ROZPORZĄDZENIE

MINISTRA KULTURY¹⁾

z dnia 1 kwietnia 2005 r.

w sprawie określenia rodzaju wykształcenia uznanego za specjalistyczne oraz dokumentów potwierdzających posiadanie praktyki zawodowej, wymaganych od osób wykonujących niektóre czynności związane z dokumentacją osobową i płacową pracodawców

(Dz. U. z dnia 25 kwietnia 2005 r.)

Na podstawie art. 51m ust. 2 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2002 r. Nr 171, poz. 1396, z późn. zm.²⁾) zarządza się, co następuje:

§ 1. Rozporządzenie określa:

  1)   rodzaje wykształcenia specjalistycznego wymagane od osób wykonujących czynności polegające na gromadzeniu, ewidencjonowaniu, opracowaniu i zabezpieczeniu dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców, przechowywanej u przedsiębiorców prowadzących działalność gospodarczą w zakresie przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców o czasowym okresie przechowywania, oraz na wydawaniu z tej dokumentacji odpisów i kopii;

  2)   dokumenty potwierdzające posiadanie praktyki zawodowej.

§ 2. Za wykształcenie specjalistyczne, wymagane od osób wykonujących czynności, o których mowa w § 1 pkt 1, uznaje się:

  1)   ukończenie studiów wyższych magisterskich lub wyższych studiów zawodowych ze specjalnością archiwistyka lub zarządzanie dokumentacją współczesną;

  2)   ukończenie szkoły kształcącej w zawodzie technik archiwista;

  3)   ukończenie studiów wyższych magisterskich lub wyższych studiów zawodowych innych niż określone w pkt 1 i kursu kancelaryjno-archiwalnego zorganizowanego przez szkołę, szkołę wyższą, wyższą szkołę zawodową, placówkę kształcenia ustawicznego, placówkę kształcenia praktycznego, archiwum państwowe albo stowarzyszenie działające w dziedzinie archiwistyki oraz nabycie praktyki zawodowej przy wykonywaniu czynności archiwisty przez okres co najmniej:

a)  miesiąca w jednym lub kilku z następujących archiwów:

-  archiwum państwowym,

-  archiwum państwowym wyodrębnionym,

-  archiwum szkoły wyższej,

-  archiwum zakładowym urzędu obsługującego organ państwowy,

-  archiwum zakładowym państwowej jednostki organizacyjnej, innej niż wymieniona w tiret czwarte,

-  archiwum zakładowym urzędu obsługującego organ jednostki samorządu terytorialnego,

-  archiwum zakładowym jednostki organizacyjnej jednostki samorządu terytorialnego, innej niż wymieniona w tiret szóste,

-  archiwum zakładowym banku,

-  archiwum zakładowym zakładu ubezpieczeń i reasekuracji, zakładu ubezpieczeń lub zakładu reasekuracji,

-  archiwum zakładowym jednostki organizacyjnej, która uzyskała certyfikat systemu jakości według normy PN-EN ISO 9001,

b)  6 miesięcy - przed dniem 1 kwietnia 2003 r.:

-  w charakterze przedsiębiorcy, będącego osobą fizyczną, prowadzącego działalność gospodarczą w dziedzinie przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców o czasowym okresie przechowywania,

-  w ramach stosunku pracy u przedsiębiorcy prowadzącego działalność gospodarczą, o której mowa w tiret pierwsze;

  4)   ukończenie szkoły średniej i kursu kancelaryjno-archiwalnego zorganizowanego przez szkołę, szkołę wyższą, wyższą szkołę zawodową, placówkę kształcenia ustawicznego, placówkę kształcenia praktycznego, archiwum państwowe albo stowarzyszenie działające w dziedzinie archiwistyki oraz nabycie praktyki zawodowej przy wykonywaniu czynności archiwisty przez okres co najmniej:

a)  3 miesięcy w archiwach wymienionych w pkt 3,

b)  6 miesięcy przed dniem 1 kwietnia 2003 r.:

-  w charakterze przedsiębiorcy, o którym mowa w pkt 3 lit. b tiret pierwsze,

-  w ramach stosunku pracy u przedsiębiorcy prowadzącego działalność gospodarczą, o której mowa w pkt 3 lit. b tiret pierwsze.

