Czym jest i na czym polega outsourcing
21.11.2005, 13:51
Czym jest i na czym polega outsourcing
"Jeśli jest coś czego nie potrafimy zrobić wydajniej, taniej i lepiej niż nasi konkurenci, nie ma sensu żebyśmy to robili; powinniśmy zatrudnić do wykonania tej pracy kogoś, kto zrobi to lepiej" - twierdził Henry Ford. Nazwa outsourcing pochodzi z języka angielskiego i jest skrótem od trzech słów: outside-resource-using. Oznacza ona korzystanie z zewnętrznych źródeł. I tak właśnie outsourcing polega na przekazywaniu zadań, funkcji, projektów i procesów do realizacji firmie zewnętrznej.
Decydując się na podjęcie współpracy z wybranym usługodawcą należy bardzo starannie i dokładnie rozważyć czy może on zapewnić działania na najwyższym poziomie. Z pewnością powinien on być wyspecjalizowany w realizowaniu zadań z dziedziny, którą chcemy mu powierzyć do wykonania.
Zależnie od wiedzy, środków i priorytetów organizacje podejmują decyzje o tym, jakie potencjalne obszary i w jakiej formie mogą „outsourcować”. Klient ma do wyboru outsourcing pełny lub selektywny. W pierwszym przypadku podpisuje umowę na kompleksową obsługę przez zewnętrznego usługodawcę, w drugim dokonuje wyboru, jakie obszary objąć umową. Możliwość selekcji pozwala na maksymalne dopasowanie świadczonych usług do aktualnych potrzeb firmy i jest rezultatem rachunku opłacalności oferowanych przez usługodawcę wariantów.
Długoterminowe zlecanie pełnienia głównych funkcji działów pomocniczych zewnętrznemu usługodawcy, służyć ma zwiększaniu wartości, jaką firma przedstawia dla udziałowców. Zlecenie takie pozwala organizacji skupić się na celach strategicznych oraz realizowaniu przyjętej misji. Podstawę przy wyborze dziedzin, które chcemy i możemy „outsourcować” stanowi zdefiniowanie tzw. "core business" czyli zasadniczych funkcji i misji biznesu oraz odpowiedzenie sobie na pytanie, gdzie tkwi prawdziwa wartość firmy? Należy pamiętać o tym, że silne strony, w znaczeniu strategicznym, muszą pozostać w firmie. Nie należy ich powierzać w cudze ręce. Można oczywiście objąć outsourcingiem funkcje pomocnicze wspierające główną strategię tj. finanse, kadry, obsługę klienta czy prace inżynieryjne. Przy powierzaniu prostych funkcji ubocznych takich jak sprzątanie, ochrona czy catering decyzja o zleceniu ich firmie zewnętrznej jest prostsza.
Outsourcing ma więc różne oblicza. Począwszy od prostych projektów usprawniających procesy biznesowe, powodujących wzrost konkurencyjności firmy, obniżenie kosztów i po prostu ułatwiających życie - po skomplikowane projekty, które prowadzą niekiedy do powstania "organizacji wirtualnej" czy też mogą przekształcić się w trwałe alianse strategiczne.
Należy tu zwrócić uwagę, aby outsourcingu nie utożsamiać i nie mylić z umową zleceniem. W przeciwieństwie do umowy zlecenia, outsourcing jest działaniem długoterminowym i tworzy zupełnie nowy rodzaj więzi pomiędzy firmami. Nie jest to relacja dostawca - odbiorca, lecz układ partnerski, w którym obie strony mają wygrać. Wiele czynności, a niejednokrotnie całych projektów z dziedziny badań marketingowych, reklamy, public relations, informatyki, obsługi finansowej i szkoleń do tej pory wykonywanych własnymi siłami przedsiębiorstw firmy zlecają dzisiaj na zewnątrz - wyspecjalizowanym usługodawcom. Występują tutaj o wiele bardziej skomplikowane powiązania i formy współpracy niż ma to miejsce w przypadku umowy zlecenia.
Najbardziej popularne obszary oddawane w outsourcing to:
• administracja funkcji kadrowych
• szkolenia
• administracja systemów informatycznych
• finanse i rachunkowość
• audyt wewnętrzny
• podatki
• zarządzanie środkami trwałymi
• zaopatrzenie
• zarządzanie wydrukiem i dokumentami
• obsługa klienta
Co można zyskać korzystając z outsourcingu?
