Zasady Organizowania Stanowiska Pracy
Stanowisko pracy jest elementarną jednostką produkcyjną w przedsiębiorstwie lub w instytucji.
Początkowo było traktowane jako narzędzie pracy. Z upływem czasu zaczynało być postrzegane dostrzeżono społeczne i psychologiczne aspekty przebiegu procesu pracy, potrzeby pracowników, ich zdolności i ambicje…
W pracach klasyków zarządzania istnieje pewien stały schemat organizacji stanowisk pracy, który składa się z następujących elementów:
1. zakres obowiązków
2. zakres odpowiedzialności
3. zakres uprawnień
Żaden z tych elementów nie powinien być pominięty na każdym stanowisku. To samo dotyczy stanowiska wykonawczego (najniższego szczebla) jak i kierownictwa.
Ad 1) Określanie zadań. Zadanie to przyszłe zdarzenie, które zostało opisane przez kierownika i przekazane do wykonania”, które dla podwładnego staje się obowiązkiem do wykonania.
Zakres zadań pracownika powinien pokrywać się z zakresem jego odpowiedzialności.
Stanisław Kowalewski wyróżnia następujące zasady określania zadań:
- z. wywodliwości: zadania szczebla niższego powinny wynikać z zadań szczebla wyższego;
- z. przystosowalności: powinny być przystosowane do możliwości wykonnia;
- z. należytej szczegółowości: szkodliw jest nadmierna szczegółowość jak i ogólnikowość zdań' opis powinien odróżniać rozgraniczenie stanowiska jak oraz możliwość jego oceny i umożliwić wymagania
- z. mierników należy określić kryteria i miernik oceny - stwarza to możliwość oceny i motywacji
- z. proporcjonalnej wagi powierzonych zadań - należy określić hierarchię zadań
- z. funkcji ograniczonych - jeśli czynność może być wykonana przez pracownika niższej hierarchii - niech tego nie wykonuje pracownik wyższego stanowiska;
- z. racjonalnej reszty - tak znane określenie „inne poleceni przełożonego”, co jest asekuracją kierownictw
- z. samorealizacji - dobór zadań, by były wykonywane przez pracowników z satysfakcją i zmiłowaniem
- z. doskonalenia kadr - przydział zadań umożliwiający rozwój pracownika
Cel, żeby był skuteczny musi spełniać kilka warunków. Powszechnie znany jest model ukryty pod angielskim akronimem SMART (od pierwszych liter poszczególnych wyrazów) do określenia praktycznej metody pisania celów.
SPECIFIC (specyficzny, szczegółowy) - cel (obowiązki) muszą być ściśle, precyzyjnie określone, jasne i konkretne.
MEASURABLE (mierzalny)- musi być mierzalny w jednostce czasu, kosztów, ilości lub jakości. umożliwiający rozpoznanie jego osiągnięcia przez odwołanie do konkretnych wskaźników (obserwowalnych, mierzalnych, odczuwalnych); sprawdzalny
ACHIEVABLE (akceptowalny/atrakcyjny) - musi być możliwy do osiągnięcia w tym czasie i takim kosztem jak to założono. Warty zrealizowania z punktu widzenia stawiających go, motywujący ich.
RELEVANT /REALISTIC (realistyczny)- realny do osiągnięcia; dotyczący tego co możliwe do wykonania
TIMESCALES (terminowy)- musi być osadzony w ramach czasowych, które pozwalają na weryfikację celu.
Zasady te są bardzo trudne do pełnej realizacji - stanowią jednak wzorzec postępowania.
Ad. 2) Określanie odpowiedzialności. Istnieje przekonanie, że odpowiedzialność za realizację powierzonych obowiązków powinna mieścić się w ramach uprawnień.
Odpowiedzialność na stanowisku pracy m 2 aspekty: za co się odpowiada i jak się odpowiada.
Przyjmuje się, że kierownik odpowie za całość dzielności. W określonym zakresie odpowiada za pracę podwładnych. Zlecając zadnia powinien przekazywać uprawnienia decyzyjne lecz nie odpowiedzialność. Stanisław Kowalewski stwierdza, że kierownik „może i musi odpowiadać za własne zachowanie…za to co sam zrobił w podporządkowanej mu jednostce”.
W stosunku do kierowników w administracji publicznej mówi się o odpowiedzialności politycznej, konstytucyjnej, służbowej, karnej, skarbowej i majątkowej.
Ad 3) Określanie uprawnień. Podstawowe uprawnienia pracowników wynikają z Kodeksu Pracy, układów zbiorowych, regulaminów i przepisów wewnętrznych. Głównym prawem jest prawo do wynagrodzenia, urlopu i wypoczynku dobowego, bezpieczeństwa i wyposażenia stanowiska pracy.
Uprawnienia decyzyjne powinny znajdować się jak najbliżej źródła informacji, która pomaga w podejmowaniu prawidłowej decyzji. Kryteriami wartościowania stanowisk pracy i ich oceny w służbie cywilnej są:
- kompetencje (wykształcenie, doświadczenie zawodowe, indywidualne umiejętności),
- charakterystyka stanowiska pracy (rola stanowiska, złożoność zdań, kreatywność, planowanie zadań w czasie)
- odpowiedzialność (koordynuj zadań i pracowników i kierowanie zespołami ludzi);
Wadliwa organizacja pracy (brak precyzyjnego podziału ról, odpowiedzialności i uprawnień) prowadzi do obniżenia sprawności funkcjonowania instytucji i może przyczyniać się do demoralizacji pracowników, fałszowania danych o wykonanych zadaniach oraz trudności w egzekwowaniu odpowiedzialności.
W praktyce istnieje wiele sytuacji, gdy istnieje konieczność naruszania podziałów pracy. Pracownicy posiadający większe umiejętności powodują konieczność wykonywania zadań wykraczających poza ramy przydzielonego stanowiska pracy.