§ 3. Posiadanie praktyki zawodowej, o której mowa w § 1 pkt 2, potwierdza się:

  1)   świadectwem pracy o zatrudnieniu na stanowisku archiwisty;

  2)   zaświadczeniem o wykonywaniu czynności archiwisty;

  3)   zaświadczeniem z ewidencji działalności gospodarczej lub Krajowego Rejestru Sądowego.

§ 4. Rozporządzenie wchodzi w życie po upływie 14 dni od dnia ogłoszenia.³⁾

_________

¹⁾   Minister Kultury kieruje działem administracji rządowej - kultura i ochrona dziedzictwa narodowego, na podstawie § 1 ust. 2 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 11 czerwca 2004 r. w sprawie szczegółowego zakresu działania Ministra Kultury (Dz. U. Nr 134, poz. 1430).

²⁾   Zmiany tekstu jednolitego wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 2002 r. Nr 241, poz. 2074, z 2003 r. Nr 137, poz. 1302, z 2004 r. Nr 173, poz. 1808, Nr 202, poz. 2065 i Nr 273, poz. 2703 oraz z 2005 r. Nr 10, poz. 69 i Nr 64, poz. 565.

³⁾   Niniejsze rozporządzenie było poprzedzone rozporządzeniem Ministra Kultury z dnia 6 czerwca 2003 r. w sprawie określenia rodzaju wykształcenia uznanego za specjalistyczne oraz dokumentów potwierdzających posiadanie praktyki zawodowej, wymaganych od osób wykonujących niektóre czynności związane z dokumentacją osobową i płacową pracodawców (Dz. U. Nr 108, poz. 1016), które utraciło moc w dniu 22 lutego 2005 r. na podstawie art. 85 ustawy z dnia 2 lipca 2004 r. - Przepisy wprowadzające ustawę o swobodzie działalności gospodarczej (Dz. U. Nr 173, poz. 1808).

ROZPORZĄDZENIE

MINISTRA KULTURY¹⁾

z dnia 15 lutego 2005 r.

w sprawie warunków przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców

(Dz. U. z dnia 22 lutego 2005 r.)

Na podstawie art. 51n ust. 2 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2002 r. Nr 171, poz. 1396, z późn. zm.²⁾) zarządza się, co następuje:

§ 1. Rozporządzenie określa warunki przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców o czasowym okresie przechowywania, zwanej dalej "dokumentacją", przez podmioty prowadzące działalność w dziedzinie przechowywania tej dokumentacji.

§ 2. Budynki, w których jest przechowywana dokumentacja, powinny:

  1)   być sytuowane na gruncie:

a)  suchym,

b)  niegrożącym osunięciem,

c)  położonym powyżej poziomu zalewowego pobliskich rzek lub innych zbiorników wodnych;

  2)   posiadać dogodny dojazd dla pojazdów służb porządkowych i ratowniczych.

§ 3. Pomieszczenie do przechowywania dokumentacji:

  1)   nie może być zawilgocone oraz znajdować się w nieprzystosowanej piwnicy lub na strychu budynku;

  2)   powinno być:

a)  wyposażone w ognioodporne drzwi i pożarową instalację sygnalizacyjno-alarmową,

b)  zabezpieczone przed włamaniem za pomocą instalacji antywłamaniowej lub w inny sposób odpowiedni dla danego pomieszczenia.

§ 4. Przez pomieszczenia, w których jest przechowywana dokumentacja, nie mogą być prowadzone instalacje wodociągowe, kanalizacyjne i gazowe.

§ 5. W pomieszczeniach, w których jest przechowywana dokumentacja:

  1)   nie mogą znajdować się przedmioty i urządzenia inne niż bezpośrednio związane z jej przechowywaniem;

  2)   nie wolno stosować farb i lakierów zawierających formaldehyd, ksylen lub toluen.

§ 6. 1. W pomieszczeniach, w których jest przechowywana dokumentacja wytworzona na nośniku papierowym, należy utrzymywać warunki wilgotności i temperatury określone w załączniku do rozporządzenia.

