1.Cykl deminga – proces

Cykl Deminga (ang. PDCA) to schemat ilustrujący podstawową zasadę ciągłego ulepszania

1.ZAPLANUJ (Plan): Zaplanuj lepszy sposób działania, lepszą metodę. 2.WYKONAJ, ZRÓB (Do): Zrealizuj plan na próbę.

3.SPRAWDŹ (Check): Zbadaj, czy rzeczywiście nowy sposób działania przynosi lepsze rezultaty.

4.DZIAŁAJ (Act): Jeśli nowy sposób działania przynosi lepsze rezultaty, uznaj go za normę (obowiązującą procedurę), zestandaryzuj i monitoruj jego stosowanie.

2. Typologia projektów - jak dzielimy, podział na miękkie

Przykładowa klasyfikacja:

-Inwestycyjny –Organizacyjny –Informatyczny -Badawczo-rozwojowy *Prototypy *Obszary niewiedzy

Projekty „miękkie" to ogólnie mówiąc szereg zagadnień i działań związanych z pozyskiwaniem środków UE na realizację oraz zarządzanie i monitoring projektów związanych z rozwojem zasobów ludzkich oraz związanymi z tym przedsięwzięciami promocyjnymi i inwestycyjnymi. Projekty „miękkie" to inwestycje w człowieka, w jego wiedzę, kwalifikacje, umiejętności. - Przedsięwzięcia społeczne

- Szkolenia - Studia podyplomowe - Doradztwo - Badania

Projekty „twarde” - to projekty infrastrukturalne, czyli realizacja przedsięwzięć o charakterze inwestycyjnym, np. budowa, modernizacja i rewitalizacja budynków, remont, zakup sprzętu, maszyn i pomocy dydaktycznych. - Budowa budynków - Remont lub modernizacja - Zakup środków trwałych - Opracowanie kompleksowego systemu bazy danych.

3.Cechy projektów

Projekt - jest to zorganizowany ciąg działań ludzkich, zmierzający do osiągnięcia założonego wyniku. Zawiera się w skończonym przedziale czasu z wyróżnionym początkiem i końcem, realizowany jest najczęściej zespołowo z wykorzystaniem skończonej ilości zasobów.

Cechy projektu: -innowacyjność -konkretne ramy czasowe

-złożoność -(jednorazowość)

Fazy: inicjacja, planowanie, realizacja, zakończenie. Niektóre fazy mogą się powtarzać wielokrotnie, mówimy wtedy, że w projekcie może występować wiele iterakcji.

Przykładowe projekty: -Wprowadzenie nowego projektu na rynek -Zbudowanie infrastruktury -Reorganizacja przedsiębiorstwa.

4.Interesariusz - kim jest?

Interesariusze (ang. stakeholders) - są to osoby lub inne organizacje, które uczestniczą w tworzeniu projektu (biorą czynny udział w jego realizacji) lub są bezpośrednio zainteresowane wynikami jego wdrożenia. Interesariusze mogą wywierać wpływ na daną organizację. Do interesariuszy wewnętrznych (pracownicy, udziałowcy, rady nadzorcze) zalicza się osoby, wobec których odpowiedzialność za wykonanie projektu ponosi kierownik projektu. Natomiast interesariusze zewnętrzni(Klienci, dostawcy, konkurenci, władze państwowe, media, związki zawodowe)to ci, którzy wywierają wpływ działając w otoczeniu organizacji.

5.Jak się definiuje projekt? Metoda Smart

Projekt – czasowe przedsięwzięcie mające na celu wytworzenie unikatowego produktu lub usługi. Projekt – to sekwencja niepowtarzalnych, złożonych i związanych ze sobą zadań, mających wspólny cel, przeznaczony do wykonania w terminie bez przekraczania ustalonego budżetu, zgodnie z założonymi wymaganiami. -Ma swój początek i koniec -Ma unikatowe cechy nowości.

Zasada SMART: Prosty – jego zrozumienie nie powinno stanowić kłopotu, sformułowanie powinno być jednoznaczne i nie pozostawiające miejsca na luźną interpretację, Mierzalny – a więc tak sformułowany, by można było liczbowo wyrazić stopień realizacji celu, lub przynajmniej umożliwić jednoznaczną "sprawdzalność" jego realizacji, Istotny – cel powinien być ważnym krokiem naprzód, jednocześnie musi stanowić określoną wartość dla tego, kto będzie go realizował, Osiągalny – inaczej mówiąc realistyczny; cel zbyt ambitny podkopuje wiarę w jego osiągnięcie i tym samym motywację do jego realizacji, Określony w czasie – cel powinien mieć dokładnie określony horyzont czasowy w jakim zamierzamy go osiągnąć.

