Dokument Inicjujący Projekt

Projekt: Organizacja kursów wspinaczkowych”

Autorzy:

• Serwik Justyna

• Katarzyna Jańska

• Magdalena Dudzińska

• Sebastian Chęciński

• Agnieszka Ochocka

1. Cel dokumentu

Dokument ten jest zdefiniowany jako projekt. Głownym celem tego dokumentu jest określenie sposobów zarządzania nim, oceniania postępu i mierzenia powodzenia. Jest on podstawą decyzji o przyznaniu zasobów do realizacji, a w trakcie realizacji jest podstawą do: ocen postępu, decyzji zmieniających dotychczasowe założenia w razie problemów i odchyleń.

W dokumencie tym opisano:

• Co projekt ma osiągnąć

• Uzasadnienie opłacalności przedsięwzięcia

• Zarządzanie projektem

2. Tło projektu

Grupa 2 doszła do wniosku ze dobrym sposobem na zarobienie pieniędzy będzie utworzenie ośrodka sportowo-rekreacyjnego, w którym będą organizowane kursy wspinaczkowe. Zasadniczy zysk przewidywany jest z organizacji kursów, aczkolwiek przewidywane jest udostępnienie obiektu osobom indywidualnym, które pod okiem wykwalifikowanych instruktorów chcą doskonalić swoje umiejętności.

Projekt przewiduje zakup hali o minimalnej powierzchni 10 000 m², na terenie której zostaną wybudowane ściany wspinaczkowe. Na terenie hali przewiduje się również zlokalizowanie obiektów socjalno-bytowych m.in.: szatnie, toalety, łazienki, bufet, pomieszczenia administracyjne.

Inwestorzy to 5 osób posiadających własne oszczędności o łącznej wysokości 1 mln zł ulokowane na kontach bankowych. Dodatkowo mają oni możliwość uzyskania kredytu hipotecznego w wysokości 300 000 zł. Zabezpieczeniem kredytu będzie zakupiona hala.

3. Cele projektu

Celem głównym jest odniesienie korzyści finansowych pochodzących z organizacji kursów wspinaczkowych.

Cele pośrednie to:

• kupno hali,

• budowa ścian,

• wyposażenie ścian

• budowa i wyposażenie pomieszczeń socjalno-bytowych,

• zatrudnienie wykwalifikowanego personelu,

• uzyskanie licencji na organizację kursów,

• uruchomienie kursów.

Produktami projektu będą wybudowane ściany wspinaczkowe i pomieszczenia socjalno-bytowe oraz odniesione korzyści finansowe.

Rezultatem projektu będzie powstanie nowego miejsca do spędzania wolnego czasu w sposób aktywny fizycznie oraz zapewnienie nowych miejsc pracy.

Oddziaływaniem będzie:

• zdobycie umiejętności wspinania się,

• polepszenie kondycji fizycznej uczestników kursu,

• poszerzenie umiejętności wspinania się - nabycie doświadczenia,

• możliwość odzyskania równowagi psychofizycznej poprzez wysiłek - odstresowanie się,

4. Formuła realizacyjna

Formuła realizacyjna przewiduje:

• zakup hali,

• uzyskanie licencji na organizowanie kursów

• wynajęcie firmy, która zajmie się wy budowaniem ścian,

• wynajęcie firmy, która zajmie się wyposażeniem ścian,

• wynajęcie firmy, która zajmie się wybudowaniem i wyposażenie obiektów socjalno-bytowych,

• zatrudnienie wykwalifikowanego personelu,

• organizację kampanii reklamowej kursów.

Struktura podziału prac (produktowa)

I. Działalność gospodarcza

1. teren użytkowy (działka) - akt własności nieruchomości, dokumenty geodezyjne odnośnie wymiarów działki etc.

