Administracja Publiczna

Rok III semestr VI

Studia Zaoczne Grupa F

Organizacja Archiwum Zakładowego.

Praca zaliczeniowa.

Spis treści:

Systemy kancelaryjne ................................................................................2

Archiwum zakładowe, cele i zadania ........................................................4

Materiały archiwalne i dokumentacja niearchiwalna ................................7

Literatura ...................................................................................................11

Systemy kancelaryjne.

Podstawą każdej działalności biurowej w jednostkach organizacyjnych jest przyjęty system obiegu dokumentów, który oparty jest na ściśle określonych instrukcjach. Czynności związane z przyjmowaniem dokumentów, ich opracowywaniem, obiegiem wewnątrz jednostki organizacyjnej, wysyłką oraz z przechowywaniem akt spraw załatwionych określają instrukcje kancelaryjne. Tryb uzgadniania i zatwierdzania instrukcji kancelaryjnej ma na celu czuwanie i kontrolowanie, aby powstające w trakcie załatwiania spraw dokumenty narastały w sposób właściwy i zgodnie z obowiązującymi przepisami prawnymi i archiwalnymi. Ustalony instrukcją kancelaryjną sposób wykonywania wyżej wymienionych czynności nazywamy systemem kancelaryjnym. Wyróżniamy dwa systemy kancelaryjne: dziennikowy i bezdziennikowy.

1. System dziennikowy opiera się na ciągłej rejestracji dokumentów w danym roku kalendarzowym, a podstawę rejestracji wszystkich pism i dokumentów stanowi tzw. dziennik kancelaryjny, od którego system ów przyjął swoją nazwę. Zasadniczą cechą systemu kancelaryjnego dziennikowego jest wyeksponowanie numeru kolejnego z dziennika kancelaryjnego, pod którym jest rejestrowane w porządku chronologicznym każde pismo wpływające i wysyłane. Numer ten, łamany przez dwie ostatnie cyfry roku, stanowi jednocześnie znak pisma, na który należy się powołać przy udzielaniu odpowiedzi Znak ten nanosi się na pismo w lewym górnym rogu pod nazwą wystawcy pisma. Wciąganie do dzienników kancelaryjnych wszystkich pism nadsyłanych do jednostek organizacyjnych i z nich wysyłanych ułatwia odszukanie pisma w czasie jego załatwiania i umożliwia odnalezienie osób odpowiedzialnych za ich załatwienie w tych przypadkach, gdyby pismo zaginęło. W małych instytucjach gdzie nie ma wydzielonych komórek organizacyjnych tzw. kancelarii czynności związane z rejestracją dokumentów wykonują sekretariaty, jednakże w dużych jednostkach wymaga to całego sztabu personelu co znacząco co znacząco podnosi koszta działalności. System kancelaryjny dziennikowy jest prosty lecz bardzo pracochłonny i hamuje sprawny obieg dokumentów. Jego zaletą jest możliwość kontroli pisma w każdej fazie załatwiana sprawy. W nowoczesnych jednostkach organizacyjnych system ten może być prowadzony komputerowo co znacząco upraszcza czynności ewidencyjne i przyspiesza załatwianie spraw.

2. Systemem bezdziennikowy zrywa z rejestracją w dziennikach kancelaryjnych, a charakterystyczną cechą systemu bezdziennikowego jest rejestrowanie spraw, a nie poszczególnych pism, jak to się odbywało w tradycyjnym systemie dziennikowym. Sprawę rejestruje się tylko raz, na podstawie pisma wszczynającego daną sprawę. Następnie pisma dotyczące tej samej sprawy nie są już wpisywane do spisu spraw, a jedynie w obrębie pieczęci wpływu na piśmie odnotowuje się znak całej sprawy. Stała cechą rozpoznawczą sprawy i pisma w systemie bezdziennikowym jest znak sprawy, który składa się z następujących elementów:

• symbol (najczęściej literowy) komórki organizacyjnej,

• symbol klasyfikacyjny (cyfrowy) według wykazu akt,

• kolejny numer, pod którym sprawa została zarejestrowana w spisie spraw,

• dwie ostatnie cyfry roku kalendarzowego,

• w biurowości skomputeryzowanej, znak sprawy jest jednocześnie nazwą pliku.