6.Metoda PERT (określanie prawdopodobieństwa, że coś zrobimy-niskie, bądź wysokie prawdopodobieństwo). Służy do planowania czasu zadań, gdy mniej interesują nas koszty. Podaje się ja przy niepewnym czasie dla każdego zadania (za czasem kryją się zaś pieniądze = każdy dzień kosztuje). Bierze pod uwagę, więc niepewność projektu w określaniu czasu wykonywanych zadań. Charakterystyczny dla projektów, w których bardziej liczy się czas, a nie koszty. Po raz pierwszy metoda ta pojawiła się w latach 50-tych, przy projekcie Polaris (dotyczył on wystrzelania rakiet batalistycznych w łodzi podwodnej). czas pesymistyczny a , czas prawdopodobny m , czas optymistyczny b te = (a+4m+b)/6

Zarządzanie czasem w projekcie: 1.Zdefiniować czynności.

2.Uszeregować czynności. 3.Szacować czas czynności.

4.Harmonogramowanie. 5.Kontrola harmonogramu.

7.Podstawowe informacje nt. programu Młodzież

Głównym celem tego programu jest kształcenie nieformalne w wymiarze europejskim.

Założenie projektu: -wnioskodawca musi być organizacją typu non profit -projekt nie może być komercyjny -musi brać udział w projekcie co najmniej jedna org. z UE -zakazane jest podwójne finansowanie projektu -należy zadbać o równowagę we wszystkich aspektach

Cele programu: -promowanie aktywnego obywatelstwa młodych ludzi -rozwijanie solidarności i promowanie tolerancji wśród młodzieży -wpływanie na zwiększanie się jakości systemów wsparcia dla aktywnej młodzieży -włączanie w życie społeczne młodzież z mniejszymi szansami

Priorytety programu: -europejskie obywatelstwo -aktywizacja młodzieży -różnorodność kulturowa

-priorytetu programu zmieniane są co rok

Akcja 1.1. Wymiana Młodzieży (spotkanie młodzieży w wieku 13-25 lat) z krajów UE Akcja 1.2 Inicjatywy młodzieżowe – lokalne działania młodych ludzi w wieku 18-30 lat, którym głównym odbiorcą jest lokalna społeczność Akcja 2. Wolontariat Europejski Akcja 3. Młodzież w Świecie Akcja 4.3 Szkolenie i Tworzenie Sieci Akcja 5.1. Spotkania młodzieży o osób odpowiedzialnych za politykę młodzieżową.

8.Do czego służy matryca logiczna ?

Funkcje matrycy: -Porządkująca – systematyzuje sposób myślenia o przedsięwzięciu, jednoznacznie definiuje cele, rezultaty i warunki sukcesu. -Komunikatywna – jednoznaczne informacje o tym, czego dotyczy projekt, adresowane do współfinansujących, partnerów i wykonawców. - Narzędziowa – kontrola zmian zachodzących w wartościach wskaźników zdefiniowanych na poszczególnych poziomach interwencji.

Podstawowe elementy matrycy: -cel nadrzędny – szersze oddziaływanie projektu, przyczyna do realizacji.

- cel bezpośredni – długoterminowy efekt projektu, trwała korzyść wynikająca z wdrożenia projektu dla beneficjentów. Opisuje sytuację, która zaistnieje, gdy uda nam się zrealizować cel kluczowy. - rezultaty – mierzalne i bezpośrednie korzyści wynikające z projektu dla beneficjentów (od roku po jego zakończeniu lub jeszcze w jego trakcie), korzystne zmiany w sytuacji beneficjenta na skutek wdrożenia projektu.

- działania/zadania – czynności konieczne do wykonania, którymi mogą być mierzalne dobra i usługi wytworzone w trakcie realizacji projektu. - środki/zasoby/wkład – zasoby finansowe, osobowe konieczne do realizacji działań.