Podstawowa korzyść płynąca z pozbycia się funkcji ubocznych i pomocniczych, będąca głównym argumentem przemawiającym do tej pory za outsourcingiem - to redukcja kosztów. Tradycyjnie outsourcing stosowany jest wówczas, gdy dostępne zasoby zewnętrzne są tańsze od wewnętrznych. Coraz istotniejsze jednak zdają się być czynniki, takie jak: dążenie do realizacji usług na najwyższym poziomie, specjalizacja pracy, koncentracja na funkcjach biznesowych, dostęp do specjalistycznej wiedzy. Outsourcing pozwala na koncentrację sił, środków i procesów zarządczych na zasadniczych celach firmy. Organizacja osiąga lepsze wyniki i rośnie jej wartość rynkowa. Firma zwiększa elastyczność swoich działań, a poprzez oszczędność czasu i zasobów ludzkich również wydajność.
Usługi outsourcingowe dają dostęp do wiedzy i doświadczenia liderów rynkowych oraz ogólnoświatowej bazy danych. Ekspert skierowany do współpracy z przedsiębiorstwem korzysta z całej wiedzy zgromadzonej w firmie doradczej, z firmowych baz danych, porad innych ekspertów. Zatrudnienie ekspertów z zewnątrz jest związane z efektywniejszym wykorzystaniem czasu - ekspert pracuje tylko wówczas, gdy jest rzeczywiście potrzebny, niekoniecznie na pełnym etacie. Takie rozwiązanie powoduje nie tylko redukcję kosztów, ale i ryzyka związanego z poszukiwaniem i zatrudnieniem własnych specjalistów.
Podstawowe korzyści z outsourcingu:
• umożliwia koncentrację na podstawowych celach działalności;
• pozwala utrzymać zdecydowanie niższy poziom zatrudnienia, zapewniając jednocześnie wykwalifikowany personel dla zadań podstawowych;
• zapewnia najwyższą jakość usług w oparciu o doświadczenia oraz specjalizację firm świadczących je;
• zmniejsza nakłady inwestycyjne na utrzymywanie bazy technicznej i organizacyjnej powierzonych działalności,
• odciąża różne działy firmy np. zaopatrzenie, rekrutację, itd.
Podejmując współpracę na zasadzie outsorcingu można wiele zyskać, ale można też wiele stracić. Outsourcing ma oczywiście i negatywne strony. Pojawiają się one zarówno w organizacji oddającej część swoich zadań w cudze ręce jak i po stronie firmy zewnętrznej. Taką ewentualną pułapką może być chęć zbyt dużej redukcji kosztów. Redukcja wydatków jest pierwotną korzyścią płynącą z outsourcingu, ale zbyt duże parcie na ich zmniejszenie może doprowadzić wykonawcę do działania na granicy opłacalności, co na pewno obniży jakość projektu. Dojść może również do wyboru firmy outsourcingowej na podstawie relacji pozamerytorycznych. Wykonaniu długoterminowych projektów nie służą zbyt częste zmiany dostawców, chyba że obecny nie spełnia stawianych mu wymagań. Świadczy to jednak o złym początkowym wyborze i wina leży tu po naszej stronie.
Jedną z pułapek, w którą łatwo wpaść jest zbytnie delegowanie odpowiedzialności za prawidłowy przebieg programu. Podejście - „outsourcowaliśmy to i mamy to z głowy” jest błędne. Można delegować do wykonania wiele zadań, ale nie można delegować odpowiedzialności.
Negatywne strony outsourcingu tkwią również w firmach oferujących swoje usługi. Zdarza się, że są to firmy bez odpowiedniego przygotowania merytorycznego, nie posiadające odpowiednio wykwalifikowanej kadry czy nie mające po prostu praktycznego doświadczenia w przeprowadzaniu projektów znajdujących się w ich ofercie. Dlatego tak ważne jest właściwe wybranie firmy outsourcingowej.
Outsourcing ma więc swoje wady i zalety. Należy korzystać z tej usługi, ale bardzo odpowiedzialnie i pod pewnymi założeniami. Decyzja o podjęciu współpracy na takich zasadach może nie należeć do łatwych. Trafnie podjęta będzie przynosić zyski i wiązać się z umocnieniem pozycji firmy. Błędnie podjęta narazi nas na zwiększone koszty i zmniejszenie wartości organizacji.
Autor jest trenerem i konsultantem w firmie AG "TEST" Human Resources. Kontakt: office@teshr.pl
Artykuł ukazał się w "Gazecie Prawnej".