W systemie bezdziennikowym ogromną rolę odgrywa wykaz akt, który ujmuje całą produkcję aktową w grupy jednorodne lub pokrewne pod względem przedmiotowym sprawy, wchodzące w zakres właściwości poszczególnych komórek organizacyjnych. Wykaz akt stał się tym samym głównym czynnikiem porządku kancelaryjnego jednostek organizacyjnych oraz podstawą formowania teczek i formułowania ich tytułów. W związku bowiem z ograniczeniem rejestracji pism do minimum, dotarcie do właściwej teczki akt ułatwia jedynie dobra znajomość wykazu. Pozwala on personelowi kancelaryjno-biurowemu odszukać szybko poszukiwaną sprawę lub pismo.

Jednolity rzeczowy wykaz akt stanowi jednolitą, niezależną od struktury organizacyjnej urzędu czy innej instytucji, klasyfikację akt powstających w toku działalności oraz zawiera ich kwalifikację archiwalną. Obejmuje on wszystkie sprawy i zagadnienia z zakresu działalności instytucji, oznaczone w poszczególnych pozycjach symbolami, hasłami i kategorią archiwalną. Wykaz ten służy do oznaczania, rejestracji, łączenia i przechowywania akt Wykaz akt nie jest spisem poszczególnych akt i dokumentów. Jest on oparty na systemie klasyfikacji dziesiętnej. Dzieli on całość wytwarzanej dokumentacji na maksymalnie 10 grup zasadniczych, oznaczonych symbolami klasyfikacyjnymi systemu dziesiętnego od O do 9. Z kolei klasy pierwszego rzędu i kolejnych rzędów dzielą się na dalsze klasy, przy czym ich liczba, w zależności od potrzeb, może być mniejsza od dziesięć, np.: 0 - Zarządzanie, 1 - Kadry, 2 - Środki rzeczowe, 3 - Ekonomikę.

Konsekwentne stosowanie systemu bezdziennikowego i wynikających z niego zasad rejestrowania spraw oraz znakowania pism i ich grupowania przyniosło i przynosi poważne korzyści jednostkom organizacyjnym. Korzyści materialne - ponieważ przerzucenie czynności kancelaryjnych z registratury na urzędników - prowadzi w konsekwencji do obniżenia kosztów administracji. Korzyści merytoryczne - gdyż przestrzeganie jednolitych w całej jednostce zasad tworzenia teczek ułatwia szybkie dotarcie do dokumentacji przechowywanej w komórkach organizacyjnych, co z kolei nie pozostaje bez wpływu na efektywność pracy biurowej.

Dalszą cechą tego systemu jest to, że już w czasie zakładania akt spraw kwalifikuje się je do odpowiednich kategorii archiwalnych.

Archiwum zakładowe, cele i zadania.

Zgodnie z ustawą archiwalną sprawą o szczególnym znaczeniu dla potrzeb państwa i badań naukowych, a także dla ochrony dóbr kultury narodowej, jest odpowiednie zabezpieczenie całej dokumentacji współczesnej, jaka powstaje w Rzeczpospolitej i jej placówkach oraz przedstawicielstwach zagranicznych. Zadanie to spoczywa nie tylko na archiwach państwowych, ale przede wszystkim na archiwach zakładowych i to zarówno państwowych, jak i niepaństwowych. Archiwum oznacza komórkę organizacyjną w instytucji powołaną do przejmowania, przechowywania, porządkowania i zabezpieczania materiałów archiwalnych. Dokumentacja, powstająca w organach państwowych i państwowych jednostkach organizacyjnych oraz napływająca do nich, jest przechowywana przez te jednostki w okresach ustalonych na podstawie wykazów akt, po czym dokumentacja, która stanowi materiały archiwalne jest przekazywana do archiwów państwowych, a dokumentacja niearchiwalna ulega wybrakowaniu. Archiwa niepaństwowych jednostek organizacyjnych przekazują materiały archiwalne do archiwów państwowych dopiero w momencie ustania działalności tych jednostek. Archiwum zakładowe jest to wyodrębniona komórka organizacyjna w urzędzie, instytucji, przedsiębiorstwie zajmująca się przejmowaniem dokumentacji z komórek organizacyjnych, jej przechowywaniem, ewidencjonowaniem, udostępnianiem, brakowaniem oraz przekazywaniem materiałów archiwalnych do archiwów państwowych. Rodzaj archiwum zakładowego jest uzależniony od charakteru zgromadzonej w nim dokumentacji. Archiwa zakładowe, w zależności od stosunku własności dokumentacji można podzielić na:

