Zarządzanie dokumentacją współczesną

Dokumentacja to pochodna dokumentowania; nie jest też celem działania instytucji- jest skutkiem ubocznym procedur realizacji celów.

Zarządzanie dokumentacją- wytwarzanie dokumentacji powinno w jak najmniejszym stopniu obciązac proces decyzyjny. Zarządzanie dokumentacją to także zmiana i wpływanie na czynności aktotwórcze.

Czynności aktotwórcze:

1. Czynności kancelaryjne- wszelkie ingerencje w formę,

2. Czynnści merytoryczne- dotyczy treści dokumentu.

Czynności
Kancelaryjne	Merytoryczne
- przyjęcie, - dekretacja, - rejestracja, - dołączenie priorów, - przygotowanie brudnopisu, - przygotowanie czystopisu, - skolacjonowanie brudnopisu z czystopisem, - uwierzytelnienie, - przygotowanie do wysłania, - wysłanie, - „prowadzenie akt”w teczkach sprawy.	- rozdział korespondencji - podjęcie decyzji, - aprobata brudnopisu.

Szukanie możliwości zwiększenia efektywności czynności kancelaryjnych- skupi należy się na czynnościach kancelaryjnych, ponieważ przepisy prawne ograniczają ingerencję w czynności merytoryczne.

Sposoby usprawniania pracy:

1. Opracowanie najprostszych sposobów sposobów wykonywania czynności kancelaryjnych.

2. Właściwe rozdzielenie czynności między pracowników. (właściwi ludize do właściwych zadań, rozplanowanie budynku)

Instrukcja kancelaryjna:

1. sposób wykonywania czynności kancelaryjnych,

2. dokładnie opisuje czynności kancelaryjne,

3. jest zapisem sposobu wykonywania czynności kancelaryjnych w danym urzędzie,

4. jest gwarantem wykonywania najlepszych dla danego urzędu czynonści kancelaryjnych.

Warunki, które powinna spełniac instrukcja kancelaryjna:

1. jedna instrukcja dla jednej instytucji,

2. zakres instrukcji musi zawierac tylko informacje o sposobie wykonywania czynności kancelaryjnych,

3. powinna być napisana za pomocą komunikatywnego języka,

4. umiejętny sposób zapisu,

5. musi zawierac wszystkie formularze o których mowa w instrukcji,

6. powina posiadac:

1. spis treści,

2. „żywa pagina”

3. „kustosze”- streszczenia na marginesie.

Okres użytkowania instrukcji kancelaryjnej zależy tylko od sposobu wykonywania czynności kancelaryjnych. To zmiana spobu wykonywania czynności kancelaryjnych implikuje zmianę instrukcji kancelaryjnej.

Rzeczowy wykaz akt

1. Używany jako klasyfikator dokumentacji,

2. Dzieli dokumentacje na grupy dokumentacji na podstawie tematyki rzeczowej,

3. Nadaje porządek registraturze,

4. Decyduje o tym do jakiej teczki rzeczowej trafia dokument,

5. Łączy pisma w teczki rzeczwe,

6. Pozwala jasno i wyraźnie oznaczyc teczki+ oznaczenie każdego kolejnego pisma,

7. Kwalfikuje dokumentacje pod względem kat. archiwalnej.

Plan registratury pruskiej (regulował tylo układ akt w registraturze) był podstawą stworzenia rzeczowego wykau akt (wspomaga pewne czynności kancelaryjne)- fizycznie jednak się nie różnią.

Typologia wykazów akt

1. Strukturalno- organizacyjne, strukturalno-rzeczowe,

2. Jednolito- rzeczowe.

Ad. 1 podstawą klasyfikacji jest struktura organizacyjna jednostki organizacyjnej,

Ad. 2 podstawą są kompetencje jednostki organizacyjnej.

Zmiany w układzie

Ad. 1. jest mało elastyczny, każda zmiana w strukturze organizacyjnej implikuje zmianę rzeczowego wykazu akt,

Ad. 2 jest elastyczny; łatwiej jest coś doda lub zmienic,

Sposób oznaczania akt

Ad. 1 zazwyczaj system literowo-liczbowy,

Ad. 2 wprowadzony system dziesiętny (0-9).

Jednolity rzeczowy wykaz akt typowych wykorzystywany jest do tworzenia rzeczowego wykazu akt.

