Mapowanie procesów

dr Renata Brajer-Marczak

Tradycyjnie, w sposób graficzny organizację przedstawiamy za pomocą schematu struktury organizacyjnej.

Schematy struktury organizacyjnej ukazują zależności funkcjonalne pomiędzy pracownikami oraz dają informację o istniejącej hierarchii, tj. mówią o pewnej nadrzędności czy podrzędności stanowisk czy komórek organizacyjnych względem siebie.

Schematy struktury organizacyjnej nie pozwalają jednak na przedstawienie rzeczywistych relacji pomiędzy działami czy funkcjami.

Realizacja zadań w każdej organizacji wymaga określenia zależności i powiązań wykonywanych zadań na danym stanowisku organizacyjnym od ogniw dostarczających tak zwane wejścia (materialne, informacyjne itp.) oraz wymaga wskazania odbiorcy (czy to klienta wewnętrznego czy to klienta zewnętrznego).

Zrozumienie wymienionych relacji i ich wpływu na poziomie dostawca – klient umożliwia pracownikom odpowiednią organizację pracy stanowiska, jak też wyjaśnia warunki przepływów informacyjnych i fizycznych.

Wychodzimy bowiem z założenia, że pracę należy koncentrować na produkcie, a nie na funkcjach czy działach.

Takie spojrzenie pozwala określić wymagania klientów, czyli zarówno elementy wejściowe, opisujące walory dostarczanych wejść, jak też cechy elementów wyjściowych.

To z kolei umożliwia w przejrzysty sposób nakreślenie ról i obowiązków dla poszczególnych stanowisk organizacyjnych.

Naprzeciw tym potrzebom wychodzi mapa procesu.

Co to jest mapa procesu?

Jest to dynamiczny obraz przedsiębiorstwa.

Przedstawia przebieg czynności, które doprowadzają do przekształcania określonych zasobów w efekty konkretnego procesu.

Mapa przedstawia zaangażowanie poszczególnych stanowisk organizacyjnych w przebieg procesu.

MAPOWANIE PROCESU

Polega na graficznym przedstawieniu sposobu realizacji procesu, w tym również poszczególnych wykonywanych w procesie działań.

W sposób graficzny wizualizowane są także na mapie wzajemne relacje pomiędzy poszczególnymi działaniami.

Opracowywanie mapy procesu

Mapę można opracować ręcznie na arkuszu papieru,

ale

Mapowanie może być też wykonywane przy wykorzystaniu odpowiednich narzędzi informatycznych.

Informatyczne narzędzia mapowania procesów

Jednym z najbardziej popularnych i ogólnie dostępnych narzędzi jest Microsoft Visio.

Oprogramowanie to umożliwia bardzo łatwe budowanie mapy procesu poprzez układanie sekwencji poszczególnych działań w ramach wizualizowanego procesu.

W ramach tego narzędzia dostępne są standardowe mapy procesów lub elementy map, które mogą być w dowolny sposób modyfikowane.

Informatyczne narzędzia mapowania procesów

Innymi bardziej zaawansowanymi technicznie programami służącymi do mapowania procesów są:

• iGrafxFlowCharter,

• Aris Design Platform,

• Adonis

Przedsiębiorstwa o dużej dojrzałości procesowej stosują specjalistyczne oprogramowania umożliwiające nie tylko identyfikowanie i mapowanie procesów, ale również modelowanie procesów.

Takie narzędzia pozwalają na symulowanie wpływu wprowadzonych zmian na sposób funkcjonowania konkretnego procesu oraz całego systemu procesów w całym przedsiębiorstwie.

Wykorzystanie narzędzi informatycznych do modelowania procesów sprawia, że osoba zarządzająca procesem koncentruje się nie tylko na określaniu sposobu dokonywania zmian w jednym procesie, ale także na wyborze alternatywnych wariantów usprawnień.

Oprócz umożliwienia graficznego przedstawienia procesu narzędzia te umożliwiają:

• Stosowanie scenariuszy: „co – jeśli?”, zastosowane narzędzia umożliwiają symulować skutki usprawnień, które odnoszą się do pojedynczego procesu oraz do całego systemu powiązanych procesów,

• Wyliczanie kosztów oraz zapotrzebowania na zasoby – oprogramowanie pozwala określić potrzebne zasoby i obliczyć koszty w ramach działań, części lub całości procesu.

Taka funkcjonalność narzędzia pozwala na wyłapywanie wąskich gardeł oraz nieefektywności w pojedynczych procesach w systemie procesów.

Oprócz umożliwienia graficznego przedstawienia procesu narzędzia te umożliwiają:

• Terminową analizę przebiegu procesu – oprogramowanie do modelowania procesów daje możliwość wyliczania czasu trwania poszczególnych działań w procesie oraz określania działań krytycznych pod względem czasu

Najbardziej popularne narzędzia informatyczne służące do modelowania procesów to:

• IgrafxProcess,

• ARIS Design Platform

Tworzenie mapy procesu

Na początku identyfikujemy wszystkich uczestników procesu.

Wypisujemy ich w kolumnie po lewej stronie rysunku.