Analiza problemów – to analiza stanu obecnego. W tym miejscu dokonujemy analizy, która ma na celu przedstawienie możliwie wszystkich problemów związanych z przedmiotem projektu, z jakimi boryka się beneficjent. Bardzo pomocnym narzędziem na tym etapie jest tzw. drzewo problemów. Z prawidłowo przeprowadzonej analizy powinna wynikać konieczność zareagowania na problem, czy tez konieczność zniwelowania skutków zaistniałych problemów.
Analiza celów to analiza prezentująca pozytywne aspekty sytuacji, jaka jest pożądana w wyniku realizacji projektu. Najprostszym sposobem dokonania tego rodzaju analizy jest przeformułowanie określeń zawartych w drzewie problemów na cele, chociażby z tego powodu, iż cele w projekcie mają za zadanie rozwiązać odpowiadające im problemy. Dla ułatwienia można sporządzić drzewo celów, które, jeśli wykonane zostanie poprawnie – powinno stanowić lustrzane odbicie drzewa problemów. Na tym etapie należy pamiętać, iż warunkiem podstawowym jest, aby przedstawione cele były: jasno sformułowane, logiczne, mierzalne i osiągalne.

9.Metoda ścieżki krytycznej - do czego służy?

metoda ta pozwala na graficzną prezentację kolejnych czynności wykonywanych w ramach projektu z zaznaczeniem szacowanego czasu trwania tych czynności, oraz z zachowaniem ich sekwencji. Metodę ta stosujemy wtedy, gdy znane są czasy trwania poszczególnych czynności. Ścieżka krytyczna będąca najdłuższą sekwencją czynności niezbędnych do wykonania projektu, wyznacza jednocześnie najkrótszy czas realizacji projektu. Składa się z czynności krytycznych, w przypadku realizacji których zapas czasu jest najmniejszy. Wynikiem metody ścieżki krytycznej jest znalezienie ścieżki krytycznej i buforowanie. Ścieżka krytyczna jest to ciąg takich czynności, że opóźnienie jednego zadania spowoduje opóźnienie zakończenia całego projektu.

10.Porównania: projekt a proces, oraz proces a zadanie

Projekt: - jednorazowy - znana jest sytuacja sprzed rozpoczęcia projektu - cel projektu jest określony

- osiągnięcie zamierzonego celu

Proces: - niepowtarzalny - zdefiniowanie wejścia - zdefiniowanie wyjścia - efekt dla klientów

11.Co to jest Program w zrozumieniu Zarządzania

Zbiór projektów, których realizacja ukierunkowana jest na osiągnięcie wspólnego celu.

ZARZĄDZANIE PROGRAMEM to proces zarządzania zbiorem wielu różnorodnych, współzależnych projektów, w taki sposób aby osiągnąć zbieżny cel. Podstawowe części programu: Diagnoza 1.Opis stanu wyjściowego (powiatu). 2.Analiza danych zawartych w opisie stanu wyjściowego (w wyniku takiej analizy powstaje lista najistotniejszych barier w rozwoju (powiatu)). Cele 1.Ustalenie, w oparciu o diagnozę, pożądanego stanu, jaki możliwy jest do osiągnięcia w danych warunkach realizacji. 2.Ustalenie pożądanych wskaźników charakteryzujących zaplanowane cele. Sposób wdrożenia 1.Analiza możliwych ścieżek realizacji założonych celów. 2.Określenie tematów i liczby projektów realizujących ustalone cele. Harmonogram - Zaplanowanie w czasie głównych etapów (kamieni milowych) wdrożenia programu.

Struktura zarządzania. Zaplanowanie optymalnej struktury zarządzania Programem i jego częściami (w tym projektami).

Monitoring i ewaluacja 1.Opracowanie systemu monitorowania realizacji programu i zmian wskaźników. 2.Opracowanie planu ewaluacji poszczególnych etapów realizacji programu i jego całości. Budżet - Oszacowanie i zaplanowanie w czasie wydatków związanych z realizacją programu (szacunkowe wartości projektów + wydatki związane z obsługą programu).

12.Podział kosztów ze względu na: stałe, zmienne,

Koszty bezpośrednie – koszty, które możemy bezpośrednio przyporządkować do konkretnego produktu/ usługi. Koszty poniesione wyłącznie na wytworzenie produktu lub usługi.