• archiwa przejściowe - powołane do czasowego przechowywania dokumentacji państwowych jednostek organizacyjnych,

• archiwa samorządowe - gromadzą i przechowują dokumentację samorządu terytorialnego i samorządowych jednostek organizacyjnych,

• archiwa kościelne - dokumentacja archidiecezji, diecezji i klasztorów,

• archiwa zbiorcze albo wielozakładowe - powołane do czasowego przechowywania dokumentacji kilku różnych jednostek organizacyjnych,

• archiwa zjednoczone - powołane do przechowywania dokumentacji szeregu twórców zespołów, związanych ze sobą zasadą podporządkowania (np.: sądy okręgowe i rejonowe) lub jednorodnych pod względem wykonywanych funkcji (np.: urzędy skarbowe i urzędy kontroli skarbowej),

• archiwa partii politycznych, związków zawodowych, organizacji społecznych, towarzystw, fundacji i dużych przedsiębiorstw prywatnych,

• archiwa rodzinne - gromadzące spuścizny osób fizycznych, rodzin i rodów.

Natomiast w jednostkach organizacyjnych, które nie wytwarzają materiałów archiwalnych funkcjonują tylko składnice akt. Różnica pomiędzy archiwami zakładowymi a składnicami akt polega więc na tym, że archiwa zakładowe przechowują materiały archiwalne i dokumentację niearchiwalna, podczas gdy składnice akt przechowują tylko dokumentację niearchiwalna. Każde archiwum zakładowe i składnica akt, bez względu na swój charakter, spełnia w swojej jednostce organizacyjnej określone cele i zadania. Podstawowym celem każdego archiwum zakładowego jest zabezpieczanie dokumentacji wytwarzanej przez daną jednostkę organizacyjną. Przed każdym archiwum zakładowym i składnicą akt stoją następujące zadania:

• współpraca z komórkami organizacyjnymi w zakresie prawidłowego tworzenia teczek spraw i przygotowania ich do przekazania do archiwum zakładowego lub składnicy akt,

• przechowywanie i zabezpieczanie dokumentacji,

• prowadzenie ewidencji posiadanej dokumentacji,

• porządkowanie dokumentacji,

• udostępnianie dokumentacji,

• inicjowania brakowania dokumentacji niearchiwalnej i przekazywanie jej do zniszczenia,

• przekazywanie (w przypadku archiwów zakładowych) materiałów archiwalnych do archiwów państwowych,

• utrzymywanie stałych kontaktów z właściwym terenowo archiwum państwowym,

• składanie sprawozdań z działalności archiwum.

Zachodzące w kraju zmiany ustrojowe spowodowały zasadniczą zmianę stosunków własnościowych. Sektor państwowy uległ podstawowemu zawężeniu, wprowadzenie zaś gospodarki wolnorynkowej doprowadziło do likwidacji wielu jednostek organizacyjnych, a jeszcze inne poddano przekształceniom, skomunalizowano bądź sprywatyzowano. W nowych warunkach ekonomicznych w stanie likwidacji czy też upadłości znajduje się również wiele podmiotów niepaństwowych. W tej sytuacji niezwykle często pojawia się problem związany ze sposobem postępowania z dokumentacją reorganizowanych bądź likwidowanych jednostek organizacyjnych. Obowiązujące w tym zakresie przepisy prawa są rozproszone, co utrudnia ich jednoznaczną interpretację, a w konsekwencji może narazić zasób archiwalny likwidowanych jednostek organizacyjnych na fizyczne zniszczenie, co z kolei zagrożone jest określonymi sankcjami prawnymi. W przypadku likwidowanej (przekształcanej) jednostki istotne jest ustalenie czy mamy do czynienia z materiałami archiwalnymi kat. A, czy też cały zasób tworzy dokumentacja niearchiwalna kat. B. Ustawa archiwalna wyróżnia wprawdzie w narodowym zasobie archiwalnym, w zależności od stosunku własności materiałów:

• państwowy zasób archiwalny,

• niepaństwowy zasób archiwalny,

jednak stanowi jednocześnie, że materiały archiwalne z chwilą ustania działalności jednostek niepaństwowych stają się własnością państwa i wchodzą do państwowego zasobu archiwalnego. A zatem jedynym sukcesorem materiałów archiwalnych zlikwidowanych (lub przekształconych) jednostek organizacyjnych jest państwo, natomiast materiały te, jako szczególne dobra kultury, podlegają bezwarunkowemu przekazaniu do archiwów państwowych. Ustawodawca jednocześnie też stwierdził, że materiały archiwalne wchodzące do państwowego zasobu archiwalnego nie mogą być zbywane, to znaczy przekazywane innym jednostkom organizacyjnym, a w szczególności niepaństwowym. Ustawowe prawo archiwów państwowych do przejmowania materiałów archiwalnych zlikwidowanych (przekształconych) jednostek organizacyjnych nie podlega przedawnieniu i obowiązuje również, gdy cała własność likwidowanej jednostki została na podstawie umowy notarialnej przekazana innej jednostce organizacyjnej. W szczególnych uzasadnionych przypadkach, kiedy materiały archiwalne są absolutnie niezbędne do dalszej działalności nowych podmiotów, archiwa państwowe mogą wyrazić zgodę na czasowe (najczęściej dziesięcioletnie) przechowywanie i korzystanie z materiałów archiwalnych przez nową jednostkę na podstawie umowy użyczenia. Umowa taka musi zabezpieczyć prawidłowe przechowywanie materiałów archiwalnych i zapewnić archiwom państwowym okresową kontrolę użyczonych archiwaliów. Do umowy użyczenia powinien być dołączony spis zdawczo-odbiorczy użyczonych archiwów.

Znacznie bardziej złożony jest problem dalszego zabezpieczenia dokumentacji niearchiwalnej. Nie istnieje żadna prawna możliwość przekazania dokumentacji niearchiwalnej do archiwów państwowych. Prawny obowiązek zabezpieczenia nie przeterminowanej dokumentacji niearchiwalnej państwowych jednostek organizacyjnych spoczywa na sukcesorze, a w razie jego braku - na organie założycielskim, który ma wtedy obowiązek przejęcia przedmiotowej dokumentacji do swojego zasobu, a następnie musi zapewnić mu pełną obsługę. W razie niemożności przejęcia i dalszego zabezpieczenia nie przeterminowanej dokumentacji niearchiwalnej, zlikwidowanej państwowej jednostki organizacyjnej, organ założycielski może w drodze porozumienia-umowy powierzyć to zadanie specjalnym firmom przechowalniczym, z których najbardziej profesjonalną i solidną jest Stowarzyszenie Archiwistów Polskich. Organy samorządu terytorialnego mają prawny obowiązek zabezpieczenia nie przeterminowanej dokumentacji niearchiwalnej własnych samorządowych jednostek organizacyjnych, o ile takowe mogłyby ulec likwidacji oraz tylko tych, niegdyś państwowych, które zostały skomunalizowane, a następnie zlikwidowane lub przekształcone. Sukcesorem prawnym dla nie przeterminowanej dokumentacji niearchiwalnej jednostek spółdzielczych jest związek rewizyjny, w którym była zrzeszona spółdzielnia lub organizacja spółdzielcza, a w przypadku gdy takiego związku nie ma lub w razie jego likwidacji - Krajowa Rada Spółdzielcza. Likwidująca się spółdzielnia może swój zasób archiwalny przekazać Stowarzyszeniu Archiwistów Polskich. Spółki prawa handlowego (z wyjątkiem jednoosobowych spółek Skarbu Państwa) oraz różnego rodzaju stowarzyszenia, organizacje społeczne i fundacje z chwilą likwidacji nie mają w zasadzie sukcesora, co nie zwalnia jednak kierownictwa tych jednostek z prawnego obowiązku zabezpieczenia nie przeterminowanej dokumentacji niearchiwalnej, a działania zmierzające do jej dalszego zachowania podejmują we własnym zakresie. Podmioty takiej w razie zakończenia działalności mają także obowiązek, zgodnie z art. 76 ustawy o rachunkowości z dnia 29 września 1994 r. poinformować właściwy sąd gospodarczy oraz urząd skarbowy o miejscu przechowywania ich dokumentacji.