1. Hala

• budynek (akt własności, zezwolenie na użytkowanie budynku, projekt budynku)

• ścianka:

• dokument atestujący z podpisem osoby posiadającej kwalifikacje konstruktorskie,

• umowa z firmą budowlaną odnośnie budowy ścianki,

• pomieszczenia pod wynajem

• sklep - umowa o wynajem powierzchni,

• obiekt gastronomiczny - umowa o wynajem powierzchni,

• pomieszczenia socjalne

• szatnie,

• łazienki,

• zaplecze (wyposażenie zakupione)

• sprzęt wspinaczkowy,

• meble,

• artykuły biurowe potrzebne do prowadzenia kartotek,

• stałe wyposażenie hali (wyposażenie zakupione)

• pomieszczenie ochrony,

• magazyn:

1. parking:

• budka telefoniczna - odpowiednia umowa,

• budka strażnicza (pozwolenie na budowę i użytkowanie)

• umowa z firmą budowlaną, (budowa parkingu i budki strażniczej),

1. tereny zielone wokół hali

2. umowa o inwestorstwo zastępcze,

3. akty i umowy prawne pozwalające na działalność:

1. Personel (umowy o pracę)

• parkingowy,

• instruktorzy,

• ogrodnik,

• księgowa,

1. umowy o świadczenie usług:

• firma ochroniarska,

• firma sprzątająca,

• firma zajmująca się wywozem śmieci,

• firma konserwująca,

1. pozwolenie na działalność (Ew. inne potrzebne dokumenty: dokumenty z ZUS'u, Urzędu Skarbowego etc.)

2. pozwolenie i zatwierdzenie przez Sanepid odnośnie przeznaczenia wynajmowanego lokalu jako obiektu gastronomicznego.

3. umowa z agencją ubezpieczeniową

• ubezpieczenia grupowe dla kursantów,

• ubezpieczenia pracowników,

• ubezpieczenie obiektu (od włamania, wypadków itp.)

4. Umowy o sponsorowanie z firmami produkującymi i sprzedającymi sprzęt wspinaczkowy.

5. Reklama:

1. umowy z mediami (stacje telewizyjne i radiowe oraz prasa),

2. umowy z innymi obiektami i sklepami o podobnej tematyce,

5. Macierz kompromisów

Macierz kompromisów dla projektu „Organizacja kursów wspinaczkowych” ma następujący wygląd:

	Ustalona	Optymalizowana	Negocjowana
Czas			X
Koszt			X
Jakość		X
Zakres	X

Zmienną ustaloną w macierzy kompromisów jest zakres. Przez zakres rozumiemy wielkość ścian, odpowiednie wyposażenie gwarantujące bezpieczeństwo wspinających się.

Zmienną optymalizowaną jest jakość - rozumiana przez „gatunkowość” sprzętu. Sprzęt musi zapewniać bezpieczeństwo, ale możemy wybierać pomiędzy różnymi firmami, materiałami itp.

Czas i koszt potraktowane zostały jako zmienne negocjowane ponieważ optymalizując jakość to możemy mieć coś:

• drożej lecz szybciej

• taniej lecz później.

Koszt negocjujemy do granicy naszych możliwości finansowych, tak by nie być zmuszonym do inwestowania większej kwoty aniżeli posiadamy.

6. Środowisko projektu

Środowisko projektu możemy podzielić na wewnętrzne (bliższe) i zewnętrzne (dalsze). Do środowiska wewnętrznego zaliczamy:

• organizatorzy kursu,

• instruktorzy,

• kursanci,

• pracownicy wynajętych firm ,

• biuro nieruchomości

Dalsze środowisko stanowi:

• otoczenie społeczne - mieszkańcy okolicznych budynków,

• organ wydający licencję,

• bank udzielający kredytu,

• dostawcy sprzętu i materiałów - sklepy, hurtownie, magazyny,

• technologie budowy ścian

Analiza otoczenia

Złe nastawienie	Dobre nastawienie
	organizatorzy inwestor zastępczy bank	Duży wpływ
	instruktorzy dostawcy materiałów organ wydający licencję biuro nieruchomości	Mały wpływ

Naszym zdaniem organ wydający licencję na organizację kursów ma bardzo duży wpływ i złe nastawienie, ponieważ nie zależy mu na tym by takie kursy były organizowane, może szukać uchybień w organizacji projektu, by takiej licencji nie wydać. Wpływ organu można zminimalizować sprawiając by nie miał on podstaw do wydania licencji, a więc by wszystko było zgodnie z prawem, bezpieczeństwem itp.