Outsourcing
Outsourcing wywodzi się z amerykańskiego słownictwa biznesowego i jest skrótem pochodzącym od trzech słów outside, resource oraz using. Określenie outside oznacza na zewnątrz, resource oznacza zasób, źródło, a using - korzystanie, zastosowanie. Kompilacja tych słów pozwala na stworzenie pierwszej, czysto językowej definicji outsourcingu. W takim znaczeniu outsourcing należy rozumieć jako korzystanie z zasobów zewnętrznych.
W polskiej literaturze najczęściej spotykana jest definicja mówiąca o wydzieleniu funkcji biznesowych ze struktury organizacyjnej przedsiębiorstwa macierzystego i przekazanie ich innym podmiotom gospodarczym. Jako polskie odpowiedniki pojęcia outsourcing podaje się terminy wydzielenie lub wyodrębnienie.
W literaturze angielskojęzycznej outsourcing ujmowany jest w ujęciu procesowym, gdzie celem jest wzrost wartości firmy poprzez ciągłą analizę i przebudowę procesów i zadań. Jest to nowoczesne podejście do outsourcingu, na określenie którego używany jest termin BPO - Business Proces Outsourcing (outsourcing procesów biznesowych). Definicja ta głębiej sięga w funkcje przedsiębiorstwa, nie ograniczając się jedynie do zakupu od dostawców odpowiednich produktów i/lub usług. Outsourcing zastępuje tym samym poszczególne funkcje przedsiębiorstwa korzystającego z outsourcingu. W tym wypadku ma miejsce oddanie w outsourcing „własności procesu” (ang. ownership of a business process) w ręce partnera outsourcingowego.
Outsourcing logistyczny
Specyfika outsourcingu logistycznego polega na oddaniu w outsourcing funkcji związanych z logistyką. Tak też należy w szerokim pojęciu definiować outsourcing logistyczny. W węższym pojęciu będzie on rozumiany jako współpraca, będąca przedmiotem umowy polegająca na przekazaniu przez przedsiębiorstwo realizacji funkcji logistycznych w ręce operatora logistycznego. Z uwagi właśnie na współpracę sformalizowaną w ramach umowy, outsourcing logistyczny bywa nazywany również logistyką kontraktową. W zależności od sposobu pojmowania terminu logistyka zakres funkcji logistycznych przekazywanych w outsourcing może być różny i może obejmować jedynie organizację transportu bądź całość zarządzania łańcuchem dostaw. Zarządzanie łańcuchem dostaw obejmuje z kolei tak organizację transportu, jak również logistykę wewnątrzzakładową wraz z planowaniem systemów przepływu materiałów w produkcji, dostarczanie surowców, magazynowanie, zarządzanie przepływem informacji i kontrolę tychże procesów. W obecnym czasie do usług, jakie mogą być oddawane w ramach outsourcingu logistycznego zalicza się:
Transport / przewozy (konsolidacja przesyłek / konfekcjonowanie)
Spedycja
Obsługa celna
Pakowanie / paletyzacja
Znakowanie towarów (metkowanie, etykietowanie)
Obsługa opakowań zwrotnych / gospodarka odpadami
Składowanie / magazynowanie / zarządzanie magazynem
Usługi finansowe (fakturowanie, obsługa płatności i ubezpieczeń)
Optymalizacja systemów informacyjnych / dostosowanie infrastruktury
Tworzenie raportów i analiz / prognozowanie
Projektowanie wewnętrznych systemów logistycznych i magazynów
Tworzenie strategii łańcucha dostaw
Inne
Outsourcing to nic innego, jak przekazanie firmie zewnętrznej dotychczasowych obowiązków, pewnych zadań lub usług, związanych bezpośrednio z działaniami macierzystej firmy. Coraz częściej na polskim rynku logistyczno - dystrybucyjnym można zauważyć, że wielcy uczestnicy handlu detalicznego przekazują firmom zewnętrznym prowadzenia specjalistycznych centrów dystrybucyjno - logistycznych, na rzecz dostaw do placówek handlowych.
Firmy zewnętrzne zajmują się kompleksowo usługami logistyczno - dystrybucyjnymi, zaczynając od przyjęcia towaru, kompletacji, prowadzeniu całej dokumentacji magazynowo - administracyjnej, a skończywszy na dostarczeniu produktu własnym taborem do finalnego punktu docelowego, jakim jest sklep firmy macierzystej. Najczęściej outsourcing logistyczno - dystrybucyjny wiąże się ze specjalistycznymi kategoriami produktów, jakimi są artykuły mrożone czy świeże. Bardzo rzadko spotyka się usługi outsourcingowe w logistyce, które skoncentrowane byłyby na artykułach nie wymagających różnego rodzaju specjalistycznych warunków magazynowania, kompletacji czy transportu.
