Nazwa ośrodka: Centrum Informacji Gospodarczej przy Stowarzyszeniu "Wolna Przedsiębiorczość" w Gdańsku, PARP
Tytuł pakietu: Proces rekrutacji nowych pracowników – krok po kroku
Grupa: Zarządzanie przedsiębiorstwem
Data aktualizacji: 26.06.03r.
Powodzenie firmy zależy przede wszystkim od właściwego doboru pracowników. Prawidłowo przeprowadzony proces selekcji i rekrutacji nowych pracowników powinien zawierać następujące etapy:
Etap I - analiza zakresu czynności dotyczących danego stanowiska pracy oraz jego kontekstu organizacyjnego
Pierwszą kwestią, na którą należy uzyskać odpowiedź jest pytanie “Kogo poszukiwać?”. W tym celu konstruuje się profil wymagań zawodowych, którym ma odpowiadać kandydat. Profil taki może być empiryczny lub teoretyczny.
Empiryczny profil wymagań zawodowych ma zastosowanie przede wszystkim przy doborze na stanowiska niekierownicze, zwłaszcza na takie, które łączą się z dużymi kosztami doboru i szkolenia, a także z dużym zagrożeniem kadrowymi fluktuacjami (są to głównie stanowiska związane ze sprzedażą, reklamą, negocjowaniem, kontaktami z mass mediami oraz doradztwem i pośrednictwem w transakcjach finansowych. Profil empiryczny buduje się na podstawie analizy doświadczeń życiowych i zawodowych oraz poziomu sprawności intelektualnej, cech temperamentu i osobowości najlepszych na danym stanowisku i w konkretnej firmie pracowników. Następnie wśród kandydatów do pracy poszukuje się jak najwierniejszych ich “kopii”. Ten rodzaj “klonowania” w praktyce często stosowany jest w sposób nie do końca uświadomiony.
Stosowanie profilu teoretycznego poleca się zwłaszcza przy formowaniu kadr kierowniczych. Konstrukcję profilu teoretycznego rozpoczyna analiza stanowiska pracy, którego profil ma dotyczyć. Przeprowadzana analiza jest precyzyjnym opisem stanowiska, bez względu na osobiste doświadczenia i kwalifikacje zajmujących je obecnie osób. Uzyskaniu niezbędnych informacji służą najczęściej:
analiza formalnych, już istniejących, opisów stanowiska pracy
analiza samoopisu procesu pracy sporządzonego przez zajmującego dane stanowisko
wywiad z pracującym (obecnie lub poprzednio) na danym stanowisku
obserwacja procesu pracy na danym stanowisku
symulowanie procesu pracy na danym stanowisku
Rekrutacja wewnętrzna uważana jest za najlepszą formę naboru pracowników. Często lepiej jest obsadzić istniejący wakat własnym pracownikiem, który już zna firmę i sprawdził się na innym stanowisku pracy, niż osobą z zewnątrz. Jest to również niezmiernie ważne z punktu widzenia motywacji, aby stwarzać pracownikom możliwości awansu. Firmy, które nie awansują własnych pracowników, bardzo szybko tracą najlepszych z nich i odznaczają się wysokim współczynnikiem fluktuacji kadr.
Dotyczy to wcześniej zebranych aplikacji, na inne stanowiska pracy, czy samodzielnych zgłoszeń kandydatów.
Etap IV- wybór dróg naboru kandydatów
Najczęstszym środkiem naboru kandydatów są ogłoszenia prasowe. Ogłoszenie takie powinno zawierać następujące elementy:
informacje na temat firmy poszukującej pracownika (nazwa, adres, wielkość, branża, rok założenia, inne ważne informacje)
opis kwalifikacji zawodowych i cech osobowych poszukiwanego kandydata (wymagania)
nazwę i opis stanowiska pracy do obsadzenia (obowiązki pracownika, zakres czynności, zakres odpowiedzialności)
ofertę firmy
miejsce wykonywania pracy
sposób, miejsce i termin składania aplikacji przez kandydatów (z zaznaczeniem, jakie dokumenty są wymagane)
Innymi źródłami kandydatów do pracy mogą być ogłoszenia radiowe czy internetowe oraz przeglądanie ofert Rejonowych Urzędów Pracy (i innych instytucji pośredniczących). W praktyce duże znaczenie posiada również poszukiwanie właściwego kandydata wśród osób poleconych przez znajomych.
Etap V - zebranie i wstępna selekcja nadesłanych aplikacji
W przypadku otrzymania dużej ilości aplikacji wstępna selekcja kandydatów następuje już na tym etapie, na podstawie przysłanych życiorysów i listów motywacyjnych. Wiąże się to jednak z pewnym ryzykiem odrzucenia dobrych kandydatów. Dlatego przy pierwszej analizie nadesłanych dokumentów warto brać pod uwagę głównie fakty, wykształcenie, doświadczenie zawodowe.
