Nazwa ośrodka: Centrum Informacji Gospodarczej przy RAR "INWESTOR"

sp. z o. o. w Rudzie Śląskiej, PARP

Tytuł pakietu: Coaching dla MSP - wspomaganie zarządu MSP

Grupa: Zarządzanie przedsiębiorstwem

Autor: Dorota Szybała

Aktualizacja: Wojciech Mistewicz

Data aktualizacji: 04.08.03r.

Definicja coachingu: szczegółowo zaplanowany, angażujący dwie strony proces rozwijania umiejętności, kompetencji dzięki prawdziwej ocenie działań w życiu zawodowym, trening w praktyce oraz rzetelne udzielanie informacji zwrotnych.

Cel coachingu: pomoc w osiąganiu przez sprzedawców, menedżerów, zespoły i organizacje lepszych wyników dzięki poprawie efektywności osobistego funkcjonowania w pracy zawodowej.

Czemu coaching: ponieważ stosujemy go codziennie, aczkolwiek najczęściej w sposób chaotyczny. Ponieważ nie musimy się znać na wszystkim. Ponieważ często źródło naszych sukcesów i porażek to my sami - ale widać to dobrze tylko z zewnątrz. Ponieważ można korzystać z doświadczeń innych osób, a nie dochodzić do wszystkiego samemu.

Wyjaśnienie pojęcia: coaching dla zarządów MSP

W pakiecie tym zaprezentowany zostanie specyficzny sposób prowadzenia działalności doradczej, tzw. model coachingu dla Małych i Średnich Przedsiębiorstw oferowany przez niektóre firmy doradcze, a nierzadko przez niezależnych doradców-specjalistów.

Coaching to organizowanie, moderowanie i nadzór nad bieżącą działalnością koperacyjną zarządów (zespołów kluczowych osób w przedsiębiorstwie). Przedstawiona zostanie rola doradcy i jego praca "w cieniu decyzyjnym" przedsiębiorcy, tzn. doradca moderuje, sugeruje priorytety działań i kontroluje realizację wskazanych zadań, decyzje i polecenia szczegółowe podejmuje jednak właściciel lub osoby wskazane przez niego.

Coaching może być postrzegany również jako przejściowa forma kształcenia "on-the-job" i w miejscu pracy przyszłej kadry menedżerskiej spośród osób już w niej pracujących, ale z różnych przyczyn nie posiadających jeszcze kwalifikacji profesjonalnego menedżera. Poprzez moderowanie zadań dla poszczególnych kluczowych osób w firmie, coach i przedsiębiorca poszukują wspólnie efektywnych sposobów działania dla tychże kluczowych osób w przedsiębiorstwie.

Przedstawiona zostanie szczegółowa rola doradcy-coacha w budowie komunikacji w firmie, integracji z przedsiębiorstwem, grupowego i interdyscyplinarnego sposobu rozwiązywania bieżących (operacyjnych) problemów i budowy przez to nowej, aktywnej i stymulującej kultury pracy zarządów MSP.

Wraz ze wzrostem "potencjału menedżerskiego" zarządów MSP rola doradcy-coacha maleje i po pewnym czasie (6-12 miesięcy) staje się on niepotrzebny, przedsiębiorstwo nabywa nowoczesnego spojrzenia na sprawy operacyjnego zarządzania i w optymalnym przypadku przedsiębiorca lub osoba przez niego wskazana sami stają się takimi coach´ami-menedżerami.

Kiedy opłaca się wprowadzać coaching do MSP?

Właściwie prowadzony przez wysoko wykwalifikowanego doradcę coaching jest niezwykle skuteczny w:

- przedsiębiorstwach młodych lub dopiero powstających,

- przedsiębiorstwach, gdzie do tej pory było praktycznie jednoosobowe kierownictwo, ale wraz ze wzrostem przedsiębiorstwa ilość zadań zaczyna przerastać prezesa, dyrektora i finansistę w jednej osobie,

- przedsiębiorstwach państwowych w trakcie przekształceń i restrukturyzacji wymagającej zespołowych, szybkich i dobrze koordynowanych działań operacyjnych

- przedsiębiorstwach chcących wykształcił drugi, równorzędny "garnitur" menedżerów (np. dla nowopowstającej filii).Burzliwie rozwijające się polskie małe i średnie przedsiębiorstwa (MSP) coraz częściej zaczynają doceniać korzyści z zatrudniania konsultantów.