Nie należy przenosic okresu przechowywania z j.r.w.w.a.t do rzeczowego wykazu akt, gdyż są one zmienne.

Budowa rzeczpwego wykazu akt- 2 części:

1. Spis klas wyższego rzędu (spis treści),

2. Wykaz akt:

1. Symbol klasyfikacji arch. (oznaczenie teczki),

2. Hasło klasyfikacyjne (tytuł teczki),

3. Symbol kwalfikacji arch,

4. Uwagi.

Obieg dokumentacji:

I przyjęcie:

1. Przyjęcie sensu stricto

2. Sprawdzenie poprawności zaadresowania,

3. Segregacja na korespondencje „do otwarcia” i na „tajną” („do zarządu”),

4. Sprawdzenie stanu opakowania,

5. Otwarcie przesyłek,

6. Sprawdzenie treści pisma,

7. Postawienie pieczęci wpływu,

8. Rejestracja ilościowa w rej. Kancelaryjnym.

II rozdział korespondencji:

1. Zarząd rozdziela korespondencje (na podstawie z góry ustalonego rozdziału czynności),

2. Zapis dekretacji,

3. Rej. Wpływu w dzienniku korespondencyjnym.

III załatwienie sprawy:

1. Zapoznanie się z treścią pisma,

2. Rozpoznianie czy jest to sprawa nowa czy jej kontynuacja,

3. Założenie teczki:

1. Nadanie tytułu wg. Rzeczowego wykazu akt,

2. Dane identyfikacyjne instytucji oraz komórki,

3. Znak akt- znak identyfikacyjny teczki - sybol komórki + nr. z rzeczowego wykazu akt,

4. Symbol kwalfikacji archiwalnej,

5. Rok, z którego teczka pochodzi.

4. Dołączenie priorów (połącznie pisma w sprawę),

5. Odnalezienie teczki (po znaku akt).

>>znak akt jest znakiem każdej sprawy w teczce, do oznaczenia spraw dodaj się nr. sprawy oraz rok czyli znak sprawy (komórka+ nr z rzeczowego wykazu akt+ nr. sprawy w kolejności+ rok)<<

6. Przeczytanie, podjęcie decyzji,

7. Przygotowanie odpowiedzi - odręczne lub brulionowe.

Rejestracja korespondencji w urzędzie gminy

1. Zasady rejestracji:

1. Rejestracja stopniowa,

2. Celem rejestracji jest sprawdzenie efektywności działania urzędu; kontrola obiegu pisma.

2. Personel urzędu:

1. Kancelaria- personel biura podawczego,

2. Sekretariat- pracownik sekretariatu szefa urzędu,

3. Komórka urzędu- referent

3. Etapy rejestracji

1. Rejestr kancelaryjny- rejestracja ilościowa- każdy wpływ, odnotowywanie wpływów w dziennikach korespondencji,

2. Dziennik korespondencji- rejestracja korespondencji w sekretariatach pisma adresowanych do szefa urzędu, zapis w tym samym dzienniku co w kancelarii,

3. Rejestracja u referenta- rejestracja w spisie spraw,

4. Rejestry specjalne- do rejestracji dokumentacji masowej

5. Katalogi, skorowidze.

Archiwa zakładowe, składnice akt

Ustawowo funkcjonują tylko w państwowych i samorządowych jednostkach organizacyjnych.

Metodycznie- w każdej instytucji.

W XX leciu międzywojennym stworzono przepisy dla składnic akt.

Archiwum bieżące (minimalny zakres działania) - przyjmuje tę dokumentację, która zajmowałaby miejsce w registraturze a w razie potrzeby ją udostępnia.

Pracownik archiwum bieżącego:

a. arbitralnie kontroluje obieg dokumentacji w urzędzie,

b. ma stycznośc z całą dokumentacją wytwarzaną w urzędzie,

c. ma prawo do wglądu w sposoby wykonywania czynności kancelaryjnych na stanowiskach pracy.

Sposoby wpływania na obieg dokumentacji:

1. Wizyty, kontrole, zapoznianie się ze sposobami załatwiania pisma,

2. Pracownik może opracowac sposoby zarządzania,

3. Troska o stałe uaktualnianie wiedzy na temat zarządzania dokumentacją,

4. Organizowanie szkoleń.

---