Materiały archiwalne i dokumentacja niearchiwalna.

Współczesna dokumentacja jest bardzo zróżnicowana jeśli chodzi o jej wartość poznawczą albo przydatność dla gospodarki narodowej czy dla bieżącego funkcjonowania określonej jednostki organizacyjnej. Przyjęte sprawozdanie roczne i bilans nie mają już większego znaczenia dla dalszego rozwoju wielkiego przedsiębiorstwa, ale za to stanowią kapitalne źródło dla historyka gospodarczego. Za to faktura, raport kasowy, wyciąg bankowy czy inny pojedynczy dowód księgowy mają najczęściej bardzo wymierny, praktyczny, bo dowodowy walor dla przedsiębiorstwa, lecz prawie żaden dla badacza, który nie chce tonąć w materiałach jednostkowych i poszukuje przekazów syntetyzujących. Zgodnie z ustawą o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach oraz rozporządzenia Dyrektora Archiwów Państwowych i Techniki ustalono zasady klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji ze względu na okresy jej przechowywania. Całą dokumentację dzieli się na:

1. Dokumentacja stanowiąca „materiały archiwalne”, wchodzące w skład państwowego zasobu archiwalnego. Materiały archiwalne oznacza się symbolem „A" i przeznaczone są na wieczyste przechowywanie. Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Nauki, Szkolnictwa Wyższego i Techniki z 25 lipca 1984 r. materiały, o których mowa, należy przechowywać w archiwum zakładowym przez okres 25 lat od chwili ich wytworzenia, a po upływie tego okresu przekazać je do archiwum państwowego. Przy ustalaniu wykazu państwowych jednostek organizacyjnych, w których powstają materiały archiwalne, uwzględniono następujące kryteria:

• rodzaj jednostki organizacyjnej,

• przedmiot i charakter działalności oraz zasięg działania,

• wielkość produkcji,

• jej funkcje organizacyjne w ramach struktury administracyjnej i gospodarczej kraju,

• treść dokumentów i stopień koncentracji informacji,

• znaczenie historyczne i regionalne materiałów archiwalnych dla dokumentowania dziejów regionu (politycznych, społecznych, gospodarczych, kulturalnych, naukowych).

Dąży się, aby ilość akt zaliczanych do materiałów archiwalnych nie była zbyt duża, ale dawała obraz najważniejszych wydarzeń zachodzących w kraju, województwie, gminie czy zakładzie pracy, kierując się tymi względami, do materiałów archiwalnych zalicza się następujące rodzaje akt:

• akta normatywne własne (statuty i inne dokumenty założycielskie normujące podstawy działania danej jednostki organizacyjnej, regulaminy, schematy struktury organizacyjnej, zarządzenia i okólniki wydane przez własne kierownictwo),

• protokoły posiedzeń organów kolegialnych w sprawach zasadniczych (np.: sesji rad narodowych, posiedzeń ich prezydiów, komisji działających w zakładzie pracy, organów doradczych istniejących przy dyrekcjach), łącznie z referatami i sprawozdaniami z tych posiedzeń,