Koszty pośrednie – pozostałe koszty, które nie zostały przyporządkowane określonym produktom np. koszty wydziałowe, ponoszone w związku z funkcjonowaniem określonego wydziału produkcyjnego, a nie związane z wytwarzaniem określonego produktu.

Koszty stałe mogą także ulegać zmianom w pewnych sytuacjach. Są to tzw. koszty względnie stałe. Przykładem może być wzrost pomiarów działalności przedsiębiorstwa, który stwarza konieczność zwiększenia środków trwałych np. (maszyny), czy zatrudnienia dodatkowych pracowników. Efektem jest skokowy wzrost kosztów stałych (koszty amortyzacji maszyn, wzrost wynagrodzeń). Są to koszty stałe w danym horyzoncie czasowym.

Koszty zmienne – są kosztami zmieniającymi się wraz ze zmianami wielkości produkcji (np. liczba statystów). Wzrost lub spadek poziomów kosztów zmiennych przebiega w sposób ciągły, choć nie zawsze proporcjonalnie do rozmiarów produkcji. Możemy wydzielić: koszty zmienne proporcjonalne, progresywne (zmieniają się szybciej niż zmiany produkcji) i degresywne (zmieniają się wolniej niż poziom produkcji).

Koszty kwalifikowane – koszty, które podlegają refundacji z funduszy unijnych. Wydatkami kwalifikowanymi są nazywane te koszty, które zostały poniesione przez przedsiębiorców podczas prowadzenia przez nich projektu o dotacje z funduszy Unii Europejskiej w okresie ich kwalifikowalności i kwalifikują się do refundacji w ramach udzielonego im dofinansowania.

Koszty niekwalifikowane - to wszystkie te koszty, które nie mogą być objęte wsparciem finansowym w postaci dotacji. 

13.Metoda wartości wypracowanej (EV)

Różnica pomiędzy kosztem planowanym a rzeczywiście poniesionym nie zawsze wystarcza do oceny zasadności poniesionych kosztów. Dotyczy to zadań, które nie są jeszcze zakończone a muszą być finansowane w trakcie realizacji. Dlatego opracowana została metoda bardziej dokładnej oceny zasadności poniesionych kosztów. Metoda ta nazywa się metodą Earned Value i jest standardem obowiązkowo stosowanym w przypadku projektów finansowanych przez niektóre agencje rządowe (np. w USA), NATO, IBM i inne duże korporacje. Istota metody polega na śledzeniu stanu zaawansowania wykonywanych prac i obliczeniu wartości tych prac według założeń budżetowych (zaakceptowanego kosztorysu). Metoda ta pozwala śledzić ilościowy postęp pracy przy PV i EV. BAC- całkowity budżet naszego projektu CV – odchylenie kosztu (CV=AC - EV)

SV – odchylenie harmonogramu (SV=PV - EV)

Monitorując projekt przy pomocy metody wartości wypracowanej należy za każdym razem zidentyfikować przyczynę odchyleń. Jeśli spowodowana jest ona tendencją chwilową (np. absencja członków zespołu projektowego, wzrost ceny pojedynczego komponentu itp.) prognozowanie kosztów powinno być obliczone przy założeniu dalszej realizacji wybranych kosztów zgodnie z budżetem. Jeśli jednak przyczyna odchyleń ma charakter ciągły (długotrwała zmiana kursów walut, błąd wstępnego oszacowania nakładów pracy itp.) szacowany koszt końcowy powinien zostać wyznaczony przy założeniu utrzymującej się tendencji odchyleń.

Proces – Jest to mierzalny ciąg czynności o pewnej strukturze mający na celu wytworzenie zdefiniowanego wyniku. Jest ciągiem działań prowadzącym do osiągnięcia zamierzonego rezultatu. Cechy procesu: - Jest łańcuchem sekwencyjnych czynności, które transformują mierzalne wejścia (materiały, informacje, ludzie, urządzenia, metody) w mierzalne rezultaty (produkty, usługi, informacje). - Jego cel jest mierzalny – dochodzi do wytworzenia wartości uznanej i zweryfikowanej przez odbiorcę, zawartej w produkcie, usłudze, informacji lub innym możliwym do zdefiniowania produkcie końcowym. - Może być powtarzalny – możliwe jest jego zapisanie w formie umożliwiającej odczytanie jego przebiegu przez realizatorów.