2. Warunki wilgotności i temperatury powinny być codziennie kontrolowane, a wyniki kontroli rejestrowane.

3. Dokumentacja wytworzona na nośniku papierowym powinna być chroniona przed kurzem, infekcją grzybów pleśniowych oraz zniszczeniami powodowanymi przez owady i gryzonie.

§ 7. 1. W pomieszczeniach, w których jest przechowywana dokumentacja, jako źródła światła sztucznego należy używać świetlówek o obniżonej emisji promieniowania UV. Maksymalne natężenie światła nie może przekraczać 200 luksów.

2. W pomieszczeniach, o których mowa w ust. 1, należy eliminować światło słoneczne, stosując zasłony, żaluzje, szyby lub folie chroniące przed promieniowaniem UV.

§ 8. Rozporządzenie wchodzi w życie po upływie 14 dni od dnia ogłoszenia.³⁾

________

¹⁾   Minister Kultury kieruje działem administracji rządowej - kultura i ochrona dziedzictwa narodowego, na podstawie § 1 ust. 2 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 11 czerwca 2004 r. w sprawie szczegółowego zakresu działania Ministra Kultury (Dz. U. Nr 134, poz. 1430).

²⁾   Zmiany tekstu jednolitego wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 2002 r. Nr 241, poz. 2074, z 2003 r. Nr 137, poz. 1302, z 2004 r. Nr 173, poz. 1808, Nr 202, poz. 2065 i Nr 273, poz. 2703 oraz z 2005 r. Nr 10, poz. 69.

³⁾   Niniejsze rozporządzenie było poprzedzone rozporządzeniem Ministra Kultury z dnia 12 maja 2003 r. w sprawie warunków przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców (Dz. U. Nr 98, poz. 901), które traci moc z dniem 22 lutego 2005 r. na podstawie art. 85 ustawy z dnia 2 lipca 2004 r. - Przepisy wprowadzające ustawę o swobodzie działalności gospodarczej (Dz. U. Nr 173, poz. 1808).

ZAŁĄCZNIK

WARUNKI WILGOTNOŚCI I TEMPERATURY, JAKIE NALEŻY UTRZYMYWAĆ W POMIESZCZENIACH, W KTÓRYCH JEST PRZECHOWYWANA DOKUMENTACJA WYTWORZONA NA NOŚNIKU PAPIEROWYM

 

Temperatura (°C)		Wilgotność względna
poziom (°C)	wahania w ciągu 24 godz. (°C)	poziom (%)	wahania w ciągu 24 godz. (%)
14-20 °C	±2 °C	45-60 %	±5 %

ROZPORZĄDZENIE

MINISTRA KULTURY¹⁾

z dnia 10 lutego 2005 r.

w sprawie określenia maksymalnej wysokości opłat za sporządzenie odpisu lub kopii dokumentacji o czasowym okresie przechowywania

(Dz. U. z dnia 16 lutego 2005 r.)

Na podstawie art. 51o ust. 1 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2002 r. Nr 171, poz. 1396, z późn. zm.²⁾) zarządza się, co następuje:

§ 1. Podmioty, o których mowa w art. 51a ust. 1 i 2 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, które prowadzą działalność w dziedzinie przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców o czasowym okresie przechowywania, pobierają opłaty za sporządzenie odpisu lub kopii przechowywanej dokumentacji - w wysokości nie wyższej niż:

  1)   za sporządzenie kopii świadectwa pracy - 17 zł;

  2)   za sporządzenie kopii, z zastrzeżeniem pkt 3, innego niż świadectwo pracy dokumentu z zakresu stosunku pracy, w tym dokumentu potwierdzającego wysokość wynagrodzenia - 4 zł;

  3)   za sporządzenie kopii każdej karty kartoteki zarobkowej bądź zasiłkowej albo strony listy płac - 4 zł;

  4)   za sporządzenie odpisu świadectwa pracy, za każdą rozpoczętą stronę - 35 zł;

  5)   za sporządzenie odpisu innego niż świadectwo pracy dokumentu z zakresu stosunku pracy, w tym dokumentu potwierdzającego wysokość wynagrodzenia, za każdą rozpoczętą stronę - 8 zł;

  6)   za sporządzenie odpisu skróconego wysokości zarobków na podstawie list płac, za każdą pozycję zestawienia (kwotę wynagrodzenia rocznego albo wynagrodzenia za krótszy okres faktycznie przepracowany w ciągu roku) - 4 zł.

