Tytuł pracy:
Jakiego słowa nie używa dobry menedżer, a używanie jakich trzech słów znacznie ułatwia proces zarządzania .
Współczesne koncepcje zarządzania podnoszą znaczenie kapitału ludzkiego dla organizacji jako wartość najwyższą. Człowiek nie jest już dodatkiem do majątku rzeczowego ani kosztem koniecznym do obsługi nowoczesnej technologii. Dzisiejsza firma to ludzie, ich wiedza, kompetencje i doświadczenie. Zarządzanie tą wartością firmy różni się jednak znacznie od zarządzania majątkiem materialnym, wymaga zastosowania innych środków i kwalifikacji. Kierowanie ludźmi wymaga od przełożonego profesjonalnej wiedzy na temat komunikacji i jej roli dla prawidłowego funkcjonowania przedsiębiorstwa oraz znajomości innych czynników gwarantujących sprawne kierowanie. Chodzi tu przede wszystkim o reprezentowanie prawidłowej postawy przez lidera, oraz posiadanie odpowiednich kwalifikacji i motywacji.
Człowiek jest istotą społeczną i dla prawidłowego funkcjonowania , wyrażania swych myśli i oczekiwań, wymiany informacji z otoczeniem musi stosować odpowiednie środki komunikacji. Proces ten ma fundamentalne znaczenie dla sprawnego zarządzania firmą, w której prawidłowa komunikacja pozwala jasno i konkretnie przekazać jej członkom jakie są cele organizacji i strategia ich realizacji. Za prawidłowy przebieg tego procesu odpowiedzialny jest menedżer firmy ,w przypadku MMP jest to najczęściej właściciel firmy a w dużych przedsiębiorstwach kadra zarządzająca. Pełnią oni w zespole wiele funkcji. Lider komunikuje chęć stworzenia zespołu, inicjuje początkowe działania integracyjne, mobilizuje do tworzenia i ustalania wspólnej wizji działania oraz dba o wprowadzenie i przestrzeganie wartości, którymi kieruje się zespół. Musi poznać różnorodne potrzeby osób, z którymi pracuje i starać się je zaspokajać, tworząc atmosferę sprzyjającą rozwojowi każdej jednostki. Wiąże się to z umiejętnością komunikacji interpersonalnej ze współpracownikami i staraniem, aby zrozumieć każdego z nich. W tym miejscu istotne znaczenie ma dobór członków zespołu, który musi uwzględniać nie tylko ich kwalifikacje ale dopasowanie do kultury środowiska i potencjału.. Podobnym ludziom łatwiej jest dopasowywać sposób i tempo pracy, przyczynia się to również do lepszej atmosfery i mniejszej liczby ewentualnych konfliktów. Ten schemat ma szczególnie zastosowanie w dużych firmach. Innymi kryteriami doboru może się kierować właściciel mikro przedsiębiorstwa. Te małe podmioty oprócz kwalifikacji pracownika powinny stawiać raczej na różnorodność charakterologiczną. Wśród kilku osób tworzących ten zespół musi znaleźć się osoba racjonalna i systematyczna ale też jest miejsce dla twórczego kreatora. Osoby te zastępują często wieloosobowe komórki, które w dużych firmach realizują różnorodne zadania, dlatego ich predyspozycje powinny uwzględniać specyfikę pracy w mikro przedsiębiorstwie.
Dobrany odpowiednio zespół to pierwszy krok do budowania społeczności, która osiągnie w realizacji wytyczonych zadań efekt synergii. Następnym elementem sukcesu jest przyjęty przez lidera styl kierowania i komunikacji z zespołem. Żeby stworzyć z grupy osób, zorganizowaną całość, w której uwzględnia się potrzeby każdego członka zespołu, jego aspiracje, osobowość, doświadczenie i zainteresowania lider powinien w umiejętny sposób zarządzać relacjami z grupą. Atrybutem właściciela firmy, czy kierownika działu większej organizacji będącego jednocześnie liderem zespołu jest przyjęta polityka kierowania. Zawiera ona oczekiwania osoby kierującej wobec zespołu, sposób i czas ich komunikacji , oraz uszczegółowienie komunikatu. W zależności od przyjętego kryterium podziału Lider może artykułować swoje oczekiwania:
- w sposób pośredni lub bezpośredni,
- w sposób ogólny lub uszczegóławiając komunikat,
- z zastosowaniem różnego poziomu stanowczości.
Komunikat pośredni to nic innego jak postawa przełożonego prezentowana w różnych sytuacjach , jego osobisty przykład. Można powiedzieć, że ten sposób przekazu powinien być najbardziej wiarygodny dla pracowników bo pokazuje zaangażowanie i podejście lidera do danej sytuacji . Jeśli więc oczekuje od pozostałych członków zespołu odpowiedniego zachowania np. punktualności, sumienności i szacunku do innych sam powinien być dla innych dobrym przykładem. Nie można wysyłać sprzecznych sygnałów i liczyć na to , że ludzie będą uważali nas za osobę wiarygodną. Urodzony lider wytycza kierunek i podejmując odpowiednie działania motywuje pracowników by poszli tą samą drogą. Oczywiście prezentowanie postawy nie wystarczy żeby zagwarantować realizację wytyczonych przez kadrę zarządzająca celów.
