przychodem z działalności gospodarczej w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym,

2) odpisy amortyzacyjne od zrefundowanych wydatków na zakup środków trwałych nie stanowią dla jednostki kosztów podatkowych.

Oznacza to, że z kwoty miesięcznego odpisu amortyzacyjnego należy wyodrębnić taką jego część, która będzie kwotowo odpowiadała otrzymanej dotacji. Ta wyodrębniona część nie będzie stanowiła kosztów uzyskania przychodów.

W przypadku gdy refundacja wpłynie na rachunek bankowy jednostki już po rozpoczęciu dokonywania odpisów amortyzacyjnych, a tak się dzieje w przypadku refundacji z urzędu pracy, jednostka nie ma obowiązku korygowania ich wstecz. W takiej sytuacji dokonuje się jednorazowej korekty dotyczącej tej części dotacji, która odpowiada kwocie odpisów amortyzacyjnych dokonanych aż do dnia wpływu dotacji i ujmuje się w księgach, zapisem:
 

- Wn konto 84 „Rozliczenia międzyokresowe przychodów”,       - Ma konto 76-0 „Pozostałe przychody operacyjne”.

Dodatkowo trzeba przeksięgować z kosztów amortyzacji stanowiącej koszt podatkowy, tę jej część, która nie stanowi kosztu uzyskania przychodów, zapisem:
 

- Wn konto 40 „Koszty według rodzajów” lub konto zespołu 5          (w analityce: Amortyzacja niestanowiąca kosztów uzyskania przychodów),       - Ma konto 40 „Koszty według rodzajów” lub konto zespołu 5          (w analityce: Amortyzacja stanowiąca koszty uzyskania przychodów).

Należy pamiętać, że opisaną korektę przeprowadza się tylko dla celów amortyzacji podatkowej. Bilansowe odpisy amortyzacyjne sfinansowane dotacją środków trwałych są dokonywane na zasadach ogólnych.

3. Refundacja wydatków na zakup niskocennych składników majątku

W myśl art. 4 ust. 4 ustawy o rachunkowości, jednostki mają prawo w ramach przyjętych zasad (polityki) rachunkowości stosować uproszczenia, pod warunkiem, że nie będą miały istotnie ujemnego wpływu na realizację obowiązku jasnego i rzetelnego przedstawienia sytuacji majątkowej i finansowej jednostki oraz jej wyniku finansowego.

Zatem w swojej polityce rachunkowości jednostka może przyjąć uproszczenie dotyczące między innymi ewidencji zakupu niskocennych składników majątku, polegające na tym, że składniki majątku spełniające warunki określone dla środków trwałych, ale o niskiej jednostkowej wartości na przykład nieprzekraczającej kwoty 3.500 zł (określonej w ustawach o podatku dochodowym) nie są ujmowane w ewidencji środków trwałych, lecz księgowane bezpośrednio w koszty w miesiącu przyjęcia ich do używania.

W takiej sytuacji zakup niskocennych składników majątku w ramach wyposażenia lub doposażenia stanowiska pracy dla bezrobotnego będzie traktowany jak zakup materiałów i ujęty w ciężar kosztów zużycia materiałów.

Sam wpływ środków pieniężnych w związku z refundacją zakupu składników majątku niezaliczonych do środków trwałych odnosi się bezpośrednio na dobro pozostałych przychodów operacyjnych, zapisem:
 

- Wn konto 13-0 „Rachunek bieżący”,       - Ma konto 76-0 „Pozostałe przychody operacyjne”.

Dla celów podatkowych, część refundacji odpowiadająca wartości wydatkowanej na składniki majątku niezaliczone do środków trwałych stanowi przychód z działalności gospodarczej (por. art. 14 ust. 2 pkt 2 updof), a wydatki na zakup tych składników są kosztem uzyskania przychodów.

4. Refundacja w części dotyczącej VAT

Refundację otrzymuje się w kwocie brutto, tj. obejmuje ona również kwotę VAT. W związku z tym pojawia się pytanie, jak dla celów podatkowych traktować tę część refundacji?

Organy podatkowe uznają refundację w części dotyczącej VAT za przychód podatkowy (np. pismo Izby Skarbowej w Bydgoszczy z 14 października 2009 r., nr ITPB1/415-607b/09/DP), tak też wyjaśnia tę kwestię Krajowa Informacja Podatkowa. Wobec tego bezpieczniej jest zaliczyć do przychodów tę część refundacji, która pokrywa VAT lub zwrócić się do organu podatkowego o interpretację.