• roczne, pięcioletnie i perspektywiczne plany pracy oraz sprawozdania z ich wykonania,

• sprawozdania jednorazowe (zwłaszcza opisowe) oraz sprawozdania obejmujące krótszy okres sprawozdawczy niż rok, nie mające odbicia w sprawozdawczości rocznej,

• plany i sprawozdania roczne finansowe (bilanse z załącznikami),

• opracowania statystyczne ze znakiem GUS roczne i jednorazowe,

• dokumentację dotyczącą wynalazczości i racjonalizacji (wdrożoną i nie wdrożoną do produkcji),

• ważniejsze umowy kooperacyjne zwłaszcza międzynarodowe,

• koszty i ceny (analizy ekonomiczne),

• prace naukowe, przede wszystkim niepublikowane,

• kroniki i historia zakładu,

• 2 komplety własnych wydawnictw,

• akta osobowe pracowników wywierających istotny wpływ na działalność określonej jednostki organizacyjnej, jednostek podległych a nawet określonej gałęzi czy działu gospodarki narodowej. Są to akta następujących grup pracowników: kadry kierowniczej, samodzielnych pracowników naukowo-badawczych, twórców kultury, samodzielnych pracowników naukowo-badawczych, robotników przedsiębiorstw, w których stanowią oni podstawową grupę zatrudnionych. Ponadto około 2-5% akt osobowych z każdej grupy zatrudnionych, wybranych przykładowo przez archiwa państwowe. Wybór do kategorii „A" mogą stanowić wyłącznie akta osobowe tych pracowników, którzy przepracowali w danym zakładzie pracy minimum 5 lat i charakteryzowali się dobrymi wynikami w pracy zawodowej i działalności społeczno-politycznej,

• księgi stanu cywilnego (urodzeń, małżeństw, zgonów),

• dokumentację techniczną dotyczącą ważniejszych obiektów, projektów typowych, nowych procesów technologicznych oraz obiektów mających wartość artystyczną lub zabytkową ( po jednym komplecie w pełni czytelnych odbitek wraz z częścią opisową),

• dokumentację mierniczo - geologiczną,

• oryginały map, planów i szkiców terenowych,

• normatywy kancelaryjne i archiwalne (instrukcja kancelaryjna, jednolity rzeczowy wykaz akt i instrukcja archiwalna),

• środki ewidencyjne zasobu archiwum zakładowego,

• protokoły brakowania akt wraz ze spisami dokumentacji niearchiwalnej.

Może zaistnieć taka sytuacja, że egzemplarz przeznaczony na wieczyste przechowywanie w komórce merytorycznej lub archiwum zakładowym zaginał lub została przypadkowo zniszczony. W takich przypadkach należy zakwalifikować do kategorii „A" egzemplarz zachowany w aktach innej komórki organizacyjnej. Jeśli brak jest i tych akt, należy zakwalifikować do kategorii „A" odpowiednie materiały zastępcze, które pozwolą wypełnić lukę bez uszczerbku dla przyszłych potrzeb naukowych. W celu prawidłowego kształtowania państwowego zasobu archiwalnego archiwa państwowe co najmniej raz na trzy lata przeprowadzają kontrolę archiwów zakładowych w celu prawidłowego zabezpieczenia materiałów archiwalnych.

2. Dokumentacja niearchiwalna, która nie stanowi materiałów archiwalnych, zwana „dokumentacją niearchiwalną", oznacza się symbolem „B", z tym że:

• symbolem „B" z dodaniem cyfr arabskich oznacza się kategorię dokumentacji o czasowym znaczeniu praktycznym, która po upływie obowiązującego okresu przechowywania podlega brakowaniu,

• symbolem „Bc" oznacza się kategorię dokumentacji posiadającej krótkotrwałe znaczenie praktyczne, która po pełnym jej wykorzystaniu jest przekazywana na makulaturę bezpośrednio z komórek organizacyjnych,

• symbolem „BE" oznacza się dokumentację, która po upływie obowiązującego okresu przechowywania podlega ekspertyzie archiwalnej ze względu na jej formę, treść i znaczenie. Ekspertyzę przeprowadza właściwe archiwum państwowe, które może dokonać zmiany kategorii tej dokumentacji i uznać ją za materiały archiwalne, np.: niektóre akta osobowe, analizy wycinkowe, skargi i wnioski.