Do dobrego tonu należy przesłanie osobom odrzuconym podziękowania za zainteresowanie ofertą pracy.
Etap VI - wywiad i inne metody oceny
Jest to etap bezpośredniego wyboru spośród zaproszonych kandydatów. Do metod stosowanych przy ocenie należą:
rozmowa kwalifikacyjna
testy psychologiczne
próbki pracy
ośrodki oceny
testy grafologiczne
referencje
dane biograficzne
Najpopularniejszą formą, stosowaną bardzo powszechnie jest rozmowa kwalifikacyjna. Często jest ona prowadzona przez jedną osobę, ale dla zminimalizowania subiektywizmu oceny lepiej, gdy tych osób jest więcej ( z reguły 2-3).
Rozmowa kwalifikacyjna może mieć charakter nieustrukturalizowany (pytania wynikają z kontekstu rozmowy i są różne dla różnych kandydatów) lub ustrukturalizowany (przygotowane, jednakowe pytania dla wszystkich kandydatów). Dla dalszych porównań niewątpliwie wygodniejszy jest model rozmowy ustrukturalizowanej. Więcej informacji na temat rozmowy kwalifikacyjnej zawarto w pakiecie: “Skuteczne przeprowadzanie rozmów kwalifikacyjnych”
Inną metodą, godną polecenia do przeprowadzenia we własnym zakresie są próbki pracy. Polega to na zadaniu kandydatom do wykonania typowych dla danego stanowiska pracy czynności i ocenie poprawności, sprawności i jakości ich wykonania. Przykładem takiej próbki pracy dla stanowiska związanego z obsługą klientów jest radzenie sobie z tzw. “trudnym klientem”, w rolę którego wciela się jedna z osób przeprowadzających ocenę. Próbki pracy są łatwe zarówno do przeprowadzenia jak i do oceny.
Samodzielnie można też sprawdzić dane biograficzne (zawarte w cv, kwestionariuszach osobowych, listach aplikacyjnych). Często, dla sprawdzenia wystarczy jedynie zadać kilka dokładnych pytań. Jeżeli kandydat napisał na przykład, że zajmował się przygotowywaniem kampanii reklamowych, należy zapytać, co konkretnie należało do jego obowiązków. Może się wówczas okazać, że jego rola polegała jedynie na ustawianiu tablic reklamowych. Należy także prosić o potwierdzenie kwalifikacji, poprzez przedstawienie konkretnych dyplomów, certyfikatów i zaświadczeń. W sytuacjach wątpliwych warto też porozumieć się z poprzednimi pracodawcami, chociaż w Polsce nie stosuje się tej metody zbyt często.
Osobną kwestią są referencje, także niezbyt powszechnie w Polsce stosowane. Należy jednak pamiętać, iż zwyczajowo wystawia się “zbyt dobre” referencje. Tak więc, można się z nich dowiedzieć wiele o pozytywach dotyczących kandydata, natomiast niewiele o minusach.
Etap VII - przedstawienie i negocjowanie warunków zatrudnienia
Warunki zatrudnienia dotyczą nie tylko wysokości i sposobu wynagradzania, ale także godzin pracy, dyspozycyjności, miejsca pracy (np. szkodliwość), świadczeń dodatkowych (samochód służbowy, telefon, etc.), szkoleń, urlopów pracowniczych, świadczeń socjalnych, możliwości awansu, warunków podległości i zwierzchnictwa.
Etap VIII - przygotowanie umowy o pracę (okres próbny)
Jest to obowiązek nałożony na pracodawcę przez Kodeks Pracy. Dobrą i najczęściej stosowaną praktyką, jest przyjmowanie nowych kandydatów do pracy na okres próbny (z reguły 1 miesiąc lub 3 miesiące), po którym zwykle dopiero podpisuje się umowę o pracę na czas nieokreślony.
Etap IX - wprowadzenie nowego pracownika do firmy (coaching, szkolenia)
Bardzo istotnym elementem jest wprowadzenie nowego pracownika do pracy oraz jeżeli to możliwe, przydzielenie mu doświadczonego nauczyciela/ opiekuna (coacha), który będzie czuwał nad jego dalszym rozwojem. Wiele firm zapewnia też swoim nowym pracownikom okres wstępnych szkoleń.
Oferty dobrych, a nie wybranych tym razem kandydatów warto zachować w banku danych, ewentualnie, jeżeli jest to możliwe, można przedstawić im alternatywne oferty pracy, (oczywiście jeżeli wyrazili pisemną zgodę na przetwarzanie ich danych osobowych).
Źródła:
Renata Kaczyńska-Maciejowska
Nowoczesne Metody Doboru i Oceny Personelu, red. Tomasz Witkowski