Poprawianie błędów księgowych

Prowadzenie ksiąg rachunkowych zgodnie z wymaganiami ustawy z dn. 08.11.2000 r. nakłada na podmioty gospodarcze obowiązek tzw. rzetelności ewidencji księgowej, tzn. prowadzenia jej w sposób staranny, czytelny, a błędy, które mogą się pojawić w trakcie ewidencji operacji gospodarczych należy poprawić według przyjętych w przepisach finansowych ustaleń. Powstałe błędy księgowe mogą dotyczyć:

1) dokumentacji księgowej,

2) ewidencji księgowej,

3) urządzeń księgowych.

Błędy w dokumentach księgowych to nieprawidłowe ujęcie treści zdarzeń gospodarczych, błędy rachunkowe, które należy poprawić przez skreślenie błędnego zapisu poziomą , czerwoną linią, wpisanie zapisu czytelnego, podpisanie się osoby dokonującej poprawki (tzw. parafa) oraz określenie daty poprawki. Ta metoda nie jest dozwolona w wypadku prowadzenia ksiąg rachunkowych za pomocą komputera, w przypadku, gdy dokonano już ustalenia obrotów konta, a także m.in. w czekach, dokumentach bankowych, dokumentach obcych (np.: obcych fakturach - wystawiana jest wówczas faktura korygująca).

Przykładowe zestawienie korekty:

1) operacja gospodarcza:

Zakupiono za gotówkę materiały 500,-

Błędy ujawnione w terminie późniejszym poprawione są za pomocą storna czarnego lub czerwonego, polegającego na usunięciu wpływu mylnego zapisu na końcowe saldo konta albo jednocześnie na obroty i na końcowe saldo bez dokonywania skreśleń.

Storno czarne występuje w postaci storna zupełnego i częściowego. Storno czarne zupełne to dokonanie zapisu przeciwstawnego (po przeciwnych stronach kont) w stosunku do zapisu błędnego, którego wpływ zostaje w ten sposób anulowany, a następnie poprawne zaksięgowanie operacji. Storno czarne częściowe polega na anulowaniu błędnego zapisu jedynie na koncie, na którym ten zapis wystąpił (przez zapis przeciwstawny, a więc po przeciwnej stronie konta), co zmniejsza liczbę zapisów.

Posłużenie się stornem czarnym gwarantuje uzyskanie prawidłowych sald końcowych na kontach, ale jednocześnie zniekształca obroty na tych kontach, które objęte są stornowaniem. W związku z tym stosowanie storna czarnego nie jest wskazane, szczególnie w przypadku, gdy obroty konta są podstawą do obliczenia wskaźników finansowych.

Przykład: Zakupiono za gotówkę materiały, lecz zaksięgowano je mylnie na koncie ,,Środki trwałe”.

1. Zastosowanie storna czarnego zupełnego:

1a) PK - anulowanie błędnego zapisu,

1b) PK - prawidłowy zapis operacji.

2. Zastosowanie storna czarnego częściowego:

1a) PK - anulowanie błędnego zapisu.

Storno czarne nie prowadzi do zniekształcenia obrotów. Polega ono na wykorzystaniu zapisu ujemnego - zapis stornujący jest dokonywany identycznie jak zapis błędny, ale w kolorze czerwonym, który oznacza kwotę ujemną przy sumowaniu obrotów konta jest on odejmowany.

Storno czerwone zupełnie dla poprzedniego przykładu:

1a) PK - anulowanie błędnego zapisu (kwota ujęta w ramce zastępuje zapis w kolorze

czerwonym i ma być rozumiana jako opatrzona znakiem minus),

1b) PK - prawidłowy zapis operacji.

Stosowanie jednocześnie storna czarnego i częściowego jest niedopuszczalne.

---