Handel wielkopowierzchniowy
Po upadku gospodarki centralnie planowanej ulice zapełniły się nowymi, kolorowymi sklepami. Handel detaliczny był pierwszą dziedziną polskiej gospodarki, która wydostała się spod kontroli centralnej. Po prywatyzacji rezultat był zaskakujący dla tych, którzy pamiętali puste sklepy, niewystarczające zaopatrzenie oraz długie kolejki. Obecnie hipermarkety oferują pełen asortyment towarów po konkurencyjnych cenach, centra handlowe wyznaczają rytm wolnego czasu. Wraz z szybkim rozwojem handlu detalicznego w Polsce, nastąpił równie wielki rozwój wszystkich dziedzin bezpośrednio z nim związanych. Jedną z takich dziedzin jest niewątpliwie logistyka, stając się nieodłącznym elementem innowacyjnych rozwiązań w polskim handlu detalicznym. Środki przekazu donoszą o otwarciach coraz to nowych hipermarketów i centrów dystrybucyjnych, których właścicielami są wielkie sieci handlowe. Stają się one zarazem niezwykle innowacyjnymi jednostkami, pracującymi na zadowolenie coraz bardziej wymagających klientów.
Logistyka w handlu detalicznym
W ostatnich latach zmienił się po raz kolejny sposób prowadzenia dystrybucji i logistyki w wielkich sieciach handlowych oraz w samym handlu detalicznym. Nowe formy logistyki mają powodować obniżenie kosztów funkcjonowania wielkich sieci handlowych, przygotować jeszcze bardziej - niż dotychczas - konkurencyjną ofertę, skierowaną do finalnego klienta. Każdy klient oczekuje już coraz więcej od sieci handlowych i często nie zdaje sobie sprawy, że wszystkie działania i bezpośrednio skierowana do niego oferta, to w 100% przemyślana strategia, jaką prowadzą wielcy detaliści, wykorzystując bardzo często niewidoczne dla zwyczajnego klienta narzędzia innowacyjne. Dziś logistyka to jedno z podstawowych narzędzi, służących do zaspokajania ludzkich potrzeb, do prowadzenia walki konkurencyjnej o jak największe rynki zbytu. Natomiast z drugiej strony, jeżeli celem logistyki jest zapewnienie odpowiedniej właściwości (miejsca, ilości, czasu, stanu towarów, kosztów), to trzeba stwierdzić iż jej zadaniem jest należyte obsłużenie klienta. Jest to system, który sprawnie działając przyczynia się do zaspokojenia potrzeb i wzrostu zadowolenia klienta z wyboru takiego, a nie innego produktu czy sklepu. Innowacyjna logistyka polega na maksymalnym zwiększeniu dostępności towarów dla klientów, przy równoczesnym zmniejszeniu kosztów firmy.
Oznacza to, iż wielkie sieci handlowe prowadzą własną sieć dystrybucyjną, dostarczając codziennie do sklepów jedynie te produkty, które są potrzebne na półce danego dnia. Wynikiem tak prowadzonych działań jest zapewnienie dostępności towarów w placówkach sprzedażowych, zminimalizowanie poziomu zapasów, co przekłada się bezpośrednio na brak zamrożonego kapitału oraz uproszczenie większości działań wewnętrznych sklepów.
Outsourcing jako innowacja
Innowacyjność logistyczna, wprowadzana w postaci kompleksowej oferty przez firmy outsourcingowe w Polsce, ma różne oblicza; zaczynając od kreowania wyglądu placówki, stoisk, a skończywszy na ogromnych nakładach finansowych poniesionych na specjalistyczne centra dystrybucyjne, które swoim funkcjonowaniem i zaawansowaną technologią informatyczną oraz sprzętową ukazują inne, niż dotychczas, oblicze funkcjonowania polskich hipermarketów, a także całkowicie zmieniają cykl życia produktu i wcześniej przyjęte doktryny. Przy ogromnych nakładach finansowych na prowadzenie własnych działań dystrybucyjnych, ponoszonych przez wielkich uczestników rynku handlu detalicznego, nie można - przynajmniej na razie - mówić o zatrzymaniu całej logistyki i dystrybucji w rękach jednego przedsiębiorstwa; aż do momentu, kiedy z własnej logistyki firmy będą czerpać zyski. Kiedy wielkie, poniesione nakłady, zaczną się zwracać. Na razie jednak firmy zewnętrzne mogą korzystać z faktu, że logistyka się rozwija i trzeba łożyć ogromne środki na prowadzenie kompleksowych działań logistyczno - dystrybucyjnych we wszystkich kategoriach produktów. Z drugiej strony, centralizacja logistyki i dystrybucji wiąże się z wielkimi korzyściami dla firmy prowadzącej działalność handlową, poprzez znaczne upusty cenowe i spore zmniejszenie kosztów wszystkich uczestników centralizacji. Dlatego też firmy nie mające wystarczających finansów na własne inwestycje w postaci specjalistycznych parków logistyczno - dystrybucyjnych, korzystają z usług firm zewnętrznych, płacąc tym samym jedynie za wykonaną usługę.
