Organizacja i zarządzanie 09.01.10 r.
Analiza efektywności organizacji na poziomie procesu oraz na poziomie stanowiska pracy
Poziomy analizy efektywności organizacji:
Poziom organizacji
Poziom procesu
Poziom stanowiska pracy
Proces w organizacji jest ciągiem czynności zaprojektowanych tak aby w ich wyniku powstawał produkt lub usługa.
Dział informatyki- przygotowanie oprogramowania
Produkcja, finanse, obsługa klienta- realizacja zamówienia
Rodzaje procesów w organizacji:
A) procesy podstawowe
Ogólne np. Specyficzne dla branży
- przygotowanie i wprowadzenie - załatwianie wniosku
Nowego produktu/ usługi kredytowego(bankowość)
- produkcja - przydzielenie dotacji
(agendy rządowe)
- dystrybucja - przygotowanie posiłków(restauracje)
- realizacja zamówień - przyjmowanie rezerwacji(hotele)
- fakturowanie - obsługa operatora(telekomunikacja)
- obługa klienta - transport bagażu(linie lotnicze)
- obsługa gwarancyjna
B) procesy wspomagające - czy i na ile tworzą one wartość dodaną?
C) procesy zarządzania - związane z procesami komunikacji podejmowania decyzji
Ma być slajd na następnym wykładzie dla nas - rodzaje procesów w praktyce!!
ZYSK
Funkcje pomocnicze:
- infrastruktura firmy
- zarządzanie zasobami ludzkimi
- rozwijanie technologii
-zaopatrzenie
Funkcje główne:
- logistyka na wejściu
- produkcja
- logistyka na wyjściu
- handel i sprzedaż
- usługi
Procesy -> podprocesy
Proces produkcji:
- podproces planowania
- podproces pobrania narzędzi
- podproces obróbki
- podproces składania
- podproces testowania
Wyniki organizacji
Trzy potrzeby efektywności opisane na poziomie procesu
- cele procesu
- zaprojektowanie procesu
- zarządzanie procesem
III. Wyniki na poszczególnych stanowiskach
Cele procesu opierają się na trzech źródłach
- cele organizacji
- wymagania klientów
-benchmarking
Zaprojektowanie procesu
Mapa procesu
Przedstawiająca sekwencje czynności która doprowadza do przekształcenia określonych zasobów w efekty konkretnego procesu.
Przykład tworzenia mapy procesów
Klient
Obsługa klientów Sprzedaż
---------------------------------------------------------------------------------
Administracja sprzedaży
Finanse Wprowadzenie zamówień
---------------------------------------------------------------------------------
Kredytowanie i fakturowanie
Produkcja Kontrola realizacji
---------------------------------------------------------------------------------
Kopiowanie
---------------------------------------------------------------------------------
Pakowanie i wysyłka
Po co mapy procesów??
- Określenie głównych powiązań w procesie
- określenie czasu koniecznego a wykonanie poszczególnych czynności
- zidentyfikowanie wszelkich nieciągłości
- nielogicznych
- brakujących czynności
- niepotrzebnych czynności
Zarządzanie procesem:
Zarządzanie celami
Zarządzanie efektywnością
Zarządzanie zasobami
zarządzanie na styku miedzy działami
Podejście systemowe
Na poziomie stanowiska pracy
I i II działanie na poziomie organizacji i procesu
System efektywności pracowników:
Materiały i surowce AWans
Formularze Premie
Zadania Uznanie
Zapytania klientów +
ZASOBY pracownik i wykonawca WYNIKI konsekwencje
------------ ---------
Zasilenia Upomnienia
Systemy Działania dyscyplinarne
Procedura Przydzielenie mało interesujących
Zadań
INFORMACJE ZWROTNE
OCENA
Raporty, analizy statystyczne, odmowy przyjęcia, ustne i pisemne komentarze
Czynniki wpływające na potrzebę efektywności i potrzeby efektywności na stanowisku pracy:
- cele stanowiska pracy
- projektowanie stanowiska pracy
- zarządzanie stanowiskiem pracy
Cele stanowiska pracy
Cele stanowiska pracy - zdefiniowanie głównego zadania , w jednym lub dwóch zdaniach określających istotę opisywanego stanowiska - cel jego utworzenia
Cele stanowiska powinny być oparte na celach funkcji(działu) , które wynikają z celów procesów, a te z celów organizacji i wymagań klientów
Kilka przykładów
Specjalista do spraw sprzedaży - skuteczna sprzedaż wyrobów i reklam w celu zwiększenia dochodów firmy
Specjalista do spraw produkcji wyrobów- zaspokojenie potrzeb firmy w zakresie produkcji wyrobów reklamowych
Ratownik medyczny- realizacja usług medycznych związanych z przywracaniem zdrowia świadczenie opieki w oparciu o standardy i procedury.