Trzeba wzmocnić te bodźce stosując komunikaty bezpośrednie. Lider dla uzyskania oczekiwanego efektu może przekazać informację bezpośrednio członkom grupy w formie ustnej lub pisemnej. Ogromne znaczenie w jednym i drugim przypadku ma forma w jakiej się do nich zwraca i słowa jakich używa . Nowoczesny przywódca świadomie buduje relacje z grupą i w swoich wypowiedziach do minimum ogranicza używanie zwrotu „ja”, którym mógłby podkreślać swoją odrębność, nadrzędną pozycję i uprzywilejowanie. Naturalny lider a więc osoba która identyfikowana jest z rolą szefa nie tylko z racji hierarchicznego porządku ale zdobytego zaufania, posiadanego doświadczenia i wiedzy, nie musi podkreślać swojej roli w organizacji stosowaniem tego zaimka. Zastąpienie tego słowa zwrotem „my” może przynieść znacznie więcej korzyści. Członkowie grupy słysząc wielokrotnie w przekazie szefa sformułowania podkreślające ich udział w realizacji celów firmy, będą się z nią identyfikowali . Niebagatelne znaczenie dla wzmacniania tych więzi ma również podkreślanie wspólnych dokonań. Dlatego lider często powinien używać zwrotów „ wykonaliśmy” czy „zrobiliśmy”, które pokazują udział wszystkich członków grupy w osiąganych rezultatach. Takie bodźce w istotny sposób motywują pracowników do większego zaangażowania i pokazują jak ważna jest ich praca dla osiągania celów organizacji.
Istotne znaczenie ma też nie tylko treść tych komunikatów ale sposób ich przekazywania. Lider może formułować zlecenie w sposób ogólny lub szczegółowy, stanowczy w formie rozkazu albo polecenia lub w formie łagodniejszej jako zalecenie albo rada. Każda z tych form w uzasadnionych przypadkach znajduje swoje uzasadnienie, ma swoich zwolenników i nieprzejednanych przeciwników. Osobiście uważam, że nie ma jednego złotego środka czy sposobu komunikacji. Wszystko zależy od okoliczności, charakterystyki grupy i problemu , który należy rozwiązać. Trzeba pamiętać, że to co dla jednej osoby może być karą dla drugiej może być nagrodą. Pracownicy oczekują, że za wysiłek otrzymają nagrody o oczekiwanej przez nich atrakcyjności i dlatego muszą przede wszystkim znać cel wykonywanej przez siebie pracy, rozumieć swoją rolę w firmie. Oznacza to, że powinni wiedzieć i rozumieć, co będzie brane przez menedżera pod uwagę przy ocenie wykonanego zadania, znać obszary swojej odpowiedzialności, mieć możliwość wykazania się inicjatywą i kreatywnością.
Lider powinien znać potrzeby i aspiracje członków zespołu i z wyczuciem dopasowywać formę i treść przekazu do konkretnej osoby i okoliczności, które determinują zastosowanie określonych środków. Jeżeli pracownik nie wykonuje zleconych zadań i sabotuje dokonania grupy szef może sobie pozwolić na zastosowanie stanowczych komunikatów , które jednoznacznie ocenią taka postawę pracownika. Motywacja negatywna zawarta w takim przekazie jest jak najbardziej uzasadniona i może przynieść oczekiwany dla kadry zarządzającej skutek. W dobie wzrastającego bezrobocia groźba utraty pracy to może bezkompromisowy ale skuteczny środek motywujący i dyscyplinujący. Oczywiście takie rozwiązania należy uznać za strategię wyjątkowych przypadków.
W nowoczesnej organizacji zaangażowanie pracowników należy budować przede wszystkim poprzez rozwój relacji i zbliżenie celu organizacji do osobistych potrzeb jednostki. Jesteśmy istotami uspołecznionymi i potrzeba przynależności ma dla większości z nas fundamentalne znaczenie. Należy też pamiętać o budowaniu świadomości wpływu na przyszłość firmy. Żeby brać odpowiedzialność za powodzenie przedsięwzięcia pracownik powinien mieć poczucie, że jego zdanie będzie brane pod uwagę gdy ważyć się będą sprawy istotne dla realizacji wytyczonych celów. Bardzo istotną sprawą w rozwoju kultury komunikacji ma też stosowanie odpowiednich komunikatów zwrotnych, które w naszej tradycji najczęściej kojarzone są z krytyką osiąganych rezultatów. Pracownik lepiej pracuje kiedy wierzy, że to co robi, będzie zauważone przez innych. Dlatego potrzebuje informacji zwrotnych, zarówno konstruktywnych służących zmianie, jak i pozytywnych, na temat osiąganych postępów. Jeżeli nikt nie zauważa tego co robi, to trudno utrzymać wewnętrzną motywację i w dalszym ciągu realizować działanie. Świadomość docenienia wysiłku, zaangażowania a często i pasji w realizacji powierzonych zadań to bardzo istotny element zachęty . Dobry menedżer powinien pamiętać o stosowaniu wielu wymienionych w tym opracowaniu środków motywujących. Bo jak powiedział Monteskiusz „By dokonać wielkich rzeczy, nie trzeba być wielkim geniuszem, nie trzeba być ponad ludźmi, trzeba być z nimi.”
Bibliografia:
1/ Znaczenie komunikacji interpersonalnej w firmie” autor: krrrredka
http://www.sciaga.pl/tekst/35009-36-znaczenie_komunikacji_interpersonalnej_w_firmie
2/ artykuł „Zarządzanie ludźmi poprzez zarządzanie sobą” autor Agnieszka Kozak
http://www.psychologia.net.pl/artykul.php?level=123
Zobacz : http://www.sciaga.pl/tekst/35009-36-znaczenie_komunikacji_interpersonalnej_w_firmie
Zobacz: http://www.psychologia.net.pl/artykul.php?level=123