Kryteria doboru konsultanta (coacha).

Aby konsultant, podejmujący się coachingu wg proponowanego modelu, okazać się naprawdę pomocny przedsiębiorstwu powinien spełniać następujące kryteria:

- posiadać doświadczenie jako menedżer wyższego szczebla w dużym przedsiębiorstwie produkcyjnym lub usługowym

- oprócz wiedzy z zakresu zarządzania posiadać szeroką wiedzę interdyscyplinarną z zakresu technologii, kontroli procesów, systemów informatycznych i metod zarządzania zasobami ludzkimi

- dobrze jest, gdy konsultant ma doświadczenie w danej branży lub branżach pokrewnych,

- być osobą niezwykle komunikatywną, taktowną, potrafiącą prowokować ale i rozwiązywać powstałe konflikty w celu obnażenia i wyeliminowania ukrytych źródeł braku decyzji lub właściwego obiegu informacji.

Jak prowadzić coaching?

Coaching to organizowanie, moderowanie i nadzór nad bieżącą działalnością operacyjną zarządów (zespołów kluczowych osób w przedsiębiorstwie). Przykładowy skład takiego "zarządu" to:

- prezes, dyrektor generalny lub właściciel (często to jedna i ta sama osoba),

- coach operujący w bezpośredniej bliskości i za przyzwoleniem prezesa,

- kontroler finansowy, a gdy go nie ma to osoba będąca najbliżej spraw związanych z rachunkowością zarządczą, kalkulacją kosztów i wyznaczaniu norm np. technologicznych, produktywności,

- główny księgowy (jeśli nie jest to równocześnie kontroler finansowy),

- szef marketingu i sprzedaży,

- szef logistyki (lub osoba odpowiedzialna za bieżące planowanie produkcji),

- szef produkcji,

- technolog,

- pełnomocnik ds. zarządzania jakością, szef kontroli jakości (KJ),

- szef zaopatrzenia,

- szef służb utrzymania ruchu (ewentualnie i gdy zakład rzeczywiście tego wymaga, np. w rozbudowie, duża ilość awarii, itp.).

Coaching to głównie taktowne moderowanie regularnych posiedzeń tak skonstruowanej grupy kluczowych osób w przedsiębiorstwie. Z powodzeniem wystarczy posiedzenie takie raz na dwa tygodnie. Przykładowy porządek moderowanych posiedzeń:

- krótka ustna (do protokołu wymagana pisemna max. 1-stronicowa notatka) relacja z realizacji wyznaczonych zadań i nieplanowanych działań za okres od ostatniego posiedzenia (każda z osób),

- krótka prezentacja planowanych zadań na okres do następnego posiedzenia (każda z osób),

- informacja o napotkanych problemach, gdzie potrzebna jest decyzja prezesa (np. zgoda na poważniejsze zakupy), dlatego powinien był on obecny na spotkaniu,

- zwięzła dyskusja nad zasygnalizowanymi problemami; jeśli wymagane jest uzupełnienie danych lub niezbędne jest przemyślenie i późniejsze zaprezentowanie pewnej koncepcji, strategii itp. osoba otrzymuje termin przygotowania syntetycznego raportu w określonej sprawie,

- prezentacja przygotowanych raportów z zagadnień szczegółowych (głównie nie rozwiązanych problemów z posiedzeń poprzednich), zawierających konkretne propozycje działań.

Zadania coacha to:

- planowanie tematyki i przebiegu posiedzeń (sporządzenie programu),

- zapoznanie się z protokołem z poprzedniego posiedzenia,

- wniesienie ewentualnych uwag do tego protokołu,

• prowadzenie posiedzeń wg zaproponowanego programu,

• moderowanie dyskusji, w tym nie dopuszczanie do bezowocnych dyskusji, analizowanie sprzeczności i wskazywanie na możliwe warianty działania,

- dopilnowanie właściwej treści protokołu z posiedzenia,

• analiza protokołu i jak najszybsze przekazanie adresatom tematów szczegółowych do przygotowania na następne posiedzenie (aby mieli jak najwięcej czasu do merytorycznego przygotowania się).

Poprzez moderowanie zadań dla poszczególnych kluczowych osób w firmie, coach i przedsiębiorca poszukują wspólnie efektywnych sposobów działania dla tychże kluczowych osób w przedsiębiorstwie. To prezes lub osoby przez niego delegowane podejmują wiążące decyzje, nie coach.