Dokumentacja niearchiwalna dzieli się na kilka grup w zależności od obowiązujących terminów przechowywania. Okresy te są uzależnione od potrzeb praktycznych i urzędowych, a często zostały oznaczone w odpowiednich przepisach prawnych. Okres przechowywania dokumentacji niearchiwalnej liczy się od l stycznia roku kalendarzowego po zakończeniu teczki akt spraw. Dla pewnego rodzaju akt za zakończenie sprawy uważa się:

• dla akt personalnych datę rozwiązania umowy o pracę,

• dla akt normatywnych (zarządzeń, okólników, instrukcji) zakończenie sprawy następuje wówczas, gdy dany akt normatywny jest anulowany i zastąpiony nowym,

• dla akt sądowych zakończenie sprawy następuje po uprawomocnieniu wyroku,

• dla dokumentacji technicznej dotyczącej własnych obiektów, maszyn i urządzeń zakończenie sprawy następuje, gdy obiekt zostaje rozebrany lub całkowicie ulegnie zniszczeniu,

• dokumentacji mierniczo-geologicznej w kopalni zakończenie sprawy następuje z chwilą zakończenia eksploatacji na danym obszarze górniczym,

• dla polis ubezpieczeniowych za zakończenie sprawy uważa się datę wygaśnięcia ubezpieczenia, chyba, że polisa została przedłużona na następny okres.

Z tego wynika, że ostateczne zakończenie sprawy ma bezpośredni wpływ na okres przechowywania dokumentacji niearchiwalnej. Okresy przechowywania poszczególnych rodzajów dokumentacji niearchiwalnej określone są w resortowych lub zakładowych jednolitych rzeczowych wykazach akt. Najczęściej spotykanymi terminami przechowywania tej grupy akt są:

• 50 lat - przechowuje się akta osobowe niezakwalifikowane do materiałów archiwalnych, pomoce ewidencyjne do akt osobowych (np.: skorowidze, karty personalne, wykazy imienne pracowników). W przypadku, gdy zostanie stwierdzony brak akt personalnych należy wydłużyć okres przechowywania list płac bądź imiennych kart wynagrodzeń do lat 50, ponieważ te akta będą stanowiły materiał zastępczy.

• 25 lat - obowiązuje w tych składnicach akt, które nie tworzą państwowego zasobu archiwalnego (własne akty normatywne, protokoły z posiedzeń ciał kolegialnych, plany i sprawozdania roczne itp.).

• 12 lat - obejmuje takie akta jak: listy płac, imienne karty zbiorcze płac, za okresy roczne lub dłuższe, ujmujące zarobki za poszczególne miesiące.

• 10 lat - przechowywane są następujące rodzaje akt: zbiór aktów normatywnych władz nadrzędnych, sprawy sądowo-administracyjne, planowanie i sprawozdawczość jednostek podległych, ubezpieczenia zbiorowe, księgi, rejestry i dowody rachunkowe dotyczące podatków i opłat. Służba zdrowia przez 10 lat przechowuje karty i historie chorób, karty doraźnej pomocy, księgi wypadkowe oraz dzienniki pracy pogotowia ratunkowego. Omawiany okres 10-letni jest terminem przedawnienia spraw, ustalony w art. 118 kodeksu cywilnego.