Porównania: projekt a proces, oraz proces a zadanie

Projekt: - jednorazowy - znana jest sytuacja sprzed rozpoczęcia projektu - cel projektu jest określony - osiągnięcie zamierzonego celu

Proces: - niepowtarzalny - zdefiniowanie wejścia - zdefiniowanie wyjścia - efekt dla klientów

Proces – przyjmowanie zamówień ; Zadania – odbieranie poczty, telefonów itp.

Podział procesów: - podstawowe - pomocnicze

Grupy procesów: - rozpoczęcia – planowania – realizacji – kontroli – zakończenia

Do czego służy wykres Gantta? Służy do podziału projektu na poszczególne zadania i na rozplanowanie ich w czasie. (zadanie krytyczne, zadanie niekrytyczne, podsumowanie (oznaczenie pewnego etapu projektu), kamień milowy-sygnał zakończ. pewnej fazy, po nim można przejść do następnego etapu, np. rozliczenie).

Do czego służy metoda NPV (Net Present Value)? Służy do kontroli i szacowania kosztów, czego wynikiem jest plan kosztów, czyli budżet: - rezerwy na nieprzewidziane wydatki

- ukryte w innych pozycjach budżetowych - wkład własny a dotacja? – wolontariat

- ubezpieczenie.

PV - Planned Value (planowane skumulowane koszty pracy do wykonania wg harmonogramu)

EV – Earned Value (planowane skumulowane koszty pracy wykonanych w rzeczywistości)

AC – Actual Costs (rzeczywiste skumulowane koszty wykonywanych prac)

Co to jest metoda EVM (Earned Value Management)? Metoda ta pozwala śledzić ilościowy postęp pracy przy PV i EV.

BAC- całkowity budżet naszego projektu

CV – odchylenie kosztu (CV=AC - EV)

SV – odchylenie harmonogramu (SV=PV - EV)

Kamień milowy - w zarządzaniu projektami, jest to końcowy punkt, który podsumowuje określony zestaw zadań, bądź daną fazę projektu. Oznacza on jednocześnie pewne istotne, jednorazowe zdarzenie, które można w jednoznaczny sposób określić. Może to być: podpisanie dokumentu, otrzymanie wyniku, ważne spotkanie, zatwierdzenie pracy itp. Zazwyczaj wystąpienie kamienia milowego wiąże się z dalszymi decyzjami odnośnie rozwoju projektu. Na wykresie Gantta kamienie milowe oznaczamy punktem (najczęściej jest to kwadrat obrócony o 45°).

Rodzaje organizacji projektowych:

- liniowa (silosowa) - zespoły projektowe umieszczone są na niższych szczeblach zarządzania i podporządkowane są kierownictwu tych pionów. Zakres kompetencji zespołów projektowych ograniczony jest do zakresu poszczególnych obszarów funkcjonalnych
-macierzowa (zrównoważona?)- następuje połączenie na poziomie naczelnego kierownictwa dwóch  wymiarów koordynacji: projektowego i organizacyjnego. Zaletą jest ograniczenie szczebli zarządzania firmą, a wadą – konieczność uzgadniania decyzji między kierownictwem jednostek organizacyjnych różnego szczebla

- projektowa - zespół projektowy jest całkowicie wyodrębniony z istniejącej struktury organizacyjnej firmy. Tworzą go zazwyczaj ludzie z różnych działów oraz spoza przedsiębiorstwa dobrani do konkretnych działań projektowych

- funkcjonalna – zarówno pracownicy projektów, jak i kierownicy pozostają w funkcjonalnej strukturze podległości służbowej i muszą jednocześnie realizować zadania nie związane z projektem i te, które wynikają z przydziałów funkcjonalnych

- macierzowa słaba

- macierzowa silna – osoby dział projektów w firmie

Ryzyko -(Teoria decyzji)W klasycznej matematycznej teorii decyzji ryzyko dotyczy sytuacji, w której wybranie danego wariantu decyzyjnego pociąga za sobą możliwości wystąpienia różnych negatywnych i pozytywnych konsekwencji przy znanym prawdopodobieństwie wystąpienia każdej możliwości. Formalnie, decyzjami podejmowanymi w warunkach ryzyka nazywamy tu taką klasę problemów decyzyjnych, w której dla każdej możliwej decyzji znany jest rozkład prawdopodobieństwa wszystkich jej skutków.