GRAFIK KAMPANII INFORMACYJNEJ

1. Koordynatorzy kampanii informacyjnej

• Koordynator główny (osoba z Warszawy z centrali, przeszkolona, współpracująca z Działem Komunikacji i z firmą wdrożeniową;

• Koordynator ds. kontaktów zewnętrznych (pracownik działu komunikacji, współpracujący z koordynatorem głównym);

• Koordynatorzy ds. wewnętrznych (dyrektorzy oddziałów regionalnych. Asystent koordynatora - przeszkolony pracownik z firmy wdrożeniowej przydzielony do każdego oddziału).

• Wsparcie administracyjne (specjalista ds. komunikacji internetowej).

1. Cele kampanii informacyjnej

• Wdrożenie systemu SAP

• Poprawienie przepływu informacji o szczegółowych informacji w trakcie wdrażania;

• Podsumowanie dotychczasowych działań i poinformowanie o kolejnych planowanych krokach;

• Informacja do mediów o podjętych działaniach (streszczenie pkt. 3)

1. Kanały informacyjne

• Intranet;

• Telekonferencja koordynatora głównego z koordynatorami regionalnych oddziałów;

• Kwartalne wyjazdy koordynatorów oddziałów do Warszawy (konferencja + impreza);

• Spotkania koordynatorów oddziałów z pracownikami;

• Komunikator do rozmów bieżących, mało istotnych;

• System mailowy w sprawach istotnych;

• Przesyłanie pytań do dyrektorów oddziałów a następnie do koordynatora głównego, który formułuje odpowiedzi, które następnie znajdują się na tablicy w każdym oddziale;

• Ogólnodostępny komputer z dostępem do Intranetu;

• Gazeta wewnętrzna (?).

FAZY

1. Depresja

• Koordynator główny z prezesem odwiedzają wszystkie odziały i prowadzą spotkania informacyjne;

• Impreza;

• Bieżące informowanie o postępach we wdrażaniu SAP przekazywana na krótkich cotygodniowych spotkaniach informacyjnych z koordynatorami;

• Ewaluacja kompetencji pracowników, powtórzona w fazie poszukiwania znaczenia;

• Komunikaty krótkie i proste;

• Podtrzymywanie pobudzenia np. prezentacje, częstsze przerwy, pytania do publiczności, nauka nowych sposobów poprzez symulacje grupowe.

1. Sprawdzanie

• Podwyżka;

• Multisport;

• Formalne ustalanie celów i pozostawienie względnej swobody w sposobie ich realizacji;

• Gratyfikacja za realizację każdego etapu nowego zadania w postaci premii;

• Pakiety szkoleń dla najbardziej efektywnych pracowników;

• Informowanie na bieżąco o wynikach i postępach w procesie wdrażania;

• Obrazowe przedstawianie sytuacji, przywoływanie przykładów innych firm, uświadomienie pracownikom, że powód wprowadzania zmiany nie jest spowodowany ich zachowaniem.

1. Poszukiwanie znaczenia

• Premie za realizację comiesięcznych planów;

• Przydzielenie do realizacji zadania zespołu, który będzie opracowywał pomysły realizacji;

• Pomysły te są zbierane przez moderatora i przekazywane koordynatorowi – poprzez tworzenie grup pobudza się kreatywność i chęć do wypróbowywania nowych rozwiązań;

• Doradztwo, szkolenia i wsparcie dla pracowników;

• Powtórna ewaluacja kompetencji pracowników – dzięki ukazaniu rozwoju kompetencji, pracownicy zaczną dostrzegać znaczenie zmian dla siebie osobiście;

• Informowanie na bieżąco o wynikach i postępach w procesie wdrażania.

1. Internalizacja

• Impreza;

• Zebranie informacji zwrotnej dotyczącej sposobu przeprowadzenia zmiany.

PSYCHOLOGICZNA DIAGNOZA ZAGROŻEŃ

1. Depresja

• Brak zainteresowania planami wdrożeniowymi i brak chęci do współpracy (brak podporządkowania się, nie stosowanie się do wytycznych, respektowania poleceń służbowych);

• Niska efektywność pracy (brak wyników);

• Szybko wygasająca motywacja (porzucanie zaleceń);

• Powstawanie plotek (monitorowanie maili i komunikatora)

• Ograniczenia poznawcze i trudność w koncentracji uwagi (rozpraszanie się, tworzenie szumu, brak chęci do realizowania symulacji, nierozumienie poleceń).

1. Sprawdzanie

• Podburzanie autorytetów i podważanie opinii (sprawdzanie zgodności realizacji z wytycznymi);

• Tworzenie nieformalnych podgrup (przyznajemy się, że nie jesteśmy w stanie tego sprawdzić);

• Przekraczanie granic (zbyt długie przerwy, spóźnianie się, wykraczanie poza kompetencje) (błędy formalne – widoczne, decyzje podjęte bez konsultacji lub za inne osoby);

• Nieterminowa realizacja celów (błąd formalny).

1. Poszukiwanie znaczenia

• Negatywna ocena projektu wdrożeniowego (feedback, brak werwy, zaangażowania, sprzeciwianie się poleceniom, );

• Koncentracja na niepowodzeniach i poczucie ich sprawstwa, niskie morale (grobowa atmosfera, ciemne ubiory,

• Upatrywanie przyczyn powodzeń w czynnikach zewnętrznych (oczekiwanie sytuacji zewnętrznej, która zmieni bieg zdarzeń, niedocenianie swojego wkładu w realizację, niechęć w podejmowaniu zadań wymagających niestandardowych rozwiązań);

• Poczucie braku kompetencji w przypadku znalezienia się w nowej, nieznanej sytuacji (strach w podejmowaniu niestandardowych decyzji, niechęć uczestniczenia w innowacyjnych rozwiązaniach, unikanie wyzwań),

1. Internalizacja

• W przypadku błędów w jednej z wcześniejszych faz, internalizacja może nie nastąpić w czasie w jakim jest przewidywana (ciągły brak motywacji, poczucie niekompetencji, obawa przed podejmowaniem wymagających kreatywności zadań,

SPOSOBY ZBIERANIA INF ZWROTNYCH Z POSZCZEGÓLNYCH NARZĘDZI MARTA

KOMUNIKAT DLA PRACOWNIKÓW IWONA

Szanowni Państwo,

Z dniem 1 sierpnia 2011 roku Zarząd Firmy „Niesforny Parobek” podjął decyzję o wdrożeniu systemu zarządzania przedsiębiorstwem SAP. Ma to na celu optymalizację efektywności pracy i ponoszonych kosztów. Ze względu na zmieniającą się sytuację na rynku oraz przekształcenie i rozwój struktury Naszej Firmy postanowiliśmy zmodernizować sposób funkcjonowania. Zamierzmy ujednolicić sposób funkcjonowania i stosowane rozwiązania aby usystematyzować działanie a tym samym podnieść wyniki sprzedaży. Dokładne formacje zostaną Państwu przekazane przez przełożonych, a także plan modernizacji wraz z na tę okazję opracowanym podziałem funkcji oraz aktualnościami zostanie zamieszczony w Intranecie. Zachęcamy do korzystania z ogólnodostępnych w każdym oddziale komputerów oraz zapoznania się z nowym wydaniem gazetki „Promyk jutrzenki :D”. Jesteśmy pewni, że chęć współpracy z Państwa strony doprowadzi do sprawnego zrealizowania projektu.

NOTKA PRASOWA

CO UZNAJEMY ZA SUKCES