Następnie rysuje się poziome linie oddzielające poszczególne podmioty.

Tworzenie mapy procesu

Na tak przygotowany arkusz nanosi się poszczególne czynności, opisując w ten sposób przebieg całego procesu.

Po co tworzymy mapę procesu?

• mapa umożliwia znalezienie wszelkich, głównych powiązań w procesie,

• pozwala określić czas konieczny do wykonania poszczególnych operacji oraz

• pozwala zidentyfikować wszelkie nieciągłości w procesie (nielogiczne, brakujące lub niepotrzebne czynności).

Korzyści z mapowania procesów

• Pozwala pracownikom, jak i osobom spoza przedsiębiorstwa na lepsze zrozumienie przebiegu procesu,

• Umożliwia identyfikację kluczowych działań w danym procesie oraz określenie nakładów i zasobów niezbędnych na wejściu oraz wyników na wyjściu z procesu,

• Ułatwia identyfikowanie działań zbędnych, które nie wnoszą wartości dodanej, takich, jak np. magazynowanie półproduktów w procesie wytwórczym, długi transport wewnętrzny itp.

• Mapowanie może być przydatne przy rozwiązywaniu problemów związanych z jakością, gdzie ważne jest zrozumienie sekwencji poszczególnych działań i identyfikacja tych konkretnych działań, w których problem może występować,

• Można ja również traktować jako narzędzie ułatwiające wprowadzanie do pracy dla osób, które w procesie uczestniczą

Po co tworzymy mapę procesu?

Jest to narzędzie, które umożliwia wizualizację działań składających się na proces

Mapę procesu powinniśmy również wykorzystywać przy usprawnianiu procesów.

Mapa procesów

Mając zidentyfikowane poszczególne procesy możemy opracować tzw. mapę procesów.

Co to jest mapa procesów?

Jest to uporządkowany obraz struktury procesów, ich wzajemnych relacji i powiązań, uwzględniający kolejność realizacji poszczególnych procesów.

Co nam daje mapa procesów?

Umożliwia sprawdzenie, jak dalece poszczególne procesy są zorientowane na klienta wewnętrznego, jak i zewnętrznego oraz w jakim stopniu przyczyniają się do tworzenia wartości dodanej.

Poprzez sporządzenie mapy procesów, często można wychwycić zadania, które są dublowane w wielu działach, co ogranicza efektywność działania firmy, a także zwiększa koszty jej funkcjonowania.

Typowe problemy przy tworzeniu mapy procesu

• Brak zaznaczenia decyzji podejmowanych w procesie (symbol rombu),

• Procesy opisuje się tak, jakby od początku do końca przebiegały jednotorowo, bez żadnej alternatywy,

• Brak lokalizacji działań inicjujących i kończących proces,

• Mapa przedstawia stan niezgodny z praktyką (wyidealizowany)

Etapy usprawniania procesu

1.Zdefiniowanie problemu

• Na czym polega problem? - np. zbyt długi czas realizacji zlecenia, niska jakość

• Jaki jest negatywny skutek (koszt) – np. niezadowolenie klientów, w konsekwencji utrata klientów

• Jakie są przyczyny problemu? – np. brak koordynacji, zbyt duża liczba podmiotów zaangażowanych w przebieg procesu

• Jaki jest cel usprawnień? – np. krócenie czasu realizacji zlecenia, podniesienie jakości drukowanych publikacji

2. Określenie możliwości poprawy

Konieczne staje się tu zidentyfikowanie obszarów, których usprawnienie będzie miało największy wpływ na poprawę wyników.

Opisany problem dotyczy wyłącznie wnętrza przedsiębiorstwa, usprawnień należy szukać na poziomie procesu oraz stanowiska pracy.

3. Wizualizacja procesu

4. Określenie działań służących poprawie

Symbole graficzne stosowane w mapach procesu

Istnieje wiele symboli graficznych opisujących poszczególne elementy w mapie procesu.

W zależności od specyfiki danej organizacji, w której jest dana mapa stosowana można spotkać różne symbole (np. przemysł samochodowy zazwyczaj stosuje nieco inne symbole niż branża IT.

Budowa mapa procesu

Z każdej operacji powinno być jedno wyjście. Jeżeli jest inaczej to należy zastosować symbol decyzji i właściwie rozdzielić wyjście.

Po narysowaniu mapy należy ją porównać z przebiegiem procesu w rzeczywistości i potwierdzić, że poszczególne operacje są właściwie zaznaczone.

Jak mocno uszczegóławiać mapę?

Mniej szczegółową mapę tworzymy, gdy przedstawiamy ogólne zasady funkcjonowania procesu, np. dla klienta czy kierownictwa firmy, gdzie ważne jest ogólne zrozumienie procesu.

Bardziej szczegółową mapę stosuje się podczas wdrożenia nowych wyrobów, do produkcji lub gdy szukamy przyczyn problemu w przebiegu procesu.

Przy bardziej skomplikowanych procesach zaleca się, aby mapę tworzyła grupa osób, znających przebieg procesu, po to, aby mapa była bardziej dokładna.

8