Projektowanie stanowiska
Na projekt stanowiska prac składają się:
- Podziała zadań i odpowiedzialności między pracownikami
- kolejność działań podejmowanych na stanowisku pracy
- polityki i procedury na stanowisku pracy
- ergonomia stanowiska
Ergonomia stanowiska pracy
Zarządzanie stanowiskiem pracy
Celem zarządzania stanowiskiem pracy jest umieszczenie właściwych osób w takim otoczeniu, które pozwoli im na osiągnięcie celów tego stanowiska.
Pojęcie procesu
Wsad Proces Produkt
Dokument wyrób
Przetworzenie wsadu
Zamówienie w produkt procesu usługa
Materiał dokument
Informacja zamówienie
Tworzenie wartości dodanej
Pieniądze materiał
Reklamacja
Człowiek
Nazwa procesu cel procesu
Kształtowanie warunków i stosunków pracy komfort pracy i klimat społeczny
Administrowanie z prawami personalnymi poziom obsługi klienta wewnętrznego i
zewnętrznego
Doskonalenie organizacji i zarządzania funkcją personalną innowacje podnoszące
efektywność funkcjonowania
systemu zarządzania zasobami
ludzkimi
Podejście funkcjonalne a podejście procesowe
element |
Podejście funkcjonalne |
Podejście procesowe |
Kanały komunikacji |
Wysoce ustruktyzowana kontrola przepływu informacji |
Swobodny przepływ informacji |
operacja |
Operacje ujednolicone o ograniczonym zasięgu |
Zamienność operacji w poszczególnych jednostkach biznesu |
Uprawienia decyzyjne |
Władza formalna |
Zarządzanie przez delegowanie uprawnień decyzyjnych |
adaptacyjność |
Powolna adaptacja do otoczenia |
Wymagane zmiany w procesie ciągłego doskonalenia organizacji |
praca |
Procedury formalne |
Samodzielne projektowanie efektywnych procesów |
kontrola |
Ścisła, sformalizowana kontrola |
Samokontrola |
zachowania |
Zachowania są warunkowane przez opisy stanowisk pracy |
Rola i odpowiedzialność wynikają ze specyfiki procesów |
partycypacja |
Niewiele informacji, decyzje są przekazywane z góry do dołu |
Praca zespołowa, koncepcja między zespołami |
↓ ↓
Rozkazy i kontrola |
Właściciele i zarządcy procesów |
Rozróżnienie między właścicielami a zarządcami procesów także władającymi daną instalacją jest istotne w obszarze odpowiedzialności administracyjnej cywilnej i karnej za skutki bezpośrednie i pośrednie w realizacji danego procesu (np. dla środowiska przyrodniczego)
Kategorie procesów
- związany z rozwojem biznesu
- rozwoje produktu
- usługi klienta
- dostarczenia produktów
- zarządzania finansami
- zrządzania kadrami
- zarządcze i administracyjne
Procesy związane z rozwojem biznesu
- analiza konkurencyjności
- prognozowanie
- kreowanie i zarządzanie szansami biznesowymi
- badanie rynku
- ustalanie cen
- opracowywanie ofert
- działania promocyjne
- sprzedaż
Procesy rozwoju produktu
- identyfikacja potrzeb rynku
- rozwój produktu
- wprowadzenie nowego produktu na rynek
Proces dostarczania produktów
- fakturowanie
- windykacja należności
- dystrybucja
- zarządzanie zapasami
- wytwarzanie
- realizacja zamówienia
- NIE MA! :D
Związki między hierarchią procesu a wydajnością
metaprocesy - radykalna reorganizacja procesu
procesy główne - celowe ulepszanie wydajności
subprocesy - ciągłe ulepszanie wydajności
od 3 początek (piramida)
Procesy personalne jako źródło wartości
Nazwa procesu cel procesu
Planowanie zasobów ludzkich opracowanie planów strategicznych i operacyjnych
Kształtowanie stanu i struktury personelu optymalizacja zatrudnienia
Zarządzanie efektywnością pracy produkcyjność, jakość, zachowanie
Kształtowanie wynagrodzeń dochody, koszty, motywacja
Rozwój zasobów ludzkich kompetencje, kariery
KUNIEC
Etapy zarządzania procesem
Analiza procesu
↓
Zagrożenia czynności krytyczne
↓
Polityka____________
↓ ↓ ↓
Procedury zadania uprawienia ← instrukcje robocze
I odpowiedzialności
Klasyfikacja procesu produkcyjnego
Kryteria klasyfikacji:
- obiekt odniesienia
- złożoność
- udział pracy
- udział w produkcji towarowej
- związek procesów/operacji
- struktura procesu
Związek procesów/operacji
Operacje technologiczne |
Operacje transportu |
Operacje kontroli |
Operacje konserwacji |
Operacje magazynowanie |
Proces technologiczny |
Proces transportu |
Proces kontroli |
Proces konserwacji |
Proces magazynowania |
Struktura procesu „współpraca z klientem”
Wejście |
Nazwa procedury |
Wyjście |
Przyjęcie zapytania od klienta |
Obsługa zapytania |
Przyjęcie zamówienia od klienta |
Przyjęcie zamówienia od klienta |
Obsługa zamówienia |
Wystawienie dokumentów sprzedaży |
Zgłoszenie przez klienta zwrotu (reklamacji) |
Obsługa zwrotu |
Wystawienie dokumentu korygującego lub zgłoszenia reklamacji |
Outsourcing - nowoczesna forma zarządzania strategicznego, polegająca na powierzaniu specjalistycznym firmom zewnętrznym zadań nie związanych z podstawową działalnością firmy.