§ 2. Łączna opłata od jednorazowo złożonego zamówienia nie może przekroczyć kwoty 200 zł.

§ 3. Rozporządzenie wchodzi w życie po upływie 14 dni od dnia ogłoszenia.³⁾

________

¹⁾   Minister Kultury kieruje działem administracji rządowej - kultura i ochrona dziedzictwa narodowego, na podstawie § 1 ust. 2 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 11 czerwca 2004 r. w sprawie szczegółowego zakresu działania Ministra Kultury (Dz. U. Nr 134, poz. 1430).

²⁾   Zmiany tekstu jednolitego wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 2002 r. Nr 241, poz. 2074, z 2003 r. Nr 137, poz. 1302, z 2004 r. Nr 173, poz. 1808, Nr 202, poz. 2065 i Nr 273, poz. 2703 oraz z 2005 r. Nr 10, poz. 69.

³⁾   Niniejsze rozporządzenie było poprzedzone rozporządzeniem Ministra Kultury z dnia 14 lipca 2003 r. w sprawie określenia maksymalnej wysokości opłat za sporządzenie odpisu lub kopii dokumentacji o czasowym okresie przechowywania (Dz. U. Nr 135, poz. 1270), które traci moc w dniu 22 lutego 2005 r. na podstawie art. 85 ustawy z dnia 2 lipca 2004 r. - Przepisy wprowadzające ustawę o swobodzie działalności gospodarczej (Dz. U. Nr 173, poz. 1808).

ROZPORZĄDZENIE

MINISTRA KULTURY I DZIEDZICTWA NARODOWEGO¹⁾

z dnia 29 lipca 2008 r.

w sprawie określenia szczególnych wypadków i trybu wcześniejszego udostępniania materiałów archiwalnych

(Dz. U. z dnia 28 sierpnia 2008 r.)

Na podstawie art. 17 ust. 2 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2006 r. Nr 97, poz. 673, z późn. zm.²⁾) zarządza się, co następuje:

§ 1. 1. Materiały archiwalne wchodzące do państwowego zasobu archiwalnego, od których wytworzenia nie upłynęło 30 lat, mogą być udostępniane w przypadkach uzasadnionych potrzebami nauki i kultury, o ile nie narusza to prawnie chronionych interesów Państwa, jednostek organizacyjnych i obywateli oraz tajemnic ustawowo chronionych.

2. Materiały archiwalne powstałe do końca 1989 r. w związku z działalnością partii i organizacji politycznych są w każdym przypadku udostępniane na potrzeby nauki i kultury, o ile nie narusza to prawnie chronionych interesów Państwa, jednostek organizacyjnych i obywateli oraz tajemnic ustawowo chronionych.

3. Udostępnianie materiałów archiwalnych, o których mowa w ust. 1 i 2, zawierających informacje niejawne, następuje z uwzględnieniem przepisów o ochronie informacji niejawnych.

§ 2. 1. Materiały archiwalne tworzące zasób jednostek publicznej radiofonii i telewizji, stanowiące:

  1)   zapisy dźwięku, obrazu lub obrazu z towarzyszącym dźwiękiem, które były przedmiotem emisji radiowej lub telewizyjnej, są udostępniane niezwłocznie po wprowadzeniu ich do ewidencji archiwum zakładowego;

  2)   zapisy dźwięku, obrazu lub obrazu z towarzyszącym dźwiękiem, które nie były przedmiotem emisji radiowej lub telewizyjnej, mogą być udostępniane w przypadkach uzasadnionych potrzebami nauki po wprowadzeniu ich do ewidencji archiwum zakładowego;

  3)   dokumenty związane z tworzeniem lub pozyskiwaniem przez te jednostki zapisów, o których mowa w pkt 1, mogą być udostępniane w przypadkach uzasadnionych potrzebami nauki niezwłocznie po wprowadzeniu tych dokumentów do ewidencji archiwum zakładowego.