W księgach rachunkowych kwotę refundacji w części dotyczącej VAT odnosi się bezpośrednio na dobro pozostałych przychodów operacyjnych, zapisem:
 

- Wn konto 13-0 „Rachunek bieżący”,       - Ma konto 76-0 „Pozostałe przychody operacyjne”.

5. Przykład ewidencji księgowej refundacji wydatków na wyposażenie stanowiska pracy

W przedstawionym przykładzie środki przeznaczone na wyposażenie stanowiska pracy zostały wykorzystane zarówno na zakup środków trwałych, jak i dodatkowego wyposażenia, dlatego też do rozliczenia otrzymanej refundacji zastosowano konto 24 „Pozostałe rozrachunki”.

Przykład

I. Założenia:

1. Spółka jawna podpisała umowę z urzędem pracy dotyczącą refundacji kosztów wyposażenia stanowiska pracy dla skierowanego bezrobotnego w kwocie brutto: 18.000 zł.

2. 25 stycznia 2010 r. jednostka zakupiła na łączną kwotę: 21.000 zł brutto:

a) specjalistyczne narzędzia do pracy na nowym stanowisku pracy (3 szt.): 8.800 zł, w tym VAT: 1.586,88 zł,

b) urządzenie, które będzie stanowić środek trwały: 12.200 zł, w tym VAT: 2.200 zł.

3. Urządzenie przyjęto 31 stycznia 2010 r. do używania i wprowadzono do ewidencji środków trwałych. Amortyzacja jest liczona metodą liniową według stawki 14%.

4. Zgodnie z postanowieniami polityki rachunkowości, niskocenne składniki majątku, tj. poniżej kwoty: 3.500 zł, są odpisywane bezpośrednio w koszty w dniu ich nabycia.

5. 20 marca 2010 r. wpłynęła na rachunek bankowy jednostki refundacja z urzędu pracy w kwocie: 18.000 zł.

6. Jednostka stosuje do ewidencji kosztów konta zespołu 4.

II. Dekretacja:

Opis operacji	Kwota	Konto
				Wn	Ma
1. FV - zakup składników majątku w związku z wyposażeniem stanowiska pracy dla bezrobotnego:
a) wartość netto faktury	17.213,12 zł	30
b) VAT podlegający odliczeniu	3.786,88 zł	22-1
c) wartość brutto zobowiązania	21.000,00 zł		24
d) zaliczenie w koszty bieżącego okresu zakupionych narzędzi	7.213,12 zł	40	30
2. OT - przyjęcie środka trwałego	10.000,00 zł	01	30
3. WB - zapłata zobowiązania wynikającego z faktury zakupu	21.000,00 zł	24	13-0
4. PK - miesięczny odpis amortyzacyjny za luty 2010 r.: [(10.000 zł x 14%) : 12 m-cy] =	116,67 zł	40	07-1
5. WB - wpływ refundacji na rachunek bankowy w marcu 2010 r.	18.000,00 zł	13-0	24
6. PK - rozliczenie refundacji:
a) część przypadająca na zakupiony środek trwały:        [10.000 zł x (18.000 zł : 21.000 zł)] =	8.571,43 zł	24	84
b) część przypadająca na zakupione narzędzia:        [7.213,12 zł x (18.000 zł : 21.000 zł)] =	6.182,67 zł	24	76-0
c) część przypadająca na VAT odliczony:        [3.786,88 zł x (18.000 zł : 21.000 zł)] =	3.245,90 zł	24	76-0
7. PK - zarachowanie do pozostałych przychodów operacyjnych wcześniej dokonanego odpisu amortyzacyjnego za luty 2010 r.:
a) przypadającego na otrzymaną refundację:        [116,67 zł x (18.000 zł : 21.000 zł)] =	100,00 zł	84	76-0
b) przeksięgowanie części amortyzacji        niestanowiącej kosztów uzyskania przychodów        za luty 2010 r.	100,00 zł	40	40
8. PK - odpis amortyzacyjny za marzec 2010 r.:
a) amortyzacja niestanowiąca kosztów uzyskania       przychodów: [116,67 zł x (18.000 zł : 21.000 zł)] =	100,00 zł	40	07-1
b) amortyzacja stanowiąca koszt uzyskania        przychodu: (116,67 zł - 100,00 zł) =	16,67 zł	40	07-1
9. PK - równoległe zaksięgowanie do pozostałych przychodów operacyjnych kwoty refundacji odpowiadającej dokonanym odpisom amortyzacyjnym, w części sfinansowanej refundacją	100,00 zł	84	76-0

III. Księgowania:

---