• 5 lat - przechowywany jest ten rodzaj dokumentacji, który powstaje w każdym zakładzie pracy. Do dokumentacji niearchiwalnej kategorii B5 zgodnie z zarządzeniem Ministra Finansów z dnia 16 listopada 1983 r. w sprawie ogólnych zasad prowadzenia rachunkowości przez jednostki gospodarki uspołecznionej zalicza się: księgi rachunkowe, zestawienia sald i obrotów, karty kontowe, salda i obroty kont ujęte na magnetycznych nośnikach informacji, sprawozdania finansowe za okresy nie kończące roku. Przez pięć lat przechowujemy m.in. opinie prawne, projekty planów własnych (jednostkowych i zbiorczych), kontrole wycinkowe, książki kontroli, umowy o prace zlecone, wnioski o odznaczenia, legitymacje ubezpieczeniowe.

• 3 lata - obejmuje skargi i wnioski przekazane do załatwienia według właściwości, zwolnienia lekarski, zezwolenia na prace dodatkowe, skierowania na wczasy pracownicze, limitowanie paliw i energii, rysunki robocze i materiały pomocnicze do projektów. Przez trzy lata można przechowywać dowody księgowe lecz bardzo często główny księgowy wydłuża okres do pięciu lat.

• 2 lata - przez ten czas przechowuje się zezwolenia oraz karty udostępniania akt, statystyczne opracowania cząstkowe, informacje dla prasy, radia i telewizji o działalności jednostek podległych, obsługa wystaw i pokazów, zaproszenia, życzenia, podziękowania, zapotrzebowanie i werbunek pracowników, rekrutacja uczestników szkolenia, listy i karty urlopowe, wnioski pracowników przechodzących na emeryturę lub rentę, eksploatacja własnych lub obcych środków transportowych, plany i raporty kasowe, grzbiety książeczek czekowych oraz kopie asygnat i kwitariuszy.

• Ostatnią grupę tworzą akta manipulacyjne oznaczone symbolem „Bc". Do nich zaliczamy dowody doręczeń opłat pocztowych, współpracę między komórkami organizacyjnymi własnej jednostki, obsługę administracyjną kursów szkoleniowych, dojazdy do pracy, listy obecności, karty zegarowe, korespondencję dotyczącą uzgadniania sald, deklaracje podatkowe i kopie zaświadczeń o płacach. Dokumentację tego typu przekazujemy na makulaturę bezpośrednio z komórek organizacyjnych, pomijając archiwum zakładowe, na podstawie ogólnie stosowanych przepisów dotyczących brakowania akt.

Często zdarza się, że w jednej teczce przechowywane są akta o różnych okresach przechowywania. Wówczas należy całą teczkę zakwalifikować do najdłuższego okresu przechowywania. Podobnie należy postąpić, jeżeli w jednym poszycie przechowuje się materiały archiwalne z dokumentacją niearchiwalną. Jeżeli nie ma możliwości wyłączenia z poszytu dokumentacji niearchiwalnej, to cały poszyt należy zakwalifikować do kategorii „A". Omówione okresy przechowywania kierownicy jednostek organizacyjnych lub osoby uprawnione mogą wydłużyć, jeśli jest ku temu uzasadniona konieczność, np. w związku z kontrolą ze strony władz finansowych lub toczącym się postępowaniem karnym. Natomiast skrócić okres przechowywania lub dokonać przekwalifikowania akt do innej kategorii archiwalnej może tylko upoważniony przedstawiciel państwowej służby archiwalnej.

Z punktu widzenia zasad archiwalnych przedstawiony podział dokumentacji jest najważniejszy. Warunkuje on bowiem nie tylko okresy obligatoryjnego przechowywania różnych grup rzeczowych dokumentacji, lecz także odmienność postępowania z tą dokumentacją w trakcie jej gromadzenia, porządkowania, ewidencjonowania i przechowywania w archiwum zakładowym lub składnicy akt.

Literatura:

1. Organizacja pracy kancelaryjnej - opracowanie Sabina Klimkiewicz,

2. Organizacja i zadania archiwów zakładowych i składnic akt -opracowanie Waldemar Wysocki,

3. Postępowanie z dokumentacją w razie ustania działalności lub reorganizacji jednostki organizacyjnej - opracowanie Jan Macholak,

4. Podział akt na materiały archiwalne i dokumentację niearchiwalną -ogólne zasady kwalifikacji akt.

11

---