2. Udostępnianie materiałów archiwalnych, o których mowa w ust. 1, następuje z zachowaniem przepisów o ochronie tajemnic ustawowo chronionych i nie może naruszać prawnie chronionych interesów Państwa, jednostek organizacyjnych i obywateli.

3. Do udostępniania materiałów archiwalnych, o których mowa w ust. 1, w sprawach nieuregulowanych w rozporządzeniu stosuje się przepisy wydane na podstawie art. 17 ust. 4 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.

§ 3. 1. Do wcześniejszego udostępniania materiałów archiwalnych właściwe są:

  1)   archiwa państwowe;

  2)   jednostki organizacyjne z powierzonym zasobem archiwalnym;

  3)   biblioteki i muzea, które gromadzą i przechowują materiały archiwalne wchodzące do państwowego zasobu archiwalnego;

  4)   uczelnie publiczne, których archiwa zakładowe posiadają zasób historyczny;

  5)   jednostki publicznej radiofonii i telewizji.

2. Kierownik właściwej jednostki organizacyjnej, określonej w ust. 1, wyraża zgodę na udostępnienie materiałów archiwalnych, o których mowa w § 1 i 2.

§ 4. 1. Materiały archiwalne udostępnia się na pisemny wniosek zainteresowanego podmiotu złożony we właściwej jednostce organizacyjnej wymienionej w § 3 ust. 1.

2. We wniosku należy podać w szczególności:

  1)   tytuł materiału archiwalnego lub temat, którego on dotyczy;

  2)   cel i przewidywany sposób wykorzystania materiału archiwalnego;

  3)   nazwę jednostki organizacyjnej oraz imię i nazwisko osoby ubiegającej się o udostępnienie materiału archiwalnego.

3. W przypadku gdy o udostępnienie materiałów archiwalnych ubiega się jednostka organizacyjna, materiały udostępnia się osobie fizycznej uprawnionej do reprezentowania tej jednostki organizacyjnej lub posiadającej pisemne upoważnienie jej właściwego organu.

§ 5. Oryginały materiałów archiwalnych są udostępniane tylko wtedy, gdy archiwum nie dysponuje kopiami lub gdy jest to niezbędne ze względu na cel i sposób wykorzystania tych materiałów.

§ 6. W przypadku niewykorzystania materiałów archiwalnych w okresie 12 miesięcy od dnia uzyskania zgody, należy ponownie uzyskać zgodę na wcześniejsze udostępnianie tych materiałów w trybie określonym w § 3 ust. 2 i § 4.

§ 7. Odmowa wcześniejszego udostępnienia materiałów archiwalnych wymaga pisemnego uzasadnienia.

§ 8. W przypadku gdy podmiot korzysta z udostępnionych materiałów archiwalnych w sposób zagrażający ich bezpieczeństwu lub integralności, kierownik jednostki organizacyjnej, która udostępniła materiały archiwalne, może cofnąć zgodę na korzystanie z materiałów archiwalnych.

§ 9. Traci moc rozporządzenie Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 13 grudnia 2000 r. w sprawie określenia szczególnych wypadków i trybu wcześniejszego udostępniania materiałów archiwalnych (Dz. U. z 2001 r. Nr 13, poz. 116 oraz z 2006 r. Nr 98, poz. 681).

§ 10. Rozporządzenie wchodzi w życie po upływie 14 dni od dnia ogłoszenia.

______

¹⁾   Minister Kultury i Dziedzictwa Narodowego kieruje działem administracji rządowej - kultura i ochrona dziedzictwa narodowego, na podstawie § 1 ust. 2 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 16 listopada 2007 r. w sprawie szczegółowego zakresu działania Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego (Dz. U. Nr 216, poz. 1595).

²⁾   Zmiany tekstu jednolitego wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 2006 r. Nr 104, poz. 708, Nr 170, poz. 1217 i Nr 220, poz. 1600 oraz z 2007 r. Nr 64, poz. 426.

---