Dajmy szansę ekspertom
2006-12-14
Agata Hernik
Zlecenie usług logistycznych na zewnątrz pozwoli skupić się na strategicznej działalności. Nie jest jednak panaceum na wszelkie problemy.
Jest kilka głównych powodów, dla których firmy decydują się na outsourcing usług logistycznych. Operator ma know-how i potrafi zoptymalizować zarządzanie łańcuchem dostaw. Firma dokładnie wie, za co płaci, unika nieprzewidzianych kosztów i inwestycji związanych z transportem i magazynowaniem.
— Outsourcing logistyki pozwala firmom skoncentrować się na tym, co robią najlepiej i co przynosi im zyski. To także sposób na redukcję kosztów. Eliminuje się bowiem potrzebę inwestowania m.in. w kosztowne rozwiązania informatyczne, magazyny i ich wyposażenie. Istotna część kosztów stałych staje się zmienna. Outsourcing może poprawić jakość dotychczasowych procesów logistycznych firmy produkcyjnej lub handlowej, unowocześnić je i rozwinąć. To dobry sposób budowy przewagi konkurencyjnej — zapewnia Olga Aniszczuk, kierownik projektów logistycznych w DSV Solutions.
Taki mały, taki duży...
O gotowości firm do przekazania na zewnątrz zarządzania logistyką decyduje rachunek ekonomiczny.
— Wielkość firmy nie ma tu zasadniczego znaczenia. Wielu operatorów logistycznych obsługuje nawet bardzo małe przedsiębiorstwa. Z drugiej strony, w niektórych branżach najwięksi nie decydują się na outsourcing logistyki, bo nie przyniosłoby im to znaczących oszczędności — mówi Olga Aniszczuk.
Jeżeli firma wcześniej sama zajmowała się dostawami i dystrybucją, przejście na inny model działalności może okazać się trudne. Decyzja o outsourcingu powinna być wtedy bardzo starannie przemyślana.
— Niektóre firmy nadal odnoszą się nieufnie do takiej formy prowadzenia działalności. Czasem obawiają się utraty zgromadzonego kapitału intelektualnego i doświadczeń. Nie są też pewne jakości produktów i niezawodności dostaw — to zrozumiałe, w końcu oddają istotny czynnik swojej efektywności w cudze ręce — tłumaczy Olga Aniszczuk.
Potrzebna kontrola
Bardzo często firmy, które zdecydowały się na outsourcing, zatrudniają jednak menedżera koordynującego współpracę z zewnętrznym operatorem. Czasem utrzymują też niewielki dział logistyczny. Pozwala to uniknąć wielu nieporozumień.
— Nie powinno się zakładać, że outsourcing logistyki jest magicznym rozwiązaniem zmniejszającym koszty albo rozwiązującym wszystkie problemy. Partnerzy zewnętrzni nigdy nie zastąpią własnego wykwalifikowanego menedżera logistyki. Rzadko która firma zlecająca zadania logistyczne partnerowi będzie w stanie znacznie wpłynąć na poprawę sytuacji bez silnego zaangażowania własnego — przestrzega Yann Belgy, dyrektor generalny FM Logistic w Polsce.
Na efekty współpracy z operatorem logistycznym zazwyczaj trzeba jednak trochę poczekać.
— Prawdziwe korzyści, które przynosi outsourcing, zwykle pojawiają się po pewnym czasie od nawiązania współpracy. Są one na tyle widoczne, że właściwie nieliczne firmy pozostają przy własnej organizacji logistyki, kiedy już zdobędą doświadczenia we współpracy w ramach outsourcingu — dodaje Yann Belgy.
Archiwum Puls Biznesu
wyd. 2246 str. 18