Niewielki wpływ i złe nastawienie może mieć biuro nieruchomości, ponieważ przeciągając w czasie może utrudnić uruchomienie projektu - zakup hali. Mały wpływ polega na tym, że powinniśmy wybierać takie biuro, które może nam zaoferować budynki spełniające nasze wymagania. Jeśli biuro nie posiada takich ofert to szukamy innego.

Interesariusze mający duży wpływ i pozytywne nastawienie do projektu to: główni organizatorzy oraz firma budująca ściany wspinaczkowe. Na projekt firma ma duży wpływ, ponieważ jakość wybudowanych ścian ma duże znaczenie do uzyskania licencji, a więc na prawidłowe „rozwinięcie” się projektu. Ewentualny negatywny wpływ np. chęć wyłudzenia pieniędzy przez firmę można zminimalizować podpisując odpowiednią umowę, która gwarantowałaby wywiązanie się firmy z powierzonego jej zadania. Dzięki temu organizatorzy uzyskaliby licencję. Zachętą dla firmy mogłaby być premia po uzyskaniu licencji lub inne świadczenia finansowe.

Pozostali interesariusze zostali umieszczeni jako mający mały wpływ i dobre nastawienie. Dobre nastawienie do projektu oznacza dla nich odniesienie korzyści materialnych - pensje, odsetki od kredytu, zapłata za towary lub sprzęt itp. Tych interesariuszy określono jako mających mały wpływ na projekt ponieważ w przypadku niekorzystnych dla przedsięwzięcia decyzji np. zbyt duże oprocentowanie kredytu, wysokie ceny sprzętu, materiałów, można znaleźć inny bank czy dostawcę. Jedynym minusem jest tutaj ograniczenie czasowe, ponieważ poszukiwanie lepszych współpracowników jest czasochłonne.

7. Wstępne uzasadnienie biznesowe

Każdy z udziałowców posiada własny kapitał, który po założeniu spółki stal się wspólna własnością i zostaje przeznaczony na realizacje projektu. Projekt będzie finansowany na bieżąca, co pozwoli na lepsza kontrole, dzięki czemu możemy uniknąć przekroczenia budżetu.

Opłacalność projektu jest wtedy, gdy unikniemy przekroczenia budżetu.

8. Analiza ryzyka

Zidentyfikowano i uzasadniono następujące zagrożenia:

• przekroczenie budżetu z powodu przekroczenia kosztów związanych z zakupem usług i materiałów,

• przekroczenie budżetu z powodu wzrostu stopy procentowej kredytu, konieczność spłacenia większej kwoty,

• przekroczenie planowanego czasu prac z powodu nie wypełnienia warunków umowy i działania wykonawcy,

Ryzyko zewnętrzne:

1. Nie otrzymanie zgody na prowadzenie działalności z uwagi na nie dotrzymanie przepisów z tego wynikających

WPŁYW: Nie rozpoczęcie działalności.

Rozwiązanie: Spełnienie warunków wynikających z przepisów prawa w porozumieniu z

prawnikiem ( ogrzewanie, przepisy sanitarne, przeciwpożarowe, apteczki,

telefon alarmowy).

2. Sanepid nie pozwoli na prowadzenie punktu gastronomicznego

WPŁYW: uniemożliwienie wynajmowania powierzchni przeznaczonej na punkt

gastronomiczny (ograniczone wpływy)

Rozwiązanie: Stworzenie węzła sanitarnego

3. Wypadek przy budowie lub robotach budowlanych. Wypadki losowe

WPŁYW: opóźnienie budowy, koszty nowych materiałów

Rozwiązanie: ubezpieczenie budowy, dobry nadzór (w przypadku wypadku wynikającego z zaniedbania pracowników)

4. Konkurencja

WPŁYW: mniejsze wpływy z powodu mniejszej ilości klientów

Rozwiązanie: konkurencyjne ceny, jakość, usługi

Ryzyko narzucone:

5. Firma budowlana zajmująca się postawieniem ścianki stwierdzi, że nie można wybudować ścianki w wybranym budynku (wymogi konstrukcyjne, bezpieczeństwa: np. za konstrukcją ścianki znajdowałyby się rury gazowe i obszar ten musiałby być dostępny do przeprowadzania badań szczelności instalacji)

WPŁYW: Wybór do zakupu innej hali (być może droższej).