Przedstawiona rola doradcy-coacha znakomicie pomaga w budowie komunikacji w firmie, integracji z przedsiębiorstwem jego kluczowych pracowników, grupowego i interdyscyplinarnego sposobu rozwiązywania bieżących (operacyjnych) problemów i budowy przez to nowej, aktywnej i stymulującej kultury pracy zarządów MSP.

Ponadto sygnały zebrane od szeregowych pracowników mają szansę zostać przedstawione na wysokim szczeblu i powinny stanowi przedmiot zainteresowania wszystkich członków tak pojmowanego Zarządu przedsiębiorstwa.

Ile to kosztuje?

Usługi firm konsultingowych nie są tanie i autor gorąco przestrzega przed konsultantami oferującymi swe usługi za cenę na znacznie niższym niż przeciętnym poziomie. Cena w dużej mierze zależy od zakresu usług, branży, oraz doświadczenia zatrudnionych konsultantów.

Na podstawie ogólnodostępnych danych można stwierdzić, że ceny usług konsultingowych firm doradczych różnych kategorii (liczone za jeden dzień pracy konsultanta), kształtują się w ciągu kilku ostatnich lat na prawie stałym poziomie, np. Warszawska Grupa Konsultingowa od 300 do 700 euro (tj. około 1200 – 2800 zł), polskie firmy lokalne od 200 do 300 euro (tj. około 800 – 1200 zł).

W przypadku prezentowanego modelu coachingu przedsiębiorstwo płaci za czas zaangażowany przez coacha w przygotowanie, uczestnictwo (2 razy w miesiącu = 2 dni) i analizą posiedzeń (max. 1 dzień dodatkowo na przygotowanie i analizą dostarczonych materiałów). Czasem okazuje się, iż obecność konsultanta staje się niezbędna dla rozwiązania wynikłych w trakcie posiedzeń problemów lub uszczegółowienia wynikłych problemów.

Czy to się opłaca?

Coaching pozwala bardzo szybko i systematycznie wyłowić i zdiagnozować krytyczne problemy operacyjne. Oszczędności wynikłe z tego wielokrotnie przekraczają koszty coachingu.

Wymierne przykłady efektów pracy coacha-konsultanta i zarządów:

Zaoszczędzenie jednego miejsca pracy = średnia pensja ok. 2100 zł

65% - narzuty, okres 13 miesięcy = 45045 zł

przy ok. 2000 zł - średniej cenie usług uznanego polskiego doradcy

otrzymany 22 dni pracy konsultanta lub tydzień pracy zespołu 3 konsultantów.

Jak widać już kwota rzędu ok. 50.000 zł, uzyskana np. dzięki zmniejszeniu strat produkcji, a przecież w większości przedsiębiorstw można znaleźć znacznie większe rezerwy, pozwoli przedsiębiorstwu zatrudnić konsultanta (coacha) dobrej firmy konsultingowej. Konsultant i zarząd oprócz postawionych im zadań szczegółowych rozwiązują "przy okazji" wiele innych problemów operacyjnych.

Poza tym organizacja uczy się szybko i wraz ze wzrostem "potencjału menedżerskiego" zarządów MSP rola doradcy-coacha maleje i po pewnym czasie (6-12 miesięcy) staje się on niepotrzebny.

Przedsiębiorstwo nabywa nowoczesnego spojrzenia na sprawy operacyjnego zarządzania i w optymalnym przypadku przedsiębiorca lub osoba przez niego wskazana sami stają się takimi coach´ami-menedżerami.

Bardzo często prezes-właściciel dodatkowo chwali sobie komfort posiadania "własnego" doradcy, zwłaszcza w trakcie przebudowy, rozbudowy lub reorganizacji przedsiębiorstwa. Czując się często nazbyt obciążony ilością i stopniem skomplikowania przedmiotu, przesuwa ciężar podejmowania decyzji na posiedzenia zarządu, aby jego decyzje podparte były jak największą ilością merytorycznych argumentów "za i przeciw" oraz opinią moderującego doradcy.

Dodatkowe informacje nt. kosztów i stawek firm konsultingowych można znaleźć w podręczniku e-book pt. “Konsulting zarządczy. Przewodnik po profesji”, zamieszczonym na stronie internetowej Stowarzyszenia Doradców Gospodarczych http://sdg.com.pl/kubr/rozdzial_26_1.htm