Aby napisać poprawnie list po angielsku musisz poznać kilka ogólnie przyjętych zasad i konwencji. Są one szczególnie ważne jeżeli chcesz napisać list formalny. Najważniejszym elementem dobrego listu jest odpowiednie zidentyfikowanie odbiorcy. Bardzo ważne jest do kogo list adresujesz. Jeżeli jest to dział zasobów ludzkich to nie powinieneś używać zbyt technicznych terminów. Jasno przedstaw cel swego listu, dlaczego go piszesz. Nie licz na to że adresat sam się domyśli co skłoniło cię do napisania listu. Pisz na temat, nie owijaj za bardzo w bawełnę. Jeżeli jest to list biznesowy, staraj się sprawić wrażenie osoby profesjonalnej. Przede wszystkim pisz bez błędów i poprawnie gramatycznie. Jeżeli masz z tym problemy to koniecznie skorzystaj z pomocy. List powinien mieć odpowiednią formę, tzn. poszczególne elementy powinny być odpowiednio rozmieszczone. Adres nadawcy (czyli Twój) powinieneś umieścić w prawym górnym rogu. Adres odbiorcy powinien znaleźć się w lewym rogu poniżej adresu nadawcy. Następnie powinieneś umieścić datę, najlepiej poniżej adresu odbiorcy z lewej lub prawej strony. Przyjęło się że miesiąc piszemy słownie np. "March 03, 2008". Jeżeli nie znasz nazwiska osoby do której piszesz to w nagłówku zacznij od "Dear Sir" czyli Drogi Panie lub "Dear Madam" czyli Droga Pani. Jeżeli znasz nazwisko adresata to wypada się w nagłówku zwrócić do niego po nazwisku np. "Dear Mr. Flinston". Musisz pamiętać aby użyć odpowiedniego tytułu (Mr., Mrs., Miss., Ms., Dr, etc.)a następnie tylko nazwiska osoby do której piszesz. Ważne jest też zakończenie. List napisany po angielsku można zakończyć np. zwrotem "Yours Faithfully" lub "Yours Sincerely". Następnie kilka lini niżej wpisz swoje imię i nazwisko zostawiając miejsce na podpis odręczny. Jeżeli adresat może nie wiedzieć czy jesteś mężczyzną czy kobietą (twoje obco brzmiące imię może nic mu nie mówić) wpisz odpowiedni tytuł w nawiasach po swoim nazwisku.
Jak napisać list angielski w odpowiedzi na odrzucenie naszej kandydatury. Zazwyczaj na takie listy nie odpisujemy, przynajmniej mnie nie zdarzyło się dotąd odpisać. Inaczej postąpił Chris L. Jansen napisał taki list, że osoba która odrzuciła jego kandydaturę na stanowisko asystenta musiała zaniemówić z wrażenia. Poniżej The Ultimate Rejection Letter Chrisa.
Herbert A. Millington
Chair - Search Committee
412A Clarkson Hall, Whitson University
College Hill, MA 34109
Dear Professor Millington,
Thank you for your letter of March 16. After careful consideration, I
regret to inform you that I am unable to accept your refusal to offer me
an assistant professor position in your department.
This year I have been particularly fortunate in receiving an unusually
large number of rejection letters. With such a varied and promising field
of candidates, it is impossible for me to accept all refusals.
Despite Whitson's outstanding qualifications and previous experience in
rejecting applicants, I find that your rejection does not meet my needs at
this time. Therefore, I will assume the position of assistant professor
in your department this August. I look forward to seeing you then.
Best of luck in rejecting future applicants.
Sincerely,
Chris L. Jensen
Pomyślałem że warto byłoby mieć taki wzór listu nie tylko po angielsku i także odpowiadać na odmowne listy, które czasem otrzymuję. Poniżej moje nieudolne tłumaczenie.
Diękuję za Pański list z 16 marca. Po dokładnym rozważeniu, z przykrością informuję że nie jestem w stanie zaakceptować odmowy przyjęcia mnie na stanowiska asystenta profesora na Pańskim wydziale.
W tym roku miałem szczęście otrzymać szczególnie wiele odmownych listów. Biorąc pod uwagę tak szeroki i obiecujący zakres stanowisk o które się ubiegałem, nie mogę przyjąć wszystkich odmów.
Pomimo ponadprzeciętnych kwalifikacji i dotychczasowego doświadczenia Uniwersytetu Whitson w odrzucaniu kandydatur, uważam że Pańska odmowa nie spełnia tym razem moich wymagań. Dlatego zakładam że otrzymam stanowisko asystenta profesora w sierpniu bieżącego roku. Z niecierpliwością oczekuję spotkania.
Życzę powodzenia w odrzucaniu innych kandydatur.
Z poważaniem
Chril L. Jensen