Rozwiązanie: Konsultacja z przedstawicielem firmy wyboru hali do zakupu pod kątem

wybudowania ścianki

6. Przekroczenie czasu pracy z powodu nie spełnienia warunków umowy i działania wykonawcy

WPŁYW: opóźnienie rozpoczęcia działalności (późniejsze wpływy do budżetu).

Rozwiązanie: Podpisanie odpowiedniej umowy z wykonawcą: każdy dzień zwłoki spowoduje zmniejszenie zapłaty o 0,5 stawki dziennej dla firmy.

7. Przekroczenie budżetu z powodu przekroczenia kosztów związanych z zakupem usług i materiałów.

WPŁYW: nie dokończenie budowy

Rozwiązanie: Zaciągnięcie kredytu (jako zabezpieczenie - kupiona na początku hala)

8. Jakość wybudowanej ścianki będzie niezadowalająca.

WPŁYW: szybsze niszczenie się ścianki, wydatki na konserwacje i remonty

Rozwiązanie: zatrudnienie osoby nadzorującej prace z innej firmy.

Ryzyko wprowadzone:

9. Niedopilnowanie otrzymania wszystkich niezbędnych pozwoleń do prowadzenia działalności i budowy obiektu

WPŁYW: narzucenie kar, zamknięcie obiektu, zatrzymanie działalności.

Rozwiązanie: Wynajęcie notariusza lub doradcy prawnego

	Ryzyko	Prawdopodobieństwo	Skutki	Ranga
Zewnętrzne	Nie otrzymanie zgody	Umiarkowane (0,5)	Bardzo dotkliwe (0,8)	0,4
		Sanepid	Prawdopodobne (0,7)	Dotkliwe (0,4)	0,28
		Wypadek	Mało prawdopodobne (0,3)	Bardzo dotkliwe (0,8)	0,24
		Konkurencja	Prawie niemożliwe (0,1)	Łagodne (0,1)	0,01
	Narzucone	Problemy z halą	Prawdopodobne (0,7)	Umiarkowane (0,2)	0,14
		Przekroczenie czasu	Mało prawdopodobne (0,3)	Łagodne (0,1)	0,03
		Przekroczenie budżetu	Mało prawdopodobne (0,3)	Umiarkowane (0,2)	0,06
		Jakość	Mało prawdopodobne (0,3)	Umiarkowane (0,2)	0,06
Wprow.	Niewiedza	Umiarkowane (0,5)	Bardzo dotkliwe (0,8)	0,4

Hierarchia ryzyka ze względu na rangę:

1. Niewiedza,

2. Nie otrzymanie zgody,

3. Sanepid,

4. Wypadek,

5. Problemy z halą,

6. Przekroczenie budżetu,

7. Jakość,

8. Przekroczenie czasu,

9. Konkurencja.

9. Struktura organizacyjna projektu

Komitet Sterujący:

• przedstawiciel uzasadnienia biznesowego - jeden z udziałowców (prezes spółki)

• reprezentant użytkownika - jeden z udziałowców

• reprezentant dostawcy - inwestor zastępczy

Kierownik projektu - osoba wynajęta do tego celu, posiadająca kwalifikacje.

10. Model fazowy projektu

Numer fazy	Nazwa fazy (opis)	Produkt	Czas trwania fazy	Koszt
1	Zakup hali	Hala	1 miesiąc	350 000
2	Zdobycie licencji na organizację kursów	Licencja	1 miesiąc	25 000
3	Zatrudnienie firmy budującej ściany i pomieszczenia użytkowe	Podpisanie umowy z firmą	2 tygodnie	50 000
4	Budowa ścian i pomieszczeń	Gotowe ściany i pomieszczenia	4 miesiąc	500 000
5	Zatrudnienie instruktorów i personelu	Podpisane umowy z przyszłą kadrą	1 miesiąc	30 000
6	Kampania reklamowa	Reklama	3 tydzień	15 000
7	Uruchomienie kursów	Zarobek

5

---