Outsourcing = podwykonawstwo
Offshoring - jest strategią podobną do outsourcingu, różni się tym, że pracodawcy zatrudniają pracowników z innych krajów.
Co-sourcing - ściślejsze niż w zwykłym outsourcingu oddziaływanie dostawcy i odbiorcy usług. Model ten obarczony jest ryzykiem związanym z brakiem rekompensaty w razie niepowodzenia.
Insourcing - udoskonalenie działalności w danej dziedzinie i świadczenie jej na rzecz innych firm. Model ten podnosi kwalifikacje przy niskich kosztach jednostkowych.
Netsourcing - polega na korzystaniu z aplikacji internetowych umieszczonych na zewnętrznym, wynajętym serwerze WWW, a nie na własnym, w ramach sieci firmowej.
Inter-sourcig - outsourcing w sektorze publicznym, polega na utworzeniu odrębnego przedmiotu przez kilka jednostek lub podmiotów gospodarczych, które są wyspecjalizowane w świadczeniu określonych usług lub wytwarzaniu produktów na rzecz uczestników owego porozumienia.
PODZIAŁ
Outsourcing kontaktowy
ZALETY
- swoboda wyboru wykonawcy
- upraszczanie struktury
- redukcja problemów zarządczych
WADY
- konieczność wolnień
- ograniczenia w kontroli
Outsourcing kapitałowy
ZALETY
- unikanie zwolnień
- szeroka kontrola
- swoboda kształtowania cen
WADY
- dodatkowe nakłady związane z wyłączeniem
- brak możliwości radykalnych zmian
Cele outsourcingu
- zwiększenie elastyczności działania przedsiębiorstwa macierzystego
- redukcja problemów operacyjnych
- koncentracja na działalności kluczowej - obniżenia kosztów
- zwiększenie swobody strategicznej
- lepsze wykorzystanie majątku i poprawy wyników działalności przedsiębiorstwa
- uproszczenie struktur i procedur organizacyjnych
- obiektywizacja wyników ekonomicznych
Funkcje
- pozyskiwanie surowców
- produkcja materiałów i półfabrykatów
- produkcja detali (komponentów)
- produkcja podzespołów i ich sprzedaż i obsługa posprzedażna (serwis)
Funkcje pomocnicze
- badania i rozwój
- zaopatrzenie
- gospodarka materiałowa
- gospodarka pomocami warsztatowymi
- utrzymanie ruchu (remonty konserwacje)
- gospodarka magazynowa
- gospodarka transportowa
- gospodarka energetyczna
- ochrona środowiska
- kontrola jakości
- administracja ogólna
Mocne strony
- koncentracja na podstawowej działalności
- większy zakres usług
- łatwy dostęp do nowości
- lepsza jakość usług
- bardziej efektywne wykorzystanie czasu pracy
- oszczędność
Słabe strony
- nie można delegować odpowiedzialności
- niemożność sprawdzenia kompetencji firmy outsourcingowej
- nieuczciwe wykorzystanie informacji
- postrzegania outsourcingu według modelu „win/lose”
Algorytm postępowania
inicjatywa wydzielenia
badania wstępne (sondaże)
badania szczegółowe
wdrożenie
Podjęcie decyzji
Rozpatrując kwestię outsourcingu w organizacji, powinniśmy odpowiedzieć sobie na kilka kluczowych pytań:
- jakie są podstawowe obszary działania firmy?
- jakie obszary działania firmy nie należą do kluczowych?
- jakie bariery związane z kontaktem mogą wystąpić w organizacji (personalne, wiedza,
koszty)?
- jaki wpływ będzie miał outsourcing na pozostałe obszary działalności firmy?
- jakie cele i korzyści chcemy osiągnąć e współpracy z określonym usługodawcą?
- jaka relacja z usługodawcą jest najbardziej odpowiednia?